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Herramientas prcticas
para la gestin empresarial
NDICE
LOS AUTORES............................................................................. V
SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIN (ERP) ..................10
LA NECESIDAD DE UN SOFTWARE DE GESTIN INTEGRAL ........ 10
La evolucin de los Sistemas Informticos de Gestin .................. 10
La integracin a nivel de procesos ................................................. 11
CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN (ERP)................................................................................... 14
Definicin de un Sistema ERP ....................................................... 14
Estructura de un ERP ..................................................................... 15
EL SISTEMA BSICO DE UN ERP .............................................................. 15
MDULO DE APROVISIONAMIENTO ....................................................... 17
MDULO DE PRODUCCIN ....................................................................... 19
MDULO DE VENTAS ................................................................................. 19
MDULO DE FINANZAS ............................................................................. 19
MDULO DE RECURSOS HUMANOS ........................................................ 21
MDULO DE GESTIN DE MEDIOS TCNICOS Y
MANTENIMIENTO................................................................................ 21
IV
SISTEMAS DE INFORMACIN
RA-MA
BIBLIOGRAFA ..........................................................................53
LOS AUTORES
Los autores de esta nota tcnica son lvaro Gmez Vieites y
Carlos Surez Rey.
VI
SISTEMAS DE INFORMACIN
RA-MA
CAPTULO 2
SISTEMAS INTEGRADOS DE
GESTIN (ERP)
LA NECESIDAD DE UN SOFTWARE DE
GESTIN INTEGRAL
La evolucin de los Sistemas Informticos de
Gestin
El entorno cada vez ms competitivo y exigente en el que tienen
que desenvolverse actualmente las empresas ha obligado a mejorar de
forma drstica la gestin y a facilitar la integracin de las distintas reas
funcionales, con el objetivo de poder ofrecer un mejor servicio a los
clientes, reducir los plazos de entrega, minimizar los inventarios de
productos, etc.
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SISTEMAS DE INFORMACIN
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Actividades
de apoyo
Cadena Valor
Proveedores
Cadena Valor
Empresa
Cadena Valor
Distribuidores
Cliente
Infraestructuras de la empresa
Gestin de los Recursos Humanos
Desarrollo de la Tecnologa
Abastecimientos
Logstica
Interna
Produccin
Actividades primarias
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SISTEMAS DE INFORMACIN
CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN (ERP)
Definicin de un Sistema ERP
Los sistemas de gestin ERP surgieron con el objetivo de facilitar
un sistema que cubriera todas las reas funcionales de una empresa de
forma integrada: finanzas, produccin, compras, ventas, recursos
humanos, etc.
Hasta la presentacin en el mercado de estos sistemas ERP, se
sola utilizar un software independiente para cada departamento, dando
lugar a mltiples problemas derivados de la dispersin de datos y
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Estructura de un ERP
EL SISTEMA BSICO DE UN ERP
La mayora de los ERP adoptan una estructura modular que
soporta los diferentes procesos de una empresa: el mdulo de gestin
financiera, el mdulo de gestin de compras, el mdulo de gestin de
ventas, el mdulo de recursos humanos, etc.
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SISTEMAS DE INFORMACIN
Procesos principales
Mdulos de SAP
Mdulos de
LIBRA
Gestin Financiera y
Control.
Finance.
Libra Financiera.
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Treasure Management.
Entreprise Controlling.
Invest Management.
Aprovisionamiento y
Logstica Interna.
Material Management.
Libra Compras.
Ventas y Logstica
Externa.
Libra Ventas.
Produccin.
Production Planning.
Libra Produccin.
Gestin de Medios
Tcnicos.
Plant Maintenance.
Libra Gestin de
Medios Tcnicos y
Mantenimiento.
Gestin de Relaciones.
CRM.
Libra CRM.
Gestin de Recursos
Humanos.
Human Resources.
Libra Recursos
Humanos.
Libra Almacenes.
MDULO DE APROVISIONAMIENTO
El proceso de aprovisionamiento en una empresa comprende la
gestin de materiales y la relacin con los proveedores.
En el apartado de gestin de materiales el sistema debe dar
soporte a la definicin de los datos necesarios para el tratamiento de los
materiales a lo largo de toda la cadena logstica, as como las
transacciones realizadas con ellos, facilitando el control de los stocks, la
generacin de nuevos pedidos, la valoracin de inventarios de acuerdo
con distintos criterios, etc.
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SISTEMAS DE INFORMACIN
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MDULO DE PRODUCCIN
El mdulo de produccin se encarga de gestionar los materiales y
servicios empleados en la cadena de produccin de una empresa, as
como los recursos (mquinas, utillaje, personal) utilizados en sta.
