PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIN DOCUMENTAL PARA EL

PROCESO DE EVALUACIN Y CERTIFICACIN POR COMPETENCIAS

LABORALES EN EL CENTRO PARA EL DESARROLLO DEL HABITAT Y LA
CONSTRUCCIN SENA PEDREGAL 2015.

WILMER PATERNINA ZULUAGA

INSTITUCIN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO

FACULTAD DE PRODUCCIN INDUSTRIAL
PROGRAMA TECNOLOGA EN PRODUCCIN INDUSTRIAL
MEDELLN - ANTIOQUIA
2015

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIN DOCUMENTAL PARA EL

PROCESO DE EVALUACIN Y CERTIFICACIN POR COMPETENCIAS
LABORALES EN EL CENTRO PARA EL DESARROLLO DEL HABITAT Y LA
CONSTRUCCIN SENA PEDREGAL 2015.

Wilmer Paternina Zuluaga

Trabajo de grado para optar al ttulo de tecnlogo en produccin Industrial.

ASESORES:
____________________________________________________

INSTITUCIN UNIVERSITARIA PASCUAL BRAVO

FACULTAD DE PRODUCCIN INDUSTRIAL
PROGRAMA TECNOLOGA EN PRODUCCIN INDUSTRIAL
MEDELLN - ANTIOQUIA
2015

CONTENIDO

Pg.

GLOSARIO

INTRODUCCIN

A travs de este ejercicio de investigacin se pretende aportar en la cualificacin

del proceso de mejora de la gestin documental para la evaluacin y certificacin
por competencias laborales en el centro para el hbitat y la construccin SENA
pedregal 2015.
Es importante resaltar

el valor institucional que genera la implementacin de

buenas prcticas de gestin documental, para garantizar la mejora continua de los

procesos; el buen ejercicio de la gestin documental tanto en instituciones
pblicas como privadas aporta al desarrollo estratgico de los objetivos trazados
por la misma, ya que permite una ejecucin ordenada y planificada de la gestin
documental.
En este ejercicio de investigacin se pretende identificar posibles falencias en el
proceso de gestin documental, y a partir de estas, desarrollar una propuesta
para la cualificacin del proceso de certificacin por competencias laborales, el
cual implica la recepcin, almacenamiento, consulta, el flujo y la destruccin de
documentos fsicos y electrnicos que estn en constante movimiento, con el
objetivo de implementar procesos planeados y ejecutados estratgicamente
acorde con la norma,

para as generar eficiencia y eficacia que permita la

optimizacin de los tiempos, los procesos y un mejor servicio a los usuarios del
centro para el desarrollo del hbitat y la construccin SENA pedregal.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El escenario donde se pretende analizar las practicas del ejercicio en la gestin

documental, es el SENA entidad pblica reconocida a nivel nacional por su
fortaleza en la formacin para el trabajo; especficamente analizaremos los
procesos de gestin documental el rea de evaluacin y certificacin por
competencias laborales del centro para el desarrollo del hbitat y la construccin
SENA pedregal de la ciudad de Medelln.
En el ltimo tiempo rea de certificacin por competencias laborales del centro
para el desarrollo del hbitat y la construccin, ha experimentado un incremento
muy significativo de usuarios, lo cual se ve reflejado en la gran demanda de
empresas e independientes de diferentes regiones del pas interesados en
desarrollar dicho proceso con el SENA.
Este proceso donde se evala y se certifica la labor emprica de empleados de la
construccin y en el manejo de maquinaria para la ejecucin de obras civiles y de
infraestructura no solo es importante en la medida que se cualifica esta poblacin
sino que adems se ampla su campo de accin y aporta en el mejoramiento de
los procesos de las entidades contratantes dadas las actuales exigencias del
mercado.

La norma en la gestin documental

En el documento Normas tcnicas y estndares relacionados con la gestin
documenta, la autora Carlota Bustelo Ruesta nos presenta algunos organismos
internacionales que dictan normas para la gestin documental, entre los cuales
encontramos:
ISO - La Organizacin Internacional de Normalizacin.

