Centro Cultural

Parque de Espaa
ROSARIO, Argentina
29/09 - 1/10 - 2011

Mircoles
Mircoles 28
28 de
de septiembre
septiembre

Planeacin
Planeacin de
de
proyectos
proyectos escnicos
escnicos

Marisa de Len

Condiciones
Condicionesdel
delmbito
mbitoartstico
artstico
Instituciones
Financiamiento

Educacin, Formacin,
Investigacin

Polticas
Culturales
Plan Nacional

PROMOCIN

Creacin, Ejecucin,
Interpretacin

GESTIN

PROYECTOS

PRODUCCIN

Medios de
Comunicacin

DISTRIBUCIN

Difusin
Marisa de Len

Presentadores
Foros

Pblicos

Promotores,
Agentes, Agencias

Como parte de la etapa de planeacin de un proyecto debemos plantearnos y responder

algunas preguntas fundamentales para clarificar su sentido, sus caractersticas generales
y especficas, la dimensin del mismo, sus implicaciones y condiciones para llevarlo a
cabo.
Estas preguntas son:

qu, por qu, quin, dnde, cundo, cmo y con qu?

La respuesta objetiva a estas preguntas permite la adecuada planeacin de todo el
proceso sin olvidar el contexto geogrfico, histrico, social, cultural, artstico, poltico y
econmico que pueda facilitar o dificultar el desarrollo del proyecto.

Marisa de Len

QU?
Naturaleza del proyecto
Propsitos
Objetivo general
Objetivos especficos
Metas

POR QU?
Antecedentes
Misin y Visin
Necesidad e importancia
Justificacin del proyecto

CMO?
Recursos necesarios

DNDE?
Ubicacin geogrfica
Marco legal
Localizacin
Infraestructura fsica
Acceso cultural y de equipos
Cobertura

Modelo de produccin
Mtodos y tcnicas

CON QU?

Estrategias y procedimientos

Recursos disponibles

Actividades, tareas y

Presupuestos de

responsabilidades

ingresos y gastos

Contactos y comunicaciones

Horizonte temporal

Clculos presupuestales

Plan de trabajo
Ruta crtica
Cronograma

Participantes
Equipos de trabajo
Organigrama
Beneficiarios directos e indirectos
Pblicos

Nivel de gestin

CUNDO?
Vida del proyecto

QUIN?

Viabilidad financiera
Flujo y control de recursos

Estrategias de distribucin
Parmetros e indicadores de
evaluacin

Marisa de Len

Contexto
Contexto
Geogrfico
Histrico
Poltico
Social
Econmico
Cultural
Marisa de Len

Comunitario

Enfoque Instrumental
La ordenacin de un conjunto
de actividades que, combinando recursos
humanos, materiales, financieros y tcnicos,
se realizan con el propsito
de conseguir un determinado
objetivo, meta o resultado.

Perspectiva lineal
Marisa de Len

Ciclo de Gestin Instrumental

DIAGNSTICO / ORIGEN
Contexto
Situacin inicial u origen
Necesidad o problema / Demanda
Misin y Visin
Expectativas
Condiciones positivas y negativas
Recursos necesarios
Participantes / Destinatarios
Diseo de contenidos, objetivos y metas
Esquema general del proyecto
DEFINICIN

Recursos humanos, econmicos, tcnicos

Condiciones de participacin
Organigrama
Revisin de contenidos, objetivos y metas
Efectos finales esperados
Niveles de gestin y modelos de produccin
Presupuestacin
Esquema preciso del proyecto

Marisa de Len

ANLISIS

Estudio, investigacin y anlisis del contexto

Bsqueda de documentacin relacionada
Recursos disponibles
Contacto y relacin con los involucrados
Seleccin y clasificacin de la informacin
Detectar lmites y posibilidades (DAFO)
Legalidad y normatividad

CONCRECIN

Posibilidades reales
Anlisis y esquema de viabilidad
Cotizaciones
Contrataciones
Compromisos y responsabilidades
Diseo de produccin
Ruta crtica
Plan de trabajo
Financiamiento y administracin de recursos
Canales y polticas de comunicacin

Ciclo de Gestin Instrumental

ELABORACIN

EJECUCIN

Redaccin del proyecto

Integracin de todos los documentos
Imagen, comunicacin y mercadotecnia
Elaboracin de la propuesta (carpeta)
Presentacin del proyecto a instancias

EXPLOTACIN

Marisa de Len

Estreno y temporadas
Comercializacin
Mercado o pblico destinatario
Impacto cultural y social
Posibilidad y grado de venta
Distribucin
Control y administracin

Seguimiento y control de acuerdos

Utilizacin y optimizacin de recursos
Materializacin de ideas
Realizacin material de la produccin
Ensayos artsticos
Monitoreo de resultados
EVALUACIN

Parmetros e Indicadores
Pertinencia, congruencia, calidad,
eficiencia, eficacia e impacto
Revisin de logros alcanzados
Beneficiados directos e indirectos
Escenarios a futuro
Integracin de dossier o carpeta

Enfoque Comunicativo
La gestin de los proyectos es un proceso constante, dinmico y
sistemtico de planeacin, ejecucin, comunicacin y evaluacin
de las acciones de los actores participantes; de sus intereses,
capacidades, procesos, resultados y de sus impactos, en el
marco de un contexto de viabilidad, participacin y negociacin
para generar resultados dirigidos a ampliar oportunidades y
capacidades de
los miembros de una comunidad

Marisa de Len

Perspectiva integral del proceso

Gestin
Gestin integral
integral de
de un
un proyecto
proyecto
Co

mu

nic

ac

in

a
Vi
d
Marisa de Len

a
Vi
ad

d
ili

G
PLANI
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N
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n
n
EVAL
UACI

li
i
b

EJEC
UCI
NY
EXPL
Co
OTACI m u n i c a c
in
N

Niveles
Niveles de
de Gestin
Gestin
El nivel de gestin es la estructura organizativa y jurdica
que regir el funcionamiento formal del proyecto.
El nivel de gestin tambin se relaciona con definir si el
proyecto se realizar desde la administracin pblica,
iniciativa privada, asociaciones civiles, organizaciones,
fundaciones, o sectores comunitarios, modelos mixtos o
compartidos.
Marisa de Len

Modelos
Modelos de
de Produccin
Produccin
Podemos identificar varios modelos de produccin, que responden a diferentes
necesidades, intereses y capacidades.

Amateur: aficionados y de la comunidad; depende de voluntarios, y no de la taquilla. Este

modelo responde a la carencia de infraestructura que permita la profesionalizacin ntegra de
quienes se interesan en las artes escnicas.
Escolar: programas escolares y temarios clsicos.

Experimental: bsqueda de nuevas formas de expresin y organizacin tendientes a la

innovacin.

Independiente: autogestivo y autofinanciable; generalmente posee un discurso propio;

pretende sensibilizar al pblico para que tome conciencia. Realza el nivel artstico.

