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Proceso de organizacin

Una vez que se ha establecido "lo que se quiere hacer, dicho de otra manera: los
objetivos a alcanzar durante la etapa de la planeacin ser necesario determinar
"cmo hacerlo, que medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto slo es
posible a travs de la organizacin.
La palabra organizacin tiene tres significados: una etimolgica que proviene del
griego organn que significa Instrumento, otra que se refiere a la organizacin
como una entidad o grupo social y otra ms que se refiere a la organizacin como
un proceso.
Si se analizan estos significados se puede concluir que, en esencia, las tres
involucran la idea de una estructura aunque con diferentes implicaciones; aqu se
estudiar a la organizacin como un proceso o etapa de la administracin.

Planeacion

Organizaci
on

Control

Direccion

Desde el anterior punto de vista, la organizacin es a la empresa lo que una


estructura es a un edificio en construccin ya que la organizacin establece la
disposicin y correlacin de tareas que el grupo social debe llevar a cabo para
lograr sus objetivos, proveyendo la estructura necesaria a fin de coordinar
eficazmente los recursos.

Definiciones de organizacin como proceso


Agustn Reyes Ponce: Organizacin es la estructura de las relaciones que deben
existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y
humanos de un organismo social, con el "fin de lograr su mxima eficiencia dentro
de los planes y objetivos sealados.
Eugenio Sisto Velasco: Organizar es agrupar y ordenar las actividades
necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas,
asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua y
estableciendo las relaciones que entre dichas entidades debe existir.
Isaac Guzmn V: Organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los
individuos que integran una empresa; con el propsito de obtener el mximo de
aprovechamiento posible de los elementos materiales, tcnicos y humanos, en la
realizacin de los fines que la propia empresa persigue.
Harold Koontz y Cyril O'Donnell: Organizar es agrupar las actividades
necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador
con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido
horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

Elementos del concepto


Analizando las anteriores definiciones se obtienen los elementos bsicos del
concepto, mismos en los que coinciden todos los autores:

Estructura: La organizacin implica el establecimiento del marco


fundamental en el que habr de operar el grupo social, ya que establece la
disposicin y la correlacin de las funciones, jerarquas y actividades
necesarias para lograr los objetivos
Sistematizacin: Todas las actividades y recursos de la empresa, deben
de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupacin y asignacin de Actividades y responsabilidades:
Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin
de promover la especializacin.
Jerarqua: La organizacin, como estructura, origina la necesidad de
establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Importancia
Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son:
1. Es de carcter continuo; jams se puede decir que ha terminado, dado que
la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes (expansin,
contraccin, nuevos productos, etc.), lo que obviamente redunda en la
necesidad de efectuar cambios en la organizacin.
2. Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
3. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades
eficientemente, con un mnimo de esfuerzos.
4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
Etapas de organizacin

Divisin del trabajo y jerarquizacin.


Es la separacin y delimitacin de las actividades, con el fin de realizar una
funcin con la mayor precisin, eficiencia y el mnimo es fuerzo, dando lugar a la
especializacin y perfeccionamiento en el trabajo.
Una vez definidos los objetivos en la etapa de planeacin, es necesario definir
cules son las actividades necesarias a realizar para cumplir con los objetivos.
Desde el punto de vista administrativo Jerarquizacin es la disposicin de las
funciones de una organizacin por orden de rango, grado o importancia. Los
niveles jerrquicos son el conjunto de rganos agrupados de acuerdo con el grado
de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la funcin que
realicen.

La jerarquizacin implica la definicin de la estructura de la empresa por medio del


establecimiento de centros de autoridad (comunicacin) que se relacionen entre s
con precisin.
Todas las actividades que fueron definidas en la divisin del trabajo son
comparadas entre s, y dependiendo de la importancia que dichas actividades
representan para la organizacin, son priorizadas en niveles jerrquicos, de los
ms importantes con mayor autoridad y responsabilidad hasta los menos
importantes pero indispensables.
Departamentalizacin
La departamentalizacin se logra mediante una divisin orgnica que permite a la
empresa desempear con eficiencia sus diversas actividades. A la divisin y el
agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en
su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalizacin.
Las actividades y los niveles jerrquicos definidos anteriormente son agrupadas en
base a los recursos humanos y materiales disponibles.

