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ALGUNS APONTAMENTOS SOBRE A CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS DE

ARQUIVO
SOME NOTES ON THE CLASSIFICATION OF RECORDS
Renato Tarciso Barbosa Sousa Correio
Universidade de Braslia, Brasil
Resumo
O trabalho parte do pressuposto que a classificao de documentos de arquivo uma
funo matricial da prtica arquivstica e joga um papel fundamental no programa de
gesto de documentos. Sem classificao quase impossvel trabalhar com avaliao e
com a descrio, que juntas formam o corao das prticas arquivsticas. Fornecer as
bases para outras funes arquivsticas no a nica finalidade da classificao, ela
crucial para a manuteno do vnculo arquivstico e para permitir o acesso aos
documentos e informaes de arquivo. Procura-se, a partir de um sobrevo na literatura
sobre o tema, discorrer sobre aspectos sensveis para a classificao de documentos de
arquivo, tais como: as mudanas ocorridas nas formas de busca aos documentos e
informaes nas organizaes contemporneas; nos riscos de potencializar os planos de
classificao nas tarefas de busca; as limitaes do mtodo funcional para a estrutura de
planos de classificao, dentre outros. E, ao final, propem-se alguns caminhos para a
superao dos problemas apontados.
Palavras-chave: classificao de documentos de arquivo; anlise funcional; recuperao
de documentos e informaes; vnculo arquivstico.

Abstract
The work assumes that the classification of records is a matrix function of archival
practice and plays a key role in records management. Unrated is almost impossible to
work with evaluation and the description, which together form the heart of archival
practices. Provide the basis for other archival functions is not the only purpose of
classification, it is crucial for the maintenance of the archival bond and to allow access
to records and information. It searches from a flyover in the literature on the topic,
discuss sensitive aspects to the classification of records, such as: the change in the ways
of searching for documents and information in contemporary organizations; risks of
leverage plans for classification in search tasks; the limitations of the functional method
for structure classification schemes, among others. And in the end, it proposes ways to
overcome some of these problems.
Keywords: classification of records; functional analysis; retrieval of documents and
information; archival bond.

Introduo
A classificao de documentos de arquivo vem, paulatinamente,
ganhando espao nas discusses e reflexes sobre a teoria e a prtica arquivstica.
Inser-la na agenda da rea permite, sem dvida nenhuma, uma maior verticalizao
sobre o conceito e abre, sobretudo, novas possibilidades.
O conceito de classificao, originrio da Filosofia, apropriado pelas
vrias reas do conhecimento humano, mas, parece, que nas reas que lidam com a
informao esse conceito ganhou uma importncia vital, principalmente quando
apontamos como tarefa principal dessas reas o acesso informao.
nesse cenrio, que proponho para o debate esses apontamentos sobre a
classificao de documentos de arquivo. Sem esquecer, como destaca Ilerbaig Adell
(2010, 115), que classificar uma das habilidades mais bsicas do conhecimento
humano. Segmentar o mundo no tempo e no espao uma das principais formas de
enfrentar a sua avassaladora diversidade.
O conceito de classificao utilizado, na maior parte das vezes, sem
que tenhamos conscincia sobre ele. De acordo com Kumar (1988, 1), a classificao
percorre todas as atividades da vida do homem. A maioria das pessoas no consciente
do fato que classificamos em uma grande extenso em nossas vidas dirias. Sem
classificao o progresso humano seria impossvel, afirma aquele autor.
Derek Langridge, no prlogo de sua obra intitulada Classificao:
abordagem para estudantes de biblioteconomia, fez uma interessante demonstrao da
penetrao da classificao, desde o momento de acordar, em todas as atividades
humanas, a partir do cotidiano da famlia Brown.
Essa inconscincia um indcio da natureza fundamental do processo de
classificao, esclarece Langridge (1977, 11). E mais: sem classificao no poderia
haver nenhum pensamento humano, ao e organizao que conhecemos. A
classificao transforma impresses sensoriais isoladas e incoerentes em objetos
reconhecveis e padres recorrveis. Buscando a Psicologia, Langridge cita o ingls
Patrick Meredith para quem grande parte da arte de aprender consiste em regularizar
hbitos pessoais de classificao. Astrio Campos (apud Piedade, 1983, 16) considera
que a classificao, entendida como processo mental de agrupamento de elementos
portadores de caractersticas comuns e capazes de ser reconhecidos como entidade ou
conceito, constitui uma das fases fundamentais do pensar humano.
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Na Arquivstica, a classificao foi reconhecida pelos canadenses


(Couture, 1999) como uma das sete funes arquivsticas. E, hoje, podemos entend-la
como uma funo matricial do que-fazer arquivstico. O corao das prticas
arquivsticas, que para Lopes (1996) formado pelas funes classificao, avaliao e
descrio, tem a classificao como ponto de partida para a realizao das outras duas
funes.
O produto da avaliao documental a tabela de temporalidade de
documentos e informaes. A observao da estrutura desse instrumento de avaliao
possibilita percebermos que a primeira coluna formada pela identificao do
agrupamento de documentos estabelecido pela atividade de classificao dos
documentos e informaes. A estrutura hierrquica fundamental para o agrupamento
fsico e intelectual dos documentos de arquivo, garantindo, assim, uma informao
importante para a avaliao documental. No se faz avaliao de documento a
documento, ao agrup-los nas unidades de classificao obtemos novas informaes que
vo subsidiar as tomadas de deciso em relao aos prazos de guarda e destinao
final desses documentos. O agrupamento funcional dos documentos permite que a
avaliao analise no documento a documento, mas a funo que originou os
documentos.
Da mesma forma, quando analisamos os campos necessrios para
elaborarmos um instrumento de pesquisa (produto da atividade de descrio), de acordo
com a norma brasileira ou internacional de descrio arquivstica, percebemos que o
primeiro campo o relacionado atividade de classificao. Para realizar a descrio de
documentos de arquivo precisamos partir dos conjuntos documentais definidos pelo
processo classificatrio e representados nas unidades de classificao. Todos os
instrumentos de descrio ou de pesquisa partem das unidades de classificao (fundo,
srie, subsrie) para descrever.

