Digramas de Bloque y Flujo

Instituto para el Desarrollo
Empresarial Administrativo
DIAGRAMAS DE FLUJO
REPRESENTACIN GRFICA DEL PROCESO
INTRODUCCIN
Una imagen vale ms que mil palabras. Si podemos modificar este viejo
proverbio y ampliarlo un poco para que cubra sus procesos de la empresa,
podramos decir: Un diagrama de flujo vale ms que mil procedimientos. Un
diagrama de flujo, conocido tambin como diagramacin lgica o de flujo, es una
herramienta de gran valor para entender el funcionamiento interno y las relaciones
entre los procesos de la empresa. Este captulo tiene como objetivo ayudarle al
miembro del equipo de mejoramiento del proceso (EMP) a realizar la doble tarea de:
1.
Comprender algunas tcnicas disponibles sobre el diagrama de flujo.
2.
Aplicar estas tcnicas para mejorar procesos de la empresa.
La diagramacin de flujo se define como un mtodo para describir

grficamente un proceso existente o uno nuevo propuesto mediante la utilizacin de
smbolos, lneas y palabras simples, demostrando las actividades y su secuencia en
el proceso.
QUE SON LOS DIAGRAMAS DE FLUJO?
Los diagramas de flujo representan grficamente las actividades que
conforman un proceso, as como un mapa representa un rea determinada.
Algunas ventajas de emplear los diagramas de flujo son anlogos a las de utilizar
mapas. Por ejemplo, tanto los unos como los otros muestran cmo se adaptan en
forma conjunta los diferentes elementos.
Otra ventaja consiste en que la construccin de los diagramas de flujo nos
sirve para disciplinar nuestro modo de pensar. La comparacin del diagrama de
flujo con las actividades del proceso real har resaltar aquellas reas en las cuales
las normas o polticas no son claras o se estn violando. Surgirn las diferencias
entre la forma como debe conducirse una actividad y la manera como realmente se
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dirige. Entonces, con la ayuda de unos cuantos pasos cortos, usted y sus colegas
podrn determinar cmo mejorar tal actividad. Los diagramas de flujo son un
elemento muy importante en el mejoramiento de los procesos de la empresa (MPE).
Los buenos diagramas de flujo muestran, claramente, las reas en las cuales los
procedimientos confusos interrumpen la calidad y la productividad. Dada su
capacidad para clarificar procesos complejos, los diagramas de flujo facilitan la
comunicacin en estas reas problemas.
VISIN GENERAL DEL DIAGRAMA DE FLUJO
Elaborar un diagrama de flujo para la totalidad del proceso hasta llegar al
nivel de tareas, es la base para analizar y mejorar el proceso. La asignacin de
partes del proceso a determinados miembros del equipo acelerar lo que de otra
manera sera una tarea dispendiosa y que demanda mucho tiempo.
Cada situacin o proceso presentar problemas nicos de diagramacin. El
equipo deber enfrentarlos a medida que se vayan presentando. Por ejemplo, la
documentacin existente rara vez es suficiente para elaborar el diagrama de flujo de
cada tarea y actividad sin comunicarse con las personas que ejecutan estas tareas.
Tenga la precaucin de distinguir entre lo que la documentacin dice que debera
hacerse y lo que realmente se hace.
Existen diferentes tipos de diagramas de flujo y cada uno de stos tiene su
propsito. Para obtener efectividad es importante comprender al menos tres de las
tcnicas:
1.
Diagramas de bloqueo, que proporcionan una visin rpida de un

proceso.
2.
Diagramas de flujo del Instituto Nacional Estadounidense de

Estandarizacin (American National Standards Institute - ANSI), que
utiliza diferentes conos o formatos de acuerdo a la actividad.
3.
Diagramas de flujo funcional, que muestran el flujo del proceso entre

