Administracin de Proyectos

Profesor: Jorge Ortiz Porras

Contenido
I.

Presentacin.

Objetivo
Objetivos especficos

II. Conceptos Bsicos de la Administracin de Proyectos

III.

Qu es un Proyecto?
Caractersticas de un Proyecto
Qu es la Administracin de Proyectos?
Componentes de la Administracin de Proyectos
Elementos relacionados con el Proyecto
Ciclo de vida del Proyecto

Administracin de Proyectos

Etapas de la Administracin de Proyectos

reas de conocimiento
Involucrados en el Proyecto
Organizacin para el Proyecto

Contenido
IV. Etapas de la Administracin de Proyectos
1.

Inicio del Proyecto

2.

Planeacin del Proyecto

3.

Ejecucin del Proyecto

4.

Control del Proyecto

5.

Cierre del Proyecto

V.

Conclusiones

VI.

Lecturas sugeridas

I. Presentacin
Objetivo
Distinguir los principales conceptos, tcnicas y principios
empleados en la Administracin de Proyectos.
Ejemplificar el uso de algunas herramientas bsicas utilizadas en la
Administracin de Proyectos.

I. Presentacin
Objetivos especficos

Presentar las mejores prcticas en Administracin de Proyectos.

Aplicar la metodologa y herramientas para la Administracin de

Proyectos.

Desarrollar un caso de estudio.

II. Conceptos Bsicos

Qu es un Proyecto?

Situacin actual
Requerimientos
Objetivos

INICIO

Es la suma de esfuerzos que en

generar

un

PRODUCTO

PROYECTO

Tiempo

forma temporal se utilizan para

SERVICIO en particular o UNICO.

Resultados

FIN

II. Conceptos Bsicos

Caractersticas de un Proyecto

Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido

Productos, servicios o resultados nicos: un proyecto crea

productos entregables nico

Elaboracin Gradual: significa desarrollarlo en etapas

II. Conceptos Bsicos

Qu es la Administracin de Proyectos?
La

aplicacin

conocimientos,

racional

de

habilidades,

herramientas y tcnicas para

alcanzar los objetivos de un
proyecto, a travs de una serie
de
interrelacionadas.

actividades

II. Conceptos Bsicos

Componentes de la Administracin de proyectos
1.

2.

Habilidades clave

Liderazgo

Comunicacin

Negociacin

Solucin de problemas

Lograr objetivos

Conocimientos

Tcnicos

Administrativos

3.

Herramientas

4.

Tcnicas

II. Conceptos Bsicos

Elementos relacionados con el Proyecto
Tiempo
Calidad
Alcance
Entorno
Recursos
Costo

BUSCAR LA SATISFACCIN DE TODOS LOS

INTERESADOS

II. Conceptos Bsicos

Ciclo de vida del Proyecto

NIVEL DE ACTIVIDAD

3. Ejecucin*
*Etapas del
proyecto

2. Planeacin*

5. Cierre*

1. Inicio*
4. Control*
INICIO

TIEMPO

TERMINO

II. Conceptos Bsicos

Instalacin
completa

100%
$, HH

Operacin
completa
Entrega

Grado de influencia en
resultados

Avance

Decisin de
arranque
Decisiones
trascendentes

Fase 1
Inicio

Fase 2
Planeacin
Diseo

Fase 3
Ejecucin

Fase 4
Pruebas y
Arranque

III. Administracin de Proyectos

Etapas de la Administracin de Proyectos
origen

equipo del Proyecto

INICIO

carta

PLANEACIN

plan
alcance

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

entrega

avance
aceptacin

PRODUCTO

III. Administracin de Proyectos

reas de conocimiento
Integracin

Definicin de proyecto y las reas involucradas desde el plan

de administracin, la ejecucin, al cierre.

Alcance

Administracin, definicin de productos y actividades y su

seguimiento.

Costos

Recursos

Presupuesto y su control.

Planeacin de recursos, desarrollo y administracin de

equipos del proyecto.

