SISTEMA DE INFORMACION PARA LA AUTOMATIZACION DE LOS PROCESOS

ADMINISTRATIVOS DEL ALMACEN DE SOPTEC.EIRL

Asignatura:

Laboratrio V

Docente:

Ing Rony Villafuerte Serna

Alumnos:

Huallpa carmona Luis Alberto 121452

Obando Kcancha Luzmar

090224

Pumachara Cutipa Dora

081571

Cusco Peru
2015-I

2. FASE DE PLANEACION
Conocimiento de los requisitos:
Nuestro sistema contara con una base de datos adecuada y correctamente
estructurada, para almacenar informacin de los productos que entran y salen del
almacn.
Para acceder al sistema el almacenista contara con una contrasea.
Se registrara al cliente cuando realice alguna compra.
Panorama general:
Cliente:
La atencin al cliente ser ms rpido con la utilizacin del sistema.
El proceso de recepcin y distribucin de bienes ser ms rpida.
El ingreso de los datos del cliente al sistema ser ms fcil.
Metas:
La meta de la empresa es brindar una rpida y mejor atencin a cada
una de sus clientes.
La venta de sus productos es ofrecida de manera estratgica para
obtener ms ventas.
Tambin una de las metas de la empresa es ofrecer buenos y mejores
productos.
Funciones:
Ofrecer un buen servicio.
Brindar buenos productos a precios cmodos que sean al alcance de las
personas.
Atributos:
Rendimiento.- el rendimiento y el almacenamiento de informacin del
sistema es rpida y eficaz.
Confiabilidad.- La probabilidad de falla del sistema est en un 30%.
Seguridad.- La empresa evita el acceso accidental de usuarios.
Uso.- el sistema puede ser usado de manera efectiva por cualquier
usuario que desee utilizarlo.
Eficiencia.- los recursos del sistema sern utilizados eficazmente.
Mantenimiento.- el sistema tiene la capacidad de corregir y modificar
los errores que se produzcan durante el funcionamiento.

3. MARCO CONCEPTUAL
3.1. Glosario de trminos generales
Almacn Un almacn es un lugar o espacio fsico para el almacenaje de bienes y, en su caso,
su venta al por mayor.
Mercadera: Bien material que se adquiere el cliente o se adquiere del proveedor.
Comprobante: Documento que acredita un proceso administrativo de compra, venta,
pedido o devolucin.
Inventario: Por inventario se define al registro total de los bienes y dems cosas
pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisin.
Reporte: Es un documento, generado por el Sistema, que nos presenta de manera
estructurada y/o resumida, datos relevantes guardados o generados por la misma aplicacin.

