TLS041 Taller de Primavera P6

Sesin 04 Material de Lectura v1

SESIN
IMPLEMENTACIN DEL CRONOGRAMA

TRABAJANDO CON ACTIVIDADES

ESTABLECIENDO CDIGOS DE ACTIVIDAD
TRABAJANDO CON CUENTAS DE COSTO Y GASTOS DEL
PROYECTO
REALIZANDO LA ESTIMACIN DE MXIMO A MNIMO (TOPDOWN)

4. IMPLEMENTACIN DEL CRONOGRAMA

4.1.

TRABAJANDO CON ACTIVIDADES

Las actividades son los elementos de trabajo fundamentales de un proyecto, son el

nivel ms bajo de una Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) y, como
tales, son la subdivisin ms pequea de un proyecto, que afecta directamente al
mdulo. Si se dividen las actividades en pasos, el recurso principal de una actividad
es responsable de la gestin y seguimiento del progreso de los pasos, mientras que
el director del proyecto es responsable de la gestin y seguimiento de la evolucin
de la actividad en general.
4.1.1 VISIN GENERAL DE ACTIVIDADES
Las actividades representan el trabajo que debe llevarse a cabo en un perodo de
tiempo determinado. Utilice el Cuadro de Actividad o la Red de Actividades para
agregar actividades y construir los proyectos. Dentro de estos diseos, se puede
definir la siguiente informacin de la actividad:

ID y nombre de la Actividad - para identificar y describir la actividad.

Predecesora y sucesora de relaciones - para definir las relaciones con otras
actividades en el mismo proyecto o en diferentes proyectos en la Estructura del
Proyectos de la Empresa (EPS).
Fechas de inicio y finalizacin de la actividad.
Calendario de actividades.
Tipo de actividad, tipo de duracin y tipo de porcentaje completado, si una
actividad es un comienzo o el hito final, la forma de mantener los valores de
una actividad de la unidad, los valores de duracin, y las unidades de recursos
/valores de tiempo sincronizados; y la forma de calcular el porcentaje
completado de una actividad.
Elemento WBS.
Valores y cdigos de actividad, para categorizar las actividades.
Restricciones de inicio programado de la actividad y las fechas de finalizacin.
Gastos.
Los productos y documentos de trabajo, normas y entregables.
Recursos.

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Roles - para identificar las aptitudes requeridas para la dotacin de personal de

la actividad.
Notas y comentarios - para comunicarse con el recurso de trabajo sobre una
actividad.
Notas sobre la realizacin de la actividad.
Pasos - para dividir la actividad en unidades ms pequeas.
Plantillas de pasos de la
actividad - para definir conjuntos de medidas
reutilizables comunes a muchas actividades en un proyecto o varios proyectos.

4.1.2 AGREGANDO ACTIVIDADES

Utilice la ventana Actividades para crear, ver y modificar las actividades del
proyecto abierto. La ventana Actividades se puede dividir en diseos superiores e
inferiores. Por ejemplo, mostrar una tabla de actividades, un diagrama de Gantt,
una Hoja de clculo de la actividad en uso, o la Red de Actividad en el diseo de la
parte superior, y/o ver los detalles de actividades, una tabla de actividades, una
Hoja de clculo de Actividad o Uso de recursos o de perfil, o el seguimiento de la
lgica en la parte inferior de diseo. Personalice los diseos para satisfacer sus
necesidades.

Aadir actividades en la Tabla de Actividad: Seleccione una actividad

dentro del grupo al que desea agregar una nueva actividad, y haga clic en
Agregar. La nueva actividad se ubica de acuerdo a las opciones de ordenacin
seleccionadas para el diseo.

Incluir
el
Diagrama
de
Gantt para ver
una versin de
escala temporal
del cronograma
a medida que
agrega
actividades.
Ingrese
informacin
directamente en
las celdas de la
columna para la
nueva actividad.

o use Detalles
de la actividad
para completar la
informacin de la
actividad.

Figura 1: Tabla de Actividad.

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4.1.3 DEFINICIN DE LA INFORMACIN GENERAL DE ACTIVIDAD

Utilice la ficha General para definir la informacin general para la actividad
seleccionada, incluyendo el tipo de duracin, la asignacin del WBS, el recurso
principal, el tipo de actividad, y el calendario de actividades.

Figura 2: Detalle de la Actividad.

Tipo de la Actividad: Seleccione el tipo de actividad de acuerdo a la funcin

de la actividad en el proyecto y el calendario que se debe utilizar para la
actividad durante la programacin.
Dependiente de la tarea: Para una actividad dependiente, recursos de
cronograma asignados de acuerdo al calendario de la actividad en lugar a su
calendario de recursos asignados. Use esta opcin siempre que mltiples
recursos asignados a la misma actividad necesiten trabajar juntos.
Dependiente del recurso: Los recursos asignados a este tipo de actividad
sern programados para trabajar de acuerdo a los calendarios de los
recursos en lugar del calendario de la actividad. Use esta opcin siempre que
mltiples recursos asignados a la misma actividad puedan trabajar
independientemente.
Nivel de Esfuerzo: La duracin de una actividad de nivel de esfuerzo es
dependiente de su predecesor y/o actividad sucesor. No pueden ser incluidas
cuando se nivelan recursos. No pueden tener restricciones asignadas.

Hito de Inicio: Una actividad de hito inicial marca el inicio de un escenario

principal en el proyecto. Llamada tambin Actividad de duracin cero.

