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O GUIA RPIDO PARA

PRODUO DE SHOWS
E EVENTOS MUSICAIS

O passo-a-passo
para planejar
sua produo

O Guia Rpido para Produo de Shows e Eventos Musicais

WWW.SYMPLA.COM.BR

O GUIA RPIDO PARA

PRODUO DE SHOWS
E EVENTOS MUSICAIS
01

Criao e Conceituao
do evento
1.1 - Definio do Pblicoalvo
2.1 - Definio das atraes
3.1 - Data
4.1 - Lugar
5.1 - Cronograma
6.1 - Legalizao (Alvar)

02

Comercializao
2.1- Comercializao de
patrocnios
2.2 - Precificao
2.3 - Divulgao
2.4 - Comercializao de
ingressos

03

04

4.1 - Check-in (controle de


entrada)
4.2 - Superviso e
monitoramento

05

Desmontagem
5.1 - Limpeza
5.2 - Entrega do espao
5.3 - Dispensa da equipe

06

Ps-evento
6.1 - Avaliao do evento
6.2 - Documentao
6.3 - Fechamento do
Border

Pr-produo
3.1 - Contratao de
servios profissionais
3.2 - Segurana
3.3 - Som, Luz e Palco
3.4 - Passagem de som
3.5 - Camarins e servios
adicionais

Produo - O evento em
si

07

Concluso

No importa o porte do seu show ou


evento musical, o que te trar sucesso
um planejamento certeiro que ir
garantir uma boa avaliao por parte do
pblico, dos patrocinadores e de quem
trabalhou com voc nesta empreitada.
Produzir um evento bacana, agradvel,
divertido e com tima visibilidade uma
ao que pode ser feita sem sofrimentos
se voc e sua equipe forem cautelosos e
atentos aos itens que apresentaremos
neste guia.
Ns da Sympla queremos tornar a tarefa
de criar um evento algo descomplicado
e prtico. Somos uma empresa que
facilita a produo de eventos para quem
quer realiz-los, no importa qual seja
o tipo, a localizao, oramento e nvel
de experincia. A plataforma Sympla
ideal para qualquer evento: voc vende,
distribui e administra ingressos de uma
maneira bem fcil.
E pensando em simplificar o seu
trabalho para alm da venda de
ingressos, formulamos um guia! Que
tal comearmos com a produo de
shows e eventos musicais? So os
eventos preferidos de quem gosta
de descontrao, reunir os amigos e
apreciar um timo som, sem contar
que podem englobar os mais diversos
pblicos.
Est cheio de gente procurando um
evento incrvel para se divertir no final de
semana e, acredite, poderia ser o seu! Se
organize e parta para se informar antes
de colocar a mo na massa. A seguir voc
encontra itens essenciais e dicas para
criar, produzir e fechar qualquer tipo
de show ou evento musical. E durante o
trabalho, jamais fique em dvida, corra e
confira o O Guia Rpido Para Produo De
Shows e Eventos Musicais da Sympla!

O Guia Rpido para Produo de Shows e Eventos Musicais

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1 - Criao e Conceituao

do evento

Quer realizar um evento musical ou um show, certo? Ento, informe-se aqui


sobre o passo-a-passo necessrio para planejar sua produo. Vamos l?

1.1 - Definio do pblico-alvo


Antes de qualquer coisa, defina para quem seu evento
ser direcionado. simples: sabendo quem seu
pblico voc saber a melhor forma de planejar todo
o resto. Isso inclui o tipo de ambiente, as atraes,
como fazer a divulgao, o horrio e dias adequados...
Tudo!
Conhea seu pblico, fale a lngua dele e voc
j estar a meio caminho de ter um evento bemsucedido. Para tanto, defina a natureza do evento
musical (uma festa, um show, uma inaugurao, por
exemplo), e a idade, sexo, faixa de renda, gostos e preferncias das pessoas que voc pretende
ter como participantes. Adequao a palavra chave aqui. Seja coerente com tema e pblico.
No adianta, por exemplo, promover um show de um cover do Roberto Carlos esperando o
comparecimento dos universitrios.

1.2 - Definio das atraes


Sabendo de antemo quem seu pblico-alvo, voc consegue planejar as atraes que
interessaro tal grupo. uma festa para jovens entre 20 e 30 anos que gostam de rock? Beleza!
Contrate uma banda local ou um DJ e certifique-se de que o repertrio est de acordo com
as preferncias do pblico. O importante aqui oferecer entretenimento adequado: msica,
decorao, artistas performticos. Tudo deve se comunicar com o pblico-alvo.
Analise esta situao como exemplo: voc est organizando um show cuja temtica a

proteo ao meio ambiente. Ento voc precisa ter em mente que o espao deve comunicar
(o tempo todo) atitudes ecologicamente corretas. Voc pode at realizar uma distribuio
de cortesias para o show em troca da entrega de determinadas peas para reciclagem, por
exemplo. Alm disso, distribua lixeiras de coleta seletiva pelo espao, evite uso de material
descartvel (conhecidamente nocivo ao meio ambiente) e procure usar material reciclvel.
Pode parecer detalhe bobo, mas essas so informaes importantes. Quem comparece percebe
esses detalhes e a partir deles julga se o evento bom ou ruim. Portanto, tenha ateno!

1.3 - Data
A definio da data do evento crucial para se ter sucesso. Verifique eventos prximos que
possam competir com o seu, alm da existncia de feriados e datas comemorativas. Caso voc
organize um show de um artista estrangeiro, por exemplo, e espere que seja de repercusso
nacional, escolher uma data prxima a feriados pode contribuir para a adeso do pblico que
precise se deslocar de outras cidades para comparecer.

