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Versin: 4.0
Fecha: Octubre 03 de 2014
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1. Objetivo:
Definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditoras, establecer los registros
e informar los resultados, con el fin de determinar si el Sistema de Gestin de Calidad es conforme con las
disposiciones planificadas, con los
os requisitos de las norma NTC GP 1000:2009, y con los requisitos estaest
blecidos en la Entidad, y si se ha implementado y mantenido de una manera eficaz para el logro de los
Objetivos institucionales y de Calidad.
2. Alcance:
Este procedimiento abarca desde la planeacin y ejecucin de las auditoras internas del Sistema de GesGe
tin de la Calidad a los procesos de la entidad a nivel central y nivel territorial, hasta el seguimiento de las
Acciones definidas dentro de los planes de mejoramiento.
3. Definiciones:
P.H.V.A.: Corresponde a las siglas del Planear, Hacer, Verificar y Actuar
Planear: Evaluar los elementos definidos que dan respuesta al qu y al cmo, los cuales generalmente se
muestran en la caracterizacin; la poltica de calidad, conocimiento y aplicac
aplicacin;
in; los objetivos de calidad y
el aporte del proceso a los mismos.
Hacer: La aplicacin sistemtica de los procedimientos definidos aplicables.
Verificar: Los controles implementados y las evidencias guardadas en registros del seguimiento y medicin que hace el Responsable del proceso para el logro de los resultados planificados.
Actuar: Implementacin dinmica, permanente y sistemtica de las acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
Auditora: Proceso
roceso sistemtico, independiente y documentado para ob
obtener evidencias de la auditora y
evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de audiaud
tora
NOTA 1 Las auditoras internas, denominadas en algunos casos como auditoras de primera parte, se reare
lizan por, o en nombre de, la propia organizacin, para la revisin por la direccin y con otros fines internos
(ej. para confirmar la efectividad del sistema de gestin o para obtener informacin para la mejora del sissi
tema de gestin). Las auditoras internas pueden
p
constituir la base para la auto declaracin
de
de conformidad
de una organizacin. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeas, la independencia
puede demostrarse al estar el auditor libre de responsabilidad de la actividad que se audita o libre de prejuicios o conflicto de intereses. ISO 19011:2011(E)
NOTA 2 Las auditoras externas incluyen lo que se denomina generalmente auditoras de segunda y terc
tercera parte. Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen un inters
int
en la organizacin, tal como los clientes, o por otras personas en su nombre. Las auditoras de tercera parte se llevan a
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cabo por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como aquellas que proporcionan el
registro o la certificacin de conformidad.
NOTA 3 Cuando se auditan juntos dos o ms sistemas de gestin de diferentes disciplinas (ej. calidad,
ambiental, seguridad y salud ocupacional), esto se denomina auditora combinada.
NOTA 4 Cuando dos o ms organizaciones cooperan para auditar
au
a un nico auditado,
auditado se denomina auditora conjunta.
NOTE 5 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.1.
Auditora Interna de Gestin: Anlisis sistemtico de los resultados obtenidos como producto de la ejecuejec
cin de procesos, procedimientos, planes, programas, proyectos y actividades, verificando el nivel de eficaefic
cia en el cumplimiento de objetivos y metas propuestas, la evaluacin de la economa y eficiencia en la
utilizacin de recursos, la observancia a las normas jurdicas involucradas en cada caso y la evaluacin
del efecto que las actividades, de tal forma que la entidad pueda tomar correctivos oportunamente, gen
generando valor agregado en el proceso auditor
auditor.
Auditora Interna de Calidad: Proceso sistemtico, independiente y documentado para
par obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestin de
la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, efief
ciente y efectiva .
Criterios de auditora: Grupo de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra
los cuales se compara la evidencia de auditora.
auditora
NOTA 1 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.3.
NOTA 2 si los criterios de auditora son legales, se utilizan a menudo los trminos cumple o no cumple en un hallazgo de auditora
pert
Evidencia de la auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
NOTA La evidencia
ia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa.
[ISO 9000:2005, definicin 3.9.4]
Hallazgos de la auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora (3.3) recopilada
frente a los criterios de auditora.
NOTA 1 Los hallazgos de auditora indican conformidad o no conformidad.
NOTA 2 Los hallazgos de auditora pueden llevar a la identificacin de oportunidades de mejora o al regi
registro de mejores prcticas.
NOTA 3 Si los criterios de auditora son seleccionados de requisitos legales
legales o de otra ndole, los hallazgos
de auditora se denominan Cumplimiento o Incumplimiento.
NOTA 4 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.5. ISO 19011:2011(E)
Conclusiones de la auditora: Resultado
R
de una auditora tras considerar los objetivos de la auditora y
todos los hallazgos de la auditora.
auditora
NOTA Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.6.
