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LISANDRO ALVARADO
SORAYA Y. MIRABAL V.
BARQUISIMETO, 2008
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
BARQUISIMETO, 2008
NDICE
Pg
DEDICATORIA .
vi
AGRADECIMIENTO
vii
NDICE DE CUADROS
viii
RESUMEN
xii
INTRODUCCIN .
CAPTULO
I
II
III
EL PROBLEMA ..
12
General .......................................................................
12
Especficos .................................................................
12
Justificacin ............................................................................
13
14
16
16
19
52
53
Tipo de la Investigacin ..
53
54
Poblacin ...
55
Muestra .
55
58
59
60
IV
RESULTADOS ..................................................
61
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..
81
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS .
83
ANEXOS .....
89
90
91
DEDICATORIA
.- A Dios sobre todas las cosas, porque me ilumin el camino y me permiti lograr la
meta que me propuse.
.- A mi madre, por el apoyo que en todo momento me brind para continuar mis
estudios, y los constantes consejos para no decaer en la investigacin.
.- A mi esposo, por su paciencia y ayuda en todo momento, sin egosmo de tiempo, y
siempre dispuesto a atender nuestro hogar, y dndome con mucho cario nimo para
que culminar mis estudios.
.- A mis hijos, porque fueron estmulo y amor para que dejaran una semilla de inters
en la investigacin y tengan un ejemplo de estudio en su futuro.
.- A mi amiga, compaera de investigacin y asesora incondicional Glenda Torrealba,
por su desinteresada ayuda y sus constantes consejos en el mejor cumplimiento de
esta meta que juntas nos propusimos.
.- A todas aquellas personas que de alguna manera intervinieron en este episodio de
mi vida y que en este momento se escapan de mi mente.
Gracias a todos, sin ustedes hubiese sido imposible llevar a cabo esta tarea tan bella.
AGRADECIMIENTO
NDICE DE CUADROS
Pg
Cuadro 1 Evolucin de las ODS. Categoras en funcin de su modelo de
actuacin .
22
54
63
65
67
Cuadro 6 Distribucin de Frecuencias sobre los medios que usan para almacenamiento de la informacin en las ODS, ubicadas en el
Municipio Iribarren, Estado Lara
68
Cuadro 7 Distribucin de Frecuencias sobre con quien comparten la informacin captada en las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren,
Estado Lara ..
70
71
Cuadro 9 Distribucin de Frecuencias sobre los programas con que procesan la informacin las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren,
Estado Lara ....
73
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75
77
78
NDICE DE GRFICOS
Pg
Grfico 1 Distribucin de Frecuencia relativa (%) sobre los insumos para
63
Grfico 2 Distribucin de Frecuencia relativa (%) sobre las fuentes de donde proviene la informacin que usan en las ODS, ubicadas en el
Municipio Iribarren, Estado Lara ..
65
67
Grfico 4 Distribucin de Frecuencia relativa (%) sobre los medios que usan
para almacenamiento de la informacin en las ODS, ubicadas en el
Municipio Iribarren, Estado Lara ..
69
70
Grfico 6 Distribucin de Frecuencia relativa (%) sobre la tecnologa empleada para procesar la informacin captada en las ODS, ubicadas en el
Municipio Iribarren, Estado Lara ..
72
Grfico 7 Distribucin de Frecuencia relativa (%) sobre los programas con que
procesan la informacin las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren,
Estado Lara ... 73
Grfico 8 Distribucin de Frecuencia relativa (%) sobre los Software para analizar la informacin las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara ...
74
Grfico 9 Distribucin de Frecuencia relativa (%) sobre los medios que usan
para difundir la informacin las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara ..
78
Grfico 10 Distribucin de Frecuencia relativa (%) sobre quien usa la informacin procesada por las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren,
Estado Lara ....
Cuadro 11 Distribucin de Frecuencia relativa (%) sobre cuantos beneficia-
10
77
rios promedio Mensual se sirven de los servicios de las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara ....
79
11
RESUMEN
En la nueva sociedad de la informacin en la que vivimos, es evidente el valor de la
gestin de la informacin para las empresas y las organizaciones, ya que es un factor
esencial para su xito. El desempeo satisfactorio de las Organizaciones de
Desarrollo Social (ODS) est determinada por su capacidad para identificar y
perfeccionar los flujos de informacin tiles (Paos, 2000). Siendo el objetivo de la
presente investigacin caracterizar la Gestin de la Informacin en las
Organizaciones de Desarrollo Social (ODS). Caso: Fundaciones, ubicadas en el
Municipio Iribarren del estado Lara, bajo la Teora de los Stakeholders. Se aplicaron
cuestionarios de preguntas cerradas a las Fundaciones entre febrero y mayo del 2008.
