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ADMINISTRAO

DO TEMPO

ADMINISTRAO DO TEMPO
SUMRIO
INTRODUO ..........................................................................................................................................................................1
O TEMPO E O ESPAO ..........................................................................................................................................................1
O QUE ADMINISTRAR O TEMPO?..................................................................................................................................2
ITENS PARA ADMINISTRAR O TEMPO ............................................................................................................................2
A IMPORTNCIA DOS QUESTIONAMENTOS .................................................................................................................3
ADMINISTRANDO O TEMPO ...............................................................................................................................................3
ANLISE DO TEMPO .............................................................................................................................................................4
ATITUDES E COMPORTAMENTOS....................................................................................................................................4
PLANEJAMENTO DO TEMPO..............................................................................................................................................5
COMO DISTRIBUIR O TEMPO ............................................................................................................................................7
EVASO DO TEMPO ..............................................................................................................................................................7
OS LADRES DO TEMPO......................................................................................................................................................8
TEMPO INIMIGO .......................................................................................................................................................................9
TEMPO AMIGO ..........................................................................................................................................................................9
CONTROLE DO TEMPO ......................................................................................................................................................11
O TEMPO CONSUMIDO: UMA AVALIAO. ................................................................................................................12
O TEMPO CONSUMIDO: TRAANDO PLANOS DE TRABALHO. .............................................................................13
O TEMPO CONSUMIDO: MEDIDAS DE PLANEJAMENTO.........................................................................................13
O TEMPO CONSUMIDO: QUE TIPO DE EXECUTIVO VOC ? ...............................................................................13
O DOMNIO DO TEMPO ......................................................................................................................................................14
A AGENDA DDT: DOMNIO DIRIO DO TEMPO..........................................................................................................14
VEJA ALGUMAS ORIENTAES PARA UTILIZAO DA DDT ......................................................................................14

ADMINISTRAO DO TEMPO
INTRODUO
Saber como tratar o tempo essencial para qualquer profissional. O tempo, influencia na
qualidade e performance do trabalho e apesar disto, muito pouca importncia dada forma como
ele administrado. A conseqncia desta negligncia um desperdcio que gera prejuzos para a
empresa.
Para se evitar este prejuzo necessrio descobrir a maneira correta de tratar este fator
to importante em nosso trabalho.

O TEMPO E O ESPAO
Estes dois termos sofreram com o passar do tempo grandes modificaes em suas
dimenses. As empresas e clientes valorizam cada vez mais a agilidade dos servios e com isto, o
que antes era feito em 8 horas e era considerado um servio rpido, hoje feito em 1 ou 2 horas.
Por outro lado, o tamanho dos produtos e espaos est cada vez menor.
O tempo pode ou no ser aproveitado, pode ou no ser desperdiado. Isto vai depender
da forma como ele administrado. E qual a empresa hoje que deseja e admite qualquer tipo de
desperdcio?
O capital, as pessoas, a tecnologia, a matria prima e o tempo bem combinados formam
uma empresa. E este ltimo item, o tempo, determina muitas vezes como ser aplicado cada um
dos outros itens.
O bom administrador, gestor ou funcionrio, aquele que consegue utilizar todos os
recursos de que dispe da melhor forma possvel e no menor tempo. O tempo determinante na
competio e produo das empresas. Seja mais que eficiente ao utilizar o tempo, seja eficaz, ou
seja, saiba administrar o tempo de forma a conseguir dele os melhores resultados.

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O QUE ADMINISTRAR O TEMPO?
Administrar o tempo saber utiliz-lo de forma a conseguir que as atividades sejam
realizadas com qualidade e da melhor forma possvel. Para isto preciso organiz-lo e control-lo de
forma que o tempo no trabalhe contra voc, e sim ao seu favor. E para que isto acontea
necessrio disciplina e organizao.
O planejamento fundamental e apesar de s vezes parecer perda de tempo, de
fundamental importncia. Primeiro ser necessrio pensar em como voc gasta o seu tempo hoje e
s ento comear o planejamento e a aplicao do controle do que foi planejado.
Algumas dicas:

Planeje o dia seguinte,

Faa pequenas anotaes das tarefas a serem realizadas indicando sua

prioridade e ao execut-las observe a ordem de prioridade estabelecida

Reunies planejadas e preparadas com antecedncia tem mais resultados.

