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TRIBUNAL SUPERIOR ELEITORAL

TCNICO JUDICIRIO

NOES DE ARQUIVOLOGIA
Material para 3 aulas

Prof. lvis C. Miranda


NOES DE ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda
TSE - Tcnico Judicirio

JUNHO DE 2011
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NOES DE ARQUIVOLOGIA
1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

Formas de ingresso dos documentos na instituio

1.1. ARQUIVO

Arquivos e bibliotecas mantm em seu acervo um volume


enorme de documentos. Tais documentos ingressam na instituio de
formas variadas.

De um modo geral, arquivo aquele local que utilizamos para


guardar documentos. No entanto, preciso destacar alguns detalhes que
servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma
mais precisa, que:
Arquivo o conjunto organizado de documentos acumulados por uma
pessoa ou instituio ao longo de suas atividades.
Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e formado
a partir da necessidade que essas pessoas (fsicas ou jurdicas) tm de
guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram
ao longo da vida.
O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo
denominado acervo.
1.2. FUNO DO ARQUIVO
Basicamente, a funo do arquivo guardar e organizar os
documentos acumulados pela instituio a que pertence, de forma a
facilitar a localizao destes documentos, quando necessrio. Uma boa
organizao dos arquivos permite que a instituio ganhe tempo e otimize
seus recursos.
1.3. FINALIDADES DO ARQUIVO
Ao organizar os documentos, o arquivo atende,
fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administrao e
histria.
Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as
informaes contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da
empresa, onde os usurios seriam, basicamente, os funcionrios, os
clientes, os administradores e quaisquer outros indivduos que busquem
informaes relativas s atividades da instituio.
Finalidade histrica: Num segundo momento, o arquivo pode
tambm preservar, atravs de sua documentao, aspectos histricos
relativos instituio a que est inserido e mesmo sociedade em geral.
Neste momento, o usurio passa ser o pesquisador, o historiador ou
qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos
documentos ali depositados.

Os documentos de arquivo so produzidos pela prpria


instituio, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outras
instituies, sempre num contexto administrativo ou funcional, ou seja,
no interesse das atividades orgnicas da instituio.
Os documentos de biblioteca, pelo seu carter no-orgnico
(como visto no tpico anterior) so escolhidos pela instituio e
adquiridos conforme sua convenincia, formando colees. Tal aquisio
se d, normalmente, atravs da compra do material escolhido, ou, ainda,
atravs de doaes efetuadas por usurios ou mesmo a permuta (troca)
com outras bibliotecas.
Quantidade de exemplares de cada documento
Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidos
em um nico exemplar, tendo, no mximo, um limitado nmero de cpias
para atender a eventuais necessidades administrativas. J os documentos
de biblioteca (os livros, por exemplo), so produzidos em numerosos
exemplares, espalhados por bibliotecas diversas.
Classificao ou codificao dos documentos
Existem vrias maneiras diferentes para se organizar os
documentos, como veremos no item Mtodos de arquivamento, sendo
que uma delas atravs da classificao ou codificao (anotao de
um cdigo em cada documento) a fim de orden-los nas pastas, estantes
ou prateleiras.
Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificao/codificao,
com a diferena de que, enquanto a biblioteca adota esquemas prestabelecidos e padronizados (no variam de biblioteca para biblioteca),
os arquivos elaboram seus cdigos de classificao a partir das atividades
desenvolvidas pela instituio, de forma que cada empresa adotar
cdigos especficos, de acordo com os tipos de documentos gerados
por suas atividades rotineiras.
Em resumo, podemos afirmar que arquivos e biblioteca diferem
entre si a partir dos seguintes aspectos:

1.4. DIFERENAS BSICAS ENTRE ARQUIVO E


BIBLIOTECA
Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organizao e
disponibilizao da informao), arquivo e biblioteca possuem
caractersticas distintas que os diferenciam. A seguir, apresentamos, de
forma sinttica, as principais diferenas encontradas entre as duas reas.
Objetivo
Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos com
objetivos funcionais (atender a administrao a sua principal
finalidade), a biblioteca organiza a informao para fins culturais.
Desta forma, informaes orgnicas (que comprovam as
atividades da instituio e so criadas em decorrncias destas atividades)
so organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto que informaes
no orgnicas (que no refletem as atividades da instituio) so
conservadas nas bibliotecas.

2. CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS


2.1. QUANTO ENTIDADE QUE O MANTM
De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia
arquivstica divide os arquivos em pblicos ou privados.
Arquivos pblicos so aqueles mantidos pelos rgos pblicos
em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal) em todos os
poderes (executivo, legislativo e judicirio). So ainda considerados
arquivos pblicos aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas
da gesto de servios pblicos.
Arquivos privados so aqueles mantidos por entidades privadas
(pessoas fsicas ou jurdicas).

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2.2. QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE


GUARDA
Considerando as caractersticas dos documentos mantidos em
um arquivo, podemos classific-los em especiais ou especializados.
So arquivos especiais aqueles que mantm sob sua guarda
documentos de formas fsicas diferenciadas e que, por isso, requerem
medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservao.
Em resumo, so aqueles arquivos que guardam documentos que, se no
forem conservados de maneira especial, tero sua conservao seriamente
comprometidas em virtude de suas caractersticas fsicas.
So exemplos de arquivos especiais:
- arquivo de fotografias;
- arquivo de CDs;
- arquivo de disquetes;
- arquivo de microfilmes; e
- arquivo de fitas de vdeo
O termo arquivo especializado utilizado para designar os
arquivos que mantm sob sua guarda documentos de reas especficas
do conhecimento, ou seja, aqueles que no misturam assuntos diversos
em seu acervo.
So exemplos de arquivos especializados:
- arquivos de engenharia;
- arquivos mdicos;
- arquivos de imprensa;
- arquivos de arquitetura.
2.3. QUANTO EXTENSO DE SUA LOCALIZAO
Esta classificao utilizada para diferenciar os arquivos com
relao ao local em que so instalados. Em geral, o arquivo pode ser
instalado nos prprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia,
quando so chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente para
a instituio, pode ser instalado em um nico local, recebendo os
documentos provenientes dos diversos setores da instituio, quando
chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada.
Nos dois casos (setorial ou central), dever existir uma unidade
de controle/coordenao centralizada, de forma que as atividades de
arquivo (normas, procedimentos e operaes) sejam realizadas de
maneira padronizada.

3.1.1. Suporte
Entende-se por suporte o material fsico empregado para
confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi
escrito/impresso.
Hoje, o suporte mais comum utilizado na confeco dos
documentos o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da inveno
do papel o homem se utilizou de diversos outros suportes como o papiro,
o pergaminho e at mesmo pedra ou argila.
Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de
informaes, comum a utilizao de suportes eletrnicos, como
disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magntica, disco tico
etc.
Note que o arquivo est habilitado a guardar documentos de
diversos tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmos
necessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservao (arquivos
especiais, vistos anteriormente).
3.1.2. Gnero
O gnero de um documento determinado considerando
aspectos relativos ao suporte ou forma como as informaes foram
registradas. Os gneros mais comuns so:
Textuais: So os documentos cuja informao se apresenta em
formato de texto (documentos escritos) como ofcios,
memorandos, relatrios, certides, atas, atestados etc.
Iconogrficos: So documentos que apresentam como
informao imagens estticas, como fotografias,
negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras,
por exemplo.
Cartogrficos: Documentos que apresentam, de forma
reduzida, imagens representando reas maiores. Os
exemplos mais comuns so mapas e plantas.
Microgrficos: Documentos resultantes do processo de
microfilmagem. Podem se apresentar em formato de
microfilme ou microficha.
Sonoros: Documentos cuja informao esteja registrada em
forma de som.
Filmogrficos: Documentos que contenham filmagens, vdeos.
Informaticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte
eletrnico.
3.2. CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO

2.4. QUANTO AO ESTGIO DE EVOLUO DE SEUS


DOCUMENTOS

Se considerarmos as informaes contidas em um documento,


podemos classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos.

Quanto ao estgio de evoluo dos documentos (ciclo de vida)


os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade),
intermedirios (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de
terceira idade).

Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contm


informaes comuns, cuja divulgao no comprometa a segurana ou
o bom andamento das atividades rotineiras da instituio e que, por
isso, no exijam medidas especiais de segurana e guarda no que se
refere sua divulgao.

Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados sero


conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e
que ainda no prescreveram sero armazenados nos arquivos
intermedirios e aqueles que, j tendo cumprido sua funo
administrativa, mas que devam ser conservados para preservar a memria
(histria) da instituio, sero armazenados no arquivo permanente.
3. CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS
3.1. ELEMENTOS CARACTERSTICOS DOS DOCUMENTOS
Na anlise dos documentos de arquivo, podemos identificar em
cada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber: suporte,
forma, formato, gnero, espcie e tipo/tipologia.

J os documentos sigilosos so aqueles que, tendo em seu


contedo informaes de carter restrito, requerem medidas especiais
de segurana no que se refere sua guarda e conservao.
Segundo Marilena Leite Paes, os documentos sigilos so
classificados em quatro graus de sigilo, a saber:
Ultra-secretos: So classificados como ultra-secretos os
documentos que requeiram excepcional grau de segurana
e cujo teor ou caracterstica s devam ser do conhecimento
de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio;
Secretos: So classificados como secretos documentos que
requeiram ato grau de segurana que s podem ser do
conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente
ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a
dele tomar conhecimento, funcionalmente.

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Confidenciais: So classificados como confidenciais a assuntos,


que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu
conhecimento por pessoa no-autorizada pode ser prejudicial
a um indivduo ou criar embaraos administrativos.
Reservados: So assuntos que no devam ser do conhecimento
do pblico em geral.
4. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Em tpico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estgio
de evoluo de seus documentos, em correntes, intermedirios ou
permanentes. Esta classificao conhecida como ciclo vital dos
documentos ou ainda teoria das trs idades.

Desta forma, podemos considerar que o arquivo corrente


apresenta as seguintes caractersticas:
- a fase em que os documentos so produzidos;
- constitudos pelos documentos mais novos da instituio;
- Apresenta grande freqncia de consulta aos seus documentos;
- Nesta fase, os documentos esto em tramitao (circulam pelos
setores do rgo a fim de cumprir sua finalidade); e
- Os arquivos correntes, por conservarem documentos consultados
freqentemente, devem estar localizados nos prprios setores que
os utilizam (arquivos setoriais) ou em locais de fcil acesso
(arquivo central ou geral).
4.3. ARQUIVO INTERMEDIRIO
O arquivo intermedirio, por sua vez, aquele que guarda os
documentos que, mesmo no sendo de uso freqente pelos setores que
os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que
guardam relao com seu contedo.

4.1. VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO


Na distribuio dos documentos nos arquivos de 1, 2 e 3 idades
(corrente, intermedirio e permanente) h que se observar, em primeira
anlise, a importncia que este documento apresenta e que justifica a
sua preservao e guarda em um arquivo. o chamado valor do
documento, que pode se apresentar de duas formas: primrio ou
secundrio.
4.1.1. Valor Primrio
Entende-se por documento de valor primrio aquele que atende
s necessidades da instituio no seu dia-a-dia, ou seja, o documento
que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurdicos e que pode,
a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendncia
funcional.
Na prtica, todo documento nasce com valor primrio, que
tambm comumente chamado de valor administrativo, devido s suas
caractersticas. Durante um determinado perodo, que varia de documento
para documento, este valor desaparece. a chamada prescrio do
documento.
Os arquivos corrente (1 idade) e intermedirio (2 idade) so os
responsveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua
criao at a prescrio para fins administrativos.
4.1.2. Valor Secundrio
Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins
administrativos, so conservados pela instituio por serem considerados
importantes para preservar a memria ou histria da empresa ou da
sociedade. So os chamados documentos de valor secundrio ou
histrico.
Na prtica, nem todos os documentos apresentaro esse valor (a
maioria dos documentos no apresentar valor secundrio/histrico).
Ao contrrio do valor primrio, o valor secundrio definitivo,
ou seja, uma vez considerado histrico, o documento ser guardado em
carter permanente, e sua guarda se dar no arquivo de 3 idade, o arquivo
permanente.
4.2. ARQUIVO CORRENTE
O arquivo corrente, tambm chamado de arquivo de 1 idade,
assim definido por Marilena Leite Paes:
o arquivo constitudo de documentos em curso ou
consultados freqentemente, localizados nos prprios
setores que os receberam ou produziram ou em
dependncias prximas e de fcil acesso.