Os pressupostos para a reflexo proposta

As reflexes sobre a classificao de documentos arquivsticos na


literatura apresentam alguns aspectos comuns. O primeiro deles que essa operao
intelectual no agregou em suas concepes e nos seus fundamentos as contribuies da
classificao vindas da Filosofia e, posteriormente, da Teoria da Classificao. A teoria
do conceito, que estabelece as vrias relaes possveis entre os conceitos,
4

desconhecida pela teoria arquivstica. Os requisitos e os princpios desenvolvidos nessas


reas (Filosofia, teoria da classificao) quando aparecem de forma muito tmida.
Observou-se, apenas, nos trabalhos de Schellenberg alguma influncia desses
conhecimentos no processo classificatrio em Arquivstica.
Isso demonstra, de certa forma, a falta de comunicao da Arquivstica
com outras reas do conhecimento, que podem contribuir para o desenvolvimento de
um arcabouo terico-metodolgico prprio da disciplina, levando em considerao as
especificidades do objeto de estudo. Esteban Navarro (1995, 67), analisando a relao
da Arquivstica com as outras reas da documentao (Biblioteconomia e
Documentao), percebe que essa ausncia de dilogo ocorre, tambm, pela falta de
interesse das outras disciplinas em conhecer e compreender as peculiaridades do
trabalho realizado nos arquivos.
As discusses esto limitadas ao entendimento que se tem do objeto de
estudo. Numa operao to complexa e to fundamental para todo o que-fazer
arquivstico, a rea instrumentaliza-se somente com o escasso ferramental terico
disponvel, isto , o princpio de respeito aos fundos e da ordem original. Isso parece
pouco para esse exerccio.
A elaborao desses dois princpios marca, sem dvida nenhuma, uma
mudana significativa nos fundamentos e nas prticas de classificao de documentos
arquivsticos. Podemos dizer que tem incio a passagem da classificao com bases
intuitivas para outra sedimentada no carter e nas especificidades do objeto. Em
comparao com as prticas anteriores, que se ancorava em aspectos no representativos
dos documentos arquivsticos, percebemos um grande avano. O caminho, entretanto,
um pouco mais longo. As lacunas ainda existem.
Portanto, defendemos, nessa reflexo, o uso do conceito de classificao
para representar a atividade intelectual de construo de instrumentos para organizao
dos documentos, independentemente da idade qual eles pertenam. A confuso
terminolgica entre dois termos (arranjo e classificao) no parece salutar ao
desenvolvimento da Arquivstica, pois expe uma quebra entre arquivos correntes e
permanentes, que no nosso entendimento no existe. Trata-se apenas de fases de um
mesmo processo. evidente que o tipo de uso que se faz dos conjuntos documentais
altera-se com as idades, ou melhor, novos usos vo sendo agregados, mas essa uma
questo a ser resolvida por outra funo arquivstica: a descrio.

Percebeu-se que, para aprofundar o conhecimento sobre a classificao


em arquivos, necessrio estabelecer o significado e uso de importantes conceitos
relacionados

ao

processo

classificatrio.

So eles:

classificao,

ordenao,

arquivamento, codificao e instrumento de classificao.


No mbito dessa reflexo, utilizaremos o termo classificao para
identificar a ao intelectual de construir esquemas para agrupar os documentos a partir
de princpios estabelecidos. A ordenao como a forma de disposio dos tipos
documentais dentro das divises estabelecidas no esquema de classificao. O
arquivamento como a ao fsica de colocar os documentos em pastas ou caixas
orientada pelo esquema de classificao e pela ordenao definida.
Podemos dividir o processo classificatrio em duas partes: a parte
intelectual e a parte fsica. A parte intelectual se refere classificao propriamente dita
(processo mental de estabelecimento de classes) e ordenao (a disposio dos
documentos nas classes estabelecidas). A codificao entra como ltimo elemento dessa
parte intelectual. A parte fsica representada pelo arquivamento dos documentos em
um local determinado pela classificao e disposto segundo uma ordem definida.
Consideramos arquivo, nesses apontamentos, o conjunto de documentos
acumulados desde o seu nascimento. As fases arquivsticas (corrente, intermediria e
permanente), que foram concebidas por uma razo prtica, sempre se referem ao mesmo
conjunto e ao mesmo sujeito criador. E a separao fsica, que consideramos necessria,
no pode ser justificativa para uma separao intelectual.
O documento arquivstico um artefato humano com pressupostos e
caractersticas especficas. O ambiente e o contedo so delimitados e definidos pelo
sujeito acumulador, que pode ser uma pessoa fsica ou jurdica. Ento, quando falamos
de arquivo, estamos nos referindo a um conjunto finito de documentos acumulados, que
tem suas fronteiras demarcadas pela misso do criador, no caso das instituies, e pela
rea de atuao, no caso das pessoas fsicas. Ao contrrio daqueles encontrados em
bibliotecas, por exemplo, os documentos arquivsticos no constituem um conjunto
formado em vista de uma finalidade especfica: eles representam, mais que tudo, o
produto das atividades do sujeito criador.
Entender o modo como as instituies se estruturam e como executam
suas funes e atividades compreender como os documentos so acumulados. Ele
resultado de um ato desenvolvido e, na maioria dos casos, cotidianamente repetido. A
gnese se d quando a organizao tem algo a cumprir, a provar, a determinar. Surge
6