 ICA (International Council of Archives) que mantienen las normas ISAD, de

descripcin archivstica.
DLM - Forum que mantiene MoReq, Modular Requirements for Records
Systems.
Library of Congress que mantiene el EAD, Encoded Archival Descripction

(BUSTELO RUESTA Pg. 8)

La gestin documental en Colombia.

En Colombia la gestin documental en las entidades pblicas est reglamentada
mediante la Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones. ARTCULO 1. Objeto. La presente ley
tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin
archivstica del Estado.
Tambin en el

Decreto 2609 de 2012, se dictan disposiciones en materia de

Gestin Documental, y establecen la obligacin y la metodologa para la

elaboracin, aprobacin e implementacin del Programa de Gestin Documental.

Gestin documental centro para el desarrollo del habitad y la construccin

SENA

1 BUSTELO RUESTA. Carlota, Normas tcnicas y estndares relacionados con la

gestin documental Pg. 8 disponible en URL:
http://tic.uis.edu.co/ava/pluginfile.php/151785/mod_resource/content/4/ESPA
%C3%91A.%20UOC.CARLOTA%20BUSTELO.%20NORMAS%20T%C3%89CNICAS
%20REACIONADAS%20CON%20LA%20GESTI%C3%93N%20DOCUMENTAL.pdf

El proceso de gestin documental en este centro, se pudo evidenciar en el

diagnstico inicial, que existe una escasa planeacin estratgica, desconocimiento
de los procesos de gestin documental por parte de los empleados y escasa
implementacin de procesos capacitacin para la aplicacin de buenas prcticas
de la gestin documental para los empleados.
Es por la situacin anteriormente mencionada que se generan efectos negativos
como procesos de gestin documental ineficientes, donde se requiere la
implementacin de buenas prcticas de gestin documental que permitan que el
tramite sea sencillo para los usuarios, que por lo general son de un nivel educativo
bajo y adems a nivel institucional que el proceso fluya de manera ordenada y
planeada de acuerdo a estndares que permitan la ejecucin de un proceso
cualificado y eficiente.

Pregunta de investigacin
Cmo mejorar la gestin documental para el proceso de

evaluacin y

certificacin por competencias laborales en el centro para el desarrollo del hbitat

y la construccin SENA pedregal 2015?

OBJETIVOS

Objetivo General
Desarrollar una propuesta de mejoramiento de la gestin documental para el
proceso de evaluacin y certificacin por competencias laborales en el centro
para el desarrollo del hbitat y la construccin SENA pedregal 2015.

Objetivos Especficos.
Realizar un diagnstico para identificar el manejo actual que se ejerce en relacin
a la gestin documental del proceso de
competencias

evaluacin y certificacin por

laborales en el centro para el desarrollo del habitad y la

construccin.
Analizar las prcticas de gestin documental en del proceso de evaluacin y
certificacin por competencias laborales en el centro para el desarrollo del habitad
y la construccin.
Desarrolla una propuesta practica de cualificacin de la gestin documenta para el
proceso de evaluacin y certificacin por competencias laborales en el centro
para el desarrollo del habitad y la construccin.

JUSTIFICACIN

Este proyecto de investigacin es importante en la medida que busca satisfacer la

necesidad de mejora de la gestin documental para el proceso de evaluacin y
certificacin por competencias laborales en el centro para el desarrollo del habitad
y la construccin, en un centro en crecimiento que atiende ms de 500 usuarios
por mes y donde estos son los que van a obtener el mayor beneficio, en la medida
que el proceso sea ms sencillo gil y ordenado, los beneficios se vern reflejados
en menos tiempo invertido para realizar los trmites y adems los empleados
podrn tramitar el proceso de forma ms gil, lo cual beneficia al usuario y al
SENA como institucin.
La mejora del proceso de la gestin documental es relevante en el proceso de
formacin ya que permite aplicar conceptos y teoras propias del rea de estudio
y desarrollarlos en la prctica, lo cual permite avanzar en el conocimiento y
realizar un aporte desde la produccin Industrial.

