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Tablas Dinmicas
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de informacin con
tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte.
OESC - 2015
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Tablas Dinmicas
Tabla de contenido
Tablas dinmicas en Excel ..........................................................................................................................................2
Funcionamiento de tablas dinmicas .........................................................................................................................2
Crear una tabla dinmica ...........................................................................................................................................5
reas de tablas dinmicas ..........................................................................................................................................7
Formato de valores en tablas dinmicas ....................................................................................................................8
Filtros en tablas dinmicas .........................................................................................................................................9
Segmentacin de datos en tablas dinmicas .......................................................................................................... 10
Modificar campos en tablas dinmicas ................................................................................................................... 12
Lista de campos ................................................................................................................................................... 12
Quitar un campo.................................................................................................................................................. 12
Nuevo campo....................................................................................................................................................... 13
Modificar el tipo de clculo ................................................................................................................................. 13
Formato en tablas dinmicas .................................................................................................................................. 14
Grfico Dinmico ..................................................................................................................................................... 15
Agrupar datos en tablas dinmicas ......................................................................................................................... 16
Agrupar elementos numricos ............................................................................................................................ 16
Agrupar elementos seleccionados ...................................................................................................................... 17
Agrupar por fechas .............................................................................................................................................. 18
Desagrupar elementos agrupados ...................................................................................................................... 19
Tabla de Frecuencias con Tabla Dinmica ............................................................................................................... 20
Histograma con Tabla dinmica .............................................................................................................................. 21
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Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es una de las
caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Frecuentemente encontrars en la
literatura impresa y en Internet que las tablas dinmicas tambin son conocidas como tablas pivote por su
nombre en ingls (pivot tables).
Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque parecieran muy complicadas a primera
vista. Aunque las tablas dinmicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que
muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones en libros o tutoriales en Internet utilizan
trminos como Anlisis multidimensional, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un
principiante con este lenguaje solo lo intimidar desde un inicio.
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Se solicita un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas por producto. As que lo que hay que
hacer es sumar las ventas para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En
lugar de utilizar frmulas podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla
dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla.
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos que vamos a comparar.
Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla dinmica:
Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los agrupar en la tabla dinmica, es
decir, colocar los valores nicos de la columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo
para especificar las columnas de la tabla dinmica.
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Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y resumidos en la tabla dinmica:
As se obtendr un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada combinacin el total de
ventas. Lo ms importante es que las tablas dinmicas permiten elegir entre todas las columnas de una tabla de
datos y hacer comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la informacin.
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Paso 2. Selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.
Paso 3. Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario se podr ajustar el rango de
datos que se considerar en la tabla dinmica.
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Paso 4. En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una nueva hoja
de Excel o en una ya existente.
Paso 5. Hacer clic en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.
Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista
de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y
por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila,
valor o como un filtro.
Paso 6. Para completar la tabla dinmica se deben arrastrar los campos al rea correspondiente.
Siguiendo el ejemplo propuesto se coloca como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad.
Finalmente como valores el campo Ventas.
Paso 7. De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla dinmica que resulta
despus de hacer esta configuracin es la siguiente:
Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad de utilizar
frmulas.
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Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica cobra vida. Se puede tener una
tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una
herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.
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Paso 1. Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre
el campo correspondiente dentro del rea Valores.
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Paso 4. Despus de hacer la seleccin adecuada acepta
los cambios y de inmediato se aplicar el nuevo
formato a todos los valores de la tabla dinmica:
Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botn de filtrado y
seleccionar la opcin Borrar filtro de.
De igual manera se puede ordenar instantneamente los valores de la tabla dinmica. Solamente haz clic sobre
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el botn de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opcin Ordenar de A a Z o la opcin Ordenar de Z
a A.
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Para filtrar la informacin de la tabla dinmica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las opciones del
filtro.
Se pueden agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinmica, lo cual te permitir hacer
un buen anlisis de la informacin.
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Lista de campos
Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la
tabla dinmica que se encuentra en la parte derecha de la
pantalla. Esta lista se mostrar con tan solo hacer clic en
cualquier celda de la tabla dinmica.