Planeje o futuro.

ITENS PARA ADMINISTRAR O TEMPO


Anlise do tempo: Esteja sempre avaliando em que e de que forma o tempo est
sendo empregado e quais so os resultados das atividades que esto ocupando este tempo.
Planejamento do tempo: Saiba em que o tempo deve ser aplicado, usando sempre a
racionalidade e definindo prioridades. Tenha em mente os objetivos que almeja.
Organizao do tempo: Como geralmente o tempo escasso para o nmero de
atividades a serem feitas, importante organiz-lo observando sempre os resultados que estas
atividades refletiro. Observe sempre as prioridades.
Controle do Tempo: Controle o tempo para que o planejado seja cumprido e que o
tempo seja ao mximo aproveitado. Avalie como foi empregado o tempo nas atividades e os
resultados gerados. Assim voc poder analisar se o planejamento foi de fato realizado.

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A IMPORTNCIA DOS QUESTIONAMENTOS
Muitas vezes esquecemos de fazer questionamentos que ajudariam a clarear os
objetivos. Outras vezes, os questionamentos so feitos de forma errada.
Antes de comear a pensar em como, quem e quando fazer, pense primeiro nos
objetivos e metas e o porqu destes objetivos.

ADMINISTRANDO O TEMPO
necessrio administrar as atividades no tempo disponvel. Para isto necessrio seguir
as quatro etapas descritas anteriormente: analisar, planejar, organizar e controlar.
Um executivo, administrador, gerente ou funcionrio bem sucedido sabe que o tempo
essencial e que sua aplicao eficaz depende depende de como ele administrado.
E o que necessrio para ser bem sucedido?
Saber lidar com pessoas, entendendo emoes e sentimentos. Funcionrios
felizes com o trabalho produzem mais.
Tratar diferentes assuntos, sabendo como agir em cada situao, sendo
polivalente e multifuncional.
Lidar com o tempo de forma a ser gil, eficiente e eficaz, conquistando
resultados no tempo disponvel.
Ter uma viso do futuro, sabendo onde as oportunidades podem surgir e
quando surgirem, aproveit-las.
Correr atrs do que d resultado. Ser empreendedor.

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ANLISE DO TEMPO
Voc precisa analisar minuciosamente o seu tempo perceber onde ele aplicado e
empregado no seu dia a dia - para poder administr-lo. O resultado da anlise de como voc vem
utilizando o seu tempo, facilitar para encontrar e solucionar provveis erros.
Com que eficcia e com que eficincia o tempo livre est sendo utilizado o
propsito da Anlise do Tempo.
Se voc estiver utilizando de forma gil e eficaz o seu tempo, sua empresa e voc tero
retornos satisfatrios.
Algumas dicas para uma boa anlise do tempo:
Qual o seu custo? Baixo ou alto? Voc tem conhecimento do valor de seu custo
para a sua empresa?
E o seu tempo? Voc sabe quanto isso vale para a sua empresa?
Para o clculo de seu custo por hora pra sua empresa basta multiplicar 1.6, de
encargos administrativos e sociais, pelo seu salrio mensal. Agora divida o
resultado pelo nmero de horas mensais, ou seja, 4 vezes o nmero de horas
semanais e obtenha o resultado do custo de seu custo por hora. Para saber o
valor de seu custo por minuto, divida o resultado de custo por hora por 60.

ATITUDES E COMPORTAMENTOS
Nas empresas, nos deparamos com dois tipos de comportamentos e atitudes. De um lado
o funcionrio desastroso, confuso e eltrico, que faz uma srie de coisas ao mesmo tempo e sempre
est com documentos e informaes fora de seu alcance dificultadas por sua desorganizao. No
caso deste funcionrio, o tempo nunca suficiente para suas tarefas, e

por muitas deficincias

administrativas, muitas vezes, promovido diretor ou presidente. Do outro lado o funcionrio que,
est mais preocupado com o trmino do expediente ser til no seu local de trabalho. Est sempre
conversando ao telefone , lendo jornal, tomando caf e acaba achando que o expediente longo
demais ao que ele tem a fazer.