Hito de Finalizacin: Marca el trmino de un escenario principal en el

proyecto, es llamado tambin Actividad de duracin cero.
Resumen de WBS: Usado para totalizar un nivel WBS. Las fechas
calculadas en una actividad resumen WBS se encuentra basada en la fecha
ms temprana de las actividades en el grupo y en la fecha de fin ms tardo
de estas actividades. Su duracin de esta actividad resumen WBS es
calculada basada en su calendario asignado.

Tipo de Duracin: Seleccione el tipo de duracin en funcin de los recursos, el

calendario, o los costos que sern ms importantes cuando las actividades se
actualicen en un proyecto. El tipo de duracin slo se aplica cuando los
recursos son asignados a la actividad.

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Duracin y unidades/tiempo fijas o duracin y unidades fijas: Indica

que la programacin es un factor limitante en el proyecto. La duracin de la
actividad no cambia, independientemente del nmero de recursos asignados
al modificar o actualizar las actividades. Por lo general, se elige este tipo de
duracin cuando se utiliza tareas con actividades dependientes.
Unidades/tiempo fijos: Indica que la disponibilidad de los recursos es el
aspecto ms crtico del proyecto. En este caso, las unidades/tiempo o el
porcentaje del recurso se mantiene constante, incluso si la duracin o el
esfuerzo del trabajo de la actividad cambia. Este tipo de duracin se utiliza
con mayor frecuencia cuando est planificando las actividades dependientes
de los recursos.
Unidades fijas: Indica que el presupuesto es un factor limitante, es decir,
la cantidad total de trabajo es fijo. Cuando se actualizan las actividades, el
esfuerzo del trabajo necesario para completar la actividad no cambia, incluso
si la duracin o el tipo de recurso de la actividad cambia. Normalmente, se
utiliza este tipo en relacin con las actividades dependientes de los recursos.
Incrementado los recursos se puede reducir la duracin de la actividad.
Primavera P6 tiene su Cuadro de clculo de Programacin que est basado
en la frmula fundamental de programacin.

Tipos de
Tareas

Duracin
y
Unidades/Tiempo Fijas
(Fixed
Duration
and
Units/Time)

Las actividades tomarn las

mismas unidades cantidad de
tiempo
sin
importar
que
recursos sean asignados a ellas.

Duracin
Fijas

Indica que ni la duracin de la

actividad
ni
las
unidades
cambiarn a pesar del nmero
de recursos asignados
a la
actividad.

(Fixed
Units)

Unidades

Duration

and

Unidades/Tiempo Fijos
(Fixed Units/Time)

Poseen
recursos
con
productividad fijada emitida por
perodo de tiempo.

Unidades Fijas

Requiere una cantidad fija de

trabajo y sera terminado ms
rpido si ms recursos son
asignados.

(Fixed Units)

Figura 3: Matriz Tipo de Duracin en Primavera P6

Tipo de Porcentaje de Avance: Puede optar por calcular el porcentaje de

avance de una actividad de acuerdo a la duracin de la actividad, las unidades
de la actividad, o al porcentaje fsico de avance que introduzca para cada
actividad. Debe definir un tipo de porcentaje de avance para cada actividad.

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Para indicar que el porcentaje de avance de la actividad es introducido por el

usuario de esta actividad, seleccione Fsico.
Para especificar que el porcentaje de avance de la actividad se calcula a
partir de la duracin real y restante, seleccione Duracin.
Para especificar que el porcentaje de avance de la actividad se calcula a
partir de las unidades reales y restantes, seleccione Unidades.

Calendario de Actividades: Este campo muestra el calendario de la actividad

seleccionada. Haga clic en el botn Examinar para seleccionar un nuevo
calendario.

WBS: Haga clic en el botn Examinar para asignar un nuevo elemento WBS a
la actividad seleccionada.

Gerente Responsable: Este campo muestra el nombre del gerente

responsable (en el OBS) asignado al elemento WBS de la actividad
seleccionada.

Recurso Principal: Este campo muestra el nombre del recurso principal de la

actividad seleccionada. El recurso principal es la persona responsable de la
labor general de la actividad y de la actualizacin de estado de la actividad.
Haga clic en el botn Examinar para seleccionar un nuevo recurso principal.

4.1.4 DEFINICIN DE LA INFORMACIN DE LA PROGRAMACIN

Utilice la ficha Estado de Detalles de actividad para ver y editar la informacin de la
programacin detallada de la actividad seleccionada, incluyendo las fechas de inicio
y finalizacin, la flotacin libre (Holgura Libre), la flotacin total (Holgura Total), las
limitaciones y la duracin. Tambin puede ver y editar el trabajo de la actividad y
los valores unitarios/costo de equipamiento y los valores del costo de material.
El mdulo vuelve a calcular automticamente el valor y periodo de tiempo
ingresado de acuerdo al calendario del proyecto y al perodo de tiempo estndar
definido por el Administrador de la Base de datos / Red.
En la ventana Actividades, seleccione la actividad cuya informacin desea definir.
Haga clic en la barra de Opciones de diseo, luego seleccione Mostrar al final,
detalles de actividad, y haga clic en la ficha Estado.

Figura 4: Estado de la Actividad.

Duracin: Actualice los campos de Duracin para configurar la duracin o

para actualizar la actividad en su conjunto.