organizaciones o reas.
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DIAGRAMAS DE BLOQUE
El diagrama de bloque, conocido tambin como diagrama de flujo de bloque,
es el tipo ms sencillo y frecuente de los diagramas de flujo. Este proporciona una
visin rpida no compleja del proceso. Algunos diagramas de flujo de bloque
tambin incluyen smbolos consistentes en un crculo alargado al comienzo y al final
para indicar en dnde comienza y en dnde termina el diagrama de flujo.
Utilice los diagramas de bloque para simplificar los procesos prolongados y
complejos o para documentar tareas individuales. Coloque una frase corta dentro
de cada rectngulo para describir la actividad que se realiza. Estas frases
descriptivas (nombres de las actividades) deben ser concisas.
Los diagramas de bloque proporcionan una visin rpida del proceso y no un
anlisis detallado. Normalmente, stos se elaboran en primer lugar para
documentar la magnitud del proceso; luego, se utiliza otro tipo de diagrama de flujo
para analizar el proceso en forma pormenorizada. Ejemplo de diagrama de bloque:
1. Presione la
tecla grabar
2. Graba
1. Ejemplo de diagrama de bloque

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SMBOLOS ESTNDARES PARA EL DIAGRAMA DE FLUJO

Antes de examinar los otros tipos de diagramas de flujo, debemos definir
algunos smbolos estndares, ampliamente conocidos. Pensemos en cun fcil
resulta leer un mapa vial cuando se est familiarizado con el significado de cada
smbolo y qu molesto es tener una figura extraa y desconocida en el rea del
mapa que se utiliza para tomar una decisin sobre los planes de viaje.
El diagrama de flujo es una de las ms antiguas ayudas de diseo con que
podemos contar. Para mayor sencillez, slo analizaremos 12 de los smbolos ms
comunes, en su mayor parte publicados por la ANSI ( American National Standard
Institute).
SMB1OLOS ESTNDARES PARA DIAGRAMAS DE FLUJO
ANSI
Significado
Smbolo
Operacin: Rectngulo. Utilice este

smbolo cada vez que ocurra un cambio en un
tem. El cambio puede ser el resultado del
gasto en mano de obra, la actividad de una
mquina o una combinacin de ambos
elementos. Se usa para denotar cualquier
clase de actividad, desde perforar un hueco
hasta el procesamiento de datos en el
computador. Es el smbolo correcto que debe
emplearse cuando ningn otro es apropiado.
Normalmente, usted debe incluir en el
rectngulo una breve descripcin de la
actividad.
Movimiento /transporte: Flecha ancha,
Utilice una flecha ancha para indicar el
movimiento del output entre locaciones (por
ejemplo, envo de partes al inventario, envo de
una carta por correo).
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Punto de decisin: Diamante, Coloque

un diamante en aquel punto del proceso en el
cual deba tomarse una decisin. La siguiente
serie de actividades variarn con base en esta
decisin. Por ejemplo, Si la carta es correcta,
se firmar. Si es incorrecta, deber repetirse.
Por lo general, los outputs del diamante se
marcarn con las correspondientes opciones
(por ejemplo, SI - NO, VERDADERO - FALSO).
Inspeccin: Crculo grande. Utilice un
crculo grande para indicar que el flujo del
proceso se ha detenido, de manera que pueda
evaluarse la calidad del output. Tpicamente
esto involucra una inspeccin realizada por
alguien que no sea la persona que efectu la
actividad previa. Este crculo tambin puede
representar el punto en el cual se requiere una
firma de aprobacin.
Documentacin: Rectngulo con la
parte inferior en forma de onda. Utilice este
smbolo para indicar que el output de una
actividad incluy informacin registrada en
papel (por ejemplo, informes escritos, cartas o
impresiones de computador)
Espera: Rectngulo obtuso. Utilice est
smbolo, algunas veces denominado bala,
cuando un tem o persona debe esperar o
cuando un tem se coloca en una
almacenamiento provisional antes de que se
realice la siguiente actividad programada (por
ejemplo, esperar un avin, esperar una firma).
Almacenamiento: Tringulo. Utilice un
tringulo cuando exista una condicin de
almacenamiento controlado y se requiera una
orden o solicitud para que el tem pase a la
siguiente actividad programada. Este smbolo
se usa con mayor frecuencia para mostrar que
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el output se encuentra almacenado, esperando