Proceso: Se entiende como un programa en ejecucin, formalmente un proceso es una

unidad de actividad que se caracteriza por la ejecucin de una secuencia de instrucciones.
Pedido: Requerimiento de mercadera que solicita un cliente o la empresa.
Automatizacin: Es un sistema donde se trasfieren tareas de produccin, realizadas
habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos tecnolgicos.
Cliente: Persona que adquiere un bien o producto de la empresa.
Director: Persona responsable del funcionamiento del sistema y encargado de aprobar
pedidos de los clientes.
Proveedor: Persona encargada de abastecer de mercadera a la empresa.
Jefe de almacn: Persona encargada de realizar los procesos administrativos del almacn
3.2. Glosario de trminos informticos
Sistema: Un sistema es un conjunto de "elementos relacionados entre s, de forma tal que
un cambio en un elemento afecta al conjunto de todos ellos. Los elementos relacionados directa
o indirectamente con el problema, y slo estos, formarn el sistema que vamos a estudiar.
Sistemas de informacin: Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que
interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Un sistema
de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y
salida de informacin.
Gestor de Base de Datos: Es un computador donde se almacena nuestra base de datos y
acceder a l desde internet.
Software: Al equipamiento lgico o soporte lgico de un sistema informtico, comprende
el conjunto de los componentes lgicos necesarios que hacen posible la realizacin de tareas
especficas.
PUDS: El Proceso Unificado de Desarrollo Software es un marco de desarrollo de software
que se caracteriza por estar dirigido por casos de uso, centrado en la arquitectura y por ser
iterativo e incremental.
UML: Lenguaje Unificado de Modelado Es un lenguaje grfico para visualizar, especificar,
construir y documentar un sistema. UML ofrece un estndar para describir un "plano" del
sistema (modelo).
4.1.2. Lista de Requerimientos
4.1.2.1. Requerimientos Generales
Por cuestiones de seguridad el sistema de informacin para la automatizacin de los procesos
administrativos del almacn de SOPTEC.EIRL contar con una base de datos adecuada, que
almacene informacin de productos existentes y no existentes en el almacn, esta informacin
ser migrada de la base de datos de control acadmico. A inicios de cada mes debe migrarse
datos del sistema de informacin para la automatizacin de los procesos administrativos del
almacn de SOPTEC.EIRL a la base de datos del sistema guardando previamente los datos del
mes anterior Cuando finalice el ao se preceder al inventario del almacn migracin datos de
la base de datos del sistema El acceso para cualquier usuario del sistema debe ser autenticado
Los reportes q genere el sistema de informacin para la automatizacin de los procesos
administrativos del almacn de SOPTEC.EIRL deber exportarse formato"pdf","excel","word",
de los reportes deber ser verificado, sellado y firmado por la institucin.
Requerimientos del Director:

Aprobacin del producto que se hace al proveedor

Rechazo del producto q se hace al proveedor
Administrar cuentas de usuario
Habilitar/Deshabilitar Cuentas de usuario
Crear cuentas de usuario
Eliminar cuentas de usuario

Requerimientos del Jefe Almacn:

Verificacin la Mercadera que existe en la empresa
Generar Inventario de los productos que se encuentran dentro de la empresa
Solicitar pedido al proveedor de productos
Registrar el ingreso del producto a la empresa
Registrar la salida del producto de la empresa
Registrar el pedido que se hizo al proveedor
Requerimientos del administrador:
Generar Comprobantes de venta de productos
Generar una copia de seguridad en un disco
Generar Reportes de los movimientos que se hace en la empresa
Generar reporte stock
Generar reportes de salidas
Generar reporte de ingresos
Generar reporte de inventario

4.1.3. Casos de Uso del Sistema

4.2.3.1. Casos de Uso de Alto Nivel
Verificar Cuentas de Usuario.
Iniciar Sesin (Jefe de Almacn, Administrador, Director).
Aprovechar o Rechazar Pedido.
Administrar Cuentas de Usuario.
Habilitar o Deshabilitar Cuentas de Usuario.
Crear Cuentas de Usuario.
Eliminar Cuentas de Usuario.
Verificar Mercadera.
Generar Inventario.
Solicitar Pedido.
Registrar Ingreso.
Registrar Pedido.
Registrar Salida.
Generar Reportes.

Pedidos.

Stock

Salidas.

Ingresos.

 Inventario.
Generar Comprobante.
Generar Copia de Seguridad
4.2.3.2. Diagrama de Casos de Uso
AUTOMATIZACION DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL ALMACEN DE SOPTEC.EIRL

4.2.3.3. Casos de Uso Expandido

CASO DE USO

INICIAR SESIN

ACTORES

Director, Jefe de Almacn, Administrador

PROPOSITO

Ingresar al sistema

TIPO

Primario Esencial

RESUMEN

El Director, Jefe de Almacn, Administrador

inicia sesin con su usuario y contrasea
para registrar al sistema

REFERENCIAS CRUZADAS
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR

RESPUESTA DEL SISTEMA

1. Este caso de uso comienza cuando el Director, Jefe de Almacn o administrador cuenta con un
usuario y contrasea y decide ingresar al sistema
2. El Director, Jefe de Almacn o administrador
ingresa con un usuario y contrasea

3. El sistema verifica el usuario y la

contrasea veces luego verifica si son
correctos , si estos son incorrectos ms de
tres veces la oportunidad de entrar al
sistema bloqueara

4. Si todo esta correcto El Director, Jefe de Almacn

o administrador ingresa al sistema

5. El sistema muestra la interfaz del

Director, Jefe de Almacn o administrador
segn sea el caso

CASO DE USO
ACTORES
PROPOSITO
TIPO
RESUMEN

GENERAR REPORTES
Administrador
Mostrar los reportes al Administrador
Primario Esencial
El administrador nicamente puede realizar
Consultas de los reportes como notas,
stock etc.