Distribucin de Autoridad y de Responsabilidad


Despus de haber establecido los niveles jerrquicos y departamentos de la empresa, es
necesario definir con toda claridad las labores y actividades que habrn de desarrollarse
en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos de los distintos
departamentos de la organizacin.
Esto se logra mediante la distribucin de la autoridad y responsabilidad entre los diversos
niveles de la estructura segn el nivel jerrquico. Cada nivel jerrquico que est por
encima de los dems niveles tiene mayor peso en las decisiones. La autoridad, es
conceptualizada como un poder formal, o sea, una propiedad de una persona o de una
institucin, significando principalmente el derecho de dar rdenes. Fayol deca que la
"autoridad es el derecho de dar rdenes y el poder de exigir obediencia
conceptualizndola, al mismo tiempo, como poder formal y poder legitimado.
Se debe tener mucho cuidado con la diferencia entre responsabilidad y autoridad, la
responsabilidad es uno de los trminos ms mal comprendidos de la literatura
administrativa. La responsabilidad proviene de la relacin superior-subordinado y del
hecho de que alguien tenga autoridad para exigir determinadas tareas a otras personas.

Coordinacin
La coordinacin nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos
para realizar eficientemente una tarea. Si durante la primera etapa del proceso de
organizacin se realiza la divisin del trabajo, con todas sus ventajas inherentes,
es indispensable que sta se complemente con la coordinacin, que no es ms
que el lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se
desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen.
La importancia de la coordinacin, que como ya se estudi, se fundamenta en un
principio de organizacin, puede ejemplificarse, de una manera sencilla, con la
organizacin de un equipo de baln-pie: de nada servir contar con magnficos
jugadores especialistas en su rea, y el habrseles asignado su posicin en el
equipo (divisin del trabajo), sino existe sincronizacin, armona, comunicacin y
coordinacin entre los integrantes, en el momento de desarrollarse el partido. Por
ms hbiles que sean los jugadores individualmente, sus esfuerzos se nulificarn
si no existe coordinacin.
La eficacia de cualquier sistema organizacional estar en relacin directa con la
coordinacin, misma que se obtiene a travs del establecimiento de lneas de
comunicacin y autoridad fluidas. La funcin bsica de la coordinacin es lograr la
combinacin y la unidad de esfuerzos, bien integrados y balanceados en el grupo
social. La coordinacin es la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de un
grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez, en el
desarrollo y la consecucin de los objetivos.
Tcnicas de organizacin
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional; son
indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social. Estas herramientas se utilizan en las diferentes
etapas de proceso de organizacin descritas anteriormente. Las principales son
las siguientes:

Organigramas

Manuales

Tecnicas

Diagramas de
flujo
Carta de
distribucion
del trabajo
Analisis del
puesto

Organigramas
Conocidos tambin como grficas de organizacin o cartas de organizacin, los
organigramas son representaciones grficas de la estructura formal de una
organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los ni veles
jerrquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.
Manuales
Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica,
informacin acerca de la organizacin de la empresa. Los manuales, de acuerdo
con su contenido, pueden ser:
a)
b)
c)
d)

De polticas,
Departamentales,
De bienvenida,
De organizacin,

e)
f)
g)
h)

De procedimientos,
De contenido mltiple,
De tcnicas y
De puesto.

i) Diagramas de procedimiento o de flujo


j) Tambin se les conoce como flujogramas. George Terry los define como: la
representacin grfica que muestra la sucesin de los pasos de que consta
un procedimiento. Los diagramas de procedimiento permiten:
a) Una mayor simplificacin del trabajo.
b) Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las
operaciones para una mejor circulacin fsica.
c) Mejorar alguna operacin, combinndola con otra parte del proceso.
d) Eliminar demoras.
e) Una mejor distribucin de la planta.
k) Carta de distribucin del trabajo o de actividades
l) A travs de esta tcnica se analizan los puestos que integran un
departamento o seccin, para lograr una divisin de funciones y mejorar la
estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores
relacionadas de cinco, hasta quince, personas.
m) Ventajas
a) Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a los que
corresponden.
b) Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo.
c) Normaliza y estandariza procedimientos.
d) Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos.
e) Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.
n)
o) Diseo del puesto
p) Es una tcnica en la que se clasifican pormenorizadamente las labores que
se desempean en una unidad de trabajo especfica e impersonal (puesto),
as como las caractersticas, conocimientos y aptitudes, que debe poseer el
personal que lo desempea. Los objetivos primordiales de esta tcnica son:

Mejorar los sistemas de trabajo.