al cliente. El objetivo de un proceso de flujo
continuo es eliminar todos los tringulos y
rectngulos obtusos del diagrama de flujo
correspondiente al proceso. Es un proceso de
la empresa, el tringulo se utilizara para indicar
la condicin de una solicitud de compra
retenida en el rea de compras, esperando que
el departamento de finanzas verifique si el tem
se encontraba dentro del presupuesto
aprobado.
Notacin: Rectngulo abierto. Utilice
un rectngulo abierto conectado al diagrama de
flujo por medio de una lnea punteada para
registrar informacin adicional sobre el smbolo
al cual est conectado. Por ejemplo, en un
diagrama de flujo complejo trazado sobre
muchas hojas de papel, este smbolo podra
estar conectado a un pequeo crculo para
suministrar el nmero de pgina en el cual los
inputs reingresarn al proceso. Otra forma de
emplear un rectngulo abierto consiste en
identificar qu persona es responsable de
realizar una actividad o el documento que
controla tal actividad. El rectngulo abierto se
conecta al diagrama de flujo mediante una lnea
punteada de manera que ste no se confunda
con una flecha de lnea que denota el flujo de la
actividad.
Direccin del flujo: Flecha. Utilice una
flecha para denotar la direccin y el orden que
corresponden a los pasos del proceso. Se
emplea una flecha para indicar el movimiento
de un smbolo a otro. La flecha indica
direccin: ascendente, descendente o lateral.
La ANSI indica que la cabeza de la flecha no es
necesaria cuando el flujo de direccin se
desplaza de arriba a abajo o de izquierda a
derecha. Sin embargo, para evitar malas
interpretaciones por parte de otras personas
que pueden no estar tan familiarizadas con los
smbolos del diagrama de flujo, se recomienda
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que siempre se usen las cabezas de flecha.

Transmisin: Flecha quebrada. Utilice
una flecha quebrada para identificar aquellos
casos en los cuales ocurre la transmisin
inmediata de la informacin (por ejemplo,
transferencia electrnica de datos, fax, llamada
telefnica).
Conector: Crculo pequeo. Emplee
un crculo pequeo con una letra dentro del
crculo, al final de cada diagrama de flujo para
indicar que el output de esa parte del diagrama
de flujo servir como el input para otro
diagrama de flujo. Con frecuencia, este
smbolo se utiliza cuando no existe suficiente
espacio para dibujar la totalidad del diagrama
de flujo en un papel. La cabeza de flecha que
seala el crculo denota que ste es un output.
La cabeza de flecha que seala el sentido
contrario al crculo indica que se trata de input.
Cada output diferente debe designarse con una
letra diferente. Todo output puede reingresar al
proceso en diferentes puntos.
Lmites: Crculo alargado. Utilice un
crculo alargado para indicar el inicio y el fin del
proceso. Normalmente dentro del smbolo
aparece la palabra inicio o comienzo trmino o
fin.
Figura 2. Smbolos estndares para los diagramas de flujo.

Los 12 smbolos enumerados en la figura 2. no son una lista completa de los
smbolos para el diagrama de flujo, son lo mnimo que usted necesitar para
diagramar adecuadamente su proceso de la empresa. A medida que adquiera
nuevos conocimientos sobre diagramacin de flujo, puede ampliar el nmero de
smbolos que utiliza para cubrir su campo y sus necesidades especficas.
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El diagrama de flujo estndar de la ANSI proporciona una comprensin