REFERENCIAS CRUZADAS
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR

RESPUESTA DEL SISTEMA

1. Este caso de uso comienza

2. El sistema muestra la interfaz del

Cuando el administrador decide

Consultar los reportes

Administrador con la lista de opciones

como: pedido, ingresos, salida, stock,
inventario

3. El administrador accede a una opcin

4. El sistema muestra el reporte deseado
5. El administrador visualiza los datos del reporte

CASO DE USO
ACTORES
PROPOSITO
TIPO
RESUMEN

GENERAR COMPROBANTE
Administrador
Generar comprobantes
Primario esencial
El Jefe de Almacn genera el comprobante
del proceso que realizo

REFERENCIAS CRUZADAS
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR

RESPUESTA DEL SISTEMA

1. Este caso de uso comienza

2. El sistema muestra la interfaz del

Cuando el administrador decide

Generar un comprobante

Administrador con la lista de opciones

como:
comprobante de pedido de mercadera,
comprobante de ingreso de
mercadera,
comprobante de salida de mercadera,
comprobante de devolucin de
Mercadera.

3. El administrador accede a una opcin

4. El sistema muestra el comprobante

Deseado
6. El sistema imprime el comprobante

5. El administrador verifica el comprobante

CASO DE USO
ACTORES
PROPOSITO
TIPO
RESUMEN

REFERENCIAS CRUZADAS
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR
1. Este caso comienza cuando el
Administrador desea hacer una copia de
seguridad
3. El administrador verifica el proceso

GENERAR COPIA DE SEGURIDAD

Administrador
Generar copias de respaldo del sistema
Primario Esencial
El Administrador genera copias de seguridad
de cada procesos que se realizan en el
sistema

RESPUESTA DEL SISTEMA

2. El sistema muestra la interfaz del proceso
que se realizo

4. El sistema imprime o guarda el proceso

CASOS DE USO
ACTORES
PROPOSITO
TIPO
RESUMEN

CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS

ACCION DEL ACTOR

HABILITAR O DESHABILITAR CUENTAS DE

USUARIO
Director
Deshabilitar/habilitar a los usuarios para
impedir/permitir que ingresen al sistema.
Primario Esencial.
El director cuenta con una lista de usuarios
para deshabilitarlos/habilitarlos y procede a
modificarlos.
RESPUESTA DEL SISTEMA

1. Este caso de uso empieza cuando el

Director elije la opcin de deshabilitar/
habilitar usuarios en su interfaz.

2. El sistema muestra una lista de usuarios

cada uno con la opcin de habilitarlos en el
caso de que estn deshabilitados o
deshabilitarlos en el caso de que estn
habilitados.

3. El Director deshabilita o habilita a uno o

varios usuarios.

4. El sistema habilita o deshabilita al usuario

o los usuarios y muestra el mensaje de
confirmacin.

CASOS DE USO
ACTORES
PROPOSITO
TIPO
RESUMEN

CREAR CUENTAS DE USUARIOS

Director
Crear cuentas de usuario en el sistema.
Primario Esencial.
El Director es el nico que puede crear
cuentas de usuario, el elije el nombre y la
contrasea de los respectivas cuentas de
usuario a crear.

CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS

ACCION DEL ACTOR

RESPUESTA DEL SISTEMA

1. Este caso comienza cuando el Director elije

la opcin crear cuenta de usuario en su
interfaz.

2. El sistema muestra una interfaz con un

formato para completar los datos del nuevo
usuario .

3. El Director simplemente crea la cuenta con

los datos respectivos y su nivel de acceso.

