INSTITUCIN EDUCATIVA TCNICA GUILLERMO LEN VALENCIA

PROGRAMA DE INTEGRACIN COLVALENCIA - SENA

CENTRO DE INNOVACIN Y DESARROLLO DEL EMPRENDIMIENTO Y EL EMPRESARISMO CIDEMP

REA TCNICA 2013.

MATERIAL PARA PRCTICAS DE ARCHIVO Y

CONTROL DE DOCUMENTOS1
Docente:

Henrry Gmez Albernia

Grado: Once

Programa: Asistencia Administrativa

Objetivos del texto

1. Situar al estudiante, a travs de una prctica lo ms real posible, en la
aplicacin de los principios alfabtico y numrico para la organizacin de los
archivos.
2. Ofrecer al estudiante una visin amplia de la documentacin y del manejo de
los diferentes sistemas de archivo, en su futuro puesto de trabajo.
3. Despertar la creatividad del estudiante, permitindole desarrollar el ejercicio
con base en el anlisis de los documentos, en la aplicacin de los principios del
archivo y en su capacidad para emitir juicios y resolver problemas.
4. Facilitar a los docentes la demostracin prctica y real de los principios
tericos, impartidos a travs de textos y explicaciones, mediante un taller de
archivo sencillo y de fcil manejo para el estudiante.
5. Orientar a los docentes en el diseo de nuevas aplicaciones, con base en los
ejercicios y alternativas propuestos en el texto, para reforzar los conocimientos
y destrezas de los estudiantes.
Introduccin
La eficiencia en el manejo de los documentos comerciales facilita el xito en los
negocios. Por esta razn consideramos que el aprendizaje de las tcnicas de
archivo debe fundamentarse en la prctica, lo ms real posible, con
documentacin que efectivamente se produzca en una empresa comercial y que
cubra los pasos que normalmente deben darse, tanto para su organizacin y
conservacin, como para su consulta. Es propsito del Taller Didctico de Archivo
que el estudiante complemente sus conocimientos tericos con una aplicacin
experimental que le permita vivenciar en el saln de clase, lo que ser
posteriormente el manejo de documentos reales en su puesto de trabajo.
El docente de archivo podr, con la ayuda de este material para prcticas de
archivo y control de documentos, orientar con facilidad a sus estudiantes, por
cuanto el contenido variado y de mltiples aplicaciones, es a la vez, sencillo y de
1 Adaptacin del libro de: SALGADO DE JARAMILLO, Lilia y JIMNEZ DE CASTELLANOS,
Graciela,. Taller Didctico de Archivo, Editorial McGraw-Hill Latinoamericana, S. A, Bogot. 1998

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rpida comprensin. Para su manejo basta con observar cmo viene presentado y
seguir las instrucciones dadas para cada ejercicio.
Sin embargo, aunque se ofrecen pautas especficas para la organizacin de cada
sistema, la versatilidad de la documentacin permitir a docentes y estudiantes
idear nuevas formas de aplicacin, luego de analizar el contenido del texto y
efectuar los ejercicios. Este mtodo de enseanza conduce a un nivel superior de
aprendizaje, en el cual se superan la memorizacin, la asociacin y la
comprensin, para llegar a la aplicacin prctica, al anlisis crtico y, a partir de
ah, desarrollar la creatividad, la produccin de ideas propias y la capacidad para
evaluar resultados.
El Taller Didctico de Archivo est orientado a complementar y reforzar los
contenidos tericos de cualquier texto sobre la materia; an ms, puede
emplearse independientemente, porque plantea procedimientos para su aplicacin
y va acompaado de un Manual y Clave para el Maestro, donde se dan
orientaciones y sugerencias didcticas para su ptima utilizacin.
Con el propsito de situar al estudiante en un campo de aplicacin prctica, lo ms
cercana posible de la actividad de la oficina real, se ha preparado en forma
didctica un paquete de documentos para prcticas de archivo y control de
documentos, correspondientes a una empresa comercial denominada FICTICIA,
S. A., cuya estructura orgnica es la siguiente:
Figura 1. Organigrama Ficticia S.A.

Ficticia S.A. se dedica a la comercializacin de textiles y confecciones nacionales,

cuenta con cobertura regional, el municipio Aguachica es la sede principal cuenta
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con un local ubicado en la calle 5 N 5 00, Cel 315 0000000, fijo 565 0000; su Nit
es 18 000000 - 3. El personal que labora en nuestra empresa es el principal
recurso que disponemos para mantener y mejorar nuestra competitividad en el
mercado; por tanto se ha seleccionado cuidadosamente al mejor talento humano
para que conviva diariamente con nuestros clientes
La disposicin de invertir capital humano hacia un rendimiento est centrado en
orden de importancia y resultados el compromiso de actitud, compromiso basado
en la lealtad y compromiso de servicio.
Los negocios deben crear ventajas competitivas sostenibles y una de las ventajas
que puede crear y que es difcilmente copiable por los competidores, es contar
con un talento humano con las competencias requeridas para enfocarse a la
satisfaccin del cliente.
Instrucciones para realizar los talleres:
La documentacin est diseada de tal manera que pueda ser archivada as:
1. Hojas de vida del personal, con dos aplicaciones: sistema alfabtico nominativo
y sistema numrico.
2. Tarjetas de los clientes de la Comercializadora Ficticia, S. A., radicada en
Aguachica - Cesar, y con distribuidores en varias ciudades de Colombia, para
utilizar el sistema alfabtico geogrfico.
3. Correspondencia con diversos clientes, para practicar el sistema alfabtico por
asuntos.
La realizacin de estos ejercicios por parte de los estudiantes permitir, no solo
aplicar los aspectos tcnicos que plantean los textos, sino que tambin estimula la
creatividad, mediante la utilizacin del material en otras aplicaciones. El
dinamismo y la inventiva, caractersticas propias del archivista o archivero, tienen
su fundamento en una adecuada y objetiva orientacin tanto del profesor, principal
facilitador del aprendizaje, como de los textos y dems recursos en los cuales se
apoya el proceso didctico.
Instrucciones para armar el Archivador
Se proceder a trabajar en equipos de cuatro (4) estudiantes, debern traer
cartulina (amarilla) para recortar las guas, sirven para separar los diferentes
archivos, los estudiantes escogern una seccin del archivo y organizaran el
material acorde a la prctica.