III. Administracin de Proyectos

Tiempo
Calidad
Comunicaciones
Riesgos
Suministros

Definicin de actividades interrelacionadas y cronogramas.

Planeacin, aseguramiento y control de la calidad.

Definicin de la distribucin de informacin del proyecto.

Planes y administracin.

Planeacin de adquisiciones,
proveedores.

contrataciones, manejo de

III. Administracin de Proyectos

Involucrados en el Proyecto

Director del proyecto

Cliente/usuario

Organizacin ejecutante

Miembros del equipo del proyecto

Equipo de direccin del proyecto

Patrocinador

Influyentes

III. Administracin de Proyectos

Organizacin para el Proyecto (Estructuras)
POR PROYECTOS

MATRICIAL

FUNCIONAL

El personal reporta
directamente al Mando
Superior

Reporta al Lder del

proyecto y al Mando
funcional

Varios responsables

Control total sobre el

presupuesto, recursos
materiales

Lder de proyecto de
tiempo completo

Actan por especialidad

El Mando Superior tiene

responsabilidad
administrativa sobre el
personal
Puede disponerse de un
pool de recursos

Autoridad y toma de
decisiones compartida

Superior identificado

Enfoque fragmentado

III. Administracin de Proyectos

Organizacin para el Proyecto
Competencias tcnicas
Alto

Competencias humanas

Bajo
Niveles operativos

Mandos medios

Niveles superiores

Habilidades de los equipos de trabajo

IV. Etapas de la AP

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

IV. Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Mecanismos de seleccin de
proyecto
Definicin del proyecto

INICIO

Carta del proyecto

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Alcance del proyecto

IV. Etapas de la AP
gen del Proyecto
NECESIDADES DEL
SECTOR O DE LA
INDUSTRIA

AVANCES
TECNOLGICOS

REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE

PROYECTO

REQUERIMIENTOS
LEGALES

NECESIDADES DE
LA INSTITUCIN

IV. Etapas de la AP
Carta del Proyecto
Formaliza el inicio del proyecto
Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
Proporciona informacin general

Qu?

Por qu?

Quin?

Para qu?

Cmo?

Cundo?

IV. Etapas de la AP
CARTA DEL PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO:
RESPONSABLE DEL PROYECTO::
OBJETIVO:
BENEFICIOS:
DESCRIPCIN:
PRIORIDAD:
JUSTIFICACIN:

PRODUCTOS:
APROBACIN:

IV. Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Estructura de Descomposicin del
Trabajo

PLANEACIN

Tabla de precedencias
Ruta critica
Matriz de roles

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Plan del proyecto

IV. Etapas de la AP
Procesos de planeacin
Plan de Administracin de Proyecto
Alcance, definicin y plan de administracin
Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT) o Work

Breakdown Structure ( WBS )

Definicin de actividades, de hitos o milestones
Secuencia de actividades

Diagramas de red, lista de actividades

IV. Etapas de la AP
Procesos de planeacin
Estimacin de recursos
Estimacin de la duracin de actividades
Desarrollo del cronograma
Estimado de costos y desarrollo de presupuesto
Planeacin de:

Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos

IV. Etapas de la AP
Plan de administracin del Proyecto
Gua la ejecucin y control del proyecto; define referencias

para evaluar el avance y cumplimiento del programa

Contempla elementos de las reas de conocimiento, tales

como:

Definicin del alcance

Organizacin del Proyecto
Mecanismos y programas de comunicacin
Programa de Proyecto
Estimados de costos
Procesos de administracin de riesgos
Procedimientos de control de cambios

IV. Etapas de la AP
Estructura de Descomposicin del Trabajo

En partecitas !
Suficientemente
pequeas
que quepan en el plato y lo
suficientemente grandes que
no indigesten.
Cmo se come un elefante?