detallada de un proceso que excede, en gran parte, el del diagrama de bloque. En
efecto, el diagrama de bloque constituye frecuentemente el punto de partida; el
diagrama de flujo estndar se utiliza para ampliar las actividades dentro de cada
bloque al nivel de detalle deseado. Cada tarea del proceso en estudio puede
detallarse hasta el punto en el cual el diagrama de flujo estndar puede emplearse
como parte del manual de entrenamiento para un nuevo colaborador. Por ejemplo
un cajero de banco debe respetar un procedimiento antes de pagar un cheque en
ventanilla:
DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL
El diagrama de flujo funcional es el tipo de diagrama de flujo, que muestra el
movimiento entre diferentes unidades de trabajo, una dimensin adicional que
resulta ser especialmente valiosa cuando el tiempo total del ciclo constituye un
problema; puede utilizar smbolos estndares o de bloque.
Un diagrama de flujo funcional identifica cmo los departamentos
funcionales, verticalmente orientados, afectan un proceso que fluye horizontalmente
a travs de una organizacin. Si un proceso siempre se mantuviese dentro de un
solo departamento y no se cruzara con otros territorios, la vida del gerente sera
mucho ms fcil. Sin embargo, en la mayor parte de las empresas, la organizacin
funcional o vertical es una forma de vida, por cuanto proporciona un centro de
competencia altamente entrenado, que no puede compararse cuando se emplea
una organizacin de proceso o de producto
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
El cliente entrega cheque para cobrar

El cajero verifica el monto en nmeros y letras
Verifica la firma en el sistema
Digita monto y nmero en el sistema
verifica si el cheque tiene fondos
Si tiene fondos paga
El cliente cobra
Si no tiene fondos lo enva al funcionario de la cuenta.
Verifica si el cliente tiene autorizacin de sobregiro. Si tiene le indica al
cajero que pague. Si no tiene, le indica que lo rechace.
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10. El cliente recibe el cheque devuelto.

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Cliente
Funcionario de cuenta
Cajero
Inicio
2.
1.
8.
No
3..
9.
4..
S
No
Fin
5.
S
7.
6.
10.
3. Diagrama de flujo funcional para la verificacin y pago de cheque

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Cliente
Cajero
Funcionario de cuenta
Inicio
1.
2.
8.
No
3..
9.
4..
Inicio
S
No
Fin
5.
S
7.
6.
10.
2. Diagrama de flujo funcional para la verificacin y pago de cheque

con lnea de tiempo

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La lnea de tiempo normalmente tiene tres columnas: la primera indica el nmero de

la actividad, la segunda indica el tiempo de procesamiento y la tercer el tiempo del
ciclo. Leer explicacin en la pgina siguiente.
DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL DE LA LNEA DE TIEMPO
Un diagrama de flujo funcional de la lnea de tiempo adiciona el tiempo de
procesamiento y del ciclo al diagrama de flujo funcional estndar. Este diagrama de
flujo le ofrece algunas percepciones valiosas cuando usted realiza un anlisis del
costo de la mala calidad, con el fin de determinar qu cantidad de dinero est
perdiendo la organizacin debido a un proceso ineficiente e inefectivo. Agregar un
valor de tiempo a las funciones ya definidas que interactan dentro del proceso
hace fcil identificar las reas de desperdicio y demora.
El tiempo se monitorea de dos maneras. En primer lugar, el tiempo que se
requiere para realizar la actividad se registra en la columna titulada Tiempo de
procesamiento (horas), La columna del lado corresponde al tiempo del ciclo (es
decir, el momento en el cual se finaliz la ltima actividad y el momento en el que
esta actividad se termina). Usualmente, existe una diferencia importante entre la
suma de las horas individuales de procesamiento y el tiempo del ciclo para la
totalidad del proceso. Esta diferencia obedece al tiempo de espera y transporte.
Constituye un error comn el dedicarse a reducir el tiempo de procesamiento
e ignorar el tiempo del ciclo. El resultado sera centrar nuestras actividades en
reducir costos, sin tener en cuenta la empresa desde el punto de vista de nuestros
clientes. Estos no ven el tiempo de procesamiento; ellos slo ven el tiempo del
ciclo (tiempo de respuesta).
Para satisfacer nuestras necesidades, nos
preocupamos slo por reducir el tiempo de procesamiento. Para tener clientes
felices, debemos reducir el tiempo del ciclo.
En un proceso de ventas, IBM logr acortar el tiempo de procesamiento en
un 30%, reduciendo de esta forma los costos en un 25%. Al mismo tiempo la
empresa redujo el tiempo del ciclo en un 75%. Un efecto colateral no planeado dio
como resultado un incremento superior a 300% en las ventas (el cierre de 65% de
las ventas). No hay duda de que existe una correlacin directa entre tiempo del
ciclo, satisfaccin del cliente e incremento de las ganancias.
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El concepto del flujo de la lnea de tiempo puede aplicarse a todo tipo de