MARCO DE REFERENCIA
Gestin Documental
Se entiende por gestin documental todos los procesos, desde la creacin de los
documentos hasta su conservacin definitiva o eliminacin. La gestin documental
comienza cuando se crean los documentos e interviene en las decisiones de
cmo, cundo y dnde se crean documentos que reflejan las actividades llevadas
a cabo. (BUSTELO RUESTA Pg. 23)

Las Normas ISO De Gestin Documental

La gestin documental dentro de ISO se encuadra dentro del Comit Tcnico
46(TC46-Information and Documentation), que fue creado en 1947 en los primeros
meses de la organizacin, y que mantiene 43 normas que tratan diversos aspectos
como los cdigos de pases y lenguas, los distintos nmeros de publicaciones
como el ISBN, ISSN, ISAN, etc., las estadsticas para bibliotecas, los formatos de
intercambio y todo lo relacionado con la gestin de documentos. Dentro de este
comit tcnico existe un subcomit especializado, el TC46/ SC11. Archives /
Records Management, creado en 1998, que se encarga de redactar las normas en
este campo. Hay otro comit tcnico, cercano al TC46/SC11, el TC171-Document
management aplications, que trabaja especficamente el campo de las
aplicaciones informticas relacionadas con la gestin documental y de la
informacin. (BUSTELO RUESTA Pg. 9)
En la normalizacin ISO la orientacin seguida por el TC46/SC11, definida en su
norma fundacional ISO 15489- Gestin de documentos, es incluir en la gestin
documental todos los procesos y controles documentales desde la creacin del
documento o incluso antes. El objetivo mximo es la integracin de la gestin
documental en los procesos de trabajo. Esta visin se aleja de la concepcin de la
gestin documental desde el punto de vista del archivo ms tradicional, en el que

los procesos y controles se aplican una vez que la documentacin ha sido

incorporada al archivo. 2 (BUSTELO RUESTA Pg. 9)
La norma ISO 15489 tiene dos partes. La primera (la ISO 15489-1) provee un
marco para gestionar documentos describiendo las buenas prcticas y los
procesos y controles documentales que deberan implementarse. La segunda (la
ISO 15489-2) es un informe tcnico que profundiza en detalles adicionales que
ayudan a explicar la primera parte. (BUSTELO RUESTA Pg. 14)

Qu es la Competencia Laboral?
La competencia laboral es la capacidad real que tiene una persona para aplicar
conocimientos, habilidades y destrezas, valores y comportamientos, en el
desempeo laboral, en diferentes contextos. (SENA 2015)
Qu son las Normas de Competencia Laboral?
Son estndares reconocidos por el sector productivo, que describen los resultados
que un trabajador debe lograr en su desempeo; los contextos en que ste ocurre,
los conocimientos que debe aplicar y las evidencias que debe presentar para
demostrar su competencia. Las normas son la base fundamental para la
modernizacin de la oferta educativa y para el desarrollo de los correspondientes
programas de certificacin. (SENA 2015)
Qu

es

la

certificacin

de

la

Competencia

Laboral?

La certificacin de la Competencia Laboral de las personas es el reconocimiento

que hace un organismo certificador acreditado, a un trabajador porque hace bien
2 BUSTELO RUESTA. Carlota, Normas tcnicas y estndares relacionados con la
gestin documental Pg. 9 disponible en URL:
http://tic.uis.edu.co/ava/pluginfile.php/151785/mod_resource/content/4/ESPA
%C3%91A.%20UOC.CARLOTA%20BUSTELO.%20NORMAS%20T%C3%89CNICAS
%20REACIONADAS%20CON%20LA%20GESTI%C3%93N%20DOCUMENTAL.pdf

su trabajo al cumplir con los requisitos establecidos por los expertos en una norma
de competencia laboral, confirmando con ello la capacidad que tiene para
desempearse

en

diferentes

funciones

contexto

laborales.

La certificacin de la Competencia Laboral de una persona tiene como nico

referente una norma de competencia laboral, unidad mnima de certificacin, y su
logro debe guardar correspondencia con las demandas del sector productivo.
(SENA

2015)

Beneficios:
Al trabajador, en cuanto le permite:

Ser reconocida socialmente la competencia que ha adquirida en el ejercicio

laboral.