Quitar un campo
Para remover un campo arrstralo fuera del rea donde se encuentra y cuando el
puntero del ratn se convierta en una X suelta el botn del ratn para eliminar el
campo. Otra manera de eliminar el campo es haciendo clic sobre l y seleccionar la
opcin Quitar campo.
Mover un campo
Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicacin solamente arrstralo
de un rea a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de men
que permiten mover el campo a cualquiera de las reas disponibles: Mover al filtro
de informe, Mover a rtulos de fila, Mover a rtulos de columna o Mover a
valores.
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Con este mtodo se puede cambiar fcilmente las columnas por filas y viceversa.
Nuevo campo
Para agregar un nuevo campo se puede arrastrar desde la lista de campos hacia el rea deseada. Tambin se
puede marcar la caja de seleccin del campo lo cual har que sea agregado a alguna de las reas
predeterminadas.
Las tablas dinmicas son un elemento de anlisis de informacin de Excel muy poderoso y esa fortaleza proviene
de la facilidad que provee para manipular la informacin de acuerdo a tus necesidades.
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Al aceptar los cambios Excel aplicar de inmediato el nuevo tipo de clculo seleccionado.
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Grfico Dinmico
Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una tabla dinmica y que se ajusta
automticamente al aplicar cualquier filtro sobre la informacin. Con este tipo de grfico podrs ayudar en la
comprensin de los datos de una tabla dinmica.
Para crear un grfico dinmico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica que servir como base
del grfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Grfico dinmico que se encuentra dentro del grupo
Herramientas de la ficha Opciones.
Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico de donde podrs seleccionar el tipo de grfico que deseas
utilizar.
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Para eliminar un grfico dinmico solamente se debe seleccionar y pulsar la tecla Suprimir.
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Posteriormente en la ficha Opciones dentro del grupo Agrupar pulsamos el botn Agrupar seleccin y
obtendremos el siguiente resultado:
En esta paso sucedieron dos cosas. La primera es que todos los elementos seleccionados se agruparon dentro de
un solo grupo llamado Grupo1. La segunda cosa que sucedi es que se cre un nuevo campo llamado
Vendedor2 que puedes observar en la lista de campos. En la siguiente imagen puedes observar que he hecho
otra seleccin y agrupacin para tener un grupo de mujeres y otro de hombres en la tabla dinmica.
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Necesito agrupar la informacin por mes, as que debo hacer clic derecho sobre cualquier celda con una fecha y
seleccin la opcin Agrupar. Se mostrar el cuadro de dilogo Agrupar permitindome seleccionar la opcin
deseada:
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La tabla de frecuencias mostrar el pas con el mayor nmero de transacciones en primer lugar y as
sucesivamente hasta llegar al pas con el menor nmero de transacciones. La tabla de Excel contiene 2,500 filas
con informacin de ventas en diferentes pases.
Se debe incluir el campo Pas dentro de las Etiquetas de fila y tambin dentro
de Valores. Esto resultar en una tabla dinmica que mostrar el total de
apariciones de cada pas dentro de la tabla de ventas.
Grfico de frecuencias
Si las diferencias entre los valores de la tabla de frecuencias son difciles
de distinguir, entonces puedes crear un grfico dinmico que ayudar a
ver grficamente las diferencias. Para ello selecciona cualquier celda de
la tabla dinmica y elige el comando Herramientas de tabla dinmica >
Opciones > Herramientas > Grfico dinmico y selecciona el grfico
adecuado para desplegar la informacin.
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El siguiente paso ser agrupar los valores del campo 'Edad' con un rango de
agrupacin de 9, y comenzando desde el valor 13, para que los rangos de
anlisis sean los mismos que los generados con el Histograma:
Obteniendo la siguiente Tabla dinmica:
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Una vez generada la Tabla dinmica podremos obtener nuestro Grfico dinmico de manera automtica, desde
las Herramientas de Tabla dinmica, en las opciones Herramientas. Finalmente, tras maquillar mnimamente
nuestro grfico dinmico, tenemos el resultado esperado.
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