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PARTE N I
CRITERIOS BASICOS DE LA
AUDITORIA GUBERNAMENTAL
PROYECTO BID/CGR
MANAGUA - NICARAGUA
JULIO - 2009
Revisin 2009
La presente revisin del Manual de
Auditora Gubernamental sustituye a
la revisin de agosto de 2006 y es
aplicable a las auditoras que
empiecen a partir del ___________
del 2009.
Presentacin
La auditora moderna evala y proporciona informacin a los Poderes del Estado y a la
opinin pblica, sobre las limitaciones, oportunidades y posibilidades de la Administracin
Pblica; y los resultados de su gestin en relacin con los planes, programas y presupuestos
establecidos. Determina los niveles de economa, eficacia y eficiencia que permitirn a la
Administracin Gubernamental tomar las correspondientes decisiones.
El Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica de Nicaragua en base a las
facultades que le confiere la Constitucin Poltica de la Repblica su Ley Orgnica y en el
marco de su estrategia de Modernizacin, a la luz de la nueva Ley Orgnica vigente desde
junio 2009 y la actualizacin de las Normas de Auditora Gubernamental en noviembre de
2008, decidi actualizar el Manual de Auditora Gubernamental vigente desde agosto del
2006, a efectos de ajustarlo conforme los ms recientes cambios de la legislacin,
normativas y procedimientos en materia de auditora, con la finalidad de dotar a los
auditores, gubernamentales y servidores pblicos que ejercen labor de auditora, de
herramientas actualizadas que le permitan fortalecer la capacidad de desarrollar las
auditoras en el Sector Pblico de la Repblica de Nicaragua, con la calidad, eficiencia,
eficacia y economa actualmente requerida ha dictado el presente Manual de Auditora
Gubernamental.
La presente revisin del Manual de Auditora Gubernamental constituye un paso
importante en el desarrollo de la sistematizacin de los procedimientos de aplicacin de las
Normas de Auditora Gubernamental (NAGUN) y contienen una amplia descripcin del
proceso de auditora, programas, modelos de papeles de trabajo, que permitirn a los
auditores gubernamentales y servidores pblicos que ejercen labor de auditora, disponer de
herramientas de aplicacin y texto de consulta, para garantizar la homogeneidad y
consistencia en la documentacin de la planificacin, realizacin e informacin de su
trabajo.
Esta actualizacin de las normas reemplaza la revisin de agosto de 2006, y hace cambios a
dicho Manual de Auditora as normas en los siguientes aspectos:
1. Incorporacin de los Criterios Bsicos de auditora gubernamental
2. Inclusin del debido proceso como procedimiento obligatorio en toda auditora
3. Adiciones y mejoras a las partes correspondientes a: Auditora Financiera,
Operacional o de gestin, Integral, Especial, Obras Pblicas, Forense, Informtica.
4. Creacin de las Guas de Auditora al Presupuesto y Auditora de la Deuda Pblica
5. Incorporacin al Manual y mejoras en las Guas de Auditoras en las
Municipalidades, Auditora de Recaudaciones DGI-DGA, Auditora en Salud (antes
Auditora Mdica).
Consejo Superior
Contralora General de la Repblica de Nicaragua
INDICE GENERAL
INTRODUCCIN
PARTE I
Captulo I
Captulo II
Captulo III
PARTE II
AUDITORIA FINANCIERA
Captulo IV
Captulo V
Captulo VI
Captulo VII
Anexos
Visin General
Fase de Planeacin
Fase de Ejecucin
Informe de Auditora
Modelos de Papeles de Trabajo
PARTE III
Captulo VIII
Captulo IX
Captulo X
Captulo XI
Anexos
Visin General
Fase de Planeacin
Fase de Examen detallado de reas crticas
Informe de Auditora
Modelos de Papeles de Trabajo
PARTE IV
AUDITORIA INTEGRAL
Captulo XII
Captulo XIII
Visin General
Proceso de Auditora Integral
PARTE V
Captulo XIV
Captulo XV
Captulo XVI
Captulo XVII
Anexos
AUDITORIA ESPECIAL
Visin General
Fase de Planeacin
Fase de Ejecucin
Informe de Auditora
Modelos de papeles de trabajo
PARTE VI
AUDITORIA AMBIENTAL
Captulo XVIII
Captulo XIX
Captulo XX
Captulo XXI
Anexos
Visin General
Fase de Planeacin
Fase de Ejecucin
Informe de Auditora
Modelos de Trminos de referencia y Procedimientos
PARTE VII
Captulo XXII
Captulo XXIII
Captulo XXIV
Captulo XXV
Anexos
Visin General
Fase de Planeacin
Fase de Ejecucin
Informe de Auditora
Modelos de papeles de trabajo
PARTE VIII
AUDITORIA INFORMTICA
Captulo XXVI
Captulo XXVII
Captulo XXVIII
Captulo XXIX
Visin General
Fase de Planeacin
Fase de Ejecucin
Informe de Auditora
PARTE IX
AUDITORIA FORENSE
Captulo XXX
Captulo XXXI
Captulo XXXII
Captulo XXXIII
Visin General
Fase de Planeacin
Fase de Ejecucin
Informe de Auditora
PARTE X
1
2
3
4
PARTE XI
1
2
3
4
PARTE XII
1
2
3
4
PARTE XIII
1
2
3
4
Visin General
Fase de Planeacin
Fase de Ejecucin
Informe de Auditora
GUIA DE EVALUACION DE UNIDADES DE AUDITORIA INTERNA
Auditora Interna Gubernamental
Aspectos a evaluar
Metodologa de la evaluacin
Otras evaluaciones
GUIA DE EVALUACION DE INFORMES DE FIRMAS DE
CONTADORES PUBLICOS
Auditora Gubernamental por Firmas de Contadores Pblicos
Aspectos a evaluar
Metodologa de la evaluacin
Anexos
GUIA DE AUDITORIA MUNICIPAL
Visin General
Fase de Planeacin
Fase de Ejecucin
Informe de Auditora
PARTE XIV
1
2
3
4
PARTE XV
1
2
3
4
PARTE XVI
1
2
3
4
PARTE XVII
1
2
3
4
INTRODUCCION
De conformidad a lo establecido en la Constitucin Poltica, la Contralora General de la
Repblica es organismo rector del sistema de control de la administracin pblica y
fiscalizacin de los bienes y recursos del Estado, le corresponde el control, examen y
evaluacin de la gestin administrativa y financiera de los entes pblicos, los
subvencionados por el Estado y las empresas pblicas o privadas con participacin de
capital pblico.
Las Normas de Auditora Gubernamental aprobadas en noviembre de 2008 por el Consejo
Superior de la Contralora General de la Repblica, establece en el Postulado Bsico la
obligatoriedad de elaborar un Manual de Auditora Gubernamental.
En tal sentido y con el apoyo del Programa de Modernizacin de la Contralora General de
la Repblica (BID/CGR), el Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica,
decidi actualizar y ajustar el Manual de Auditora Gubernamental (MAG) existente, con el
propsito de hacerlo acorde con las nuevas Normas de Auditora Gubernamental de
Nicaragua, con la nueva Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, as como
con la modernizacin de la prctica de auditora y nuevas necesidades de fiscalizacin de
las entidades del Sector Pblico de Nicaragua, con nfasis la prctica de la auditora
gubernamental
En consecuencia, la Contralora General de la Repblica pone a disposicin de los auditores
gubernamentales y servidores pblicos que realizan labor de auditora, el presente Manual
Bsico de Auditora Gubernamental y sus Guas Sectoriales de Auditora, de obligatorio
cumplimiento, con los propsitos de:
1. Brindar criterios y procedimientos para desarrollar el contenido de las Normas de
Auditora Gubernamental de Nicaragua (NAGUN), a fin de coadyuvar en su
aplicacin elevando la calidad de las auditoras gubernamentales.
2. Proveer una herramienta de aplicacin prctica que ayude en el desenvolvimiento
del trabajo de campo de las auditoras Gubernamentales, a la vez que posibilite a la
unificacin de criterios y procedimientos a aplicarse, cualquiera sea la entidad
auditada
3. Establecer procedimientos, tcnicas y una gua metodolgica uniforme para la
prctica y ejercicio de la auditora gubernamental.
4. Servir de gua a todos los gubernamentales y servidores pblicos que ejercen labor
de auditora, incluyendo a todos los profesionales integrados en los equipos de
auditora de la Contralora General de la Repblica (CGR), de las Unidades de
Auditora Interna (UAI) de las entidades pblicas y de las Firmas de Contadores
Pblicos independientes (FCPI) contratadas para prestar los servicios de auditora
en las entidades pblicas.
INTRODUCCION
MAG
1
2009
5. Proveer ayuda prctica y gil de consulta sobre los aspectos tcnicos relativos al
ejercicio de la auditora gubernamental.
Para lograr este propsito este Manual de Auditora Gubernamental, ha sido actualizado de
tal forma que el personal que desarrolla labores de auditora posea normas y
procedimientos que guen el proceso de la auditora, implemente el uso de papeles de
trabajo para documentar la auditora y sustentar sus conclusiones e informes, y para ello
este Manual, recoge las metodologas, normas y procedimientos vigentes en la prctica
internacional de auditora, flexibilizando sus contenidos a fin de permitir su aplicabilidad
en la administracin central y descentralizada, as como a la administracin de Gobiernos
locales; abarcando tanto los organismos descentralizados como las empresas, y todos los
rganos del Estado.
A tal efecto el presente manual consta de un desarrollo conceptual que abarca cada una de
las etapas del proceso de auditora; por otra parte se han incluido los procedimientos
sustantivos y de cumplimiento como elemento ejemplificador y enunciativo de los pasos y
tareas a realizar, cuya aplicacin deber ser adaptada a las circunstancias particulares de
cada caso en orden al criterio del responsable del equipo de auditora de que se trate.
El Auditor deber considerar la propiedad de los procedimientos y polticas establecidas en
este Manual de Auditora Gubernamental, aplicados a las circunstancias particulares de
cada trabajo de auditora; por consiguiente en cada trabajo estar presente el buen juicio y
criterio del auditor, para determinar que pruebas de auditora y el alcance de las mismas
convendr aplicar a cada rea en particular.
Para mayor facilidad de consulta y futuras actualizaciones el Manual ha sido estructurado
en partes identificadas con nmeros romanos, segn el siguiente orden:
PARTE
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
TEMA
CRITERIOS BASICOS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
AUDITORIA FINANCIERA
AUDITORIA OPERACIONAL Y/O DE GESTION
AUDITORIA INTEGRAL
AUDITORIA ESPECIAL
AUDITORIA AMBIENTAL
AUDITORIA DE OBRAS PBLICAS
AUDITORIA INFORMATICA
AUDITORIA FORENSE
INTRODUCCION
MAG
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2009
PARTE XII
PARTE XIII
PARTE XIV
PARTE XV
PARTE XVI
PARTE XVII
Con las caractersticas sealadas, este manual es un instrumento que configurado con los
elementos comnmente aceptados por la prctica internacional de auditora, y aplicacin de
las Normas de Auditora Gubernamental de Nicaragua, representan pautas procedimentales,
que en manera alguna impiden la aplicacin del criterio profesional que, en concreto,
debern aplicar todos los auditores gubernamentales y servidores pblicos que realizan
labor de auditora; para producir las modificaciones que se ajusten a la praxis mas fidedigna
de la realidad de las entidades a auditar.
