ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

EVA RUIZ CHACON

EDWING ALBERTO AVENDAO ROMERO
LEIDY VIVIANA AYALA BONILLA

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA
Y ARCHIVSTICA
BUCARAMANGA
2015

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

EVA RUIZ CHACON

EDWING ALBERTO AVENDAO ROMERO
LEIDY VIVIANA AYALA BONILLA

Docente
Jairo Hernn Daz
Profesional en Ciencia de la Informacin y la Documentacin, Bibliotecologa y
Archivstica

UNIVERSIDAD DEL QUINDO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGA
Y ARCHIVSTICA
BUCARAMANGA
2015

CONTENIDO

Pg.

INTRODUCCIN.....5
1. QU SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?........................................6
2. DEFINA CLASIFICACIN, ORDENACIN ARCHIVSTICA Y DESCRIPCIN...7
3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN DE
ARCHIVOS8
4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN?....................................................9
5. QU IMPLICA LA CLASIFICACIN?..................................................................10
6. EN QU PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIN Y EN QU
CONSISTE CADA UNO DE ELLOS?.....................................................................11
7. QU DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECFICAS DE UNA
ORGANIZACIN EN LA CLASIFICACIN?..........................................................12
8. CULES SON LOS PASOS METODOLGICOS DE LA CLASIFICACIN?......13
9. QU SON UNIDADES DOCUMENTALES?.........................................................15
10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL
COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA16
11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS..17
12. QU ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON SUS FASES
O ETAPAS?............................................................................................................18
13. SEGN EL ARTCULO 9 DEL DECRETO 2609 DE 2012 (VINCULADO EN EL
DECRETO 1080) LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL SON:

PLANEACIN, PRODUCCIN, GESTIN Y TRMITE, ORGANIZACIN,

TRANSFERENCIA, DISPOSICIN DE DOCUMENTOS, PRESERVACIN A
LARGO PLAZO, Y VALORACIN. TENIENDO EN CUENTA ESTOS PROCESOS,
VISITE UNA ENTIDAD PBLICA E INDAGUE PASO A PASO CULES SON LAS
ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE ELLOS E ILSTRELOS
CON FOTOGRAFAS21
14. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN CUENTA EL
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON LOS PROCESOS DE LA
GESTIN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN CADA FASE (ARCHIVO
DE GESTIN, ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO)......31
15. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN
DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE STE POR SUS
DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIN..32
16. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA UNA
DE ESTAS FASES O ETAPAS....33
17. DESTAQUE LOS ASPECTOS MS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA EN LA
LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013.34
18. CONCLUSIONES..35
BIBLIOGRAFA..36

INTRODUCCIN

Se realiza este trabajo para identificar y conocer las diferentes etapas existentes
en la produccin de un documento, las responsabilidades que estos documentos
conllevan en el momento de permanecer en el archivo de gestin, central o
histrico. Adems es importante interpretar los principios de la clasificacin los
cuales permiten iniciar un proceso de organizacin documental de acuerdo a la
normatividad expuesta por el Archivo General de la nacin.

1 QU SON LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Son el grupo de documentos, generados por una unidad administrativa en el
ejercicio de sus funciones, las cuales segn su jerarqua ilustrada en el
organigrama originan: fondos, secciones, subsecciones, series, subseries
documentales y los tipos documentales.

2. DEFINA CLASIFICACIN, ORDENACIN ARCHIVSTICA Y DESCRIPCIN.

Clasificacin
Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se identifican y
establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico
funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos).
Ordenacin Archivstica
Fase del proceso de organizacin que consiste en establecer secuencias dentro
de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificacin.
Descripcin
Fase del proceso de organizacin documental que consiste en el anlisis de los
documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripcin y de consulta.

3. ESTABLEZCA LA DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN

DE ARCHIVOS.

ORDENACIN

ORGANIZACIN

Hace parte del proceso Archivstico

Es un Proceso Archivstico

Establece secuencias dentro de las

agrupaciones documentales

Comprende 3 etapas: clasificacin,

ordenacin y descripcin

Tipo
de
Ordenacin:
orden
cronolgico, alfabtico y numrico.

Posee 2 principios generales para su

organizacin: Orden natural y
procedencia

Los criterios de ordenacin se

establecen de acuerdo con las
caractersticas de cada tipologa
documental

4. QU SE REFLEJA CON LA CLASIFICACIN?

Se refleja la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura
orgnica y las funciones desarrolladas por la institucin a lo largo de su gestin.