Cliente de la auditora: Organizacin o persona que solicita una auditora.
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NOTA 1 En el caso de una auditora interna, el cliente de auditora tambin puede ser el auditado (o la
persona que maneja el programa de auditora. La solicitud de auditora externa pude venir de diferentes
fuentes tales como entes reguladores, partes contratantes
con
o clientes potenciales.
NOTA 2 Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.7.
Auditado: Organizacin
rganizacin que est siendo auditada
[ISO 9000:2005, definicin 3.9.8]
Auditor: Persona que lleva a cabo una auditora
Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora con el apoyo, si es necesario, de
expertos tcnicos.
NOTA 1 A un auditor del equipo auditor se le designa como lder del mismo.
NOTA 2 El equipo auditor puede incluir auditores en formacin.
[ISO 9000:2005, definicin
nicin 3.9.10]
ersona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor
auditor.
Experto tcnico: Persona
NOTA 1 El conocimiento o experiencia especficos son los relacionados con la organizacin, el proceso o
la actividad a auditar, el idioma o la orientacin cultural.
NOTA 2 Un experto tcnico no acta como un auditor en el equipo auditor.
[ISO 9000:2005, definicin 3.9.11] ISO 19011:2011(E)
Observador: Persona
ersona que acompaa al equipo auditor pero no audita.
NOTA 1 Un observador no es parte del equipo auditor y no influencia o interfiere con la realizacin de la
auditora.
NOTA 2 Un observador pude ser una
u persona del auditado (un regulador u otra parte interesada que fue
testigo de la auditora.
Gua: Persona nombrada por el auditado para asistir al equipo auditor.
Programa de auditora: Conjunto
onjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo dete
determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
NOTA Adaptado de ISO 9000:2005, definicin 3.9.2.
Alcance de la auditora: Extensin
xtensin y lmites de una auditora
NOTA El alcance de la auditora incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de
la organizacin, las actividades y los procesos, as como el perodo de tiempo cubierto.
[ISO 9000:2005, definicin 3.9.13]
Plan de auditora: Descripcin
ipcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.
[ISO 9000:2005, definicin 3.9.12]
Riesgo: Efecto
fecto de la incertidumbre en los objetivos
NOTA Adaptado de la Gua ISO 73:2009, definicin 1.1.
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Competencia: Habilidad
abilidad para aplicar conocimientos
conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados esperados
ISO 19011:2011(E)
NOTA Habilidad implica la aplicacin apropiada de comportamiento personal durante el proceso de audit
auditora
Conformidad: Cumplimiento
umplimiento de un requisito
[ISO 9000:2005, definicin 3.6.1]
No conformidad: Incumplimiento de un requisito
[ISO 9000:2005, definicin 3.6.2]
Sistema de gestin: Sistema para establecer polticas y objetivos y para alcanzar dichos objetivos
NOTA Un sistema de gestin de una organizacin
organizacin puede incluir diferentes sistemas de gestin, tales como
sistema de gestin de calidad, un sistema de gestin financiero o un sistema de gestin ambiental.
[ISO 9000:2005, definicin 3.2.2]
4. Generalidades del procedimiento:
Enfocar la realizacinn de las auditoras internas del Sistema de Gestin de la Calidad del Ministerio a la
mejora continua cumplimiento del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).
Las Auditoras Internas del Sistema de Gestin de la Calidad se realizan a los procesos de la entidad que
se consideren como auditables por parte del Seor Ministro, el Representante de la Alta Direccin para el
Sistema de Gestin o el Jefe de la Oficina de Control Interno, con base en el estado y la importancia de los
procesos por auditar, as
s como los resultados de auditoras previas, sin embargo cada proceso debe audiaud
tarse por lo menos una vez al ao. La planificacin de las auditorias se efecta al inicio de cada ao tteniendo como fundamento lo anteriormente expuesto.
El Ministerio forma y mantiene capacitado al grupo de auditores para el desarrollo de la Auditora Interna
del Sistema de Gestin de la Calidad, considerando la cantidad de procesos y las Direcciones Territoriales
para determinar el nmero mnimo de integrantes.
Los Auditores Internos de Calidad no realizan auditoras a las reas de las cuales hacen parte el desarrollo
de sus procesos y funciones.
Los Auditores Internos de Calidad deben realizar estrictamente el procedimiento definido para este ejerciejerc
cio, as como utilizar exclusivamente los formatos definidos en ste.
Durante el inicio del proceso de auditora se deben contemplar los riesgos de la auditoria segn el proceproc
dimiento de Gestin de riesgos de la entidad Gestin de Riesgos ASIG-PD-05
Todo el personal vinculado al Ministerio de planta, provisional, contratista, pasante y dems formas de
contratacin, estn sujetos a ser auditados, por lo cual deben estar informados y preparados para tal fin.