Para el anlisis estadstico se utiliz el SPSS. Slo el 57,14% de las fundaciones
respondieron a la misma. El 32,76% la informacin procede de RRHH. El 53,70% de
la informacin que manejan proviene de la junta directiva y el 50% son los
proveedores los que originan la fuente externa proveedores. El 75% dice validar la
informacin y el 54,17% usan papel para su almacenamiento. El 50% comparte la
informacin con la misma institucin. El 70% utilizan Pentium III como tecnologa,
con 100% usando sistema operativo Windows. Un 43,94% usan Word como
programa para procesar los datos, el 40,91% usan Excel y el 15,15% software
especializado. El 62,50% no usan software especializado para analizar la
informacin, mientras slo el 25% si lo hace. Los medios usados para elaborar y
difundir la informacin son internet (25,37%), informes (23,88%), computadora
(21,64%) y el resto usan reportes y grficos. El 62,50% dice que la institucin es
quien usa la informacin procesada por ellos y el 66,67% dicen beneficiar a ms de
25 personas. Se concluye que las ODS, se caracterizan por presentar una gestin de la
informacin centrada en sus stakeholders internos y poco en los externos.
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INTRODUCCIN
CAPITULO I
EL PROBLEMA
Todo lo anteriormente descrito muestra que estas ODS, tienen presente los
principales beneficios que pueden esperarse de una adecuada gestin de la
informacin, para el desarrollo de sus tareas cotidianas, la planeacin a mediano y
largo plazo y la toma de decisiones sobre la marcha de los acontecimientos, previo
anlisis de las variables internas o externas que afectan las decisiones.
En definitiva, las ODS conocen la importancia de la gestin de la informacin y de
su aporte a las dems funciones administrativas y la tendencia a la obtencin de
resultados inmediatos.
Para las ODS, el desconocimiento de los mtodos, procedimientos y medios de
almacenamiento de la informacin, le acarreara problemas de planeacin y previsin
de la misma, adems de que dificultara la toma de decisiones vitales para el buen
funcionamiento de la organizacin tanto interna como externamente.
En el presente estudio, se utilizar la Teora de Stakeholders (grupos de inters),
ya que permite analizar la gestin de la informacin en las ODS que conforman el
Tercer Sector y las cuales son importantes para esta investigacin.
La Teora de Stakeholders analiza las tareas y responsabilidades, tomando en
cuenta los grupos, organizaciones e instituciones que tienen que ver con las empresas,
y a los que participan en su actividad, como son los beneficiados, proveedores,
voluntarios, adems de quienes siguen con inters su desenvolvimiento, como la
comunidad y el Estado (Rodrguez, 2002).
Para Davis y Donaldson (2002), son "todas aquellas personas, grupos, empresas, la
comunidad y la sociedad, en cuanto tienen inters en la existencia y desarrollo de una
organizacin".
10
11
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN
Objetivo General
Objetivos Especficos
1. Identificar los tipos de informacin que manejan como insumo para
desempear sus funciones y tareas las Organizaciones de Desarrollo Social
(ODS). Caso: Fundaciones, ubicadas en el Municipio Iribarren del estado Lara,
bajo la Teora de los Stakeholders.
2. Identificar los flujos de informacin que inciden en la Gestin de la
Informacin, en las Organizaciones de Desarrollo Social (ODS). Caso:
Fundaciones, ubicadas en el Municipio Iribarren del estado Lara, bajo la Teora
de los Stakeholders.
3. Determinar el uso que le dan a la informacin las Organizaciones de
Desarrollo Social (ODS). Caso: Fundaciones, ubicadas en el Municipio
Iribarren del estado Lara, bajo la Teora de los Stakeholders.
4. Establecer la gestin de la informacin de las Organizaciones de
Desarrollo Social (ODS). Caso: Fundaciones, ubicadas en el Municipio
Iribarren del estado Lara, bajo la Teora de los Stakeholders.
12
Justificacin de la Investigacin
La velocidad de los cambios que han afectado a la economa mundial, han trado
como consecuencia que las organizaciones o empresas consideren indispensable estar
al da con los avances tecnolgicos, debiendo mantener y actualizar los mismos
constantemente. Para que stas sean capaces de manejar la complejidad de los
eventos en que estn inmersas, es necesario contar con herramientas tecnolgicas que
le permitan alcanzar sus metas y objetivos, de la mejor manera posible y con un
mnimo de esfuerzo y costos, y esto puede llevarse a cabo con adecuada Gestin de la
Informacin.