naturalmente como resultado das aes desenvolvidas pelo sujeito criador. Aps o
registro das informaes em suportes (papel, mdia magntica, microfilme, pelculas
fotogrficas, pelculas cinematogrficas etc.), necessrio mant-los pelos valores
administrativos, tcnicos, legais, fiscais, probatrios, culturais e histricos que possam
conter.
medida que os documentos vo sendo acumulados, estabelecem
relaes entre si. Eles esto unidos por um elo criado no momento em que so
produzidos e recebidos, determinado pela razo de sua elaborao e que necessrio
prpria existncia e a capacidade de cumprir seu objetivo. Eles so um conjunto
indivisvel de relaes intelectuais, onde o todo maior que a soma de suas partes.
Se o documento o resultado da atividade de uma pessoa fsica ou
jurdica, podemos falar do carter orgnico desse registro. A organicidade revelada
pelo inter-relacionamento e pelo contexto de existncia e de criao. Entretanto, nem
todos os documentos orgnicos so de carter arquivstico, pois essa qualificao
limitada em termos de suportes (convencionais ou eletrnicos). Por exemplo, comum
encontrar, principalmente nas indstrias, informaes orgnicas tridimensionais que no
so arquivsticas. O suporte, nesse caso, no permite o reconhecimento desse
documento como de carter arquivstico, apesar de entendermos que as caractersticas
fsicas no sejam os atributos mais seguros para definio do carter arquivstico de um
documento orgnico. Um dos limites para a caracterizao do documento de arquivo a
sua intencionalidade. Ele criado intencionalmente para registrar, cumprir, provar o
determinar algo.
No ambiente organizacional, nem sempre fcil distinguir o documento
orgnico arquivstico daquele no orgnico, principalmente pela falta de clareza dos
funcionrios e pela prtica em mant-los juntos. Por exemplo, no Setor de Recursos
Humanos armazenada uma quantidade relativamente grande de documentos. Temos o
registro da frequncia dos empregados, o registro do pagamento de salrios, encargos
sociais etc. Essas informaes so mantidas, produzidas, revisadas a partir das
atribuies regimentais do setor, que de gerenciar os recursos humanos. Entretanto,
possvel encontrar outros documentos que so guardados no setor para subsidiar as suas
aes, tais como: Dirio Oficial da Unio, Coleo IOB, Manual da RAIS, CLT, dentre
outras. So, portanto, documentos no orgnicos ou material de referncia, como
prefere Schellenberg. Por seu turno, o documento no orgnico existe muitas vezes nos

setores de trabalho, mas, tambm, na biblioteca, no centro de documentao, sob a


forma de publicaes, de bancos de dados ou de dossis temticos etc.
A acumulao dos documentos orgnicos de carter arquivstico d
origem aos arquivos da organizao. Sob essa designao so agrupados todos os
documentos, seja qual for o seu suporte, produzidos e recebidos no exerccio das suas
funes. A ttulo de exemplo, temos os relatrios, os projetos de pesquisa, as atas, os
contratos, os convnios, as correspondncias, os balanos financeiros etc. Estes
documentos podem ser encontrados, em geral, nos setores de trabalho. O documento
arquivstico nasce como resultado do cumprimento de uma atividade e mantido como
prova dela. E, tambm, com o objetivo de decidir, de agir e de controlar as decises e as
aes empreendidas e, ainda, para efetuar pesquisas retrospectivas que ponham em
evidncia decises ou aes passadas. Reduzindo, assim, a incerteza e tornando a
tomada de decises mais segura, a partir do aprofundamento do conhecimento da
cultura institucional e do processo decisrio.
Martn-Pozuelo Campillos, a partir das caractersticas de unicidade,
integridade e autenticidade defendidas por Vicenta Corts, prope cinco traos
diferenciadores do documento de arquivo:
1 o contexto em que criado. Todo documento de arquivo produto
de um acmulo de circunstncias muito especficas que encadeadas umas as outras o
conferem um trao diferenciador do resto dos documentos. (...) Dessa maneira, o valor
informativo includo em seu contedo informacional ficaria desvirtuado se fosse
separado dos motivos de sua gnese. Essa caracterstica , para a autora, suficiente para
distingui-los de outros objetos. E dela que decorrem os outros elementos;
2 sua unicidade. (...) para estabelecer um paralelo, pode-se dizer que
os documentos vm para povoar os arquivos como o homem veio para povoar a terra:
do mesmo modo que no existem duas pessoas iguais, nenhum documento igual ao
outro. Essa caracterstica derivada no da proximidade com a gnese do documento,
mas de sua gnese mesma;
3 sua autenticidade. Em sua origem os documentos de arquivo no so
seno ferramentas de trabalho da administrao, fato que sem dvida os confere a
categoria de autnticos, convertendo-os, depois, em testemunhos fiis de momentos e
situaes especficas;
4 a heterogeneidade de seu contedo e a multiplicidade da informao
nele contida. Independente da matria ou assunto que trate, cuja riqueza informativa8

