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EXCEL AVANZADO
Cajamarca Per
2014
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Si queremos pasar por alto los valores ocultos podemos hacer uso de un
identificador de funcin diferente para el primer argumento de la funcin
SUBTOTALES:
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En este caso la funcin SUBTOTALES ha pasado por alto los valores de las filas
ocultas. Es importante mencionar que esta funcionalidad de no tomar en cuenta
los valores ocultos solamente funcionar con filas ocultas y no con columnas
ocultas.
Recuerda que la funcin SUBTOTALES en Excel siempre aplicar la funcin
indicada sobre los rangos de celdas proporcionados como argumentos.
SUBTOTALES EN EXCEL
Cuando tienes una tabla de datos con una gran cantidad de informacin, los
subtotales en Excel nos pueden ayudar a comprender e interpretar mejor la
informacin. Excel permite agregar subtotales de una manera muy sencilla.
Supongamos la siguiente tabla de datos de donde quiero obtener los subtotales
de ventas por cada mes:
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Lo primero que debo hacer es ordenar los datos por la columna sobre la cual se
obtendrn los subtotales. Para este ejemplo ordenar los datos por la columna
Mes. La columna se ordena haciendo clic en cualquier celda de la columna y
posteriormente seleccionado el comando Ordenar de ms antiguos a ms
recientes que se encuentra dentro de la ficha Inicio.
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Observa cmo Excel ha insertado una fila nueva que contiene el subtotal para
cada mes. Adems a la izquierda de la hoja de clculo Excel coloca controles
adicionales que son tiles para ocultar o mostrar los grupos de datos de acuerdo a
los subtotales. Al hacer clic en alguno de ellos el grupo correspondiente se
expande o se contrae:
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Para este ejemplo solamente he modificado los valores del plazo en cada
escenario, sin embargo se podran crear escenarios donde cambie tanto el plazo
como la tasa de inters. Las combinaciones posibles son muchas y solamente
estarn restringidas a tus necesidades de anlisis.
Una desventaja de los escenarios es que tienes que crear manualmente cada uno
de ellos y podra llegar a ser un trabajo muy laborioso. En caso de que tuvieras
que realizar un anlisis de dos variables te recomiendo considerar la opcin de
Tablas de datos ya que evitar la creacin manual de escenarios.
BUSCAR OBJETIVO
Excel 2010 incluye varias herramientas de anlisis de datos y Buscar objetivo es
una tcnica utilizada para encontrar fcilmente el nmero que cumple las
condiciones necesarias para alcanzar un objetivo.
Esta herramienta te ayudar a hacer muchas pruebas de valores en una frmula
hasta encontrar el valor exacto que cumpla con las condiciones establecidas. Es
decir, si sabemos el resultado de una frmula, pero no estamos seguros del valor
de uno de sus argumentos, entonces Buscar objetivo nos ayudar a probar
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diversos escenarios hasta encontrar el valor exacto que necesitamos. Por ejemplo,
supongamos que tenemos el siguiente problema.
Tengo un nmero que multiplicado por otro nmero X me deber dar el resultado
mostrado. Aunque este es un problema muy fcil de resolver matemticamente
ser de utilidad para mostrar la funcionalidad de Buscar objetivo. Empezar por
definir una frmula importante. En la celda C3 colocar la frmula que se deber
cumplir para obtener el resultado deseado, es decir, =B1*B2 deber dar como
resultado 439482.
Por ahora el resultado en C3 ser cero, porque no hay valor en la celda B2 sin
embargo, al momento de ir buscando el valor adecuado para B2, el valor de la
celda C3 llegar a ser el mismo que B3 cuando se haya encontrado el valor
correcto.
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Una vez que se han establecido los parmetros debes hacer clic en el botn
Aceptar y Excel comenzar a realzar los clculos necesarios. Cuando haya
encontrado un resultado adecuado se mostrar el cuadro de dialogo Estado de la
bsqueda de objetivo.
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TABLA DE DATOS
Las tablas de datos forman parte de las herramientas de Anlisis Y si que nos
permiten cambiar el valor de algunas celdas para ver cmo es afectado el
resultado original. Una tabla de datos analiza un conjunto de valores y determina
posibles resultados.
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Para crear la tabla de datos debo seleccionar el rango de celdas tal como se
muestra en la imagen anterior y entonces ir a la ficha Datos, y dentro del grupo
Herramientas de datos pulsar el botn Anlisis Y si para posteriormente
seleccionar la opcin Tabla de datos.
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Al hacer clic en el botn Aceptar se llenarn las celdas contiguas a las tasas de
crecimiento con el valor de la proyeccin de ventas correspondiente a cada una de
las tasas.
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Para utilizar el complemento Solver debes ir a la ficha Datos y Excel habr creado
un nuevo grupo llamado Anlisis el cual contendr el comando Solver.
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Observa que en los datos estn representadas todas las reglas de negocio del
establecimiento. Para cada tipo de pizza he colocado el total de pizzas a vender
(por ahora en cero), el subtotal de cada una, as como el total de ventas que esta
formado por la suma de los subtotales. Adems bajo el ttulo Restricciones he
colocado las condiciones previamente mencionadas.
Algo muy importante es establecer las equivalencias para las restricciones. Por
ejemplo, una restriccin es que el total de pizzas no puede exceder de 150, pero
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En nuestro ejemplo lo que queremos maximizar son las ventas totales por lo que
en el cuadro de texto Establecer objetivo est especificada la celda $E$1 y por
supuesto seleccion la opcin Mx. El otro parmetro importante son las celdas de
variables que en nuestro ejemplo son las pizzas a vender para cada uno de los
diferentes tipos.
Finalmente observa cmo en el cuadro de restricciones estn reflejadas las
condiciones de venta del establecimiento. Pon especial atencin a la manera en
que se han utilizado las equivalencias que son las celdas $E$10 y $E$11.
Todo est listo para continuar. Solamente debes hacer clic en el botn Resolver y
Excel comenzar a calcular diferentes valores para las celdas variables hasta
encontrar el valor mximo para las ventas totales. Al trmino del clculo se
mostrar el cuadro de dilogo Resultados de Solver.
Solamente haz clic en Aceptar para ver los resultados en la hoja de Excel.
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Excel ha hecho los clculos para saber que, con las restricciones establecidas,
tendremos un valor mximo de venta total de $5,525. Ahora fcilmente podras
cambiar los valores de las restricciones y volver a efectuar el clculo con Solver
para observar el comportamiento en las ventas.
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