Callejero: es un trmino genrico para todas las formas de actuacin que se desarrollan
fuera de los foros; est dirigido a un pblico que comnmente no asiste a los espectculos y
que transita en las calles y plazas.
Marisa de Len

Modelos
Modelos de
de Produccin
Produccin

De cmara: reduce los formatos de expresin, el nmero de

Universitario: recintos universitarios; es realizado por estudiantes y profesionales. Tienen modelos

ejecutantes y de espectadores.

de produccin muy establecidos.

Oficial: responde a polticas culturales y cuenta con patrocinio institucional.

Comercial: el valor de la produccin est determinada por el dinero, y no por el valor artstico.

Profesional: Todos aquellos creadores, ejecutantes e intrpretes (autores,

actores, actrices, directores, diseadores, msicos, cantantes, coregrafos,
bailarines), que viven de su profesin y trabajan por proyecto.

Marisa de Len

Definicin
Definicin de
de MISIN
MISIN
Es la expresin conceptual de lo que es y hace una organizacin. Es la exposicin
clara y especfica con un mensaje conciso, directo y convincente que resume la
razn de ser y los distintivos principales de un grupo, institucin y/o proyecto y su
compromiso social.
Sintetiza y comunica el sentido, la naturaleza, la filosofa, el espritu, los valores, la
dimensin social, el alcance y la perspectiva de impacto del proyecto.
Responde a las preguntas Quines somos; Qu hacemos; Porqu; Para qu;
Para quines y Cmo?

La Misin ES EL PROPSITO
Marisa de Len

Definicin
Definicin de
de VISIN
VISIN
La visin es la capacidad de ver ms all, en tiempo y espacio, y por encima de los
dems,, ver con ojos de la imaginacin, el resultado final que se pretende
alcanzar.
Es la visualizacin del proyecto de la organizacin en un perodo de al menos 5
aos. Explica la importancia de realizar el proyecto desde la misin de la
organizacin gestora y sus valores.
Responde a las preguntas: De dnde venimos y Hacia dnde vamos?

La Visin ES LA INTENCIN
Marisa de Len

Dimensin
Dimensin del
del Proyecto
Proyecto

OBJETIVOS

Descripcin de los logros o finalidades generales y especficas que se

pretenden alcanzar con el desarrollo del proyecto a corto, mediano y largo
plazo. Establecen los lineamientos y parmetros que regirn las acciones a
seguir. Ayudan a determinar el tipo y el nmero de las actividades que debern
llevarse a cabo.

METAS

Productos concretos que se obtendrn durante y al finalizar el proyecto. Las

metas son la precisin cuantitativa de las actividades, acciones o productos
resultantes del proyecto.
Las metas deben ser cuantificables y los productos cualificables.
Se expresan en nmeros, cantidades y/o porcentajes.

Marisa de Len

Valor
Valor artstico
artstico
Contar con los equipos artstico y creativo concebidos y
seleccionados

para

el

proyecto,

conociendo

su

disponibilidad y condiciones para trabajar.

Tambin se refiere a la originalidad y caractersticas
estticas particulares del proyecto.
Marisa de Len

Valor
Valor contextual
contextual
Est relacionado con el contexto general y particular del
proyecto, as como con las circunstancias para su
realizacin (festival, homenaje, comisin, conmemoracin
de fecha, aniversario del foro).

Marisa de Len

Destinatarios
Destinatarios
Es muy importante ubicar el proyecto en trminos del sector social al que est
dirigido, y definir el perfil del pblico al que interesa captar: pblico infantil, de la
tercera edad, jvenes universitarios, etctera.
Es importante considerar las variables demogrficas (gnero, edad, tamao de
la familia, religin, raza, estado civil, nivel de educacin y nivel de ingresos); las
variables geogrficas (el barrio o colonia, la localidad o estado, la ciudad, la
regin y el pas) y las variables psicogrficas (el estrato, clase social, hbitos y
estilo de vida, intereses, consumo de medios, opiniones y actividades).
Se relaciona directamente con los estudios de pblico.
Marisa de Len

Jueves
Jueves 29
29 de
de septiembre
septiembre

Financiamiento
Financiamiento yy
Administracin
Administracin

Marisa de Len

Fuentes
Fuentes de
de financiamiento
financiamiento
Las estrategias que se utilizarn para obtener los recursos econmicos necesarios dependen
de la naturaleza del proyecto. Es posible que confluyan varias de las estrategias y fuentes de
financiamiento que se puedan implementar, lo importante es que ninguna de ellas distorsione
o condicione el contenido, orientacin, calidad esttica o futuro del proyecto. Generar
ingresos supone un permanente ejercicio de imaginacin.
Conviene sealar que el trabajo del productor ejecutivo no implica necesariamente allegar
recursos econmicos para el proyecto, sino cuidarlos y administrarlos para que sean
utilizados de la mejor manera y de acuerdo con lo presupuestado.
Se conocen cuatro tipos fundamentales de procedencia de ingresos: directa, indirecta,
interna y externa, sin embargo, en cada una de ellas pueden intervenir uno o varios de los
agentes, tales como el gobierno federal, los gobiernos estatales y municipales, los
fideicomisos, fundaciones y asociaciones filantrpicas, adems de la sociedad civil en
general, colectivos, universidades, asociaciones civiles, empresas y negocios.
Marisa de Len

REVISIN
REVISIN DE
DE INGRESOS
INGRESOS
Directa

Presupuesto propio inicial, fondo comn, aportaciones individuales

Indirecta

Subsidio o subvenciones pblicas y privadas

Establecen un monto de recursos econmicos que se asignan permanente o
peridicamente a un organismo, institucin, grupo o compaa para financiar
sus programas, proyectos y operacin cotidiana.
Donativos y Becas
Solicitudes directas a fundaciones, organizaciones e instituciones;
importante conocer las fechas de las convocatorias y asegurarse de cumplir
con todos los requisitos de las bases.
Aportaciones
Materiales, bienes o servicios, en dinero o en especie: materias primas,
promocin, impresos, transportes, vestuarios, pintura, etc.

Marisa de Len

Mecenazgo, filantropa o altruismo

Apoyo desinteresado a proyectos no lucrativos. Debido a la
globalizacin, esta modalidad suele trascender las fronteras
nacionales y establece relacin con organismos y fundaciones
internacionales.
Prstamos

Bancos, empresas, familiares, etc. Cuidar las condiciones, fechas

lmite, intereses, etc.

Patrocinios

Negociacin de apoyos econmicos con empresas pblicas o

privadas a cambio de beneficios previamente convenidos a travs de
publicidad, promocin de su imagen o productos.

Coproduccin
Marisa de Len

Produccin en comn, donde dos o ms fuentes financieras

invierten su capital (dinero, bienes o servicios) para financiar un
evento, donde la responsabilidad y el riesgo son compartidos.

Interna

Comercializacin de servicios
Cursos, talleres, libros, discos, publicidad.
Alquiler
Equipos propios, catlogo o lista de existencia: sonido, iluminacin,
vestuario, props.
Venta de productos promocionales
Merchandising o souvenir: figuras, postales, pins, camisetas, calcomanas,
bolgrafos, tazas, vasos, etctera.
Organizacin de eventos especiales
Fiestas, convivios, rifas, bailes, sorteos, ventas de garaje, club de amigos.