1.4 - Lugar
A escolha do espao item relacionado definio do pblico. Saiba quem vai e voc deve
conhecer onde eles preferem estar. No adianta querer inovar nesse quesito se as pessoas
para quem o evento se destina no so flexveis. O pblico est na faixa etria dos 50 aos 70

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anos? Em sua maioria, eles tm carro e fazem questo de transporte privativo? Ento,
nada de eventos em locais sem estacionamento e sem conforto, por exemplo.

sobre as peculiaridades de sua regio. O perodo de


liberao da autorizao tambm varia. Recomendase requerer o alvar cerca de trs a quatro semanas
antes da realizao do evento.

Essa a hora de se preocupar com acessibilidade tambm. Certifique-se de que, no


importa quem integre seu pblico, o espao seja inteiramente acessvel a pessoas
com dificuldades de locomoo (isso inclui rampas, acessos facilitados e banheiros
adaptados). Eis uma preocupao muito importante quando se trata de eventos. Se
voc planeja algo e se certifica de que qualquer pessoa possa conseguir se deslocar
com segurana e conforto, voc j ganha reconhecimento por se preocupar com a
incluso de todos.

Em linhas gerais, deve-se preencher um formulrio


e apresentar alvar do corpo de bombeiros local,
um memorial descritivo (contento informaes
sobre o evento, como pblico, faixa etria - em caso
de menores de idade), contrato e certificado da
empresa de segurana, pagamento da taxa do ECAD
(o Escritrio Central da Arrecadao e Distribuio)
referente aos direitos autorais, alm de contrato de
locao e laudo tcnico de segurana.

O sistema de venda de ingressos online vai te ajudar nessa etapa. Por meio dele, voc
identifica a quantidade de pessoas que pretendem comparecer. Com a informao,
voc consegue refinar a escolha do local destinado ao evento. Diferentemente das
produes que realizam vendas em pontos fsicos ou apenas no dia e local do show,
voc j sai na frente tendo em vista que pode se planejar melhor para comportar seu
pblico, evitar prejuzos, pois caso haja baixa adeso, voc pode redimensionar o
evento e cortar alguns gastos.

A lista tende a ser maior, dependendo da localidade.


O importante nunca ignorar o imperativo de se
obter um alvar. Depois de definido o escopo da
festa (e possivelmente antes de iniciar a divulgao)
garanta que a autorizao ser expedida sem
grandes problemas. Adeque-se s exigncias, realize
um evento dentro das especificaes legais, evite
problemas com as autoridades e realize um evento
seguro, acima de tudo.

#DicaSympla: Como escolher corretamente o local para o seu evento

1.5 - Cronograma
Lembra que definir o pblico essencial? Ento, quando o tema a realizao
de eventos, estabelecer um cronograma (e segui-lo) est praticamente no mesmo
patamar de prioridade. Uma vez definido o pblico, as atraes, a data e o local,
planeje o cronograma do evento.
Trata-se de um show com vrias bandas? Defina qual ser a principal e quais sero as
bandas de abertura, estabelea a ordem e o tempo de apresentao de cada uma e
informe ao pblico sobre esses detalhes. Nada mais chato do que comprar ingresso
para assistir a uma banda especfica que tocar em um festival, ser informado de que
ela entrar no palco s 18h, chegar ao evento com antecedncia e perceber que a
atrao musical s vai dar as caras bem mais tarde.
Um longo atraso um desrespeito com o pblico. importante honrar a pessoa que
se organizou, se planejou (e criou expectativas) segundo o cronograma informado
pela produo. Pequenos atrasos so compreensveis. Grandes so imperdoveis.
Mas, caso acontea, desculpe-se com o pblico e explique a natureza do ocorrido. E,
no prximo evento que for organizar, desdobre-se para o cronograma sair conforme
o planejado.
#DicaSympla: baixe aqui uma planilha gratuita de cronograma para o seu evento

1.6 - Legalizao (alvar)


Ao realizar um evento, necessrio obter um alvar de autorizao (tambm
chamado de alvar eventual) da autoridade local. Os documentos exigidos variam
de acordo com a legislao estadual e municipal, ento importante informar-se

#DicaSympla: Como conseguir um alvar para o seu


evento

2 -Comercializao
O sucesso de um evento depende, em primeira instncia, da presena do
pblico. Para se certificar de que seu show no ser um fiasco, atente-se
a questes como: bons patrocinadores, preos compatveis com o evento,
divulgao adequada e comercializao eficiente de ingressos. Veja abaixo
como proceder com relao a cada um desses itens.

2.1 - Comercializao de Patrocnios


A parceria com empresas patrocinadoras para seu evento, alm de ser essencial, uma forma
interessante de barateamento de custos e, consequentemente, aumento dos lucros. A partir dos
patrocnios possvel executar tudo o que foi planejado, por isso eles so to importantes! Essa
ao deve ser anterior precificao, divulgao e venda de ingressos porque o patrocnio que
fornece o investimento necessrio para a realizao do evento.
Para atrair boas parcerias preciso uma estratgia inteligente de comercializao de patrocnios,
que considere o perfil das marcas e empresas visadas. O primeiro passo elaborar uma lista de
possveis empresas parceiras. Para isso, considere a identidade de cada empresa para saber se

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interessante para ambas as partes estarem juntas em um projeto cultural como o que est
sendo produzido. Se a empresa visada tem uma imagem condizente com a proposta do seu
evento, ela possivelmente tem potencial para ser uma patrocinadora.
Com a lista das empresas em mos, elabore um projeto claro, com cotas de patrocnio
definidas e demonstre nele as vantagens desta parceria para a empresa em questo. Lembrese de que patrocinadores querem ter seus nomes vinculados a eventos de sucesso em
pblico e organizao. Assim, importante transmitir credibilidade e propor formas criativas
de divulgao da empresa que vo alm da logomarca nas peas grficas do seu evento. A
empresa pode, por exemplo, distribuir lanternas personalizadas para o pblico e garantir, alm
de sua divulgao em massa, um efeito divertido durante a apresentao com a interao do
pblico.
Organize-se e invista na captao de patrocinadores! Essa parceria pode render bons frutos
para todas as partes.

