Submdulo 3.

Generar la comunicacin de
la empresa de Manera manual
y /o electrnica.
ene23
Contenido:
Elaborar la documentacin administrativa interna y externa.
Procesar informacin para la comunicacin administrativa interna y externa.
Realizar la gestin de la documentacin administrativa interna y externa con
las reas correspondiente.
BLOQUE I: Elaborar la documentacin administrativa interna y externa.
1.1.- PRINCIPALES CONCEPTOS DEL LENGUAJE TECNICO.
Correspondencia
Documento
Registro
Archivo.
El lenguaje: Medio de expresin del pensamiento.
Empleamos el lenguaje para comunicar nuestras ideas. Cuando ordenamos sus
elementos, armnicamente coordinados, para dar forma a un pensamiento con un
determinado propsito, componemos, literariamente hablando.
1.1.1 Correspondencia.
1.-La correspondencia es uno de los gneros de la composicin que se emplea para exponer
en forma escrita, los trmites que se desarrollan en el comercio y en las dependencias
oficiales.
2.-La correspondencia es el gnero de composicin que comprende las distintas formas de
comunicacin escrita en los trmites mercantiles y oficiales. Facilita la clasificacin de los
documentos; gana la simpata de nuestros corresponsales, y asegura el xito de las
empresas. De ah su innegable importancia, y el lugar preferente que seala la enseanza
comercial.
Clasificacin de la correspondencia:
Comercial: Es la que abarca todos los trmites relacionados con los negocios.
Oficial: Se utiliza para las comunicaciones escritas de las oficinas gubernamentales y
empresas estatales.
Particular: Trata los asuntos personales que estn relacionados con el cargo que se
desempea.
Privada: Se relaciona con los asuntos familiares, afectivos o sociales.
Actividades: Dentro del parntesis, escriba la letra que identifique el tipo de
correspondencia a
que se refiere cada prrafo.
A) Comercial, B) Oficial, C) particular, D) Privada.
( ) Las mercancas de su pedido 584 sern remitida el lunes prximo.

( ) Por instrucciones del C. Oficial mayor, todos los reportes se acompaarn con copia
para acuse de recibo.
( ) Te agradecer que me comuniques cuando llegars a esta ciudad
( ) En el departamento de educacin vial se recibieron varias solicitudes para que,
proporcionen instructores en escuelas de la delegacin Benito Jurez
( ) Agradezco su amable felicitacin con motivo de mi ascenso en la empresa
( ) El C. Lic. Blas Mendieta solicita una audiencia con el director de petrleos mexicanos
( ) Recibe mi sincero agradecimiento por el presente que me enviaste
( ) Me agradara mucho colaborar en el proyecto de ampliacin de nuestra empresa
( ) Ya hemos abonado a su cuenta los $750.00 que nos envi ayer
( ) Me complacera que te hospedaras con nosotros cuando vengas a Guadalajara.
1.1.2.- Documento:
Un documento es toda aquella informacin contenida y
registrada sobre cualquier soporte material y que es
producido, recibido y conservado por las instituciones,
organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus
actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad
humana.
Los documentos pueden ser textuales (manuscritos,
mecanografiados o impresos), iconogrficos (mapas, planos, dibujos, fotografas,
diapositivas,
etc.), sonoros (discos, cintas magnetofnicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de
video, pelculas cinematogrficas), electrnicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.),
virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnolgico pudiera
plantear en el futuro.
1.1.3.- Registro.
Encontramos para estos trminos dos significados:
Libros u otros medios.- donde ser anotada y referida toda la
documentacin de entrada y/o salida que tiene lugar.
La finalidad bsica del registro en trminos generales es el control de todos los
documentos que entran y/o salgan en los diferentes rganos de la entidad.
Clases de registros:
Registro general: _ Es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda
comunicacin tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser
de
dos tipos:
Registro general de entrada .- Se har el correspondiente asiento de todo escrito que
se reciba y se pueden utilizar los procedimientos:
De registro nico.- Un libro para los diferentes departamentos de un mismo rgano.
De registro mltiple.- Un libro por cada departamento de la misma entidad que reciba
correspondencia.
Registro general de salida.- Se anotar la salida de los escritos y comunicaciones
oficiales dirigidas a otros rganos o a particulares.

