E) Procesos y procedimientos

En su calidad de tcnicas de anlisis, compendian en forma

ordenada y detallada las operaciones, las actividades, las
funciones y los procesos que efectan las unidades
administrativas de la estructura organizacional que intervienen
en ellas, los formatos que utilizan, as como los mtodos de
trabajo con que determinan responsabilidades en la ejecucin,
el control y la evaluacin de sus acciones. Como herramienta
de estrategia permiten elevar el desempeo de la fuerza de
trabajo, lograr
Economas en la produccin de bienes o prestacin de
servicios, mejorar la coordinacin con grupos de inters y
capitalizar las capacidades distintivas para lograr ventajas
sustentables.
DIAGRAMA
Este recurso constituye un elemento de juicio invaluable para
individuos y organizaciones de
Trabajo.
Trabajadores: Pueden percibir en forma analtica y detallada
la secuencia de una accin, lo que contribuye sustancialmente
a conformar una slida estructura de pensamiento que
fortalece su capacidad de decisin.
Organizacin: permite dar seguimiento a sus operaciones
mediante diagramas de flujo, elemento fundamental para
descomponer en partes procesos complejos, lo cual facilita su
comprensin y contribuye a fortalecer la dinmica
organizacional y a simplificar el trabajo.
SMBOLOS
reas de produccin: La American Society of
Mechanical Engineers (ASME)

Procesamiento electrnico de datos: La American

National Standard Institute (ANSI)

La International Organization for Standarization

(ISO) ha elaborado una simbologa para apoyar la
garanta de calidad a consumidores y clientes de
acuerdo con las normas ISO-9000:2000.
VENTAJAS
De uso: Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier
nivel jerrquico.
De destino: Permite al personal que interviene en los
procedimientos identificar y realizar correctamente sus
actividades.
De aplicacin

Por la sencillez de su representacin hace accesible la puesta

en prctica de las operaciones.
De comprensin e interpretacin
Puede comprenderla todo el personal de la organizacin o de
otras organizaciones.
De interaccin
Permite ms acercamiento y mayor coordinacin entre
diferentes unidades, reas u organizaciones.
De simbologa
Disminuye la complejidad grfica por lo que los mismos
empleados pueden proponer ajustes o simplificacin de
procedimientos, utilizando los smbolos correspondientes.
De diagramacin
Se elabora en el menor tiempo posible y no se requieren
tcnicas ni plantillas o recursos especiales de dibujo.
Clasificacin de los diagramas de flujo
Por su amplia utilizacin y debido a todas las adaptaciones a
que son sometidos para satisfacer las necesidades particulares
de cada trabajo, los diagramas de flujo presentan muchas
variantes, en diversas formas y con diferentes ttulos.
Para efecto de estudio los diagramas pueden clasificarse en los
grupos siguientes:
Que indican sucesin de hechos.
Con escala de tiempo.
Que indican movimiento.
Por su presentacin.
Por su formato.
Por su propsito.
Mapas de procesos
Algunos autores utilizan el trmino trazo de mapas de proceso,
mapeo de procesos o simplemente mapeo para referirse a la
representacin grfica de procesos, considerada como una
herramienta indispensable para el anlisis organizacional.
RESUMEN
El conocimiento de la tcnica de diagramacin y mapeo de
procesos constituye elementos decisivos para lograr una
adecuada coordinacin y el fl ujo efi ciente de informacin en
una entidad.
La representacin grfi ca de todo tipo de hechos, situaciones,
movimientos y documentos por medio de una simbologa
permite clarifi car la interaccin e interrelacin que existe entre
ellos y las unidades administrativas de una estructura
organizacional.