Alm disso, preciso conhecer o pblico-alvo do evento para saber o valor real dele. Ou
seja, saiba quanto seu pblico est disposto a pagar pelo evento para chegar a um preo de
ingressos vendvel. Para isso, considere o valor de mercado deste tipo de show ou evento
musical. Levar em conta o preo dos ingressos de outros eventos do mesmo porte uma boa
estratgia para saber o valor real do evento pretendido.
Pode ser que mdia de preos do mercado seja maior que o valor a que voc chegou,
considerando somente os custos e o lucro pretendido. A hora de adequar o seu preo e, quem
sabe, turbinar os lucros. Lembre-se que o preo do seu evento tambm passa uma mensagem,
e um preo muito abaixo do mercado pode gerar desconfiana com relao qualidade. Da
mesma forma, um preo muito acima do praticado pode afastar o pblico pretendido.

#DicaSympla: Como vender patrocnio para eventos

#DicaSympla: voc pode oferecer preos diferentes atravs da venda em lotes. Esta estratgia
faz com que os interessados garantam o quanto antes a entrada e mostra o quo concorrido
seu evento est. Mas no se esquea de calcular o lucro pretendido para depois precificar o
valor dos ingressos.

2.2- Precificao

2.3- Divulgao

Quanto custar o ingresso do evento? Chegar a um preo que atenda a todos os interesses
envolvidos, os seus e do pblico, extremamente importante na organizao de um show ou
evento musical. Para isso, alguns aspectos devem ser considerados, entre eles o custo total do
empreendimento, a mdia dos preos de mercado e o lucro pretendido.

Definir uma estratgia de divulgao prtica e eficaz um dos passos mais importantes para o
sucesso de um show ou evento musical. Uma boa divulgao tem o poder de atrair o pblico
certo para seu evento. Para isso, invista em um formato de marketing voltado ao pblico
pretendido e defina a identidade do seu evento. Sim, ele tem uma identidade e com certeza o
pblico ser, ou no, cativado por ela.

Para precificar corretamente a entrada de um evento fundamental saber exatamente


quais foram os custos dele e faa um oramento detalhado. Isso inclui toda a mo-de-obra
necessria, infraestrutura, equipamentos, fornecedores, cach artstico, comisses diversas,
cortesias, divulgao, licenas e taxas necessrias. Somente a partir da possvel saber qual o
montante para cobrir todas as despesas e no gerar prejuzo. O lucro ser, obviamente, o que
vier alm deste valor.

muito importante analisar tambm a viabilidade de cada forma de divulgao. Se limitar aos
meios tradicionais de comunicao, como a televiso, o rdio e a publicidade impressa pode
ser um grande erro. Nos dias de hoje, o sucesso de um show ou evento musical quase sempre

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est vinculado a uma boa estratgia de divulgao online. Considere a utilizao de e-mail
marketing, links patrocinados como Google Adwords, hostsite e divulgao nas redes sociais.
Investir em um site na internet uma maneira prtica e inteligente de divulgao. importante
que seu site seja claro e funcional, que possibilite a integrao com as vrias redes sociais,
que permita a interatividade com seu pblico e, claro, que disponibilize a compra de ingressos
online. A integrao do site com as redes sociais uma maneira eficaz de ampliar o alcance
do seu evento j que o prprio pblico compartilha entre si, atravs da rede, sua pgina com
todas as informaes do show. Algumas plataformas, como a Sympla, oferecem esses servios
de forma bastante prtica e eficiente, alm de fornecer ferramentas teis para a administrao
do seu evento e mensurao do alcance da sua pgina.
#DicaSympla: Como alavancar o seu evento atravs das redes sociais
Aps definir os meios de divulgao preocupe-se com a mensagem. fundamental divulgar
todas as informaes de interesse do pblico. Com certeza seu pblico precisa saber qual
a banda, msicos ou artistas, data e horrio, onde ser o evento (um mapa de acesso
sempre interessante), preo dos ingressos e como adquiri-los, alm de informaes referentes
infraestrutura do local, se ele dispe de estacionamento, se tm restaurantes e lanchonetes,
se possui acesso para pessoas com necessidades especiais, se um show ou evento com
lugares demarcados (cadeiras, mesas, camarotes). Some a isso informaes que motivem
seu pblico-alvo a comparecer. Criar uma temtica para o show ou evento pode ser uma boa
estratgia.

2.4- Comercializao de Ingressos


Crie um plano de comercializao de ingressos com antecedncia. Considere o perfil do seu
pblico e estabelea os canais de vendas.

Veja neste E-book as 6 grandes vantagens da


venda antecipada de ingressos e inscries!

Baixar o E-book

O acesso aos ingressos atravs do site do evento uma tima maneira de facilitar a compra
pelos interessados. Alm disso, com essa forma de comercializao os produtores ganham
um canal de comunicao direta com seu pblico graas aos dados cadastrados na hora da
compra.

A posse desses dados permite o envio de e-mails com informaes adicionais relacionadas ao
evento e, at mesmo, comunicados de imprevistos. Tambm possvel usar as redes sociais
para a comercializao dos ingressos. Algumas delas, como o Facebook, j permitem o link
entre a fanpage do evento e o site de vendas de ingressos.
Considere tambm uma estratgia de comercializao online com suporte para multitelas.
Pesquisas apontam que, no Brasil, 5,4% de todo e-commerce feito por smartphones e
tablets. Garanta que o pblico consiga comprar seu ingresso tanto pelo computador, quanto
pelo celular ou tablet.

3 - Pr-produo
Dedicao, pacincia e disciplina so virtudes indispensveis para quem
quer produzir um evento musical ou um show que atenda s expectativas
dos participantes. Para que tudo saia como o esperado e nenhum imprevisto
ocorra antes, durante ou depois, independentemente do porte do evento,
fundamental uma pr-produo detalhada para agradar aos profissionais
envolvidos, artistas convidados e frequentadores.