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EJERCICIO No. 1
SISTEMA ALFABTICO NOMINATIVO

Todos los documentos relacionados con la historia laboral de los empleados

(estudiantes del grado once) de la Editorial Latinoamericana, S. A., constituyen el
archivo de las Hojas de vida de los trabajadores y son administrados por su
Departamento de Personal.
La primera prctica se har con esta documentacin, mediante el sistema
alfabtico nominativo.
OBJETIVO Organizar, archivar y consultar las Hojas de vida, aplicando las reglas
de clasificacin alfabtica para nombre de individuos y observando los
procedimientos para el manejo y control de documentos.
RECURSOS:

Guas alfabticas
Una carpeta colgante azul rotulado (con marbete dentro de la celugua
horizontal) por estudiante, con los siguientes documentos:

Dos (2) Hojas de vida por estudiante, una en formato nico y otra libre
diseo (universitario, profesional etc.), con 2 referencias de trabajo.

2 fotografas 3x4 a color (debern estar marcada por el reverso)

Fotocopia del documento de identidad x 150
Una (1) Fotocopia del acta de grado de bachiller
Una (1) Fotocopia del diploma de bachiller
Una (1) Fotocopia del diploma de tcnico en asistencia administrativa
Dos (2) Constancias de trabajo
Una (1) Notificacin de vacaciones
Una (1) Llamada de atencin
Una (1) Felicitacin
Dos (2) Memorandos
Dos (2) circulares (fotocopia)
Seis (6) Comunicaciones
Una (1) Carta de solicitud de empleo
Un (1) Contrato de trabajo de Ficticia S.A.
Un formulario de afiliacin al rgimen de salud y pensiones y

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Nota. En el extremo superior de estos documentos aparecen unas iniciales: ellas
indican que los documentos ya fueron tramitados y, por lo tanto, estn en
condiciones de ser archivados.
FASE DE ORGANIZACIN
1.

Inspeccionar: Inspeccione cada documento y verifique si est listo para ser

archivado (compruebe si aparecen las iniciales).
2. Clasificar: Clasifique cada documento aplicando la regla correspondiente; por
ejemplo, el nombre Marin Arrieta Daz se clasificara como: Arrieta Daz, Marin.
Simultneamente subraye la palabra clave, en este caso Arrieta.
3. Distribuir: Distribuya alfabticamente la documentacin; separe los grupos de
acuerdo con el subrayado. Rena todos los documentos de Marin Arrieta Daz en
un solo grupo y haga lo mismo con los dems.
Ordene dentro de cada grupo los documentos, siguiendo un orden cronolgico
ascendente, ejemplo: en el caso de Marin Arrieta Daz el orden ser: carta de
solicitud de empleo, hoja de solicitud de empleo, contrato de trabajo, afiliacin al
seguro social y memorando circular no. 000325.
4. Archivar: Organice alfabticamente las carpetas con los documentos correspondientes, ordenados por fechas, y distribuya las guas, separando los
grupos de carpetas (vase gua nmero 1- Organizacin d la hoja de vida).
EJERCICIO No. 2: Consulte con su profesor si el resultado de su prctica es
correcto
Escoja 5 documentos de los 100 que aparecen en la lista de las pginas 15 y 16, o
siga las instrucciones de su profesor respecto a los documentos que debe
consultar en el archivo alfabtico nominativo.

Determine mentalmente la forma como debe aparecer clasificado el nombre

de la persona a quien corresponde cada documento solicitado.
Localice la gua alfabtica. Ubique cada carpeta de la Hoja de vida.
Busque el documento o documentos solicitados. Retire la documentacin y
deje en su lugar una Tarjeta de Afuera o Sustitucin. Preprela con los
siguientes datos: nombre, nmero y fecha del documento, fecha del prstamo, fecha de devolucin y firma del solicitante.
Si le solicitaron toda la Hoja de vida, remplcela por una Carpeta o Gua de
Afuera o Sustitucin. En la oficina real, esta

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carpeta tiene un bolsillo donde se coloca la tarjeta con los datos del
prstamo; para la prctica, usted la colocar detrs de la carpeta. Numere
las hojas de la carpeta e incluya esta informacin en la Tarjeta de
Sustitucin.

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EVALUACIN:
Busque y entregue a su profesor los siguientes documentos:

Invitacin al Seminario de Capacitacin a __________________________..

Llamada de atencin a __________________________________________
Permiso por calamidad domstica de ______________________________.
Hoja de vida de _______________________________________________.
Haga una relacin por escrito de los empleados que tengan 1 ao
cumplidos de servicio.
Devuelva a su sitio la documentacin que retir para consulta

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