5. QU IMPLICA LA CLASIFICACIN?
Implica establecer criterios que permitan reconstruir la estructura del fondo.

10

6. EN QU PRINCIPIOS DEBE BASARSE LA CLASIFICACIN Y EN QU

CONSISTE CADA UNO DE ELLOS?

La clasificacin documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin
y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico funcional de la entidad.
La clasificacin bien fundamentada deber basarse tanto en la aplicacin de los
principios de procedencia y de orden original para identificar las categoras y grupos
que reflejan la estructura jerrquica, del fondo como en la identificacin de las
funciones asignadas a las dependencias y a los asuntos que estas tramitan.
Principio de Procedencia:
En una interpretacin simplista pero muy adecuada, consiste en mantener
agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos (de cualquier naturaleza)
provenientes de una administracin, de una entidad o de una persona natural o
moral determinadas. Esto es lo que la archivstica denomina fondos de los archivos
de esa administracin, esa entidad o esa persona.
En esencia, y casi como queda recogido en la definicin anterior, el principio de
procedencia consiste en respetar el origen de los fondos.
Es decir, en mantener agrupados, sin mezclarlos con otros, los documentos de
cualquier naturaleza procedentes de una entidad, ya sea una administracin
pblica, privada, una persona, familia, etc.; respetando la estructura o clasificacin
propia de dicha entidad.
Orden Original:
El orden original se relaciona con las unidades documentales en las que se plasman
las actividades adelantadas en la resolucin del asunto, que por funcin le es
asignado a una dependencia para el logro de los objetivos para los que fue creada.
Estas funciones estn definidas en los actos administrativos (ley, decreto,
resolucin, entre otros) emitidos por el organismo competente y regladas por
normas de procedimiento.

11

7. QU DETERMINAN LAS FUNCIONES COMUNES Y ESPECFICAS DE UNA

ORGANIZACIN EN LA CLASIFICACIN?

En la clasificacin, las funciones determinan las series que corresponden a cada

agrupacin documental, ya que estas son el resultado de actuaciones reguladas por
normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada
dependencia.
En toda institucin hay funciones comunes y especficas.
Las comunes son aquellas funciones administrativas genricas que sirven de apoyo
para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad (personal, presupuesto,
asuntos jurdicos, etc.).
Las especficas desarrollan la misin de la actividad y constituyen su razn de ser,
hacindola diferente de cualquiera otra. Estas funciones son delegadas en las reas
tcnicas.

12

8. CULES SON LOS PASOS METODOLGICOS DE LA CLASIFICACIN?

Con la clasificacin se reconstruye cmo es y cmo funciona la entidad que ha

producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de manera
determinante, es el vnculo originario y necesario de los documentos tuvieron en el
momento de su creacin, en cumplimiento de una actividad practica, jurdica y
administrativa. Como los documentos debidamente clasificados deben reflejar la
misin, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo, es necesario
aplicar los pasos metodolgicos que se presentan a continuacin para adelantar la
clasificacin de los mismos.
Identificacin de productores:
La primera tarea que debe abordarse es la identificacin de las agrupaciones
documentales (fondo, seccin, subseccin), a partir de la informacin contenida en
los actos administrativos de creacin y reestructuraciones del organismo productor
y de los organigramas.
Para la identificacin de un fondo documental que corresponde a la totalidad de la
documentacin producida, recibida y conservada por una entidad es necesario
recopilar informacin sobre el origen y evolucin del organismo productor.
Estructura Orgnica:
Para identificar las secciones y subsecciones documentales relacionadas con la
documentacin producida por cada una de las dependencias de mayor rango y por
los grupos de trabajo en que stas se subdividen es necesario recopilar los actos
administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales de la
entidad y establecer la jerarqua de las dependencias para saber cules de ellas
son del nivel directivo y cules del subalterno. Estos datos son necesarios para
codificar las dependencias y las series documentales que les corresponden a cada
una.
Series Documentales y Asuntos:
Las series documentales se identifican con las funciones y actividades
desarrolladas por las dependencias para el cumplimiento de los objetivos
propuestos. Para desarrollar sus funciones, cada entidad establece trmites y
procedimientos administrativos que se reflejan en la produccin documental

13

necesaria para iniciar y finalizar la accin administrativa. La documentacin

generada en desarrollo de esta actividad origina una unidad documental que reunida
con otras de estructuras y contenidos homogeneos, conforman la Serie
Documental.