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Estes dois tipos de comportamentos so muito ineficazes e demonstram cada vez mais
uma lacuna de vida e desorientao em seu local de trabalho.
Quando no existe uma estratgia de utilizao do tempo correta e eficaz, os projetos
com qualidade, as boas intenes, as grandes idias, a vontade de crescer, de investir na qualidade
de vida e de construir imprios, e at a escolha pelo espiritual acabam se transformando em
frustrao. Ao dar importncia s funes do Planejamento, Direo, Controle e Organizao, a
Teoria da Administrao se faz necessria medida que enfoca o tempo, bem empregado, como o
mais importante na eficcia e eficincia no trabalho.
Diante de um mundo moderno, as pessoas cada dia mais apressadas, estressadas e
pressionadas, acabam se sobrecarregando.
importante questionar:
Voc realmente tem:
estimulado a contribuio criativa?
analisado seu desempenho e de seus subordinados?
organizado seu trabalho?
trabalhado em grupo?
Pense nisto, questione-se!

PLANEJAMENTO DO TEMPO
O tempo passa a ser o principal fator para se obter competitividade e sucesso
profissional . No importa a maneira como cada empresa focaliza este desempenho, cada uma tem
sua maneira de analisar seus funcionrios, se pela pontualidade ou no, se pelos objetivos
alcanados no importando o quanto de tempo este funcionrio permanece na empresa, e sim a
qualidade

do que produz -

ou pela freqncia com que estes funcionrios tm comparecido ao

trabalho e pelo nmero de horas de trabalho. O Planejamento de Tempo de extrema importncia


para que cada executivo possa distribuir corretamente as suas tarefas e de seu grupo de trabalho ao
longo do dia, evitando perca de tempo.
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Para se lembrar de tudo que se h de fazer, e de forma organizada, nada melhor que
uma aliada ao tempo, a agenda. Ela pode ser de grande importncia e existem vrios tipos e
modelos no mercado, adequado a cada funo. Veja alguns tipos de agendas. Com certeza alguma
se encaixa no seu perfil.
Agenda Padro: Com uma pgina para cada dia da semana, permite agilidade e
rapidez para encontrar o que foi anotado. So encontradas em papelarias.
Personal Organizer: Do tipo fichrio, pode ser reutilizada nos demais anos.
Possui espao para planejamento da semana, ms e ano.
Agenda

Eletrnica:

Agenda

porttil.

Guarda

telefones,

dados

pessoais,

endereos e compromissos como registro eletrnico. Muito verstil, permitindo a


busca por informaes atravs de palavras-chave.
Agenda On-line: Pela internet possvel ter acesso um calendrio interativo.
Basta conectar-se um site que oferece, dentre outras opes, bookmarkvirtual,
calendrio, catlogo de endereos e etc.
Dicas para um bom planejamento de tempo:
Assuntos Operacionais geralmente realizados a curto prazo. Relacionados
uma atividade ou tarefa.
Assuntos Tticos geralmente realizados a mdio prazo. Est relacionado uma
diviso ou departamento da empresa;
Assuntos Estratgicos geralmente realizados a longo prazo (mais de dois
anos), relacionados com a empresa em sua totalidade.
O horizonte de tempo, na maioria das vezes, est interligado ao nvel de abrangncia das
atividades, possuindo estes trs nveis de assuntos.
Questione-se com relao aos assuntos acima. Tome nota das atividades operacionais,
estratgicas e tticas.

Faa um manual de trabalho, uma lista com suas atividades similares e

principais. Faa isto periodicamente, isso facilitar para um bom aproveitamento e organizao de
seu tempo.