Nesta fase, no h mais a necessidade de os mesmos serem


conservados prximos ao setor que os utiliza, uma vez que a freqncia
de uso j bastante reduzida. Por uma questo de economia, normal a
criao de arquivos intermedirios em locais afastados dos grandes centros
das cidades, de forma a armazenar um grande nmero de documentos a
um custo bastante reduzido.
Os documentos encaminhados aos arquivos intermedirios
permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou
seja, o acesso restrito a este setor, que conserva os direitos sobre os
mesmos.
Nos arquivos intermedirios, os documentos aguardam a sua
prescrio, onde sero submetidos destinao final (eliminao ou
recolhimento para guarda permanente). Esta destinao determinada a
partir da existncia ou no do valor secundrio (histrico). Os documentos
destitudos de valor histrico devem ser destinados eliminao. Os
documentos considerados importantes na preservao da memria da
instituio, entretanto, devero ser destinados ao arquivo permanente,
onde sero guardados em carter definitivo.
Em alguns pases, o arquivo de 2 idade, por suas caractersticas,
recebeu o nome de limbo ou purgatrio.
A eliminao de documentos deve ser feita de forma racional.
Os processos mais indicados so a fragmentao e a macerao
(reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de
eliminao de documentos, que conter a relao de todos os documentos
submetidos a este processo.
4.4. ARQUIVO PERMANENTE
No arquivo de terceira idade ou permanente so preservados os
documentos que, j tendo cumprido a sua funo administrativa, so
conservados pelo valor secundrio ou histrico que apresentam para a
instituio.
Como visto anteriormente, o valor secundrio um valor
definitivo, ou seja, no prescreve. Desta forma, documentos da fase
permanente jamais sero eliminados.
A funo bsica do arquivo permanente preservar e divulgar a
histria da instituio. Para tanto, na terceira idade os documentos estaro
disponveis para consulta pelo pblico em geral, no apenas s pessoas
envolvidas diretamente com as atividades administrativas da instituio,
como ocorre nos arquivos de primeira e segunda idade.
Em geral, devem ser preservados historicamente documentos que
provem como a instituio foi organizada (origem) e como a mesma
funcionou ao longo do tempo (normas, regulamentos, diretrizes etc).

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4.5. AVALIAO DE DOCUMENTOS


Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida,
necessria uma anlise de suas caractersticas, de forma a identificar
os prazos que cada tipo de documento levar para cumprir sua
finalidade administrativa (valor primrio), bem como sua importncia
histrica (valor secundrio).
Esta anlise chamada tecnicamente de avaliao de
documentos e ser desenvolvida por uma comisso formada por
pessoas que conheam bem a estrutura e o funcionamento da
instituio avaliada.

Esta avaliao resultar na elaborao de um instrumento, que


regular o prazo de guarda e a destinao final de cada documento da
instituio. a chamada tabela de temporalidade, que, uma vez criada,
dever ser aprovada por uma autoridade competente do rgo, para que
possa ser aplicada na instituio.
Cada instituio dever possuir sua prpria tabela de
temporalidade, uma vez que os documentos variam de empresa para
empresa, de acordo com as atividades especficas de cada uma.
A seguir, apresentamos uma tabela de temporalidade com
exemplos hipotticos, a fim de permitir uma melhor compreenso do
assunto.

Legislao de Pessoal

Prazos de guarda
Destinao
Corrente Intermedirio
Final
10 anos
10 anos Guarda Perm.

Admisso de Pessoal

5 anos

Frias

7 anos

Documentos

Frequncia

5 anos

Aposentadoria

5 anos

Greves
Normas Internas
Observe que, de acordo com a tabela de temporalidade, todos
os documentos devero, necessariamente, possuir um prazo de guarda
para a fase corrente, uma vez que ali que o mesmo tem sua origem.
A fase intermediria no obrigatria na vida do documento,
sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase
corrente e outros, ainda, podero ser recolhidos da fase corrente
diretamente para a permanente.
As passagens dos documentos para as fases intermediria e
permanente recebem os nomes de transferncia e recolhimento,
respectivamente.
Transferncia o envio de documentos da fase corrente para a
fase intermediria.
Recolhimento o envio de documentos da fase corrente ou
intermediria para a fase permanente.
4.5.1. Vantagens da avaliao para a instituio
Definir os prazos de guarda e a destinao final de cada
documento da instituio pode trazer inmeras vantagens para a
instituio:
- Ganho de espao fsico;
- Maior facilidade na organizao e recuperao da informao,
uma vez que a massa documental ter seu volume reduzido;
- Economia nos gastos com recursos humanos, financeiros e
materiais empregados na guarda dos documentos nos
arquivos.
5. PROTOCOLO
Como visto anteriormente, durante a fase corrente, os
documentos se caracterizam por sua grande freqncia de consulta e
por sua movimentao (tramitao) constante. necessrio, portanto,
que a instituio adote mecanismos capazes de controlar esta tramitao,
de forma a permitir a localizao de um documento, quando necessrio.
Esta atividade de controle conhecida como protocolo, que e constitudo

47 anos
47 anos
95 anos

5 anos

5 anos

Enqto. Vig.

Eliminao

Eliminao

Eliminao Microfilmar aps 5 anos


Eliminao Microfilmar aps 5 anos
Guarda Perm.
Guarda Perm.

pelas seguintes tarefas:


- Recebimento da correspondncia que chega na instituio;
- Separao da correspondncia particular da correspondncia oficial
(da instituio);
- Distribuio da correspondncia particular para os destinatrios;
- Separao da correspondncia de carter ostensivo da
correspondncia sigilosa;
- Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos
destinatrios;
- Abrir a correspondncia ostensiva;
- Classificar o documento de acordo com seu assunto, buscando
identificar o destinatrio (setor competente);
- Efetivar o registro (cadastro dos dados bsicos do documento em
um sistema de controle ou ficha de protocolo);
- Efetivar a autuao dos processos (insero de capa, onde sero
registrados os dados bsicos do processo);
- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatrios
internos (distribuio) ou externos (expedio);
- Controle da tramitao ou Movimentao, feita normalmente
atravs de sistema informatizado ou livros de protocolo.
6. MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Mtodos de Arquivamento so as diferentes maneiras utilizadas
para colocar documentos em ordem em um arquivo.
Os mtodos mais comuns e mais utilizados so: alfabtico,
geogrfico, numrico e ideogrfico. Cada mtodo tem suas
particularidades, a saber:
6.1. Mtodo Alfabtico
No mtodo alfabtico, o principal elemento a ser considerado
para a organizao dos documentos e a sua posterior localizao o
nome. Este mtodo muito utilizado nas organizaes, e apresenta como
vantagens ser um mtodo fcil e rpido. No entanto, ao armazenar um
grande volume de informaes, comum a ocorrncia de erros, devido
ao cansao visual por parte do funcionrio e grande variedade de grafia
dos nomes.

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Observao

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A fim de tornar mais rpida a localizao e guarda dos


documentos, o mtodo alfabtico pode ser combinado com cores, para
identificar a letra procurada. Este mtodo denominado Variadex.
Portanto, o mtodo variadex utiliza cores como elementos auxiliares
para facilitar a localizao e a recuperao dos documentos, e uma
variao do mtodo alfabtico.

6) Ttulos que acompanham os nomes no devem ser considerados.


Devem ser colocados no final, entre parnteses.
Alves, Jos Silva dos (Presidente)
Barbosa, Lucas Moreira (Ministro)
Campos, Juvenal de Sousa (General)
Rodrigues, Maria Aparecida (Professora)

Regras de alfabetao

7) No caso de nomes estrangeiros, a organizao ser feita pelo ltimo


sobrenome, com exceo dos nomes orientais e de pases de lngua
espanhola, que tem regras especificas.
Cames, Luis Vaz de
Clinton, Bill
Newton, Isaac
Shakespeare, William

No arquivamento de documentos por nome, existem algumas


regras, chamadas de regras de alfabetao, que devem ser consideradas.
So elas:
1) Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e
depois, o prenome.
Arajo, Marcos Pereira
Carvalho, Lucas Tavares
Ferreira, Maria Souza
Vasconcelos, Lus dos Santos
Obs.: No caso de sobrenomes iguais, a ordenao ser feita pelo
prenome.
Ferreira, Andr
Ferreira, Joo
Ferreira, Paulo
2) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo ou ligados por hfen
no devem ser separados.
Bom Tempo, Cludia
Castelo Branco, Humberto de Alencar
Monte-Verde, Juvenal Silva
Santos-Dumont, Alberto
Vilas Boas, Bernardo Alves
Obs.: Sobrenomes iniciados com as palavras Santo, So e Santa
seguem a mesma regra.
Santa Cruz, Pedro Henrique
Santo Expedito, Joo Barbosa
So Tiago, Bernardo Oliveira
3) As iniciais abreviativas de prenomes, quando da ordenao, devem
preceder os nomes que iniciam com a mesma letra.
Pereira, M.
Pereira, Marcelo
Pereira, Maria
Pereira, Mauro
4) Artigos e preposies no devem ser considerados.
Anjos, Milton Sousa dos
Costa, Severino Pereira da
Santos, Edson Pereira dos
Silva, Luciana Oliveira da
Obs.: No caso de sobrenomes estrangeiros, esta partcula que
acompanha o nome pode ou no ser considerada. O mais comum
consider-la, quando esta iniciar com letra maiscula.
Da Vinci, Leonardo
Del Piero, Fabio
Mc Cain, John
OBrian, Paul
Van Gogh, Vincent
Von Richtoffen, Michael
5) Sobrenomes de parentesco, como Filho, Jnior, Neto e Sobrinho,
devem vir para o incio acompanhados do sobrenome anterior.
Arajo Filho, Marcos Pereira
Carvalho Jnior, Lucas Tavares
Ferreira Neto, Maria Souza
Vasconcelos Sobrinho, Lus dos Santos

8) No caso de nomes de espanhis ou de qualquer pas de lngua


espanhola, a ordenao dever ser feita pelo penltimo sobrenome
e, para tanto, os dois ltimos sobrenomes devero ser transpostos
para o incio.
Bolaos Fuentes, Pablo
Gutierrez Salazar, Juan
Sanchez Garcia, Roman
9) Nomes orientais, chineses, japoneses, coreanos ou rabes, por
exemplo, devero ser organizados da mesma forma como se
apresentam, sem qualquer alterao.
Al Jahzir
Kim Il Sung
Law Kim Chong
Mao Ts Tung
10) Na organizao de nomes de instituies, os nomes so mantidos da
mesma forma como se apresentam, levando-se o artigo do incio
para o final, entre parnteses. Quando no h artigo no incio, no
deve ser feita qualquer alterao.
Associao Brasilense de Arquivologia
Bi-ba-b Shopping
Boticrio (O)
Casas Bahia
Fundao Getlio Vargas
Globo (O)
Times (The)
11) Nos nomes de eventos, o numeral do incio deve ser colocado no
final, entre parnteses. A ordenao, neste caso, se dar pelo nome
do evento e no pelo numeral.
Congresso de Medicina (Segundo)
Encontro de Arquivistas (IV)
Seminrio de Jornalistas (18)
Obs.: O numeral servir para ordenar eventos com o mesmo nome.
Encontro de Arquivistas (I)
Encontro de Arquivistas (II)
Encontro de Arquivistas (III)
6.2. Mtodo Geogrfico
O mtodo geogrfico utilizando quando os documentos so
organizados pela procedcia ou local, ou seja, quando a instituio opta
por classificar os documentos pelo local de origem.
No entanto, de acordo com a literatura arquivstica, algumas
regras devem ser adotadas para a correta utilizao do mtodo geogrfico:
1) Na ordenao de documentos por estado ou pas, os mesmos
devem ser ordenados alfabeticamente, para facilitar a posterior
localizao. Deve-se observar, contudo, que as cidades referentes a um
mesmo estado ou pas devero ser organizadas de forma alfabtica, mas
mantendo a capital no incio, uma vez que esta , normalmente, a cidade
mais procurada e com o maior nmero de documentos.