Cada pgina del MAG tiene un pie de pgina en el que se seala la parte del manual que
corresponde al contenido, as como la fecha de emisin, la referencia al Manual de
Auditora Gubernamental, y numeracin ascendente en cada seccin. Estas referencias
permiten al lector ubicarse en que parte del manual se encuentra, al igual que buscar la
informacin que ms le interese.
El MAG tiene un glosario de trminos que se encuentra incluido al final de la parte I, este
glosario recoge los mismos trminos utilizados en el MAG y se considera que son
importantes para el usuario del manual.
Al inicio de cada parte del manual se incluyen los ndices de cada captulo. El ndice
identifica las partes que estn disponibles para el lector. La bibliografa utilizada en el
manual tiene una referencia general de todos los textos, manuales, artculos consultados,
etc. y se encuentra al final del MAG.
INTRODUCCION
MAG
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2009
INDICE PARTE I
CRITERIOS BASICOS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
Captulo I
Aspectos conceptuales de auditora gubernamental
A.- Marco de referencia
1. Marco Normativo
2. Criterios y fundamentos utilizados
3. mbito de aplicacin
4. Alcance
5. Sugerencias para su utilizacin y actualizacin
B.- Postulados Bsicos
1. Control Interno responsabilidad de la administracin
2. Obligatoriedad de rendir cuenta y acceso a la informacin
3. Obligatoriedad de las NAGUN
4. Presuncin de Probidad
5. Orientacin prospectiva y positiva de la Auditora Gubernamental
6. Importancia relativa
7. Criterios de medicin
8. Funcin de la Auditora Gubernamental
9. Comunicacin con el Auditado
10. Manual de Auditora Gubernamental
C.- Auditora Gubernamental
1. Definicin
2. Objetivo
3. Caractersticas de la Auditora Gubernamental
4. Funcin de la Auditora Gubernamental
5. Principios de la Auditora Gubernamental
6. Tipos de Auditora Gubernamental
6
7
7
7
8
8
9
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9
10
10
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10
11
11
11
11
12
12
12
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13
14
14
16
Captulo II
Criterios Bsicos
A.Respondabilidad
B.Control de Calidad
1. Objetivos del Control de calidad
2. Tcnicas de control
3. Guas de chequeo del control de calidad
3.1 Listado de chequeo de la Planeacin
3.2 Listado de chequeo del trabajo realizado
3.3 Listado de chequeo para emisin de informe
3.4 Listado de chequeo del cumplimiento del debido proceso
19
20
20
22
22
25
25
31
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Captulo III
Proceso de Auditora Gubernamental
A.Fase I: Planeacin de la Auditora
1. Planeacin previa
2. Planificacin detallada
2.1 Estudio de la Entidad
2.2 Evaluacin del Control Interno
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59
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122
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145
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CAPITULO I
ASPECTOS CONCEPTUALES DE LA AUDITORIA
GUBERNAMENTAL
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Marco Normativo.
El presente Manual ha sido ajustado y actualizado con base a lo establecido en el
artculo 9 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, que en su
numeral 2 inciso b, faculta a este rgano Superior de Control a dictar polticas, normas
procedimientos y dems regulaciones para la prctica de la auditora gubernamental,
interna o externa, en cualquiera de sus modalidades.
A su vez el Postulado Bsico nmero 10 de las Normas de Auditora Gubernamental
establecen que la Contralora General de la Repblica elaborar manuales y otros tipos
de guas e instrucciones escritas referentes a la realizacin de las auditoras.
Postulados bsicos
Son premisas coherentes y lgicas que contribuyen al desarrollo de las normas de
auditora. Sirven de soporte a las opiniones de los auditores en sus informes,
especialmente, en casos en que no existan normas especficas aplicables.
Normas de Auditora Gubernamental
Son emitidas por la Contralora General de la Repblica y guardan compatibilidad con
los postulados bsicos de la auditora gubernamental. Estas normas constituyen una
gua para los auditores, puesto que les permiten establecer el marco de su actuacin, as
como los procedimientos que deben aplicar
2.
En la preparacin del MAG, se han utilizado los criterios y fundamentos que se resumen a
continuacin:
a) Normas de Auditora Gubernamental de Nicaragua (NAGUN), noviembre 2006
b) Normas Internacionales de Auditora, aprobadas por el INTOSAI, siglas en ingls
de International Organization of Supremes Auditing Institutions.
c) Normas Internacionales de Auditora-NIA, aprobadas por el Comit Internacional
de Prcticas de Auditora de la Federacin Internacional de Contadores-IFAC
(siglas en ingls).
d) Declaraciones sobre Normas de Auditora-SAS publicadas por el Instituto
Americano de Contadores Pblicos-AICPA, en la medida que fueron aplicables.
e) Directrices de control interno (versin 1992) aprobadas por el INTOSAI.
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MAG - 2009
3.
mbito de Aplicacin
El Manual de Auditora Gubernamental aprobado y promulgado por la Contralora
General de la Repblica es de cumplimiento obligatorio para todos los auditores
gubernamentales y los servidores pblicos que ejercen la labor de auditora, incluyendo
a todos los profesionales integrados en los equipos de auditora de la Contralora
General de la Repblica (CGR), de las Unidades de Auditora Interna (UAI) de las
entidades pblicas y de las Firmas de Contadores Pblicos Independientes (FCPI)
contratadas para prestar los servicios de auditora en las entidades pblicas,
entendindose como tales los que laboran en las siguientes entidades:
Contralora General de la Repblica
Los Auditores y servidores pblicos que laboran en el rgano Superior de Control y
que integran los equipos de auditora determinados por la Direccin General de
Auditora para la realizacin de auditoras a las entidades del Estado.
Unidades de Auditora Interna
Los Auditores y servidores pblicos que laboran en las Oficinas de Auditora Interna de
las Entidades del Sector Pblico, quienes deben desarrollar sus funciones con apego a lo
establecido en la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, Normas de
Auditora Gubernamental de Nicaragua (NAGUN), y el presente manual.
Firmas de Contadores Pblicos Independientes
Los Auditores, profesionales y personal auxiliar de la Firmas de Contadores Pblicos
Independientes, asignado en la auditora gubernamental delegada por la Contralora,
quienes de conformidad a lo establecido en el artculo 66 de la Ley Orgnica de la
Contralora estn obligados a observar las disposiciones legales y el conjunto de
normas relativas a la auditora gubernamental.
4.
Alcance
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5.
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10
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6. Importancia relativa
Los auditores gubernamentales y los servidores pblicos que ejercen la labor de
auditora deben aplicar el criterio de importancia relativa (materialidad) al planear su
trabajo, definir las actividades y reas a evaluar en forma detallada, determinar los
hallazgos e informar los resultados de los mismos, as como los resultados finales del
examen mediante el respectivo informe.
Al planear el trabajo debern tomar en consideracin la materialidad de los riesgos
asociados al objetivo de las actividades o procesos sujetos a la revisin.
7. Criterios de medicin
Los auditores gubernamentales y los servidores pblicos que ejercen la labor de
auditora al evaluar las actividades de las entidades pblicas deben aplicar criterios de
medicin basados en las disposiciones legales, reglamentarias, contractuales y
normativas tcnicas especficas; en los objetivos, metas e indicadores de rendimiento
definidos por las entidades y en los estndares especficos disponibles para las
actividades examinadas.
En ausencia de criterios de medicin, los auditores gubernamentales y los servidores
pblicos que ejercen la labor de auditora desarrollarn y aplicarn indicadores basados
en situaciones similares, experiencias anteriores, datos histricos, estadsticas de
produccin y otros. Los criterios de medicin deben ser conocidos y aceptados por la
entidad auditada.
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10.
12
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3. Caractersticas
La auditora gubernamental tiene las caractersticas siguientes:
a) Es objetiva, en la medida en que considera que el auditor debe mantener una actitud
mental independiente, respecto de las actividades a examinar en la entidad;
b) Es sistemtica y profesional, por cuanto responde a un proceso que es debidamente
planeado y porque es desarrollada por Contadores Pblicos y otros profesionales
idneos y expertos, sujetos a normas profesionales y al cdigo de tica profesional;
c) Concluye con la emisin de un informe escrito, en cuyo contenido se presentan los
resultados del examen realizado, incluyendo comentarios, conclusiones y
recomendaciones
d) Se efecta posteriormente a la ejecucin de las operaciones examinadas, sin
embargo, su valor disminuye directamente en proporcin a cualquier demora
indebida entre la ejecucin de las operaciones y su examen. Por lo tanto, a pesar de
ser posterior debe ser oportuna.
e) Verifica las operaciones determinando su legalidad, veracidad y propiedad.
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i)
ii)
iii)
iv)
d. Auditora Especial
La auditora especial comprende el estudio, evaluacin y verificacin de actividades
especficas o de una parte de las operaciones administrativas y/o financieras, as
como el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias, contractuales y
normativas aplicables y por lo general comprende:
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
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MAG - 2009
e. Auditora Ambiental
La auditora ambiental comprende la verificacin del cumplimiento de normas
legales en materia de proteccin del medio ambiente y/o la administracin de
recursos naturales; el examen de las actividades de Evaluacin de Impacto
Ambiental (EIA) , de Control y Vigilancia dirigidas a la proteccin del medio
ambiente y la administracin de los recursos naturales con el propsito de verificar
su ajuste a parmetros tcnicos y normas establecidas por organismos nacionales o
internacionales que resulten fuente de criterios generalmente aceptados
f. Auditoras de Obras Pblicas
La Auditora de Obras Pblicas consiste en el examen profesional, objetivo y
sistemtico de las operaciones de una entidad pblica, grupo de entidades similares o
un sector de la administracin pblica que respaldan la planificacin, organizacin,
direccin y control de proyectos de obras pblicas, a fin de efectuar una evaluacin
posterior e independiente que permita determinar el grado de eficacia, eficiencia,
economa y transparencia de la utilizacin de los recursos asignados
g. Auditora Informtica
Consiste en el examen objetivo, crtico, sistemtico y selectivo de las polticas,
normas, prcticas, procedimientos y procesos, para dictaminar respecto a la
economa, eficiencia y eficacia de la utilizacin de los recursos de tecnologas de la
informacin, la oportunidad, confiabilidad, validez de la informacin y la
efectividad del sistema de control interno asociado a las tecnologas de la
informacin y a la entidad en general.
h. Auditoria Forense
La auditora forense investiga, analiza, evala, interpreta y documenta hechos
relacionados con delitos financieros, para establecer la identificacin plena del o los
responsables, determinar la forma y tiempo en que se dieron los hechos y la
cuantificacin del dao patrimonial al Estado
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CAPITULO II
CRITERIOS BASICOS
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NAGUN 2.30
SUPERVISIN DE LA AUDITORA
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MAG - 2009
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1.