4. El sistema admite este nuevo usuario como

nuevo y reconoce todos los permisos que se
otorg.

CASOS DE USO
ACTORES
PROPOSITO
TIPO
RESUMEN

CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS

ACCION DEL ACTOR

ELIMINAR CUENTAS DE USUARIO.

Director
Eliminar cuentas de usuario existentes.
Primario Esencial.
El Director es el nico que puede eliminar
cuentas de usuario, el elije el nombre de la
cuenta a ser eliminada entre la lista de
cuentas creadas.
RESPUESTA DEL SISTEMA

1. Este caso comienza cuando el Director elije

la opcin eliminar cuenta de usuario en su
interfaz.

2. El sistema muestra una interfaz con una

lista de todos los usuarios.

3. El Director selecciona un usuario del

sistema luego selecciona la opcin eliminar.

4. El sistema borra de su base de datos al

usuario y muestra un mensaje de
confirmacin.

5. El Director acepta el mensaje.

CASOS DE USO
ACTORES
PROPOSITO
TIPO
RESUMEN

CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS

ACCION DEL ACTOR

APROBAR O RECHASAR PEDIDO.

Director
Aprobar/ rechazar pedidos realizados.
Primario Esencial.
El Director aprueba o rechaza todos o algunos
de los pedidos de la lista de pedidos que tiene
un cliente.
RESPUESTA DEL SISTEMA

1. Este caso comienza cuando el Director elije

la opcin pedidos pendientes dentro del cual
estn implementadas las opciones para
aprobar o rechazar los pedidos despus de
haberlos revisado.

2. El sistema muestra la lista de pedidos con

todos sus detalles para aprobar o rechazar
despus de ser revisados.

3. El Director aprueba o rechaza algunos o

todos los pedidos.

4. El sistema aprueba o rechaza los pedidos

existentes y manda el mensaje de
confirmacin.

5. El Director acepta en mensaje.

CASOS DE USO
ACTORES
PROPOSITO
TIPO
RESUMEN
CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS
ACCION DEL ACTOR

ADMINISTRAR CUENTAS DE USUARIO.

Director
Administrar cuentas de usuarios.
Primario Esencial.
Administrar las cuentas de usuario existentes.

1. Este caso comienza cuando el Director elije

la opcin administrar cuentas de usuario.

2. El sistema muestra las opciones de

habilitar, deshabilitar, crear cuenta de usuario
y eliminar cuanta de usuario.

3. El Director selecciona una de las opciones.

4. El sistema muestra la interfaz respectiva

que el Director eligi.

CASOS DE USO
ACTORES
PROPOSITO

VERIFICAR MERCADERIA
Jefe de Almacn
Registrar el estado de la mercadera que se
encuentra en el almacn.
Primario Esencial
El Jefe de Almacn verifica y registra la
mercadera (cantidad, estado y
caractersticas).

TIPO
RESUMEN

CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS

ACCION DEL ACTOR
1. Este caso de uso comienza cuando el Jefe
de Almacn selecciona la opcin verificar
mercadera.

RESPUESTA DEL SISTEMA

RESPUESTA DEL SISTEMA

2. El sistema muestra una interfaz para
verificar la mercadera que se encuentra en el
almacn, y opciones para verificar
mercadera.

3. El Jefe de Almacn selecciona la mercadera 4. El sistema muestra los datos de la

a verificar.
mercadera.

5. El jefe de Almacn verifica los datos y los

actualiza.

6. El sistema muestra un mensaje de

confirmacin.

CASOS DE USO
ACTORES
PROPOSITO
TIPO
RESUMEN

CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS

ACCION DEL ACTOR

GENERAR INVENTARIO
Jefe de Almacn
Generar Inventario que se requiera
Primario Esencial
El Jefe de Almacn ingresa al sistema para
generar el inventario que se requiera como
por ejemplo: las salidas, ingresos, pedidos o
devoluciones de mercadera, tambin la
mercadera en almacn.
RESPUESTA DEL SISTEMA

1. Este caso de uso comienza cuando el Jefe

de Almacn decide generar un inventario.