3.1 - Contratao de servios profissionais


So muitos os servios profissionais a serem contratados para que tudo saia dentro dos
conformes: divulgao, segurana, iluminao, som, decorao, limpeza, servio de bar,
entre outros, que podem variar de acordo com o tipo, tamanho e o ambiente do show.
A prestao de servios, bem como o fornecimento de produtos e materiais, pode ser feita
por uma nica empresa especializada em festas ou eventos ou por vrias, cada uma em seu
ramo. Para que isso ocorra sem dores de cabea, tudo precisa ser muito bem especificado
no contrato a ser feito entre as partes. E para que tudo saia como o planejado, todas essas
atividades precisam estar em perfeita sintonia.
#DicaSympla: Como encontrar bons fornecedores para o seu evento

3.2 - Segurana
Para garantir o melhor andamento possvel do evento a ser criado, o item segurana
primordial. Em um primeiro momento, necessrio mensurar o tamanho do espao que
sediar o evento e a quantidade de presentes para depois identificar a necessidade de
recursos para esta rea. Uma visita ao local certamente ser bem proveitosa.
Antes de contratar este tipo de servio, preciso conhecer referncias profissionais e

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ter recomendaes positivas da empresa ou equipe que far este trabalho. Alm disso, ter
experincia com situaes adversas, como brigas, furtos e tumultos, crucial para o bom
desempenho nesta funo. Na maioria dos casos, prefervel trocar um brucutu de cara feia
por um profissional bem treinado, experiente e apto a lidar sob presso e prestar primeiros
socorros, por exemplo.
#DicaSympla: Como contratar uma equipe de segurana eficaz para o seu evento
Uma brigada de bombeiros e uma enfermaria tambm so itens essenciais, uma vez que
adversidades podem ocorrer em qualquer lugar. Para isso, alm de profissionais capacitados,
tambm preciso disponibilizar um espao adequado e equipamentos apropriados, e caso
preciso, sanar problemas. Sadas de incndio e rotas de fugas so igualmente importantes e
devem ser bem sinalizadas.
Entretanto, nada disso ter importncia se o seu evento for realizado em um local sem alvar,
sem a infraestrutura ideal para determinado porte de ocasio, sem sinalizao (placas que
indicam banheiro, sada de emergncia, proibido fumar, etc) ou ainda em um lugar com mais
convidados do que realmente tem capacidade. Qualquer um desses problemas colocar a vida
de pessoas em risco e prejudicar o trabalho do time de segurana.

3.3 - Som, Luz e Palco


O clima do ambiente em que ser realizado seu evento depende muito da iluminao e do
som utilizados. Se luzes, cores e efeitos forem empregados de forma correta e adequada,
deixam a ambientao do local muito mais agradvel e alegre, mas para isso precisam de
profissionais competentes e com experincia nesse tipo de evento. Esses itens tambm
precisam ser corretamente planejados, uma vez que o modelo de palco a ser montado e o tipo
de equipamento utilizado fazem parte do show que ser realizado.
Para criar uma atmosfera bacana, cheia de efeitos e com uma trilha sonora que agrade a
todos, preciso dispor dos equipamentos certos e necessrios para esse fim. Em caso de
apresentaes artsticas, voc deve contar com o mapa de palco, pois toda a estrutura deve ser
planejada e montada de acordo com as exigncias tcnicas do artista contratado e capacidade

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do espao, para evitar perda de rea til. Tambm indispensvel ter em mos uma input list,
orientando sobre os canais de entrada para a instalao dos instrumentos e o rider tcnico,
listagem dos equipamentos sonoros e de iluminao.
Mas para que tudo isso d certo, preciso conhecer o local do evento para verificar as condies
da parte eltrica, onde colocar o palco e todos os aparatos eletrnicos de iluminao e som,
pois sero necessrias tomadas, transformadores, interruptores e conectores de cabos e fiao.

3.4 - Passagem de som


Antes do incio do evento, todos os equipamentos devem ser testados pela equipe tcnica e
pelos artistas que faro parte do show para confirmarem se est tudo em ordem. Djs tambm
devem testar suas cabines e verificar as conexes de seus equipamentos com o que oferecido
pelo local do evento.
A passagem de som tambm deve ser feita para garantir que tudo ocorra como planejado. Alm
disso, os sons graves e agudos devem ser regulados para evitar distores e interferncias, o
que muito desagradvel.

3.5 - Camarins e servios adicionais


O conforto dos artistas nos camarins e a estrutura do backstage para os eventos que envolvam
apresentaes tambm so etapas a serem providenciadas. Esses ambientes devem ser
isolados do grande pblico e precisam contar com banheiros, servio de alimentao e dispor
de espao para relaxamento sofs, mesas e cadeiras climatizados com ar-condicionado
para agradar toda a equipe.
Outros servios como o de alimentao caso o evento oferea -, cafeteria, chapelaria, wi-fi
com boa velocidade, e equipes tcnicas de planto para algum tipo de contratempo so de
grande importncia para fidelizar o pblico.
Selecionar previamente fs para encontrarem com seus dolos para tirar fotos e conversar,
conhecer os camarins, observar com funciona todo o aparato do backstage e oferecer brindes
aps um grande show so formas de encantar e cativar admiradores de todas as idades.

