Gua para la

preparacin y envo del

CONTENIDO
1.

OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

2.

PREPARACIN DE LA INFORMACIN SOLICITADA ...................................................................... 2

3.

CONSECUENCIAS DE NO ENVIAR LA INFORMACIN................................................................... 2

4.

INSTRUCCIONES SOBRE LA INFORMACIN SOLICITADA............................................................. 3

5.

6.

4.1

Balance de prueba............................................................................................................... 4

4.2

Auxiliares de las cuentas contables relacionadas con la causacin y pago de la nmina .. 6

4.3

Auxiliares de las cuentas contables de servicios y diversos ................................................ 7

4.4

Reporte de pago de nminas salarios, compensaciones o asociados ................................ 9

4.5

Si la empresa tiene software de nmina........................................................................... 18

4.6

Certificacin de informacin ............................................................................................. 21

4.7

Aprendices del SENA y practicantes universitarios ........................................................... 21

4.8

Trabajadores vinculados que se encuentran pensionados por vejez ............................... 22

4.9

Trabajadores extranjeros que no estn cotizando a pensiones en Colombia .................. 23

4.10

Convenciones, pactos colectivos, acuerdos de desalarizacin o similares ....................... 23

4.11

Suministro de personal por un tercero ............................................................................. 24

4.12

Relacin de planillas PILA .................................................................................................. 24

4.13

Otros documentos o informacin adicional...................................................................... 25

4.14

Notificacin electrnica .................................................................................................... 26

ENVO DE LA INFORMACIN SOLICITADA ................................................................................. 27

5.1

Radicacin en Centro de Atencin al Ciudadano .............................................................. 27

5.2

Radicacin por pgina web

.......................................................... 27

SI TIENE MS INQUIETUDES ...................................................................................................... 33

Pgina 1 de 35

1. OBJETIVO
Facilitar la preparacin de la informacin que deben reportar las entidades
requeridas por la Unidad.

2. PREPARACIN DE LA INFORMACIN SOLICITADA

A continuacin usted encontrar instrucciones para saber cmo preparar la
informacin solicitada por la Unidad mediante el Requerimiento de
Informacin.
Tenga en cuenta que en el Requerimiento de Informacin se solicita
informacin de contabilidad y nmina, por lo que es importante que las
reas encargadas de estos temas se involucren en el proceso de preparacin
de la informacin. Si usted lo considera necesario, puede incluir dentro del
grupo de trabajo al rea de sistemas.
Tenga el Requerimiento de Informacin a la mano, ya que all aparece el
nmero de expediente que le fue asignado y el listado de informacin
solicitada, los cuales necesitar ms adelante.
Finalmente recuerde que la Unidad es una entidad que contribuye con el
medio ambiente, por lo que le solicitamos enviar toda la informacin en
medio magntico o a travs de los medios virtuales autorizados.

3. CONSECUENCIAS DE NO ENVIAR LA INFORMACIN

De acuerdo con el artculo 179 de la Ley 1607 de 2012, la Unidad impondr
una sancin de cinco (5) Unidades de Valor Tributario - UVT por cada da de
retraso en la entrega de la informacin, bien sea que haya sido enviada
incompleta o no se haya enviado ningn tipo de informacin.
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Por eso tenga siempre en cuenta la fecha en que se vence el plazo para que
usted pueda enviar completa y oportunamente la informacin solicitada y de
esta manera pueda evitar sanciones.

4. INSTRUCCIONES SOBRE LA INFORMACIN SOLICITADA

Le recomendamos leer con atencin las indicaciones que se presentan a
continuacin, pues se le darn instrucciones por cada uno de los puntos
solicitados, para que usted pueda cumplir correcta y oportunamente con lo
solicitado por la Unidad.
Para los ejemplos se utilizar el nmero de expediente 1257 el cual ver a
lo largo del documento, usted debe reemplazar este nmero por el nmero
de expediente que se le asign el cual encuentra en el Requerimiento de
Informacin.
Para iniciar la labor, organice el nmero de carpetas virtuales de acuerdo al
nmero de aos de revisin indicados en el Requerimiento de Informacin,
de manera que la informacin por cada ao quede ubicada en la carpeta
correspondiente; incluya una carpeta donde guardar los documentos
escaneados, como se muestra a continuacin:

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As, al momento del envo, podr hacer una fcil identificacin y verificacin
de la informacin que debe enviar por cada uno de los aos solicitados.
Ahora se darn a conocer las indicaciones para la preparacin y
diligenciamiento de los formatos de cada uno de los puntos solicitados en el
Requerimiento de Informacin.