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Exemplo:
Bahia
Salvador
Ilhus
Itabuna
Porto Seguro
Cear
Fortaleza
Crates
Juazeiro
Quixad
Gois
Goinia
Anpolis
Rio Verde
2) Quando o arquivamento feito por cidades, sem haver a
separao por estado, no h a necessidade de se colocar as capitais no
incio. A ordenao ser simplesmente alfabtica, com o detalhe de que,
ao final de cada cidade, deve ser identificado o estado correspondente,
para o caso de cidades com o mesmo nome.
Exemplo:
Anpolis (Gois)
Crato (Cear)
Custdia (Pernambuco)
Passo Fundo (Rio Grande do Sul)
Vitria (Esprito Santo)

Na organizao por assunto, estes podem ser ordenados de


forma alfabtica ou numrica.
A ordenao alfabtica dos assuntos pode ser feita em um nico
nvel (mtodo dicionrio) ou em vrios nveis hierarquizados
(enciclopdico). Observe a seguir a diferena entre os dois mtodos.
Suponha que um setor separou seus documentos por assunto,
onde foram criadas as seguintes pastas:
- Frias
- Contas a pagar
- Aposentadoria
- Emprstimos bancrios
- Licena mdicas
- Contas a receber
- Freqncia
- Licena maternidade
- Emprstimos rurais
A ordenao destas pastas de forma alfabtica pode se dar em
um nico nvel ou em nveis hierarquizados, de acordo com a
convenincia do usurio. Na prtica, a ordenao ser efetivada da
seguinte forma:

6.3. Mtodo Numrico


O mtodo numrico, como o prprio nome diz, aquele em que
os documentos so ordenados por nmero. Na utilizao deste mtodo,
pode-se optar por trs maneiras distintas: numrico simples, cronolgico
ou dgito-terminal.
O mtodo numrico simples adotado quando a organizao
feita pelo nmero do documento ou da pasta em que este foi arquivado.
um mtodo muito utilizado na organizao de pronturios mdicos,
pastas de funcionrios, processos e filmes.
No entanto, ao se trabalhar com nmeros maiores, com vrios
dgitos, o mtodo numrico simples acaba por se tornar muito lento e
trabalhoso, tanto na organizao quanto na localizao do documento.
Neste caso, indicada a utilizao do mtodo digito-terminal, onde a
ordenao feita pelos dois ltimos dgitos, o que torna o arquivamento
mais rpido e eficiente.
A seguir, temos um exemplo prtico da utilizao do mtodo
dgito-terminal.
14-25-01
78-44-10
22-26-28
99-15-44
36-27-44
Observe que a ordenao foi feita pelos dois ltimos dgitos.
Quanto estes so iguais, a ordenao se dar pelos dois dgitos anteriores.
O mtodo numrico cronolgico aquele utilizado para organizar
os documentos por data. um mtodo largamente utilizado na
organizao de fotografias, documentos financeiros e outros em que a
data seja o principal elemento na busca da informao.
6.4. Mtodo Ideogrfico
O mtodo ideogrfico utilizado quando a ordenao dos
documentos feita por assunto. tambm um mtodo muito utilizado
no dia-a-dia das instituies.
O mtodo ideogrfico tem algumas subdivises que sero
detalhadas a seguir:

Observe que, enquanto no mtodo dicionrio os assuntos so


ordenados de maneira simplesmente alfabtica (em um nico nvel),
no mtodo enciclopdico a ordenao dos assuntos se d em vrios
nveis hierarquizados, partindo de assuntos gerais para assuntos mais
especficos, onde cada nvel ordenado alfabeticamente. Neste caso, o
arquivo ser composto por pastas e subpastas, em diferentes nveis.
Os assuntos podem, ainda, ser ordenados de forma numrica,
onde sero atribudos para cada assunto cdigos que serviro para
identific-los e permitiro a sua localizao no acervo.
Utilizando os mesmos assuntos descritos anteriormente,
teramos como possvel organizao, utilizando-se o mtodo ideogrfico
numrico:
1 PESSOAL
1-1 - FRIAS
1-2 LICENAS
1-2-1 MDICA
1-2-2 MATERNIDADE
1-3 APOSENTADORIA
2 - FINANCEIRA
2-1 EMPRSTIMOS
2-1-1 BANCRIOS
2-1-1 RURAIS
2-2 CONTAS
2-2-1 A RECEBER
2-2-2 A PAGAR

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Observe que, na organizao por cdigo numrico, no h a


preocupao de organizar os assuntos em ordem alfabtica. So criados
nveis hierarquizados, onde os assuntos so numerados na ordem em
que forem sendo relacionados. Esta relao de assuntos com seus
respectivos cdigos compor o plano de classificao da instituio,
que servir para classificar os documentos (atribuir a cada documento
um cdigo de acordo com seu assunto) antes de seu arquivamento.

foram separadas em batizados, casamentos e viagens) e, num segundo


momento, foram utilizados os mtodos cronolgico, alfabtico e
geogrfico, de acordo com as particularidades de cada assunto. Essa
mistura de mtodos conhecida como classificao ou arranjo que ser
definido de forma a melhor atender as necessidades de cada instituio
organizada.
7. PRESERVAO DE DOCUMENTOS

Os mtodos decimal e duplex so bastante parecidos, com a


particularidade de que, no mtodo decimal, o nmero de classes em
cada nvel limitado a 10, e no mtodo duplex, o nmero de classes
ilimitado.
6.5. Mtodos diretos / Indiretos
Consideram-se diretos os mtodos que permitem que a busca
do documento se d no prprio local em que o mesmo est arquivado,
sem a necessidade de um ndice auxiliar. uma caracterstica dos
mtodos que organizam por nome (alfabtico, geogrfico, dicionrio e
enciclopdico).
Consideram-se indiretos os mtodos em que, para localizar o
documento no arquivo, necessria a adoo de um ndice por nome,
que indicar a localizao do documento dentro do arquivo. uma
caracterstica dos mtodos em que a ordenao feita por nmero
(numrico simples, cronolgico, dgito-terminal, decimal e duplex).
6.6. Mtodo horizontal / Vertical
Quando o documento acondicionamento em seu local de guarda
(pasta, gaveta ou caixa) o arquivamento pode ser feito de forma horizontal
ou vertical.
O arquivamento horizontal, no qual os documentos so
acondicionados uns sobre os outros, s indicado para documentos de
grandes dimenses, como mapas, plantas e papis de grandes dimenses.
O arquivamento vertical, onde os documentos so arquivados
lado a lado, o mais comum, sendo largamente adotado nos arquivos
correntes e intermedirios, onde o acondicionamento feito em caixas
ou pastas suspensas.

Preservao de documentos o conjunto de medidas adotadas


visando proteger, conservar ou restaurar os documentos armazenados
em um arquivo.
Na conservao dos documentos, vrios elementos devem ser
evitados, pois tendem a danificar ou acelerar sua degradao.
Podemos destacar estes elementos em trs grandes grupos:
fsicos, qumicos e biolgicos.
7.1. Elementos fsicos
Os elementos fsicos so aqueles relacionados ao local em que
os documentos se encontram armazenados. So os principais: umidade,
temperatura e luminosidade.
O desequilbrio da temperatura e da umidade relativa provoca
no acervo uma dinmica de contrao e alongamento dos elementos
que compem o papel, alm de favorecer a proliferao de agentes
biolgicos, tais como: fungos, bactrias, insetos e roedores. A umidade
tambm afeta seriamente o papel: se muito elevada, apressa a degradao
cida e se for muito baixa, facilita o ataque de agentes biolgicos.
Recomenda-se, portanto, um controle de umidade e temperatura de
acordo com os documentos ali depositados.
A luminosidade, seja natural (luz do sol) ou artificial, tende a
danificar os documentos a partir do momento em que provocam seu
amarelamento, enfraquecimento e envelhecimento precoce.
recomendvel, portanto, que o arquivo seja instalado em locais que no
recebam diretamente a incidncia da luz solar e que documentos
histricos ou documentos com grande prazo de guarda sejam
armazenados em locais com pouca incidncia de luz artificial, visando
sua maior durabilidade.

6.7. Escolha do mtodo a ser adotado


7.2. Elementos qumicos
A escolha do mtodo de arquivamento a ser adotado em um
arquivo dever ser precedida de uma anlise minuciosa dos documentos
a serem arquivados e da estrutura da instituio que est sendo
organizada. Um mesmo arquivo pode utilizar, em seu acervo, vrios
mtodos de arquivamento simultneos, de forma a bem organizar sua
documentao.
Num arquivo fotogrfico, por exemplo, seria possvel a seguinte
organizao:
BATIZADOS
de 1960 a 1980
de 1981 a 2000
aps 2001
CASAMENTOS
de Arajo, Jos at Ferreira, Maria
de Garcia, Paulo at Martins, Severino
de Nascimento, Joo at Ximenes, Raimundo
VIAGENS
Bahia
Cear
Santa Catarina
Observe que, no exemplo apresentado, foi utilizado, num
primeiro momento a organizao por assunto (quando as fotografias

Dentre os elementos qumicos que mais contribuem para a


degradao do acervo, podemos destacar a poluio ambiental, a poeira,
objetos metlicos e elementos com alto grau de acidez.
A poluio ambiental, destacadamente a poluio do ar pode
diminuir sensivelmente a longevidade de um documento.
O ar dos centros urbanos e industriais contm uma grande
diversidade de partculas e gases. As partculas compem a parte slida
de dimenses microscpicas dos poluentes. Renem especialmente o
p, a fuligem e os esporos dos microorganismos. Os gases formam os
poluentes mais reativos e perigosos para os documentos.
O dixido de enxofre lanado na atmosfera, principalmente
pela queima dos combustveis fsseis empregados nos fornos industriais
e nos automveis. Ele tambm se combina com o oxignio,
transformando-se em trixido de enxofre. Tal reao qumica catalisada
por pequenas partculas metlicas. A combinao do trixido de enxofre
e a gua, seja a do ar ou do papel, formar o cido sulfrico, que provoca
manchas e escurecimento do papel, alm da perda de sua resistncia.
Recomenda-se, portanto, a instalao do arquivo em ambientes
distantes de garagens ou locais em que a poluio do ar seja excessiva.

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Na poeira esto contidas partculas de substncias qumicas


cristalinas e amorfas, como terra, areia, fuligem e grande diversidade de
microorganismos, alm de resduos cidos e gasosos provenientes da
combusto em geral e de atividades industriais.
O p no modifica apenas a esttica dos documentos. Quando
observamos a sujeira retida nos papis, como os excrementos dos insetos,
colas e poluentes atmosfricos, observamos a ao destrutiva. As pequenas
partculas possuem ao cortante e abrasiva. A aderncia do p no apenas
superficial, mas tambm no interior da fibra, que absorvida por meio de
ligaes qumicas.

- Deve-se evitar a utilizao de saliva ou umedecedor de dedos ao


passar as pginas dos documentos;
- Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de
algodo;
- Ao fazer anotaes nos documentos, como o cdigo de
classificao, por exemplo, deve-se utilizar lpis;
- A restaurao de documentos deve ser realizada com material de
baixa acidez (pH neutro);
- Na utilizao de clipes ou colchetes, deve-se dar preferncia para
os de plstico, evitando os de metal.
8. GESTO DE DOCUMENTOS

Os objetos metlicos, como clipes, grampos e colchetes, devem


ser evitados por provocar a oxidao do papel. Quando necessria a juntada
de folhas para formar um processo ou documento, indicada a utilizao
de clipes ou colchetes plsticos.
Colas e fitas adesivas tambm devem ser evitadas, por provocar
manchas irreversveis no documento, produto de sua alta acidez. Na
restaurao de documentos, existem colas e fitas adesivas com qualidade
arquivstica (sem acidez) adequadas a esta tarefa.
7.3. Elementos biolgicos
Com relao aos seres vivos capazes de provocar estragos aos
documentos, podemos destacar vrios tipos de insetos, microorganismos,
ratos e, por fim, o prprio ser humano.
Os danos que os insetos causam aos acervos so bastante
conhecidos. Produzem estragos de grande intensidade, durante tempos
relativamente curtos.A ao destrutiva maior nas regies de clima tropical,
cujas condies de calor e umidade relativa elevadas provocam numerosos
ciclos reprodutivos anuais e desenvolvimento embrionrio mais rpido.
So pouco afetados pelo controle ambiental interno e acervos, uma vez
que possuem uma grande capacidade de adaptao s transformaes
ambientais. Alm disso, podem adquirir resistncia aos inseticidas com o
passar do tempo.
Os insetos que normalmente provocam os maiores estragos nos
arquivos so as traas, baratas, cupins e os carunchos (brocas).
Encontramos ainda uma enorme variedade de seres microscpicos
no ar. O papel vulnervel aos ataques microbiolgicos, pois seu principal
constituinte, a celulose, sofre degradao provocada por diferentes espcies
de fungos e bactrias. A ao de microorganismos no papel se manifesta
pelo aparecimento de manchas de vrias cores, intensidades e
conformaes. As enzimas, que so produzidas como resultado do
metabolismo de diferentes espcies de fungos e bactrias, aceleram os
processos de degradao da celulose e de colas. A conseqncia a
transformao das caractersticas fsicas e qumicas do suporte, que fica
com um aspecto filtroso e fragmentado.