14

9. QU SON UNIDADES DOCUMENTALES?

Unidad archivstica constituida por documentos del mismo tipo formando unidades
simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad
documental compleja).
.

15

10. DEFINA UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE Y UNIDAD DOCUMENTAL

COMPLEJA Y DE DOS EJEMPLOS DE CADA UNA

Unidad Documental Simple:

Conjunto de documentos de iguales caractersticas, producidas de manera
peridica y secuencial (numrica o cronolgica) y que constituyen una unidad
archivstica simple.
Ejemplos: Actas, decretos, resoluciones.
Unidad Documental Compleja:
Unidad organizada de documentos reunidos ya sea por el productor o durante el
proceso de organizacin archivstica, porque se refieren al mismo tema, actividad o
asunto. En este sentido, constituye la historia del asunto en cuestin, el testimonio
del proceso administrativo. El expediente es generalmente la unidad bsica de la
serie.
Ejemplos: Contratos, historias laborales, historias clnicas.

16

11. DEFINA TIPOS DOCUMENTALES Y DE 3 EJEMPLOS

Unidad documental simple

Actas de comits
Informes de seguimiento
Comunicaciones oficiales
Formato de gestin de glosas

17

12. QU ES EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON SUS

FASES O ETAPAS?
FASE ACTIVA - ARCHIVO DE TRMITE
Se inicia cuando los documentos son producidos y utilizados en el curso de alguna
gestin y termina una vez que se concluye definitivamente el asunto que gener la
documentacin. Su lugar de resguardo se encuentra en la propia rea generadora
que es el archivo de trmite. Cuando baja la frecuencia de consulta de la
documentacin, sta es trasladada al archivo de concentracin, donde su uso y
consulta se convierte en eventual o espordica.
ARCHIVO DE TRMITE
Es la unidad responsable de recibir, clasificar, abrir expedientes, glosar, catalogar,
expurgar, valorar y realizar transferencias primarias de los documentos de uso
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad
administrativa
VALORACION PRIMARIA
Identificacin y determinacin de los plazos y modalidades de uso de los
documentos por parte de las instituciones que los producen o conservan. Los
valores primarios son:
Administrativo: Aquel que poseen los documentos producidos o recibidos por una
institucin y sirven como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Legal: Es el plazo durante el cual los documentos se conservarn en la institucin
para su posible uso y as certificar derechos u obligaciones de la administracin
pblica o de sus ciudadanos
Fiscal: Es aquel que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del
cumplimiento de obligaciones tributarias.
FASE SEMIIACTIIVA - ARCHIVO DE CONCENTRACIN
Inicia cuando la vigencia primaria otorgada por el rea a los documentos, ha
cumplido su periodo en trmite. El periodo de conservacin en archivo de
concentracin es denominado precaucional; el tiempo que permanecer
resguardado depender de los valores primarios de los documentos, que son:
administrativo, legal y fiscal y del tiempo establecido de acuerdo a la legislacin

18

(Catalogo de Disposicin Documental) que le competa a la documentacin,

conforme a los requerimientos institucionales de la misma. En sta fase se realiza
una valoracin secundaria para determinar su guarda permanente en el archivo
histrico o su baja documental.

ARCHIVO DE CONCENTRACIN
Es la unidad responsable de la administracin de los documentos cuya consulta
es espordica por parte de las unidades administrativas de las instituciones, y que
permanecen en l hasta que termina su vigencia y se pueda determinar su destino
final (baja o conservacin en archivo histrico).