4.1 Balance de prueba

El balance de prueba debe ser presentado con las siguientes caractersticas:
A mximo nivel auxiliar detallado por tercero, para todas las cuentas
que administren terceros. Recuerde que el registro del tercero
contiene el nmero de identificacin y el nombre.
Se debe incluir de la clase 1 a la 9; estas clases son:
CLASES
1
2
3
4
5
6
7
8
9

Activo
Pasivo
Patrimonio
Ingresos
Gastos
Costos de venta
Costos de produccin o de operacin
Cuentas de orden deudoras
Cuentas de orden acreedoras

Nota: Si usted no maneja todas las clases enve en su balance la totalidad de

las clases que utiliza en su contabilidad.
Con corte anual por los periodos que conforman aos completos, es
decir, acumulado desde el 01 de enero al 31 de diciembre por cada
vigencia requerida; esto quiere decir que el saldo inicial debe
corresponder al del mes de enero y el saldo final al del mes de
diciembre del mismo ao.
Si fue requerido por periodos inferiores a un ao, debe enviarlos con
corte mensual acumulado desde el primer da del mes que es
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requerido al 31 de diciembre; esto quiere decir que el saldo inicial

debe corresponder al del mes que se solicita como inicial y el saldo
final al del mes de diciembre (Ej.: saldo inicial Junio 2012 saldo final
Diciembre 2012 o saldo inicial Enero 2013 saldo final Agosto 2013).
El Balance de Prueba debe contener las cuentas de balance y las
cuentas de resultados antes del cierre contable.
Cree un archivo por cada ao solicitado en formato Excel, y guarde
cada
archivo
con
el
siguiente
nombre:
N.
Expediente_Balance_Prueba_20XX. Recuerde que dentro de este
archivo debe venir una sola hoja de clculo con el contenido del
Balance de Prueba, pues este debe venir acumulado por todo el ao.
Debe certificarlos el representante legal y contador pblico o revisor
fiscal, si est obligado a tenerlo (las instrucciones de la certificacin las
encuentra en la seccin Certificacin de informacin de este
instructivo).
El Balance de Prueba debe contener como mnimo la siguiente
informacin: las cuentas, la descripcin, el saldo inicial, el movimiento
dbito, el movimiento crdito y el saldo final.

Para tener una gua de lo solicitado, a continuacin le presentamos un

ejemplo del Balance de Prueba:

Ej.: 1257_Balance_Prueba_2012

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Recuerde que la imagen anterior es una gua de cmo debe entregar TODA
la informacin del Balance de Prueba, debe enviar la informacin de la
clase 1 a la 9.

4.2 Auxiliares de las cuentas contables relacionadas con la

causacin y pago de la nmina
Para este punto se deben enviar los auxiliares relacionados en las cuentas de
gastos y/o costos de personal, as como las obligaciones laborales, pasivos
estimados y provisiones de las cuentas relacionadas con el registro y pago de
la nmina, los cuales deben ser presentados bajo las siguientes
caractersticas:
Detallados por mes y por tercero. Si no los tiene por tercero sino
que registra la informacin en su contabilidad bajo un nmero de
identificacin genrico, debe enviar anexo la interface que genera
el aplicativo, software, mdulo o programa de nmina para el
cargue de la informacin a contabilidad.
Realice un archivo por cada ao solicitado en formato Excel, y
guarde cada archivo con el siguiente nombre N.
Expediente_Auxiliares_Nomina_20XX. Recuerde que dentro de
este archivo debe venir una sola hoja de clculo con el contenido de
los auxiliares relacionados con el registro y pago de la nmina, pues
este debe venir detallado por mes y por tercero por todo el ao.
Debe certificarlos el representante legal y contador pblico o
revisor fiscal, si est obligado a tenerlo (las instrucciones de la
certificacin las encuentra en la seccin Certificacin de
informacin de este instructivo).
Genere los auxiliares por cuenta y realice una validacin
verificando que el saldo final del auxiliar sea igual al del Balance de
Prueba.
Los auxiliares deben contener como mnimo la siguiente
informacin: nmero de cuenta contable, nmero de identificacin
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beneficiario, nombre de beneficiario, concepto, ao, mes, valor y

descripcin. Si su software genera los auxiliares con ms

informacin de la nombrada anteriormente, puede enviarlos como

los genera su software validando que stos contengan la
informacin mnima solicitada.
Para tener una gua de lo solicitado, a continuacin le presentamos un
ejemplo de los auxiliares de las cuentas relacionadas con el registro y pago de
la nmina:

Ej.: 1257_Auxiliares_Nomina_2012

Recuerde que la imagen anterior es una gua de cmo debe entregar TODA
la informacin de los auxiliares de las cuentas relacionadas con el registro y
pago de la nmina, remita su informacin contable de acuerdo a su Plan
nico de Cuentas.

4.3 Auxiliares de las cuentas contables de servicios y

diversos
Cuando se solicita informacin de la cuenta de Servicios, se hace referencia
al valor de los gastos pagados o causados por el ente econmico por
concepto de servicios tales como aseo y vigilancia, asistencia tcnica,
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procesamiento electrnico de datos, servicios pblicos, transportes, fletes y

acarreos.
Cuando se solicita informacin de la cuenta de Diversos u Otros, se hace
referencia al valor de los gastos operacionales ocasionados por conceptos
diferentes a los especificados anteriormente.
Los auxiliares de las cuentas contables de servicios y diversos u otros deben
ser presentados con las siguientes caractersticas:
Realice un archivo por cada ao solicitado en formato Excel, y guarde
cada
archivo
con
el
siguiente
nombre
N.
Expediente_Auxiliares_Servicios_Diversos_20XX. Recuerde que dentro
de este archivo debe venir una sola hoja de clculo con el contenido de
los auxiliares de servicios y diversos u otros, pues estos deben venir
detallados por mes y por tercero por todo el ao.
Debe certificarlos el representante legal y contador pblico o revisor
fiscal, si est obligado a tenerlo (las instrucciones de la certificacin las
encuentra en la seccin Certificacin de informacin de este
instructivo).
Genere los auxiliares por cuenta y realice una validacin verificando
que el saldo final del auxiliar sea igual al del Balance de Prueba.
Los auxiliares deben contener como mnimo la siguiente informacin:
nmero de cuenta contable, nmero de identificacin beneficiario,
nombre de beneficiario, concepto, ao, mes, valor y descripcin. Si su
software genera los auxiliares con ms informacin de la nombrada
anteriormente, puede enviarlos como los genera su software validando
que stos contengan la informacin mnima solicitada.
Para tener una gua de lo solicitado, a continuacin le presentamos un
ejemplo de los auxiliares de las cuentas contables de servicios y diversos:

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Ej.: 1257_Auxiliares_Servicios_Diversos_2012

Recuerde que la imagen anterior es una gua de cmo debe entregar TODA
la informacin de los auxiliares de las cuentas relacionadas con el registro y
pago de la nmina, remita su informacin contable de acuerdo a su Plan
nico de Cuentas.

4.4 Reporte de pago de nminas salarios, compensaciones

o asociados
El reporte de la nmina, compensaciones o asociados se debe remitir en el
Formato Requerimiento Informacin Nmina Salarios, Formato
Requerimiento Informacin Nmina Compensaciones o Formato
Requerimiento Informacin Asociados Agremiados de acuerdo con el tipo
de organizacin. Este se encuentra dispuesto en la pgina web de la Unidad,
como se indica en el Requerimiento de Informacin; o si lo prefiere, copie y
pegue la siguiente ruta en su navegador de internet:
http://www.ugpp.gov.co/requerimiento-de-informacion/formatos-de-requerimientode-informacion.html

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Descargue el formato
que le aplique a su
empresa

Para este punto se utilizar como gua para los ejemplos el Formato
Requerimiento Informacin Nmina Salarios, pero recuerde que usted debe
seguir los mismos pasos si el formato que le aplica es diferente al del
ejemplo.
Descargue el archivo del formato y gurdelo en su computador con el
nombre N. Expediente_Nomina_20XX y realice una copia del mismo por
cada uno de los periodos que le fueron solicitados, es decir, por cada ao o
fraccin de ao, como se muestra a continuacin:

Guarde el formato en su computador y nombre el

archivo 1257_Nomina_2012

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En el archivo encontrar tres hojas de clculo, como se muestra a

continuacin.

En el archivo encuentra tres hojas de

clculo:
Instructivo
Nmina Salarios
Pagos NO incluidos en IBC

La primera hoja contiene el Instructivo para el diligenciamiento del formato,

tenga en cuenta que es necesario realizar una completa lectura de este, pues
el mismo le indicar la informacin que debe colocar en cada una de las
casillas de la segunda hoja de clculo.
La segunda hoja contiene el formato Nmina Salarios (o el que le aplique de
acuerdo a su empresa) en el que debe realizar el registro de la nmina por
cada uno de los trabajadores, debe diligenciar la informacin de la nmina
correspondiente a los 12 meses del ao con el que nombr el archivo (Ej.: si
usted nombr el archivo con 2012, all debe aparecer su nmina del ao 2012
nicamente). Recuerde que dentro del archivo solo debe aparecer una hoja
de clculo con la nmina completa de la empresa.
Si usted tiene nminas por sedes, sucursales, centro de costos, etc., debe
ingresar todas las nminas en la misma hoja de clculo del ao que va a
presentar en el archivo, porque recuerde que es la nmina de la empresa la
que se solicita, no la de la sede, sucursal, centro de costos, etc.

Pgina 11 de 35

Recuerde que en este formato debe

registrar solo la nmina del ao que indic
en el nombre del archivo

De igual forma, en la parte superior de cada una de las columnas encontrar

una breve explicacin de lo que debe diligenciar, o en otros casos, lo
encontrar en comentarios que podr observar cuando coloque el cursor
sobre el ttulo de la columna.
Estos elementos le darn apoyo durante el proceso de diligenciamiento de la
informacin en el formato, para que tenga claridad de la informacin que
debe registrar.
No olvide colocar los datos de su empresa en el encabezado del formato:

Recuerde que las nminas deben ser presentadas con las siguientes
caractersticas:
1. Si la periodicidad del pago de la nmina es diferente a mensual (Ej.:
semanal, catorcenal, quincenal, das, etc.), lo primero que debe hacer
es realizar la suma de los valores por cada concepto durante el mes,
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para obtener el valor total devengado por cada concepto y poderlo

registrar en el formato solicitado por La Unidad.
Ejemplo:
Esto equivale a la suma del concepto SUELDO de la quincena 1 ms
la quincena 2 de cada uno de los trabajadores. Este es el valor que
debe aparecer registrado en el formato de nmina en el concepto
SUELDOS.

QUINCENA 1
ID

NOMBRE

SUELDO

1.000.000 JUAN CARLOS MARN GONZLEZ

2.000.000 MARA MERCEDES PEREZ AGUIRRE

662.500
765.000

HORAS
EXTRA
75.000
25.000

QUINCENA 2
VIATICOS
175.000
-

SUELDO

HORAS
EXTRA

662.500
765.000

75.000
25.000

VIATICOS
175.000
-

TOTAL
TOTAL
TOTAL
DEVENGADO EN DEVENGADO EN DEVENGADO EN
EL MES POR
EL MES POR
EL MES POR
SUELDO
HORAS EXTRA
VIATICOS
1.325.000
150.000
350.000
1.530.000
50.000
-

Esto equivale a la suma del concepto

HORAS EXTRA de la quincena 1 ms la
quincena 2 de cada uno de los
trabajadores. Este es el valor que debe
aparecer registrado en el formato de
nmina en el concepto HORAS EXTRA.