Externa

Venta de publicidad. En espacios destinados para insertar logotipos en el

programa de mano, exhibicin de publicidad y/o productos.
Preventa de funciones
Pago por adelantado o un porcentaje.

Preventa de boletos
Anticipada y con descuentos de preventa.
Marisa de Len

Taquilla
Venta de boletos en ventanilla y/o agencias alternativas de venta.

Procuracin
Procuracin de
de Fondos
Fondos

Marisa de Len

1.

Elaboracin o revisin del documento de presentacin del proyecto

2.

Clarificar qu se necesita y a quin se le solicitar

3.

Definicin de propuestas para donantes

4.

Investigacin sobre posibles donantes y fuentes de financiamiento

5.

Desarrollo de contactos, relaciones y citas

6.

Elaboracin del plan de obtencin de fondos

7.

Aprobacin o rechazo a solicitudes

8.

Agradecimiento y seguimiento

9.

Cumplimiento de compromisos adquiridos

10.

Evaluacin y documentacin

Montos de participacin
De $

Plan

Paquete

1,000.00 a $ 5,500.00

De $ 6,000.00 a $ 10,000.00

A+B

De $15,000.00 a $20,000.00

A+B +C

De $25,000.00 a $35,000.00

A+B +C +D

De $36,000.00 a $50,000.00

A+B +C +D +E

Ms de $50,000.00

A) Recibo deducible de impuestos del ISR por el 100%

del monto de participacin
+ Logotipo en el programa de mano del evento
+ Invitacin al estreno del evento
+ 2 boletos de cortesa para cualquier funcin

Planes
Planes para
para
Patrocinadores
Patrocinadores
C) Paquete de libros y discos
+ 6 boletos de cortesa
D) Programa de lujo
+ Inclusin en el pendn con todos
los patrocinadores
+ 8 boletos de cortesa
E) Cena privada con los artistas
participantes en el evento
+ Foto con el artista o elenco
+ Regalo autografiado por el artista
+ 10 boletos de cortesa

F) Una funcin privada

B) Logotipo en el programa general de actividades (especificar tiraje)
+ Logotipo o mencin en la pgina de internet del grupo o foro
+ Crdito en todos los impresos que se realicen (cartel, postal, volante, etc.)
+ 4 boletos de cortesa para cualquier funcin
Marisa de Len

Posibles
Posibles Gastos
Gastos de
de Produccin
Produccin
CONTRATACIONES

ALQUILERES

COMPRAS

REALIZACIONES

PERSONAL

OPERACIN

GESTIN

INVESTIGACIN

PROMOCIN

Creativo

Papelera

Derechos de autor

Documentacin

Publicidad

Artstico

Fotocopias

Permisos

Traduccin

Marketing

Administrativo

Telfono

Impuestos

Fotografa

Taquillas

Apoyo

Correo

Informtica

Diseos

Prensa

Tcnico

Mensajera

Reparaciones

Maquetas

Folletos

Eventual

Alquileres

Locales

Muestrarios

Posters

Mano de obra

Electricidad

Sala

Programas

Horas extra

Agua

Boletaje

Impresos

Gas

Seguros

Inserciones

Archivos

Mantenimiento

Distribucin

Perecederos

Catering

Souvenirs

Marisa de Len

Posibles
Posibles Gastos
Gastos de
de Produccin
Produccin
CONTRATACIONES

ALQUILERES

COMPRAS

REALIZACIONES

CONSTRUCCIN

SONIDO

ILUMINACIN

VARIOS

GIRAS

Maqueta

Equipos

Focos

Imprevistos

Embalaje

Escenografa

Cintas

Filtros o micas

Estibadores

Viticos

Utilera

Grabaciones

Lmparas

Propinas

Hospedaje

Vestuario

Efectos

Cadenas

Herrajes

Seguros

Tintorera

Estudio

Cables

Mudanzas

Transporte

Maquillaje

Edicin

Gobos

Visas

Peluquera

Instrumentos

Efectos

Exceso de

Zapatera

carga

Accesorios
Efectos especiales
Marisa de Len

Presupuesto
Presupuesto de
de Produccin
Produccin
PARTIDA

CONCEPTO

TOTAL

Planeacin, Gestin y
Administracin

Oficina
Papelera
Fotocopias
Paquetera

$
$
$
$

Ensayos

Sustitutos

$ 5,000.00

Honorarios

Equipo artstico
Creativo
Administrativo
Tcnico
Asistentes

$
$
$
$
$

$ 87,000.00

$
$
$
$
$

$ 60,000.00

Diseo
Renta
Escenografa ($20,000.00)
Realizacin
Utilera ($4,000.00)
Compras
Vestuario (25,000.00)
Luces y Sonido ($11,000.00) Mantenimiento

Realizacin

Marisa de Len

IMPORTE

$ 20,000.00

PARTIDA
Difusin

IMPORTE

TOTAL

Diseo grfico
Impresos (affiche,
postal,
Programa de mano
Fotografa
Inserciones en prensa
Distribucin
Reforzamiento

$
$
$
$
$
$
$

$ 40,000.00

Temporada

Nmina
Operacin
Publicidad

$
$
$

$ 45,000.00

Gira

Embalaje
Seguros
Transportes
Hospedaje
Viticos

$
$
$
$
$

$ 15,000.00

Posproduccin

Limpieza
Resguardo
Dossier

$
$
$

$ 5,000.00

Varios

Contingencias

$ 23,000.00

$ 300,000.00

TOTAL (+ % IVA)
Marisa de Len

CONCEPTO

Esquema
Esquema de
de viabilidad
viabilidad

Marisa de Len

INGRESOS ESTIMADOS:
A
Porcentaje de
aforo
del recinto

B
Aforo del
recinto
Nm. Butacas

100

400

30,000.00

9,000.00

21,000.00

$ 420,000.00

90

360

27,000.00

8,100.00

18,900.00

$ 378,000.00

80

320

24,000.00

7,200.00

16,800.00

$ 336,000.00

72

288

21,600.00

6,480.00

15,120.00

$ 302,400.00

70

280

21,000.00

6,300.00

14,700.00

$ 294,000.00

60

240

18,000.00

5,400.00

12,600.00

$ 252,000.00

50

200

15,000.00

4,500.00

10,500.00

$ 210,000.00

40

160

12,000.00

3,600.00

8,400.00

$ 168,000.00

30

120

9,000.00

2,700.00

6,300.00

$ 126,000.00

24

96

7,200.00

2,160.00

5,040.00

$ 100,800.00

20

80

6,000.00

1,800.00

4,200.00

84,000.00

10

40

3,000.00

900.00

2,100.00

42,000.00

Frmulas

(Regla de 3)

C
Precio boleto
Ingreso Bruto
$ 75.00

(B x 75)

D
Impuestos
Aplicables
30 %

(C x 30%)

E
Ingreso
Neto X funcin

(C-D)

F
Ingreso Neto
Temporada
X 20 FUN

( E x 20 )