cultural de alguma maneira incalculvel, um documento de arquivo contm uma


informao sempre indefinvel e desde logo alheia ao objeto de sua criao. A autora se
refere a um tipo de informao considerada no literal e cuja leitura feita nas
entrelinhas. O documento singular oferece uma informao acerca do trmite e das
possveis incidncias do mesmo;
5 a necessidade de que cada uma das caractersticas esteja sempre
presente. A ausncia de uma das caractersticas invalida o resto.
A heterogeneidade de seu contedo e a multiplicidade da informao
tambm abordada e destacada por Miguel Angel Esteban Navarro. Para ele, o
documento de arquivo um tipo concreto capaz de conter toda classe de informao em
qualquer tipo de suporte material e mediante as mais variadas formas de representao.
(Esteban Navarro, 1995, 69).
Percebe-se, no exerccio de caracterizao e diferenciao dos
documentos arquivsticos, dois movimentos cumulativos e no excludentes: o contexto
de produo e a compreenso da informao veiculada. No primeiro movimento, o
documento considerado como resultado de uma ao administrativa. Dessa forma, ele
, ao mesmo tempo, resultado e prova, testemunho dessa atividade.
E o contexto de produo que permitir a compreenso da informao
contida no documento de arquivo. Paola Carucci percebe isso com muita propriedade.
Para a autora italiana evidente que:
(...) o documento interessa por seu contedo, pelas
informaes que transmite. Todavia, as notcias que
ali so representadas ou descritas requerem, de quem
as adequa s capacidades tcnicas, que sejam
traduzidas em cnones de representao, os quais,
por sua vez, podem constituir objeto de anlise,
sendo, esses testemunhos diretos da atividade de
documentar. (Carucci apud Lopes, 2000, 83).

A informao contida no documento de arquivo resultado da atividade


que o produziu. Dessa forma, em um primeiro momento essa informao, por mais
abrangente que seja, vinculada e marcada por essa atividade. As vrias possibilidades
de leituras, interpretaes e inferncias informativas so vlidas. Entretanto, essa
heterogeneidade e multiplicidade, como diz Martn-Pozuelo Campillos, no podem
fazer parte do mtodo arquivstico, isto , no so fundamentos para organizao dos
9

documentos de arquivo e no devem impactar na construo dos planos de


classificao, por exemplo. Esse j foi o mtodo utilizado, mas abandonado,
parcialmente, em detrimento da aplicao do princpio de respeito aos fundos.
Portanto, a metodologia para a classificao de documentos arquivsticos
deve-se assentar nesses traos e caractersticas que distinguem o objeto, no no seu
formato (suporte) e nem na multiplicidade do contedo informacional (matria ou
assunto) que eles carregam. A partir da apropriao dos pressupostos da Teoria da
Classificao, entendemos que os princpios de diviso do conjunto (arquivo) devem ser
procurados na prpria gnese documental, no processo de criao, nas relaes
estabelecidas e na reproduo das conexes originais.
Podemos afirmar que o arquivo um dos recursos informacionais da
organizao. um recurso privilegiado, porque registra, prova, testemunha e fala sobre
as funes e atividades desenvolvidas pela instituio. um recurso estratgico, pois
uma fonte de informao para a tomada de deciso, para a garantia de direitos e deveres
e para a produo de novas informaes. um recurso que no representa um custo a
mais para a organizao, pois ele nasce naturalmente durante o desenvolvimento das
atividades e, portanto, tem seus custos amortizados no mbito dos procedimentos
administrativos.
Outro conceito importante para permitir os apontamentos que estamos
fazendo sobre a questo da classificao de documentos de arquivo o da teoria dos
valores, como chamo os conceitos de valor primrio e valor secundrio, que
Schellenberg (2005) elaborou para a avaliao documental.
A teoria dos valores de Schellenberg est relacionada diretamente ao
conceito das trs idades documentais. importante ressaltar que o conceito das trs
idades documentais uma inveno humana, ou seja, uma maneira encontrada dentro
dos trabalhos da Comisso Hoover, coordenada por Schellenberg, para resolver uma
situao existente na administrao pblica americana do ps-guerra. Essa ideia foi
encampada pela Arquivstica contempornea e, hoje, um conceito aceito
internacionalmente.
Rousseau e Couture (1999) relacionam as idades documentais aos valores
dos documentos. Para os autores canadenses, a idade corrente e a intermediria so
caracterizadas pela existncia do valor primrio, apesar da intensidade diferente. O
valor primrio, na definio do Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, do
Arquivo Nacional, o valor atribudo a documento em funo do interesse que possa
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ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins
administrativos, legais e fiscais. Esse valor pode ser subdividido em trs outros:
administrativo; legal; fiscal. O administrativo1 o valor que um documento possui para
a atividade administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa,
fundamenta ou prova seus atos. O legal2 o valor que um documento possui perante a
lei para comprovar um fato ou constituir um direito e o fiscal 3 o valor atribudo a
documento para comprovao de operaes financeiras ou fiscais.
Nesse sentido, todo documento de arquivo nasce com valor primrio em
uma das suas trs dimenses ou em, pelo menos, uma delas. A tendncia, com o tempo,
desaparecer esse valor. A diferena encontrada o tempo em que isso acontece. A
permanncia do valor primrio para alguns documentos rpida, outros, o intervalo
mais longo. E nessa curva entre o valor primrio mximo, momento da criao ou
recebimento do documento, e a extino, que se encontram as duas primeiras idades ou
fases: corrente e intermediria.
Um dos grandes desafios da Arquivstica estabelecer o momento da
passagem dos documentos da fase corrente para a intermediria. As variveis que vo
definir essa passagem so as seguintes: o documento no apia mais as atividades
cotidianas; o trmino de uma atividade (projeto, convnio etc.); a excluso da
atribuio; a prescrio da ao. Para a maioria dos documentos, a primeira varivel a
mais aplicvel.
A aplicao dessas variveis depende de informaes que podem ser
encontradas no conhecimento tcito, nos prprios documentos e informaes
relacionados s atividades, nos documentos de criao da organizao ou instituio
(regulamento geral, estatuto, regimento interno etc.) e na legislao em geral.
O valor primrio compreende as duas primeiras fases do ciclo de vida
dos documentos: corrente e intermediria.
Esgotado esse valor, os documentos podem ser eliminados ou guardados
permanentemente se apresentarem outro valor. Entra em cena o valor secundrio, que
1

Definio encontrada em Arquivo Nacional (Brasil). Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

Definio encontrada em Arquivo Nacional (Brasil). Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

Definio encontrada em Arquivo Nacional (Brasil). Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.