2.
Tcnicas de Control
El control de los equipos de trabajo se realizar mediante el Control Cuantitativo y
control Cualitativo.
a) Control cuantitativo
Controla el cumplimiento, en relacin al tiempo de cada etapa y fase del trabajo. Para
ello se comparar el avance:
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MAG - 2009
El miembro del Equipo de Auditoria del ms alto nivel (Director General, Socio,
Gerente o Director/ jefe de Unidad de Auditora Interna) deben asegurarse que los
miembros del equipo comprendan claramente los objetivos generales y especficos
del trabajo antes de iniciarlo. Esta reunin de inicio de trabajo debe documentarse en
los papeles de trabajo.
b.
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3.
SI/NO/NA
Ref. a
P/T
(Secc. 2)
(Secc. 3)
Hecho
por
(Secc.
4)
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(SECCION 1)
SI/NO/NA
Ref. a
P/T
(Secc. 2)
(Secc. 3)
Hecho
por
(Secc.
4)
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MAG - 2009
(SECCION 1)
SI/NO/NA
Ref. a
P/T
(Secc. 2)
(Secc. 3)
Hecho
por
(Secc.
4)
Fecha
________
Fecha
________
Fecha
27
MAG - 2009
SI/NO/NA
Ref. a
P/T
(Secc. 2)
(Secc. 3)
Hecho
por
(Secc.
4)
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MAG - 2009
(SECCION 1)
SI/NO/NA
Ref. a
P/T
(Secc. 2)
(Secc. 3)
Hecho
por
(Secc.
4)
29
MAG - 2009
(SECCION 1)
SI/NO/NA
Ref. a
P/T
(Secc. 2)
(Secc. 3)
Hecho
por
(Secc.
4)
Fecha
________
Fecha
________
Fecha
30
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3.2
Auditoras Financieras
SI/NO/NA
Ref. a
P/T
Hecho
por
6. Si
aplico
8. Es
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SI/NO/NA
9.
Ref. a
P/T
Hecho
por
32
MAG - 2009
SI/NO/NA
Ref. a
P./T.
Hecho
por
Aprobacin:
Conformidad con la ejecucin de los procedimientos.
____________________________
Encargado
___________________
Supervisor
___________________________
Jefe de Departamento de Auditora
Fecha
Fecha
Fecha
33
MAG - 2009
Ref. a
P/T
Hecho
por
6.
6. Si
aplic
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MAG - 2009
SI/NO/NA
Ref. a
P./T.
Hecho
por
8. Es
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MAG - 2009
SI/NO/NA
Ref. a
P./T.
Hecho
por
Aprobacin:
Conformidad con la ejecucin de los procedimientos.
____________________________
Encargado
___________________
Supervisor
___________________________
Jefe de Departamento de Auditora
Fecha
Fecha
Fecha
36
MAG - 2009
De auditora financiera
SI/NO/NA
Ref. a
P/T
Hecho
por
37
MAG - 2009
SI/NO/NA
Ref. a
P/T
Hecho
por
11.
12.
_________
Fecha
____________________________
Jefe de Departamento de Auditora
_________
Fecha
___________________________
Director General de Auditoras
_________
Fecha
38
MAG - 2009
Ref. a
P/T
Hecho
por
8.
_________
Fecha
____________________________
Jefe de Departamento de Auditora
___________________________
Director General de Auditoras
_________
Fecha
_________
Fecha
39
MAG - 2009
SI/NO/NA
1.
2.
3.
4.
5.
Ref. a
P/T
Hecho
Por
interesado?
40
MAG - 2009
SI/NO/NA
7.
Ref. a
Hecho
8.
9.
____________________________
Supervisor
______
Fecha
___________________________
Asesor Legal
______
Fecha
____________________________
Jefe de Departamento de Auditora
______
Fecha
41
MAG - 2009
CAPITULO III
PROCESO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL
42
MAG 2009
Llevar a cabo una auditora implica una serie de pasos a cumplimentar que, bien sabemos,
pueden diferir segn las circunstancias particulares en cada caso. Sin embargo, y sin
perjuicio de lo expuesto con anterioridad, usualmente se verifican tres etapas como son:
Planeacin, Ejecucin e Informe.
ANLISIS
SISTMICO
FASE 1
FASE DE PLANEACIN Y
ESTUDIO PRELIMINAR
1
0
ANLISIS
ESTRATGICO
EVALUACION
CONTROL
INTERNO.
PLAN Y
PROGRAMA
2
1
0
FASE 2
FASE DE EJECUCIN
HALLAZGOS
2
1
0
FASE 3
FASE DE INFORME
EVIDENCIAS
PEPELES DE
TRABAJO
2
1
0
INFORME
2
1
FASE 4
INFORME
BORRADOR
DISCUSIN
CON EL
AUDITADO
SEGUIMIENTO
2
1
0
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Tcticas: a partir del enfoque, determina las tcnicas de auditora, alcance, la oportunidad
de ejecucin y los recursos que se asignaran a tal efecto.
Es sabido que examinar cada uno de los aspectos del universo auditado, en trminos
generales, no es posible, por consiguiente es necesario enfocar el examen en esas reas
donde las deficiencias, si existieran, podran afectar significativamente el juicio a emitir en
el informe.
La etapa de planificacin contina durante toda la auditora, aunque se definen hitos del
proceso decisorio, que se relacionan con tres conceptos que deben contemplarse
permanentemente.
Para planificar el trabajo de auditora, deber tenerse en cuenta la finalidad del examen, el
informe a emitir, las caractersticas del ente sujeto a control y las circunstancias particulares
del caso. Esta actividad permite un adecuado acceso a cada una de las etapas de la
auditora, facilitando la administracin del trabajo, el control del tiempo en ella empleado y
una mejor utilizacin de los recursos humanos y materiales.
Las auditoras se deben planear de tal manera que asegure el cumplimiento eficiente y
eficaz del objetivo referido de la auditora de que se trate y obtener suficiente
entendimiento del sistema de control interno y la evaluacin del cumplimiento de las
disposiciones legales, reglamentarias y contractuales aplicables.
La informacin que necesita el auditor para planificar la auditora vara de acuerdo con los
objetivos de la misma y con la entidad sujeta a examen. En determinados casos se puede
realizar un estudio preliminar de la entidad antes de preparar el plan para ejecutar el trabajo
de campo. El estudio preliminar constituye un mtodo de apoyo eficaz para seleccionar las
reas especficas donde se va a practicar la auditora y para obtener informacin que habr
de utilizarse en la planificacin. Es un proceso que permite conseguir rpidamente
informacin sobre la organizacin, programas, actividades y funciones de la entidad,
aunque sin someterla a una verificacin detallada
La planeacin de la auditora ofrece, entre otros, los siguientes beneficios especficos:
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PROCESO DE PLANEACION
En base al plan insti tucional se
selecciona la entidad a auditar
P
L
A
N
E
A
C
I
O
N
P
R
E
V
I
A
P
L
A
N
I
F
I
C
A
C
al I
O
N
Entidad
Designacin
del equipo
Revisin
Legajo Permanente
Revisin de papeles
del ao anterior
Visita (*)
Preliminar
D
E
T
A
L
L
A
D
A
P
R
O
G
R
A
M
A
S
D
E
Definir Objetivos,
Alcance, estrategia
Memo Planeacin
Discusin
del equipo
Asignaciones
- Personal
- Materiales
A
U
D
I
T
O
R
I
A
Elaboracin
de Programas
Vitico
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Por otra parte, debern identificarse los sistemas de informacin de la entidad, esto incluye
el sistema contable utilizado y el sistema de informacin gerencial (la naturaleza y soporte
de la informacin que se remite a las mximas autoridades para la toma de decisiones).
Durante el trabajo preliminar, no es necesario realizar un estudio completo y detallado, sino
obtener un registro de las fuentes ya que su propsito es utilizarlo en las etapas siguientes.
Las fuentes de las que se obtendr la informacin descrita anteriormente son, entre otras,
las siguientes:
Estado informativo sobre la ejecucin del presupuesto y Estado del clculo de recursos
del ejercicio vigente.
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Informes de la U.A.I.
Tipo de auditora
Objetivos
Personal asignado
Tiempo y costo de la auditora
Cronograma de ejecucin
Fechas estimadas de cumplimiento
Firmas de auditor encargado, supervisor, responsable de departamento, (jefe UAI,
Socio)
Para la preparacin del resumen de planeacin inicial se debe designar el personal que
integrar el equipo de auditora, quienes deben contar con el conocimiento tcnico
requerido y experiencia, incorporando el apoyo legal apropiado para garantizar el debido
proceso y asistencia en materia legal, as como la asistencia tcnica de expertos en caso de
ser necesario, segn la actividad objeto del examen
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El efecto del entorno econmico, tal como la inflacin, las tasas de inters, los
gravmenes tributarios, planes de privatizacin etc., los cuales pueden llegar
a afectar el cumplimiento de planes operativos y/o cuentas importantes en los
estados financieros.
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Se debe obtener una comprensin suficiente del control interno de la entidad como base
para su evaluacin y determinar la naturaleza, extensin y oportunidad de los
procedimientos de auditora a ser aplicados. La evaluacin y calificacin del riesgo de
control es un requerimiento obligatorio.
El control interno tiene el propsito de proporcionar una seguridad razonable en la
consecucin de los objetivos siguientes:
5
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Una de las premisas de que respalda los conceptos de auditora es que la confianza
puesta en el sistema de control interno respalda la propiedad de la opinin que el
auditor se forma sobre los sistemas de control en uso basado en la aplicacin de los
procedimientos de auditora en base a pruebas selectivas.
La definicin de control interno se entiende como el proceso que ejecuta la
administracin con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en
tres principales categoras: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la
informacin financiera y cumplimiento de polticas, leyes y normas.
El control interno posee cinco componentes que pueden ser implementados en todas las
Entidades de acuerdo a las caractersticas administrativas, operacionales y de tamao;
los componentes son: un ambiente de control, una valoracin de riesgos, las actividades
de control (polticas y procedimientos), informacin y comunicacin y finalmente el
monitoreo o supervisin. El control interno es un proceso, es decir un medio para
alcanzar un fin y no un fin en s mismo.
Lo llevan a cabo las personas que actan en todos los niveles, no se trata solamente de
manuales de organizacin y procedimientos.
Slo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la
conduccin.
Est pensado para facilitar la consecucin de objetivos en una o ms de las categoras
sealadas las que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en comn.