2. Incluir todos los conceptos devengados, monetarios y no monetarios

en las casillas indicadas segn el instructivo. Si usted tiene ms
conceptos de los que se muestran en el ejemplo, debe insertar una
columna por cada concepto adicional que su empresa tenga.
No olvide diligenciar en los encabezados el Concepto de Nmina, la Cuenta y
Nombre de la cuenta contable asociada al concepto de Nmina. Si tiene ms
de una cuenta asociada a un concepto, separe los nmeros de cuenta con un
guion (como se ve en el ejemplo del siguiente numeral).
3. Usted debe diligenciar los totales de su nmina por concepto en el
formato, como se muestra a continuacin:

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Pagos que conforman el IBC

Pagos que NO conforman el IBC

21.2. Nombre cuenta contable

pagos que conforman el IBC para
contribuciones parafiscales de la
proteccin social

21.2. Nombre cuenta contable

pagos que conforman el IBC para
contribuciones parafiscales de la
proteccin social

21.2. Nombre cuenta contable

pagos que conforman el IBC para
contribuciones parafiscales de la
proteccin social

22.2. Nombre cuenta contable

pagos no incluidos en el IBC para
contribuciones parafiscales de la
proteccin social

22.2. Nombre cuenta contable

pagos no incluidos en el IBC para
contribuciones parafiscales de la
proteccin social

22.2. Nombre cuenta contable

pagos no incluidos en el IBC para
contribuciones parafiscales de la
proteccin social

Salarios

Horas Extra

Viticos

Auxilios

Auxlios

Nombre concepto n

21.1. Cuenta contable pagos que

conforman el IBC para
contribuciones parafiscales de la
proteccin social

21.1. Cuenta contable pagos que

conforman el IBC para
contribuciones parafiscales de la
proteccin social

21.1. Cuenta contable pagos que

conforman el IBC para
contribuciones parafiscales de la
proteccin social

22.1. Cuenta contable pagos no

incluidos en el IBC para
contribuciones parafiscales de la
proteccin social

22.1. Cuenta contable pagos no

incluidos en el IBC para
contribuciones parafiscales de la
proteccin social

22,1. Cuenta contable pagos no

incluidos en el IBC para
contribuciones parafiscales de la
proteccin social

510506 - 520506

510515

520521

520527

520545

Cuenta concepto n

21. Valor pagos que conforman el 21. Valor pagos que conforman el 21. Valor pagos que conforman el 22. Valor pagos no incluidos en el 22. Valor pagos no incluidos en el 22. Valor pagos no incluidos en el
IBC para contribuciones
IBC para contribuciones
IBC para contribuciones
IBC para contribuciones
IBC para contribuciones
IBC para contribuciones
parafiscales de la proteccin social parafiscales de la proteccin social parafiscales de la proteccin social parafiscales de la proteccin social parafiscales de la proteccin social parafiscales de la proteccin social

Sueldos

Horas Extra

1.325.000

Viticos

150.000

Auxilio de transporte

350.000

Auxilio de Rodamiento

concepto n

250.000

Nota: No traslade los valores de la PILA porque su informacin va a ser

rechazada, recuerde que debe registrar la de su nmina.
4. Debe incluir tanto los trabajadores activos como los retirados que
hayan estado activos en los periodos solicitados en el Requerimiento
de Informacin, indicando la fecha de ingreso y de retiro, y las
vacaciones pagadas en liquidacin de contrato.
Ejemplo:
CC si es cdula de
ciudadana; CE para
cdula de extranjera;
TI si es tarjeta de
Registre el nmero de
identidad,
identificacin del
correspondiente al
trabajador con el que se
documento de
realizaron los aportes a la
identidad del trabajador seguridad social en el
con el que se realizaron
periodo.
los aportes a la
seguridad social en el
periodo.

5. Tipo de documento
de identificacin del
trabajador (pago de
aportes)

CC
CC

6. Documento de
identificacin del
trabajador (pago de
aportes)

Digite apellidos y nombre(s) del

trabajador.

7. Nombre del trabajador

Registre el nmero de
mes correspondiente a la
Digite el cargo que ocup Digite la fecha en que el Digite la fecha en que el
Digite el ao de la
nmina. Ejemplo: 1 para
el trabajador en el
trabajador se vincul a la trabajador se retir de la nmina. Ejemplo: 2010,
enero; 2 para febrero; 10
periodo.
empresa.
empresa.
2012.
para octubre; 12 para
diciembre.