IV. Etapas de la AP
Qu es?

Representacin de la jerarqua del proyecto

Identifica todo el trabajo a realizar
Es un producto de la definicin de alcance

Caractersticas

Organiza y define el alcance total del proyecto

Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para

Estimacin de costos
Distribucin de roles y funciones
Planes tcnicos
Lista de productos a entregar
Informes sobre el avance y anlisis de problemas

IV. Etapas de la AP
Elaboracin
1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT
3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes

detallados de nivel inferior

4. Desarrollar

y asignar
componentes de la EDT

cdigos

de

identificacin

los

5. Verificar que el grado de descomposicin del trabajo es

necesario y suficiente

IV. Etapas de la AP
Organizacin de unidades medibles de trabajo requeridos para

desarrollar productos

PRODUCTO

1.1

1.2

1.1.1
1.1.2

1.2.1
1.2.2

1.3

Componentes mas
importantes
Productos de trabajo
terminados
Tareas que entregan un
producto

IV. Etapas de la AP
Grfica de Gantt

1. Programar las actividades del

Proyecto
considerando
tiempo y responsables.

2. Permite registrar avances de

acuerdo con lo planeado.

IV. Etapas de la AP
Tabla de precedencias

Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la

EDT, en el orden en que se ejecutarn.

Incluye los siguientes elementos:

Clave de la actividad

Actividad

Duracin

Actividades precedentes

Responsable

IV. Etapas de la AP
Clave de la
actividad

Actividad

Inicio

Diagnstico y pronstico realizado

Normas y criterios establecidos

Duracin

Actividades
precedentes

Responsable

----

--

------

4 meses

--

Director de Planificacin

2.5 meses

--

Director Jurdico

Estrategia definida

1 mes

1,2

Programas de desarrollo realizados

1 mes

Director de Planificacin

Plan instrumentado

1 mes

Director de Planificacin

Edicin realizada

2 meses

Director Administrativo

Pblico consultado

2.5 meses

Director de Control

Proyecto definido

1.5 meses

5,6,7

Plan aprobado por ejecutivo

0.5 meses

Subsecretario

10

Publicacin y difusin efectuadas

0.5 meses

Director Administrativo

11

Fin

----

------

Subsecretario

Director de Planificacin

IV. Etapas de la AP
Tipos de precedencias
Actividad A

Actividad B

Final a Inicio

Actividad A

Actividad B

Inicio a Inicio

Actividad A

Actividad B

Final a Final

Actividad A

Actividad B

Inicio a Final

IV. Etapas de la AP
3

1
1

2
3

5
1

Diagrama de Gantt

Red / Ruta crtica

1

Hitos
(milestones)

2
3

4
6

5
7

IV. Etapas de la AP
Diagrama de Red (ruta crtica)
Determina la duracin total del proyecto
Se basa en el estimado de un valor de duracin por tarea
Muestra interdependencia de tareas
Permite estimar el tiempo de finalizacin del proyecto
Permite evaluar balance entre recursos y tiempo
Permite evaluar avances o desempeo

IV. Etapas de la AP
Holgura
Es el perodo de tiempo que una tarea puede retrasarse sin

retrasar al proyecto
Las tareas en la ruta crtica tienen cero holgura.
Las tareas de la ruta crtica que se retrasan, ocasionan retrasos al

proyecto

IV. Etapas de la AP
La holgura se calcula por alguna de las siguientes frmulas:

Inicio mas tardo Inicio mas temprano

o bien,
Final mas tardo Final mas temprano

(Ls - Es)
(Lf - Ef)

Es

Ef

Actividad

Ls

Lf

Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la

red , desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas
tardas se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio.

IV. Etapas de la AP
0-0

0-7

7 - 13

INICIO

14 - 21
6

8 - 14

0-8

8 - 16
8

8
6 - 10

G
6

21 - 24

24 - 24

FIN
3

0-6

IV. Etapas de la AP
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Se emplea para estimar tiempos y costos.
Es de utilidad para:

Anlisis de alternativas

Empleo eficiente de recursos

Optimizacin de calendarios

Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

IV. Etapas de la AP

Se calcula con base en tres estimaciones de la duracin esperada para la

actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).
Tiempo esperado entre eventos

(P+4M+O)
6

Desviacin estndar

(P-O)
6

Varianza de una tarea

(P-O)
6

Duracin esperada del proyecto

Suma de duracin de las tareas

Desviacin esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas

IV. Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Sistema de autorizacin de trabajo
Sistema de informacin
Reportes de avance