Los controles en el control interno, pueden ser caracterizados bien como contables o
como administrativos:
a) El control administrativo incluye, pero no se limita al plan de organizacin y los
procedimientos y registro que estn relacionados con el proceso de toma de decisiones,
conducentes a la autorizacin de transacciones de la entidad. Tal autorizacin es una
funcin de la gerencia directamente asociada con la responsabilidad de lograr los
objetivos de la organizacin y es el punto de participar para establecer el control
contable de las transacciones.
b) El control contable comprende el plan de organizacin y los procedimientos y registros
que se refieren a la proteccin de los activos y a la confiabilidad de los registros
financieros y, consecuentemente, estn diseados para suministrar seguridad razonable
de que:
b.1 Las transacciones se ejecutan de acuerdo con autorizacin generales o
especificas de la gerencia.
b.2 Las transacciones se registran conforme es necesario para permitir la
preparacin de estados financieros de conformidad con principios de
contabilidad generalmente aceptados o cualquier otro criterio aplicable a dichos
estados y para mantener datos relativos a la custodia de los activos.
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Debe realizarse por reas, que incluyan los componentes bsicos del Control
interno como son: ambiente de Control, valoracin de riesgos, las actividades
de control (polticas y procedimientos), informacin y comunicacin y
finalmente el monitoreo o supervisin; valoracin de riesgos, las actividades
de control (polticas y procedimientos), informacin y comunicacin y
finalmente el monitoreo o supervisin adems comprender los sistemas y
operaciones de las entidades; en diferentes captulos del trabajo por reas.
a.2) Diagrama de Flujo o Flujograma: es la representacin grfica del sistema; que
permite realizar un adecuado anlisis de los puntos de control que tiene el
sistema en s, as como de los puntos dbiles del mismo que nos indican
posibles mejoras en el sistema.
Se trata de la representacin grfica del flujo de documentos, de las
operaciones que se realicen con ellos y de las personas que intervienen. Este
sistema resulta muy til en operaciones repetitivas, como suele ser el sistema
contable, presupuesto y operaciones de cada entidad
La informacin que debe formar parte de un diagrama de flujo, pueden ser:
Los procedimientos para iniciar la accin, como la autorizacin de la
misma, su registro, etc.
La naturaleza de las verificaciones rutinarias, como las secuencias
numricas, los precios en las solicitudes de compra, etc.
La divisin de funciones entre los departamentos,
La secuencia de las operaciones,
El destino de cada uno de los documentos (y sus copias).
La identificacin de las funciones de custodia.
Los flujogramas debern ser preparados para ayudar al auditor a comprender
los sistemas de contabilidad y de informacin administrativa o financiera, as
como para destacar las fortalezas y debilidades significativas del control
interno. Los papeles de trabajo puente son preparados con el propsito de
relacionar las fortalezas y debilidades identificadas en el sistema de ente u
organismo con los objetivos y procedimientos especficos de auditora.
Despus que el sistema ha sido aprobado, el auditor documenta sus
conclusiones en cuanto al grado de confianza que puede drsele al sistema y a
la base lgica usada al determinar el alcance
y extensin de los
procedimientos de auditora, sustantivos. Esta documentacin generalmente
deber prepararse en un memorando separado o deber ser indicado en forma
narrativa en el programa de auditora.
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b) Pruebas de cumplimiento
Una prueba de cumplimiento es el examen de la evidencia disponible de que una o
ms tcnicas de control interno estn operando durante el periodo de auditora.
El auditor deber obtener evidencia de auditora mediante pruebas de cumplimiento
de:
Existencia: el control existe
Efectividad: el control est funcionando con eficiencia
Continuidad: el control ha estado funcionando durante todo el periodo.
El objetivo de las pruebas de cumplimiento es quedar satisfecho de que una tcnica
de control estuvo operando efectivamente durante todo el periodo de auditora.
Perodo en el que se desarrollan las pruebas y su extensin
Los auditores podrn realizar las pruebas de cumplimiento durante el perodo
preliminar. Cuando ste sea el caso, la aplicacin de tales pruebas a todo el perodo
restante puede no ser necesaria, dependiendo fundamentalmente del resultado de
estas pruebas en el periodo preliminar as como de la evidencia del cumplimiento,
dentro del periodo restante, que puede obtenerse de las pruebas sustantivas
realizadas por los auditores gubernamentales.
La determinacin de la extensin de las pruebas de cumplimento se realizar sobre
bases estadsticas o sobre bases subjetivas. El muestreo estadstico es, en principio,
el medio idneo para expresar en trminos cuantitativos el juicio del auditor
respecto a la razonabilidad, determinando la extensin de las pruebas y evaluando
su resultado.
Cuando se utilicen bases subjetivas se deber dejar constancia en los papeles de
trabajo de las razones que han conducido a tal eleccin, justificando los criterios y
bases de seleccin.
Evaluacin del control interno
Realizados los cuestionarios y representado grficamente el sistema de acuerdo con
los procedimientos vistos, se pueden conjugar ambos a fin de realizar un anlisis e
identificar los puntos fuertes y dbiles del sistema.
En esa labor de identificacin, influye primordialmente la habilidad para entender el
sistema y comprender los puntos fuertes y dbiles de su control interno.
La conjugacin de ambas nos dar el nivel de confianza de los controles que operan
en la Entidad y ser preciso determinar si los errores tienen una repercusin directa
en los estados financieros, o si los puntos fuertes del control eliminaran el error.
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Est centralizado o no
Si usan un sistema en red, microcomputadoras independientes, unidad
central, etc.
Nivel de realimentacin de la informacin procesada
Si se utilizan aplicaciones tcnicas y si son integradas a la contabilidad
Los controles generales y de aplicacin en uso.
2.4 Determinacin de la importancia, significatividad y riesgo
Los riesgos son hechos o acontecimientos cuya probabilidad de ocurrencia es incierta y
pone en peligro a consecucin de los objetivos de la organizacin. El riesgo se define
como la probabilidad de que ocurra un evento no deseado. Por ejemplo la probabilidad
o amenaza de que no se alcance una meta u objetivo.
Las entidades y organizaciones, cualquiera sea su tamao, se enfrentan a diversos
riesgos de origen externos o internos que tienen que ser evaluados. Los riesgos afectan
la posibilidad de la organizacin de sobrevivir, de competir con xito para mantener su
poder financiero y la calidad de sus productos o servicios.
El riesgo es inherente a toda actividad, no existe forma prctica de reducir el riesgo a
cero, la direccin debe tratar de determinar cul es el nivel de riesgo que se considera
aceptable y mantenerlo dentro de lmites razonables.
2.4.1 Riesgo de auditora
El riesgo de auditora representa la posibilidad de que se emita un informe que no
refleje la situacin real de la Entidad u Organismo auditado.
Por ejemplo, en una auditora financiera, representa la posibilidad de emitir un dictamen u
opinin limpia, sobre unos estados financieros que contengan errores y desviaciones a los
Principios Generales y Normas Bsicas de Contabilidad Gubernamental, en exceso a la
importancia relativa. En el caso de la auditora de los sistemas de administracin y
Evaluacin del control interno, representa la probabilidad de que se emita un informe
concluyendo que dichos sistemas son eficaces en su diseo y funcionamiento, cuando
realmente presentan deficiencias y desviaciones importantes.
El riesgo de auditora est integrado por el efecto combinado de
inherente, de control y de deteccin (o de descubrimiento).
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El riesgo inherente puede ser considerado como la susceptibilidad de que los estados
financieros o las operaciones contengan errores o irregularidades importantes, suponiendo
que no existe control interno. Este tipo de riesgo toma en cuenta el hecho de que la
probabilidad de que ocurran errores importantes es mayor en algunos tipos de actividades,
o en algunas operaciones o grupos de transacciones, como por ejemplo:
Una entidad que procesa su informacin por medios automatizados sofisticados, puede
presentar mayor riesgo por la falta de indicios de iniciacin de transacciones y
ausencia de pistas de auditora.
Un rubro o una cuenta que incluya clculos complejos es ms susceptible a errores que
una cuenta que incluya slo clculos sencillos.
En s, el riesgo inherente implica predecir donde son ms o menos probables los errores,
las desviaciones o las irregularidades, en los segmentos de los estados financieros o de las
operaciones. Su evaluacin se inicia durante la etapa de obtencin de informacin bsica
y continua a lo largo de toda la auditora. Algunos de los factores a considerar en la
evaluacin de riesgo inherente son:
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El riesgo inherente, al igual que los otros componentes del riesgo, debe ser evaluado y
calificado bien sea en forma cuantitativa o cualitativa, por ejemplo utilizando porcentajes.
Sin embargo, es igualmente vlido definirlo en trminos de un rango, como por ejemplo
riesgo bajo (B), cuando el riesgo es mnimo; riesgo medio o intermedio (M), cuando el
riesgo es moderado o riesgo alto (A), cuando existe una gran posibilidad de que se
presenten errores, desviaciones o irregularidades.
Si el auditor llega a la conclusin que existe una alta probabilidad de errores, al ignorar el
control interno, llegara a la conclusin que el riesgo inherente es alto. El control interno
se ignora al evaluar el riesgo inherente porque se considera en forma separada en el
modelo de riesgo de auditora, lo evala como riesgo de control.
La evaluacin de los factores que conllevan riesgo inherente afecta la cantidad de
evidencia que se tendra que acumular e influye en la forma en que se dispondrn los
esfuerzos para reunir dicha evidencia entre los diferentes segmentos de la auditora. La
relacin entre riesgo inherente y la evidencia a obtener es directa, es decir, entre mayor
sea el riesgo, mayor ser la evidencia que habr que recopilar, adems de considerar otras
medidas como la asignacin de personal ms experimentado al rea o ciclo y dedicar
mayores esfuerzos de supervisin del trabajo de auditora.
Riesgo de control: representa la posibilidad de que los errores, desviaciones o
irregularidades importantes que pudieran existir en los estados financieros o en una
actividad u operacin cualquiera, no sean prevenidos o detectados oportunamente por el
control interno
Riesgo de deteccin o de descubrimiento: representa la posibilidad de que los
procedimientos aplicados por el auditor no detecten los posibles errores, desviaciones o
irregularidades importantes que hayan escapado a los procedimientos de control interno.
La determinacin de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de
auditora, as como la evaluacin del resultado de dichos procedimientos deben basarse
entre otros aspectos en el concepto de riesgo de auditora. Para tal efecto se debe tener en
cuenta las siguientes consideraciones:
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ALTO
MEDIO
BAJO
BAJO
BAJO
MEDIO
BAJO
MEDIO
ALTO
MEDIO
ALTO
ALTO
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g)
(B)
(M)
(A)
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Para las reas de "riesgo bajo" se haran revisiones analticas, con pruebas
sustantivas limitadas y comprobaciones de control interno suficientes para
confirmar la percepcin de "riesgo bajo".