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COMO DISTRIBUIR O TEMPO
Com regras simples, tudo se torna mais fcil. Para organizar o tempo preciso regras,
regras que ajudaro distribuir melhor suas tarefas. Dando prioridade e tendo objetivo, possvel
conciliar vrias atividades de forma organizada. Os executivos, em geral, usam estas regras, que
ajudam no sucesso e desempenho. Veja abaixo:
Tenha uma agenda, ela sua aliada para as anotaes. No confie apenas em sua
memria.
Diante de emergncias, seja flexvel, esteja aberto mudana de planos.
Possua uma metodologia, desde que prtica e inteligente. Isso facilitar seu
trabalho.
Estabelea prioridades s suas atividades e compromissos.
Produtividade fundamental. Procure fazer as atividades mais pesadas nas horas
em que voc est mais bem disposto, e as atividades mais leves nas horas em que
voc goste menos de trabalhar, influenciando o horrio de outras pessoas para o
seu benefcio.
O corpo necessita de descanso. Alguns intervalos durante as atividades so muito
importantes para a sua sade fsica e mental. Tenha momentos de lazer.
O que mais lhe d retorno merece mais tempo. Enfim, seja eficaz!

EVASO DO TEMPO
O tempo, desperdiado, no pode ser recuperado e no se atribui o fracasso ao tempo usado
de forma incorreta. Observando isto, o executivo, o gerente, ou qualquer funcionrio ter com
certeza um grande sucesso profissional.
As vezes, o profissional se acomoda de tal forma suas ineficazes rotinas, que mais fcil
pra ele continuar mantendo o ritmo apressado e sem uma diviso correta de seu tempo, querer
uma mudana significativa, dolorosa e definitiva. Muitas vezes, aqueles que demonstram excesso de
responsabilidade, so incompetentes e ineficazes.

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OS LADRES DO TEMPO
So vrios os fatores que colaboram para a perda de tempo. Fique atento para as questes
abaixo:
Evite refeies muito prolongadas, como almoo de negcios como pretexto para
escapar s tarefas.
timo para tumultuar seu expediente so as tais participaes em comemoraes.
Lamentar e ir assim mesmo no vai resolver o problema da perda de tempo.
Os telefonemas podem ocupar um grande tempo com coisas que no tm
importncia, desviando objetivos e ocupando espaos no programados.
Muitos gerentes, por insegurana, marcam interminveis reunies. Por no
possurem diretrizes, acabam se confundindo em suas tarefas, assim marcando
encontros para tentar solucionar problemas. Como no foram estabelecidos
objetivos, todos acabam sentindo-se inseguros, ento v-se a necessidade de
tantas reunies.
Ler documentos de trabalho e relatrios quase sempre superficiais - uma das
tarefas mais cansativas para os executivos.
Diante de tantos fatores negativos, que possam intervir no tempo, a vo algumas dicas
para voc saber organiz-lo de forma correta:
Tenha prioridades. Tarefas mais importantes devem ser feitas primeiramente.
Tenha domnio sobre as tarefas agendadas. Saiba ser flexvel quando necessrio.
No aceite solicitaes que venham atrapalhar suas tarefas.
Crie um sistema de separao dos telefonemas que voc recebe.
Visitantes indesejveis, aqueles no anunciados, capazes de tomar um grande
tempo. Afaste-se deles.
Tarefas que possam ser realizadas por seus subordinados devem ser delegadas.

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Questionemos:
O tempo tem sido um aliado ou um inimigo?
O que de grande importncia e o que no to importante assim?
O que tenho e o que no tenho que fazer?
Para que serve o meu tempo?
A prioridade o tempo!
Compare a seguir o tempo inimigo com o tempo amigo.
Tempo inimigo
Diante dos acontecimentos, os executivos reagem e administram por crises.
Improvisao. Estes executivos, diante de planos mal elaborados acabam se
tornando gerentes intuitivos.
Conflitos e um clima social desmotivador e cargos e carreiras mal delineados so
as consequncias de no se delegar autoridade.
Seu tempo nunca seu. Sem condies de control-lo, o gerente acaba sendo
controlado por estmulos e intervenes.
Tempo amigo
As atividades e compromissos devem ser planejados.
De acordo com planos de incentivo e estilos de gerncia participativa, a
produtividade acaba se tornando uma motivao para as equipes.
As