4 - Produo -

O evento em si
Chegou a hora de ver os resultados de tanto planejamento, trabalho e
dedicao. o momento mais importante, onde voc colocar em prtica
tudo o que foi feito at agora. Alguns itens necessitam de ateno especial,
para garantir a satisfao do pblico e atingir os objetivos traados pela
produo. Vamos analis-los:

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4.1- Check-in (controle de entrada)


Voc j deve ter ouvido que A primeira impresso a que fica, no mesmo? Podemos aplicla tambm para os eventos: o controle de entrada pode ser fundamental para a satisfao dos
participantes. Independentemente da dimenso do seu evento, saber receb-los faz toda a
diferena.
de extrema importncia trabalhar com profissionais na recepo. Eles so o primeiro contato
das pessoas com o seu evento e sero responsveis pela recepo, conferncia e recolhimento
de convites, verificao de documentos de identificao e direcionamento para os locais
corretos. Alm disso, a equipe de recepo que ir controlar a entrada de pessoas autorizadas
e evitar a presena dos famosos penetras. A funo dessa equipe ir variar conforme o tipo
de evento e as caractersticas do pblico. Caso voc possua ingressos para serem vendidos
no local, preciso organizar um espao adequado, com estrutura para receber pagamentos e
oferecer informaes ao pblico.
A equipe de segurana tambm deve estar a postos no local de entrada, a fim de garantir a
tranquilidade e dar suporte ao trabalho da recepo e da venda de ingressos. importante
possuir uma equipe experiente, que saiba lidar com diferentes pblicos, evitando situaes
desconfortveis. Para eventos que exijam revista, interessante trabalhar com detector de
metais, o que torna esse momento menos constrangedor para quem comparece, alm de
agilizar a entrada e minimizar as filas. Uma tima dica sempre iniciar a entrada do evento no
horrio marcado, isso evita que as pessoas que chegaram pontualmente fiquem aguardando
do lado de fora e acabem insatisfeitas.
Antes do incio da apresentao principal, importante manter o pblico animado e entretido.
Nesse momento, de chegada do pblico, voc pode contar com DJs, tocando msicas
compatveis com a temtica do evento e ainda oferecer uma apresentao secundria.
importante garantir tambm que o servio de bar tenham incio juntamente com a chegada
dos participantes.
#DicaSympla: descomplique o processo de entrada atravs do check-in via app da Sympla.

4.2- Superviso e Monitoramento


Supervisionar e monitorar o evento
tambm so atividades que merecem
ateno, importante contar com uma
equipe direcionada a estas funes. Antes
do incio do evento, repasse o check-list
para garantir que nada foi esquecido e que
todos os servios j esto em execuo.
Tenha sempre em mos uma relao de
telefones de todos os responsveis por
qualquer coisa que envolva seu evento
musical, a fim de tornar rpida a soluo
de qualquer eventualidade. Fique atento
aos principais itens a serem supervisionados e monitorados:

- Chegada das atraes: Acompanhar a chegada dos msicos, djs, bandas bem como

dos equipamentos. Verifique se esto no prazo correto ou h atrasos que influenciem no


cronograma. E esteja atento ao cronograma como um todo para que nada fuja do seu controle.
Coordene o evento para que as atraes iniciem no horrio programado, assim como a entrada
e o encerramento. Em caso de atrasos, voc pode prolongar apresentaes ou trocar a ordem
delas.

- Servio de Bar: Verifique sempre o andamento do servio, se h filas excessivas nos caixas

e no local de entrega de alimentos e bebidas, isso indica a necessidade de mais pessoas na


equipe ou a ocorrncia de algum problema. Confira sempre a quantidade de bebidas e comida
disponveis para a venda, para evitar que algo acabe antes do prazo estipulado para o evento
e gere desconforto entre o pblico. Dependendo da quantidade de pessoas e local do show,
esteja atento s embalagens das bebidas, evite utilizar garrafas de vidro e latas de alumnio,
utilize copo descartvel, isso evita possveis incidentes com estes materiais.

- Limpeza: preciso estar atento limpeza dos banheiros. Tenha uma equipe especfica para

esta rea, que costuma sujar com maior facilidade. A quantidade de banheiros disponveis
precisa ser compatvel com o pblico esperado, evitando filas excessivas. A equipe de limpeza
tambm deve ficar atenta rea de realizao do evento. Em locais fechados, o piso pode ficar
escorregadio devido a bebidas derramadas. importante manter os espaos limpos e secos
para evitar acidentes.

Certifique-se de que o nmero de lixeiras suficiente para o ambiente, e que elas estejam
distribudas por todo o local. Durante o evento, nem sempre fcil manter os locais limpos,
mas faa com que a equipe consiga, pelo menos, levar garrafas de vidro e objetos que possam
causar acidentes para locais mais distantes de onde o pblico circula. A maior parte da limpeza,
fica para o ps-evento.

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- Registro de imagens e imprensa: Acompanhe os servios de fotografia e filmagem a


fim de garantir que o principal (aquilo que o produtor considera relevante) seja registrado.
Acompanhe tambm o servio de imprensa, direcionando-o para as pessoas com as quais
devem ser realizadas as entrevistas.
- Camarim: Verifique se os artistas que iro se apresentar esto sendo bem recebidos no

camarim. necessrio manter uma equipe de segurana, para impedir o acesso de pessoas
no autorizadas ao local.

Estes so os principais itens que devem ser monitorados durante o seu evento, certifique-se
sempre de que tudo esteja conforme o planejado. Ao menor sinal de desvio, procure a soluo
imediata para o imprevisto, no deixe de lado qualquer acontecimento que possa tornar o
pblico insatisfeito. Um pequeno incidente pode se transformar em um grande problema
se no for tratado com a devida importncia. Com as dicas apresentadas neste captulo e
um bom planejamento anterior, seu evento ter uma repercusso positiva garantida entre os
convidados, imprensa e demais envolvidos.

desconforto ou incmodo por parte de nenhum dos participantes. Normalmente, os agentes


de limpeza so orientados pela empresa terceirizada ou organizadores do evento sobre os
locais que devero estar em ordem o tempo todo. A limpeza geral ser realizada no fim, mas
para a equipe potencializar e dar praticidade a esse trabalho, necessrio cuidado durante
todo o evento.
Os banheiros so locais que merecem ateno frequente. Dependendo do nmero de
banheiros do local, interessante que pelo menos dois profissionais fiquem responsveis
por permanecer ali durante o evento, evitando assim o mau uso, auxiliando as pessoas em
casos de dvidas ou nas solicitaes de limpeza dos espaos privativos dessa rea. Outro
cuidado importante manter as lixeiras dos banheiros individuais o mximo de tempo vazias,
retirando regularmente o excedente. A lixeira que vai receber as toalhas de papel para secar
as mos tambm tende a encher rapidamente, o que merece retirada frequente do lixo. E no
se esquea de pedir para que as pias se mantenham secas.
Geralmente, os banheiros de eventos, pelo grande fluxo de uso, podem entupir ou faltar gua.
Certifique-se sobre esses detalhes com o dono do espao e caso j tenha conhecimento de
incidentes como esse, providencie caminho pipa ou contato com a empresa que abastece a
cidade do evento, para manter o fluxo de gua contnuo naquela regio.

