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Ferramentas da Qualidade

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Instr. Andr Fernandes Pereira

Ferramentas da Qualidade

(abril, 06)

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FLUXOGRAMA
Tcnica de representao grfica
que utiliza de smbolos
previamente
convencionados, permitindo a
descrio clara e
precisa do fluxo, ou seqncia de
um processo, bem
como sua anlise e redesenho.
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FLUXOGRAMA
O FL UXOGRAMA
(r epr es entao gr fica
de r otinas ) uma
tcnicas mais
tr adicionais de
or ganizao e
mtodos ,
Rotina o ter mo utilizado
amplamente utilizada
par a des crever pas s o a
pas s o como as pes s oas
Auditor ia,
inter agem dentr o das
Cons ultor ias ,
empr es as , ou entr e elas e
Anlis e de S is temas
os
Racionalizao de
clientes , for necedor
es , etc.
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Instr. Andr
Fernandes
Pereira
Ferramentas
da
Qualidade
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Pr ocedimentos .

OBJETIVO
Descrever a seqncia (fluxo), seja manual ou
mecanizado, especificando os suportes
(documento, papel, formulrios ou qualquer
outro) que seja utilizados para os dados e as
informaes.
Tendo em vista as estratgias da empresa:
Identificar a utilidade de cada etapa do processo.
Identificar as oportunidades de melhoria:
- reduo de custos; aumento de produtividade e
aumento do valor agregado

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Quando Usar?

Descrever um processo existente


Projetar um novo processo
Ajudar a identificar desvios nos processos
Oferecer aos membros da equipe pontos de referncia
comuns, padronizando a interpretao do processo ou projeto
Permite aos funcionrios, perceber melhor a importncia de
seu papel, evidenciando as relaes clientes-fornecedores e
como o seu trabalho influi no resultado final
Mostrar todas ou a maior parte das etapas de um processo ou
projeto, incluindo os ciclos causados por retrabalhos (desvios
no processo)
Auxiliar no treinamento de novos funcionrios
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EXEMPLO
P roduto NC
na fbri ca

Identifica e manda
par a a rea NC
Sim
A r ea est
fechada?
Sim

No

Deixa no corr edor

S abe o que
faz er?

Sim

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Sim

melhor
jogar for a ! !!
No

E mpurr a par a
dentr o da r ea.

No
O Lder
es t vendo?

No

O inspetor tem
a chave da r ea?

melhor chamar
o ins petor

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Como Fazer?
E tapas
Es colha e Delimitao do Pr oces s o
Coleta de Infor maes
Fluxogr ama
Fluxo de Infor maes
Anlis e do Fluxogr ama
Coleta de Novas Infor maes - Detalhamento
Definio de Vis o Futur a

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Es colha e Delimitao do Pr oces s o

Definir simbologia a ser adotada.


O que devemos considerar
- A experincia dos membros da equipe
- Adequao da linguagem visual para
melhor comunicao
- Facilidade de construo dos recursos
disponveis

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FLUXOGRAMA

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Simbolos
Inicio/Fim do processo

Determinar o ponto exato em que a


descrio do processo teve incio e
tambm onde ela termina.

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Simbolos
Operao

Indica a etapa do processo na qual


h uma transformao intencional ou
quando se prepara o produto ou servio
para a operao.

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Simbolos
Inspeo

Indica avaliao de um produto ou


servio para identificao, verificao e
determinao de sua quantidade, etc.

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Simbolos
Armazenamento

Indica a etapa em que um produto ou


servio deve ser quardado e protegido
contra deslocamento no justificado.

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Simbolos
Transporte

Indica a etapa em que um produto ou


servio sai de um local para outro, com
por exemplo enviar uma
correspondncia, enviar peas para o
almoxarifado, etc.
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Simbolos
Espera/Demora

Indica circunstncias que no permitem


ou no exigem a execuo da fase
seguinte do processo; portanto, o
produto ou servio aguarda
processamento.
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Simbolos
Documentao

Identifica qualquer tipo de documento que


entra no fluxo, pode ser um relatrio, uma
listagem, um formulrio.