Viernes
Viernes 30
30 de
de septiembre
septiembre

Estructura
Estructura de
de la
la
Organizacin
Organizacin

Marisa de Len

Equipos
Equipos de
de trabajo
trabajo
Grupo organizado de personas con habilidades, conocimientos,
experiencias y caractersticas particulares y diferentes, que
contribuyen conjunta y coordinadamente al logro de un objetivo
compartido.
Centro de Liderazgo Universidad
Adolfo Ibaez

Marisa de Len

DIRECTOR
ARTSTICO

PRODUCTOR
COORDINADOR-GERENTE
DE PRODUCCIN

PROCURADOR DE
FONDOS

EQUIPO ARTSTICO

ORGANIGRAMA DE
PRODUCCIN

EQUIPO CREATIVO

PRODUCTOR
EJECUTIVO
Diseo de escenografa

Elenco

Diseo de utilera

Cantantes

Diseo de iluminacin

Orquesta

Diseo de vestuario

Bailarines

Msica

Asistentes
Aprendices
Voluntarios

Coreografa
Difusin y Rel. Pblicas

EQUIPO TCNICO DEL

TEATRO

EQUIPO DE
REALIZACIN
Sonido
Coordinador teatro

Carpintera
Herrera

Construccin
Pintura escnica

Jefe de foro

Accesorios

Tcnicos

Costura

Maquillaje
Efectos especiales

Marisa de Len

Iluminacin

Sonido

Tramoya

Traspunte

EQUIPO
EQUIPO DE
DE PRODUCCIN
PRODUCCIN
Productor
Es el responsable del financiamiento del espectculo.
Selecciona la obra, nombra al director, plantea una
serie de premisas del proyecto y gestiona el teatro,
adems de estar presente en las decisiones
fundamentales del proyecto. Por lo general es una
institucin o empresa cultural.
Marisa de Len

Coordinador de produccin
Planea y disea el proceso de produccin, en tiempo,
espacio y acciones. Se encarga, en la prctica, de la
organizacin humana, tcnica y administrativa del
proyecto a partir de la sistematizacin de cada etapa
del proceso y por departamento (escenografa,
iluminacin, vestuario, utilera, etctera).

Marisa de Len

Gerente de produccin
Administra el dinero, contrata al elenco, a los equipos
artstico y creativo, y al personal de apoyo. En
ocasiones se ocupa de la promocin publicitaria de la
obra, junto con el responsable de difusin y de
relaciones pblicas. Tambin llega a gestionar las giras.

Marisa de Len

Productor ejecutivo
Literalmente ejecuta la produccin, respetando los
criterios artsticos y estticos determinados por el
director, el escengrafo y el equipo creativo. Coordina
las actividades de los equipos de trabajo (creativo,
artstico y tcnico); ayuda a resolver las necesidades
administrativas, tcnicas, logsticas y operativas.
Marisa de Len

Perfiles
Perfiles del
del productor
productor
Productor
Productor
Productor
Productor
Productor

Marisa de Len

administrativo
tcnico
artstico
ejecutivo
curador

Actividades
Actividades por
por equipo
equipo
Importancia de definir las actividades de cada equipo en cada etapa del proceso.
Constante problemtica en la autogestin.
REA

Marisa de Len

Direccin
Artstica

PREPRODUCCIN

Selecciona la obra
Convoca equipos de
trabajo
Propone proyecto
Encarga diseos a
creativos
Audicin equipo artstico
Recibe y selecciona
propuestas de
diseadores
Decide reparto
Define proyecto
Analiza con produccin las
necesidades y estrategias
del proyecto

ENSAYOS,
REALIZACIN Y
PRODUCCIN

Supervisin general
Dirige ensayos con
equipo artstico
Reuniones con creativos
Consultas con
produccin y con difusin
Ensayos tcnicos
Ensayos generales

COMERCIALIZACIN

Atiende estreno
Notas de direccin
Asigna tareas a
tcnicos y asistente
durante temporada
Mantiene calidad
artstica
Entrevistas de prensa
Seguimiento de
temporada y
compromisos con
patrocinadores

POSPRODUCCIN

Entrega carpeta con copias de

materiales y musicales y
textos
Asiste a desmontaje
Elabora informe
Asiste a evaluacin

REA

Escenografa
y utilera

Marisa de Len

Iluminacin
Audio
Vestuario
etc. etc.

PREPRODUCCIN
Reuniones con
director y productor,
iluminacin y
vestuario
Firma contrato
Investiga sobre la
obra
Analiza informacin
del teatro
Prepara diseos y
bocetos
Presenta maqueta
Presenta
presupuesto
Consigue
realizadores
Hace propuestas
para gira

ENSAYOS,
REALIZACIN Y
PRODUCCIN
Presenta proyecto a
toda la compaa
Asiste a ensayos
Supervisa
realizacin en
talleres
Seleccin de
mobiliario y
materiales y
accesorios (compra,
construccin, renta)
Entrega inventario y
libreto tcnico
Asiste y supervisa
montaje, ensayos
tcnicos y generales
Confirma ajustes
Atiende sesin
fotogrfica

COMERCIALIZACIN

POSPRODUCCIN

Atiende estreno
Realiza ajustes
Define a tcnicos
tareas en temporada
Mantenimiento esttico,
acabados y retoques a
escenografa y utilera

Atiende desmontaje
Supervisa entrega,
devolucin embalaje y
almacenamiento de
materiales y
elementos de utilera y
escenogrficos
Entrega instalaciones
Confirma inventario
Elabora informe
Atiende evaluacin

Plan
Plan de
de trabajo
trabajo
Una vez definidas los objetivos, actividades y tareas que cada equipo de trabajo y
persona debe realizar, procede asignar los tiempos y las estrategias de trabajo.
Conviene preguntarnos Cundo? y Cmo?. De esta forma podremos ordenar en el
tiempo las actividades, evaluando su cumplimiento o posibles ajustes.
El plan de trabajo explica la forma en que se organizan, suceden, complementan y
coordinan las diferentes tareas.
Es un instrumento (herramienta) de planificacin y gestin que proporciona las
condiciones para planificar el trabajo, y es la gua para llevar a cabo ese trabajo
durante el periodo en cuestin.
El plan de trabajo sirve como gua de las acciones a emprender para alcanzar los
Marisa de Len

objetivos y para justificar las acciones.