A lei 8.159/1991, que regula o funcionamento dos arquivos


pblicos no Brasil, assim define gesto de documentos:
Gesto de documentos o conjunto de procedimentos e
operaes tcnicas que visam controlar a produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos
nas fases corrente e intermediria, visando sua eliminao
ou recolhimento para guarda permanente.
Em resumo, gesto de documentos o conjunto de todas as
atividades que envolvem o controle dos documentos da instituio, desde
a sua criao at o seu destino final (eliminao ou guarda permanente).
Podemos dividir a gesto de documentos em trs fases distintas:
- Produo;
- Utilizao; e
- Destinao.
Na etapa de produo, devem ser efetivados esforos para evitar
a criao de documentos que no sejam realmente necessrios para a
instituio, alm da duplicao desnecessria de documentos, deve-se
buscar a criao de formulrios que facilitem a gerao de documentos
dentro de uma padronizao pr-estabelecida e ainda deve-se buscar a
implementao de sistemas informatizados que visem otimizar o ato de
criao de documentos.
A segunda etapa da gesto de documentos, a utilizao, envolve
as atividades de controle da tramitao de documentos (protocolo, bem
como a elaborao de normas de acesso documentao (emprstimo
ou consulta), alm da definio das formas de organizao e
arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria.
Finalmente, a destinao, que se caracteriza como a terceira
fase da gesto de documentos compreende a definio do destino a ser
dado a cada documento aps o cumprimento do seu prazo de guarda.
Esta definio realizada atravs de uma avaliao, conforme destacado
em item anterior.

O homem, infelizmente, um dos maiores agressores dos arquivos.


O simples uso normal o suficiente para degradar o documento. A acidez
e a gordura do suor das mos, em contato com o papel, produzem acidez e
manchas. Tambm so nocivos os maus tratos como: rasgar, riscar, dobrar,
escrever, marcar, colocar clipes, grampos metlicos, colar fitas, etc.
Dicas Gerais de Preservao de documentos
- O arquivo deve controlar umidade e temperatura do ambiente, de
acordo com a documentao mantida em seu acervo (normalmente,
a umidade ideal gira em torno de 45 a 58% e a temperatura entre
20 e 22);
- Deve-se evitar a entrada de gua/fogo no ambiente de arquivo, pois
os mesmos tendem a danificar os documentos;
- A limpeza do ambiente, sempre que possvel, deve ser feita a seco
(aspirador de p) ou com a utilizao de panos midos nas estantes
e no cho;
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CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA


Conceito de Arquivo

Suporte dos documentos

Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os


conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos
pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas,
em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem
como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos.
Lei 8.159/1991

Suporte: Material no qual so registradas as informaes.


Dicionrio de Terminologia Arquivstica.
Arquivo Nacional. p. 159

01. (Cespe-UnB / Cnpq 2011) O documento de arquivo, produzido e(ou)


recebido como decorrncia natural do desenvolvimento das atividades
de um rgo ou uma empresa, tem por funo provar e testemunhar a
ocorrncia dessas atividades.
02. (Cespe-UnB / STM 2011) Denominam-se documentos de arquivo os
documentos produzidos por uma entidade pblica ou privada, ou
por uma famlia ou pessoa, no transcurso das funes que justificam
sua existncia como tal.
03. (Cespe-UnB Abin 2010) desnecessrio que os documentos de
arquivo sirvam de prova das transaes realizadas.
04. (Cespe-UnB AGU 2010) O arquivo de um rgo o conjunto de
documentos recebidos ou expedidos por esse rgo no exerccio de
suas atividades.
05. (Cespe-UnB / MPU 2010) Um arquivo documental tem por objetivo
servir como prova ou testemunho da ao de pessoas jurdicas ou
fsicas.
06. (Funiversa MPGO Tc. Arquivo / 2010) Pessoas fsicas no produzem arquivos.
07. (Funiversa MPGO Tc. Arquivo / 2010) Arquivos so conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas em decorrncia de suas
atividades.
08. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos de arquivo so provas de transaes realizadas nas organizaes.
09. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os documentos podem servir de
prova de transaes realizadas.

O arquivo pode guardar documentos em diversos suportes diferentes.


Exemplos de suporte: papel, CD, disquete, DVD, fita de vdeo.
10. (Cespe-UnB Abin 2010) Os documentos de arquivo, em qualquer
suporte, so produzidos ou recebidos durante o desenvolvimento
das atividades de pessoa fsica ou jurdica.
11. (Cespe-UnB / MPU 2010 Arquivista) O documento, para a disciplina arquivstica, a combinao do suporte com a informao nele
registrada, utilizada como prova ou para consulta.
12. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) O termo suporte utilizado em
arquivologia para denominar qualquer material que contm informaes registradas. Alguns exemplos, alm do mais comum hoje, que
o papel, so: papiro, pergaminho, disco magntico, entre outros.
13. (Cespe-UnB TRE/BA 2010) O arquivo constitudo de documentos em variados suportes, entre outros: papel, papel fotogrfico,
pelcula fotogrfica e mdias digitais.
14. (Cespe-UnB-PRG-DF / 2005) Os documentos produzidos no mbito da instituio, mesmo que no estejam em suporte papel, so
considerados documentos de arquivo.
15. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Os acervos arquivsticos so constitudos por um mesmo tipo de suporte.
16. (Cespe-UnB- STM / 2004) A composio do conceito de arquivo
adotado pela arquivstica define que seus documentos devem possuir um mesmo tipo de suporte fsico.
17. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) Os arquivos so constitudos apenas por documentos em suporte papel.

FUNO E FINALIDADES DO ARQUIVO


Funo do arquivo: A funo bsica do arquivo tornar
disponveis as informaes contidas no acervo documental
sob sua guarda.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20
18. (2008 / Cespe-UnB - FUNDAC-PB) Um arquivo tem como funo
principal tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental.
19. (Cespe-UnB-INPI / 2006) O arquivo tem como funo bsica tornar
disponveis as informaes contidas nos documentos mantidos sob
sua guarda.

21. (Cespe-UnB Abin 2010)A primeira finalidade dos arquivos servir


s atividades administrativas.
22. (Funiversa MPGO Tc. Arquivo / 2010) A principal finalidade do
arquivo .
(A) produzir e manter os documentos para fins culturais.
(B) adquirir documentos para a preservao da histria.
(C) servir a administrao.
(D) preservar os objetos colecionados.
(E) avaliar os documentos por questes de convenincia.
23. (Cespe-UnB - ANAC/2009) A funo primria do arquivo funcional, isto , ser instrumento da administrao. Em um segundo
momento, considera-se o valor para a histria e a cultura de uma
sociedade.

20. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A funo principal do


arquivo tornar disponveis as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda.

24. (Cespe-UnB-MPE/AM / 2008) O arquivo, cujo principal objetivo


ser um instrumento de apoio administrao, constitui com o decorrer do tempo, base do conhecimento da histria da instituio a que
pertence.

Finalidades dos arquivos: A principal finalidade dos arquivos


servir administrao, constituindo-se, com o decorrer
do tempo, em base do conhecimento da histria.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 20

25. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) A principal finalidade dos arquivos servir administrao, constituindo-se, com o decorrer do
tempo, em base para o conhecimento da histria.
26. (Cespe-UnB-Min Meio Ambiente / 2003) A principal finalidade dos
arquivos servir administrao. Eles constituem-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria.

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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS


Teoria das 3 Idades
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes.
Lei 8.159/1991
27. (Cespe-UnB / STM 2011 Analista Judicirio) A teoria das trs
idades refere-se sistematizao do ciclo de vida dos documentos
arquivsticos.
28. (Funiversa - Adasa/2009) - De acordo com Lei n 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, correto afirmar que so tipos de arquivos.
(A) correntes, intermedirios e permanentes.
(B) correntes, temporrios e permanentes.
(C) privados, intermedirios e permanentes.
(D) correntes, intermedirios e provisrios.
(E) correntes, temporrios e provisrios.

35. (Cespe-UnB AGU 2010) O arquivo corrente formado por documentos que esto em trmite, mas que no so consultados frequentemente porque aguardam sua destinao final.
36. (Cespe-UnB ANEEL 2010 Arquivista) Os documentos que formam
os arquivos correntes so encontrados nas unidades ou setores de
trabalho de uma organizao e so caracterizados por terem valor
administrativo.
37. (Cespe-UnB DPU 2010 - Arquivista) Os documentos correntes
devem ser mantidos prximos dos usurios diretos em razo da
frequncia com que so consultados ou da grande possibilidade de
uso que os documentos dessa idade tm.
38. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Fase corrente a fase em que os documentos esto ativos, em curso e que ainda so muito consultados e, por
isso, so conservados junto aos rgos produtores.

29. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008) Os arquivos podem ser divididos em: correntes, semipermanentes e permanentes.

39. (Cespe-UnB / MPU 2010) Dada a importncia da preservao dos


documentos que compem o arquivo corrente de determinado setor
de trabalho, recomenda-se o arquivamento desses documentos em
local afastado do referido setor.

30. (Cespe-UnB-TCE/AC / 2006) As fases do ciclo de vida de um


arquivo so duas: corrente e permanente.

40. (Cespe-UnB / MPU 2010 Arquivista) Em geral, os arquivos correntes se encontram distribudos pelos vrios setores da organizao.

31. (Cespe-UnB-TRE/TO / 2005) Atualmente, com a evoluo da


arquivstica, o ciclo vital dos documentos passa por 4 fases: arquivos setoriais, correntes, inativos e permanentes.

41. (Funiversa Terracap 2010) Acerca da classificao dos arquivos,


aqueles que guardam os documentos mais novos e mais utilizados na
instituio so chamados de arquivos
(A) intermedirios.
(B) pblicos.
(C) privados.
(D) correntes.
(E) gerais.

Valor dos Documentos


Valor Primrio:
- Documentos que servem de apoio s atividades da instituio;
- Todo documento nasce com esse valor e depois o perde;
- um valor temporrio
Valor Secundrio:
- Documentos que preservam a memria/histria da instituio;
- Nem todo documento apresentar esse valor;
- um valor definitivo (permanente).
32. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) Os documentos so mantidos nos
arquivos intermedirios quando apresentam valor secundrio.
33. (Funiversa MPGO Tc. Arquivo / 2010) Os arquivos correntes
so constitudos de documentos de valor.
(A) secundrio.
(B) informativo.
(C) mediato.
(D) primrio.
(E) histrico.
34. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O arquivo intermedirio, assim como
o corrente, constitudo por documentos de valor primrio.
Arquivo Corrente
Arquivo de 1a Idade ou Corrente
Constitudo de documentos em curso ou consultados freqentemente,
conservados nos escritrios ou nas reparties que os receberam e os
produziram ou em dependncias prximas de fcil acesso.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21
Art. 8 - 1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou
que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas freqentes.
Lei 8.159/1991

Arquivo Intermedirio
Arquivo de 2a Idade ou Intermedirio
Constitudo de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem
ainda solicit-los, para tratar de assuntos idnticos ou retomar um
problema novamente focalizado. No h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses
arquivos transitria. Por isso, so tambm chamados de limbo ou
purgatrio.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 21-22
Art. 8 - 2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no
sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
Lei 8.159/1991
42. (Cespe-UnB / STM 2011) Caso haja documentos que no sejam frequentemente consultados, eles devem, por questes econmicas, ser
transferidos a outro espao, que conhecido como arquivo intermedirio.
43. (Cespe-UnB DPU 2010 -Arquivista) Os arquivos intermedirios so
formados por documentos semiativos, que no precisam ser mantidos prximos aos usurios diretos.
44. (Cespe-UnB / MPU 2010) A funo do arquivo intermedirio possibilitar o armazenamento de documentos que, embora usados com
pouca freqncia, devem ser mantidos, por questes legais, fiscais,
tcnicas ou administrativas.