La investigacin propuesta busca, mediante la aplicacin de las teoras de
stakeholders y de la gestin de la informacin, encontrar explicaciones a situaciones
relacionadas con esto ltimos en las ODS.
El propsito de esta investigacin se justifica al pretender caracterizar la Gestin
de la Informacin en las ODS. Caso: Fundaciones, ubicadas en el Municipio Iribarren
del estado Lara, a objeto de proporcionar a la gerencia de dichas organizaciones una
fuente de informacin valida sobre la gestin de la informacin llevada a cabo por las
mismas, as como evaluar los procesos, los procedimientos y la ejecucin de sus
funciones, permitindoles descubrir fallas, prevenir consecuencias mayores y
optimizar los procesos en referencia.
De esta manera, el carcter eminentemente descriptivo representado por el estudio,
va a permitir proporcionar una visin general de la situacin actual de la Gestin de la
Informacin en las ODS, y por el otro, ser til a otros investigadores como referencia
o antecedente para la realizacin de otros trabajos relacionados con el tema.
13
Alcance y Delimitacin
14
15
CAPITULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes de la Investigacin
16
17
18
Bases Tericas
A continuacin se presentan las bases tericas, que partiendo del concepto de ODS
pasando por el de informacin se logra llegar a la Gestin de la Informacin (GI) e
incluye la teora de los stakeholder como herramienta gerencial para caracterizar las
Fundaciones pertenecientes al tercer sector.
19
1.
(ONG)
El actual inters por el estudio de las Organizaciones No Gubernamentales est
vinculado a la multiplicacin y diversificacin de grupos y asociaciones que, bajo el
trmino genrico ONG, han venido desarrollando mltiples actividades, programas y
proyectos para dar respuesta a los problemas sociales que son atendidos de manera
insuficiente antes de la implementacin de las polticas de ajuste fiscal (Ortiz, 2005).
En Venezuela, a diferencia de otros pases latinoamericanos, el auge de las ONGs
ha sido producto y expresin del agotamiento de los mecanismos de
representatividad poltica del modelo rentista petrolero (Ortiz, 2005).
Segn Mller (2006), lo comn de estas organizaciones es que nacen de la
iniciativa privada y, en principio estn sostenidas por las aportaciones de particulares
y por los fondos generados de las operaciones. La categora de ONG es relativamente
nueva. Su uso procede originariamente de las organizaciones que trabajaban en los
pases en vas de desarrollo, promoviendo el progreso econmico y social de los
sectores ms desfavorecidos. Es el trmino ms utilizado por los organismos
internacionales (Unin Europea, Banco Mundial, Naciones Unidas) para referirse a
aquellas instituciones que cooperan en el campo del desarrollo econmico-social y
que no estn vinculadas al Gobierno.
Marn (1997), indica que estas organizaciones son en su mayora las llamadas
ONG, que se identifican como Organizaciones de Desarrollo Social. Muchas de ellas
son fundaciones o asociaciones civiles que quieren jugar en la sociedad el rol de
intermediarios de recursos o impulsadores de proyectos para las comunidades ms
necesitadas, o el de apoyar o fortalecer procesos que las comunidades llevan
adelante. Ese papel lder en la lucha por el uso del concepto de sociedad civil que
alguna de esas organizaciones ha impulsado, ha confundido a la colectividad sobre
20
1.1.
Definicin de ODS
Es aquella que ha sido creada y dirigida por un grupo de ciudadanos, que tiene un
fin filantrpico determinado y se sostiene gracias a las contribuciones voluntarias de
los individuos; sus estrategias son autnomas respecto a los gobiernos, a pesar de
colaborar con los mismos en la realizacin de algunos proyectos (Estbanes, 1988)
1.2.
21
22
23
El siguiente cuadro, se muestra un resumen de los modelos que han sido utilizados
como modelo de actuacin en las ODS a partir de la 1 generacin que se origin en
1945, la 2 ocurri en los aos `60 y la 3 y 4 en 1973 y 1982, respectivamente.
24
Segn el caso, las ODS tambin pueden utilizar uno o varios enfoques de
intervencin para centrarse en determinado sector o grupo (salud, educacin, gnero,
infancia, poblacin indgena, etc), por ejemplo, el enfoque de gnero, en el que se
intenta crear las condiciones bsicas para que las mujeres participen en la toma de
decisiones de su comunidad y se incorporen activamente en todos los programas de
desarrollo, como una manera de asegurar el acceso y control equitativo a los recursos
y sus beneficios. Otras contemplan enfoques recientes, como el continuo humanitario
que vincula la intervencin de emergencia, con las acciones de reconstruccin,
rehabilitacin y desarrollo (Marn, 1997).