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aquele, segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, do Arquivo


Nacional, atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para a
entidade produtora e outros usurios, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes
daqueles para os quais foi originalmente produzido.
O valor secundrio analisado por Schellenberg (2005, 181) a partir de
dois aspectos: a prova que contm da organizao e do funcionamento do rgo
governamental que os produziu; e a informao que contm sobre pessoas, entidades,
coisas, problemas, condies etc. com que o rgo governamental haja tratado. O
primeiro aspecto conhecido como valor probatrio e o segundo como valor
informativo.
No caso especfico da legislao em geral, apresentamos, como exemplo,
a Resoluo n 1.639/2002, do Conselho Federal de Medicina, que estabeleceu a
manuteno dos pronturios mdicos enquanto o paciente estiver recebendo
atendimento at vinte anos aps o ltimo registro. A leitura arquivstica dessa
Resoluo indica que aquele documento tem valor primrio at vinte anos aps o ltimo
registro. O pronturio pertence ao arquivo corrente durante o tempo em que o paciente
est sendo atendido pela instituio de sade e a transferncia para o intermedirio vai
acontecer em algum momento entre o ltimo registro e os vinte anos seguintes. Sabe-se,
por experincia da instituio de sade, que o pronturio no utilizado nos ltimos cinco
anos no justifica sua permanncia no arquivo corrente, pois a possibilidade de uso dele
muito pequena e no suficiente para justificar sua guarda no arquivo corrente.
Portanto, ele pode ser transferido para outro local, esperando a extino do valor legal,
como determina a Resoluo do Conselho Federal de Medicina.
A Resoluo tem informaes importantes para a determinao do valor
secundrio. Ela dispe que devem ser mantidos permanentemente os pronturios que
apresentem informaes relevantes do ponto de vista mdico-cientfico, histrico e
social.
Exposto esse entendimento sobre os conceitos de valor primrio e
secundrio, lanamos mo das possibilidades informacionais que o arquivo apresenta. O
potencial informativo do arquivo, de acordo com Fonseca (2005, 59), pode ser visto ou
identificado a partir de dois elementos:
- a informao contida no documento;
- a informao contextual, que a informao obtida do conjunto de
documentos/informaes que registra uma atividade ou tarefa.
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Verifiquemos esse potencial informativo a partir do exemplo do processo


licitatrio. Licitao o processo de contratao de uma pessoa jurdica ou de uma
pessoa fsica por parte de uma entidade da Administrao Pblica. Ela acontece
utilizando-se de um sistema de comparao de oramentos (chamados de propostas das
empresas), que atendam as especificaes legais necessrias, todas constantes dentro do
edital. A empresa que oferecer a oferta mais vantajosa ao governo, ser a escolhida
para o fornecimento do produto ou do servio. O edital o documento por meio do qual
a instituio compradora estabelece todas as condies da licitao que ser realizada e
divulga todas as caractersticas do bem ou servio que ser adquirido. No Brasil, os
procedimentos licitatrios so orientados pelas Leis Federais n 8.666/1993 e
10.520/2002.
Usando o exemplo do processo licitatrio. Ele formado por um grupo
de documentos, mas o entendimento completo do mesmo s se d pela juno de todos.
Em geral, o processo licitatrio gera as seguintes tipologias documentais: edital da
licitao, proposta dos fornecedores, mapa das propostas, ata de julgamento das
propostas, recursos contra alguma deciso da comisso de licitao etc. Cada tipologia
documental tem individualmente informaes sobre a licitao, mas a reunio de todos
contm mais uma informao, que o entendimento de como ocorreu o processo
licitatrio.
Entretanto, fundamental entender que durante a fase em que os
documentos possuem valor primrio (idades corrente e intermediria) esse documento
procurado pela informao contida nele prprio. As buscas, nesse momento, so pelos
documentos em sua individualidade, isto , o usurio quer um documento em especial.
J na fase que os documentos possuem o valor secundrio (idade permanente) a procura,
em geral, pela informao contextual, no se quer um documento em particular, mas
um conjunto sobre determinado fato, fenmeno.
Partimos do pressuposto que a organizao dos documentos de arquivo
parte da funo social do arquivista. Organizamos para possibilitar o acesso rpido,
seguro e eficiente informao. Em um primeiro momento, para a tomada segura de
deciso, para a comprovao, para a garantia de direitos e deveres da instituio ou de
pessoas, para um estudo retrospectivo, para a manuteno de um estoque informacional
que possa servir de ponto de partida para novas atividades e, depois, para preservao
do capital informacional, que permitir um uso alm das fronteiras da criao do prprio
documento. Nesse sentido, a classificao assume um lugar privilegiado e aparece como
13