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Para ingresar la duracin original de la actividad, en el campo Original

ingrese el nmero esperado de periodos de trabajo necesarios para
completar la actividad seleccionada.
Para ingresar la duracin restante de la actividad, en el campo Restante,
ingrese el nmero restante de los periodos de trabajo necesarios para
completar la actividad seleccionada. Si la actividad seleccionada est en
curso, escriba un nmero nuevo de inmediato seguido de la abreviatura de
perodo de tiempo.
Para ingresar una nueva estimacin, en el campo Al finalizar ingrese una
estimacin de la duracin del tiempo de finalizacin de la actividad
seleccionada. Si la actividad seleccionada est en curso, escriba una nueva
estimacin de la finalizacin (final de la duracin completa = Duracin real +
Duracin restante).

Estado: Una vez que una actividad est en marcha, puede actualizar las fechas
de inicio y finalizacin y dems informacin del estado.
Para ingresar la fecha de inicio planificado de la actividad, haga clic en el
botn Examinar del campo Iniciado, y seleccione una fecha. Si la actividad
se ha iniciado realmente marque la casilla de verificacin Iniciado, luego
especifique la fecha de inicio real en el campo Iniciado.
Para ingresar la fecha de finalizacin planificada de la actividad, haga clic en
el botn Examinar del campo Finalizado, y seleccione una fecha. Si la
actividad esta completa, marque la casilla de verificacin Finalizado, y
especifique la fecha de finalizacin real en el campo Finalizado.

Nota

Si la fecha planificada a ingresar difiere de las fechas del cronograma, se le

pedir que aplique una restriccin para mantener la actividad en su lugar.
Si las restricciones no limitan la actividad, las fechas se sobrescriben
cuando la programacin es calculada.

Si la actividad seleccionada ha comenzado, el campo Final Esperado

muestra la fecha en la que se espera que la actividad finalice (slo el recurso
principal puede modificar esta fecha en el mdulo de hojas de tiempo)
Cualquier persona que tenga acceso al proyecto puede modificar esta fecha.
En el tipo de actividad seleccionada, si el porcentaje de avance se ajusta a la
duracin, el % de Duracin se calcula a partir de las duraciones originales y
restantes. Si se ajusta a las unidades, el % de unidades se calcula a partir
de las unidades reales y restantes. Si se establece en Fsico, puede
introducir el porcentaje fsico completo en el campo % fsico.
La Flotacin Total (holgura total) es la cantidad de tiempo que la actividad
seleccionada se puede retrasar, sin que se retrase la fecha de finalizacin del
proyecto.
La flotacin Libre (holgura libre) es la cantidad de tiempo que la actividad
seleccionada se puede retrasar, sin retrasar las siguiente actividad.

Restricciones: Utilice restricciones cuando las actividades deben comenzar o

finalizar en una fecha especfica. La red lgica por s sola no puede reflejar

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todas las situaciones de los proyectos. A veces, la actividad debe realizarse de

acuerdo a fechas especficas, en lugar que en las fechas fijadas por otras
actividades del proyecto. Para modelar la dependencia de las fechas
especficas, asigne restricciones principales y secundarias a las actividades.
Elija la restriccin principal para la actividad, y haga clic en el botn
Examinar del campo Fecha para seleccionar la fecha en la que aplique la
restriccin principal.
Elija una restriccin secundaria si es necesario. Esta lista se filtra en funcin
del valor que seleccione en el campo Principal. Haga clic en el botn
Examinar del campo Fecha para seleccionar la fecha en la que aplique la
restriccin secundaria.

Mano de Obra/Equipamiento Unidades/Costo o Costos de material:

Haga clic en la barra de opciones y seleccione unidades o costo de mano de
obra o equipamiento, o costo de material. Las cantidades indicadas en la
pestaa Estado son el total de las cantidades de todos los recursos asignados
en la pestaa Recursos.
La cantidad presupuestada es el nmero esperado de las unidades o costo
de mano de obra o equipamiento, o del costo de material de los recursos de
la actividad seleccionada que va a utilizar.
La cantidad real es el nmero real de las unidades o costo de mano de obra
o equipamiento, o del costo de material de los recursos de la actividad
seleccionada que ha utilizado. Si la actividad seleccionada se ha iniciado,
escriba un valor real de nuevo.
La cantidad restante es el nmero restante de las unidades o costo de
mano de obra o equipamiento, o del costo de material de los recursos de la
actividad seleccionada que va a utilizar. Si la actividad seleccionada est en
curso, escriba un nuevo valor restante.
La cantidad al finalizar es una estimacin de las unidades o costo de mano
de obra o equipamiento, o del costo de material en el momento de
finalizacin de los recursos de la actividad seleccionada, (Unidades/Costo al
Finalizar = Unidades/Costo Real + Unidades/Costo Restante). Si la actividad
seleccionada est en curso, escriba una nueva estimacin de avance.

4.1.5 ESTABLECIENDO RELACIONES

Crear relaciones entre las actividades indica si una actividad puede empezar slo
despus que otras actividades empezaron o terminaron. Una vez que asigne las
relaciones, puede programar el proyecto para calcular las fechas anticipadas y
tardas de cada actividad.
Hay varios mtodos para la asignacin de relaciones. Utilice la Red de Actividad
para visualizar el flujo de lgica de como vincular las actividades, o utilice el
Diagrama de Gantt para ver las relaciones en funcin del tiempo. Tambin puede
utilizar la ficha Relaciones de Detalles de Actividades para asignar relaciones a las
actividades en el mismo proyecto o en otros proyectos en la EPS.

Los tipos de relaciones y demora: Puede definir los siguientes cuatro tipos
de relaciones. Por lo general, se definen las relaciones de la actividad
predecesora a la sucesora.