2. El sistema muestra la interfaz para generar

inventario con la lista de opciones como :
Pedidos, Stock, Salidas, Ingresos, etc.

3. El Jefe de Almacn elige una opcin y los

parmetros como: fecha, etc., con los cuales
se quiere realizar el inventario.

4. El sistema muestra el inventario.

5. El Jefe de Almacn visualiza el inventario.

CASOS DE USO
ACTORES
PROPOSITO
TIPO
RESUMEN

SOLICITAR PEDIDO
Jefe de Almacn
Registrar el pedido que se realiza al
Proveedor.
Primario Esencial
El Jefe de Almacn realiza el pedido de
mercadera al Proveedor.

CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS

ACCION DEL ACTOR

RESPUESTA DEL SISTEMA

1. Este caso de uso comienza cuando el Jefe

de Almacn selecciona la opcin solicitar
pedido al Proveedor.

2. El sistema muestra una interfaz con un

formato para llenar datos de la mercadera
que se solicitara al Proveedor.

3. El Jefe de Almacn llena los campos vacos

con los datos de la mercadera que se
solicitara al Proveedor y elige la opcin de
guardar.

4. El sistema verifica si los campos vacos

fueron llenados correctamente, luego los
guarda y finalmente muestra un mensaje de
satisfaccin.

5. El Jefe de Almacn acepta el mensaje y termina el proceso.

CASOS DE USO
ACTORES
PROPOSITO
TIPO
RESUMEN

REGISTRAR INGRESO
Jefe de Almacn
Registrar el ingreso de mercadera al
almacn.
Primario Esencial
El Jefe de Almacn registra y verifica la
mercadera (cantidad, estado y
caractersticas) que est ingresando.

CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS

ACCION DEL ACTOR

RESPUESTA DEL SISTEMA

1. Este caso de uso comienza cuando el Jefe

de Almacn selecciona la opcin registrar
ingreso.

2. El sistema muestra una interfaz con un

formato para llenar datos de la mercadera
que est ingresando al almacn.

3. El Jefe de Almacn llena los campos vacos

con los datos de la mercadera que est
ingresando al almacn y elige la opcin de
guardar.

4. El sistema verifica si los campos vacos

fueron llenados correctamente, luego los
guarda y finalmente muestra un mensaje de
satisfaccin.

5. El Jefe de Almacn acepta el mensaje y termina el proceso.

CASOS DE USO
ACTORES
PROPOSITO
TIPO
RESUMEN

REGISTRAR PEDIDO
Jefe de Almacn
Registrar el pedido que realiza un Cliente.
Primario Esencial
El Jefe de Almacn realiza el registro de
pedido de mercadera que el Cliente realiza al
almacn.

CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS

ACCION DEL ACTOR

RESPUESTA DEL SISTEMA

1. Este caso de uso comienza cuando el Jefe

de Almacn selecciona la opcin registrar
pedido del Cliente.

2. El sistema muestra una interfaz con un

formato para llenar datos de la mercadera
que solicita el Cliente.

3. El Jefe de Almacn llena los campos vacos

con los datos de la mercadera que solicita el
Cliente y elige la opcin de guardar.

4. El sistema verifica si los campos vacos

fueron llenados correctamente, luego los
guarda y finalmente muestra un mensaje de
satisfaccin.

5. El Jefe de Almacn acepta el mensaje y termina el proceso.

CASOS DE USO
ACTORES
PROPOSITO
TIPO
RESUMEN

REGISTRAR SALIDA
Jefe de Almacn
Registrar la salida de mercadera al almacn.
Primario Esencial
El Jefe de Almacn registra la mercadera que
est saliendo (vendindose).

CURSO NORMAL DE LOS EVENTOS

ACCION DEL ACTOR

RESPUESTA DEL SISTEMA

1. Este caso de uso comienza cuando el Jefe

de Almacn selecciona la opcin registrar
salida.

2. El sistema muestra una interfaz con un

formato para llenar datos de la mercadera
que est saliendo (vendindose).