diagramas de flujo. Con frecuencia, el tiempo transcurrido se registra tomando
como base el tiempo que ha pasado desde el momento en el cual se inici la
primera actividad dentro del proceso.
DIAGRAMA DE FLUJO GEOGRFICO
Un diagrama de flujo del plano geogrfico o fsico analiza el flujo fsico de las
actividades. Este ayuda a minimizar el desperdicio de tiempo mientras la
produccin resultante del trabajo y/o recursos se desplazan entre las actividades.
Las primeras impresiones tienen gran importancia. Qu creen ustedes que
piensan los nuevos empleados acerca de esta empresa despus de un da de
aprese y espere? Probablemente se preguntarn si hicieron bien en ingresar a la
empresa. El anlisis rpido de un diagrama de flujo revela el desperdicio de
desplazamiento y tiempo. Por ejemplo, si los nuevos empleados se dirigen a una
sala especial de espera en el departamento de personal, se reducira en gran parte
la cantidad de tiempo que los empleados gastaran durante el da. Si el
departamento de personal distribuye las identificaciones provisionales, la persona
encargada no tendra que acompaar a los empleados a otros departamentos.
Pensemos ahora en lo que se puede hacer para mejorar el flujo y aprovechar
mejor el tiempo, tanto el de los nuevos empleados como el del encargado del
departamento de personal.
ADOPTAR UNA VISIN SOBRE EL PROCESAMIENTO DE
INFORMACIN
Adems de los tres diagramas de flujo bsicos que ya hemos analizado
(diagramas de bloque, diagramas de flujo estndar de la ANSI, y diagramas
funcionales), existen otros como los diagramas de informacin, que con frecuencia
poseen su propia serie de smbolos. Como norma, stos tienen mayor inters para
los programadores de computadores y para los analistas de sistemas
automatizados, que para los jefes y empleados que diagraman las actividades de la
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empresa. Los dos libros que se indican al final de este captulo analizan algunas de
estas herramientas.
Usted puede considerar estos tipos de diagramas de flujo como diagramas
que siguen el recorrido de la informacin a lo largo de un proceso. A medida que
prepara los diagramas de flujo, piense en sus actividades organizacionales desde el
punto de vista del procesamiento de la informacin. Empiece con los archivos de
su organizacin. Estos son valiosos porque contienen informacin que se modifica
o que se utiliza en sus procesos de la empresa.
En seguida, tenga en cuenta a sus colaboradores. Usted y sus compaeros
de trabajo poseen habilidades de diferentes niveles y tipos. Lgicamente, aun el
conocimiento de un solo trabajador es sustancialmente ms complejo que la
informacin en un archivo. Pero, el principio sigue vigente: el valor de un empleado
para una organizacin depende de sus aportes de informacin. Trtese de cmo
cargar una plataforma, lanzar un nuevo producto o resolver un conflicto, la
informacin constituye un recurso. Esto es particularmente cierto en la industria de
servicios, que en 1989 emple a ms de 70% de los trabajadores de los Estados
Unidos. Todos ellos pueden considerarse como procesadores y proveedores de
informacin.
Al adoptar una visin del procesamiento de informacin en el momento de
preparar sus diagramas de flujo, se crear un nfasis comn en la labor de utilizar
un input de calidad para generar un output de calidad. Al mismo tiempo, esta visin
referente al procesamiento de informacin ayuda a las personas a tomar decisiones
sobre la forma de trazar diagramas de flujo y los elementos que deben incluirse. En
forma ms especfica, usted debera:
1.
Determinar aquellas partes del proceso para las cuales la validez y