Pueden utilizarse procedimiento de registro nico o mltiple.

Registro auxiliar.- Los rganos administrativos podrn crear en las unidades
administrativas correspondientes de su propia organizacin otros registros con el fin de
facilitar la presentacin de escritos y comunicaciones. Dichos registros sern auxiliares
del registro general, al que comunicarn toda anotacin que efecten.
Registro de archivo.- para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados
Contenido de los registros:
Numero de inscripcin. (Orden temporal de recepcin.)
Epgrafe expresivo de la naturaleza del documento.
Identificacin del interesado.
Funciones:
Todo documento que entre o que salga de la Administracin deber ser registrado para que
quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente la funcin de
facilitar la localizacin de un determinado escrito o documento adems de:
Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestin.
Conocer el destino final de un documento (s ha sido destruido o archivado).
Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.
Conocer los datos ms significativos de un documento sin necesidad de consultarlo
directamente ya que el registro queda anotados stos.
1.1.4.- Archivo.
Conjunto de documento debidamente clasificado y registrado para su fcil consulta.
Forma en que se organizan los archivos:
A) Archivos centrales.- Contiene toda la documentacin de
la empresa, es decir que existe una oficina un
departamento desde el cual se da el servicio de archivos
a todas las dems dependencias. En este caso los
empleados que ah trabajan se dedican exclusivamente a
labores de archivo.
B) Archivos locales.- Los que se organizan en cada uno de
los departamentos de la empresa, as los documentos
que contienen informacin tratan exclusivamente asuntos
de departamento, en caso los empleados llevan a cabo
las labores del archivo como un complemento de sus responsabilidades generales.
Por los asuntos que tratan
A) Archivo en tramitacin.- Los que contienen documentos cuyo asunto esta en proceso,
por ello la consulta es frecuente hasta la conclusin del mismo. Los archivos en
tramitacin pueden ser tanto centrales como locales.
B) Archivos generales y definitivos.- Los que contienen documentos concluidos en su
tramitacin
Por la documentacin que contiene.
A) Archivos oficiales.- Se forman con documentos de instituciones pblicas o
gubernamentales.
B) Archivos especiales.- contiene documento de instituciones privadas o de empresas
mercantiles.
C) Archivos particulares.- Contienen documentos personales o de familia.

 Por su destino.
A) Archivo pblico.- los que pueden ser consultados por las personas que lo requieran si
llenan ciertos requisitos.
B) Archivos privados o limitados.- Los que pueden consultar nicamente funcionarios o
empleados de la institucin a la cual pertenece.
C) Archivo secreto.- Los que, por la naturaleza de la documentacin que contiene solo
pueden consultar los dueos de lo mismo, o funcionarios designados para el efecto.
Por el mtodo que se emplea en su manejo.
A) Archivo de mtodo directo.- aquellos en donde se puede acudir a consultar los
expedientes sin necesidad de revisar antes ndices o catlogos.
B) Archivo de mtodo indirecto.- Los que para localizar los expedientes se requiere la
consulta de catlogos o ndices.
Ejercicios:
Clasifique los documentos o archivos que aqu se mencionan en el grupo correspondiente:
1.- El informe del presidente de la republica
2.- Los documentos que deben archivarse en el departamento de contabilidad
3.- Una carta de Ricardo Mndez, para sus paps
4.- El expediente de una auditora practicada en almacenes Ruiz hace dos aos
5.- Las publicaciones periodsticas con que cuenta la Hemeroteca Nacional
6.- Una solicitud de crdito presentada ayer
7.- El archivo de la Casa Olmedo, que es una empresa particular
8.- El testamento de una persona, cuyos herederos aun no se conocen
9.- Los expedientes que estn bajo la vigilancia de una persona dedicada exclusivamente a
las labores de esa oficina
10.- Documentos que solo pueden consultar el gerente y su secretaria