Plan
Plan de
de trabajo
trabajo
Acciones

Marisa de Len

Actividad

Tarea

Inicia

Finaliza

Responsable

Cronograma
Cronograma
Es un instrumento muy til para planear y dar seguimiento a las actividades
que se requieren para realizar el proyecto.
Es una matriz de doble entrada en donde se identifican las actividades y su
realizacin ordenada en el tiempo.
Permite visualizar en un solo documento las actividades a desarrollar, los
tiempos destinados, y a los responsables de realizar cada una.
Las actividades se ordenan y distribuyen cronolgicamente segn la duracin
de cada una de ellas y segn su ubicacin lgica a lo largo del proyecto.
A partir de un cronograma es factible determinar la aplicacin de los recursos
necesarios para llevar a cabo cada actividad.
Marisa de Len

Cronograma
Cronograma

Diagrama de Gantt
MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

Actividades
1

Integrar proyecto
Gestiones
Reuniones creativos
Presupuesto
Ensayos
Procuracin Fondos
Diseos
Realizacin
Entrega Produccin
Difusin
Montaje
Marisa de Len

Estreno
Temporada
Desmontaje
Informe

Calendarios
Calendarios agendas.
agendas.
LUNES
MARZO

MARTES

17

MARZO

18

MIRCOLES
MARZO

19

JUEVES
MARZO

VIERNES

20

MARZO

SBADO

21

MARZO

DOMINGO

22

MARZO

23

Reunin de director
con productor y
productor ejecutivo
(prevenir proyecto)

Reunin director
con productor
ejecutivo

Reunin director
Equipo creativo y
artstico
(prevenir libretos)

Reuniones
individuales
con el productor
ejecutivo

Reuniones
individuales
con el productor
ejecutivo
Elaboracin de
contratos

Elaboracin de
contratos y
buscar
lugar de ensayos

Elaboracin de
contratos y
buscar
lugar de
ensayos

MARZO

MARZO

MARZO

MARZO

MARZO

MARZO

MARZO

24

25

26

Reunin director y
productor
con diseadores
elaboracin diseos

Reunin director y
productor
con diseadores
elaboracin diseos

Reunin productor
con diseadores
Firma de contratos

Obtencin de
permisos
y registros
elabora
presupuestos

MARZO

ABRIL

ABRIL

ABRIL

31

27

Obtencin de
permisos
y registros
elabora
presupuestos
3

ABRIL

Ajustes a diseos
Cotizaciones

Ajustes a diseos
Cotizaciones

Ensayo
Primera lectura
director, elenco,
asistentes
Tomar medidas de
vestuario al elenco

Ensayo
Aprobacin de
diseos y
Firma de
contratos

Ensayo
Comienza
Carpintera y
sastre
Propuesta de
msica

ABRIL

ABRIL

ABRIL

ABRIL

ABRIL

Marisa de Len

28

10

29

Acondicionar
lugar ensayos
proporcionar
mapas de
ubicacin
4

ABRIL

Elaborar
directorios
Acondicionar
lugar ensayos

Reunin con el
equipo de
relaciones
pblicas

11

ABRIL

30

12

ABRIL

ETC...

ABRIL

13

Etapas
Etapas del
del proceso
proceso
PREPRODUCCIN
Inicio del proyecto hasta la entrada al foro
(planeacin, ensayos y realizacin)

PRODUCCIN
Montaje, ensayos tcnicos y generales

COMERCIALIZACIN
Estreno y temporada

POSPRODUCCIN
Marisa de Len

Desmontaje, cierre administrativo y operativo, y evaluacin

Actividades del Productor

Marisa de Len

PREPRODUCCIN
PREPRODUCCIN

Reunin con convocante

Prepara, rene y organiza la informacin del proyecto
Gestiona fuentes de financiamiento
Coordina reuniones con director, creativos, patrocinadores y/o coproductores, teatro
Consulta con diseadores
Disea la produccin
Administra los recursos
Adapta formatos
Solicita presupuestos
Cotiza elementos escnicos: materiales y realizacin
Concreta presupuesto
Realiza anlisis y esquema de viabilidad
Investiga aspectos legales, gestiona y solicita permisos y registros
Elaboracin y firma de contratos
Gestiona y acondiciona lugar para ensayos
Fotocopia libretos, partituras, planos, documentos.
Prepara ficha tcnica
Gestiona teatro
Consigue ficha de foro y planos
Previene giras
Administra la contabilidad
Supervisa todos los departamentos segn ruta crtica, presupuesto y calidad
Seguimiento de acuerdos
Inicia proceso de evaluacin

ENSAYOS
ENSAYOS
REALIZACIN
REALIZACINYYPRODUCCIN
PRODUCCIN

Marisa de Len

Apoya desarrollo de las audiciones

Prepara elementos sustitutivos para ensayos
Supervisa el trabajo en los talleres (construccin y realizacin)
Consigue materiales y elementos de la produccin (compra, renta, prstamo)
Organiza embalaje y transporte al teatro
Previene y coordina montaje y temporada
Confirma teatro y personal tcnico
Inventarios definitivos
Recepcin de toda la produccin
Prepara y entrega libro tcnico
Previene alimentos, catering y botiqun
Asigna camerinos
Distribuye invitaciones al estreno
Coordina y supervisa proceso de montaje
Confirma posicin y funcionamiento de todo
Asiste y facilita ensayos tcnicos y generales
Confirma ajustes del director por rea
Apoya sesin fotogrfica
Ubica lugar de resguardo
Supervisa difusin
Seguimiento a patrocinadores
Prepara ficha tcnica para gira y comunicacin formal con otros presentadores
Inicia cierre administrativo

TEMPORADA
TEMPORADA YYCOMERCIALIZACIN
COMERCIALIZACIN
Atiende el estreno
Asegura asientos a patrocinadores e invitados especiales
Supervisa coctel
Asigna tareas al asistente
Cuidado esttico y mantenimiento de la produccin
Supervisa gastos de operacin
Controla ingresos de taquilla y reportes de asistencia
Seguimiento a la difusin
Previene develacin de placa
Previene continuidad de temporada
Cumple compromisos con patrocinadores
Contina cierre administrativo, comprobacin de gastos y contabilidad
Realiza giras
Marisa de Len

POSPRODUCCIN
POSPRODUCCIN

Previene devolucin de rentas y prstamos

Organiza embalaje y transporte
Previene lugar de almacenamiento
Coteja y cierra inventarios
Organiza y coordina desmontaje
Organiza venta de foro y salida de todo
Entrega equipos e instalaciones

Cierre final de cuentas en banco, ingresos, gastos y comprobaciones

Balance financiero
Rene materiales de todas las reas
Organiza archivo
Coordina evaluacin
Redacta y presenta informe general
Arma dossier, carpeta de prensa
Enva cartas de agradecimiento
Solicita carta de finiquito de responsabilidades administrativas
Marisa de Len

Evaluacin
Evaluacin
La evaluacin es un proceso sistemtico mediante el cual se
obtiene la informacin necesaria sobre los resultados,
previstos o no, y el funcionamiento de un proyecto cultural
para saber en qu medida se logran los objetivos y se
desarrolla la produccin, y poder tomar as las decisiones
oportunas para reconducir dicho proyecto mediante la
modificacin de cualquiera de sus aspectos.
Para realizar una evaluacin es necesario establecer
criterios, instrumentos, parmetros e indicadores como
herramientas para orientar el proceso.
Es importante definir qu se evala, por qu, para qu,
quin y a quin o qu, cundo y cmo.
Marisa de Len

David Rosell

Sbado
Sbado 1
1 de
de octubre
octubre

Introduccin
Introduccin aa la
la
organizacin
organizacin de
de
Giras
Giras Artsticas
Artsticas