VALORACIN SECUNDARIA
Es la identificacin y aplicacin de los usos que los documentos tendrn para la
investigacin cientfica y social en todos sus campos, as como su utilidad como
fuentes de informacin de carcter nico o permanente. Los valores secundarios
son:
Evidencial: Es el valor que revela el origen, organizacin y desarrollo de la
institucin
Testimonial: Refleja la evolucin y los cambios mas importantes desde el punto de
vista legal que sufre la institucin (polticas, reglamentos, procedimientos, decretos,
leyes)
Informativo: La documentacin histrica por lo regular posee valores informativos
en tanto revelan fenmenos particulares de las instituciones
FASE INACTIVA ARCHIVO HISTORICO
Previo a esta fase se indica cual ser el destino de la documentacin; estos pueden
ser por:

Muestreo
Baja documental
Transferencia, y
Traslado al archivo histrico

19

En esta etapa inactiva, la documentacin deja de ser utilizada por la dependencia o

institucin y adquiere un valor de uso social en el que cualquier individuo podr
consultarlo y utilizarlo como una fuente de informacin de investigaciones futuras,
publicaciones de artculos, entre otros.

ARCHIVO HISTRICO
Corresponde a la tercera etapa dentro del ciclo vital del documento, el Archivo
Histrico recibe las transferencias del Archivo de Concentracin, cuando sus
vigencias fueron cumplidas. Esta documentacin se conservar y preservar
permanente si al menos tiene un valor secundario (evidencial, testimonial o
informativo).

20

13. SEGN EL ARTCULO 9 DEL DECRETO 2609 DE 2012 (VINCULADO EN

EL DECRETO 1080) LOS PROCESOS DE LA GESTIN
DOCUMENTAL SON: PLANEACIN, PRODUCCIN, GESTIN Y TRMITE,
ORGANIZACIN, TRANSFERENCIA, DISPOSICIN DE DOCUMENTOS,
PRESERVACIN A LARGO PLAZO, Y VALORACIN. TENIENDO EN CUENTA
ESTOS PROCESOS, VISITE UNA ENTIDAD PBLICA E INDAGUE PASO A
PASO CULES SON LAS ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN EN CADA UNO DE
ELLOS E ILSTRELOS CON FOTOGRAFAS.
Planeacin del Programa de Gestin Documental
Este proceso tiene como objetivo normalizar de forma sistemtica la gestin anual
del programa de gestin documental, con el fin de hacer eficiente su implantacin y
gestin en la Administradora Colombiana de Pensiones - COLPENSIONES
Inicia con la realizacin del diagnstico archivos de gestin, la revisin de
indicadores de gestin y el Informe de Auditorias de Control Interno y finaliza con la
elaboracin del Programa de Gestin Documental.
El responsable del proceso es el Gerente Nacional de Gestin Documental
Profesional Master asignado Proceso de Gestin Documental
Las polticas del proceso o reglas de negocio del son:
De conformidad con el Decreto 2609 de 2012, el proceso de planeacin implica el
conjunto de actividades encaminadas a la planeacin, generacin y valoracin de
los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal
funcional y tcnico.
Comprende la creacin y diseo de formas, formularios y documentos, anlisis de
procesos, anlisis de diplomtica documental y su registro en el Sistema de Gestin
Documental.
Tiene como obligacin formular el (PGD), la implementacin y Seguimiento al PGD,
se desarrollara por parte del responsable del proceso de gestin documental, en
conjunto con las Oficina Nacional de Control Interno; el mismo ser publicado en la
Pgina Web de la Administradora, pasados 30 das de la aprobacin por parte del
Comit.
Las ddisposiciones para la conservacin de documentos son que dentro del
Programa de Gestin Documental, se establece que la Gerencia de Gestin

21

Documental actualizar los cronogramas con periodos trimestrales que sern

informados a las reas y que incluyen aspectos tales como:

a) Saneamiento ambiental
b) Desinsectacin y desratizacin
c) Inspeccin, mantenimiento y adecuacin de espacios de archivo
d) Seguimiento al indicador de evaluacin de condiciones de conservacin en
archivos.
Produccin de Documentos
Este proceso tiene como objetivo normalizar la produccin de documentos al interior
de COLPENSIONES y en cada una de las reas que la conforman.
Inicia con la identificacin del documento a elaborar o producir y finaliza con la
entrega de los documentos al rea respectiva o al ciudadano. Las disposiciones
consignadas en este procedimiento aplican para todos los documentos del Sistema
Integrado de Gestin (SIG), que son requeridos para el adecuado desarrollo de los
procesos, as como para los documentos que se relacionen directamente con la
prestacin del servicio.
Los responsables de la administracin del proceso es la Vicepresidencia
Administrativa Gerencia Nacional de Gestin Documental
Las polticas del procedimiento o reglas de negocio son:
Las disposiciones generales del presente proceso definen las directrices para la
generacin de documentos institucionales de la Administradora Colombiana de
Pensiones - COLPENSIONES.
La produccin documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de
formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias del
COLPENSIONES.
La produccin documental, se desarrollara en los trminos del instructivo para la
Produccin de Documentos Oficiales y Actos Administrativos, donde se establecen
los formatos que son de uso comn a la administracin del COLPENSIONES, as