Si el Responsable del proceso auditado no est de acuerdo con el resultado de la auditora y no se logra
conciliar las diferencias, el Auditor Interno de Calidad debe consultar el tema con el Jefe de la Oficina de
Control Interno y con el responsable del SIG para tomar la decisin correspondiente.
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Actividad
Elaborar Programa de Auditoras
Auditoras, estableciendo objetivo y alcance de la auditora.
auditora
1
NOTA: Este programa tambin incluye las auditorias de
segunda y tercera parte.
Responsable
Jefe Oficina de
Control Interno
PROGRAMA DE
AUDITORAS INTERNAS
EI-PD-01-F-08
Jefe Oficina de
Control Interno
2
Registro
/documento
PROGRAMA DE
AUDITORAS INTERNAS
EI-PD-01-F-08
ACTA DE REUNIN
ASIG-F-05
Solicitud de Apoyo
Comunicaciones
CI-F-01
LISTADO DE ASISTENCIA A REUNIONES GTH-F-05
Memorandos remitidos al Equipo Auditor
PLAN AUDITORIAS
INTERNAS
EI-PD-01-F-04
Memorandos remitidos a Responsables
de procesos
LISTA DE CHEQUEO
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No.
Actividad
Responsable
Registro
/documento
AUDITORIAS INTERNAS
EI-PD-01-F-03
Equipo Auditor
ACTA DE REUNIN
ASIG-F-05
Equipo Auditor
EI-PD-01-F-03
Equipo Auditor
10
LISTA DE CHEQUEO
AUDITORIAS INTERNAS
Equipo Auditor
Interno
Jefe Oficina de
Control Interno
ACTA DE REUNIN
ASIG-F-05
Informe de Auditoras
Internas
EI-PD-01-F-06
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No.
Actividad
Responsable
Registro
/documento
durante la auditora.
Nota: En caso de presentarse
present
observaciones por parte
del Jefe de Control Interno, el Equipo Auditor efectuar
los ajustes pertinentes
es y remitir nuevamente el InforInfo
me de Auditoras Internas al Jefe de la Oficina de Control Interno.
11
Informe de Auditoras
Internas de Calidad
Remitir Informe de Auditora Interna al auditado
auditado, requiEI-PD-01-F-06
riendo la elaboracin de los Planes de Mejoramiento Jefe Oficina de
correspondientes para subsanar los hallazgos efectuaefectu
Control Interno. Memorandos remitidos en la Auditora.
dos a Responsables
de procesos
12
13
14
Acta de reunin
Presentar los resultados del informe consolidado de
ASIG-F-05.
auditoras internas de calidad al Representante de la Jefe Oficina de
Presentacin de reAlta Direccin para el Sistema Integrado de Gestin Control Interno
sultados Auditoras
SIG y a las dems partes interesadas.
Internas de Calidad.
Jefe Oficina de
Control Interno.
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Formato seguimiento
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No.
Registro
/documento
definidas dentro de los planes de mejoramiento, conco
cina
Control a las acciones Coforme al PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO FORMULACIN Y S
SE- Interno
rrectivas, Preventivas
GUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS, PR
PREy de Mejora
VENTIVAS Y DE MEJORA - ASIG-PD-02 -.
(ASIG-PD-02-F-02)
Nota 1: El equipo auditor interno de calidad verifica el
cumplimiento de las acciones definidas por el Auditado.
Actividad
Responsable
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Las competencias del equipo auditor debern ser evaluadas de acuerdo a su desempeo y es importante
tener en cuenta los resultados obtenidos para fortalecer el grupo de auditores internos existentes.
7. Anexos
7.1 Anexo perfil del auditor
El Auditor Interno debe tener conocimientos de las reas sealadas a continuacin.
Principios, procedimientos y mtodos de auditoria
Sistemas de gestin y documentos de referencia
Contexto de la organizacin
Requisitos legales aplicables y otros requisitos que aplican al auditado.
Conocimientos especficos en auditora.
PARMETRO
Educacin
REQUISITOS
-
Observacin
Responsabilidad
Conocimientos
Habilidades
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Presentar ante los auditados los resultados de las auditoras y concertar las diferencias que se
puedan presentar.
Presentar a la Oficina de Control Interno los resultados de las auditoras realizadas.
Solicitar la formulacin de las acciones, y realizar el seguimiento y verificacin de la eficacia y efe
efectividad a las acciones preventivas, correctivas y de mejora, segn corresponda.
Las dems que le sean asignadas
asignadas para la adecuada gestin de las auditoras internas en el MinisMini
terio del Trabajo
Para el caso de auditoras de segunda y tercera parte, la competencia del auditor se deja consigconsi
nada en Estudios previos Contratacin Directa diferente a prestacin de servicios
ser
profesionales
GC-PD-02-F-03