Elaborar diagramas de fl ujo con un lenguaje preciso y

coherente es un requisito fundamental para entender y
manejar adecuadamente el cmulo de informacin que
produce una organizacin. Bajo esta perspectiva, los smbolos
de diagramacin que pueden utilizarse son los elaborados por
la American Society of Mechanical Engineers (ASME), American
National Standard Institute
(ANSI), International Organization for Standarization
(ISO) y el Deutsches Institute fur Normung (DIN). Asimismo, es
posible emplear los smbolos de los diagramas integrados de fl
ujo (DIF) en sus estilos Yourdon-De
Marco y Gane & Sarson y del flujograma de ingeniera de
operaciones y de administracin y mejora de la calidad del
proceso (DO).
El correcto uso de los dibujos y contenido de los diagramas de
flujo concede a las organizaciones ventajas manifiestas en
cuanto a su destino, aplicacin, comprensin e interpretacin
de la informacin.
Los diagramas de fl ujo se clasifi can segn los siguientes
criterios: que indican sucesin de hechos, con escala de
tiempo, que indican movimiento y, por su presentacin,
formato y propsito.
Los procesos se representan mediante el trazo de mapas, los
cuales pueden ser fsicos, incluir papeleo, realizarse por
computadora o seguir la secuencia lgica de eventos. Es
factible que los cuatro tipos se presenten juntos en un proceso.
El mapeo de procesos se complementa con el modelado de
datos, cuyo objetivo es comprender las relaciones que hay
entre los elementos de stos y los vnculos entre series de
datos donde estn presentes los elementos.
El apoyo para integrar sistemas y bases de datos en el trazo de
mapas se realiza con aplicaciones computacionales como el
IDEF, en tanto que la simulacin de procesos, como
herramienta de animacin para crear una imagen visual de la
descripcin de los elementos de un proceso, con la tcnica
conocida como SIMAN/CINEMA.
Un simulador especfi co es el Sparks.
Para evaluar el desempeo con procedimientos y procesos se
incluyen dos herramientas: un check list para conocer los
aspectos organizacionales que se deben analizar para
garantizar su efi caz uso e indicadores para diagnosticar su
comportamiento.
B) Diseo de puestos
VISIN CLSICA

Departamentalizacin:
Las operaciones, actividades y funciones constituyen los
elementos principales de la departamentalizacin,
Las cuales se definen de la manera siguiente:
a) Operacin. Cada una de las acciones, pasos o etapas fsicas
o mentales necesarias para llevar a cabo una o varias tareas.
Divisin mnima del trabajo.
b) Actividad. Conjunto de operaciones organizadas
secuencialmente para lograr una finalidad establecida.
c) Funcin. Grupo de actividades afines necesarias para
alcanzar los objetivos de una organizacin.
Jerarquizacin
Jerarquizar es establecer lneas de autoridad (de arriba hacia
abajo)
A mayor contacto con el pblico o con los bienes y servicios
producidos, ms baja ser su ubicacin en la escala, y a mayor
nmero de tareas de planeacin, coordinacin y control, ms
alta ser.
Lnea de mando
Representan grficamente la delegacin de autoridad mediante
niveles jerrquicos. Autoridad
La capacidad que tiene el responsable de un rgano para lograr
que sus subordinados hagan o dejen de hacer algo.
Responsabilidad
Es la exigencia que tiene todo individuo u rgano
administrativo de cumplir las acciones encomendadas y de
rendir cuentas de su ejecucin a la autoridad correspondiente.
Autoridad funcional
Se basa en el conocimiento experto, se asigna a unidades que
tienen a su cargo funciones de apoyo o asesora.
Tramo de control
Nmero de subordinados directos que puede atender un
rgano. El tramo de control que debe tener un superior est
determinado por las relaciones orgnicas entre ste y sus
subordinados
Comunicacin:
La comunicacin representa un elemento importante en la
reorganizacin: su anlisis y concordancia con las estructuras,
procesos y funciones existentes son aspectos claves de
decisin para reubicar o cambiar la jerarqua de una unidad.
Estimaciones de costo
Costo total, costo administrativo, costo-beneficio.