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Fin a Comienzo. La actividad sucesora slo

puede
comenzar
cuando
la
actividad
predecesora est completa.
Fin a Fin. La finalizacin de la actividad
sucesora depende de la finalizacin de la
actividad predecesora.
Comienzo a Comienzo. El comienzo de la
actividad sucesora depende del comienzo de la
actividad predecesora.
Comienzo a Fin. La actividad sucesora no
puede finalizar hasta que comience la actividad
predecesora.
Cuando una actividad sucesora no puede comenzar o terminar tan pronto como sus
predecesoras se inician o finalizan, se puede definir un tiempo de retraso para la
relacin. El retraso puede ser un nmero de unidades de tiempo a partir del
comienzo o fin de una actividad para el inicio o termino de su sucesora. El retraso
puede ser un valor positivo o negativo. Por ejemplo, un comienzo para iniciar una
relacin con tres das de retraso indica que la actividad sucesora puede comenzar
tres das despus del comienzo de su predecesora.

Asignar relaciones usando Detalles de actividad: En la ventana

Actividades, seleccione la actividad a la que desea agregar una predecesora o
sucesora. Para visualizar los Detalles de Actividad haga clic en la barra de
opciones Diseo y en Mostrar al final elija la opcin Detalles de Actividad, y
haga clic en la ficha Relaciones. Luego haga clic en el botn Asignar de la
seccin Predecesoras o Sucesoras. Seleccione la actividad predecesora o
sucesora que desea asignar y haga clic en el botn Asignar.

Haga clic en las

flechas
para
pasar de una
actividad a la
siguiente
actividad en la
pantalla.

Para ampliar la visualizacin de las zonas de predecesoras o sucesoras,

arrastre la barra de divisin que separa los paneles derecho e izquierdo.

Figura 5: Relaciones de la Actividad.

4.1.6 VISUALIZAR DETALLES DE LA ACTIVIDAD PARA LAS ASIGNACIONES
A continuacin se describe las fichas de Detalles de Actividad, para que pueda
agregar informacin adicional del proyecto:

Recursos: Incluyen el personal y los equipos que realizan el trabajo en las

actividades en todos los proyectos. Tambin puede asignar y remover ttulos o
habilidades del personal del proyecto, conocidos como roles.

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Cdigos: Se utilizan para categorizar las actividades de acuerdo a las

necesidades del proyecto y de la organizacin.

Bloc de Notas: Proporcionan informacin adicional que describe la actividad

de acuerdo a categoras especficas de informacin.

Pasos: Divide las actividades en unidades ms pequeas. Puede aplicar un

peso a cada paso, el cual puede estar relacionado al porcentaje de avance fsico
de la actividad de los pasos realizados.

Comentarios: Permite intercambiar notas con el recurso principal de una

actividad desde y hacia el mdulo Hojas de Tiempo.

PT y documentos: Permite catalogar y realizar un seguimiento de todos los

documentos y entregables del trabajo relacionados con el proyecto.

Gastos: Son gastos nicos para los elementos no reutilizables. Puede asociar
cuentas de costo predefinidas con los gastos para clasificarlos.

Resumen: Muestra el detalle de la informacin de las unidades y los costos de

la actividad seleccionada.

Modificar ficha de Detalles de la actividad

Haga clic en la barra de opciones de Diseo, luego elija Opciones de diseo inferior,
o en la ficha Detalles de actividad haga clic derecho y seleccione Personalizar
detalles de actividad. En la columna de Fichas disponibles, haga clic en la ficha que
desee mostrar y luego haga clic en el botn de flecha a la derecha. Para modificar
la ubicacin de las fichas de Detalles de actividad, seleccione la ficha que desea
reubicar de la columna Mostrar las fichas y haga clic en el botn de flecha hacia
arriba o hacia abajo, segn la ubicacin que desea dar a la ficha.
4.1.7 ASIGNACIN DE RECURSOS Y ROLES
En la ventana Actividades, seleccione la actividad a la que desea asignar un recurso
o rol. Haga clic en la ficha Recursos de Detalles de actividad.

Figura 6: Recursos de la Actividad.

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Haga clic en Agregar recurso para asignar un recurso a la actividad seleccionada,

haga clic en Agregar rol para asignar un rol a la actividad seleccionada. Seleccione
el recurso o rol que desea asignar. Para asignar varios recursos o roles, mantenga
presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada recurso/rol que desea asignar, luego
haga clic en el botn Asignar. Finalmente haga clic en el botn Cerrar.

EJERCICIO 1: TRABAJANDO CON ACTIVIDADES

Para el desarrollo de los ejercicios dirjase al CD del curso Materiales de
Lectura Sesin 04 Ejercicios, dentro de esta carpeta importar los siguientes
proyectos haciendo uso de la Gua de Importacin y Exportacin de Primavera
P6:

FinSys(financial System Upgrade

Habiendo ingresado al proyecto FinSys, responda las siguientes preguntas:

1. Visualice las actividades del proyecto, y en la actividad Define operational
concept of new systems (A1060), dirjase a la ficha Estado, y mencione
Cul es la Duracin Original de la actividad?
_____________________________________________________________
2. En la actividad Implement the database (A1230), mencione el nombre
de la actividad predecesora y sucesora asignados a la actividad.
_____________________________________________________________
3. En la actividad Close out the Project (A1500), dirjase a la ficha Estado,
e indique Cul es la fecha de finalizacin de la actividad?, sino ubica dicha
columna ingrese dicha columna a la vista.
______________________________________________________________
4. En la actividad Install the system (A1380), en la ficha Comentarios,
indique Cul es el comentario del recurso principal?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________

4.2.