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Memorndum de Planeacin
Programacin de la Estrategia de Auditora
Programacin Administrativa
Ajustes a la Planeacin de la Estrategia de Auditora y a la Programacin
Administrativa
2.6.5 Documentacin y Autorizacin
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2.6.3
Programacin Administrativa
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PROGRAMAS DE AUDITORA
El auditor gubernamental y los servidores pblicos que ejercen labor de auditora, para
cada auditora desarrollarn y documentarn programas de auditora que tomen en
cuenta los resultados de la evaluacin del control interno y que describan los objetivos y
procedimientos para las principales cuentas de control contable o ciclo de actividades,
reas a examinar, naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora
planeados.
En consecuencia se deben elaborar para cada Auditora y para cada rea o rubro a
examinar un Programa de Trabajo que debe contener lo siguiente:
Objetivos: relacionados con el rea objeto de estudio
Procedimientos que describan la metodologa, pruebas y dems procedimientos a
aplicar.
Los programas de auditora deben ser lo suficientemente flexibles para introducir
modificaciones, mejoras y ajustes acordados por el encargado del equipo y el
supervisor, durante la ejecucin de la auditora y debidamente soportados y autorizados.
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3.2
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Sea cual sea el tipo de auditora a realizar y el programa a desarrollar, para tomar la
decisin del formato se deben considerar los siguientes aspectos:
Objetivos claros: derivados del memorando de planeacin, los objetivos y criterios
de auditora claramente establecidos, permitirn que las pruebas a aplicar y la
evidencia relevante sea recopilada en forma que maximice el impacto de la
auditora;
Procedimientos lgicos: Que los procedimientos de control y sustantivos sean
claramente establecidos e incluyan el suficiente detalle para permitirles ser ledos y
entendidos fcilmente por quienes realizan la auditora;
Organizacin: Que sean organizados de una manera lgica, de tal manera que el
examen de auditora se pueda conducir secuencialmente, tan eficientemente como
sea posible. Y que formen un mtodo eficiente y lgico de recolectar suficiente
evidencia
Complejidad y Tamao. Los programas de auditora con objetivos y alcance
amplio generalmente incrementan el tamao y la complejidad de la auditora, por lo
tanto es preciso prever procedimientos ms detallados, cuestionarios y listas de
chequeo precisas a fin de evitar las improvisaciones de la auditora;
Dispersin Geogrfica. La dispersin y localizacin de los sitios a ser visitados
afectarn el formato y diseo del programa de la auditora.
Procedimientos Detallados. Factor fundamental para evitar las improvisaciones de
la auditora y asegurar la consistencia, especialmente cuando diferentes personas
estn aplicando la misma prueba sustantiva o de control en diversas localizaciones o
tiempos; es necesario que los programas tomen en cuenta cualquier trabajo o
investigacin relacionada sobre el asunto.
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REF. A P/T
HECHO
POR:
OBJETIVOS
REVISADO Y APROBADO
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Los mtodos bsicos mediante los cuales el auditor obtiene la evidencia para establecer
la base de su opinin se denominan Tcnicas de Auditora.
El auditor debe comprender estas tcnicas y conocer cmo se pueden utilizar, su rango
de aplicacin y las limitaciones inherentes a las mismas. Una vez que el auditor conoce
a fondo las operaciones de la Entidad, est en condiciones de usar estas tcnicas en el
diseo de procedimientos especficos que le servirn para recopilar evidencia suficiente
y competente.
De forma similar, al disear los procedimientos, el auditor deber centrarse en los
objetivos de la auditora que se han de cumplir para cualquier cuenta o grupo de
cuentas; al hacer esto, deber tener en mente que un determinado procedimiento podr
llevar a la consecucin de ms de un objetivo y que con frecuencia, puede que sea
necesario ms de un procedimiento para alcanzar un objetivo determinado.
En consecuencia, es fundamental una evaluacin de los objetivos de auditora ms
importantes que se han de alcanzar para que el desarrollo del programa sea el
adecuado.
a) Tcnicas de auditoria
La ejecucin de las labores de auditora gubernamental estn constituidas por la
aplicacin de ciertas formas de accin detalladas y determinadas por el auditor en su
bsqueda de la evidencia necesaria que respaldar su informe. Estas formas de
accin son las tcnicas de auditora que se utilizan a lo largo del desarrollo del
trabajo en las entidades auditadas.
Las tcnicas de auditora son los mtodos bsicos utilizados por el auditor para
obtener la evidencia necesaria a fin de formarse un juicio profesional sobre lo
examinado. Son las herramientas del auditor y su empleo se basa en su criterio o
juicio, segn las circunstancias.
Como cualquier herramienta, unas son empleadas con ms frecuencia que otras.
Durante la fase de planeamiento y programacin el auditor determina cules
tcnicas va a emplear, cundo debe hacerlo y de qu manera. Las tcnicas
seleccionadas para una auditora especfica, al ser aplicadas se convierten en los
procedimientos de auditora.
Las tcnicas de auditora son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que
utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente su opinin y
conclusin. El empleo de ellas se basa en su criterio o juicio profesional, segn las
circunstancias. Entre las principales tcnicas relacionadas con los procedimientos
diseados para la utilizacin en la Auditora Gubernamental se enuncian las siguientes
Oculares: Observacin
Verbales: Encuestas, cuestionarios
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Comparacin
Es la tcnica que permite identificar las diferencias existentes entre las operaciones
realizadas por una Empresa, Entidad u Organismo y las disposiciones legales,
normativas, tcnicas y prcticas disponible para la administracin de los recursos
pblicos;
Investigacin
Consiste en la obtencin de informacin sobre las actividades examinadas, mediante la
aplicacin de entrevistas directas a los funcionarios y empleados de la Empresa,
Entidad u Organismo sujeto a estudio y de otras entidades o personas relacionadas
directa o indirectamente con las operaciones;
Encuesta
Se formaliza mediante la aplicacin directa o indirecta de cuestionarios relacionados
con las operaciones realizadas por una institucin, unidad administrativa, programa o
actividad, ya sea interna o externamente; Es directa por cuanto el propio auditor tabula
y registra los datos en el ejercicio de sus funciones; y, es indirecta, cuando la
informacin es suministrada y registrada por los funcionarios encuestados.
Clculo
Comprende la verificacin aritmtica de documentos tales como informes, contratos,
comprobantes y proyecciones, para determinar su correccin y exactitud.
Comprobacin
Permite verificar la existencia, autorizacin, legalidad y legitimidad de las operaciones
realizadas por una Empresa, Entidad u Organismo del Sector Pblico o Privado,
mediante la verificacin de los documentos que las justifican;
Certificacin
Es la obtencin de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado
por lo general con la firma de un funcionario autorizado.
Inspeccin
Involucra el examen fsico y ocular de activos, obras, documentos, valores, etc., con el
objeto de comprobar su existencia, autenticidad y legitimidad. Es calificada como una
tcnica de auditora de accin combinada; en consecuencia, utiliza varias tcnicas
adicionales, en su aplicacin. En la inspeccin fsica se aplica la investigacin,
observacin, comparacin, rastreo, anlisis, tabulacin y comprobacin.
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Anlisis
Consiste en la separacin de los elementos o partes que conforman una operacin,
actividad, transaccin o proceso, con el propsito de establecer su propiedad y
conformidad con los criterios de orden normativo y tcnico.
Confirmacin
La aplicacin de esta tcnica permite obtener informacin directa y por escrito de una
persona o Institucin independiente de la Empresa, Entidad u Organismo examinado y
que se encuentra en la posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la
operacin consultada y, por lo tanto, de informar de una manera vlida sobre ella.
La confirmacin puede ser positiva o negativa y directa o indirecta, segn se describe a
continuacin:
Confirmacin Positiva
Cuando en la solicitud se pide al confirmante conteste al auditor si est o no conforme
con los datos que se desea confirmar.
Confirmacin Negativa
Cuando en la solicitud se pide al confirmante conteste al auditor nicamente en el caso
de no estar conforme con los datos que se le suministran.
De acuerdo con la aplicacin de las circunstancias, pueden ser:
Confirmacin Directa
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Declaracin
Es la manifestacin por escrito con la firma de los interesados del resultado de las
investigaciones realizadas con los funcionarios y empleados de la Empresa, Entidad u
Organismo examinado. Su validez est limitada por recibirse los datos de parte de los
ejecutores o participantes que forman la fuente de informacin.
Tabulacin
Esta tcnica de auditora consiste en agrupar resultados importantes obtenidos en reas,
segmentos o elementos estudiados que permitan llegar a conclusiones.
b) Prcticas de auditora
Es muy usual que las prcticas de auditora sean confundidas con las tcnicas; sin
embargo, se debe considerar que sirven en la labor de auditora como elementos
auxiliares muy importantes, para determinar la utilizacin de las tcnicas de auditora,
al momento de identificar las condiciones existentes, establecer muestras de las
operaciones a verificar y preparar los resultados del trabajo realizado.
Las prcticas de auditora utilizadas en el proceso de ejecucin de la auditora son entre
otras las siguientes:
Pruebas selectivas a juicio del auditor;
Muestreo estadstico;
Sntomas;
Intuicin;
Sospecha (Desconfianza);
Sntesis (Resmenes).
Pruebas selectivas a juicio del auditor
Tienen como objetivo simplificar las labores totales de verificacin, evaluacin o
medicin, seleccionando una muestra representativa a juicio del auditor de todas las
operaciones realizadas por la Empresa, Entidad u Organismo, Unidad
Administrativa, Programa o Actividad Examinada.
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3.6
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A + (n 1)K.
1 unidad
2 unidad
3 unidad
....
70 unidad
32 + 40
32 + 80
32 + 2760
32
72
112
2.792
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3.8
Cronograma y Responsables.
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EJECUCION DE AUDITORIA
Carta de Salvaguarda
Es la carta de representacin de la Entidad en la que certifica la informacin que ha
brindado a los auditores gubernamentales, la que no ha podido facilitar un
documento que da fe pblica de la informacin que tuvo a disposicin el equipo de
auditora.
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1.
Evidencias
1.1 Caractersticas de las Evidencias
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2.
Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo de una auditora gubernamental constituyen el soporte del trabajo
llevado a cabo por el auditor, contienen los comentarios, conclusiones y recomendaciones
incluidos en su informe; as como las evidencias del cumplimiento del debido proceso de
auditora.
La forma y contenido de los papeles de trabajo es determinada por los factores siguientes:
a. Naturaleza de la auditora
El auditor encargado debe orientar su accin, y la del resto del equipo, en funcin del
informe de auditora, debiendo considerar la normatividad profesional, clusulas de
contratos, convenios y otros requerimientos especiales sobre informacin. Todo lo
anterior ser considerado en la asignacin de tareas especficas de la auditora y en la
formulacin de los papeles de trabajo correspondientes.