Marisa de Len

Tipos
Tipos de
de gira
gira
Invitacin
Programas institucionales
Promocionales
Residencias artsticas
Proyectos acadmicos
Intercambios
Contexto histrico, poltico, social, cultural, econmico, comunitario, geogrfico
Marisa de Len

UNA GIRA SIEMPRE ES UN VIAJE

Planeacin
Planeacin
CONOCER
CONOCER

DEFINIR
DEFINIR

GESTIONAR
GESTIONAR

TRAMITAR
TRAMITAR

-- Condiciones
Condicionesgenerales
generalesde
delalagira
gira(fechas,
(fechas,lugares,
lugares,honorarios)
honorarios)
-- Necesidades
Necesidadestcnicas
tcnicasyyoperativas
operativasdel
delgrupo
grupoartstico
artstico
-- Caractersticas
Caractersticasde
delas
laspresentaciones
presentacionesyyactividades
actividadescomplementarias
complementarias
-- Caractersticas
Caractersticasgenerales
generalesyycondiciones
condicionestcnicas
tcnicasde
delos
losespacios
espacios
-- Intercambiar
Intercambiarlalainformacin
informacinpara
paraajustar
ajustarlolonecesario
necesario
-- Firma
Firmade
decontratos
contratos
-- Visas,
Visas,pasaportes,
pasaportes,permisos,
permisos,registros
registros
-- Traslados
Trasladosyytransportes
transportes
-- Logstica
Logsticageneral
generalyyespecfica
especficapor
porsede:
sede:hoteles,
hoteles,alimentos,
alimentos,foros
foros
-- Programas
Programasyyagendas
agendasde
detrabajo
trabajo
Marisa de Len

-- Mecanismos
Mecanismosyyestrategias
estrategiasde
dedifusin
difusin

COORDINAR
COORDINAR

Negociar
Negociar con
con el
el presentador
presentador
Definir
- Las condiciones financieras
- La forma y los mecanismos de cada una de las transacciones
- Fechas y la forma de pago
- Necesidades de operaciones bancarias o en casas de cambio
Procurar
- Que el pago de hoteles, transportes y alimentos los cubra el presentador
- Puntualidad en las operaciones financieras.
- Registrar cada movimiento financiero, respaldado por recibos, facturas y
comprobantes.
- Demostrar al presentador claridad y transparencia en todas las operaciones.
Marisa de Len

 Quin
Quin paga
paga qu,
qu, cundo
cundo yy cmo
cmo ??
Gastos previos

Gastos de viaje

Gastos de operacin

Material promocional
Comunicaciones
Envos de paquetera
Compra de materiales
Pasaportes y visas
Seguros
Elementos sustitutos
Embalaje
Agencia aduanal
Envos de carga
Trmites

Honorarios
Traslados
Exceso de equipaje
Hospedaje
Alimentacin

Estibadores
Taxis
Propinas
Emergencias mdicas
Lavandera
Tintorera
Consumibles

Marisa de Len

Documentos
Documentos de
de trabajo
trabajo
Invitacin
Invitacinoocarta
cartacompromiso:
compromiso:documento
documentoformal
formalde
deinters
intersen
enpresentar
presentaralalgrupo
grupocon
con
puntos
puntosde
deacuerdo
acuerdoyycondiciones
condicionesgenerales.
generales.
Directorio
Directoriode
decontactos:
contactos:Presentador,
Presentador,director
directorartstico,
artstico,coordinador
coordinadortcnico
tcnicoyyde
de
produccin,
produccin,responsables
responsablesde
dedifusin,
difusin,relaciones
relacionespblicas,
pblicas,finanzas
finanzasyyjurdico.
jurdico.
Fichas
Fichasyyplanos
planostcnicos:
tcnicos:Capacidad
Capacidaddel
delauditorio,
auditorio,caractersticas
caractersticasdel
delforo,
foro,planos
planosaa
escala
escaladel
delescenario,
escenario,parrilla,
parrilla,iluminacin,
iluminacin,audio,
audio,backline,
backline,lista
listade
decanales,
canales,personal
personaltcnico.
tcnico.
Transportacin:
Transportacin:Caractersticas
Caractersticasyydimensiones
dimensionesdel
del transporte
transporterequerido
requeridopara
paralalacompaa
compaa
yylalacarga.
carga.
Hospedaje:
Hospedaje:Cantidad
Cantidadyydistribucin
distribucinde
delas
lashabitaciones
habitacionesrequeridas
requeridas(rooming
(roominglist).
list).
Marisa de Len

Documentos
Documentos de
de trabajo
trabajo
Aspectos
Aspectoslegales:
legales:Contrato,
Contrato,Visas,
Visas,licencias,
licencias,permisos
permisosyyautorizaciones
autorizacionesnecesarias,
necesarias,
seguros,
seguros,fianzas.
fianzas.
Comunicaciones:
Comunicaciones:Polticas
Polticasyyestrategias.
estrategias.Registros.
Registros.
Autorizaciones
Autorizacionespara
paragrabar
grabaren
envideo,
video,TV,
TV,radio,
radio,fotografas
fotografasyyentrevistas.
entrevistas.
Evaluacin
Evaluacineeinforme:
informe:Cumplimiento
Cumplimientode
deobjetivos,
objetivos,metas
metasyyresultados.
resultados.Indicadores.
Indicadores.
Bitcora
Bitcorade
deviaje:
viaje:Registro
Registrodetallado
detalladode
detodos
todoslos
losacontecimientos
acontecimientosde
delalagira
gira(fotos
(fotosyy
video).
video).

Marisa de Len

Informacin
Informacin del
del grupo
grupo
Nombre
Nombredel
delgrupo
grupooo compaa:
compaa:
Pas:
Pas:
Disciplina
Disciplinaartstica:
artstica:
Idiomas
Idiomasque
quehabla
hablalalacompaa:
compaa:
Contactos:
Contactos:Gerente
Gerentede
degira/produccin,
gira/produccin,Stage
Stagemanager,
manager,Director
Directortcnico,
tcnico,Director
Directorartstico,
artstico,
Relaciones
Relacionespblicas,
pblicas,Administrador.
Administrador.
Personal:
Personal:Cantidad
Cantidadde
dedirectores,
directores,actores,
actores,bailarines,
bailarines,msicos,
msicos,cantantes
cantantesyytcnicos
tcnicosque
queviajan.
viajan.
Nombre
Nombrecompleto,
completo,actividad,
actividad,nacionalidad,
nacionalidad,fecha
fechade
denacimiento,
nacimiento,pasaporte,
pasaporte,fecha
fechade
deexpiracin,
expiracin,
pas,
pas,tipo
tipode
desangre,
sangre,medicamentos,
medicamentos,alergias,
alergias,datos
datosdel
delseguro
seguromdico,
mdico,fumadores,
fumadores,alimentacin
alimentacin
especial
especial(vegetarianos).
(vegetarianos).
Hospedaje:
Hospedaje:Cantidad
Cantidadde
dehabitaciones
habitacionessencillas,
sencillas,dobles
doblesy/o
y/otriples
triplesrequeridas.
requeridas.Anexar
Anexarreparto
reparto
(Rooming
(RoomingList)
List)
Fee
Fee/ /Cashe
Cashe: :Costo,
Costo,paquetes,
paquetes,forma
formade
depago
pagode
dehonorarios
honorariosyyviticos
viticosoodietas
dietas(per
(perdiem)
diem)
Marisa de Len