Este mdulo facilita la planificacin de los materiales y de las
capacidades de los recursos, lanzando las rdenes de montaje o de
fabricacin y adaptndose a las caractersticas especficas de los distintos
sistemas de fabricacin: fabricacin contra stock, fabricacin a medida
contra pedido (build to order) o montaje (nicamente se realiza el
ensamblaje final de las distintas piezas que componen el producto).
Para contribuir a una adecuada gestin de los stocks de
materiales, este mdulo debe estar totalmente integrado con el mdulo de
aprovisionamientos. Adems, este mdulo puede incorporar diferentes
funcionalidades adicionales como la planificacin a capacidad finita, la
captura de datos en planta, la gestin de subcontrataciones, etc.
MDULO DE VENTAS
El mdulo de ventas se ocupa de la relacin de la empresa con los
clientes, dando soporte a todas las actividades comerciales preventa
(contactos, presupuestos)
y post-venta
(entrega,
factura,
devoluciones...).
As mismo, facilita la gestin y configuracin de los pedidos, la
logstica de distribucin, la preparacin de entregas, la expedicin y el
transporte.
Para un correcto funcionamiento, el mdulo de ventas deber
estar integrado con los mdulos de almacn, logstica, mdulo financiero,
etc. As mismo, cada vez se exige un mayor nivel de integracin entre
ventas y compras, reflejo de una progresiva orientacin a una operativa
bajo pedido.
MDULO DE FINANZAS
El mdulo de finanzas se encarga de la contabilidad y de la
gestin financiera de la empresa. Se trata de un mdulo esencial dentro
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SISTEMAS DE INFORMACIN
del sistema ERP, ya que va a estar totalmente integrado con los restantes
mdulos. Por este motivo, resulta fundamental para la correcta
implantacin del ERP.
Este mdulo proporciona herramientas flexibles y aplicaciones
orientadas tanto a la contabilidad financiera, como a la contabilidad
analtica o de costes.
Entre sus mltiples funciones relacionadas con la operativa
financiera y contable podemos destacar las siguientes:
Contabilizacin de las operaciones de la empresa (generacin
de asientos contables).
Elaboracin de los balances y de la cuenta de resultados.
Elaboracin de presupuestos, generacin de informes y
anlisis de desviaciones.
Gestin de la tesorera (control de flujos de cobros y pagos,
gestin de cuentas corrientes, lneas de crdito y de depsitos,
etc.).
Gestin de activos.
Este mdulo tambin proporciona funciones especficas para el
departamento de administracin de una empresa:
Facturacin (emisin de las facturas).
Liquidacin de los impuestos (sobre Sociedades, IVA, etc.).
Gestin de cobros y reclamacin de impagados.
En general, todos los sistemas ERP disponen de un gran nmero
de informes financieros y contables estndar e incorporan herramientas
de diseo a medida para facilitarles la generacin de informes adaptadas a
las necesidades de cada cliente, como en el caso de la liquidacin de
impuestos en cada pas.
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SISTEMAS DE INFORMACIN
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PORTAL WEB
En la actualidad el desarrollo de Internet, del comercio
electrnico y de las redes sociales est provocando en las empresas la
necesidad de integrar sus portales web con los sistemas de gestin. Esta
necesidad se puede cubrir por los productos de gestin de dos maneras:
Mediante el enlace directo desde el portal a la aplicacin de
gestin, siempre que sta sea accesible va web.
Mediante la provisin de servicios web (web services) que
permitan desarrollar aplicaciones desde el portal, totalmente
integradas con el sistema de gestin.
Esta funcionalidad resulta de gran importancia para poder
desplegar aplicaciones de comercio electrnico que requieran de una
interfaz personalizada para el tipo de cliente al que se dirige la aplicacin,
siendo muy recomendable que exista una integracin total con el sistema
de gestin para facilitar el tratamiento unificado de los datos de los
clientes y de los pedidos.
GESTIN DOCUMENTAL
Los sistemas de gestin empresarial se limitaron en sus orgenes
a almacenar solamente los datos procedentes de las operaciones de las
empresas, estructurados en bases de datos relacionales. Sin embargo,
existe una gran cantidad de informacin adicional que se encuentra
soportada por los documentos originales y que habitualmente no forma
parte del sistema.
Teniendo en cuenta el valor que poda aportar toda esta
informacin registrada en los documentos originales, en estos ltimos
aos muchas organizaciones decidieron llevar a cabo la integracin de
sus sistemas de gestin con aplicaciones especficas de gestin
documental.