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2.1 Definicin
Los papeles de trabajo son aquellos documentos y otros medios donde el auditor
registra la informacin obtenida durante su examen, los resultados de las pruebas
realizadas y la descripcin y sustento de las situaciones identificadas en el proceso
de la auditora y reveladas en su informe.
Consecuentemente, el concepto papeles de trabajo incluye documentos elaborados
por el auditor, la entidad auditada o terceros, originales o copias. Igualmente incluye
registros, reportes o cualquier otra forma de entrega de informacin de equipos de
procesamiento automticos de datos, fotografas, pelculas y otros.
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Los papeles de trabajo vinculan la labor realizada por el auditor durante las etapas
de planeamiento y ejecucin de la auditora con el producto final de la misma, el
informe de auditora.
Las Normas de Auditora Gubernamental en la norma NAGUN 2.50 - B Archivo
de papeles de trabajo indican lo siguiente:
Los papeles de trabajo constituyen el vnculo entre el trabajo de planeamiento y
ejecucin, y el informe de auditora; por tanto, debern contener la evidencia
necesaria para fundamentar los hallazgos, opiniones y conclusiones que se presenten
en el informe. El propsito de los papeles de trabajo es:
Deben contener informacin relevante, esto es, limitarse a los asuntos que
sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo
encomendado.
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2.2
100
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f.
101
MAG 2009
2.3
Los papeles de trabajo debern ser de una claridad suficiente para permitir que
una persona que no haya intervenido en el proceso de la auditora, de su sola
lectura y sin requerir de explicaciones orales, arribe a las mismas conclusiones
incluidas en el informe de auditora.
La comprensin de los papeles de trabajo est relacionada con el empleo de un
lenguaje comn y corriente, evitando el uso de trminos tcnicos (a menos que
resulten indispensables) y de prrafos largos y densos, considerando que el
contenido del informe de auditora debe siempre fluir de los papeles de trabajo.
El grado de detalle de los papeles de trabajo guarda relacin con la claridad y
con la naturaleza de los comentarios, conclusiones y recomendaciones del
informe de auditora. Si se considera que el comentario de un hallazgo de
auditora resultar controversial, deber incluirse mayores detalles en la
evidencia acumulada, en previsin de futuras revisiones, supervisiones y/o
acciones judiciales.
c. Legibles y ordenados
Deber tenerse en cuenta que un documento escrito con letra clara, pulcro,
donde se ha separado debidamente, sin perder su ilacin, pruebas, resultados y
apreciaciones del auditor, facilita su lectura. Por el contrario, un papel de
trabajo que no ha sido elaborado teniendo en consideracin las pautas anteriores,
ser difcilmente entendido y, por ende, rechazado.
102
MAG 2009
Para facilitar las acciones de supervisin y de revisin que sean convenidas, los
auditores gubernamentales y los servidores pblicos que realizan auditoras,
formularn los papeles de trabajo de las auditoras que lleven a cabo de acuerdo con los
requisitos formales y tcnicas siguientes:
Las cdulas que elabora el Auditor pueden tener variadas formas de acuerdo a su
criterio, pero en la prctica comn se utilizan hojas multicolumnares manuales o
electrnicas.
a) Tamao estndar
Todos los papeles usados en las auditoras tendrn las dimensiones siguientes:
Tamao carta (8 x 11):
Papel de 7 columnas
Papel para correspondencia
Papel rayado
Otros
Papel de 14 columnas.
103
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Correspondencia
Cdulas elaboradas por el auditor u otros, que deban ser firmadas por personal de
la entidad auditada y/o terceros (Ejemplos: actas de arqueo, declaraciones,
testimonios).
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105
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106
MAG 2009
Conclusiones: exposicin sucinta de los resultados logrados con el trabajo, una vez
finalizado. Cada rea de trabajo donde se ha desarrollado de una manera completa
un trabajo, debe tener conclusiones adecuadas, basadas en el trabajo de Auditora,
respaldada por la evidencia contenida en los papeles de trabajo, que corresponda a
los objetivos que se persiguen en el trabajo. Las conclusiones deben expresar en
forma clara la opinin de la persona que efectu el trabajo con lo cual se
responsabiliza del mismo.
Significado de marcas: Al final de la Cdula a manera de referencia se debe sealar
el significado de las marcas de Auditora utilizadas en el cuerpo del trabajo.
Teniendo en cuenta que los trabajos de auditora se realizan de acuerdo con un
programa de trabajo, no ser necesario indicar en los papeles los procedimientos
aplicados o las pruebas realizadas. Cuando sea oportuno completar lo previsto en el
programa, se describirn en la hoja de trabajo los objetivos y los procedimientos
aplicados.
2.6
107
MAG 2009
Hojas sumarias: para cada rbrica de la cdula matriz debe abrirse una cdula
sumaria que desarrolle la informacin de la cdula matriz. En una auditora de
estados financieros recoge los saldos de las cuentas de mayor.
Memorndum
Es la exposicin concisa del contenido y resultado del trabajo en cada rea.
Como mnimo contendr la siguiente informacin
108
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i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
ndices y referencias
Aplicar un sistema de referencias consiste en identificar las distintas hojas que integran
los archivos de los papeles de trabajo, de forma que permita conseguir un triple
objetivo:
109
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110
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Los programas de trabajo deben estar diseados para presentar las pruebas de forma
clara, tanto en lo referido a la descripcin de su contenido como a la ordenacin de las
mismas, de tal modo que por un lado permitan el desarrollo del trabajo y fomenten el
enfoque metdico de la labor a llevar a cabo, y por otro lado permitan conseguir una
homogeneidad en la organizacin de los papeles de trabajo por reas.
En el programa de trabajo quedarn bien definidas tanto las pruebas principales de
auditora, como aquellas otras necesarias para el desarrollo de la prueba principal y que
pretenden conseguir el mismo objetivo que sta, es decir, los pasos de programa.
Se consideran pasos de programa, en sentido amplio, el conjunto de comprobaciones,
detalladas en cada prueba que, necesariamente, se han de realizar y que, a su vez,
implican la confeccin de una hoja de trabajo complementaria de la que se realiza para
contener las verificaciones establecidas en la prueba principal. Las hojas de trabajo en
donde se recogen los pasos del programa, constituyen el soporte del trabajo realizado
sobre un elemento analizado o un conjunto de elementos que son afines por naturaleza.
2.7.1 Descripcin del sistema de referencias
En cada auditora se parte de un universo global a examinar: las cuentas anuales en el
caso de una auditora financiera, el rea de revisin si es auditora de gestin, etc... Este
universo puede dividirse en reas de trabajo mediante la agrupacin de aquellos
elementos que son susceptibles de una valoracin conjunta. Una vez decididas las reas,
se les asigna una letra para su identificacin. Dentro de cada rea y segn las premisas
sealadas, el sistema de referencias tiene la siguiente estructura:
X 1 .1 -1 (n/m)
Donde:
X: Letra mayscula asignada previamente al rea correspondiente.
1 Numeracin de las hojas de trabajo confeccionadas para la ejecucin de cada una de
las distintas pruebas de auditora previstas en el programa de trabajo correspondiente a
esa rea.
.1 Numeracin secuencial que identifica los pasos de programa necesarios para el
desarrollo de la prueba principal y que van dirigidos a cumplir el mismo objetivo.
-1 Dgito para registrar o archivar documentos soporte que justifican hechos puestos de
manifiesto en la hoja de trabajo. Aunque habitualmente se refieran a documentos
probatorios que sern escaneados o fotocopiados, es posible que el auditor efecte en
ellos anotaciones.
(n/m) Se utiliza en los casos en que un papel de trabajo ocupe varias hojas. Mediante la
fraccin se indica con n el nmero de orden de la hoja y con m el nmero total de
hojas. La utilizacin de programas informticos de papeles de trabajo automatizados
supondr la eliminacin de este elemento de la referencia.
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112
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Las marcas deben ser sencillas con el objeto de no perder tiempo en hacerlos, y
facilitar su uso uniforme y debe evitarse en la medida de lo posible el abuso en el
empleo de marcas en un mismo papel de trabajo, para mantener la claridad y facilitar
la revisin.
En la cdula inicial de cada grupo de cdula se determinar el significado de cada una
de las marcas de ese papel de trabajo, con el fin de que exista uniformidad en su
utilizacin por todos los miembros del equipo.
La relacin de todas las marcas utilizadas en la auditora se recoger en una hoja de
trabajo que formar parte del Archivo General.
Los significados ms comunes de las marcas son, entre otros:
T
Suma Verificada
Clculos Comprobados
1n
A...Z
Examinado fsicamente
Se utilizarn colores llamativos para las marcas de manera que se distingan fcilmente
del resto de anotaciones del papel de trabajo.
113
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2.8
Organizacin
114
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2.9 Archivo
De acuerdo a la utilizacin que tengan los papeles de Auditora en el perodo
examinado o en varios perodos de clasifican en Archivo Corriente de Auditora y
Archivo Continuo o Permanente de Auditora
2.9.1 Papeles de trabajo permanente
Son aquellos documentos u otros medios que conservan su vigencia e importancia de
ao en ao, por la naturaleza de la informacin en ellos acumulada. Permiten obtener
una visin rpida de la entidad por examinar, reduciendo el tiempo necesario para
obtener el conocimiento bsico de la misma, facilitando asimismo la programacin de
una auditora especfica.
Este expediente debe considerarse como parte integrante del conjunto de papeles de
trabajo de todas y cada una de las auditoras a las cuales se refiere los datos que
contiene. Tambin se conoce como Archivo Continuo de Auditora (ECA).
El contenido de los papeles de trabajo que deben formar parte del archivo permanente,
generalmente comprende informacin sobre los aspectos siguientes:
Escritura de Constitucin.
Ley de creacin.
Decretos.
Estatutos, Reglamentos, etc.
115
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Planes de reorganizacin.
a. Segregacin
b. Aumento de la capacidad de servicios.
administrativos
c. Necesidad de Auditora Interna
d. Eficacia del Control Interno.
Catlogo de cuentas
Manuales o Memorndums sobre Procedimientos
Memorndums sobre revisin de los procedimientos de contabilidad
Muestras de Formularios y Registros
116
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Anlisis continuo, de ao en ao
Contratos y documentos
117
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118
MAG 2009
III.
III-1
III-2
III-3
III-4
IV.
IV-1
IV-2
IV-3
IV-4
IV-5
IV-6
IV-7
V.
V-1
V-2
V-3
VI.
VI-1
VI-2
VI-3
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VI-4
VI-5
VI-6
Carta de Salvaguarda
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Estimados seores:
A solicitud de ustedes escribimos esta carta para confirmar nuestro entendimiento de que su
auditora (TIPO, OBJETO Y PERIODO); fueron realizados con el objetivo de expresar una
opinin y emitir el informe respectivo.
