3.1.

ACTIVIDADES DE REFLEXIN INICIAL:

1. Despus de haber estudiado el cuarto contenido de estudio, es importante que usted

indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de la temtica planteada.

R/ En mi opinin y despus de ver detenidamente el video del contenido se puede decir

que se debe aplicar tanto en las pequeas, medianas y grandes empresas u
organizaciones ya que estas les evitara desgastes en la planta de personal
minimizndolos riesgos de incumplimiento de los objetivos teniendo en cuenta que para
esto es indispensable el compromiso y profesionalismo de todos y cada uno de los
integrantes de la empresa, sin dejar a un lado uno de los factores ms importantes sus
directivos.

Las comunicaciones oficiales es un procedimiento por el cual las entidades asignan un

numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envi con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con
los trminos de vencimiento que establece la ley. De tal manera En la recepcin de
documentos es indispensable verificar que los documentos estn completos, que
correspondan a lo enunciado con el propsito de dar inicio a los trmites correspondientes
de la entidad.
Por este proceso se puede identificar las siguientes actividades:
- Identificacin de medios de recepcin; mensajera, fax, correo electrnico, pagina web
entre otros.
- Recibo de documentos oficiales., verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos
firmas.
- Constancia de recibo como sello, reloj radicador.

2.

Por lo anterior, se presenta el video denominado: ACUERDO 060, con el fin de que usted
reflexione acerca de la importancia de las pautas para la administracin de las
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas.
REFLEXION:
En el acuerdo podemos evidenciar que conforme a las necesidades de la organizacin se
crean las unidades de correspondencia ya sea por regionales o por sucursales en la misma
ciudad, la entidad es quien determinara.
Cada una de estas pautas es de vital importancia ya que nos permiten un mejor
relacionamiento de informacin y por medio de todo ese proceso que se realiza llega la
correspondencia completa y exacta a su destino sin ningn inconveniente.

3.2. ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIN E IDENTIFICACIN

CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA ELAPRENDIZAJE:

DE

Ideas claves sobre la lectura de contextualizacin

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN ACUERDO 060/ 2001

Habla sobre comunicaciones oficiales (recibidas y enviadas)

se establecen lineamientos y procedimientos para las unidades de correspondencia
se trabaja mediante series y subseries documentales
se habla sobre la centralizacin de informacin
se establece que las corporaciones o entidades debern establecer su imagen
corporativa

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DE LA CORRESPONDENCIA

se debe contar con la ventanilla nica de radicacin

correcta clasificacin de correspondencia
correcta radicacin de los documentos
control y seguimiento del documento, permitiendo el correcto tramite

3.3. ACTIVIDAD DE APROPIACIN DEL CONOCIMIENTO (conceptualizacin y teorizacin)

- Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un documento?

R/ Actualmente laboro en el Hospital Rosario Pumarejo De Lpez de Valledupar y puedo decir
que se cuenta con una ventanilla nica de radicacin, la que cuenta con un funcionario idneo
para tal fin. Recibir y repartir toda correspondencia que llega a cada dependencia, este
funcionario verifica el contexto y el contenido referido que se encuentre completo.
Seguidamente lo ingresa en un sistema
donde en el diligenciamiento se logra la
discriminacin del documento hasta el punto de identificar diferentes aspectos (origen destino,
contenido, asunto, anexos, entre otros) posterior mente se diligencia un libro donde se
relaciona el nmero de radicado que fue asignado por el sistema para el oficio y se deja
constancia del recibido de la persona a la que se le entrega.

Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa?

En mi lugar de trabajo se generan comunicados internos y externos cada vez que
tenemos que enviar documentacin a las diferentes dependencias y oficinas de la misma
entidad; en el momento de que algn expediente o proceso deba enviarse a diferentes
entidades por fuera de la nuestra esta se transfiere o se le hace el debido proceso; all se
presenta la comunicacin externa.

Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa determinada

mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su destino?

INTERNAS:
Para este tipo de comunicaciones cada dependencia, rea o direccin cuenta con un
funcionario quien se encarga de radicar la informacin de los documentos que generamos
y despus de ser ingresados en el sistema son enviados en forma magntica o fsica
segn sea el caso o el rea de sus destino.
EXTERNAS:
En este caso se tienen en cuenta el contenido del oficio ya que se solicitan diferentes tipos
documentales a la entidad como lo son los diferentes tipos de radiogramas estos son
enviados a las entidades que lo requieren.

finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida en esta

actividad.

MAPA CONCEPTUAL

EL DOCUMENTO

TIENE UNA

RECEPCION DE LA
INFORMACION

LA INFORMACION PUEDE SER INTERNA O EXTERNA

CLASIFICACION DEL
DOCUMENTO Y
VERIFICACION DE LA
INFORMACION

REGISTRO DEL A
INFORMACION CON LOS
DATOS MAS RELEVANTES

REPARTO DE LA
INFORMACION, DAR A
CONOCER LA
COMUNICACIN

APERTURA DEL CONTENIDO

O INFORMACION

REVISION DEL DOCUMENTO

PARA SU RESPECTIVA
RADICACION

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, en uso de sus facultades

legales, en especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y
la Ley 594 de 2000.