ESTABLECIENDO CDIGOS DE ACTIVIDAD

Se puede definir la configuracin de cdigos para categorizar las actividades en los

proyectos. Tambin puede ordenar, filtrar y agrupar las actividades de acuerdo a
los cdigos y valores de actividad asignados. Tambin puede utilizar los cdigos
globales para organizar las actividades del proyecto a travs de la Estructura del
Proyecto de la Empresa (EPS) de acuerdo a categoras especficas.
4.2.1 CREANDO CDIGOS DE ACTIVIDAD
Los cdigos de actividad representan amplias categoras de informacin, tales como
diseo, control de calidad o ubicacin. Para cada cdigo, puede definir valores
especficos que adems describen la categora.
Dirjase al men Empresa seleccione Cdigos de Actividad. En la ventana
cdigos de actividades, seleccione la opcin Proyecto, y haga clic en Modificar.
Luego clic en Agregar, y escriba el nombre del cdigo de actividad.

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Seleccionar
Agregar si
desea
aadir un
cdigo de
actividad.

Valores de cdigo de actividad.

Cdigos de Actividad.

Figura 7: Crear cdigos de actividades del proyecto.

4.2.2

AGRUPAR Y RESUMIR POR CDIGOS

Use cdigos de actividad global, EPS y de proyecto para agrupar las actividades y
proyectos en los diseos de Tabla de Actividades, Diagrama de Gantt, y Red de
Actividades. La agrupacin permite centrarse en un grupo de actividades.

Agrupe
por
ubicacin
y
director del
proyecto de
tal forma que
el diseo sea
fcil de leer.

Al resumir un grupo de actividades, la barra de fecha de inicio anticipado comenzar con la fecha de
comienzo ms temprana en los valores del cdigo y se ampliar a la fecha de finalizacin ms
temprana de todas las actividades en el valor de cdigo.

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Figura 8: Agrupar y Resumir por Cdigos.

Agrupar por Cdigo de Actividad: En la ventana Actividades, haga clic en la

barra de opciones de diseo, y elija agrupar y ordenar. Debajo de Agrupar
por, haga clic en la primera lnea disponible, y seleccione el cdigo de actividad
global, EPS o de proyecto por el cual desea agrupar.

Agrupar por campos tantos

como sea necesario para su
diseo.

Si la agrupacin por elementos es jerrquica, puede

seleccionar el nivel ms bajo que desea incluir en el diseo.

Figura 9: Agrupar por Cdigo de Actividad.

EJERCICIO 2: ESTABLECIENDO CDIGOS DE ACTIVIDAD.

Contine usando el proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project) del
ejercicio 1 y responda las siguientes preguntas:
1. Ingrese a cdigos de actividad, y mencione los valores del cdigo de
actividad FinSys- Subcontractor.
________________________________________________________
2. Ingrese a cdigos de actividad de FinSys-Milestone Approval, haga clic
en Modificar, y mencione los nombres que aparecen en la tabla del cuadro
de dilogo Definiciones de Cdigos de Actividad- Proyecto.
____________________________________________________________

4.3

TRABAJANDO CON CUENTAS DE COSTO Y GASTOS DEL PROYECTO

Las cuentas de costo permiten realizar el seguimiento del valor obtenido (ganado) y
de los costos de la actividad durante todo el ciclo de vida del proyecto. Se puede
establecer una cuenta de costo predeterminada a nivel de proyecto para que se
asigne automticamente a las actividades del proyecto. Las cuentas de costo

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establecen una jerarqua disponible para todos los proyectos en la estructura de

proyecto de la empresa (EPS).
Los gastos son costos excluidos de los recursos asociados de un proyecto y
asignados a las actividades del proyecto. Por lo general, slo una vez los gastos de
los elementos no son reutilizables. Como ejemplo de gastos podemos incluir
instalaciones, viajes, consultora y capacitacin.
4.3.1 GENERALIDADES DE LAS CUENTAS DE COSTO Y GASTO
Puede crear cuentas de costo que pueda asignar a las actividades de cualquier
proyecto. Las cuentas de costo son jerrquicas y permiten realizar el seguimiento a
los costos y al valor obtenido de la actividad, de acuerdo a los cdigos de cuenta de
costo de la organizacin.

Puede asignar
una divisin de
cuenta de costo
predeterminada
para cada
proyecto en la
ventana de
Proyectos, luego
asigne las
cuentas de
costos de la sub
divisin al
asociar los
gastos con las
actividades.

Figura 10: Cuenta e Informacin de Gastos.

Tambin puede aadir gastos, asignar categoras de gastos y especificar si un gasto
se acumula al comienzo o final de la actividad o uniformemente a lo largo de la
duracin. Cada gasto tiene un valor presupuestado real, restante y de finalizacin,
tanto para el costo y las unidades.
4.3.2 CONFIGURACIN DE ESTRUCTURA DE CUENTAS DE COSTO
Puede establecer una estructura de cuentas de costo y asignar cdigos a las
actividades y/o recursos. Utilice la estructura de cuentas de costos para rastrear la
cantidad de trabajo realizado en contra de la cantidad de dinero que se gasta.