22

como las condiciones generales para la elaboracin de los documentos en relacin

con:
a) Formatos del Sistema de Gestin de Calidad
b) Diplomtica documental en trminos de formalidad, imagen corporativa o
logotipo de la entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas
autorizadas

c) Creacin y diseo de documentos

d) Medios y tcnicas de produccin y de impresin

e) Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas

f) Determinacin de uso y finalidad de los documentos

g) Adecuado uso de la reprografa

La totalidad de los documentos, formatos, o registros asociados al Sistema de
Gestin de calidad, debern cumplir con los criterios definidos en el ttulo
"Diplomtica Documental de COLPENSIONES.
Gestin de Comunicaciones Oficiales
Este proceso tiene como objetivo regular la gestin administrativa de las
comunicaciones oficiales recibida y emitidas por la Administradora Colombiana de
Pensiones - COLPENSIONES, de conformidad con el Acuerdo 060 de 2001,
definiendo las actividades para la recepcin, radicacin, digitalizacin y distribucin
de las Comunicaciones Oficiales como parte integral del Programa de Gestin
Documental
Inicia con la radicacin de Comunicaciones oficiales y finaliza con la respuesta y
entrega de documentos por los servicios de mensajera interna o externa.

23

El responsable del procedimiento es la Vicepresidencia Administrativa Gerencia

Nacional de Gestin Documental
Las polticas del proceso o reglas de Negocio son:
La Vicepresidencia Administrativa, deber contar con personal suficiente y
debidamente capacitado, adems de los medios tcnicos y tecnolgicos necesarios,
que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trmite de las
comunicaciones de carcter oficial, mediante servicios de mensajera interna y
externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten la atencin de las solicitudes
presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los
principios que rigen la administracin pblica, segn lo estipulado en el Artculo 3
del Acuerdo 060 de 2001.
Firmas autorizadas: Las comunicaciones oficiales externas enviadas e internas,
slo podrn ser firmadas por los funcionarios que desempeen los siguientes cargos
dentro de la estructura orgnica de COLPENSIONES
a. Presidencia
b. Vicepresidencia
c. Gerencia
El Presidente de la entidad, podr delegar en los funcionarios a su cargo la firma de
actuaciones especficas, mediante acto administrativo debidamente motivado.
Generalidades de la radicacin de Comunicaciones Oficiales: La recepcin,
indexacin de datos, radicacin, digitalizacin y distribucin de Correspondencia en
el mbito pblico constituye un acto administrativo, que depende de la
Vicepresidencia Administrativa, la cual facilita y garantiza la realizacin de un trmite
institucional, de forma eficiente y transparente, siendo este un proceso con
importantes implicaciones para el manejo y acceso futuro a la informacin requerida
por la institucin.
Administracin de Archivos
Este proceso tiene como proceso normalizar la gestin y organizacin de los
Archivos de Gestin de COLPENSIONES, de acuerdo a las Tablas de Retencin
Documental.

24

Inicia con la identificacin de los documentos recibidos o producidos por la

dependencia en desarrollo de sus funciones, a travs de la organizacin de las
series o Subseries documentales, hasta la transferencia primaria o aplicacin de la
disposicin final de la documentacin en los archivos de gestin.
Los responsables del proceso son:

Funcionarios responsables de los Archivos de Gestin

Vicepresidencias, Oficinas Nacionales y Gerencias

Las polticas del proceso o reglas de negocio del procedimiento son:

Los archivos de gestin por agrupar documentos que son potencialmente parte
integrante del Patrimonio Documental de la Nacin, generan la obligacin de
manejo, recibo y entrega de los documentos debidamente inventariados. Los
archivos de gestin debern organizarse de acuerdo con las Tablas de Retencin
Documental, en concordancia con los manuales de Procesos de la Administradora.
Todo el personal que tramite o gestione documentacin, debe hacer la inclusin al
expediente correspondiente, una vez finalizado su trmite, as como garantizar la
inclusin del mismo en el gestor Documental de COLPENSIONES.
La organizacin, administracin, transferencia y conservacin de la documentacin
generada y recibida en las diferentes reas de la administradora, es responsabilidad
de cada una de ellas.
Para la gestin de expedientes, su organizacin deber obedecer al principio de
orden original: Los documentos deben ser mantenidos en el orden y con las
identificaciones que recibieron en el curso de la actividad oficial del rea
Control de Documentos y registros del SIG
Este proceso tiene objetivo definir las condiciones necesarias para la administracin
de los documentos requeridos y utilizados por el Sistema Integrado de Gestin de
COLPENSIONES,
divulgacin.

garantizando

su

adecuada

generacin,

actualizacin

Las disposiciones consignadas en este procedimiento aplican para todos los

documentos del Sistema Integrado de Gestin (SIG), que son requeridos para el

25

adecuado desarrollo de los procesos, as como para los documentos que se

relacionen directamente con la prestacin del servicio.
Los responsables de la administracin del procedimiento son el Vicepresidente de
Planeacin y Riesgos, el Coordinador del SIG y la Gerencia Nacional de Gestin
Documental de la Vicepresidencia Administrativa.
La aplicacin del procedimiento es responsabilidad de todos los lderes de los
procesos del Sistema Integrado de Gestin de Colpensiones.
Elaboracin y Actualizacin de Tablas de retencin Documental
La Vicepresidencia Administrativa por medio de la Gerencia Nacional de Gestin
Documental, establecer cronograma de seguimiento para la aplicacin de la Tabla
de Retencin Documental en las dependencias de conformidad con los indicadores
de gestin establecidos para el procedimiento, de manera que se establezca un plan
de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por
cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
La Tabla de Retencin Documental se adoptar a partir de su aprobacin por parte del Comit de
Desarrollo Administrativo y su Sub-Comit del SIG y este instrumento ser el referente para la
organizacin del Fondo Documental.

Tablas de Retencin Documental

La Tablas de Retencin Documental, hacen parte integral del programa de gestin
documental de la Administradora Colombiana de Pensiones COLPENSIONES,
estas fueron adoptadas por medio de Resolucin 274 del 27 de junio de 2014 Por
la cual se adoptan las Tablas de Retencin Documental en la Administradora
Colombiana de Pensiones
Se consolidan las agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura
orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos), de
acuerdo con los actos administrativos que regulan la funcin.
El procedimiento para la elaboracin de las tablas de retencin Documental se
sustenta en la metodologa definida en el Mini Manual de Tablas de Retencin y
transferencias documentales versin actualizada del Archivo General de la
Nacin as como el Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013 Por el cual se

26

reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el

procedimiento para la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e
implementacin de las tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin
Documental.
La adopcin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental, tiene como
finalidad apoyar la autorregulacin y racionalizacin de los recursos de informacin
producida por COLPENSIONES, el cual hace parte integral del patrimonio
documental de la Nacin, de manera que se garantice la conservacin, proteccin
y difusin de la memoria institucional de la entidad.
Verificacin de la aplicacin de las TRD: en cada una de las reas de
COLPENSIONES, se realizar el seguimiento a la Aplicacin de las Tablas de
Retencin Documental por medio del Indicador dispuesto para tal fin, la Gerencia
Nacional de Gestin Documental establecer el cronograma pertinente para el
respectivo seguimiento y la presentacin del informe resultado de esta actividad.
En caso de detectarse el incumplimiento en la aplicacin de las Tablas de Retencin
Documental en alguna de las reas se emitir comunicacin oficial por parte de la
Vicepresidencia Administrativa al responsable de la misma a fin de que indique las
razones y se establezca un trmino no superior a un (1) mes para subsanar esta
situacin, una vez agotado el trmino se realizar una nueva revisin al rea
respecto de la aplicacin de Tablas de Retencin Documental por parte de Gestin
Documental.
Si durante el proceso de verificacin se evidencia la necesidad de actualizar la
Tablas de Retencin Documental, se desarrollar el proceso de actualizacin por
parte del proceso de Gestin Documental.
Control de Documentos y Registros: El control de documentos y registros se
realizar por intermedio del Listado Maestro de Documentos, el Control de Registros
y la Tabla de Retencin Documental.
Cronograma de Transferencias: Las Transferencias documentales primarias solo
se aplicarn para los archivos de gestin que sean identificados como series
especiales, que por su grado de confidencialidad, exijan la permanencia fsica en la
oficina Productora (Historias Laborales, Contratos)