instrumento importante para esse trabalho, ou melhor, como a primeira interveno,


garantindo qualidade e os fundamentos para outras incurses no universo arquivstico,
tais como: a avaliao e a descrio.
Ao tratarmos os arquivos como conjuntos de documentos formados a
partir da produo ou recebimento independentes de sua localizao fsica (corrente,
intermediria ou permanente), nos impe a necessidade de trabalharmos com planos de
classificao que possam ser operados por leigos (funcionrios de uma instituio, que,
alm de suas competncias organizacionais, precisam gerir os produtos de suas aes
pelas razes expostas acima) e no s por arquivistas. Ser, por exemplo, que o
automvel teria o alcance social atual se fosse conduzido apenas por engenheiros
mecnicos? Imagino, que no. Estendendo esse questionamento para o ambiente
arquivstico, ser que o plano de classificao de documentos de arquivo ter a
amplitude necessria se for operado apenas por arquivista. claro que no. Portanto, a
construo de um plano de classificao, que exige o concurso de uma srie de
conhecimentos, no pode ser um cdigo secreto a ser desvendado somente pelo
profissional graduado para tal fim. Como para dirigirmos um automvel precisamos de
um treinamento, a operao com um plano de classificao tambm assim o exigir.
Est a mais um desafio, ou seja, a complexidade da construo deve se converter em
simplicidade no uso do instrumento.
Esse papel primacial, que no encontra vozes discordantes na literatura,
nem sempre foi permeado de conhecimentos que garantissem a construo de planos de
classificao com certo rigor cientfico. Observa-se, sobretudo, instrumentos elaborados
a partir de bases intuitivas entrelaadas com um entendimento superficial sobre o sujeito
acumulador de arquivos e sobre as funes, atividades e tarefas do criador.
O instrumento de classificao, que recebe na literatura uma quantidade
significativa de denominaes, um esquema onde so dispostos espacialmente os
nveis de classificao de uma maneira hierrquica e lgica. Alguns autores o chamam
de quadro de classificao ou quadro de arranjo, outros de cdigo de classificao, de
plano de classificao, de plano de arranjo, de esquema de classificao, de tabela de
classificao. Qual denominao devemos utilizar?
O Dicionrio de Aurlio Buarque de Hollanda apresenta 17 acepes
para a palavra quadro, nenhuma delas, no nosso entendimento, traduzem com
perfeio as caractersticas do instrumento de classificao em Arquivstica. Tabela,
com nove significados, tem o sentido de um rol, de uma lista. A noo de estrutura no
14

muito clara nesse termo. Diferentemente de esquema, que entendido como uma
figura que representa no a forma dos objetos, mas as suas relaes e funes. Cdigo,
em um dos sentidos reconhecidos por Aurlio Buarque de Hollanda, significa
vocabulrio ou sistema de sinais convencionais ou secretos utilizados em
correspondncias ou comunicaes. Lopes (2000, 306) considera a expresso cdigo
de classificao ilgica, pois no h cdigo capaz de classificar. Ele representa a
classificao. Por fim, temos a palavra plano que aparece, entre muitos outros
significados, com o sentido de representao grfica da estrutura ou da organizao de
algo.
Dessa forma, esquema e plano so as duas palavras que melhor revelam
a ideia de um instrumento de classificao. Optamos pela palavra plano, porque, entre
outras razes, aparece com maior frequncia na literatura arquivstica, isto , tem um
uso mais consagrado. No , portanto, um termo estranho rea. E, como foi definido
anteriormente, estamos utilizando o termo classificao em detrimento da palavra
arranjo, para representar o processo intelectual de construo de classes. Ento, a partir
desse momento, no mbito da pesquisa, passaremos a utilizar a expresso plano de
classificao para identificar o instrumento de classificao de documentos
arquivsticos, independentemente da idade ou da fase.

A questo do volume documental crescente e as novas formas de busca


informao

O arquivista francs Bruno Delmas fez, na dcada de 1980 do sculo


passado, uma interessante projeo sobre o volume documental produzido em todas as
pocas da histria do homem. Segundo o autor, mais da metade da massa documental
existente no mundo tinha sido acumulada nos ltimos trinta e sete anos, isto , de 1950
a 1987. Seguindo a projeo feita por Delmas, podemos afirmar que, atualmente, mais
da metade da massa documental acumulada no mundo foi produzida e/ou recebida nos
ltimos vinte anos. A produo crescente de documentos de arquivo parece ser uma
caracterstica comum s organizaes contemporneas.
Schellenberg (2005, 65) afirmou na dcada de 1950 que o volume dos
documentos oficiais tem sofrido um tremendo aumento nos ltimos 150 anos, mas via
esse crescimento como resultado do carter das administraes modernas, que alcanou
15

um nvel de formalidade nunca antes visto. claro, inclusive, que os meios


tecnolgicos de produo e reproduo de documentos facilitaram o desenho desse
cenrio.
A exploso dos documentos de arquivo e da informao contida nesses
documentos ocorreu de forma paralela com o aumento geral da informao registrada
pelas sociedades humanas. Talvez, em um ritmo mais lento, mas nem por isso menos
significativo. Os fenmenos da industrializao e da urbanizao, o crescimento da
presena dos estados nacionais e da complexidade de seus aparatos e, secundariamente,
a banalizao dos meios tecnolgicos de reproduo de documentos e as tecnologias da
informao explicam em parte a afirmao acima. Tornava-se evidente a
impossibilidade de dar inteligibilidade a grande massa acumulada de registros
documentais arquivsticos sem lanar mo de um instrumental tcnico-cientfico mais
sofisticado.
O cenrio atual de grandes volumes documentais sendo produzidos e/ou
recebidos diariamente pelas organizaes pblicas ou privadas coloca a organizao dos
documentos como um dos grandes temas da Arquivstica contempornea. Essa
afirmao ganha vulto com a preocupao, cada vez maior, de nossas sociedades pela
transparncia das aes do Estado.
Esses grandes volumes documentais exigem uma maior sofisticao do
instrumental tcnico-cientfico para possibilitar uma busca rpida e eficiente
informao. Alm disso, precisamos integrar esforos. No h mais espao nas
organizaes para criao e manuteno de inmeros sistemas de informao que no se
falam, no se conhecem e duplicam resultados.
Percebe-se que as estratgias de acesso informao oferecidas pelos
motores de busca na internet, aquela livre e sem nenhum tipo de estruturao, que ainda
mostram-se dominantes, tm influenciado bastante o comportamento do usurio em
todos os sistemas de informao, inclusive nos arquivsticos.
Trabalhamos com a ideia de que a maior parte da base de conhecimento
de uma organizao encontra-se no seu interior e o arquivo constitui, de maneira
privilegiada, a maior parte desse estoque que se encontra dentro da prpria organizao.
A pergunta que nos propomos a responder a seguinte: possvel que o
plano de classificao de documentos de arquivo seja suficiente para atender a todas as
necessidades de acesso informao? possvel, a partir do plano de classificao, de

16

maneira rpida e eficiente, responder s demandas caractersticas das fases


corrente/intermediria e da fase permanente?