Sin embargo, en la actualidad muchas aplicaciones de gestin
tambin incorporan algunas funcionalidades propias de la gestin
documental, facilitando que se puedan incorporar directamente los
documentos al sistema y permitiendo el acceso a los mismos desde
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SISTEMAS DE INFORMACIN
GENERACIN DE INFORMES
Con un planteamiento similar al ya comentado en el caso de las
funcionalidades CRM, los ERP tambin ofrecen en la actualidad de forma
integrada algunas de las funcionalidades que hasta la fecha estaban
siendo soportadas por aplicaciones de generacin de informes o sistemas
de Business Intelligence.
Aunque las funcionalidades ofrecidas no son comparables a las
que puede ofrecer una herramienta de Business Intelligence, es
importante que exista este tipo de funcin dentro del propio ERP para
poder disponer de un primer nivel de explotacin de los datos.
As mismo, casi todos los productos ERP hoy en da permiten
exportar datos para su tratamiento posterior en una hoja de clculo como
Excel, caracterstica que permite ofrecer una gran flexibilidad para el
manejo de la informacin por parte de los usuarios.
MOVILIDAD
Gracias a la popularizacin de los dispositivos mviles, los
servicios y aplicaciones basadas en la movilidad constituyen desde hace
unos aos una de las grandes revoluciones de las TIC, existiendo en estos
momentos opciones tecnolgicas que cubren las necesidades del personal
que desarrolla en mayor o menor medida sus funciones fuera de la
empresa.
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SISTEMAS DE INFORMACIN
CAPACIDAD DE PARAMETRIZACIN
Se trata de la caracterstica diferencial de los ERP frente a la
mayor parte de las soluciones de gestin orientadas a pequeas empresas.
La parametrizacin de un ERP permite adaptar el funcionamiento del
sistema a las necesidades concretas de cada empresa, as como incorporar
nuevas funciones o modos de funcionamiento a medida que la empresa en
cuestin lo requiere, sin requerir de desarrollos especficos o a medida del
cliente.
La parametrizacin del ERP exige un gran conocimiento tanto del
producto como de las necesidades de la empresa y, por ello, este trabajo
requiere de un importante esfuerzo de consultora, que supone un captulo
fundamental en un proyecto de implantacin de un ERP.
La complejidad de un producto ERP est directamente
relacionada con el nivel de parametrizacin que ste permite. Son varios
los aspectos que pueden personalizarse a travs de este proceso de
parametrizacin:
Estructura fiscal de la empresa o grupo de empresas que
incluye la configuracin social del grupo y sus relaciones,
estructura de impuestos, etc.
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OTRAS CARACTERSTICAS
Entre estas otras caractersticas de los ERP, podramos citar la
incorporacin de herramientas de seguridad, ayudas en lnea, etc.
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Segmentos empresariales
Micropymes (menos de 10
empleados)
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ANLISIS ECONMICO
Para evaluar desde el punto de vista econmico el proyecto de
implantacin de un sistema ERP, deberamos considerar las siguientes
partidas:
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SISTEMAS DE INFORMACIN
Coste de la implantacin
En este apartado se incluiran todos los gastos derivados del
proyecto de implantacin, incluidos los servicios de empresas consultoras
externas, la parametrizacin del ERP, los gastos de formacin del
personal, la preparacin de documentacin, etc.
Migracin de datos
Un ERP es un sistema que integra los datos procedentes de las
distintas reas de la empresa, para funcionar en torno al concepto de un
dato nico y una explotacin mltiple. Esto exige que los datos sean
correctos y el concepto de producto integral facilita el que se alcance este
nivel de calidad. Sin embargo, la puesta en marcha de un ERP suele
presentar dificultades derivadas de la migracin de datos de los sistemas
anteriores.
Con frecuencia los criterios de codificacin y sobre todo la
calidad de los datos en los sistemas de partida, exigen un esfuerzo
importante para identificar el origen de cada dato, valorar su calidad,
depurar e insertar en los ficheros del ERP.
El desconocimiento del modelo de datos de partida, la existencia
de redundancias, falta de integridad o los errores derivados de la falta de
integracin del programa de partida son algunas de las razones que llevan
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Desarrollos especficos
Existen costes que surgen del diseo e implementacin de nuevas
funciones en el ERP para cumplir con todos los requisitos de la
organizacin.
Casi siempre en todo proyecto de implantacin de ERP surge la
necesidad de desarrollo de listados, documentos de trabajo (pedidos,
hojas de carga, albaranes) y tambin funcionalidades que no cubre la
aplicacin. Por este motivo, ser importante detallar este captulo al
mximo, ya que puede ser una fuente importante de desviacin de costes,
al no quedar claro el alcance previsto.