Delegacin, descentralizacin y desconcentracin

GESTION AL CAMBIO
Para imprimir cohesin al cambio se debe determinar su fuente
y revisar el origen de las fuerzas que influyen en l. En este
orden de cosas, existen dos fuentes de cambio: las externas y
las internas. Las fuerzas externas se pueden enmarcar en tres
ambientes: Ambiente general, Ambiente de tareas y Ambiente
externo
El benchmarking plantea los siguientes desafos: velocidad
de respuesta, productos y servicios de calidad, bajo costo y
capacidad de innovar; es sin duda alguna una alternativa que
concede enormes ventajas a las organizaciones que la utilizan,
pues le permite insertarse en un mejor nivel de desempeo
ms rpidamente.
Outplacement
El outplacement, o desvinculacin programada, es un proceso
de asesora, apoyo, orientacin y capacitacin dirigido a la
persona que egresar o ser transferida para la bsqueda de
un nuevo empleo o actividad de calidad, nivel y condiciones
similares o superiores a las de su anterior ocupacin en el
menor tiempo posible.
Reingeniera
La reingeniera implica repensar de manera fundamental los
procesos de negocios y redisearlos radicalmente, con el fi n de
obtener dramticos avances del desempeo. Los factores clave
del concepto son: la orientacin hacia los procesos, el cambio
radical y la gran magnitud de los resultados que se esperan.
Reduccion,aumento y tamao correcto de la estructura.
La reduccin de estructura (downsizing), se traduce en el
recorte del nmero de empleados de una organizacin,
derivada de fuertes cambios orientados a racionalizar recursos
y lograr un mejor desempeo. El downsizing puede realizarse
de acuerdo con diversos criterios:
1. Recorte de los empleados menos productivos y motivados
(smartsizing).
2. Recorte de los empleados ms brillantes, generalmente de
edad avanzada (brightsizing).
3. Despido de empleados hasta el punto en que la organizacin
presente problemas de productividad
(capsizing).
4. Recorte de empleados hasta el grado en que la organizacin
se convierta en una entidad ineficiente y poco rentable
(dumbsizing).

El aumento de tamao (upsizing), es el incremento de personal

que se realiza en una organizacin por lo general despus de
haber llevado a cabo una reduccin. Cuando se intenta
determinar el tamao correcto de la organizacin (rightsizing),
se trata de buscar un justo medio o estructura acorde con la
necesidad de generar productos y servicios en las mejores
condiciones de eficiencia y calidad.
Estrategia
En un proceso de reorganizacin administrativa
necesariamente se debe considerar el marco estratgico,
define la forma en que se integra la base de accin y la ruta
fundamental del empleo de recursos que sigue una
organizacin para infundir sentido a su quehacer con un
propsito determinado.
De acuerdo con su nivel de aplicacin, las estrategias son:
Corporativas. Existen en funcin de la definicin,
implementacin y control de estrategias.
Funcionales. Se encuentran en relacin con las funciones de
las unidades administrativas.
De negocio. Corresponden a la conversin de las estrategias
corporativas en estrategias de negocio individuales.
Globales. Se refieren a la participacin en un mercado global.
Rediseo de los puestos
El rediseo de los puestos implica modificar las
responsabilidades y las tareas especficas de los puestos.
Formas:
La simplificacin del puesto involucra el anlisis de las tareas
asignadas al empleado con objeto de descubrir procedimientos
para producir la cantidad mxima de productos con el mnimo
de insumos.
El enriquecimiento del puesto implica cambiar las especifi
caciones del puesto para ampliary aumentar el desafo de las
tareas requeridas e incrementar, a la vez, la productividad.

En primer trmino, cambia las relaciones bsicas entre

el personal y su trabajo.

En segundo, cambia de forma directa los

comportamientos del personal de modo que
gradualmente conduce a actitudes ms positivas
acerca de la organizacin y a una mejor imagen
individual.

En tercero, ofrece infinidad de oportunidades para

iniciar otros tipos de cambio organizacional.

El enriquecimiento del puesto puede humanizar a la

organizacin.