5 - Desmontagem

Na maioria dos eventos, os banheiros femininos e masculinos ficam separados. essencial que
haja profissionais de limpeza em ambos. Um cuidado deve ter sua ateno: para que no haja
constrangimento, selecione agentes mulheres para o banheiro feminino e agentes homens
para o banheiro masculino. Isso vai deixar as pessoas mais vontade quando forem ao toalete.

Dentro do seu planejamento, voc colocou todos os itens necessrios para que o seu
pblico ficasse satisfeito em todos os sentidos. E a limpeza, entrega do espao e dispensa
da equipe faz parte dele, no mesmo?
Vamos dar dicas importantes para os passos finais, para que o seu evento seja marcante e
livre de problemas em todos os detalhes.

Outros pontos do evento vo precisar de cuidados, porm no h como prever os locais onde
mais se acumularo copos, garrafas e demais tipos de lixo. Mas o ideal orientar os agentes
de limpeza para monitorar os cantos do espao e manter as lixeiras do local sempre vazias,
esvaziando assim que estiverem perto de encher, para que no haja transbordamento de lixo
e ele acabe se espalhando com facilidade por todo o espao.

5.1 - Limpeza

As lixeiras, por sua vez, devem estar bem distribudas pelo local do evento, em lugares
estratgicos para que o pblico do show possa sempre encontrar uma perto de si para no
jogar lixo no cho. Se houver possibilidade, sinalize cada uma delas.

De acordo com o nmero de convidados, voc deve calcular o nmero de auxiliares para
manter tudo em ordem. A mdia de 1 agente de limpeza para cada 40 pessoas. Os cuidados
com a limpeza e boa apresentao do evento devem ser constantes. Dessa forma, no haver

Tomando esse cuidados, a limpeza geral fica mais fcil. Os agentes podero separar com mais
agilidade o lixo produzido, bem como limpar o espao.

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5.2 - Entrega do espao
As pessoas aproveitaram muito o show que voc produziu, se divertiram bea e sobrou aquele
espao tomado de copos e bebida derramada por todo o cho. Nesse momento, a equipe
de limpeza entra em ao para deixar tudo como antes. Provavelmente, o lixo ser recolhido
primeiro para dar incio limpeza pesada do ambiente. Todos os espaos devem ser limpos
e organizados como estavam antes. Se havia cadeiras, elas devem ser posicionadas como
estavam anteriormente, assim como mesas e itens de decorao retirados para montagem do
seu evento musical.
J no momento em que estiver desmontando o palco e a estrutura do evento, certifique-se
de que sero seguidos os passos para a parte final caminha corretamente. A equipe de som,
na maioria das vezes, possui profissionais que montam e desmontam todos os aparelhos e
instrumentos da banda. Caso no haja esses profissionais, todas as capas dos equipamentos
devem ser trazidas para o palco e atravs de um check-list, voc deve orientar para guard-los
em ordem e lev-los para o local que sero transportados. Esse check-list deve bater com o
inicial, quando foi feita a montagem do palco. Dessas forma, voc evita dor de cabea com os
msicos ou com a empresa na qual locou os equipamentos.
sua obrigao entregar o espao nas mesmas condies que o alugou. Portanto, vale a pena
fazer uma vistoria antes para identificar possveis estragos j existentes. Em caso de banheiros
que no funcionam, paredes e cho danificados ou demais problemas, faa um laudo por
escrito e exija o reconhecimento do locatrio. Dessa forma, voc evita grandes preocupaes
ao final do seu evento. Se o espao no estiver nas mesmas condies que o encontrou, voc
deve arcar com os problemas.

5.3 - Dispensa da equipe


Tudo em ordem? Espao limpo e organizado como quando voc chegou ao local? Depois de
conferir cada parte, como palco, rea central e laterais, banheiros, bar, recepo, camarim,

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bastidores e demais espaos utilizados pelo seu evento, faa uma ltima checagem de acordo
com os itens do check-list inicial. Caso haja alguma divergncia, convoque sua equipe para ajudar
a solucion-la.
Depois de tudo organizado e finalizado, rena a equipe, agradea a cada um pelo trabalho prestado,
enfatize que eles foram parte fundamental para o sucesso do evento, fidelize-os. Exponha o que
foi bem feito e o que voc no gostou, apontando como isto poderia ser melhorado. Diga que
conta com cada um deles e que para voc todos j fazem parte da equipe no prximo show. O
importante que eles saibam que o trabalho deles foi aprovado e sairo de l com a sensao de
dever cumprido, satisfeitos por ter a sua dedicao e desempenho reconhecidos. E voc ter uma
equipe que, trabalha do seu jeito e estar sua disposio para o prximo evento. Valorize esse
tipo de mo de obra, j que o mercado est precrio nesse nicho.

6 - Ps-evento
Com o evento planejado com o mximo de
cuidado, hora de pensar no fechamento.
Certos procedimentos so essenciais para
garantir a sensao de dever cumprido e o
seu descanso. Pagamentos realizados ou a
realizar, fechamento de border e avaliao
do evento so alguns deles. Para ajud-lo
a fazer um balano do seu evento musical,
definimos os pontos essenciais para que as
tarefas no durem alm do ps-show.