Alguns apontamentos sobre a classificao de documentos de arquivo e as


possibilidades que se apresentam para o futuro

Foscarini (2010, 43-44) faz uma descrio interessante dos antigos


mtodos de classificao de documentos que foram utilizados desde o mundo antigo,
medieval e moderno (cronolgico, pelo tipo de transmisso, pela natureza legal dos
documentos e pela forma dos documentos) at chegar ao mtodo revolucionrio
(denominao dada pela autora) prussiano de agrupar os documentos por dossis de
assuntos.
Atualmente, h uma convergncia em buscar nas funes das
organizaes os elementos fundamentais para a construo de planos de classificao de
documentos de arquivo. Novamente Foscarini (2010, 46) nos esclarece que tanto Hilary
Jenkinson quanto T. R. Schellenberg reconheciam a relao com a funo como uma
caracterstica fundamental da natureza do documento de arquivo.
O papel da funo das organizaes contemporneas to importante
para o entendimento do arquivo e para a construo dos instrumentos de sua gesto, que
o Conselho Internacional de Arquivos (CIA) elaborou, por intermdio de seu Comit de
Boas Prticas e Normas, uma norma internacional para descrio de funes. Segundo o
CIA (2008, 11), as descries de funes e atividades podem ser usadas para descrever
funes como unidades em um sistema de descrio arquivstico; para controlar a
criao e o uso de pontos de acesso em descries arquivsticas e para documentar
relaes entre diferentes funes e entre essas funes e as entidades coletivas que as
exerceram e os documentos que geraram. Funo, para a entidade, significa qualquer
objetivo de alto nvel, responsabilidade ou tarefa prescrita como atribuio de uma
entidade coletiva pela legislao, poltica ou mandato. Funes podem ser decompostas
em conjunto de operaes coordenadas, tais como subfunes, procedimentos
operacionais, atividades, tarefas ou transaes.
Para Schellenberg (2005, 88), os mtodos de classificao podem ser
divididos em trs tipos: funcional, organizacional e por assuntos. O autor americano,
entretanto, descarta de maneira definitiva a possibilidade da classificao de
documentos de arquivo ser feita por assunto. De acordo com sua argumentao, os
17

documentos pblicos, geralmente, devem ser agrupados segundo a organizao e


funo, a exceo a essa regra se d para certos tipos de documentos, tais como os que
no se originam da ao governamental ou no esto a ela vinculados. Incluem-se
nesses documentos as pastas de referncia e informaes. Podemos chamar esses
documentos de no orgnicos, portanto, no arquivsticos.
A classificao organizacional ou estrutural no a mais adequada,
segundo

Schellenberg,

pois

as

estruturas

organizacionais

das

organizaes

contemporneas so muito instveis, com mudanas rpidas e que nem sempre so


resultado de uma anlise funcional, mas de condicionantes polticos, muitas das vezes,
estranhos ao ambiente organizacional. Esses fatores acabam por inviabilizar o mtodo
de classificao organizacional ou estrutural.
A anlise funcional, utilizando a definio encontrada na norma ISO/TR
26122:2008, entendida aqui como o agrupamento dos processos que se desenvolvem
para atingir um objetivo especfico e concreto de uma organizao. Mostra as relaes
entre as funes, processos e operaes que tm conseqncias na gesto de
documentos.
Afinal, o que distingue um arquivo, como uma entidade estruturada
conforme circunstncias de sua criao, de uma mera coleo ou soma de itens nicos,
artificialmente unidos para cumprir qualquer propsito externo, exatamente o que
conhecido como vnculo arquivstico, numa aproximao com os entendimentos de
Luciana Duranti.
Luciana Duranti (apud Foscarini, 43) entende que a prtica de classificar
documentos se origina da necessidade de explicitar o vnculo arquivstico, que existe
entre todos os documentos que participam da mesma atividade desde o momento de sua
criao. A partir do ato de classificao, a rede de relaes inerentes natureza de
qualquer documento no s salta luz, mas tambm fica estabelecida e perpetuada.
Desse modo, de acordo com a autora, o significado de cada documento em relao com
todos os outros, assim como a estrutura do total de documentos (o arquivo) pode ser
compreendida e transmitida ao longo do tempo.
Entretanto, o entendimento exposto acima, que compartilho, quando
desdobrado e aprofundado pode levar a uma limitao do papel da classificao dos
documentos de arquivo. claro que a imposio de um plano de classificao artificial
ou preestabelecido a uma acumulao existente de documentos (arquivo), mesmo que
isso seja justificado pela melhoria no acesso aos documentos, poderia, inevitavelmente,
18