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Simbolos

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Simbolos

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Simbolos
Ao
Representa qualquer funo; operao definida
causando troca de valor, forma ou localizao da
informao. A quantidade de operaes que
podem ser indicadas no smbolo pode ser
varivel; aconselhvel que se escolha uma
unidade qualquer, por exemplo, um funcionrio,
tempo de execuo. O verbo deve estar sempre
no infinitivo impessoal.
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Simbolos

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Simbolos
Deciso
Smbolo usado para indicar possveis
desvios para outros pontos do fluxo de
acordo com as condies estipuladas na
deciso. Sempre apresentada uma
condio. As entradas para a deciso
podem ser vrias, porm a sada ser
obrigatoriamente binria: ou atende a
condio ou no atende a condio.
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Simbolos

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Simbolos
Arquivo: possui a mesma utilizao dada no
fluxograma vertical, anteriormente.

Costuma-se colocar dentro do smbolo a ordem


que obedecida pelo arquivo, podem ser:

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Simbolos
Conector de folha: especfico para indicar
que o fluxo continua em outra pgina.

Conector de linha: especfico para indicar a


continuidade da linha na mesma folha. A
entrada recebe a mesma identificao da
sada.
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Simbolos
Prefira descrever individualmente cada um dos passos
que esto acontecendo. Por exemplo: existem duas
formas de indicar que um grupo de documentos
separado e distribudo. Observe que ambos dizem a
mesma coisa, porm o segundo muito mais claro em
sua significao:

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Simbolos
Quando detectar um ponto falho no fluxograma, faa
uma hachura ao longo do processo para chamar a
ateno de que aquela tarefa necessita ser revista. Por
exemplo:

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Fluxograma
O fluxograma mostra tambm:
atividades desnecessrias ou que no
agregam valor, gargalos e atrasos,
evidenciando o desperdcio,
identifica clientes que passam
despercebidos e identifica
oportunidades para melhoria.
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QUESTIONAMENTO DE ANLISE PROCESSUAL


O que se faz? Quais as informaes a passar, controlar e coletar?
Onde so executados registros? De que forma? Se so arquivados,
onde? So desarquivados para algum outro trabalho?
Como se faz? Como so transmitidas as informaes, os
documentos e outros dados?
Na rede, como ocorrem as interfaces entre o processo em anlise e
os demais processos? So esses os pontos de contato mais
importantes para o melhor conhecimento desse processo?
Quais as dificuldades percebidas? Essas dificuldades so especficas
do processo? Criadas em outros pontos da rede cujo reflexo nesse
processo?
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QUESTIONAMENTO DE ANLISE PROCESSUAL


Por que se alimenta a rede de tal ou qual forma?
Podem se eliminados passos? Podem ser criados novos passos? Ou ento, alterar
as seqncia dos passos? Nesse caso, qualquer modificao feita traria benefcios
para este e outros processos que, de uma forma ou de outra, dependem do
processo em anlise?
Os colaboradores que acessam o processo sentem alguma dificuldade
relativamente ao processo em anlise?
As alteraes iro afetar as relaes pessoais internas?
Convm reunir as vrias gerncias que participam do processo para debate da
dificuldades encontradas?
Os formulrios integrantes do processo merecem um estudo pormenorizado?
Na eventualidade de excluir o processo, quais seriam as resistncias excluso e
suas origens? a forma ou de outra, dependem do processo em anlise?
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O que analisar?

Seqncia de operaes de um sistema.

B) Verificar se tais operaes esto sendo


executadas, da maneira mais eficiente, pelos
rgos e pessoas adequados.
C) Ver se no h duplicidade de execuo ou
passos dispensveis, e assim por diante.
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Mtodo Padronizado
Registro claro e facilmente compreensvel.
Maneira mais concisa de registro e reviso dos
sistemas operacionais.
Mostram claramente o que est acontecendo e
oferecem um mtodo fcil de localizao de
fraquezas no sistema ou reas onde podem ser
introduzidas melhorias.

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Recomendaes para preparao do fluxograma

Os fluxogramas devem ser legveis para terceiros. Ser exatos no o


bastante. Eles devem ser inteligveis para um revisor ou para um
novo membro da equipe. Devem ser claros, concisos, logicamente
dispostos e sem ambigidades.
Assegure-se que o fluxograma respondem s questes bsicas do
controle interno.
Siga os padres. O bom senso, naturalmente,
dever ser utilizado na aplicao dessas tcnicas.
Inovaes pessoais ou variaes do mtodo adotado
no so permitidas. Eles sero teis se puderem ser
lidos por qualquer auditor.
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Recomendaes para preparao do fluxograma


4. Divida o sistema em vrios fluxogramas. Uma rotina que envolva
nove departamentos/sees podem ser subdivididas.
5. Evite floresta de traos e setas; cruzamento de linhas e semicrculos.
6. Coloque funcionrios e departamento que
tenham grande troca de documentos ou
informaes entre si, em colunas adjacentes.