3. El Jefe de Almacn llena los campos vacos

con los datos de la mercadera que est
saliendo y elige la opcin de guardar.

4. El sistema verifica si los campos vacos

fueron llenados correctamente, luego los
guarda y finalmente muestra un mensaje de
satisfaccin.

5. El Jefe de Almacn acepta el mensaje y termina el proceso.

4.1.6. Anlisis de Riesgo

La forma en la cual se planifica el desarrollo de un Sistema de Informacin, est afectado
por riesgos que se perciben en el entorno de trabajo.
Cambio de Gestin.-Este aspecto se toma como un riesgo y una limitacin desde el punto
que exista un cambio de Director o Gerente, ya que este personal puede que no est de
acuerdo con el plan de trabajo para implantar un nuevo sistema, tambin que su poltica e
ideologa sea distinta.
Clculo errneo de la factibilidad econmica.- Calcular la factibilidad econmica
Resulta un proceso complicado ya que los clculos que se realizaran son futuros y no se
precisan con exactitud, se toma en cuenta como otro riesgo y limitacin por lo que
condiciona a los implantadores del sistema adems podra frustrar la conclusin del sistema.
Gestin de Riesgos.- La forma que se planifica el desarrollo de un Sistema de Informacin,
est afectado por riesgos que se perciben en el entorno de trabajo. Por tanto, uno de los
primeros pasos, al realizar el sistema de informacin es tener en cuenta una lista de riesgos,
los cuales son los siguen.

RIESGOS RELACIONADOS CON RESPECTO A LA TEGNOLOGIA A USAR

RIESGO
Poco
conocimiento
acerca del Proceso
Unificado de Desarrollo
de Software
Poco
conocimiento
acerca del lenguaje de
Programacin java
Poco conocimiento del
gestor de base de datos.
Poco conocimiento del
uso del sistema.
Lesin a los ojos
La ubicacin de la PC
puede constituirse en un
obstculo para las tareas
del personal.

PROBABILIDAD
75%

IMPACTO
GRAVE

ESTRATEGIA
A

75%

GRAVE

75%

GRAVE

75%

GRAVE

25%
25%

MEDIO
BAJO

G
H

PROBABILIDAD
15%

IMPACTO
GRAVE

ESTRATEGIA
D

60%

GRAVE

20%

MEDIO

40%

BAJO

35%

GRAVE

RIESGO RELACIONADO CON LA ARQUITECTURA

RIESGO
Entrada de Virus a la
Red.
Incendio en el almacen
despus de implantar
el sistema
Violacin
de
las
medidas de Seguridad
Informtica.
Sistema de reservacin
y control obsoleto.
Eleccin errnea de
Casos de Uso para la
estructura del Sistema.

RIESGOS RELACIONADOS A LA CONSTRUCCION DEL SISTEMA APROPIADO

RIESGO
PROBABILIDAD
Falta de conocimientos 75%
de computacin por
parte del usuario.
Rechazo a las
25
interfaces del sistema.

IMPACTO
GRAVE

ESTRATEGIA
C

GRAVE

ESTRATEGIA DE PREVENCION DE RIESGOS

ESTRATEGIA

PASOS DETERMINADOS

Bsqueda de Informacin en Internet.

Eleccin de bibliografa a estudiar sobre el
UML, PUDS.
Bsqueda de informacin sobre Visual
Studio.Net
Bsqueda de Informacin de Manuales.
Bsqueda de informacin de uso.
Realizacin de entrevistas, encuestas con el
personal que labora en el rea de almacen del
ALMACEN DE SOPTEC.EIRL
Documentar Informacin de proceso
observado.
Establecimiento de Mtodos de capacitacin
al usuario.
Permanente comunicacin con los usuarios
que utilizarn el sistema.
Motivacin al usuario sobre las bondades del
sistema.
Establecimiento de un Manual de Usuario.
Actualizar peridicamente los programas
anti-virus.
Prepara al personal en la prevencin.
Ubicacin y uso de materiales de extincin