confiabilidad de la informacin tienen la mayor importancia.
2.
Considerar las tres dimensiones diferentes del procesamiento de

informacin de los procesos de la empresa: qu informacin se
procesa, qu actividades se involucran en el procesamiento de la
informacin y qu elementos controlan a otros elementos. Si su
diagrama de flujo no produce el impacto que desea, trate de trazarlo
de manera que ste caracterice una de las otras dimensiones.
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3.
Recuerde que las organizaciones estn integradas por personas, y

cuando hay seres humanos involucrados, la transmisin y el
procesamiento de la informacin se dificulta bastante.
En
consecuencia, es mejor trazar varios diagramas de flujo fcilmente
comprensibles que un solo diagrama maestro, completo pero
incomprensible.
DICCIONARIO DE DATOS
Muchos de ustedes jams tendrn la necesidad de emplear un diccionario de

datos, por cuanto sus diagramas de flujo sern razonablemente sencillos y directos.
No obstante, algunos de ustedes necesitarn entrar en un gran nmero de detalles
que cubran una amplia gama de actividades. En este caso se hace necesario el
uso de un diccionario de datos para tener la seguridad de que todos los ttulos y
definiciones sean claros y comprensibles.
Los diagramas de flujo ms efectivos emplean palabras y frases que las
personas pueden comprender fcilmente y slo incluyen smbolos estndares,
ampliamente conocidos. Con frecuencia, puede ser muy til un glosario adjunto de
trminos, conocido como diccionario de datos, elaborado por profesionales en el
procesamiento de informacin. Cada vocablo del diccionario se refiere a un ttulo
usado en los diagramas de flujo.
Un diccionario de datos cumple una serie de propsitos de referenciacin.
Por ejemplo, ste le sirve para permanecer alerta a los homnimos de la base de
datos. Una base de datos es una compilacin de informacin de los archivos de la
organizacin. (Con frecuencia, estos archivos se computarizan). Existen
homnimos cuando el mismo ttulo se refiere a tems diferentes. Veamos, por
ejemplo, el ttulo Ingresar la identificacin del empleado. En un diagrama de flujo
esto puede significar: Registre en un formato el nmero del seguro social
correspondientes al empleado. En otro diagrama de flujo, esto podra significar:
digite el nombre del empleado en un sistema computacional y espere que el
sistema verifique esta entrada. Por razn de sus mltiples significados, los
homnimos de la base de datos pueden crear confusin en una serie de diagramas
de flujo.
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Se presentan homnimos por cuanto los ttulos del diagrama de flujo deben
ser breves. Dentro del diagrama mismo usted no cuenta con espacio para una
explicacin detallada, pero puede incluir la correspondiente definicin en el
diccionario de datos. La revisin de diccionario de datos antes de seleccionar un
ttulo le indicar si su ttulo ya se ha utilizado. Si ste es el caso, deber escoger
otro ttulo o tomar medidas especiales para quienes empleen su diagrama de flujo
sepan realmente qu quiere decir usted.
Tambin puede utilizar el diccionario de datos como ayuda al encontrar
sinnimos en la base de datos, cuando ttulos diferentes tienen definiciones
idnticas. Por ejemplo, cobros puede indicar lo mismo que ventas por cobrar.
Al igual que los homnimos, los sinnimos de la base de datos pueden ser
necesarios. Las personas prefieren utilizar trminos familiares al construir sus
diagramas de flujo, y los empleados que trabajan en diferentes partes de la
organizacin pueden tener palabras diferentes para un mismo tem. Reconociendo
el valor de los trminos comunes, los profesionales del procesamiento de
informacin emplean sinnimos de la base de datos que se convierten en alias
aceptables.
Pero los sinnimos deben identificarse. De lo contrario, el equipo que
elabore un diagrama de flujo general con las actividades de los departamentos de
contabilidad y ventas podra incurrir en duplicaciones innecesarias. Aqu es donde
un diccionario de datos resulta de gran utilidad. Cuando al departamento de
contabilidad se le pide que defina el archivo de cobros, y al de ventas se le solicita
que defina las ventas por cobrar, el equipo que elabora el diagrama de flujo
describir que los dos archivos son iguales.
Adems, el diccionario de datos puede incluir informacin detallada, ms all
de la definicin, sobre la actividad representada en el diagrama de flujo. En la
bsqueda de formas para mejorar las actividades de la empresa, el equipo podra
estar interesado en el nmero de registros que contiene un determinado archivo o
en el nmero de tems que cada semana se procesa mediante cierta actividad. El
equipo tambin puede estar interesado en saber en cules diagramas de flujo un
ttulo especfico parece evaluar con precisin las implicaciones de un cambio.
Todos estos detalles pueden almacenarse en diccionario de datos.
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Los diccionarios de datos pueden mantenerse manualmente o en un sistema