8. Cargo del trabajador

9. Fecha de vinculacin

1.000.000 JUAN CARLOS MARN GONZLEZ

Supervisor Planta
2.000.000 MARA MERCEDES PEREZ AGUIRRE Secretaria

01/02/2008
18/03/2011

10. Fecha de retiro

30/06/2013
22/06/2013

11. Ao nmina

12. Mes nmina

2013
2013

6
6

5. Realice el registro de los das segn corresponda en cada casilla de

acuerdo a las siguientes caractersticas:
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 Nmero de das trabajados en el mes: Se refiere al nmero de

das que el trabajador efectivamente labor, es decir, que estuvo
ejecutando sus labores en la empresa con normalidad.
Nmero das incapacidades en el mes: Se refiere al nmero de
das en los que el trabajador estuvo inactivo por incapacidad.
Nmero das de suspensin, permiso o licencia, remuneradas
en el mes: Se refiere al nmero de das que el trabajador estuvo
inactivo por suspensin, permiso o licencia y que le fueron
reconocidos en su pago.
Nmero das de suspensin, permiso o licencia, no
remuneradas en el mes: Se refiere al nmero de das que el
trabajador estuvo inactivo por suspensin, permiso o licencia y
que NO le fueron reconocidos en su pago.
Nmero de das vacaciones DISFRUTADAS en el mes: Se refiere
al nmero de das que el trabajador estuvo inactivo durante el
mes por vacaciones.
Registre el nmero de
das que el trabajador
labor en el mes.

Digite el nmero total de

Debe ser como mximo 30 das.
Digite el nmero de das de la
das de incapacidad
Digite el nmero de das de
suspensin, permiso o
Ingrese en nmero de Puede ser inferior cuando se presente re
autorizados al trabajador
permiso o licencia,
licencia, no remunerados, das DISFRUTADOS por en el mes novedad de ingreso o retiro. me
por enfermedad general, remunerados, autorizados al
autorizados al trabajador en el el trabajador en el mes. Si la suma es superior a 30, verifique y no
profesional o licencia de
trabajador en el mes.
mes.
ajuste.
maternidad.

14. Nmero das

trabajados en el mes

16. Nmero das de

17. Nmero das de
15. Nmero das
suspensin, permiso o
suspensin, permiso o
incapacidades en el mes licencia, remuneradas en el licencia, no remuneradas en
mes
el mes

Ejemplo:
Recuerde registrar nicamente los
das efectivamente laborados en el
mes por el trabajador

25
22
12

19

18. Numero de das

vacaciones
DISFRUTADAS en el
mes

19.Total das reportados en el mes (la

suma de las columnas 14 a 18
debe ser como mximo 30 das)

18
30
2

Tenga en cuenta que:

La sumatoria de los das laborados y no laborados NO debe superar los
30 das, lo cual usted puede verificar en la columna Total das
reportados en el mes.
Si esta sumatoria le da como resultado un nmero menor a 30, usted
debe indicar la novedad presentada en la casilla Novedad das
inferiores a 30.
Ejemplo:

Pgina 15 de 35

30
22
30
30
30

Inc
Ret
Vac
Vac

Digite el nmero total de

Digite el nmero de das de la
das de incapacidad
Digite el nmero de das de
Registre el nmero de
suspensin, permiso o
Ingrese en nmero de
autorizados al trabajador
permiso o licencia,
das que el trabajador
licencia, no remunerados, das DISFRUTADOS por
por enfermedad general, remunerados, autorizados al
labor en el mes.
autorizados al trabajador en el el trabajador en el mes.
profesional o licencia de
trabajador en el mes.
mes.
maternidad.

14. Nmero das

trabajados en el mes

16. Nmero das de

17. Nmero das de
15. Nmero das
suspensin, permiso o
suspensin, permiso o
incapacidades en el mes licencia, remuneradas en el licencia, no remuneradas en
mes
el mes

25
22
12

19

Debe ser como mximo 30 das.

Complete solo cuando el
Puede ser inferior cuando se presente resultado de la columna 19 sea
en el mes novedad de ingreso o retiro. menor a 30 das; Indique el tipo de
Si la suma es superior a 30, verifique y novedad. Ejemplo: ingreso, retiro.

18. Numero de das

19.Total das reportados en el mes (la
vacaciones
suma de las columnas 14 a 18
20. Novedad das inferiores a 30
DISFRUTADAS en el
debe ser como mximo 30 das)
mes

30
22
30
30
30

18
30
2

ajuste.

Incapacidad
Retiro
Vacaciones
Vacaciones

6. El registro de los das de vacaciones debe realizarse en cada mes en que

el trabajador estuvo en su periodo de descanso.
7. El registro del pago de las vacaciones debe registrarse en el mes en que
se efectu el pago al trabajador, por el valor total pagado.
Ejemplo:
Periodo en el que se realiz el pago de vacaciones

5. Tipo de documento
de identificacin del
trabajador (pago de
aportes)

6. Documento de
identificacin del
trabajador (pago de
aportes)

7. Nombre del trabajador

8. Cargo del trabajador

9. Fecha de vinculacin

11. Ao nmina

12. Mes nmina

CC

30.000.000 ARISTBULO VERGARA PAEZ

Auxiliar contable

12/05/2008

2011

CC

30.000.000 ARISTBULO VERGARA PAEZ

Auxiliar contable

12/05/2008

2011

Das de vacaciones
disfrutadas en cada
uno de los meses 17. Nmero das

16. Nmero das

15. Nmero
de suspensin, 18. Numero de das
de suspensin,
19.Total das reportados en el mes (la
14. Nmero das
das
permiso o
vacaciones
permiso o licencia,
suma de las columnas 14 a 18 20. Novedad das inferiores a 30
trabajados en el mes incapacidades
licencia, no DISFRUTADAS en el
remuneradas en el
debe ser como mximo 30 das)
en el mes
remuneradas en
mes
mes
el mes