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45. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) O arquivo intermedirio justifica-se


por questes econmicas. uma forma de armazenamento de documentos mais barata que aquela feita nos setores de trabalho da organizao.
46. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) O acesso aos documentos aberto ao
pblico nos arquivos intermedirios, diferentemente do que ocorre
com os arquivos correntes, de acesso restrito aos acumuladores.
47. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) A descentralizao fsica dos arquivos
intermedirios resultado da grande frequncia de uso dos documentos nessa fase do arquivo.
Arquivo Permanente
Arquivo de 3a Idade ou Permanente
Constitudo de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em valor de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 22
Art. 8 - 3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de
valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e
imprescritveis.
Lei 8.159/1991

48. (Cespe-UnB / STM 2011) A fase permanente corresponde fase em


que os documentos so abrigados durante seu uso jurdico e sua
tramitao legal.
49. (Cespe-UnB DPU 2010) Nos arquivos permanentes, a pesquisa
facultada (liberada) ao pblico externo.
50. (Cespe-UnB DPU 2010) Nos arquivos permanentes, os documentos existentes so passveis de eliminao.
51. (Cespe-UnB Detran-ES 2010) So denominados arquivos permanentes os documentos custodiados em carter definitivo, em razo
de seu valor, e aos quais o acesso pblico.
52. (Cespe-UnB - INCA 2010) Os conjuntos documentais de um hospital que so custodiados em carter definitivo, em funo do seu
valor e por possurem acesso pblico, so denominados arquivos
correntes.
Avaliao de Documentos / Tabela de Temporalidade
Avaliao a definio dos prazos de guarda e da destinao final dos
documentos. realizada por uma Comisso de Avaliao e resulta na
elaborao da tabela de temporalidade da instituio, que dever ser
aprovada por uma autoridade competente da instituio para que possa
ser implementada no rgo.

TABELA DE TEMPORALIDADE - INSTITUIO X

Legislao de Pessoal

Prazos de guarda
Destinao
Corrente Intermedirio
Final
10 anos
10 anos Guarda Perm.

Admisso de Pessoal

5 anos

Frias

7 anos

Frequncia

5 anos

47 anos

Eliminao Microfilmar aps 5 anos

Aposentadoria

5 anos

95 anos

Eliminao Microfilmar aps 5 anos

Greves

5 anos

5 anos

Guarda Perm.

Enqto. Vig.

Guarda Perm.

Documentos

Normas Internas
53. (Cespe-UnB / Cnpq 2011) A destinao final dos documentos de
arquivo em uma tabela de temporalidade pode ser a sua eliminao ou
guarda permanente.
54. (Cespe-UnB / STM 2011) A destinao final dos documentos indicada
na tabela de temporalidade consiste na eliminao ou na guarda permanente.
55. (Cespe-UnB Abin 2010) O instrumento que indica os prazos de
guarda e a destinao final dos documentos, resultado direto do processo de avaliao, denominado cdigo de classificao de documentos de arquivo da atividade-meio.
56. (Cespe-UnB / MPU 2010) O processo de avaliao de um documento
tem como resultado a elaborao da tabela de temporalidade do documento
57. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A destinao dos documentos
indicada
(A) pela tabela de temporalidade
(B) pela tipologia documental
(C) pelo plano de classificao
(D) pelos instrumentos de pesquisa
(E) pela tabela de equivalncia

47 anos

Eliminao

Eliminao

Prazos de Guarda
O prazo de guarda varia de documento para documento e estar expresso na tabela de temporalidade da instituio.
58. (Cespe-UnB-DFTrans Anal. Adm. / 2008) Os documentos de guarda
temporria devem ser mantidos por cinco anos.
59. (Cespe-UnB-FUNCAP/PA / 2004) Todo documento com mais de
cinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado.
60. (Cespe-UnB-MME/CPRM / 2004) O prazo mximo de reteno de
documentos na fase corrente de seis meses.
61. (Cespe-UnB-TRE-AL / 2004) O prazo indicado para o arquivamento
de documentos na fase intermediria de 10 a 20 anos.
62. (Cespe-UnB-MEC / 2003) Aps cinco anos, os documentos da fase
corrente devem ser completamente eliminados.
63. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) Sero preservados, em carter permanente, todo e qualquer documento com produo anterior ao sculo
XIX.

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Observao

JUNHO DE 2011
- 12 -

Cumprimento do Ciclo Vital (Transferncia / Recolhimento / Eliminao)

68. (Cespe-UnB Detran-ES 2010) O assistente tcnico que mover


documentos da fase de arquivo corrente para a intermediria realizar procedimento denominado recolhimento.

- Os documentos podem ser eliminados nas fases corrente e intermediria.


- Todo documento passa pela fase corrente, mas nem sempre pelas fases
intermediria e permanente.
- Transferncia: Envio de documentos da fase corrente para a fase intermediria.
- Recolhimento: Envio de documentos da fase corrente ou intermediria
para a fase permanente.

69. (Cespe-UnB DPU 2010) Na fase intermediria, os documentos so


recebidos por transferncia dos arquivos correntes.

64. (Cespe-UnB / Cnpq 2011) A transferncia de documento do arquivo


corrente para o arquivo intermedirio determinada pela diminuio
da demanda desse documento, apesar de ele possuir valor administrativo, legal ou fiscal que justifique sua guarda.

72. (Cespe-UnB / MPU 2010 Arquivista) Os documentos, assim que


encerrado o seu prazo de guarda nos arquivos correntes, so eliminados, transferidos ao arquivo intermedirio ou recolhidos ao arquivo
permanente.

65. (Cespe-UnB / IFS 2011) A transferncia dos documentos do arquivo


corrente para o arquivo intermedirio realizada quando a frequncia
de uso de tais documentos diminui e quando eles perdem o valor
administrativo.

73. (Cespe-UnB / MPU 2010 Arquivista) Os documentos, antes de


serem recolhidos ao arquivo permanente, passam obrigatoriamente
pelo arquivo intermedirio.

66. (Cespe-UnB / STM 2011 Analista Judicirio) A operao de entrada


de um conjunto de documentos pblicos em um arquivo permanente
denominada recolhimento.
67. (Cespe-UnB Abin 2010) Os documentos com valor histrico devem
ser recolhidos aos arquivos intermedirios, onde devem permanecer
at a sua eliminao

70. (Cespe-UnB DPU 2010) Os documentos cujo prazo de guarda seja


estabelecido em cem anos devero ser recolhidos ao arquivo permanente.
71. (Cespe-UnB DPU 2010 - Arquivista) A passagem pelo arquivo
intermedirio indica que o documento vai ter como destinao final a
eliminao.

74. (Cetro Embrapa 2010) O recolhimento marca a transio para a 3


idade documental.
75. (Cetro Embrapa 2010) considerada transferncia a passagem de
documentos de um arquivo intermedirio para o arquivo permanente.
76. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Atualmente,
com o aumento da complexidade das organizaes, determinados
documentos nem passam mais pelos arquivos correntes.

CLASSIFICAO DOS DOS DOCUMENTOS


Quanto ao gnero
Textuais: Documentos escritos.
Iconogrficos: Documentos com imagens estticas. Exemplos: fotografias, desenhos, negativos, diapositivos, gravuras.
Cartogrficos: mapas e plantas.
Microgrficos: microfilmes.
Sonoros: Documentos cuja informao esteja em forma de som.
Filmogrficos: Filmagens. Vdeos.
Informticos/Digitais: Documentos em meio digital.
77. (Cespe-UnB Abin 2010) Mapas e plantas fazem parte do gnero
documental conhecido como cartogrfico.
78. (Cespe-UnB / MPU 2010) Os documentos do gnero iconogrfico
contm imagens estticas, tais como ampliaes fotogrficas, slides,
diapositivos e gravuras.
79. (Cespe-UnB TRE/BA 2010) Os ofcios datilografados ou impressos, os mapas e as plantas fazem parte do gnero de documentos
escritos ou textuais e so muito comuns nos arquivos permanentes.
80. (Cespe-UnB - Pol Federal - Escrivo / 2009) - Uma base de dados
desenvolvida em uma instituio pblica deve ser considerada como
parte dos arquivos dessa instituio.
81. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) -A legislao brasileira define arquivo
como sendo o conjunto formado exclusivamente por documentos
textuais.
82. (Cespe-UnB - TRE-MA/2009) - Os documentos textuais, audiovisuais
e cartogrficos so gneros documentais encontrados nos arquivos.
83. (NCE-UFRJ / CVM 2009) Uma planta de arquitetura do 12 pavimento de uma instituio pblica considerada um documento do
seguinte gnero:

(A) filmogrfico;
(B) cartogrfico;
(C) textual;
(D) iconogrfico;
(E) sonoro.
84. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) Ofcios impressos, plantas de quadras
residenciais e fotografias de pistas de circulao de veculos so classificados, quanto ao gnero, como documentos textuais, cartogrficos
e filmogrficos, respectivamente.
85. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) As fotografias so classificadas, quanto
ao gnero, em documentos iconogrficos.
86. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Documentos
do gnero iconogrfico so aqueles que contm imagens estticas.
Quanto natureza do assunto
Sigilosos: Documentos que, por sua natureza, devam se de conhecimento
restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda
para sua custdia e divulgao.
Ostensivos: Documentos cuja divulgao no prejudica a administrao.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 29-30
Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em
ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor
ou dos seus elementos intrnsecos.
Decreto 4.553/2002
Art. 4 Para os efeitos deste Decreto, so estabelecidos os seguintes
conceitos e definies:
classificao: atribuio, pela autoridade competente, de grau de sigilo a
dado, informao, documento, material, rea ou instalao;
desclassificao: cancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos dados ou informaes;

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JUNHO DE 2011
- 13 -

reclassificao: alterao, pela autoridade competente, da classificao


de dado, informao, rea ou instalao sigilosos;
Decreto 4.553/2002

89. (Cespe-UnB - MCT/2008) A classificao de ostensivo dada aos


documentos de arquivo cuja divulgao no prejudica o rgo ou
o ministrio.

Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expedio e tramitao obedecero s seguintes prescries:
I - sero acondicionados em envelopes duplos;
II - no envelope externo no constar qualquer indicao do grau
de sigilo ou do teor do documento;
III - no envelope interno sero apostos o destinatrio e o grau de
sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido
o envelope externo;
Decreto 4.553/2002

90. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) Os documentos sigilosos devem ser


de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao.

87. (Cespe-UnB DPU 2010) O procedimento de desclassificar documentos consiste em


(A) separar fisicamente os documentos destinados a eliminao.
(B) possibilitar o emprstimo de documentos em mbito interno.
(C) liberar consulta os documentos de natureza especial.
(D) facultar (liberar) o acesso aos documentos anteriormente classificados como sigilosos.
(E) proceder alterao da classificao atribuda anteriormente,
com base no plano de classificao da instituio.

93. (Cespe-UnB-Ipajm / 2006) Informaes sigilosas so classificadas


em ultrassecretas, secretas, confidenciais e ostensivas.

88. (Cespe-UnB - MEC/2009) As correspondncias consideradas ostensivas so classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais,
sigilosas e ultrassecretas.

96. (Cespe-UnB-TST / 2008) Na expedio e tramitao de documentos


sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o
grau de sigilo no envelope externo.

91. (Cespe-UnB - SEAD-UEPA / 2008) So denominados ostensivos os


documentos que requerem cuidados extremos da unidade de arquivo
na sua guarda e na sua divulgao.
92. (Cespe-UnB-TJDFT / 2008) Reservado, confidencial, secreto e
ultrassecreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao.

94. (Cespe-UnB-MDIC / 2006) Os documentos cuja divulgao de seu


contedo no apresenta qualquer restrio so classificados como
ostensivos.
95. (Cespe-UnB-TST / 2008) Desclassificao o ato pelo qual a autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento.