Informacin
Informacin del
del espectculo
espectculo
Nombre:
Nombre:
Disciplina
Disciplina yygnero
gnero::
Duracin
Duracintotal:
total: Nmero
Nmerode
deactos,
actos,duracin
duracinde
decada
cadauno.
uno.Nmero
Nmerode
deintermedios
intermediosyyduracin.
duracin.
Descripcin
Descripcindel
delespectculo:
espectculo:
Descripcin
Descripcinde
delas
lasactividades
actividadescomplementarias:
complementarias:tcnicas
tcnicasyyde
deespacio,
espacio,cantidad
cantidadmnima
mnimayy
mxima
mximade
departicipantes,
participantes,tiempos
tiemposde
deduracin.
duracin.
Ficha
Fichatcnica
tcnicadel
delespectculo:
espectculo:Requerimientos
Requerimientosde
deespacio,
espacio,tcnicos,
tcnicos,de
depersonal,
personal,operativos
operativosyy
logsticos.
logsticos.
Catering:
Catering:en
encamerinos
camerinospara
paramontaje,
montaje,funciones
funcionesyyactividades
actividadescomplementarias.
complementarias.
Carga
Carga::Cantidad
Cantidadyydescripcin
descripcinde
decada
cadapieza
piezaoobulto
bulto incluyendo
incluyendoequipaje
equipajepersonal
personalyycarry-on
carry-on
(contenido
(contenidoyyaspecto,
aspecto,peso,
peso,dimensiones,
dimensiones,volumen
volumentotal
totalcalculado,
calculado,valor
valorestimado
estimadode
delalacarga
cargayy
de
decada
cadapieza.
pieza.

Marisa de Len

Informacin
Informacin del
del espectculo
espectculo
Inventario:
Inventario:Relacin
Relacinde
delos
losequipos,
equipos,utilera
utilera(props),
(props),elementos
elementosescenogrficos
escenogrficoseeinstrumentos
instrumentos
que
queviajan
viajancon
conlalacompaa
compaa
Material
Materialpromocional:
promocional:Carpeta
Carpetadel
delgrupo
grupooodossier,
dossier,historia
historiadel
delgrupo
grupopresentaciones,
presentaciones,giras,
giras,
premios,
premios,reconocimientos,
reconocimientos,currcula,
currcula,semblanzas
semblanzasindividuales,
individuales,fotografas
fotografasrecientes
recientesde
delos
los
participantes
participantesyydel
delespectculo,
espectculo,videos,
videos,repertorio,
repertorio,discografa,
discografa,crticas,
crticas,entrevistas,
entrevistas,extractos
extractosyy
boletn
boletnde
deprensa,
prensa,discos,
discos,posters,
posters,folletos,
folletos,souvenirs,
souvenirs,etc.
etc.
Programa
Programade
demano
mano::Imagen,
Imagen,tipografa,
tipografa,notas,
notas,crditos,
crditos,agradecimientos,
agradecimientos,logotipos,
logotipos,etc.
etc.
Marisa de Len

Documentos
Documentos del
del Grupo
Grupo
Material
Carpeta del grupo
Videos, discos
Material promocional
Copia de pasaportes
Contrato o convenio
Factura
Hospedaje (rooming)
Cuestionarios
Ficha Tcnica
Plano de escenario
Plano de iluminacin
Descripcin carga
Inventarios
Camerinos
Marisa de Len

Catering

Fecha de
solicitud

Fecha de
envo

Medio

Acuse

Notas

Inventarios
Inventarios del
del grupo
grupo
Cantida
d

Marisa de Len

Elemento

Descripci
n

Peso

Medida
s

Volumen

Valor

Directorios
Directorios

CONTACTO
DIRECCIN

TELFONOS
E MAIL

ORGANIZACIN

PRODUCCIN Y LOGSTICA

PRESENTADORES
COORDINADORES

HOTELES

ESCORTS / EDECANES

TEATROS

TEATROS Y FOROS

RESTAURANTES

STAFF TCNICO

AEROPUERTO

APOYOS

LNEAS AREAS Y AUTOBUSES

INSTITUCIONES

TRANSPORTES LOCALES

RELACIONES PBLICAS

HOSPITALES Y FARMACIAS
BANCOS

PARTICIPANTES

INTERNET

ARTISTAS
CREATIVOS

RELACIONES PBLICAS

TCNICOS

PATROCINADORES
MEDIOS DE COMUNICACIN

Marisa de Len

INSTITUCIONES

FAX

Agenda
Agenda de
de Actividades
Actividades
Fecha

Marisa de Len

Hora

Actividad

Detalles

Marisa de Len

Agenda
Agenda
Fecha

HORA
05:00 a.m.

07:45 a.m.
12:09 p.m.
Viernes
19-sep-08

Cita en el aeropuerto DF

Vuelo directo a Atlanta, GA

Llegada a Atlanta
Renaissance Concourse Hotel
1 Hartsfield Centre Parkway,
Atlanta, Georgia 30354 USA
Phone: 1-404-209-9999 Fax: 1-404305-2343
Tiene Gimnasio y alberca!

03:00 p.m.
01:00 p.m.
Domingo
21-sep-08

Actividad

03:00 p.m.

Lunes
22-sep-08
07:30 p.m.
09:55 p.m.

Entrevista Estacin de Radio

Sound check en Spivey Hall
Concierto en el Spivey Hall
Clayton State University
2000 Clayton State Blvd.
Morrow, GA 30260
Phone: (678) 466-4200
http://spiveyhall.org
Desayuno
Salida a aeropuerto
Llegada a aeropuerto

Vuelo directo a DF
Llegada a DF

Detalles
Terminal 2
DELTA AIR LINES 0364
Cdigo de reservacin: GCTGLR
3 hour(s) and 25 minute(s)
South Terminal
Reservaciones:
Eugenio: 81370682
Gabriel: 81371643
Aarn: 81371319
Marisa: 81372099

Clayton State University

Para: invitados especiales del Cuerpo
Consular y los Patrones del Spivey Hall
y con el apoyo de Leslie Gordon del
Rialto Center for the Performing Arts
invitaremos a gente de la comunidad de
Jazz en Atlanta.