atividades

realizadas

so

controladas,

avaliadas

acompanhadas

por

instrumentos.
A gerncia no central, sendo sempre delegada normalmente a autoridade como
um instrumento essencial.
Polticas bem definidas.
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Atravs de treinamentos por perodo, habilitadas e conscientes de seu papel na
organizao, as equipes esto integradas, esto se completando.
Enfim, esteja atento a tudo isto. Faa do seu tempo, um amigo. No reclame da falta de
tempo, isto no resolver o problema. Diante de um mundo moderno, o homem tem cada vez mais
tarefas o que acaba gerando ansiedade e, conseqentemente, improdutividade. Para melhorar o uso
do seu tempo, observe como este tem sido aproveitado ultimamente e crie algumas estratgias a
serem aplicadas imediatamente.
A curto prazo: faa uma listagem de atividades a serem feitas e atualize-as ao longo do
seu dia. Reflita sobre como seu tempo est sendo usado, reserve tempo para isto. Atravs da tabelo
de controle do tempo, voc pode aproveitar melhor o tempo, com mais eficincia.
A mdio prazo: Mude seus hbitos fazendo um paralelo mensal entre as reas de eficincia
e as reas problemticas das atividades que esto sendo exercidas.
A longo prazo: Diante dos resultados obtidos identifique qual seria a melhor forma de
organizar seu tempo.
No perca tempo! Saiba administr-lo. Faa uma reflexo com sua equipe:
Atravs de orientao e sistemas de treinamento, delegue todos os encargos
transferveis a partes integrantes de sua equipe.
Atrasos so conseqncias da falta de comunicao adequada e gil.
Elimine, entre os procedimentos dirios, aqueles que no trariam prejuzos eficcia.
Faa um teste!
Voc est consumindo ou perdendo tempo? Verifique quando e como voc faz os
outros perderem tempo.
Sua equipe sabe realmente a sua funo? Sabe realiz-la?
Questes rotineiras acabam sobrecarregando colegas e subordinados. No s transfira
a estes, elas acabam retornando a voc.
Faa anotaes, siga a ordem de importncia e prioridade das atividades as essenciais e as
secundrias - determine prazos para incio e trmino de suas atividades, conhea o alcane de suas
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autoridades e suas funes, reserve parcelas de tempo para atender s atividades exteriores de sua
empresa que, na maioria das vezes, no possuem horrio certo.
Lembre-se que a importncia e caracterstica de cada problema deve ser proporcional ao
tempo disponvel. Com vontade, persistncia e deciso possvel se tornar um gerente eficaz. Tenha
determinao! Vise um objetivo novo, elevado e compensador. Seja criativo! Concentre-se nas
decises e no nos problemas. Seja experiente! Escolha seu prprio caminho. Seja inovador! Saiba
investir no futuro.

CONTROLE DO TEMPO
O fundamental no controle de tempo verificar se o executivo utilizou, planejou e organizou
o tempo disponvel de forma correta. Avaliar e calcular os resultados obtidos na utilizao do tempo.
Na medida em que as circunstncias se modificam, necessria a mudana de organizao e
planejamento do tempo, afim de adequ-las estas. O controle, planejamento, anlise e organizao
do tempo formam um ciclo, o Ciclo da Administrao do Tempo.
Uma dica:
Visualize o tempo gasto com atividades realmente importantes e as atividades de menor
importncia. Conhea melhor como voc utiliza este tempo, criando uma estatstica diria em sua
agenda pessoal ,dividindo a jornada diria de trabalho em perodos, que devem ser de 30 a 60
minutos.
Verifique:
quais so as suas atividades que consomem grande tempo e quanto tempo sobra
pra se inovar, ser criativo;
qual a relao das atividades relacionadas s pessoas, dados, negcios, tarefas,
situaes;
as atividades possuem ciclos, como so estes ciclos? So dirios, semanais,
mensais ou anuais?;
as atividades tticas, operacionais e estratgicas;
Lembre-se sempre que:

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importante criar estimativas de porcentagem em relao ao tempo total e o clculo da
quantidade do tempo gasto com cada atividade. Ou seja, fazer tudo no seu tempo certo!
importante empregar o tempo de forma eficaz, de modo que o gerente no tenha seu
tempo perdido. Registre e gerencie seu tempo.
O tempo no pode ser substitudo nem comprado. O tempo deve ser programado de forma
racional - delegando atividades que outras pessoas so capazes de realizar.
Questionamentos a respeito de como voc tem desperdiado seu tempo e o de outras
pessoas muito importante. No se atenha timidez e esteja aberto para ouvir crticas.
Ter um tempo livre para organizar tarefas importantes tambm vlido. Saiba separar os
assuntos secundrios dos principais. Faa uma programao de todo o trabalho operacional para
dois dias da semana, deixando as manhs livres para as tarefas principais.
Quais so as suas prioridades? Estabelea e obedea-as. Gerenciar o tempo no tarefa
fcil, mas com determinao e esforo possvel conseguir resultados satisfatrios.
Estas so posies do Peter Drucker em seu livro,O gerente eficaz que enfoca alguns
pontos positivos de um executivo capaz de controlar seu prprio tempo: tem senso de direo vai
pela sua cabea e no pela dos outros, d valor s prioridades, faz uma coisa de cada vez, pensa
num diferencial algo que lhe aponta alto no se atendo apenas ao que lhe parece realmente
seguro, se preocupa com o futuro.

O TEMPO CONSUMIDO: UMA AVALIAO.


Delegar autoridade contribui muito com o tempo. Mas no pode ser imposta, sendo
transmitida uma pessoa capacitada, de acordo com a qualificao tcnica e hierarquia. A
linguagem da informao deve ser de fcil entendimento, coerente e preferencialmente escrita. O
delegado precisa ter em mente os seguintes pontos: o grau de autoridade que lhe foi permitido, o
contedo e tamanho da responsabilidade que lhe foi atribuda.
partir do momento que os funcionrios tm conhecimento e conscincia de suas tarefas e
de sua funo na empresa, eles so capazes de se integrar organizao, estando motivados e
otimizados. Isso se faz pela delegao. Delegar autoridade distribuir as tarefas, amadurecendo e
investindo no crescimento individual da equipe. Enfim, o dilogo, a iniciativa e a criatividade de cada

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um so desenvolvidas nas pessoas,e a empresa s tem a ganhar com isso, obtendo resultados
satisfatrios com excelentes desempenhos.

O TEMPO CONSUMIDO: TRAANDO PLANOS DE TRABALHO.


Use uma ferramenta de organizao. Que tal a agenda?
Controle voc mesmo o seu tempo. Faa voc mesmo as anotaes mais importantes. Ao
pass-las sua secretria, o tempo estar sendo perdido e voc sabe mais do que ningum quais
so os focos de maior importncia e prioridade.
As atividades mais simples acabam caindo no esquecimento quando no so anotadas. Por
isso, anote tudo. Tudo mesmo!

O TEMPO CONSUMIDO: MEDIDAS DE PLANEJAMENTO.


O tempo gasto e a anlise das prioridades, a rapidez e o valor do trabalho, as tomadas de
decises e suas condies, o nvel certo para a delegao de atividades facilitam muito ao se
planejar o tempo.
Para se ter uma boa distribuio do tempo, necessrio uma elaborao de suas atividades.
Pare! Avalie! Reflita! O tempo precioso e saber atribuir cada tarefa em seu tempo faz com que
este obtenha qualidade. Reavaliar o que foi feito a cada trinta dias e distribuir em categorias os itens
que despendem maior tempo fundamental.
O pouco tempo aliado a muito trabalho tem sido cada vez mais a causa de angstia,
exausto e at mesmo de desespero dos executivos, que no conseguem controlar suas atividades
dentro de um tempo estipulado, no esto capacitados a elaborar suas atividades.

O TEMPO CONSUMIDO: QUE TIPO DE EXECUTIVO VOC ?


Se voc viciado, fantico por trabalhar e se dedica em tempo integral sua empresa,
considere-se um Workaholic. Mas isso no importa mais para as empresas. Elas agora, procuram
pessoas que tenha boa qualidade de vida no trabalho. Use o tempo a seu favor! Use-o de forma
correta e prtica. Saiba de suas limitaes.