PROTOCOLO
Protocolo o controle da tramitao dos documentos que tramitam no
rgo, de forma a permitir a sua rpida localizao e informao
aos interessados. uma atividade tpica da fase corrente.
MIRANDA, lvis Corra. Arquivo para concursos. Braslia, 2007
97. (Cespe-UnB / Cnpq 2011) As atividades de protocolo so de responsabilidade da rea relativa ao arquivo intermedirio, a qual responde
pela tramitao dos documentos dentro de um rgo ou uma empresa.
98. (Cespe-UnB / MPU 2010 Arquivista) O protocolo est vinculado
tcnica e administrativamente ao arquivo intermedirio.
99. (Cespe-UnB-UnB/Pref. Rio Branco/AC / 2007) O protocolo uma
atividade tpica da fase corrente.
100. (Cespe-UnB-MI / Arquivista - 2006) O protocolo, pela sua natureza,
de responsabilidade dos arquivos intermedirios.
101. (Cespe-UnB-CNPq / 2003) A atividade de protocolo
responsabilidade tpica do arquivo permanente.
Atividades de protocolo
Atividades de protocolo:
- Recebimento (Recepo dos documentos)
- Registro (Cadastro dos dados dos documentos)
- Autuao (formao/abertura de processos)
- Classificao (separao por assunto)
- Expedio/Distribuio (encaminhamento ao destinatrio)
- Controle/Movimentao (controle da tramitao / andamento)
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 55-59
102. (Cespe-UnB / STM 2011 Analista Judicirio) As atividades do
protocolo incluem recebimento de documentos, classificao, registro, distribuio e acompanhamento da tramitao.
103. (Cespe-UnB DPU 2010) As rotinas do setor de protocolo incluem
atividades de

(A) classificao, registro, avaliao e emprstimo de documentos.


(B) recebimento, classificao, registro e movimentao de
documentos.
(C) recebimento, eliminao e emprstimo de documentos.
(D) ordenao, classificao e avaliao de documentos.
(E) registro de processos, classificao e avaliao de documentos.
104. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Uma das atividades realizadas pelo
servio de protocolo a classificao de documentos.
105. (Cespe-UnB - MPS / 2010) Protocolo o servio encarregado de
recebimento, registro, distribuio, controle da tramitao e expedio
de documentos.
106. (Cespe-UnB - MPS / 2010) O protocolo do rgo deve manter
controle da expedio de correspondncia.
107. (Cespe-UnB / MPU 2010 Arquivista) O setor de protocolo tambm
responsvel pelo recebimento, pela movimentao e expedio
dos documentos.
108. (Cespe-UnB / MPU 2010 Arquivista) O registro dos documentos
desenvolvido pelo setor de protocolo.
109. (Cespe-UnB / MPU 2010 Arquivista) A tramitao uma atividade
desenvolvida pelos setores de trabalho responsveis pela demanda
contida nos documentos, no sendo uma atividade de protocolo.
110. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Nos rgos ou instituies
pblicas, protocolo geralmente o setor encarregado de atividades
como recebimento, expedio, registro, distribuio e controle da
movimentao de documentos em trmite.
111. (Funiversa Terracap / 2010 - Arquivista) O protocolo, como um
dos elementos dos arquivos correntes, desenvolve uma srie de
atividades. Assinale a alternativa que corresponde a atividade(s) do
protocolo.
(A) Descrio de documentos permanentes.
(B) Microfilmagem dos documentos.
(C) Registro e distribuio de documentos.
(D) Eliminao de documentos semiativos.
(E) Emprstimo e consulta de documentos.

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- 14 -

Documentao particular / sigilosa / ostensiva


No devem ser abertos e nem registrados pelo protocolo, devendo ser
encaminhados diretamente aos destinatrios:
- Documentos particulares
- Documentos sigilosos
Devem ser abertos e registrados pelo protocolo:
- Documentos ostensivos
MIRANDA, lvis Corra. Arquivologia para concursos. Braslia, 2007
112. (Cespe-UnB / IFS 2011) Quando uma correspondncia de carter
oficial enviada a uma instituio, ela deve ser aberta, registrada e
encaminhada ao destino correto, salvo quando, no envelope, houver
alguma das seguintes indicaes: confidencial, reservado, particular,
ou indicao equivalente.
113. (Cespe-UnB ANEEL 2010)A correspondncia ostensiva distribuda
por esse rgo sem que os profissionais que atuam no setor de
protocolo tenham conhecimento de seu teor.
114. (Funiversa - Min Turismo / 2010) Em relao correspondncia
de carter sigiloso, assinale a alternativa correta.
(A) Deve ser encaminhada diretamente ao destinrio
(B) Deve ser aberta no momento de seu recebimento.
(C) Deve ser lida para se verificar a existncia de antecedentes.
(D) Deve ser classificada de acordo com o cdigo de assuntos
adotado no rgo ou na empresa.
(E) Deve-se apor carimbo de protocolo no canto superior direito do
documento.

115. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009 - Arquivista) Os documentos de


natureza ostensiva recebidos pelo protocolo no podem ser abertos,
analisados e classificados e devem ser encaminhados aos seus
destinatrios.
116. (Cespe-UnB - MEC 2009)A correspondncia oficial, com indicaes
de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser aberta
para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminhada ao
destinatrio.
117. (Cespe-UnB - MI/2009) - A correspondncia recebida que tiver
carter ostensivo no deve ser aberta pelo protocolo.
118. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) A correspondncia particular
recebida em um rgo pblico deve, obrigatoriamente, ser registrada
no protocolo do rgo.
119. (Cespe-UnB - Fundac-PB / 2008) O setor de protocolo dever abrir
as correspondncias oficiais mesmo que sejam confidenciais ou
reservadas.
120. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Vitria-ES / Arquivista 2008) Os
documentos particulares recebidos pelo protocolo de um rgo
pblico ou de uma empresa no devem ser registrados nem
classificados, mas apenas remetidos aos destinatrios.
121. (Cespe-UnB - SECAD-TO / 2008)As correspondncias particulares
recebidas por um rgo pblico devem ser registradas no protocolo
e enviadas aos seus destinatrios.
122. (Cespe-UnB - STJ/2008) O protocolo deve separar as
correspondncias oficiais das particulares e a correspondncia de
carter ostensivo da de carter sigiloso.

PRESERVAO DE DOCUMENTOS
Fatores fsicos

129. (Cespe-UnB / MPU 2010 Arquivista) necessrio controlar a


temperatura e a umidade do ar nos depsitos de documentos.

Principais fatores fsicos prejudiciais conservao dos documentos:


umidade alta, ar seco, temperatura inadequada, exposio luz
natural ou artificial.
- O arquivo deve ter controle de umidade e temperatura de acordo com
os documentos mantidos sob sua guarda (aproximadamente 21 e
55%);
BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos. Rio de Janeiro
: Arquivo Nacional, 1985.

130. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) A conservao compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de
sua guarda.

123. (Cespe-UnB Abin 2010) Os documentos produzidos em vrios


suportes devem ser armazenados em locais diferentes, conforme
suas caractersticas fsicas.

Fatores qumicos

124. (Cespe-UnB Abin 2010) Devido aplicao de modernas tcnicas


de preservao documental, a temperatura no considerada um
agente de deteriorao de documentos de arquivo.
125. (Cespe-UnB ANEEL 2010 Arquivista) Os depsitos de arquivo
devem prever locais especficos para armazenamento de cada tipo
de suporte, de acordo com suas especificidades.
126. (Cespe-UnB DPU 2010 Arquivista) O calor e umidade excessivos so nocivos ao acervo, pois podem gerar fungos. Deve-se, portanto, manter taxas muito baixas de umidade e temperatura no arquivo.
127. (Cespe-UnB DPU 2010 Arquivista) A luz natural, sobretudo a
radiao ultravioleta, causa danos aos documentos. Para proteglos, necessrio usar persianas ou cortinas nas janelas e substituir as
lmpadas incandescentes por lmpadas fluorescentes, que no emitem radiaes ultravioleta.
128. (Cespe-UnB / MPU 2010 Arquivista) A fim de proteger os documentos da radiao ultravioleta (UV) da luz solar, deve-se monitorar
os nveis de luminosidade do local e utilizar persianas, cortinas ou
filtros nas janelas.

131. (Cespe-UnB TRE/MT 2010) O ar seco um elemento que beneficia as condies fsicas do papel.
132. (Cespe-UnB - MS 2010 Arquivista) Uma das consequncias da
exposio dos documentos em papel luz o seu amarelecimento.

Principais fatores qumicos prejudiciais conservao dos documentos: poeira, sujeira, fumaa, colas, fitas adesivas, objetos metlicos,
alimentos.
- gua e fogo no devem entrar no ambiente de arquivo;
- A limpeza do piso, estantes e mveis deve ser feita com pano mido/
aspirador.
- A higienizao dos documentos deve ser feita com uma trincha ou
flanela.
BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos. Rio de Janeiro
: Arquivo Nacional, 1985.
133. (Cespe-UnB / Cnpq 2011) A higienizao dos documentos, uma
importante atividade de conservao de documentos de arquivo, pode
ser realizada utilizando-se pano macio, escova ou aspirador de p, e
recomendada, principalmente, em documentos considerados de
guarda permanente.
134. (Cespe-UnB / STM 2011) A luz, o ar seco, a umidade, o mofo, a
poeira e os gases so, a mdio e longo prazo, altamente prejudiciais
conservao do acervo documental.

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JUNHO DE 2011
- 15 -

135. (Cespe-UnB - TRE-GO/2009) - A limpeza do depsito do arquivo


deve ser rigorosa para evitar a proliferao de fungos e insetos; o cho
deve ser limpo com pano umedecido em uma mistura de gua, solventes,
cera e substncias bactericidas. Uma vez por ms, pelo menos, as
estantes devem ser limpas com a mesma mistura.
136. (Cespe-UnB-INSS / 2008) Na higienizao dos documentos, alm de
remover a poeira, devem ser retirados objetos metlicos, como grampos, clipes e prendedores metlicos.
137. (Cespe-UnB - Min Sade / 2008) A higienizao e o acondicionamento so aes de conservao dos documentos.
138. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) Deve-se evitar a
limpeza do piso, das estantes e dos mveis do arquivo para preservar
os documentos.

143. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Para reparos em documentos, como


enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, indicado o
uso de cola plstica comum.
Fatores biolgicos
Principais fatores biolgicos prejudiciais conservao dos documentos: insetos, microorganismos, ratos, homem.
Cuidados a serem observados ao se manusear os documentos:
- Fotografias e negativos devem ser manuseados com luvas de algodo;
- Anotaes nos documentos devem ser feitas a lpis.
BECK, Ingrid. Manual de conservao de documentos. Rio de Janeiro
: Arquivo Nacional, 1985.

139. (Cespe-UnB - Pref. Mun. Rio Branco-AC / 2007) A higienizao um


dos procedimentos mais significativos do processo de conservao de
documentos e deve ser feita em perodos regulares.

144. (Cespe-UnB / STM 2011 Analista Judicirio) A principal causa


dos danos que ocorrem nos materiais de um acervo documental o
manuseio indevido, tanto por usurios quanto por funcionrios.

140. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Os conjuntos documentais que possuam mais de duas folhas devem ser juntados por meio de grampo.

145. (Cespe-UnB - FUB / 2009 - Arquivista) Os procedimentos de


preservao devem incidir apenas sobre os documentos avaliados
como permanentes na tabela de temporalidade e destinao.

141. (Cespe-UnB-TRE/MA / 2005) Deve-se proibir a entrada de pessoas


transportando alimentos lquidos no espao destinado ao acervo
arquivstico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com alimentos slidos.
142. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Com o objetivo de minimizar o rudo no
ambiente, indicado que o piso dos espaos onde so preservados os
documentos seja revestido com carpete.

146. (Cespe-UnB-CLDF / 2006) O acondicionamento inadequado e o


manuseio incorreto podem ser causas de danos aos documentos.
147. (Cespe-UnB-TRE/PA / 2005) Tanto funcionrios quanto usurios
devem ter conhecimento acerca das medidas referentes ao manuseio
de documentos.