DELTA AIR LINES 0367

Cdigo de reservacin: GCTGLR
3 hour(s) and 25 minute(s)
Terminal 2

Show #

Da

Fecha

Sound Check

Show Time

Lunes

23-feb

3:00 PM

7:30 PM

Martes

24-feb

2:00 PM

2:00 PM
3:00 PM

Mircoles 25-feb
3

Evento

Lugar

Duracin

Filipinas

Oxford Suites Hotel

Embassy Performance Sacb

Greenbelt Fountain Area

Campus Workshop Tour Sacb

Philippine Normal University 1 hora - 1 1/2 horas

1 hora - 1 1/2 horas

No Show

Jueves

26-feb

1:00 - 5:00 PM

6:30 PM

International Jazz Gala

Captain's Bar, Mandarin

Hotel

Viernes

27-feb

CANCELADO
No Show

9:00 AM
9:00 PM

Entrevista
Hotel Performances

TV: Mornings@ANC
Martini's, Mandarin Hotel

1-2 piezas

Sbado

28-feb

11:00-12:00 PM

Hotel Performances

Martini's, Mandarin Hotel

1-2 piezas

Domingo

1-mar

No show

No show

Viaje a Hong Kong

Hotel Holiday Inn Golden

Mile

Lunes

2-mar

5:30 PM

6:30 a 8:00 PM

Concert

Chiang Chen Studio Theatre 90 minutos

HK Polytechnic University

Martes

3-mar

8:00 PM

8:30 a 10:15 PM

Concert

The Melting Pot

90 minutos

Mircoles 4-mar

5:30 - 6:00 PM

7:00 a 9:00 PM

Macao
Concierto pblico al aire libre

Plaza do Leal Senado

120 minutos

Jueves

Viaje a Indonesia

The Sultan Hotel Jakarta

(Hilton)

7:00 PM

7:30 A 8:30 PM

Exposicin Latitudes en
trnsito
Jakarta International Java Jazz
60 minutos
Festival
Jakarta Convention Center

5-mar

Viernes

6-mar

5:15 PM

5:45 a 6:30 PM

10

Sbado

7-mar

10:00 p.m.

11:00 A 12:00 PM

Cendrawasih 3
Jakarta International Java Jazz Jakarta Convention Center 60 minutos
Festival
Lobby

Evaluacin
Evaluacin de
de la
la Gira
Gira
5= Excelente, 4= Muy bien, 3= Bien, 2= Regular, 1= Deficiente
CONCEPTO
PLANEACIN Y ORGANIZACIN
Comunicacin e intercambio de informacin con el
presentador
Comunicacin e intercambio de informacin con el grupo
Contratos
Plan de trabajo y agenda de actividades
Inventarios
Datos de la compaa
Datos presentador y su equipo de trabajo
Datos Hotel
Marisa de Len

Datos sedes y foros

CALIFICACIN

Evaluacin
Evaluacin
CONCEPTO
LOGSTICA DE LA GIRA
Itinerarios de viaje
Recepcin
Informacin local (directorios, mapas, sugerencias)
Calidad del hotel
Facilidades en hotel (restaurante, lavandera, internet)
Transporte local
Puntualidad
Pago de viticos
Pago de honorarios
Marisa de Len

CALIFICACIN

Evaluacin
Evaluacin
CONCEPTO

CONCEPTO

ASPECTOS TCNICOS

PROMOCIN

Cuestionario de la compaa

Informacin en la pgina Web

Cuestionario del grupo

Entrevistas concertadas y realizadas

Planos tcnicos

Publicacin de notas avanzadas

Seleccin del foro

Inserciones en medios

Solucin a requerimientos tcnicos

Calidad y cantidad de impresos

(poster, volante, postal)

Adaptaciones tcnicas
Equipamiento tcnico
Personal tcnico
Montaje

Programa de mano
Conferencia de prensa
Reseas publicadas

Ensayos
Funciones
Camerinos
Comunicacin y organizacin interna
Marisa de Len

Evaluacin
Evaluacin
CONCEPTO

CONCEPTO

PRESENTACIONES

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS

Cantidad de funciones

Cantidad de actividades realizadas

Caractersticas generales del foro

Cantidad de participantes

Cantidad de pblico asistente

Seleccin del espacio

Anuncios al pblico antes de funcin

Necesidades tcnicas

Puntualidad

Convocatoria

Hospitalidad o catering

Presentacin del grupo

Solucin a imprevistos

Puntualidad

Pltica con el pblico

Hospitalidad o catering

Presencia de medios de comunicacin

Satisfaccin del pblico

CALIFICACIN GENERAL
Marisa de Len

Videos
Videos yy textos
textos tiles
tiles
Buscar en Google:

Claves para tener xito en un proyecto de gestin cultural.

http://www.youtube.com/watch?v=FZH1VhAPkK0

El quinto elemento, la produccin teatral y de artes escnicas.

http://www.ispmusica.com/articulo.asp?id=918

Tips para el productor de proyectos artsticos.

http://esp.mexico.org/lapalabra/una/17961/tips-para-el-productor-de-proyectos-artisticos

Marisa de Len

Marisa de Len

Bibliografa
Bibliografa recomendada
recomendada
CIMARRO, Jess F. Produccin, Gestin y Distribucin del Teatro. Ed. Fundacin Autor. Madrid, 1997, 428 p.
COLBERT, Franois y Manuel Cuadrado Marketing de las artes y la cultura. Ariel. 2003, 288 p.
DE LEN, Marisa, Espectculos escnicos. Produccin y difusin. Conaculta, Mxico, 2004, 310 p. (Coleccin
Intersecciones Nm. 1)
DE ZUBIRA, Sergio, ABELLO T. Ignacio y TABARES Marta, Conceptos bsicos de administracin y gestin cultural.
Cuadernos de Iberoamrica. Organizacin de Estados Americanos, Madrid, 2001, 130 p.
GRASS, Aline, Procuracin de fondos para la promocin cultural. Instituto Mexiquense de Cultura / Conaculta,
Mxico, 2005, 135 p. (Coleccin Intersecciones Nm. 3)
KOTLER, Philip y Joanne Scheff, Marketing de las artes escnicas, Fundacin Autor, Espaa, 2005, 864 p.
PAVIES, Patrice. El anlisis de los espectculos. Ed. Paids, Barcelona, 2000, 337 p.
PEREZ MARTN, Miguel ngel. Tcnicas de Organizacin y Gestin Aplicadas al Teatro y al Espectculo. Ed. Grficas
Verona. Salamanca, 1996, 69 p.
REID, Francis, Administracin Teatral. Centro Andaluz de Teatro. Ed. Padilla Libros, Sevilla, 1990, 182 p.
SHAGAN, Rena. Booking & Tour Management for the Performing Arts. Ed. Allworth Press, New York, 1996, 270 p.
SCHEFE Bernstein, Joanne. Marketing tras bambalinas. Cmo crear y conservar el pblico para las artes escnicas.
Gestin Cultural, Co-edicin del CONACULTA, dir. Gral. De Publicaciones y Libraria, Mxico, 2007, 339 p.
SCHRAIER, Gustavo. Laboratorio de produccin teatral 1: Tcnicas de gestin y produccin aplicadas a
proyectos alternativos. Instituto Nacional del Teatro, Buenos Aires, 2006, (221 p. (Coleccin estudios teatrales)
VALENTIN, Teresa y NAVARRO Grego. Gestin, Produccin y Marketing Teatral. Ed. aque. Espaa, 1998, 132 p.

FIN
Muchas gracias y
suerte!
Marisa de Len
Produccin escnica y Gestin cultural
espectaculosescenicos@prodigy.net.mx
Mxico. D.F.

www.espectaculosescenicos.com