Escucha bien, hazme caso, la contabilidad es importante

6 julio, 2013 http://juanmacias.net/2013/07/contabilidad-importante/

Gestin, Negocios
Enero del 2013:
Juan, maana tienes que pagar 60.000 de IVA
Maana?Y me avisas ahora?De donde saco el dinero?
Es que hemos terminado de contabilizar las facturas ahora mismo
No s vosotros, pero yo no puedo conseguir 60.000 de un da para otro, y las opciones
eran pocas; pongo mi casa como aval y pido un aplazamiento, o pido un prstamo o
cierro. Al final, acab pidiendo un prstamo al banco, lo que implica pagar mucho ms
entre gastos e intereses. Ese da, supe que la contabilidad puede matar una Startup, por
que, aunque la contabilidad se lleve estupendamente y est todo bien hecho, hace falta
algo ms.
En los ltimos aos no he encontrado ninguna Startup que se haya tomado en serio la
contabilidad, de hecho, la mayora de la gente piensa que la contabilidad es un lastre, un
problema que hay que solucionar de la forma ms barata y sencilla posible, como la
limpieza de la oficina o el papel higinico para el bao. Pero sin embargo, la
contabilidad tiene una tremenda importancia, sobre todo 7 aos mas tarde cuando te
arrepientes de no haberlo hecho bien desde el principio.
La contabilidad requiere una estrategia a largo plazo
Llevar la contabilidad no es slo apuntar los gastos y los ingresos en el ContaPlus, es
algo mucho ms complejo. Hay que establecer una estrategia que debe ir de la mano de
los objetivos y previsiones a medio y largo plazo. Decidir cmo se contabilizan las
inversiones, qu pasamos a inmovilizado, qu amortizamos y cuanto cada ao, no es
algo que podemos dejar en manos de un inexperto.
Por ejemplo, si estamos empezando, los primeros aos probablemente demos perdidas,
en este caso, es bueno activar las inversiones en desarrollo de software, lo cual harn
aumentar nuestro activo y dar un EBITDA casi positivo. Cuando lleguemos a
beneficios, amortizamos las inversiones que hemos hecho, reducimos el EBIDTA y
tendremos que pagar menos impuestos. Para una empresa que tenga un equipo de 10
programadores, pueden ahorrar ms de 20.000/ao en impuesto de sociedades.
En internet no hay contabilidad B
Normalmente las empresas de internet pagamos y cobramos a travs de bancos (tarjeta,
transferencia, e incluso el reembolso acaba en el banco). De forma que no existe la
contabilidad B, todo hay que justificarlo y contabilizarlo.
Esto tiene una implicacin muy fuerte, hay que justificarlo TODO y a veces no es
posible. Por ejemplo, es muy normal que usemos algunos servicios de subscripcin
mensual (como herramientas de Marketing, SEO, etc) y la mayora son americanas.

Cuando contratas un servicio, casi nunca nos acordamos de comprobar si pueden emitir
factura, por que algunas veces ni siquiera son empresas. El problema viene al intentar
cuadrar los bancos, hay un gasto que no est justificado con una factura. De cara a
hacienda, ese dinero falta en la empresa y se lo ha quedado alguien, lo cual tiene
algunas implicaciones importantes:

Falsea los resultados de la empresa

Pagas ms impuestos (no puedes desgravar ese gasto)
El gerente responde con ese dinero que falta, es como si se lo queda l, y por lo
tanto tiene que pagar impuestos por ese dinero.

Es decir, si nos gastamos 10.000 en servicios que no podemos justificar, la empresa

estar pagando unos 2.500 de ms (que no desgrav), y el gerente unos 3.000 de ms
a hacienda. En resumen, por cada 10 no justificados hacienda se lleva 5 de una forma
u otra.
El EBITDA, impuestos y el crdito
Si damos muchos beneficios pagaremos muchos impuestos, pero si damos prdidas no
conseguirmos crdito de bancos y proveedores. Ajustar el EBITDA es parte de la
estrategia contable, no es cuestin de hacer trampas, es cuestin de utilizar las
herramientas que nos permite el plan contable para dar el beneficio adecuado en cada
momento.
Por norma general un EBITDA entre el 3% y el 5% suele ser normal y es algo
admitido por bancos y proveedores. Con un EBITDA negativo algunos proveedores
dejarn de venderte, sobre todo los alemanes.
Si tienes un EBITDA demasiado alto, estars pagando mucho a hacienda, hay que
amortizar rpidamente o no activar inversiones ese ao, o cualquier otra estrategia legal,
y sobre todo, si ests ganando mucho dinero, deberas invertirlo para poder crecer an
ms rpido.
Previsin y provisin
La contabilidad no slo hay que llevarla al da, hay que llevar una previsin de
impuestos y tener el dinero preparado tal y como contaba al principio. Si compramos
mercanca fuera de Espaa, compramos sin IVA, pero despus nos toca pagarlo en
Espaa y a veces se nos olvida ir reservando ese dinero para el cierre trimestral o anual.
Dentro de los planes de negocios, si tu Startup va a crecer rpidamente, deberas incluir
los pagos a hacienda, los pagos a la Seguridad Social, el IVA, etc he visto planes de
negocio desmoronarse por culpa de una mala previsin fiscal.
Contabilidad dentro o fuera de la empresa
Unido a mi artculo anterior, si contratas una empresa externa podr llevarte la
contabilidad bien, pero no lo har igual que una persona que se dedique al 100%, una
persona que piense que su sueldo depende de si optimiza al mximo los impuestos. Si
no planifica bien los pagos de IVA se quedar sin cobrar en Enero.

Est claro que para una Startups no tiene sentido contar con un contable desde el primer
da, pero tengo muy claro que hay que dedicarle mucho tiempo a establecer una
estrategia a medio/largo plazo y no dejar esa tarea para despus.
Y si eres autnomo?
Si eres autnomo y piensas crecer tendrs que pasar algn dia a S.L., y cuando lo hagas
vas a sufrir mucho, mucho, mucho, a no ser que ests llevando ahora mismo la
contabilidad como si fueras una S.L.
Los autnomos normalmente no separan sus bancos personales de los bancos de su
negocio, a menudo mezclan facturas personales con facturas del trabajo, etc. no
tienen tarjeta de empresa y tarjeta personal.
Cuando pasas a S.L. separar lo que es tuyo de lo que es de la empresa cuesta, y adems
tendrs que pagar a hacienda por aquello que pasas a la empresa. Ms informacin aqu
En resumen
Tmate en serio la contabilidad, no es algo accesorio, no se trata de engaar a hacienda,
se trata de hacer las cosas bien, de pagar lo que te corresponde y cuando te corresponde,
de tener informacin relevante sobre tu negocio, de saber si es rentable o no, en base al
plan contable, que al fin y al cabo acaba siendo un reflejo de la realidad de tu empresa.