EJECUCIN
Resultados del trabajo
Cambios requeridos
Mejora de calidad
INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Mejoras en la ejecucin
Informes de proyecto

IV. Etapas de la AP
Procesos de ejecucin
Direccin del proyecto

Productos de avance

Acciones implantadas

Aseguramiento de calidad

Cambios

Acciones correctivas

Formacin y desarrollo de equipo de trabajo

Distribucin de informacin
Manejo de proveedores

IV. Etapas de la AP
Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la informacin del proyecto en tiempo y
forma.

Planificar las comunicaciones

Generar informacin

Distribuir la informacin

Informar los avances

Satisfacer a los interesados

IV. Etapas de la AP
Reportes de avance
Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando
a lo largo del proyecto.
Las metas intermedias:
Describen un resultado tcnico o un evento
Se programan en fechas determinadas
Su duracin es cero

IV. Etapas de la AP
Caractersticas:

Tangibles

Medibles

Entregables

Se deben establecer claramente

IV. Etapas de la AP
Ventajas:
Ms fcil de interpretar
Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de

entregas o avances
Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad

en la ejecucin y crea un clima de confianza

Se pueden generar indicadores que proporcionen informacin

valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos,

entre otros)

IV. Etapas de la AP
Valor ganado del proyecto

Recursos

Planeado

Valor ganado
Real

Tiempo

IV. Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas

Anlisis de valor ganado

Distribucin de informacin
Sistemas de control de cambio
Control de riesgos

Actualizaciones del plan

Acciones correctivas
Lecciones aprendidas
Aceptacin del trabajo
Ordenes de cambio
Ajustes a lnea base

CONTROL

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

IV. Etapas de la AP
Procesos de control
Supervisin y control
Control de cambios
Verificacin y control de alcance
Control del cronograma

IV. Etapas de la AP
Procesos de control

Control de costos
Control de calidad
Seguimiento de desempeo del equipo
Informes de resultados
Comunicacin con interesados

IV. Etapas de la AP
Administracin de cambios
Evaluar y documentar ajustes y sus impactos
Recopilar, medir y difundir la informacin sobre el avance,

riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:

Comparar y evaluar el avance real del Proyecto

Dar seguimiento y supervisin de riesgos

Documentar la situacin actual del Proyecto

IV. Etapas de la AP
Anlisis y contencin de riesgos
Recomendaciones prcticas:
Prevea riesgos, no catstrofes
Aplique su sensibilidad, visin
Realice el anlisis en grupo y en forma gil
Analice los riesgos ms importante
Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
Repita el anlisis de riesgos durante el proyecto antes de

actividades o eventos crticos

IV. Etapas de la AP
Anlisis de valor ganado
Permite evaluar el desempeo
del proyecto, considerando
medidas de tiempo y costo.

Valor planeado

Valor ganado

IV. Etapas de la AP
Anlisis de calidad
Costo de conformidad y no conformidad
Anlisis costo / beneficio
Control de calidad - herramientas estadsticas

IV. Etapas de la AP
Tcnicas y herramientas
Auditorias de procura

CIERRE

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CONTROL

CIERRE

Informes y
ejecucin

reportes

Reporte final

de

IV. Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
1. Cierre administrativo

Reporte final

Presupuesto

Programa

Evidencias

Lecciones aprendidas

Reporte de control de cambios

Archivos

Plan de transicin

IV. Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
2. Cierre del contrato
Archivos de contrato
Manuales, planos
Bitcoras
Comunicados
Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final

VI. Lecturas sugeridas

PMI Standard
A guide to the project management body of knowledge 5ta Edicin

Chamoun, Yamal
Administracin Profesional de Proyectos

Microsoft Project Paso a Paso

Kerzner, Harold PhD

Project Management

GIDO, Clements
Administracin exitosa de proyectos

DAVIDSON, Jeff
La gestin de proyectos

WEISS, Joseph
Administracin de proyectos en cinco pasos