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Crear una jerarqua de cuentas de costo: En el men Empresa

seleccione Cuentas de costo. Haga clic en ID de cuenta de costo para mostrar
la jerarqua de las cuentas de costo. Un smbolo de esquema en la etiqueta de
la columna ID de cuenta de costo indica la visualizacin de la jerarqua.
Seleccione la Cuenta de costo que se encuentra inmediatamente despus y al
mismo nivel que la cuenta de costo que desea agregar y haga clic en Agregar.
Ingrese el ID y nombre de la cuenta de costo. El ID y nombre de la cuenta de
costo debe identificar un componente del proyecto, tales como ingeniera,
hardware, o investigacin. Hay que crear cuentas de costo debajo de cada
componente principal para delinear las partes del componente, tales como la
codificacin e instalacin del hardware.

Utilice las flechas

para
ingresar/
anular la sangra
en la jerarqua
de la cuenta de
costo
y
para
mover un valor
seleccionado
hacia arriba o
hacia abajo en la
lista.

Al crear una
cuenta
de
costo de nivel
ms bajo, el
mdulo
automticamente prefija
la
nueva
cuenta con el
ID de nivel
superior.

Figura 11: Cuentas de costo.

Eliminar una cuenta de costo: Seleccione en el men Empresa Cuentas

de costo. Seleccione la cuenta de costo que desea eliminar y haga clic en
Eliminar/Combinar. Si la cuenta de costo esta asignada a actividades o
proyectos, se muestra el cuadro de dilogo de Cuenta de costo en uso.
Para eliminar una cuenta de costo y especificar una cuenta de costo de
reemplazo, elija Seleccionar cuenta de reemplazo, y haga clic en Aceptar,
luego seleccione la cuenta de reemplazo. Para eliminar una cuenta de costo sin
especificar una cuenta de costo de reemplazo, elija Eliminar cuenta(s), y
haga clic en Aceptar.

104

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Figura 12: Cuenta de Costos.

Copiar y pegar cuentas de costo: Seleccione en el men Empresa

Cuentas de Costo. Asegrese que se muestra la jerarqua de las cuentas de
costo; un smbolo de esquema en la etiqueta del ID de la cuenta de costo
indica que se visualiza la jerarqua. Seleccione la cuenta de costo que desea
copiar y haga clic en Copiar. Seleccione la cuenta de costo a la que desea pegar
la cuenta copiada, y haga clic en Pegar.

4.3.3 AGREGAR INFORMACIN DE COSTOS INGRESADOS Y GASTOS

Utilice la ventana Gastos de proyectos para crear, ver y editar la informacin del
costo relacionado y de los gastos del proyecto abierto. Puede asignar una cuenta de
costo y el cdigo WBS correspondiente para identificar el componente de proyecto
asociado con el gasto, y el rea de trabajo con el que est asociado. La ventana
Gastos de proyectos se muestra yendo al men Proyecto Gastos. Para incluir
los detalles de gastos del proyecto, haga clic en la barra de opciones Mostrar y elija
Detalles de gasto (la casilla junto a detalles de gasto debera estar marcada).

Figura 13: ventana de Gastos de proyectos.

105

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Agregar gastos: Seleccione en el men Proyecto Gastos. Haga clic en

Agregar. Seleccione la actividad que incurre en el gasto, y haga clic en el botn
Seleccionar. Se mostrar un Grupo de actividades en el cuadro de dilogo
Seleccionar actividad, donde podr encontrar fcilmente la actividad a agregar.

Ingresar la informacin de Costos para los Gastos: Seleccione en el men

Proyecto Gastos. Seleccione el gasto, cuya informacin de costo desea
introducir, y haga clic en la ficha Costos. Escriba el nmero de unidades que
espera utilizar para la actividad asignada al gasto, luego ingrese el precio de
cada unidad. El mdulo calcula y muestra el costo presupuestado de los gastos
seleccionados (unidades presupuestadas * Precio/unidades) en el campo Costo
Presupuestado.

Figura 14: Informacin de Costos para los Gastos.

Ingresar un tipo de acumulacin de gastos: Seleccione el tipo de gasto

cuya acumulacin desea ingresar, y haga clic en la ficha de Actividad.

Figura 15: Informacin de Acumulacin de Gastos.

Inicio de actividad: Para acumular todo el gasto en la fecha de comienzo
de la actividad.
Finalizacin de la actividad: Para acumular todo el gasto en la fecha que
la actividad termina.
Uniforme sobre actividad: Para distribuir uniformemente el gasto a lo
largo de la duracin de la actividad.

106

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4.3.4 DEFINICIN DE DETALLES DE GASTOS

Utilice Detalles de Gastos para ver y editar la informacin detallada de los gastos
seleccionados. Los Detalles de Gastos aparecen en la ventana Gastos de proyectos
cuando se elige Detalles de Gasto de la barra de Opciones Mostrar.

Informacin General: Utilice la ficha General para definir la informacin

general para el elemento de gasto seleccionado, como el nombre y categora
del elemento. Tambin puede especificar el proveedor del elemento, la cuenta
de costo, y nmero de documento.

La cuenta de costo asignada a la

actividad que incurrir en el gasto
seleccionado.

La orden de compra o el nmero de

factura por el gasto seleccionado.

Figura 16: Informacin General.

Informacin de la actividad: Utilice la ficha Actividad para cambiar la

asignacin del elemento de gasto de la actividad seleccionada y para
especificar el tipo de acumulacin del elemento de gasto. Tambin puede ver la
asignacin del elemento de la actividad de acuerdo al elemento WBS, al estado
de la actividad, a las fechas de comienzo y finalizacin de la actividad, y al
recurso principal.
Muestra el ID y nombre de la actividad que
incurre en el gasto seleccionado

Muestra el tipo al que se

acumula el gasto seleccionado.

Muestra el cdigo del elemento WBS que contiene actividad asignada del gasto seleccionado.