computacional. Cuando se dispone de este sistema, es ms fcil revisar, organizar
y encontrar la informacin. Si elabora sus diagramas de flujo en el computador, la
automatizacin del diccionario de datos le ofrecer ventajas an mayores, por
cuanto usted puede elaborar un sistema automatizado de referencias cruzadas
entre los diagramas y el diccionario.
RESUMEN
El diagrama de flujo es una herramienta clave para comprender los procesos
de la empresa. Trazar el proceso sobre un papel en un formato comprensible, con
frecuencia prepara e el terreno para un importante mejoramiento del proceso. Este
tambin constituye un instrumento efectivo para analizar el impacto de los cambios
propuestos. Muchos diagramas de flujo sobre procesos de la empresa son
demasiado complejos, con frecuencia cubren toda una pared; pero, bien vale la
pena la comprensin que el EMP obtenga como resultado de este tipo de anlisis.
En el casos de nuevos procesos, los diagramas de flujo deben preceder a la
preparacin de los procedimientos.
Para mejorar la calidad de sus productos y servicios, muchos empresarios
han utilizado tcnicas de diagramacin de flujo con resultados envidiables. Otros,
no obstante, han tenido menor xito. Usualmente, esto sucede por cuanto
consideran sus diagramas de flujo como un fin, no como un medio para encontrar
aquello que buscan. Este es un error que se comete fcilmente. Comparado con
algunas tcnicas para mejorar la calidad y la productividad, el diagrama de flujo es
de fcil comprensin y aplicacin. Adems en su entusiasmo por lograr un
mejoramiento, algunas personas se sienten tentadas a vertir en un diagrama de
flujo detallado todo lo que puedan encontrar. Afortunadamente, sin embargo, este
esmero rara vez es necesario.
Los diagramas de flujo cumplen un propsito importante: documentar un
proceso con el fin de identificar reas que necesitan mejoramiento. La magia no
proviene de documentar el proceso sino de analizarlo, y es aqu donde usted debe
centrar la mayor parte de sus esfuerzos. Recuerde que el propsito de los
diagramas de flujo y el anlisis siguiente estriba en obtener el conocimiento
suficiente para definir y realizar los mejoramientos del proceso. Este no debe ser un
fin en s mismo.
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Los diagramas de flujo son herramientas. En las actividades de MPE que