27

Las transferencias primarias al archivo centralizado, ser programado anualmente

por la Gerencia Nacional de Gestin Documental para la vigencia correspondiente;
la programacin de las trasferencias ser informada con un mes de antelacin a las
Direcciones, y Vicepresidencias con el fin de que preparen los documentos a
transferir.
Las transferencias primarias deben realizarse de conformidad con los trminos de
retencin definidos en las Tablas de Retencin Documental, para ello el responsable
del rea deber seguir la programacin, la metodologa y recomendaciones que
sobre el particular se realicen desde la Gerencia Nacional de Gestin Documental,
diligenciando Formato nico de Inventario Documental, el cual debe ser firmado por
parte del responsable de la documentacin, junto con el acta respectiva, donde
constar la fecha, oficina que hace la transferencia, los funcionarios que intervienen
y el total de unidades documentales transferidas.
Para efectuar la transferencia de documentos al Archivo Central, cada dependencia
deber tener en cuenta cumplir los siguientes requisitos:

Transferir anualidades completas.

Las transferencias solo podrn ser realizadas en las unidades de

conservacin (carpetas, cajas), aprobadas desde el Proceso de Gestin
Documental.

Preparar la documentacin objeto de transferencia retirando el material que

no forma parte del expediente.

Las carpetas estarn debidamente identificadas mediante Rotulo Archivos de

Gestin, Rotulo Archivos de Gestin Historias Laborales o Rotulo Archivos
de Gestin Serie Contratos diligenciado en su totalidad.

Las cajas estarn debidamente identificadas mediante Rotulo Cajas de

Archivo de Gestin X200 diligenciado en su totalidad y estar relacionadas en
el respectivo inventario.

Entregar, en original y copia, el formato de Inventario Documental

diligenciado donde relacione una a una la totalidad de unidades
documentales de transferencia (carpetas, flderes, expedientes).

Firmar el inventario por parte del responsable de la documentacin.

Levantar el inventario documental adoptando el formato nico de Inventario

Documental al momento de diligenciar los formatos de inventario se debe
hacer uso de la columna observaciones dejando referenciados en esta los
documentos relevantes para la gestin de la entidad (manuales, informes,

28

actas, conceptos etc.) y que sern un posible parmetro de bsqueda en

caso de requerirse su ubicacin.
Cada unidad administrativa de COLPENSIONES, ser responsable de realizar las
transferencias documentales de acuerdo con el cronograma Transferencias
previamente elaborado por Gestin Documental.

29

30

14. IDENTIFIQUE COMO CLASIFICAN LOS ARCHIVOS TENIENDO EN

CUENTA EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y CULES SON LOS
PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL QUE SE DESARROLLAN EN
CADA FASE (ARCHIVO DE GESTIN, ARCHIVO CENTRAL E HISTRICO).
SE CLASIFICAN DE ACUERDO A LA OFICINA PRODUCTORA, TENIENDO EN
CUENTA LAS SERIES, SUBSERIES, Y TIPOS DOCUMENTALES, LA
RETENCIN EN CADA UNO DE LOS ARCHIVOS DEPENDEN DEL VALOR QUE
TIENE EL DOCUMENTO, LOS PROCESOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL.
LOS PROCESOS DESARROLLADOS EN CADA FASE SON AS
Archivo de Gestin: planeacin, gestin y tramite
Archivo Central: organizacin administracin, transferencia, disposicin de
documentos
Archivo Histrico: preservacin a largo plazo, valoracin

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15. CADA INTEGRANTE DEL EQUIPO DEBE TOMAR COMO EJEMPLO UN

DOCUMENTO Y EXPLICAR EL PASO A PASO DETALLADO DE STE POR SUS
DIFERENTES ETAPAS DESDE SU PRODUCCIN.