Adquirir y desarrollar habilidades que le permiten adaptarse a los cambios

tecnolgicos y organizacionales para desempearse en su trabajo con la
competencia esperada.

Transferir su competencia laboral, dentro de un mismo proceso productivo,

entre empresas, subsectores y actividades laborales.

Identificar su situacin frente al mercado laboral y orientar as la bsqueda

de empleo.

Identificar qu competencia debe adquirir y desarrollar y generar

oportunidades de aprendizaje permanente a lo largo de su vida.

Mayores posibilidades de vinculacin laboral y/o de promociones. (SENA

2015)

Al sector productivo, en cuanto le permite:

Armonizar en las organizaciones, la certificacin del sistema de calidad, del

producto y de la competencia laboral de los recursos humanos, variables de un
sistema integral de calidad.

Proporcionar elementos fundamentales para la gestin del recurso humano,

la optimizacin de los procesos de contratacin, concentracin de recursos
financieros para el desarrollo personal y tcnico, y para el desarrollo de polticas
laborales y salariales.

Identificar necesidades de capacitacin al interior de las empresas,

optimizacin de inversin puesto que la respuesta de mejoramiento, son planes
reales ante necesidades reales.

Reducir en las empresas, los costos y oportunidad de los procesos para la

formulacin del plan personal de competencias.

Armonizar

las

necesidades

del

empleador

con

las

competencias

certificadas en una persona.

Promover el incremento de la productividad y competitividad de las

empresas mediante el mejoramiento permanente y continuo de la competencia de
los recursos humanos. (SENA 2015)

A los oferentes de formacin, en cuanto les permite:

Estructurar y regular la oferta e inferir en su calidad, pertinencia y

oportunidad, para responder a las necesidades del trabajador y del sector
productivo. (SENA 2015)

Titulaciones y Normas de Competencia Laboral

La Mesa Sectorial respectiva y el SENA elaboran un documento propuesto de
norma de competencia laboral que se publica para someterlo a un proceso de
consulta pblica por el trmino de un mes.
Consulta de normas y titulaciones3 (SENA 2015)

3 SENA 2015. Disponible en URL: http://centrodeconstruccion.blogspot.com/p/certificacion-porcompetencias.html

MARCO LEGAL PARA LA GESTIN DOCUMENTAL

Ley 43 de 1913. Sobre uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso
de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
Ley 6 de 1992, articulo 74 Valor probatorio de las imgenes pticas no
modificables.
Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de
trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del
estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o que presten servicios
pblicos.
Decreto 2363 de 2012. Sobre la firma electrnica.
Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de
Archivos.
Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el ttulo V de la Ley 594 de
2000.
Decreto 2693 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales de
la estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia, se reglamentan
parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras
disposiciones.

 Acuerdo 060 de 2001, (Art. 3, 5, 8,11 y12. Establece pautas para la

administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las
privadas.
Acuerdo 039 de 2002: Por la cual se regula el procedimiento para la elaboracin
y aplicacin de las tablas de retencin documental.
Acuerdo 042 de 2002: por el cual se establecen los criterios para la organizacin
de los archivos de gestin en las entidades pblicas.
Acuerdo 04 de 2013, Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578
y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin, presentacin,
evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental
y las Tablas de Valoracin Documental
Acuerdo 05 de 2013, Por el cual se establecen los criterios bsicos para la
clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y
privadas que cumplen funciones pblicas y se dictas otras disposiciones.

BIBLIOGRAFA

BUSTELO RUESTA. Carlota, Normas tcnicas y estndares relacionados con la gestin

documental

Pg.

disponible

en

URL:

http://tic.uis.edu.co/ava/pluginfile.php/151785/mod_resource/content/4/ESPA%C3%91A.
%20UOC.CARLOTA
SENA 2015. Disponible en URL: http://centrodeconstruccion.blogspot.com/p/certificacionpor-competencias.html