6.1 - Avaliao do evento


Embora na sua percepo o evento tenha sido um sucesso, no confie apenas nisso para
mensurar os resultados. Os espectadores buscaram informaes antes da data, atravs da
internet. Durante e aps ele ocorrer, compartilharam, fizeram check-in, twittaram, tiraram fotos
para o Instagram e at j publicaram vdeos. Essas informaes esto na web ao seu dispor,
portanto use a internet para alm da comercializao: use tambm para obter um feedback do
pblico medir o quo comentado foi o seu evento musical.
Existem muitas ferramentas gratuitas para anlise de termos, seja para o Twitter, Facebook
ou Google. Inclusive as prprias redes sociais oferecem ferramentas de anlises para posts,
twittes e palavras. Pesquise termos relacionados ao evento e, a partir deles, mensure no Google
Analytic o quanto foram pesquisados no perodo pr, durante e posterior ao evento.

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Alm das palavras-chave, pesquise em sites de busca os termos sugeridos para estas palavras
e a quantidade de resultados apresentados. No entanto, mensurar usando apenas os nmeros
mostrados nestes resultados no a melhor estratgia. Fique atento pois este tipo de
mensurao vlida para analisar a percepo do pblico, mas voc pode encontrar nmeros
que nem sempre so relacionados especificamente ao seu evento.

solues online em formulrios de pesquisa que, alm de serem gratuitas para at 20 questes
(procure ser sucinto, com poucas perguntas) permitem que saia do tradicional azul-piscina
dos formulrios Google e customize com a marca do evento. Com esse tipo de ferramenta
tambm possvel criar formulrios especficos para os fornecedores, os vips e outros pblicos
interessados.

Dependendo do oramento do evento (baixe aqui uma planilha) possvel realocar uma verba
especfica para contratar uma assessoria de imprensa. Se voc conseguiu fazer isso, timo!
Procure se informar sobre quanto em mdia espontnea o evento obteve. A mdia espontnea
basicamente o espao em que o evento apareceu nos meios de comunicao que pode ser
comprado, como um espao publicitrio.

Tendo tais dados em mos, possvel criar um relatrio mostrando o impacto que o seu
evento teve, tanto em mdia, quanto em compartilhamento. Essas informaes sobre quantas
pessoas foram atingidas, direta ou indiretamente, so timas para buscar patrocnios maiores
e melhores. Mas, mais do que isso, importante ouvir o que a pesquisa diz, por mais duras que
tenham sido as crticas.

Fazer uma pesquisa com os espectadores a maneira mais confivel de mensurar a satisfao
real do evento. No a dispense. O grande inconveniente da pesquisa, no entanto, ser massiva
e chata. Isso diminui o nmero de respostas e, por consequncia, a qualidade. Corra disso. E
antes de formular uma pergunta, seja objetivo. Hoje existem ferramentas como a Typeform,

6.2- Documentao do evento

GUIA
RPIDO
PARA
PRODUO
DE SHOWS
E EVENTOS
MUSICAIS

Junto do evento viro uma srie de contratos, exigncias e papeladas. Organiz-las e guardlas algo primordial para o fechamento. Uma boa dica virtualizar toda a documentao do
evento. Divida o que relacionado a pagamentos em duas pastas, separando o que foi pago do
que ainda no foi. Esta organizao, ainda que genrica, lhe ajudar a ter um panorama maior
sobre servios contratados, facilitando as prximas aes a serem realizadas.
Sejam eventos gratuitos ou pagos, uma forma de contrato bastante comum para servios como
bebida e alimentao, cenrio e outros, o chamado 50/50. Basicamente, 50% do valor do
servio pago antes do evento e os outros 50% agendados para 15, 30 ou 60 dias aps o
trmino. claro que as caractersticas do contrato dependero da flexibilidade do fornecedor e
da sua negociao. Procure deixar recados lembrando das datas de pagamento. Estar atento s
datas de pagamento evita aquela deselegante ligao do fornecedor lembrando da expirao
do prazo de pagamento.
Agora, tratando das contas pagas, mantenha todas as notas de pagamentos virtualizadas e
em locais fsicos especficos para que no se
misture com as contas que ainda sero pagas.
Na hora de fechar o border do evento, t-las
em mos de forma que voc entenda o que
cada uma, ser mais fcil para finalizar todos
os custos.
Alguns imprevistos podem acontecer durante
o seu evento, alm das perdas e extravios
de materiais que podem acarretar taxas.
Verifique com o local do evento se houveram
gastos no calculados na proposta inicial.
Alguns locais cobram taxa extra para este tipo
de imprevisto ou para servios solicitados de
ltima hora.
Alm de taxas de servios existem os e juros.
Pagar aps o vencimento do boleto gera um
incmodo para voc e para o fornecedor, se
os descontos da receita no foram feitos de

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Se quiser e for o perfil do seu evento, voc pode ainda coletar dados mais aprofundados, como:

forma organizada, ou se por algum motivo voc no teve acesso ao dinheiro, converse com o
seu fornecedor. Negocie. possvel gerar um novo boleto com uma nova data de vencimento,
diminuindo as taxas de juros.
Abuse das anotaes, deixe recados para voc mesmo ao arquivar os documentos. Essa
organizao documental lhe ajudar na hora de colocar essas informaes no border.