12

10. Fecha de retiro

18
30

30
30

Pago total por los das

que tom de vacaciones
26. Valor pagado en el periodo por
27. Valor vacaciones compensadas 28. Valor vacaciones compensadas
concepto de vacaciones disfrutadas
en dinero durante vigencia del
en dinero por terminacin del
(independientemente del mes en que las
contrato
contrato
haya disfrutado)

Vacaciones
Vacaciones

1.625.000

8. La nmina NO debe venir con registros de trabajadores duplicados en un

mismo mes, a menos que se haya presentado un cambio de condicin
laboral, como las que se indica en el siguiente cuadro:

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Casos en los que se presenta un doble registro de un trabajador en la nmina dentro

de un mismo mes por cambio en la condicin laboral:

Cuando un aprendiz SENA pasa de etapa lectiva a etapa productiva.

Cuando un aprendiz SENA de etapa productiva o un practicante universitario, es
vinculado laboralmente.
Cuando un trabajador pasa de salario normal a salario Integral.
Cuando un trabajador pasa a ser pensionado y contina activo laboralmente en
la organizacin.

9. Debe certificarlas el representante legal y contador pblico o revisor

fiscal, si est obligado a tenerlo (las instrucciones de la certificacin las
encuentra en la seccin Certificacin de informacin de este
instructivo)
Una vez diligenciada la hoja dos de acuerdo con lo indicado en el instructivo,
dirjase a la tercera hoja Pagos NO incluidos en IBC donde debe realizar la
descripcin de los pagos que no se tienen en cuenta en el IBC para el pago de
aportes. All encontrar la instruccin de lo que debe diligenciar en cada una
de las columnas en comentarios ubicados en la parte superior.

Instrucciones de la informacin
que debe diligenciar en cada una
de las columnas solicitadas

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Ejemplo:

4.5 Si la empresa tiene software de nmina

Para este punto es posible que necesite la ayuda de su proveedor de
software.
Recuerde que en este tem debe presentar:
Reporte anual de la parametrizacin de las cuentas contables
asociadas a los conceptos de la nmina, en medio magntico (formato
PDF), con el nombre N. Expediente_Parametrizacion_Nomina_20XX.
Este tem se refiere a que cada concepto de nmina est asociado a
una o varias cuentas en contabilidad, ese reporte debe generarlo por
cada uno de los aos solicitados.

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EJEMPLO REPORTE ANUAL DE LA NMINA AO 2012

CONCEPTO
NOMBRE DE LA
CUENTA(S) CONTABLE(S)
DE
DESCRIPCIN CONCEPTO DE NMINA
CUENTA CONTABLE
ASOCIADA(S)
NMINA
ASOCIADA
5105XX
Salarios
0001

0002

0003

0310

320

SUELDO

AJUSTE DE SUELDO

HORAS EXTRA

BONIFICACIN

AUXILIO DE RODAMIENTO

5205XX

Salarios

6135XX

Costo de personal

7205XX

Salarios

7305XX

Salarios

5105XX

Salarios

5205XX

Salarios

6135XX

Costo de personal

7205XX

Salarios

7305XX

Salarios

510515XX

Horas extra y recargo

520515XX

Horas extra y recargo

613557XX

Costo de Personal

720515XX

Horas extra y recargo

730515XX

Horas extra y recargo

510548XX

Bonificaciones

520548XX

Bonificaciones

613557XX

Costo de Personal

720548XX

Bonificaciones

730548XX

Bonificaciones

520545XX

Auxilios

510545XX

Auxilios

613557XX

Costo de Personal

720545XX

Auxilios

Recuerde que la imagen anterior es una gua de cmo debe entregar

TODA la informacin de reporte anual de la parametrizacin de las
cuentas contables asociadas a los conceptos de la nmina, NO debe
enviar solo la informacin del ejemplo.
Resumen anual de la nmina, detallado por concepto con su respectivo
valor, en medio magntico (formato Excel), con el nombre N.
Expediente_Resumen_Nomina_20XX. Lo que se debe presentar en
este punto, es el listado de los conceptos de nmina utilizados durante
el periodo y el valor total pagado por cada uno de los conceptos
durante el ao. Recuerde que debe enviarlo por todos los periodos
solicitados.

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EJEMPLO RESUMEN ANUAL DE LA NMINA AO 2012

CONCEPTO
TOTAL ACUMULADO
DE
DESCRIPCIN CONCEPTO DE NMINA
ENERO A DICIEMBRE 2012
NMINA
0001

SALARIO BSICO

0002

RETROACTIVO SALARIO BSICO

15.100.000

0004

SUBSIDIO DE TRANSPORTE

31.445.000

0006

MEDIO DE TRANSPORTE

0011

CUOTA SOSTENIMIENTO APRENDICES

4307

APORTES PENSIN SKANDIA

(15.021.000)

4308

APORTES PENSIN COLPENSIONES

(31.135.000)

4402

APORTES F.S.P. PROTECCIN

5000

RETENCIN EN LA FUENTE

0901

INDEMNIZACIN

1002

PRSTAMO DE VIVIENDA

3.065.500.000

100.185.000
19.988.000

(2.987.000)
(266.276.000)
34.340.000
2.700.000

Recuerde que la imagen anterior es una gua de cmo debe entregar TODA
la informacin del resumen anual de la nmina, detallado por concepto con
su respectivo valor, NO debe enviar solo la informacin del ejemplo.
Los archivos anteriores los debe guardar en cada una de las carpetas donde
est organizando la informacin por cada ao solicitado.
A continuacin le damos una gua:

Recuerde guardar la informacin en la

carpeta correspondiente a cada ao

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4.6 Certificacin de informacin

Tenga en cuenta que el Requerimiento de Informacin indica que debe
enviar una certificacin de los balances de prueba, los auxiliares y las
nminas de los periodos que le fueron solicitados.
Para realizar la certificacin, usted puede descargar el formato Certificacin
Informacin que se encuentra en el link:
http://www.ugpp.gov.co/requerimiento-de-informacion/formatos-derequerimiento-de-informacion.html
Este documento debe firmarlo el representante legal y contador pblico o
revisor fiscal si est obligado a tenerlo.
Escanee el documento firmado y gurdelo en formato PDF con el nombre N.
Expediente_Certificacion_Informacion.

4.7 Aprendices del SENA y practicantes universitarios

Si la empresa tuvo vinculados en los periodos a fiscalizar, aprendices del
SENA o practicantes universitarios, no olvide escanear los respectivos
contratos de aprendizaje y/o de prctica y guarde el archivo (formato PDF)
con el nombre N. Expediente_Aprendices y/o N. Expediente_Practicantes,
como se muestra a continuacin:

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4.8 Trabajadores vinculados

pensionados por vejez

que

se

encuentran

Si en los periodos solicitados, la empresa contaba con trabajadores que ya se

encontraban pensionados por vejez, escanee las resoluciones de
reconocimiento de la pensin y guarde el archivo (formato PDF) con el
nombre N. Expediente_Resoluciones_Pension, como se muestra a
continuacin:

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4.9 Trabajadores extranjeros que no estn cotizando a

pensiones en Colombia
Si en los periodos solicitados, la empresa contaba con trabajadores
extranjeros que no realizaban aportes al subsistema de pensin en Colombia,
recuerde escanear los siguientes documentos:
Copia del documento de identidad del trabajador emitido en
Colombia.
Copia del contrato de trabajo u orden de prestacin de servicios.
Constancia de aportes a pensiones en el pas de origen.
Guarde el archivo (formato PDF) con el nombre N. Expediente_Extranjeros,
como se indica a continuacin:

4.10 Convenciones, pactos colectivos, acuerdos de

desalarizacin o similares
Si en los periodos solicitados su empresa contaba con alguna convencin,
pacto colectivo, acuerdo de desalarizacin o similar (polticas de
flexibilizacin, contrato de trabajo, otro s, regmenes de compensacin,
beneficios laborales, polticas retributivas, entre otros) que aplicara a la
nmina de sus empleados, escanee estos documentos (formato PDF) y
gurdelos con el nombre N. Expediente_Acuerdos_Salariales.

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4.11 Suministro de personal por un tercero

Si la empresa tuvo contratos suscritos para el suministro de personal en
misin, escanee el contrato establecido con la empresa contratista y
solictele una certificacin en la que se indique vigencia y objeto del mismo.
Guarde estos documentos (formato PDF) con el nombre N.
Expediente_Suministro_Personal.

4.12 Relacin de planillas PILA

Realice la relacin de las PILA mediante las cuales se efectuaron los pagos de
aportes e incluya todos los tipos de planilla que haya pagado en los periodos
solicitados y el nombre o cdigo del operador por el que efectu dichos
pagos.

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Disee un archivo de Excel con las columnas indicadas en la estructura que se

muestra a continuacin, y diligencie las casillas de acuerdo a sus soportes;
nombre el archivo N. Expediente_Relacion_PILA.
Nmero de
planilla

Operador

Periodo de
pago

Fecha de
pago

Total Pagado

Esta informacin usted puede obtenerla de los comprobantes de pago que le

genera el operador de la PILA; si usted realiza los pagos de forma manual,
ubique los soportes fsicos y diligencie el archivo de acuerdo a lo que all
aparece.

4.13 Otros documentos o informacin adicional

Se pueden entregar otros documentos o informacin adicional que estime
pertinente para verificar el pago de aportes al Sistema de la Proteccin
Social, o para aclarar la informacin solicitada en los puntos anteriores,
detallada por periodo y trabajador, en medio magntico.
Ejemplos:
Manejos especiales de la nmina, por ejemplo si la empresa paga por
catorcenas indique el mes en que se hacen los ajustes.
Si la empresa es de retail y trabaja los 365 das del ao y no los 360.
Si la empresa realiz registro de das negativos en el formato de
nmina.
Recuerde enviar esta informacin escaneada (formato PDF) con el nombre
N. Expediente_Otros_Documentos, como se indica a continuacin:

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4.14 Notificacin electrnica

La notificacin electrnica le permite conocer de forma inmediata las
actuaciones llevadas a cabo dentro de la investigacin y le ofrece un menor
grado de exposicin de la informacin confidencial de la empresa.
Por lo anterior, la empresa debe diligenciar el formato Autorizacin para
Realizar la Notificacin Electrnica de los Actos Administrativos de Carcter
Particular Proferidos por la Direccin de Parafiscales, la Subdireccin de
Determinacin de Obligaciones y la Subdireccin Cobranzas, adjunto al
Requerimiento de Informacin.
Recuerde enviar esta informacin escaneada (formato PDF) con el nombre
N. Expediente_Notificacion_Electronica, como se indica a continuacin:

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5. ENVO DE LA INFORMACIN SOLICITADA

Para el envo de la informacin, la Unidad le proporciona dos (2) canales
autorizados:

5.1 Radicacin en Centro de Atencin al Ciudadano

Si usted elige enviar la informacin por este canal, siga los siguientes pasos:
1. Le recomendamos que agrupe la informacin por los aos solicitados
como se indic al inicio del instructivo, junto con la carpeta de
informacin escaneada.
2. Descargue el formato Verificacin y envo de informacin, que
encuentra en el siguiente link http://www.ugpp.gov.co/requerimientoinformacion/formatos-de-requerimiento-de-informacion.html.
Este formato es su lista de chequeo, la cual le garantiza que est
enviando la informacin completa y al mismo tiempo le sirve como
oficio remisorio de la informacin.
3. En el formato incluya todas las observaciones necesarias sobre la
informacin que est enviando; si alguno de los puntos solicitados no
le aplica indquelo dentro del formato. No deje ningn punto sin
respuesta, pues se entender como informacin faltante.
4. Usted puede enviar la informacin en cualquier medio magntico,
tales como USB, CD, DVD, entre otros, el cual se convertir en el anexo
del formato Respuesta Requerimiento. Recuerde que estos harn
parte integral del expediente, por lo que no sern devueltos.
5. Con el paquete de medios magnticos listo, radquelos en el Centro de
Atencin al Ciudadano ubicado en la Calle 19 N. 68 A - 18 en la ciudad
de Bogot.

5.2 Radicacin por pgina web

Si usted elige enviar la informacin por este canal, siga los siguientes pasos:
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1. Le recomendamos que agrupe la informacin por los aos solicitados

como se indic al inicio del instructivo, junto con la carpeta de
informacin escaneada.
2. Usted puede asegurar que toda informacin se encuentre en las
carpetas que cre, descargando el formato Verificacin y envo de
informacin,
que
encuentra
en
el
siguiente
link:
http://www.ugpp.gov.co/requerimiento-informacion/formatos-derequerimiento-de-informacion.html.
Este formato es su lista de chequeo, la cual le garantiza que est
enviando la informacin completa y al mismo tiempo le sirve como
oficio remisorio de la informacin.
3. En el formato incluya todas las observaciones necesarias sobre la
informacin que est enviando; si alguno de los puntos solicitados no
le aplica indquelo en el formato. No deje ningn punto sin respuesta,
pues se entender como informacin faltante.
4. Una vez diligenciado el formato, escanee el documento y gurdelo
(formato
PDF)
con
el
nombre
N.
Expediente_Respuesta_Requerimiento, como se indic en ejemplos
anteriores. Ej. 1257_Respuesta_Requerimiento.
5. Cree una carpeta comprimida (.Zip) con la informacin a enviar, como
se indica a continuacin:
Seleccione la opcin 7-Zip

Click derecho sobre la carpeta

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6. Ingrese a la pgina web www.ugpp.gov.co y ubique el cono de

Escrbanos, como se indica en la grfica a continuacin:

Ubique este link cuando

ingrese a la pgina web de la
Unidad

7. All aparecer un formulario el cual usted debe diligenciar y por el que

podr subir la informacin que previamente organiz. Verifique el
ancho de banda o velocidad de su servicio de internet, pues de esto
depender la rapidez con la que cargarn los archivos al formulario.
Una vez verifique su capacidad de internet, siga los siguientes pasos:
Pgina 29 de 35

Diligencie los datos completos

Estos campos se despliegan

cuando la opcin de Tipo de
Consulta es Parafiscales

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Presione Elegir archivos y elija los

archivos que va a enviar adjuntos

Verifique que su informacin est

cargando

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Cuando sus archivos terminen de

cargar correctamente aparecer
la palabra Done

De click en la opcin Guardar

Pgina 32 de 35

Verifique que sus archivos hayan

quedado adjuntos y de click en la
opcin Guardar para enviarlos

8. Posteriormente, al correo que haya registrado en el formulario, se le

enviar un correo con el nmero de radicado de su envo.

6. SI TIENE MS INQUIETUDES
Consulte el documento de preguntas frecuentes del Requerimiento de
Informacin
ingresando
al
siguiente
link
http://www.ugpp.gov.co/requerimiento-informacion/preguntas-frecuentesrequerimiento-de-informacion.html , o escrbanos citando el nmero de
expediente y nombre de la empresa en el asunto al correo
contactenos@ugpp.gov.co.
CONTCTENOS
Comunquese a la lnea gratuita nacional 01 8000 423 423, o en
Bogot (1) 4926090, en el horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a
7:00 p.m. y sbados de 8:00 a.m. a 2:00 p.m. Jornada continua (no hay
atencin los domingos ni festivos)
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 Acrquese al Centro de Atencin al Ciudadano ubicado en la Calle 19

No. 68A-18 Bogot en el horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 4:00
p.m. (no hay atencin los das festivos)
Ingrese a www.ugpp.gov.co y ubique en la parte superior el servicio de
chat para contactarse en lnea con uno de nuestros asesores, en el
horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sbados de 8:00
a.m. a 2:00 p.m. Jornada continua (no hay atencin los domingos ni
festivos)

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