Figura 17: Informacin de Actividad.

107

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Costos: Utilice la ficha Costos para especificar las cantidades de costos para el
elemento de gasto seleccionado, incluyendo el precio/unidades, el costo
presupuestado, el costo real y el costo restante. Tambin puede indicar si
desea calcular el costo real del elemento de gasto de acuerdo al porcentaje
completado de la actividad.

Escriba un valor para cuantificar el

gasto. Por ejemplo, escriba "Kg"
para Kilogramos.

Marque la casilla para indicar si las unidades reales y el resto de los

gastos se calculan de forma automtica utilizando el costo
presupuestado y el porcentaje de la actividad de horario completo.

Figura 18: Informacin de Costos.

4.3.5 ANLISIS DE COSTOS
Comparar los costos reales de los presupuestos es un enfoque simple del control de
los costos. La determinacin del rendimiento utilizando el valor obtenido (valor
ganado) es ms efectivo. La medicin del valor obtenido implica tres indicadores
clave: el costo de valor planificado, el costo de valor obtenido, y el costo real. Si
seguimos estos valores en el tiempo, podemos ver los gastos pasados y las
tendencias del cronograma del proyecto, junto con el pronstico de los costos
futuros.
Personalice las
columnas en la
ventana de
Proyectos para
informar del
valor obtenido
de todos los
proyectos en la
organizacin.

La desviacin
entre las
cantidades del
presupuesto
planeado y valor
obtenido indica
una variacin
desfavorable del
cronograma.

Figura 19: Anlisis de Costos.

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EJERCICIO 3: Trabajando con Cuentas de Costo y Gastos del Proyecto

Habiendo ingresado al proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project) del
ejercicio 1, responda las siguientes preguntas:
1. Ubique la opcin Proyectos de la barra de directorio dar clic en la barra
Mostrar/Ocultar Diseo Inferior y responda, Cuntas cuentas de costo
predeterminadas puede asignar a las actividades del proyecto?

____________________________________________________________
2. Ubique la opcin Gastos de la barra de directorio, e indique Cules son las
categoras de gasto que tiene el proyecto?

____________________________________________________________
3. Ubique la opcin Gastos de la barra de directorio, y en el elemento de gasto
product manuals y responda, Cul es el Precio/Unidad que se muestra en
la ficha Costos?

____________________________________________________________
4. Ubique la opcin Gastos de la barra de directorio, y en la ficha Actividad
indique Cul es el estado de la actividad Testing software?

____________________________________________________________
5. Ubique la opcin Proyectos de la Barra de Directorio, del proyecto
FinSys(financial System Upgrade Project, e indique; Cunto es la
Desviacin de Programa ? En caso no estuviera dicha columna, agregarla
del men Diseo columnas Personalizar.
_________________________________________________________

4.4

REALIZANDO LA ESTIMACIN DE MXIMO A MNIMO (TOP-DOWN)

La estimacin de mximo a mnimo permite aplicar las unidades de recursos tipo

mano de obra, equipamiento y/o material a las actividades en un modo de mximo
a mnimo usando los pesos de estimacin asignados.
Para realizar la estimacin de mximo a mnimo, primero asigne los pesos a las
estimaciones de las actividades y al elemento WBS. Puede asignar pesos de
estimacin directamente en el mdulo de Gestin de Proyectos o importarlo desde
el mdulo de Metodologa de Gestin utilizando la arquitectura del proyecto.
Puede limitar el alcance de la estimacin de acuerdo a los recursos y elementos del
WBS. Despus desarrolle una estimacin de mximo a mnimo, guarde la
estimacin para referencia o uso posterior, o aplique la estimacin al proyecto. Si
aplica una estimacin, el mdulo actualiza las unidades de mano de
obra/equipamiento planeadas para todas las asignaciones de actividades y recursos
de las actividades que caen dentro del alcance de la estimacin que especific. La
estimacin de mximo a mnimo no afecta los gastos del proyecto.

Desarrollar estimaciones de mximo a mnimo usando la experiencia

previa: Seleccione en el men Herramientas Estimacin de mximo a
mnimo. Elija estimar por unidades de recurso mano de obra o equipamiento.
Haga clic en el botn Examinar del campo WBS para seleccionar el elemento
WBS cuyas actividades desea estimar, y luego haga clic en el botn

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Sesin 04 Material de Lectura v1

Seleccionar. Elija Puntos de Funcin, y haga clic en el botn Puntos de

funcin.
Para la estimacin de las actividades asignadas a un recurso especfico del
elemento WBS especificado, como un recurso tipo material, haga clic en el
botn Examinar del campo Recurso, seleccione el recurso, y haga clic en el
botn Seleccionar.
El campo de
actividades
totales refleja
el nmero
actividades
incluidas en el
elemento
WBS
especificado.

Para estimar
la totalidad
del
proyecto,
seleccione el
elemento
WBS raz.
Seleccione
un recurso
individual
para
aquellas
actividades
asignadas
que desea
estimar para
el elemento
WBS
seleccionado
..

Pulsa aqu
para ver
informacin
detallada y /
o aplicar una
estimacin
de Mximo a
Mnimo
previamente
guardada.

Figura 20: Estimaciones de Mximo a Mnimo.

Desarrollar estimaciones de mximo a mnimo usando puntos de

funcin: Seleccione en el men Herramientas Estimacin de mximo a
mnimo. Elija estimar por unidades de recurso tipo mano de obra o
equipamiento, o seleccione un recurso tipo material del campo recurso. Haga
clic en el botn Examinar del campo WBS para seleccionar el elemento WBS
cuyas actividades desea estimar, y luego haga clic en el botn Seleccionar.
Elija Puntos de Funcin, y haga clic en el botn Puntos de funcin.