6.3 - Fechamento do border


O border um compilado de todos os lucros e custos que voc teve ao longo do evento.
muito importante o produzir com o mximo de informaes possveis, discriminando todas
as movimentaes, como as vendas de cada um dos tipos de ingressos, cortesias, produtos
vendidos. Ele ser parte primordial para a anlise da rentabilidade do evento e servir para o
planejamento de eventos futuros.
Para construir um border, utilize uma planilha ampla (baixe aqui uma planilha de border),
que some os valores individuais e, posteriormente, o total. Vamos explicar um pouco mais
alguns itens essenciais para o fechamento desta ferramenta:
- Ingressos: grande parte dos gerenciadores de ingresso online j do a informao sobre o tipo
de ingresso vendido, assim como o seu montante. Coloque no border cada um dos tipos de
ingressos, com os dados de quantos foram disponibilizados e quantos foram vendidos de cada
um dos tipos. Se quiser aprofundar, pode ainda colocar a quantidade vendida por cada uma
das formas de pagamento e as vendas por ponto de venda. Alguns organizadores esquecem de
colocar as cortesias na hora dessa contagem. Elas tiveram um custo e, portanto, precisam ser
contabilizadas. Tenha um controle rgido sobre quantos ingressos sero cortesias. O Escritrio
Central de Arrecadao e Distribuio (ECAD), sugere que esse nmero no ultrapasse os
10% de todos os ingressos colocados venda. Controlando de forma rgida, voc no ter
problemas em fechar positivamente as receitas geradas pelo seu evento musical. Contudo,
desconte sempre o valor simblico deste ingressos.
- Pblico: muito importante voc ter o controle de quantos ingressos foram vendidos, mas
quantas destas pessoas realmente foram ao evento? Coloque estes dados de quantas pessoas
realmente fizeram o check-in, ou seja, quantas das que pagaram realmente foram festa. Estes
dados ajudaro a traar um panorama tambm da quantidade mdia de produtos consumidos.
- Produtos vendidos: muito importante discriminar a quantidade de produtos vendidos dentro
do evento, pois esta arrecadao tambm parte da receita. Voc pode colocar, por exemplo,
a quantidade de cerveja disponibilizada e quantas foram vendidas. Pode fazer o mesmo com
refrigerante, gua, enfim, tudo que achar necessrio.

- Cachs: este um item que tambm exige ateno e organizao. Para seu maior controle,
crie uma aba na planilha que seja especfico para os tipos de cachs e como eles foram
acertados. Um problema comum aos cachs , em alguns casos, a falta de nota fiscal para
organizar legalmente os pagamentos. Para que no haja problema com a fiscalizao, opte
sempre por profissionais que emitam notas. Porm, se no houver nota fiscal, outro documento
importante para comprovar o pagamento, como um recibo simples.
- Impostos: uma taxa a ser paga o ECAD, imposto arrecadado pelos direitos autorais do
artista, que tende a ser a maior do evento e deve ser paga ainda na sua organizao. Para no
ter surpresas desagradveis, sempre procure com antecedncia a prefeitura e os orgos de
fiscalizao. Isso evitar multas no ps-evento. Ter uma consultoria jurdica o ajudar no caso
desses imprevistos ao fechar o border.
Caso os resultados estimados no forem de encontro com o real ou as receitas em caixa,
primeiramente, mantenha a calma. Revise quantas vezes forem necessrias para que tenha
segurana em relao aos nmeros do seu evento. Procure pensar em cada mnimo item que
foi comprado ou contratado e que possa ter passado despercebido por voc. guas compradas
de ltima hora, por exemplo, sem que voc tenha se lembrado de pedir a nota fiscal so um
custo pequeno, mas que se recorrentes durante o evento, tendem a se tornar um impedimento
para o fechamento positivo do border. Muitas vezes pequenos valores neste ou em outros
itens somam quantias razoveis no fechamento.
Por fim, no tenha receio de pedir ajuda. Organizar um evento, de qualquer tamanho e
espcie um trabalho bastante minucioso e que exige dedicao. natural no sabermos
todos os procedimentos e no h mal nenhum nisso. Procure ajuda na internet, com empresas
especializadas e mantenha-se sempre informado.
Com o border fechado, voc ter um documento precioso em mos que o ajudar a ter uma
viso completa da rentabilidade do evento e ainda poder traar estratgias e planos de ao
para eventos futuros.

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Venda online de ingressos. Comece j!

7- Concluso
Produzir um show ou evento musical muito mais do que apenas conseguir um espao e
uma atrao. Como voc viu nos captulos anteriores, um produtor deve cuidar do pblico,
da divulgao, das vendas, dos funcionrios, das atraes, do ps-evento... Mesmo que
possam parecer muitos encargos, voc no pode falhar em nenhum desses itens.
O segredo do sucesso o profissionalismo. Organize seu evento se empenhando em cada
detalhe e foque nisso para ter um evento que vai funcionar em todos os sentidos: para
voc, patrocinadores, pblico e demais envolvidos. Lembre-se que somente atravs de
um trabalho bem feito voc ser reconhecido na sua rea e contar com a credibilidade do
pblico e de quem mais participou da realizao do seu show ou evento musical.

Agora que voc j leu as dicas sobre a produo


de shows e eventos musicais, voc precisa saber
mais sobre as 10 motivos para disponibilizar os
ingressos do seu evento pela internet!

Baixar o E-book

Depois, saiba usar as ferramentas certas que iro te dar suporte para a divulgao, vendas
e fechamento. Alm de utilizar as redes sociais para encontrar e engajar o pblico-alvo,
conte com a Sympla para vender e monitorar os ingressos.

Este e-book foi produzido pela Sympla. Quer saber mais?


Fale com um de nossos consultores pelo email
consultores@sympla.com.br
Conhea: www.sympla.com.br

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8- Sobre a Sympla
A Sympla a plataforma online para venda e gesto de ingressos e inscries feita para o
produtor que deseja ter a melhor divulgao e oferecer a melhor experincia de compra
ao pblico.
Atravs de nosso sistema voc, produtor, consegue realizar uma gesto totalmente
inteligente das vendas e dos participantes. Voc tem acesso aos relatrios de venda em
tempo real, forma um mailing precioso, integra a pgina de vendas ao Facebook, faz o
controle de entrada automtico no dia do evento e desfruta de ferramentas especiais!
Tudo isto proporciona a formao de uma base de dados que pode ser analisada para
tomada de aes estratgicas em eventos futuros!
Utilizar uma ferramenta online com tantos benefcios garante ao produtor um evento
excelente, organizado com verdadeiro afinco e profissionalismo, e ainda promove uma
gesto de eventos que entende seu pblico de verdade. A Sympla o segredo para atrair
o pblico, no importando tamanho, conceito e tipo de produo!

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