En relacin con la auditora, les confirmamos que de acuerdo con nuestro leal saber y
entender:
1. Hemos puesto a disposicin de ustedes:
Detallar la informacin y documentacin facilitada por la entidad
2.- No hemos facilitado la siguiente informacin:
No hemos tenido
Se sealan la no ocurrencia de irregularidades, violaciones o quebrantamiento de leyes,
controles, que afecten la presentacin de los estados financieros (aplicable a auditoras
de estados financieros).
3.- No existen
Detallar los controles, documentos que no dispone la Entidad o que no estn operando,
reclamos o gravmenes o resoluciones judiciales desfavorables.
Adems, reconocemos que somos responsables por el sistema de control interno, por la
razonabilidad y contenido de los informes financieros, operativos.
Atentamente,
Nombre y cargo
Mxima autoridad de la Entidad
121
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4.
4.1 Concepto
El Debido Proceso es una garanta constitucional que tutela los derechos individuales, bsicos
e inalienables que ostenta toda persona en u proceso administrativo, en tal sentido las Normas
de Auditora Gubernamental de Nicaragua establecen la obligatoriedad de cumplir con las
diligencias que permitan cumplir con esta obligacin constitucional.
Las Normas de Auditora Gubernamental de Nicaragua, recogen esta obligacin en la
norma NAGUN 2.70
NAGUN 2.70 DEBIDO PROCESO
Los Auditores gubernamentales y los servidores pblicos que ejercen la labor de
auditora, estn obligados a cumplir el debido proceso en las auditoras que realicen,
garantizando los derechos constitucionales de los auditados, y a tomar las medidas
necesarias para no crear el estado de indefensin de los auditados, para lo cual
debern documentar todas las diligencias en que particip el auditado.
El debido proceso consiste en el trmite que debe realizarse en todo proceso administrativo
mediante el cual toda persona tiene derecho a:
1. Que se presuma su inocencia hasta que no se declara su responsabilidad conforme a la ley.
2. Que se garantice su intervencin y defensa desde el inicio del proceso, en relacin a esta
garanta dispondr de tiempo y medios adecuados para su ejerci.
3. Que toda resolucin administrativa sea motivada
4. Que se le otorgue trato igualitario y sin discriminacin.
5. Que se respete su dignidad humana.
4.2
Preceptos Constitucionales
122
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Arto. 34
Numeral 1: A que se presuma su inocencia mientras no se pruebe su culpabilidad
conforme la Ley.
Numeral 4: A que se garantice su intervencin y defensa desde el inicio del proceso y a
disponer de tiempo y medios adecuados para su defensa
Arto.183
Principio de Legalidad: dispone que ningn Poder del Estado, organismo de gobierno
o funcionario tendr otra autoridad, facultad o jurisdiccin que las que le confiere la
Constitucin Poltica y las leyes de la Repblica.
PRINCIPIO DE LEGALIDAD
PRESUNCION DE INOCENCIA
RESPETO A LA DIGNIDAD HUMANA
DERECHO A LA DEFENSA
Toda
persona
a
quien se le impute
responsabilidad
se
presumir inocente y
como tal deber ser
tratada
en
todo
momento
del
proceso,
mientras
no
se
declare
su
responsabilidad
resolucin
firme
dictada conforme la
ley.
En
el
proceso
administrativo
toda
persona
debe
ser
tratada con el debido
respeto a la dignidad
inherente
al
ser
humano,
con
proteccin
de
los
derechos que de ella
se
derivan
y
en
condiciones
de
igualdad.
PROCESO ADMINISTRATIVO
Es de carcter gubernativo o contencioso, resultante de impugnar las resoluciones y
disposiciones de la Administracin Pblica.
No obstante, para ejecutar el acto administrativo a travs del procedimiento administrativo, Se
debe cumplir una serie de elementos que la doctrina ha contemplado para ejercer el
procedimiento administrativo, tales como:
123
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124
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125
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A este efecto ser responsabilidad del Auditor Encargado informar al Asesor Legal los
datos de la vinculacin de nuevas personas y proveer de la informacin relacionada en
el inciso e) de este numeral.
4.3.2
Trmite de audiencias
Es una diligencia del debido proceso a realizar con el interesado o con funcionarios
pblicos o personas naturales vinculadas con el alcance del proceso de auditora, en el que
se podrn verificar entre otros: entrevistas, audiencias, declaraciones y recepcin de
documentos. A tal efecto debern cumplirse los siguientes trmites:
a) Trmite de Audiencias:
El interesado deber solicitar por escrito o verbal audiencia para tener acceso a
papeles de trabajo y documentos relacionados con la auditora, o efectuar consultas
sobre el proceso de auditora.
Tramitar y resolver las peticiones de los auditados dejando debida constancia de ello
para no crear estado de indefensin, mediante documento escrito que indique da y
hora en que ser atendido as como los nombres y cargos de los miembros del
equipo de auditora que estar presente en la audiencia concedida.
Los interesados en el trmite de audiencia para acceso a papeles de trabajo, sern
atendidos por el Auditor Encargado o Asesor Legal, y se deber levantar Acta de dicho
trmite y del detalle de la informacin reproducida a Costa del interesado, si ste
solicitare copias de documentos.
b) Entrevistas (Declaraciones Testimoniales)
Los Auditores Gubernamentales y los servidores pblicos que realizan labor de
auditora podrn hacer comparecer a las personas vinculadas con las operaciones
auditadas, para brindar entrevista de tales hechos. Los requerimientos de ste trmite
son los siguientes:
126
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El Asesor Legal firmar y remitir las citatorias que correspondan para la toma
de entrevistas indagatorias.
Las entrevistas deben constar en medios escritos y sern firmados por el Auditor
Encargado y/o Asesor Legal y el entrevistado.
127
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4.3.5
El Asesor Legal una vez revisados los borradores de notificaciones, los remitir al
Coordinador Jurdico para su revisin, luego se proceder a emitirlos en firme, para
que sean firmados, tanto por el Auditor Encargado y Asesor Legal, rubricados por el
supervisor y responsable de departamento de auditora, posteriormente sern
rubricados por el Coordinador Jurdico, para sus respectivas notificaciones.
Los hallazgos provisionales, indicarn en forma clara, con los detalles y datos
necesarios los hechos determinados, sealando la norma violentada, los efectos de
la operacin o actividad cuestionada, as como la indicacin que tales hechos
podran dar lugar a determinar responsabilidades sealadas en la Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica.
Los notificados durante el trmino antes citado podrn solicitar prrroga para
contestar los hallazgos, lo que podr ser concedido por un trmino no mayor de
ocho das, excepto por las prrrogas especiales concedidas por el Consejo Superior
CGR. La prrroga deber ser solicitada por escrito y dentro del trmino de los ocho
das contados a partir de la fecha de notificacin. El cmputo de los das se
efectuar conforme lo establecido en el inciso anterior.
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129
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131
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Ciudad y fecha
Seor
Nombre del Notificado
Cargo
Nombre de la Entidad
Sus Manos o direccin
Estimado Licenciado (Apellidos del Notificado):
El Consejo Superior de la Contralora General de la Repblica, en uso de sus facultades que
les confieren los artos---- de la Constitucin Poltica y 9 numeral 1) de su Ley Orgnica,
emiti Credencial de fecha---- (referencia de la credencial) para efectuar Auditora (tipo de
auditora), en (Nombre de la Entidad), (Alcance de la Auditora indicando el perodo);
acreditndose un equipo de trabajo integrado por los Licenciados: Nombres y cargos del
equipo de trabajo, y de los suscritos (Auditor Encargado y Asesor Legal).Despus de haber obtenido la informacin o documentacin para ser analizada por los
auditores gubernamentales como parte del proceso de auditora, hemos identificado hasta
este momento algunas operaciones o transacciones que vincula a su persona, por lo que
sobre la base del arto. 54 prrafo segundo de nuestra Ley Orgnica, y para cumplir con el
trmite de audiencia como parte del debido proceso consignado en nuestra Constitucin
Poltica, se le comunica el proceso de la referida auditoria, se le tiene como parte dentro de
este proceso administrativo en razn del cargo que ocupa (u ocup) y que le relaciona con
el alcance de la auditora; en consecuencia, se le da la intervencin correspondiente a fin
de que ejerza su derecho a la defensa tcnica y material en este proceso administrativo.
Estn a su disposicin para revisar y examinar si lo tuviera a bien, el expediente
administrativo para que formule por escrito sus peticiones u obtener a su costa las copias
de los mismos.- Asimismo, se le comunica que podr ser asistido por un Abogado,
profesionales o tcnicos pertinentes que para tal efecto delegue dentro de este proceso de
auditora. En caso de ausencia deber nombrar a la persona que lo represente en las
diligencias de auditora, todo de conformidad con el arto. 59 de la Ley Orgnica de este
Ente Fiscalizador.
Adicionalmente, se le comunica que como parte del debido proceso, durante el transcurso
de la presente auditora los auditores acreditados estarn en constante comunicacin con
usted, solicitndole informacin y aclaraciones relacionadas con su gestin, para tal efecto,
podr ser citado para otras diligencias de auditora como entrevistas, audiencias,
declaraciones testimoniales, confirmaciones y recepcin de documentos.-
132
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De igual manera, se le informa que este proceso auditora podr finalizar con el
establecimiento de hallazgos a su cargo, s los hubiere, se le notificarn oportunamente,
otorgndosele el tiempo que la ley establece a fin de que ejerza el derecho a la defensa,
dado que stos podran derivar Responsabilidades Administrativas, Civiles o Presuncin de
Responsabilidad Penal, segn sea el caso, de conformidad con los Artos. 156 prrafo 2do.,
de la Constitucin Poltica, 77, 84 y 93 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la
Repblica.Finalmente, se le solicita con el respeto que se merece seale direccin exacta para or las
subsiguientes notificaciones, todo de conformidad con el arto. 113 del Cdigo de
Procedimiento Civil.Atentamente,
Auditor Encargada
cc:
Asesor Legal
Papeles de Trabajo
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Seor
Nombres y Apellidos
Apoderado del (nombre del notificado)
Su Despacho.-
Nombres y apellidos
Nombre y apellidos
Auditor Encargado
Asesor Legal
Departamento, Delegacin, Auditora Interna, nombre de la Firma
cc:
Papeles de Trabajo
rbrica Coordinador Jurdico
134
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MODELO DE EDICTO
EDICTO
CTESE por edicto al Seor Nombre y apellidos del notificado, Cargo; nombre de la
Entidad; para que dentro del trmino de tres das despus de publicados los edictos,
comparezca ante la Contralora General de la Repblica, Auditora Interna o Firma de
Contadores Pblicos por estar relacionado con la Auditora ___________ que se practica en
esa Empresa.- Ciudad y Fecha.-
Auditor Encargado
Asesor Legal
135
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Ciudad y fecha
Seor:
Cargo del entrevistado
Nombre de la Entidad
Nombre del entrevistado
Direccin del entrevistado
Sus Manos.-
cc:
Papeles de Trabajo
136
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AUDITORIA ..