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Sesin 04 Material de Lectura v1

Figura 21: Punto de Funcin.

Escriba el valor del Conteo de Punto de Funcin sin ajustar (UFP) que desea
utilizar o haga clic en el botn Calcular para calcular la UFP.
Si elige calcular el UFP, en las casillas correspondientes escriba el nmero de
de complejidad baja, promedio y alta de los datos y las transacciones que se
desarrollen en el elemento WBS y en el recurso, para realizar la estimacin.

Figura 22: Calcular Punto de Funcin.

Luego haga clic en Cerrar. El cuadro de dilogo Estimacin de punto de funcin
aparecer. El valor UFP se muestra en el cuadro Conteo de Punto de Funcin
sin ajustar (UFP).
Escriba el valor del Grado total de influencia (TDI) que desea utilizar o haga clic
en el botn Caractersticas para calcular el TDI. Si elige especificar las
caractersticas, seleccione una caracterstica del sistema, luego elija el valor
numrico que indica el grado de influencia de la caracterstica del elemento
WBS que est estimando. Un cero (0) indica que no hay influencia y un cinco
(5) indica la influencia ms fuerte. Cuando selecciona un valor, el cuadro de

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Sesin 04 Material de Lectura v1

Descripcin de Valor muestra el texto que describe el valor para la

caracterstica seleccionada. Seleccione un valor para todas las caractersticas
del sistema, y haga clic en Cerrar.

Figura 23: Calcular Punto de Funcin.

El cuadro de dilogo Estimacin de Punto de funcin vuelve a aparecer. El
valor de TDI se muestra en el cuadro Grado total de influencia (TDI).
Escriba el valor medio de la productividad, y haga clic en Cerrar.
Para aplicar un porcentaje de ajuste a la estimacin, marque la casilla de
verificacin Aplicar ajuste, y escriba el porcentaje que desea utilizar. Por
ejemplo, si las unidades estimadas son 400 y se aplica un ajuste de 50%, el
mdulo aadir 200 (50% de 400) a las unidades estimadas. El campo
Unidades ajustadas mostrar 600 unidades.
Para guardar la estimacin sin aplicarlo, haga clic en Guardar como. Y escriba
un nombre de estimados y los supuesto y notas sobre la estimacin, y haga clic
en Guardar.

Aplicar Estimaciones de Mximo a Mnimo: Haga clic en Aplicar para llevar

a cabo la estimacin de mximo a mnimo. Haga clic en S cuando le pidan
confirmar que desea aplicar una estimacin de mximo a mnimo en el
proyecto. Finalmente haga clic en Aceptar.

Aplicando Estimaciones de Mximo a Mnimo a un Proyecto

Despus de especificar el nmero de unidades que desea aplicar, el mdulo
distribuye las unidades totales a las actividades seleccionadas, utilizando las
ponderaciones estimadas asignadas a las actividades y elementos WBS del
proyecto. El mdulo utiliza las ponderaciones para calcular la proporcin de

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Sesin 04 Material de Lectura v1

unidades de recursos que cada actividad y elemento WBS debe recibir en relacin
con otros elementos WBS. El mdulo tambin mantiene un historial de las
estimaciones de mximo a mnimo guardadas.

Aplicar Estimaciones de Mximo a mnimo: Seleccione en el men

Herramientas Estimacin de mximo a mnimo. Haga clic en el botn
Historial. Seleccione la estimacin que desea aplicar. Haga clic en Aplicar.

La columna
Aplicado
indica que las
estimaciones
fueron
aplicadas al
proyecto
abierto del
cuadro de
dilogo
Historial del
Valor
..Estimado.

Para ver los

detalles de
una
estimacin,
seleccione la
estimacin,
y, haga clic
en estas
fichas.

Figura 24: Guardado de Estimacin de Mximo a Mnimo.

EJERCICIO 4: ESTIMACIN DE MXIMO A MNIMO.

Habiendo ingresado al proyecto FinSys (Financial System Upgrade
Project del ejercicio 1, responda las siguientes preguntas:
1. Dirjase al men Herramientas Estimacin de mximo a
mnimo, selecciones la opcin Estimado de mano de obra y mencione
Cuntas unidades actuales tiene el proyecto?
________________________________________________________
2. En el cuadro de dilogo Estimacin de mximo a mnimo,
selecciones la opcin Estimado de Equipamiento y mencione
Cuntas actividades totales tiene el proyecto?
________________________________________________________
3. Continuando con la pregunta 2, en la seccin Mtodo de estimacin,
seleccione la opcin punto de funcin, botn Punto de funcin y
mencione Cunto es el Grado de influencia total (TDI)?
________________________________________________________
4. Continuando con la pregunta 3, aplicaremos el Conteo de punto de
funcin sin ajustar (UFP), para ello haga clic en Calcular, y para el

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Sesin 04 Material de Lectura v1

Archivo de lgica interna (ILF) asigne un valor de dos (2) en baja

complejidad, y mencione Cul es el valor del Total?
________________________________________________________
5. Luego de realizar los cambios de la pregunta 4, regrese al cuadro de
dilogo de Estimacin de punto de funcin y mencione Cul es la
Cantidad final de puntos de funcin ajustada?
________________________________________________________
*Al finalizar todos los ejercicios borre los datos que fueron agregados en el
Conteo de punto de funcin sin ajustar (UFP).

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