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Mtodo Alfabtico / Variadex
O mtodo alfabtico aquele que organiza os documentos por nome.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 62
O mtodo variadex uma variante do mtodo alfabtico. Neste mtodo,
h a utilizao de cores para facilitar o arquivamento.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 92
148. (Cetro Embrapa 2010) O mtodo variadex uma variante do
alfabtico e utiliza cores como elementos auxiliares para facilitar o
arquivamento e a localizao dos documentos.
149. (Funiversa MPGO Tc. Arquivo / 2010) A respeito do mtodo
variadex, assinale a alternativa correta.
(A) um tipo de mtodo cronolgico.
(B) Utiliza cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localizao dos documentos.
(C) baseado no sistema decimal.
(D) Agrupa os assuntos.
(E) Dispe os documentos na ordem dicionria.
150. (Cespe-UnB-Fundac/PB / 2008) Alm dos cdigos numricos e
alfabticos, outra forma adicional de organizao de arquivos aquela
realizada por meio do uso de cores, de forma a facilitar a localizao
dos itens.
151. (Cespe-UnB-FUB / 2008) Os documentos constantes em cada uma
das pastas organizadas em ordem alfabtica devero seguir, obrigatoriamente, uma seqncia numrica.
Mtodo Geogrfico
- O mtodo geogrfico aquele que organiza os documentos pela procedncia ou local.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 68

Regras do mtodo geogrfico

POR ESTADO / POR PAS


- Os estados ou pases devem ser organizados alfabeticamente;
- Dentro de cada estado ou pas, a capital vem em primeiro
lugar, seguida das demais cidades alfabeticamente.
Exemplo:
Alagoas
Bahia
Cear
Gois
So Paulo

152. (Cesgranrio - BACEN / 2010) Se a Ouvidoria do BACEN receber


cartas do Rio Grande do Sul, como, por exemplo, de (1) Santa Maria;
(2) Caxias do Sul; (3) Novo Hamburgo; (4) Gramado e (5) Porto
Alegre, dever fazer a ordenao dessas cartas. Se for utilizado o
mtodo geogrfico, por estado, a ordenao ser a seguinte:
(A) 5,4,3,2,1
(B) 5,2,4,3,1
(C) 4,3,2,5,1
(D) 2,4,3,5,1
(E) 1,2,4,3,5
153. (Cespe-UnB DPU 2010) Considere que os documentos de um
determinado setor da DPU estejam organizados com base na procedncia ou local. Nessa situao, o mtodo de arquivamento adotado
denomina-se
(A) por assunto.
(B) onomstico.
(C) geogrfico.
(D) ideogrfico.
(E) alfabtico.

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Pasta do estado do Gois:


Goinia
Alexnia
Caldas Novas
Mozarlndia
Rio Verde

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154. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O mtodo geogrfico muito preciso,


mas tem aplicaes muito especficas, uma vez que est embasado
na identificao de caractersticas geogrficas, como bacias
hidrogrficas, cadeias de montanhas, plancies, planaltos, flora e fauna.
155. (Funiversa Min Turismo / 2010) O mtodo de arquivamento de
documentos que tem como principal elemento a ser considerado no
documento a procedncia ou local o
(A) duplex.
(B) ideogrfico.
(C) unitermo.
(D) soundex.
(E) geogrfico.
156. (Cespe-UnB-DFTrans / 2008) No arquivamento de documentos
cujo principal elemento seja a procedncia, correta a seguinte ordenao.
MINAS GERAIS: Belo Horizonte / Ouro Preto / Uberlndia
PARAN: Curitiba / Londrina / Paranagu
157. (Cespe-UnB - Min. Esporte / 2008) Quando se organiza um arquivo
por estados da Federao, as capitais so ordenadas alfabeticamente
como qualquer outra cidade.
Mtodo Numrico
- O mtodo numrico aquele que organiza os docts por nmero;
- O mtodo numrico pode ser subdividido em: simples, cronolgico e
dgito-terminal;
- Cronolgico: organiza os documentos por data;
- Numrico simples: os documentos so organizados pelo nmero inteiro. indicado para nmeros pequenos;
- Numrico dgito-terminal: organiza os documentos pelos dois ltimos
algarismos. indicado para nmeros grandes.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 70-77
158. (Cespe-UnB / STM 2011) Por meio do mtodo Variadex, atribui-se
um nmero ao documento, em ordem crescente, de acordo com a
entrada deste no arquivo.
159. (Cetro Embrapa 2010) No mtodo dgito-terminal os documentos
so numerados sequencialmente: os nmeros, dispostos em grupos
de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Tem como vantagem a reduo de erros de arquivamento e
rapidez na localizao, visto que trabalha com grupos de dois dgitos.
160. (Funiversa MPGO Tc. Arquivo / 2010)A atribuio de um nmero a cada cliente (pessoa fsica ou jurdica), por exemplo, obedecendo ordem de entrada ou de registro, sem preocupao alguma com
a ordem alfabtica caracterstica do mtodo.
(A) numrico cronolgico.
(B) numrico alfabtico.
(C) numrico simples.
(D) dgito-terminal.
(E) variadex-cronolgico.
161. (Cespe-UnB / Antaq 2009) - O mtodo numrico simples determina
a numerao sequencial dos documentos, dispondo os nmeros em
trs grupos de dois dgitos cada um. Por exemplo: 52-63-19.
162. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - Uma representao correta do mtodo numrico simples 22-93-17.
163. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) O mtodo numrico simples constitui-se na atribuio de um nmero e de uma letra a cada documento de
pessoa fsica ou jurdica.
164. (FCC-TRF 2a Reg / 2007) Uma instituio adota o mtodo dgitoterminal para classificar os pronturios de seus servidores:

1) 001.299 - Hilary Jenkinson


2) 032.699 - Eugenio Casanova
3) 129.129 - T. R. Schellenberg
4) 159.544 - Luciana Duranti
5) 305.218 - Angelika Menne-Hantz
6) 306.818 - Bruno Delmas
7) 588.029 - Paola Carucci
8) 246.344 - Michel Duchein
A adequada ordenao de tais pronturios :
(A) 1,2,3,4,8,5,6,7.
(B) 5,6,7,3,8,4,1,2.
(C) 5,6,2,1,4,8,7,3.
(D) 7,2,6,8,4,1,5,3.
(E) 7,2,6,8,4,5,1,3.
165. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) O mtodo de arquivamento dgitoterminal apresenta como desvantagem a lentido na recuperao da
informao.
Mtodo Ideogrfico
- Mtodo ideogrfico aquele que organiza os documentos por assunto.
- O mtodo ideogrfico pode organizar os documentos de forma alfabtica
ou numrica.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 77-92
166. (Cespe-UnB Ceturb-ES 2010) A criao de pastas para o
arquivamento de documentos a paritr dos temas relacionados a
atividades desenvolvidas no setor de trabalho indica o uso do mtodo
ideogrfico.
167. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Um dos mtodos de ordenamento
considerados mais eficientes o ideogrfico, no qual os documentos
recebem nmeros dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um,
que so lidos da direita para a esquerda, formando pares. Nesse
caso, o arquivamento feito considerando um grupo de cada vez.
168. (Funiversa Terracap 2010) O mtodo de arquivamento que separa
os documentos por assunto o
(A) ideogrfico.
(B) alfabtico.
(C) numrico.
(D) geogrfico.
(E) cronolgico.
Mtodos ideogrficos numricos
- Mtodo decimal: Organiza os assuntos por cdigo, sendo limitado a 10
classes em cada nvel;
- Mtodo duplex: Organiza os assuntos por cdigo, apresentando classes
ilimitadas.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 83-89

Plano de Classificao - Exemplo


1 PESSOAL
1-1 - Frias
1-2 - Licenas
1-2-1 Paternidade
1-2-2 Maternidade
1-3 Freqncia
1-4 Aposentadoria
1-5 Admisso
1-6 - Demisso

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2 FINANCEIRA
2-1 Emprstimos
2-2 Contas
2-2-1 Luz
2-2-2 Telefone
3 MATERIAL
3-1 Permanente
3-2 Consumo
JUNHO DE 2011
- 17 -

169. (Cespe-UnB / Cnpq 2011) O cdigo de classificao de documentos


de arquivo aplicado a partir da transferncia do documento do arquivo corrente para o arquivo intermedirio.

176. (Cespe-UnB / STM 2011) No mtodo numrico simples, um mtodo de arquivamento do tipo direto, no se faz necessrio consultar um
ndice para localizar o documento.

170. (Cespe-UnB / STM 2011) Aplica-se o cdigo de classificao exclusivamente em arquivos permanentes, pois somente neste tipo de arquivo essa classificao facilita o acesso aos documentos.

177. (Funiversa Embratur / 2010) Assinale a alternativ a que apresenta


um mtodo de arquivamento do sistema direto.
(A) numrico simples
(B) dgito-terminal.
(C) alfabtico.
(D) unitermo.
(E) indexao coordenada.

171. (IADES PGDF / 2011) Qual o mtodo de arquivamento mais


adequado para permitir a abertura de cdigos de classes / reas ilimitadas medida que novas atividades forem surgindo?
(A) Mtodo decimal.
(B) Mtodo unitermo.
(C) Mtodo de indexao coordenada.
(D) Mtodo variadex.
(E) Mtodo duplex.
172. (Cespe-UnB - Antaq/2009) - Uma das vantagens apresentadas pelo
mtodo duplex de arquivamento a possibilidade ilimitada de classes de documentos.
173. (Cespe-UnB-TRE/GO / 2005) Uma das vantagens apresentadas
pelo mtodo de arquivamento duplex a possibilidade de criao de
classes ilimitadas.
174. (Cespe-UnB-Antaq / 2005) Uma das vantagens do mtodo de arquivamento duplex que ele possibilita a criao de uma infinidade de
classes.

178. (Cespe-UnB Ceturb-ES 2010) Uma desvantagem do mtodo numrico de arquivamento ser do distema indireto, que implica a
consulta a um ndice ou a um cdigo para localizar o documento.
179. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O mtodo numrico simples considerado direto, pois permite que a busca do documento seja feita diretamente no local onde se acha guardado.
180. (Funiversa MPGO Tc. Arquivo / 2010) Acerca do mtodo geogrfico de arquivamento, podemos afirmar que um mtodo do sistema
direto.
181. (Cespe-UnB -ANAC/2009) A localizao dos documentos de arquivo nos mtodos de arquivamento do sistema direto depende de um
ndice ou de um cdigo.

175. (Cespe-UnB-TRE/MT / 2005) O mtodo de arquivamento duplex


apresenta como desvantagem definio de apenas dez classes.

182. (Cespe-UnB - FUB / 2009) O mtodo alfabtico faz parte de sistemas indiretos de arquivamento, e necessita de um ndice para a localizao dos documentos.

Mtodos diretos/indiretos

183. (Cespe-UnB - IBRAM / 2009) O mtodo numrico um mtodo de


arquivamento indireto.