Tutelas: es un instrumento judicial para la proteccin de los derechos

constitucionales fundamentales de las personas cuando creen que sus
derechos han sido vulnerados.
Se genera desde afuera aprobada por un ente de la rama judicial puede ser
interpuesta por una persona natural o jurdica cuando se otorga el poder, es
enviada a la empresa accionada la cual es la encargada de emitir una
respuesta.
Llega a la rotonda de despachos judiciales de la entidad se hace el respectivo
proceso de recepcin y distribucin siendo esta enviada a la gerencia
correspondiente. All se le hace un seguimiento. Y se da respuesta teniendo
en cuenta los trminos de vencimiento.
El periodo de conservacin en archivo de concentracin es denominado
precaucional; el tiempo que permanecer resguardado depende de los valor
es primarios de los documentos, que para este caso es de carcter legal y se
realiza una valoracin secundaria para determinar su guarda permanente en
el archivo histrico o su baja documental

Documentos de decisin: Contienen una declaracin de voluntad de un

rgano administrativo sobre materias de su competencia (resoluciones y
acuerdos).
Resolucin: es un documento normativo, el cual hace parte de un acto
administrativo, convirtindose esta en una orden escrita dictada ordenador
del gasto (Director Regional o general) de un servicio pblico que tiene
carcter general, obligatorio y permanente, hace referencia al mbito de
competencia del servicio.
Se genera en la oficina o dependencia que la requiere de acuerdo a su
necesidad y presupuesto asignado, pero solo es autorizada y firmada por el
ordenador del gasto.
Es llevada a la Unidad de Correspondencia donde es radicada (obtiene un

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16. IDENTIFIQUE LOS VALORES QUE TIENEN LOS DOCUMENTOS EN CADA

UNA DE ESTAS FASES O ETAPAS.

Desde la produccin la tutela posee los valores primarios por tener un valor
legal son conservadas en el archivo de gestin mientras estn en
permanente consulta, luego de pasar al archivo central son consultados con
menos frecuencia y por tanto se determina si debe ser eliminado o
conservado

Desde su produccin este documento normativo (resolucin) posee el

valor primario se dan en la primera y segunda etapa del ciclo vital, pues su
archivo de gestin no existe porque se queda la original en el unidad de
correspondencia quien es la responsable de la custodia de este documento
despus de este tiempo prudencial de acuerdo a las tablas de retencin,
pasa al Archivo central donde los documentos poseen un plazo
precaucional, testimonian, apoyan decisiones y tienen baja consulta.

Valor primario o inmediato:

Es el valor que presenta un documento para la institucin o el funcionario que
le dio origen.
Este valor presenta una serie de facetas.
Valor secundario o mediato:
Es aquel que aparece una vez agotado el valor inmediato. Los documentos
que tienen este valor se conservan permanentemente (leyes, decretos).

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17. DESTAQUE LOS ASPECTOS MS IMPORTANTES A TENER EN CUENTA

EN LA LOS ACUERDOS 03, 04, 05 DE MARZO 15 DE 2013.

La importancia del comit evaluador de documentos

Importancia y aplicacin de las tablas de retencin documental y valoracin
documental teniendo en cuenta su elaboracin y aplicacin
Eliminacin de documentos debe ser basada en la TRD y TVD siendo
aprobada por el comit de archivo.
La obligatoriedad de la organizacin, clasificacin de los documentos en los
archivos de gestin central e histrico
La ordenacin de los documentos teniendo en cuenta los fondos, seccione,
subsecciones, series, subseries, tipologas
Descripcin documental
Inventarios
La utilizacin de medios tecnolgicos
Transferencias
Responsabilidades de la superintendencia y los ministerios

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18. CONCLUSIONES

En este trabajo podemos concluir que los archivos son una parte fundamental de
una institucin y su importancia debe ser un referente, para que los procesos
documentales se lleven a cabo de una manera tcnica y legal con personal
capacitado para estas actividades.
Es importante reconocer las diferentes normas y leyes que giran en torno a la
gestin documental para con ello tener un apoyo legal y tcnico de nuestras
funciones archivsticas.

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BIBLIOGRAFA

ARCHIVO
GENERAL
DE
LA
(http://www.archivogeneral.gov.co/leyes)

NACIN.

Leyes.

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se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59
de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestin

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COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO 1080 DE 2015. Por medio

del cual se expide el Decreto nico Reglamentario del Sector Cultura [Consultado
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https://www.minagricultura.gov.co/Normatividad/Decretos/cultura.pdf
MUNDO ARCHIVISTICO. [Consultado 9 de septiembre de 2015] Disponible en:
http://www.mundoarchivistico.com/?menu=diccionario&id=161

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