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O DOMNIO DO TEMPO
O tempo, se utilizado de forma incorreta, acaba gerando a Sndrome da falta de tempo:
...faltou tempo para a concluso..., ou ainda, ...no houve tempo suficiente... por isso a
elaborao do tempo muito importante e pode ser feita pelo instrumento de grande ajuda ao
gerente: a agenda. Agendar compromissos e atividades, contabilizando o tempo, fazendo balancete
de gastos e de ganhos.
O desempenho de suas atividades varia conforme a capacidade de se usar o tempo, se de
forma positiva eficaz, ou se tem se tornado um inimigo capaz de atrapalhar quaisquer metas e
proposies.
Talento, sensibilidade e flexibilidade so necessrios para o cumprimento das atividades.
Seja eficaz, estabelecendo prioridades. Tarefas mais importantes, tarefas importantes, tarefas de
importncia mdia, etc. Planeje-as!

A AGENDA DDT: DOMNIO DIRIO DO TEMPO


Esta agenda serve para o controle das atividades, como vem sendo realizadas, se num
tempo eficaz e quais solues devem ser tomadas para a melhoria da utilizao do tempo.
Preench-la corretamente muito importante para a organizao dos dados, facilitando encontrar
pontos positivos e negativos no uso do tempo destas atividades. Esta agenda possui duas pginas: a
de Planejamento Dirio do Tempo e a de Avaliao do Tempo empregado.
Veja algumas orientaes para utilizao da DDT
Agenda Diria
Planeje o tempo:
rotinas,
observaes e telefonemas;
assuntos no determinados sem hora marcada;
horrios com flexibilidade;
providncias a serem tomadas;
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assuntos agendados resultando em compromissos firmados;
espao para compromissos agendados e provveis pessoas contactadas;
assuntos pendentes.
Avalie o tempo empregado: assuntos programados e no realizados, sendo possvel no
repetir possveis erros no futuro devido perda de tempo; registro de atividades e tempo necessrio
para realiz-las; assuntos agendados e executados, comparando o tempo que foi gasto e o tempo
que foi previsto para a realizao de atividades, podendo assim reavaliar o aproveitamento do
tempo.
Utilize de forma constante a Agenda DDT e faa o possvel para aplic-la e pass-la seus
funcionrios.
Para e pense:
Conflitos e respostas emocionais tem causado perda de tempo?
Com que freqncia atividades que foram agendadas tm que ser deixadas para depois
em funo de atividades mais urgentes?
Os telefonemas tm sido uma problemtica com relao ao aproveitamento do tempo?
Tempo gasto com atividades que se repetem. Quanto tempo tem sido gasto com isso?
Atividades podem ser delegadas, assumidas por pessoas capacitadas e treinadas em
tempo hbil?
Visitas inesperadas. Quanto tempo se perde com isso?
Existem intenes de melhoria de qualidade e inovao e quanto tempo usado para
esses fins?
Por falta de informaes, que atividades e quanto tempo perdido?
Para se decidir, necessrio obter informaes sobre as atividades. Quanto tempo
perdido por no se ter as informaes ao seu alcance?
Por no serem bem elaboradas, a delegaes acabam causando constantes interrupes
de funcionrios em busca de esclarecerem suas dvidas. Qual a perda desta delegaes?
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Retardatrios decisrios. Qual a perda deste item?
Quanto tempo gasto para redigir relatrios, documentos, exames de memorandos e
redaes?
Sob presso de tempo e de urgncias urgentssimas, quais so os danos e prejuzos em
conseqncia de tarefas realizadas nestas circunstncias?
Quanto tempo gasto em reunies? So necessrias tais reunies? Estas acabam
ultrapassando o tempo necessrio aos assuntos pendentes?
Estas so perguntas que voc se deve fazer. Procure respostas e solues. Tenha atitude! Faa o
seu prprio tempo se tornar um aliado ao seu dia-a-dia. Escolha caminhos que sejam eficazes e
levem a resultados satisfatrios. Mude e seja capaz de mudar o tempo!

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