Delimitar funciones y responsabilidades.
Evitar fugas de autoridad y responsabilidad.
Fundamentar programas de entrenamiento.
Retribuir adecuadamente al personal.
Mejorar la seleccin de personal.

q) Principios de Organizacin
r)
s) Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una
organizacin racional y se encuentran ntimamente relacionados entre s.

Todos estos principios deben tenerse en cuenta al momento de desarrollar


el proceso de organizacin.
t) Objetivo
u) Todas y cada una de las actividades establecidas en la organizacin deben
relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa.
v) Especializacin
w) Este principio fue establecido por Adam Smith hace 200 aos; afirma que el
trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la
ejecucin de una sola actividad. El trabajo se realizar ms fcilmente si se
subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras
ms especfico y menor sea el campo de accin de un individuo, mayor
ser su eficiencia y destreza
x) Jerarqua.
y) Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicacin necesaria para lograrles planes, en los cuales la autoridad y
la responsabilidad fluyan en una lnea clara e interrumpida, desde el ms
alto ejecutivo hasta el nivel ms bajo.
z) Paridad de autoridad y responsabilidad.
aa)A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de
autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto
hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga
la autoridad necesaria para poder realizarlo.
ab)Unidad de mando.
ac) Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisin
para cada funcin, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no
debern reportar a ms de un superior, pues el hecho de que un empleado
reciba rdenes de dos o ms jefes slo ocasionar fugas de
responsabilidad, confusin e ineficiencia
ad)Difusin.
ae)Para maximizar las ven tajas de la organizacin, las obligaciones de cada
puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y
ponerse, por escrito, a disposicin de todos aquellos miembros de la
empresa que tengan relacin con las mismas. Por otra parte, la descripcin
de labores no debe hacerse con demasiado detalle
af) Amplitud o tramo de control.
ag)Hay un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a
un ejecutivo, de tal manera que ste pueda realizar todas sus funciones
eficientemente.
ah)

ai)
aj)
ak) De la coordinacin.
al) La estructura organizacional debe propiciar la armona y la adecuada
sincronizacin de los recursos que integran la empresa, para cumplir con
los objetivos generales. Todas las funciones deben apoyarse
completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo comn; en esta
forma, la organizacin funcionar como un sistema armnico en el que
todas sus partes actuarn oportuna y eficazmente, sin ningn antagonismo
am)
Continuidad.
an)Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere
mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
La organizacin que es apropiada para la empresa en un momento dado,
puede no serlo posteriormente; por lo mismo, alguien debe tener asignada
la responsabilidad de observar la estructura organizacional y sugerir los
ajustes y modificaciones necesarios
ao)
ap)
aq)

ar)

CARACTERSTICAS

as) Las caractersticas que posee el proceso de organizacin son las


siguientes:
at)
1. Carcter especfico: la estructura debe ser diseada a la medida de la
organizacin de que se trate, en funcin de sus caractersticas
especficas, es decir que cada estructura es nica y por lo tanto afecta a
que el proceso de organizacin sea individual para cada tipo de
estructura organizativa.
au)
2. Carcter dinmico: toda buena organizacin se desarrolla y sufre
cambios, este es una caracterstica dinmica que implica a que el
proceso de realizar la organizacin debe ser evaluada constantemente
en el tiempo e identificar si es necesario ajustarla a la nueva situacin
de la empresa, grupo u organizacin.
av)
3. Carcter humano: al disear la estructura de una organizacin, se
debe tener en cuenta las aptitudes de las personas que la integran o que
la integrarn en el futuro. No es bueno esquematizar primero el
organigrama y recin despus fijarse quien ocupara cada posicin del
mismo. De obrar as, se estara cayendo en organizaciones formales y
rgidas, constituidas por seres rectangulares.
aw)
4. El ascenso en la organizacin: los caracteres dinmico y humano,
llevan a un tpico problema organizacional: el del ascenso de las
personas de un nivel jerrquico a otro. Un hombre puede estar
preparado para desempear su cargo actual, pero no el inmediato
superior. Por ejemplo si un excelente mdico clnico asciende a director
del hospital, es altamente probable que sea un mal administrador
(cambiarn significativamente los requerimientos que se harn en l). El
hombre siempre busca ascender, sin advertir que as llegara a un
terreno que no domina. All fracasar, y en lo sucesivo, no ascender
ms.
ax)
5. Orientacin hacia los objetivos organizacionales: para que el
accionar de la organizacin sea efectivo, los objetivos organizacionales
deben prevalecer sobre los departamentales. Al disear la organizacin
de un departamento se debe buscar la forma en que se cumpla el
objetivo general de la empresa mediante el cumplimiento de los
objetivos del departamento, el proceso de organizacin estructura los
puestos y trabajos a realizar por departamento siempre orientado al
cumplimiento de ambos objetivos.
ay)
6. Asignacin de responsabilidades: para que haya responsabilidad,
debe existir la correspondiente autoridad. La responsabilidad no se