EN LA CIUDAD DE MANAGUA A LAS ------ DE LA ------- DEL DIA ------DEL MES DE---DEL AO DOS MIL DOS, REUNIDOS TODOS EN LAS OFICINAS DE LA CEDE CENTRAL
DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA, PRESENTE ANTE LOS
SUSCRITOS,
SIGUIENTE:
1.
PREGUNTA:
-------ES
TODO
LO
QUE
DIJO
EL
___________________________
DECLARANTE
LICENCIADO
AUDITOR ENCARGADO
____________________
LIC. ASESOR LEGAL
137
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ACTA DE APERTURA
PARA MODELO DE FIRMAS
En la ciudad de ________ a los ____ das del mes de ______ del ao ___________ a las
HORA constituidos en la oficina de ____________ de la CGR, ENTIDAD AUDITADA O
AUDITORA INTERNA, las Licenciadas NOMBRES Y CARGOS DE LOS
AUDITORES Y/O ASESOR LEGAL, ESPECIALISTAS; con el propsito de que este
ltimo plasme su firma en papel comn, a fin de someterla a peritaje caligrfico en el
Laboratorio de Criminalstica de la Polica Nacional, para verificar si las firmas plasmadas
en DOCUMENTO A VERIFICAR, no fueron realizadas por el NOMBRE DEL
FIRMANTE DUBITADO.
138
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139
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Lic
Asesor Legal
140
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__________________________
Lic. Doctor, etc.
Nombre
Cargo
Entidad
_____________________________
Licenciada
nombre y apellidos
Cargo
Cc
P/T
Rbricas
141
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CIUDAD Y FECHA
Seor
CARGO
ENTIDAD
NOMBRE Y APELLIDOS
Sus Manos.Estimado ____________:
En atencin a su comunicacin del da ________ en donde solicita ampliacin de trmino
de __ das hbiles para poder aclarar y justificar las interrogantes que se me han planteado
en la notificacin de Hallazgos.- Al respecto le comunico.Que ha lugar a su solicitud; en consecuencia, se le autoriza la ampliacin hasta por ocho
(8) das hbiles ms de conformidad con el Arto 53 numeral 5 de la Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica, contados a partir del da en que expire el primer
trmino concedido en la notificacin de hallazgos.Sin ms a que hacer referencia, le saludo con muestras de consideracin y estima.
Atentamente,
Nombre y Apellidos
Coordinadora Jurdica, Auditora Interna
Direccin General de Auditoria, Entidad
CC:
Papeles de Trabajo
142
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CIUDAD Y FECHA
Seor
CARGO
NOMBRE Y APELLIDOS
ENTIDAD
Su Despacho
Estimado ____________
Despus de haber analizado el escrito de contestacin de hallazgo presentado por usted, as
como los documentos acompaados, hacemos de su conocimiento los resultados finales de
la Auditoria ____________ sobre ____________ de esa ENTIDAD y cualquier otra
situacin que pueda derivar responsabilidades. El que detallamos a continuacin:
1.- DETALLAR EL O LOS HALLAZGOS NO DESVANECIDO
Atentamente,
Nombres y apellidos
Cargos Auditor Encargado y Asesor Legal
Cc:P/T
Rbricas
Archivo
143
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Servidores Pblicos u otras personas que presuntamente puedan haber causado dao
econmico al Estado.
d. Para facilitar el trabajo posterior de seguimiento a las recomendaciones y observaciones
en general de la auditora y corroborar que han sido tomadas en cuenta por la Entidad.
Las Normas de Auditora Gubernamental en la Norma 2.80 establecen los criterios y bases
para la emisin de informes de auditora. Entre ellos:
144
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1.
Tipos de informes
Cuando sea necesario y conveniente que sobre alguna situacin, se tome accin
urgente, se podr preparar un informe parcial para dar a conocer los hallazgos y las
recomendaciones pertinentes.
b.
145
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146
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c) Exactitud
La exactitud es una cualidad mediante la cual el auditor refuerza la credibilidad de
sus manifestaciones. La exactitud implica respaldar los hallazgos con evidencia
suficiente y competente; por ello se debe ser muy cuidadoso al concluir sobre un
Sistema o sobre la distorsin de un saldo, sin tener elementos suficientes para hacer
tales aseveraciones. Al formular las conclusiones el auditor debe concretarse a los
ejemplos que obtuvo y comprometer su opinin a lo que una persona razonable hara
en presencia de dichos ejemplos. As por ejemplo, el auditor mencionar en su
informe, la frecuencia comprobada con la cual ocurre un error y el valor comprobado
de los errores, llegando en algunos casos a incluir ciertas evidencias, como
fotografas, videos, cintas, y otras que normalmente forman parte de los papeles de
trabajo.
d) Objetividad
La objetividad es la cualidad que representa la independencia o imparcialidad de las
conclusiones del auditor, en ello se basa gran parte de la confianza de las Entidades
del Gobierno y del pblico en general hacia el Auditor.
Adems la objetividad con la cual se informe, proporciona al usuario una perspectiva
adecuada para formarse un juicio razonable sobre los hechos. Para que los informes
sean objetivos tienen que basarse en evidencia realmente comprobada y obtenida y
cotejada en fuentes autorizadas, que no conduzca a error y que por principio y en
cuanto sea posible sea utilizada para formarse juicios sobre los sistemas integralmente
y no sobre personas; es obligacin del auditor no perder el equilibrio en la evaluacin
de los hallazgos, al punto de que en un informe exagere su real significado con el
propsito de destacar su trabajo. La objetividad del informe, incluye que se den
consideraciones tambin a los aciertos o progresos que tenga una unidad o sistema de
auditora, sin que ello se tome como parte compensatoria de aspectos deficientes en
una Entidad.
e) Claridad
La claridad es una condicin indispensable para que un informe sea comprendido por
el lector y consecuentemente para que haya asimilacin y respuesta al mismo.
Un informe es claro cundo:
147
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f)
Concisin y suficiencia
Se debe buscar equilibrio en la extensin de un informe, es decir que se debe dar
suficiente explicacin al lector sin exagerar el tamao del informe. Para ello debe
buscarse concretar cada asunto en funcin del grado de conocimiento que pueda
necesitar el lector; informes demasiado largos pueden confundir y cansar a lectores
que normalmente no disponen de mucho tiempo para atender detalles innecesarios.
g) Tono constructivo
El tono con que se escriba un informe tiene un profundo impacto en el lector; el tono
o carcter de los informes debe ser constructivo, es decir siempre orientarse al
mejoramiento de las Entidades Pblicas y por ende el mejoramiento en la gestin, lo
que trae como consecuencias reacciones favorables del lector. Por lo anterior deben
estudiarse con cuidado las palabras y frases utilizadas en los informes, con el fin de
evitar al mximo las reacciones defensivas por entender que los informes tienen un
carcter de persecucin.
2.
Hallazgos de auditora
148
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b) Excepciones
Las excepciones son evidencias relacionadas con incumplimientos de lo que estaba
previsto sucediera en un Sistema de Control Interno y las cuales crean dudas respecto a
la confiabilidad de lo procesado en dicho sistema, incluyendo las distorsiones en la
informacin que conforma los estados financieros.
c) Irregularidades
El trmino irregularidad se refiere a actos mediante los cuales intencionalmente, por
omisin o comisin se incumplen normas previstas en un Sistema, disposiciones legales
y/o normas, ocasionando por lo general:
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150
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El criterio es la revelacin de "lo que debe ser" es decir la referencia a: leyes, Normas
Tcnicas de Control Interno, manuales de funciones y procedimiento, polticas y
cualquier otro instructivo por escrito; en algunos casos el sentido comn y en otros el
criterio del auditor.
c. El efecto
151
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La causa es la revelacin de por qu sucedi la excepcin. Las causas son por lo general
de gran ayuda para hacer las recomendaciones y muchas veces incluyen hacer citas
textuales de informacin suministrada por los servidores pblicos; con causas muy
comunes:
Falta de: capacitacin, comunicacin, induccin a los manuales, normas e instructivos,
recursos humanos o materiales, buen juicio o sentido comn, honestidad, inters o
motivacin, supervisin adecuada, delegacin de autoridad, etc.
El informe de auditora mejora cuando da evidencia convincente sobre el factor o
factores que causaron la diferencia entre la condicin y los criterios. Al informar la
causa, los auditores pueden considerar si la evidencia da un argumento razonable y
convincente del motivo por el que la causa establecida es el factor clave que contribuy
a la diferencia, en oposicin a otras posibles causas tales como criterios mal diseados o
factores que no puede controlar la administracin del programa. Los auditores tambin
podran considerar si la causa identificada podra servir de base para las
recomendaciones.
e. La recomendacin
152
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f.
Comentarios de la Entidad
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La labor de auditora debe ser lo suficientemente completa para presentar una base
para las conclusiones y recomendaciones y para poder demostrar claramente su
propiedad y racionalidad a terceras personas en forma convincente. No se puede
asumir que otros aceptarn las conclusiones y recomendaciones simplemente
porque el auditor las manifiesta.
Autoridad legal. La mayora de las leyes aplicables a las operaciones de una entidad
confieren un grado de discrecin con la cual el auditor no puede ni debe interferir,
En muchos casos, existen lmites definitivos en cuanto a la discrecin conferida por
la legislacin.
Diferencias de opinin. Al ejercer sus poderes discrecionales los funcionarios de la
entidad pueden tomar decisiones con las cuales el auditor no est de acuerdo. No
debe criticarse tales decisiones si parecen haber estado basadas en una
consideracin adecuada de los hechos disponibles en el momento y que eran
razonables segn los mismos. Tampoco debe criticarse solamente porque el auditor
tiene opiniones distintas acerca de la naturaleza de la decisin que deba haber sido
tomada. No se debe sustituir el juicio del auditor por el de los funcionarios de la
entidad. En estas circunstancias, las conclusiones y recomendaciones deben basarse
en los resultados o el efecto de la decisin en cuanto al programa, operaciones,
gastos, etc., de la entidad. Puede ser posible, por ejemplo sealar que la entidad se
equivoc en su proceso de toma de decisiones porque no contaba con un sistema
diseado para proporcionar toda la informacin necesaria para la toma de
decisiones.
2.4 Pasos a seguir en el desarrollo de hallazgos
Una vez que el equipo de auditora haya encontrado una debilidad o deficiencia
aparentemente importante en la forma en que se efecta la operacin, el auditor
responsable debe hacer planes especficos para el desarrollo apropiado y rpido de
todos los aspectos pertinentes del problema, El proceso de desarrollo de un hallazgo
implica lo siguiente:
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Las pruebas de auditora deben ser normalmente suficientes como para mostrar
si la condicin est muy difundida. Solamente en circunstancias especiales el
equipo de auditora debe comprometer sus limitados recursos humanos ms all
de lo razonable para demostrar que el asunto requiere atencin.
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