siguen al diagrama de flujo puede apreciarse su pleno valor. Sin embargo, el mismo
proceso de diagramacin de flujo prepara a las personas para los cambios
productivos que vienen ms adelante:
1.
Los que participan en la elaboracin de los diagramas de flujo
reconocen su propia capacidad e influencia. Ahora, ellos reconocen que sus
contribuciones sirven para conferir poder a sus compaeros de trabajo, Se sienten
orgullosos de que su rol est documentado en un diagrama que consultarn otras
personas.
2.
Las personas saben que el valor de su desempeo afecta aquella
forma en la cual otras personas utilizan el output. Esto estimula la curiosidad sobre
las expectativas de los clientes, y fortalece los vnculos entre colaboradores y
clientes.
3.
En la elaboracin de los diagramas de flujo, las personas adquieren
comprensin mutua de sus labores, lo que genera un incremento de la colaboracin
en el ambiente de trabajo. La elaboracin de diagramas de flujo establece equipos
de trabajo.
4.
A medida que crece el diagrama de flujo, los participantes se sienten
inspirados por las fuentes de apoyo y respaldo que tienen a su disposicin. El
mensaje del diagrama de flujo es el de que existe poder y camaradera en la
organizacin.
5.
Al mismo tiempo, renace la responsabilidad individual. El diagrama de
flujo fomenta los esfuerzos de mejoramiento, la adhesin a los estndares de
calidad y el compromiso de reducir las variaciones del proceso.
6.
Se facilita la fijacin de objetivos, aun en aquellas partes de la
organizacin que han mostrado resistencia a la medicin del desempeo o all en
donde han analizado aquello que consideran como objetivos legtimos y reales.
A travs de todo esto, los diagramas de flujo hacen que la atencin se centre
en las oportunidades de cambio. A medida que se realizan loa MPE, su equipo
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reconocer los sitios en donde los diagramas han dejado de ser exactos y cundo
se hace necesario efectuar revisiones. Asimismo, podr crear nuevas versiones de
los diagramas de flujo en la medida que usted y sus compaeros de trabajo
adquieren mayor habilidad para su elaboracin. Esto obedece en parte al aumento
de los talentos tcnicos y artsticos. Pero, un aspecto mucho ms importante es el
desarrollo de talentos conceptuales. Las personas vinculadas a su organizacin
comenzarn a ver las actividades de la empresa en forma ms sistemtica y
creativa. En tanto que usted elabora diagramas de flujo y verifica su precisin, se
har ms sensible a los procedimientos en los cuales puede mejorar su empresa.
BIBIOGRAFA
TEXTO:
MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS

DE LA EMPRESA.
AUTOR:
JAMES HARRINGTON
EDITORIAL:
McGRAW-HILL
LECTURAS ADICIONALES
Jeffrey, D.R. y M. Lawrence, Systems Analysis and Design, Prentice Hall,

Englewood Cliffs, NJ, 1984
Modell, M.E.,A Professionals Guide to Systems Analysis, McGraw-Hill,
Nueva York, 1988

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Instituto para el Desarrollo

Comprender algunas tcnicas disponibles sobre el diagrama de flujo.

Aplicar estas tcnicas para mejorar procesos de la empresa.

La diagramacin de flujo se define como un mtodo para describir

Instituto para el Desarrollo

Diagramas de bloqueo, que proporcionan una visin rpida de un

Diagramas de flujo del Instituto Nacional Estadounidense de

Diagramas de flujo funcional, que muestran el flujo del proceso entre

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1. Ejemplo de diagrama de bloque

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SMBOLOS ESTNDARES PARA EL DIAGRAMA DE FLUJO

Operacin: Rectngulo. Utilice este

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Punto de decisin: Diamante, Coloque

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el output se encuentra almacenado, esperando

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que siempre se usen las cabezas de flecha.

Figura 2. Smbolos estndares para los diagramas de flujo.

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El diagrama de flujo estndar de la ANSI proporciona una comprensin

El cliente entrega cheque para cobrar

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10. El cliente recibe el cheque devuelto.

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3. Diagrama de flujo funcional para la verificacin y pago de cheque

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2. Diagrama de flujo funcional para la verificacin y pago de cheque

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La lnea de tiempo normalmente tiene tres columnas: la primera indica el nmero de

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