delega, sino que se asigna como inherente al cargo, bajo este enfoque
se disea primero las responsabilidades generales o de los superiores y
luego se verifica a que parte de la estructura le corresponde injerir que
cargo.
az)
7. Unidad de mando: ningn empleado puede responder a ms de un
superior, en consecuencia recibir todas las instrucciones por inmediato
de un solo superior. El proceso de organizacin realiza metodologas
para asegurar que cada colaborador reciba rdenes de una sola entidad
superior para evitar la confusin con incoherencia de rdenes, una de
esas metodologas es la asignacin de autoridad y divisin del trabajo.
ba)
bb)
Las anteriores se pueden considerar como las caractersticas
generales del proceso de organizacin que se identifican en cada
organizacin, sin embargo a veces los principios sobre los cuales se
fundamente la organizacin puede hacer surgir otros elementos
caractersticos de esto. Estos principios de la siguiente forma:
bc)

bd)

SEGN EL PROPSITO DE LA ORGANIZACIN


Principio de unidad de objetivos
Principio de eficiencia organizacional

DE ACUERDO A LA CAUSA DE LA
ORGANIZACIN
Principio de la amplitud de la gerencia

SEGN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL


Principio escalar
Principio de delegacin por los resultados esperados
Principio de carcter absoluto de la responsabilidad
Principio de paridad de la autoridad y responsabilidad
Principio de unidad de mando
Principio del nivel de autoridad

SEGN
LAS
ORGANIZACIN

FUNCIONES

DE

Principio de la definicin funcional

SEGN LAS CARACTERSTICAS PROPIAS DEL


PROCESO DE ORGANIZACIN
Principio de equilibrio
Principio de flexibilidad

be)

LA

bf)

MOMENTOS DE APLICACIN

bg)
bh)
A continuacin se mencionan los momentos en que es oportuno o
esencial que se aplique un proceso de organizacin:
bi)

Durante la fase de diseo de una empresa u organizacin que busca un


objetivo comn. La organizacin lograr que cada seccin de la empresa
nunca pierda de vista el objetivo comn y todas sus actividades se
orienten a este.
bj)

En la administracin de recursos de una empresa. Para el gerente


distribuir los recursos de forma ptima solamente se lograr si mantiene
bien identificado las funciones y alcances de cada rea de trabajo as
como de las herramientas con que cuenta cada rea para ejecutar sus
actividades, de esta forma podr desechar lo que no s use o haga falta
en otra rea.

bk)

Cuando una empresa estn recin iniciando operaciones, es oportuno


que se ejecute un proceso de organizacin para ordenar cada elemento
de la empresa previo a su ejecucin. Es de recordar que organizar una
operacin ya ejecutada la mayora de veces implica costos mucho ms
elevados.

bl)
Si un empresario decide expandir su negocio o incrementar actividades,
esto siempre trae consigo mayor utilizacin de recursos, contratacin de
nueva mano de obra, nuevas responsabilidades y compromisos, etc.
Similar a cuando una empresa recin inicia operaciones, cuando ocurre
una expansin se debe emplear la organizacin para administrar las
nuevas reas.
bm)

En la ejecucin de cualquier tipo de proyecto. Ya sea pequeo, como la


ejecucin de un torneo de futbol en una colonia, tanto como uno masivo,
por ejemplo la construccin de una carretera, en ambos es la
administracin del proyecto la que garantiza la buena ejecucin de este
y que el objetivo se alcance. Para administrar el proyecto es necesario
emplear tcnicas de organizacin y delegacin de labores ya que es casi
imposible que el director de proyectos pueda velar detalladamente por
cada actividad y entregable.
bn)

Primordialmente cuando se trabaje con otras personas, ya sea como un


lder, o como jefe autoritario, siempre se debe repartir el trabajo entre
los miembros y designar responsabilidades. Esto solamente puede ser
logrado mediante la organizacin.