- Mtodos diretos: So aqueles em que a busca feita diretamente no local


em que o documento se encontra arquivado, sem a necessidade de
um ndice auxiliar. Caracteriza os mtodos que organizam os
documentos por nome (alfabtico / geogrfico / dicionrio /
enciclopdico).
- Mtodos indiretos: So aqueles que necessitam de um ndice alfabtico
que permita localizar o nmero em que o documento est arquivado.
Caracteriza os mtodos que organizam os documentos por nmero
(numrico / decimal / duplex).
MIRANDA, lvis C. Arquivo para concursos. Braslia : Vestcon, 2007

184. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - Os mtodos de arquivamento do sistema direto so aqueles que exigem a consulta de um
ndice ou de um cdigo
185. (Funiversa - HFA /2009) Os mtodos de arquivamento dividem-se
em dois grandes sistemas:
(A) bsico e padronizado
(B) direto e indireto
(C) direto e semiestruturado
(D) direto e semi-indireto
(E) unitermo e indexao
186. (Cespe-UnB - MCT/2008) Os mtodos de arquivamento pertencem
a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sendo que o mtodo
alfabtico do sistema direto.
187. (Cespe-UnB-MPE/RR / 2008) O mtodo alfabtico considerado
um mtodo indireto de arquivamento por no dispensar o uso de
ndice para localizar ou arquivar qualquer documento.
Escolha do mtodo a ser adotado
O mtodo a ser adotado no arquivo dever ser definido aps anlise:
1) Dos documentos a serem arquivados;
2) Das caractersticas da instituio que est sendo organizada.
O arquivo pode utilizar quantos mtodos forem necessrios, de forma a
atender as necessidades da instituio.
O conjunto de mtodos a ser adotado chamado de classificao ou
arranjo.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 40-41

NOES DE ARQUIVOLOGIA E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS / Professor lvis Corra Miranda


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JUNHO DE 2011
- 18 -

188. (Funiversa Embratur / 2010) O que determina o mtodo de


arquivamento dos documentos do arquivo (so)
(A) a natureza dos documentos e a estrutura da entidade.
(B) a espcie e a tipologia do documento.
(C) o ato de recebimento e a expedio do documento.
(D) o suporte e o gnero documental.
(E) a classificao de sigilo do documento.
189. (Cespe-UnB - ANAC/2009) O mtodo de arquivamento dos documentos de arquivo deve ser definido a partir da natureza dos documentos e da estrutura da organizao que produz ou recebe.
190. (Cespe-UnB-SEAD/CEHAP/PB 2009) - A atividade de classificao de documentos de arquivo exige conhecimentos no s da empresa ou do rgo pblico, mas tambm da natureza dos documentos a serem classificados.
191. (Cespe-UnB - MEC/2009) possvel, na escolha do mtodo de
arquivamento, definir um mtodo principal e mtodos auxiliares para
a organizao da documentao.
192. (Cespe-UnB-STM / 2004) Os documentos de arquivo obedecem a
um mtodo de arquivamento nico.
Regras de Alfabetao
O Comit Olmpico Brasileiro prepara o cadastro de autoridades convidadas para a cerimnia de abertura dos Jogos. Para tanto, precisa
dispor as fichas pessoais destas autoridades em ordem alfabtica.
Identifique a ordem correta dos nomes apresentados.
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
( 1

) Gustavo Kuerten
) Aderbal Alves Vila Nova
) Carlos Oliveira Santa F
) Pedro Santos dvila
) Edson Arantes do Nascimento
) Csar Cielho Filho
) Delegado Romeu Tuma
) George W. Bush
) Paul Mc Cartney
) Joseph von Neumann
) Hugo Chvez Frias
) Law Kim Chong
) Abdulah Mustafah

193. (Cespe-UnB Detran-ES 2010) Um assistente tcnico que utilize


tcnica alfabtica para arquivar, pela primeira vez, dados referentes
a ministro chamado Jos da Silva dever arquivar esses dados em
local reservado letra M.
194. (Funiversa MPGO Tc. Arquivo / 2010) De acordo com as regras
de alfabetao utilizadas no mtodo alfabtico, assinale a alternativa
em que os nomes a seguir esto arquivados de maneira correta.
Joo Antnio Silva
Alberto Monte Azul
William dAlmeida
Roberto Carlos Sousa Jnior.
(A) Almeida, William d
Monte Azul, Alberto
Silva, Joo Antnio
Sousa Jnior, Roberto Carlos
(B) Alberto Monte Azul
Joo Antnio Silva
Roberto Carlos Sousa Jnior
William dAlmeida

(C) Almeida, William d


Azul, Alberto Monte
Jnior, Roberto Carlos Sousa
Silva, Joo Antnio
(D) DAlmeida, William
Monte Azul, Alberto
Jnior, Roberto Carlos Sousa
Silva, Joo Antnio
(E) Azul, Alberto Monte
DAlmeida, William
Jnior, Roberto Carlos Sousa
Silva, Joo Antnio
195 a 203. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Um dos mtodos de ordenao
mais usados o alfabtico.Ao usar a ordem alfabtica para nomes
preciso seguir regras. Nesse sentido, considere a lista alfabtica
seguinte.
A Barateira Ltda.
Akira Kurosawa
Andrade, Mrio de
Branco, Camilo Castelo
Cabral, Pedro lvares
Du Pont, Jean
Fundao Getlio Vargas
Goethe, Johann Wolfgang von
Herrera Cortez, Carmem
Houaiss, Manoel Silva e
Li Cheng Tsai
Lybrary of Congress (The)
Maciel, Jorge
Mahmoud Ahmadinejad
Neto, Jorge Maciel
Paula, Gabriel Santa
Acerca do mtodo alfabtico, das regras de alfabetao para nomes e da
lista acima, julgue os itens que se seguem.
195. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os nomes de Mrio de Andrade e
Pedro lvares Cabral esto na ordem de alfabetao correta, pois,
nos nomes de pessoas fsicas, deve-se considerar o ltimo sobrenome
e depois o prenome.
196. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os nomes Akira Kurosawa e Mahmoud
Ahmadinejad foram ordenados erradamente, pois, em ambos os casos,
foi considerado o prenome e no o sobrenome para a alfabetao.
197. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os artigos e preposies no devem
ser considerados para a alfabetao, como acontece corretamente
nos nomes de Mrio de Andrade e Manoel Silva e Houaiss.
198. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Os nomes de Camilo Castelo Branco e
Gabriel Santa Paula esto corretamente alfabetados, pois seguem a
regra de se considerar o ltimo sobrenome.
199. (Cespe-UnB - Embasa 2010) A ordenao dos nomes da Fundao
Getlio Vargas e da estrangeira The Lybrary of Congress est correta,
pois foram transcritos como se apresentam, mas sem considerar os
artigos e preposies, assim como estabelece a regra referente a
nomes de instituies.
200. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O nome Johann Wolfgang von Goethe
est ordenado corretamente, mas o nome Jean Du Pont foi ordenado
erroneamente, pois foi considerada a partcula, quando a regra
esclarece que artigos e preposies no devem ser considerados.
201. (Cespe-UnB - Embasa 2010)A ordenao do nome Carmem Herrera
Cortez est errada, pois foi realizada com base no penltimo
sobrenome e no no ltimo sobrenome, como indicado pelas regras
de alfabetao.

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JUNHO DE 2011
- 19 -

202. (Cespe-UnB - Embasa 2010) Nomes de empresas e instituies


devem ser transcritos como se apresentam; portanto, o nome da
empresa A Barateira Ltda. est alfabetado corretamente.
203. (Cespe-UnB - Embasa 2010) O nome Jorge Maciel Neto est ordenado
erradamente, pois o sobrenome Neto indica grau de parentesco e,
portanto, deve ser entendido como parte integrante do ltimo
sobrenome.
204. (Funiversa Min Turismo / 2010) Para o arquivamento de nomes,
utilizam-se as regras de alfabetao. No caso de nome em espanhol,
assinale a alternativa correta.
(A) Considera-se o ltimo sobrenome e, depois, o prenome.
(B) Deve aparecer na ordem direta, isto , prenome e, depois,
sobrenome.
(C) Deve ser registrado como se apresenta.
(D) Deve ser registrado pelo penltimo sobrenome, que corresponde
ao sobrenome de famlia do pai.
(E) Deve ser registrado pelo ltimo sobrenome e, depois, do grau de
parentesco.
Regras de Alfabetao
1 Regra
Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois
o prenome.
Barbosa, Joo
Cabral, Pedro lvares
Vasconcelos, Maria Lusa
Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica
do prenome.
Teixeira, Anbal
Teixeira, Marilda
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 63
2 Regra Sobrenomes compostos
Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por
hfen no se separam.
Castelo Branco, Camilo
Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 63
3 Regra Sobrenomes com nomes de santos

5 Regra Artigos e preposies


Os artigos e preposies, tais como a, o, de, d, da, do, e, um, uma, no so
considerados.
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 64
6 Regra Sobrenomes de parentesco
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior,
Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome.
Almeida Filho, Antnio
Ribeiro Jnior, Paulo
Vasconcelos Sobrinho, Joaquim
Viana Neto, Henrique
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 64-65
7 Regra Ttulos que acompanham o nome
Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o
nome, entre parnteses.
Campos, Milton (Ministro)
Ferreira, Andr (Professor)
Pereira, Paulo (General)
Teixeira, Pedro (Dr.)
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 65
8 Regra Nomes estrangeiros
Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo
nos casos de nomes espanhis e orientais (ver regras 10 e 11).
Aubert, Georges
Mller, Paul
Schmidt, Jorge
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 65
9 Regra Partculas de nomes estrangeiros

Os sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa ou So seguem


a regra anterior.
Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
So Paulo, Carlos
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 64

As partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O


mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escrita
com letra maiscula.
Capri, Giulio di
Mc Adam, John
OBrien, Gordon
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 66

4 Regra Iniciais abreviativas

10 Regra Nomes espanhis / hispnicos

As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de


sobrenomes iguais.
Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, Jos
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 64

Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome.


Arco y Molinero, Angel de
Oviedo y Baos, Jos de
Pina del Mello, Francisco de
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 66

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JUNHO DE 2011
- 20 -

11 Regra Nomes orientais e rabes

13 Regra Nomes de eventos

Os nomes orientais japoneses, chineses e rabes so registrados como


se apresentam.
Al Ben-Hur
Li Yutang
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 66
12 Regra Nomes de instituies

Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias e


assemelhados os nmeros devem aparecer no fim, entre parnteses.
Conferncia de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Quinto)
Congresso de Geologia (3)
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 67

Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem


se transcritos como se apresentam, colocando-se os artigos iniciais entre
parnteses aps o nome.
lvaro Ramos & Cia.
Colegial (A)
Embratel
Fundao Getlio Vargas
Library of Congress (The)
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prtica.
3. ed. Rio de Janeiro : FGV, 2004. p. 66-67

GABARITO
01. (C)
02. (C)
03. (E)
04. (C)
05. (C)
06. (E)
07. (C)
08. (C)
09. (C)
10. (C)
11. (C)
12. (C)
13. (C)
14. (C)
15. (E)
16. (E)
17. (E)
18. (C)
19. (C)
20. (C)
21. (C)

22. (c)
23. (C)
24. (C)
25. (C)
26. (C)
27. (C)
28. (a)
29. (E)
30. (E)
31. (E)
32. (E)
33. (d)
34. (C)
35. (E)
36. (C)
37. (C)
38. (C)
39. (E)
40. (C)
41. (d)
42. (C)

43. (C)
44. (C)
45. (C)
46. (E)
47. (E)
48. (E)
49. (C)
50. (E)
51. (C)
52. (E)
53. (C)
54. (C)
55. (E)
56. (C)
57. (a)
58. (E)
59. (E)
60. (E)
61. (E)
62. (E)
63. (E)

64. (C)
65. (E)
66. (C)
67. (E)
68. (E)
69. (C)
70. (E)
71. (E)
72. (C)
73. (E)
74. (C)
75. (E)
76. (E)
77. (C)
78. (C)
79. (E)
80. (C)
81. (E)
82. (C)
83. (b)
84. (E)

85. (C)
86. (C)
87. (d)
88. (E)
89. (C)
90. (C)
91. (E)
92. (C)
93. (E)
94. (C)
95. (E)
96. (E)
97. (E)
98. (E)
99. (C)
100. (E)
101. (E)
102. (C)
103. (b)
104. (C)
105. (C)

106. (C)
107. (C)
108. (C)
109. (E)
110. (C)
111. (c)
112. (C)
113. (E)
114. (a)
115. (E)
116. (E)
117. (E)
118. (E)
119. (E)
120. (C)
121. (E)
122. (C)
123. (C)
124. (E)
125. (C)
126. (E)

127. (E)
128. (C)
129. (C)
130. (C)
131. (E)
132. (C)
133. (C)
134. (C)
135. (E)
136. (C)
137. (C)
138. (E)
139. (C)
140. (E)
141. (E)
142. (E)
143. (E)
144. (C)
145. (E)
146. (C)
147. (C)

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148. (C)
149. (b)
150. (C)
151. (E)
152. (b)
153. (c)
154. (E)
155. (e)
156. (C)
157. (E)
158. (E)
159. (C)
160. (c)
161. (E)
162. (E)
163. (E)
164. (b)
165. (E)
166. (C)
167. (E)
168. (a)

169. (E)
170. (E)
171. (e)
172. (C)
173. (C)
174. (C)
175. (E)
176. (E)
177. (c)
178. (C)
179. (E)
180. (C)
181. (E)
182. (E)
183. (C)
184. (E)
185. (b)
186. (C)
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JUNHO DE 2011
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