As mismo, conviene indicar que si en un proyecto de
implantacin de un ERP el captulo de desarrollos especficos fuese muy
elevado, cabra plantearse si la eleccin del producto ha sido la adecuada.
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SISTEMAS DE INFORMACIN
Gastos de mantenimiento
Los gastos anuales del mantenimiento de un sistema ERP podran
estimarse en torno a un 15% o un 20% de la inversin inicial. En este
captulo se suele incluir el suministro de actualizaciones o nuevas
versiones del producto.
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EDI
El EDI (Electronic Data Interchange) ha sido el sistema ms
utilizado para facilitar la comunicacin entre los sistemas de informacin
de grandes empresas en estos ltimos aos, mediante la definicin de un
conjunto de mensajes que permiten el intercambio de informacin a nivel
comercial y logstico: facturas, albaranes, rdenes de compra, etc.
La puesta en marcha de un sistema EDI entre empresas requiere
de la definicin de la estructura de los mensajes que se van a utilizar entre
ambas partes, as como de la presencia de un proveedor de servicios EDI
encargado de garantizar la comunicacin de extremo a extremo.
El EDI se ha venido utilizando desde hace varias dcadas en
algunos sectores como la automocin, la banca o la distribucin, con sus
propias normas especficas en cuanto a la definicin de los tipos y
estructura de mensajes intercambiados, como podra ser el caso de la
norma ODETTE dentro del sector de automocin. Las grandes empresas
de estos sectores han liderado la implantacin del EDI, obligando a sus
proveedores a adoptar el sistema especfico de cada sector con su propia
definicin de mensajes EDI a transmitir o recibir, por lo que stos han
tenido que adaptar sus sistemas para poder cumplir con las
especificaciones establecidas.
FACTURA ELECTRNICA
La factura electrnica es la versin electrnica equivalente desde
el punto de vista funcional y legal de la factura en papel. Se trata de un
documento electrnico (generalmente en formato XML o PDF) que ha
sido firmado digitalmente con un certificado reconocido, para garantizar
su integridad y autenticidad.
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SISTEMAS DE INFORMACIN
En Espaa
Informacin (Ley
electrnica como
requisitos legal y
adems, garantiza
contenido, lo que
emisor.
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INTERFACES NORMALIZADAS
Los productos ERP de una cierta dimensin cuentan con
interfaces normalizadas que permiten el intercambio de datos con otros
sistemas, facilitando la integracin de los mismos.
Este tipo de integracin resulta cada vez ms habitual entre
empresas que especifican el formato de intercambio a sus clientes o
proveedores para evitar la realizacin de transacciones que requieran la
entrada manual de los datos.
Adems de coincidir los formatos, el intercambio de datos entre
sistemas requiere el uso de codificacin reconocida por ambas partes.
BANCA ELECTRNICA
Las entidades financieras tambin se han preocupado de definir
unos formatos estandarizados que permiten realizar por lotes y
automatizar determinadas transacciones telemticas, tales como el pago
mediante transferencia o el giro de remesas.
Adems, las entidades financieras proporcionan a sus clientes
ficheros con la informacin de los distintos movimientos bancarios,
atendiendo a varios criterios de filtrado y clasificacin, informacin que
puede facilitar en gran medida las tareas de contabilizacin y gestin de
la tesorera dentro de las empresas.
Por este motivo, los productos ERP deben estar preparados hoy
en da para facilitar la lectura y generacin automtica de estos ficheros
que siguen los estndares definidos por las entidades financieras.
ADMINISTRACIN ELECTRNICA
Las Administraciones Pblicas se han fijado en estos ltimos
aos el objetivo de poder integrar y automatizar el mayor nmero de
procedimientos administrativos que afectan tanto a ciudadanos como a
empresas. En estos casos lo habitual es la definicin de formatos
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SISTEMAS DE INFORMACIN
normalizados a los que las empresas se han de adaptar para poder realizar
diferentes tipos de operaciones con las Administraciones Pblicas:
Declaraciones peridicas de carcter general, como el IVA,
IRPF, Impuestos de sociedades, Seguros Sociales, etc.
Declaraciones especficas de determinados sectores.
Transacciones habituales, tales como altas de contratos de
trabajo, etc.
Los productos ERP deben estar hoy en da adaptados a todos
estos requisitos exigidos por las Administraciones Pblicas para facilitar
el intercambio de datos y la realizacin telemtica de determinados
procedimientos administrativos, teniendo en cuenta adems la normativa
especfica aprobada en cada pas.
BIBLIOGRAFA
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