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Documentao Final
CABEALHO: Identificao clara ao que se refere:
nome do projeto e nmero de identificao (se houver),
nome do (sub) sistema, nome do processo, data, quem
elaborou e outras informaes de identificao que sejam
necessrias.
CORPO:
Fluxograma propriamente dito.
Observar:
Proximidade dos setores e atividades para evitar longas linhas
ou cruzamentos. Quando o espao no permite mais
desenhos, usam-se conectores.
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Rodap
Identificao dos smbolos novos ou desconhecidos
Vistos dos responsveis envolvidos
Observaes pertinentes

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Observar

Observar:
A periodicidade das rotinas podem sofrer diferentes
formas de tratamento. As espaadas devem ser
analisadas em folhas separadas. O destaque das reas
crticas, gargalos ou com problemas deve ser feito de
cores berrantes ou simbologia que no se confunda com
a do fluxograma.
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Explicaes
Devem ser colocadas todas as explicaes
que se faam necessrias em consultas
futuras que sejam feitas, tais como:
informaes quantitativas (freqncia e
volume); tempo total, desde a primeira
entrada at o final; nveis de autoridade,
quando alguma ao depende de
aprovao ou confirmao por escrito;
informaes ou esclarecimentos
adicionais.
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Quais os tipos de Fluxograma?

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FLUXGRAMA VERTICAL
Tambm denominado esqueleto,
utilizado no estudo de processos
produtivos (linha de produo), no qual
se pode dividir um grande processo em
vrios outros: mais simples; com
poucas reas envolvidas e com um
nmero restrito de operaes.

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FLUXGRAMA VERTICAL
Ideal para
pequenas tarefas

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FLUXGRAMA VERTICAL
Simbologia ideal

A colocao dos verbos deve ser na terceira pessoa do singular do


presente do indicativo ("guarda") ou no infinitivo impessoal
("guardar").
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FLUXOGRAMA VERTICAL

1) Pode ser impresso em formulrio


padronizado
2) Rapidez no preenchimento smbolos e
convenes j impressos
3) Clareza de apresentao
4) Facilidade de entendimento pelo usurio
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FLUXOGRAMA HORIZONTAL

HORIZONTAL DESCRITIVO:
adequados para pequenas atividades (trinta
passos e no envolvendo mais que trs reas)
HORIZONTAL DE COLUNAS
envolvem grande quantidade de aes,
decises, funes e reas.
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FLUXOGRAMA HORIZONTAL

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FLUXOGRAMA HORIZONTAL

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FLUXOGRAMA HORIZONTAL

Descreve qualquer tipo de rotina, desde a mais simples mais complexa.


Adequado para descrever relaes complexas, tpicas das empresas em qualquer rea.
Permite a viso global do universo que est sendo estudado.
Descreve como o sistema funciona em todos os componentes envolvidos.
Restringe a quantidade de interpretaes devido padronizao dos smbolos.
Auxilia na localizao das falhas e deficincias e descreve as repercusses.
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FLUXOGRAMA HORIZONTAL

Substitui os mtodos descritivos-narrativos, com a vantagem de no permitir


dupla interpretao.
Auxilia na anlise de modificaes exibindo todos os pontos que sero por
elas afetados.
Facilita a incluso de atualizaes ou modificaes, exibindo os pontos de
alterao de forma clara e imediata.
Permite comparaes entre vrios fluxos ou vrias alternativas de soluo de
problemas.
Padroniza as eventuais transcries e facilita o trabalho de leitura posterior por
trabalhar com smbolos padronizados.
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FLUXOGRAMA HORIZONTAL

Vcio no uso s de fluxogramas, no percebendo as implicaes tcnicas com


outras ferramentas.
um esquema, um diagrama e, portanto, nunca ir detalhar a realidade
com o envolvimento das pessoas que fazem o sistema vivo e dinmico.
Em nome da simplicidade, acabamos omitindo pequenas informaes que muitas
vezes so cruciais ao sistema.
Os smbolos apresentados permitem variaes e adaptaes e, nesse
momento, o analista cria uma srie de aplicaes pessoais e particulares que
ningum, s ele, entende.
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FLUXOGRAMA HORIZONTAL
Um fluxograma sozinho pode
preencher vrias lacunas, mas
num trabalho de mudanas
organizacionais necessrio,
principalmente um relatrio de
acompanhamento, contendo um
bom suporte tcnico que
justifiquem as mudanas
propostas.
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