alterar ou obscurecer aquela relao natural dos documentos, que nasceram da mesma
ao, atividade ou transao. (Foscarini, 2010, 42)
Para as autoras (Foscarini e Duranti), essa argumentao defende que a
recuperao dos documentos de arquivo s um benefcio colateral da classificao,
sendo seu propsito principal colocar os documentos individuais nos agrupamentos aos
quais pertencem, baseando-se na misso e nas funes do criador (Duranti apud
Foscarini, 42).
No consigo imaginar que num cenrio de grandes volumes documentais
e de uma, cada vez maior, complexidade na operao das organizaes contemporneas,
o plano de classificao seja utilizado com apenas o propsito de manter o vnculo
arquivstico, relegando a um segundo plano a questo primordial, tambm, de
recuperao dos documentos e informaes.
H um entendimento equivocado de que o plano de classificao de
documentos para permitir um acesso especfico ao documento precisar ser verticalizado,
isto , desdobrado. Para chegar ao documento com mais rapidez e eficincia, o plano
deve ser elaborado em quantos nveis de classificao forem necessrios. Entretanto, o
prprio Schellenberg (2005, 95-96) chama a ateno para o fato dos documentos no
serem ultraclassificados. Ele diz que h uma tendncia normal, ao se elaborar um
esquema de classificao, a descer a mincias extremas, em vez de se limitar
generalidade das funes/atividades. Quanto mais se preserva o conjunto mais se tem a
compreenso de uma determinada ao. O todo nesse caso muito maior que a soma de
suas partes. Para Duranti (1994, 50),
esse inter-relacionamento devido ao fato de que os
documentos estabelecem relaes no decorrer do
andamento das transaes e de acordo com suas
necessidades. Cada documento est intimamente
relacionado com outros tanto dentro quanto fora do grupo
no qual est preservado e (...) seu significado depende
dessas relaes. As relaes entre os documentos, e entre
eles e as transaes das quais so resultantes, estabelecem
o axioma de que um nico documento no pode se
constituir em testemunho suficiente do curso de fatos e
atos passados: os documentos so interdependentes no que
toca a seu significado e sua capacidade comprobatria. Em
outras palavras, os documentos esto ligados entre si por
um elo criado no momento no qual so produzidos ou
recebidos, que determinado pela razo de sua produo e
necessrio sua prpria existncia, sua capacidade de
cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e
19

autenticidade. Na verdade, os registros documentais so


um conjunto indivisvel de relaes intelectuais
permanentes tanto quanto de documentos.
Outra questo importante que surge com a extrema verticalizao do
plano de classificao a dificuldade, cada vez maior, de classificar o documento.
Quanto mais voc desdobra uma estrutura de classificao mais informaes voc
precisa obter sobre o objeto para poder classific-lo corretamente. E, pelo que
observamos, nem sempre o produtor do documento ou aquele que o recebe para
desenvolver determinada atividade que vai classific-lo. Essa tarefa , geralmente,
distribuda a servidores ou funcionrios de suporte na organizao, que, nem sempre,
tem o conhecimento adequado da atividade para classificar um documento a partir de
uma classificao funcional, que o estado da arte em termos de construo de
instrumentos de classificao.
Podemos identificar outra dificuldade, inclusive apresentada por
Foscarini (2010, 52), que no fcil a compreenso e aplicao, pelos usurios, do
plano de classificao baseado nas funes e atividades. H necessidade de um
entendimento sobre a organizao que, em geral, no comum encontrar nas
organizaes contemporneas. As grandes divises de trabalho, expressas nas
especializaes das tarefas, prejudicam, embaam a viso do conjunto do processo de
trabalho e de suas vinculaes.
Percebemos que os primeiros nveis de um plano de classificao, os
nveis maiores, que correspondem s funes ou macrofunes desenvolvidas na
organizao, se aproximam de maneira importante das grandes unidades polticoadministrativas localizadas no pice da estrutura organizacional. Essa uma tendncia
observada em vrias experincias.
O plano de classificao no pode e nem deve ser uma simples
transposio da estruturao dos processos de trabalho da organizao (funes,
subfunes, atividades, tarefas). Na prtica, isso no funciona. necessria uma leitura,
que eu chamo de documentria, para estabelecer os nveis mais baixos do plano de
classificao de documentos de arquivo. Essa leitura documentria envolveria questes
relacionadas ao tipo de uso que dado aos documentos, as necessidades diretas do
usurio e facilidades na recuperao dos documentos. Em muitos casos, a ordenao e
no a classificao poderia resolver algumas questes importantes.

20

Precisamos compreender trs questes que considero fundamentais para


operar com a classificao de documentos de arquivo. A primeira, que os objetivos da
classificao no podem ficar confinados somente preservao do vnculo
arquivstico, ela precisa auxiliar de maneira importante na recuperao dos documentos,
que uma exigncia atual nas organizaes contemporneas. Segundo, precisamos
reconhecer a limitao da classificao funcional (as dificuldades de sua aplicao no
dia-a-dia) para a recuperao rpida e eficiente dos documentos e informao,
principalmente no momento em que os documentos tm valor primrio (fases corrente e
intermerdiria). A terceira, que no podemos nos furtar heterogeneidade e
multiplicidade informacional contida nos documentos de arquivo. Esse o gancho
importante para transformar um sistema de controle de documentos em um sistema de
informao.
Temos um desafio, portanto, que o de equacionar a preservao do
vnculo arquivstico com uma maior eficincia na recuperao dos documentos e
informaes de arquivo. Como melhorar o acesso aos documentos e informaes sem
obscurecer o vnculo arquivstico?
O esforo est em agregar novas formas de busca, respeitando esse
vnculo arquivstico e permitindo que as vrias formas de explorar o potencial
informativo dos arquivos (informao contida no prprio documento e informao
contextual, obtida do conjunto de documentos acumulados em uma transao) sejam
alcanadas.
Buscamos demonstrar neste trabalho a importncia do conceito de
classificao para a Arquivstica e o papel fundamental e matricial que ele tem para o
fazer arquivstico. Entretanto, precisamos realizar um esforo importante de perceber a
classificao com um objetivo maior do que somente o de manuteno do vnculo
arquivstico. O nosso entendimento que o volume documental, as alteraes ocorridas
nas formas de acessar informao, proporcionadas pelos motores de busca com o
advento da internet, e as dificuldades de operacionalizao da classificao dos
documentos de arquivo nos ambientes de trabalho limitam o papel da classificao no
acesso aos documentos de arquivo. A defesa que se procurar fazer aqui nesses
apontamentos que a classificao no pode responder mais sozinha pela importante e
atualizada tarefa de busca informao contida nos documentos de arquivo.

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