1.3.
Tipos de ODS
25
Las ODS, como todas las organizaciones, estn determinadas por su cultura
organizativa, que se manifiesta en la existencia de un sistema de valores comunes,
compartido por todos sus miembros (Morales, 1995).
Tienen su base en la divisin del trabajo y la especializacin en distintas tareas,
que estn coordinadas por personas determinadas, estableciendo as cierta divisin del
poder. Una de las corrientes tericas que estudia a las organizaciones, es la escuela
sistmica de la conducta organizacional, que tiene sus orgenes en los aos sesenta.
Desde este punto de vista, la organizacin es un todo ordenado que est formado por
partes interrelacionadas en un equilibrio dinmico, por individuos coordinados
espacial y temporalmente que interactan en un sistema social bien establecido
(Marn, 1997).
Las organizaciones son sistemas dinmicos, porque son entidades que
constantemente se encuentran en proceso de desarrollo adaptativo. En este sentido, el
anlisis estructural funcional les ha llegado a equiparar con los sistemas sociales, pues
las organizaciones son sistemas en constante movimiento, rara vez son estables
(Marn, 1997).
A su vez, Marn (1997), seala: que son sistemas abiertos dado que estn
constituidas por actividades interdependientes que unen coaliciones cambiantes de los
participantes, los sistemas estn engastados en el ambiente en que operan, es decir,
que el sistema y el entorno se co-determinan mutuamente.
El anlisis se puede realizar en distintos niveles, principalmente uno macro y otro
micro, al considerar la unidad como un supersistema compuesto por varios
subsistemas independientes, con diferentes equilibrios relativos (Marn, 1997).
En la interconexin de las partes con el todo la comunicacin desempea un papel
fundamental. La complejidad del sistema tambin evidencia la importancia del
26
1.5.
Para que una ODS funcione adecuadamente debe contar con una estructura
corporativa en la que todos sus miembros y pblicos estn slidamente vinculados.
Muchos autores coinciden en que uno de los aspectos ms importantes que permite
crear y mantener estos vnculos, es la comunicacin (Capriotti, 1999; Marn, 1997).
Marn (1997), argumenta que "la consideracin de la organizacin como un
sistema se atiene perfectamente a la complejidad de la conducta humana en el trabajo,
as como al concepto de la cultura de la organizacin, que nos lleva directamente a la
comunicacin en las organizaciones". Adems, explica que el estudio de la
comunicacin en las organizaciones surge por una parte como una respuesta a las
necesidades prcticas de la firma, como el inters en mejorar los procesos a travs de
la comunicacin; y por otra parte, se deriva de la evolucin de teoras de la
organizacin, cada vez ms enfocadas hacia la cultura organizacional, que desde sus
inicios ya contemplaban la comunicacin como elemento fundamental en estos
sistemas.
Sobre las virtudes de la comunicacin interna, se considera que sta "dinamiza el
entramado social de la organizacin, dotndola de una filosofa de accin, y canaliza
las energas internas de los integrantes de la misma para lograr mayor eficacia y
competitividad" (Capriotti, 1999).
Aunque la comunicacin organizacional como disciplina formal es relativamente
27
28
29
30
31
Marketing y Publicidad: las ODS necesitan buenas relaciones con los medios
y construirse una buena imagen, pero tambin requieren establecer estrategias que les
permitan subsistir y mejor an, crecer para poder hacer frente a sus proyectos. El
crecimiento est ligado con la recaudacin de fondos. El rea de marketing y
publicidad debe disear cuidadosamente sus campaas y estrategias, que han de
dirigir a sus principales fuentes de ingresos:
(a) Sector privado: socios, donantes, padrinos.
(b) Sector pblico: instituciones que otorgan subsidios.
(c) Sector empresarial: donantes, patrocinadores, colaboradores de inters
mutuo.
3.
32
4.
33
voluntad de la persona para actuar; y las teoras sobre comunicacin de masas ayudan
a explicar los factores que influyen sobre la transmisin del mensaje entre la fuente y
la audiencia seleccionada y sobre los efectos esperados (Diez de Castro et al., 2002).
2.
Informacin
34
35
creacin de una nueva cultura de la informacin que, si bien ha permitido romper las
barreras geogrficas, disponer e introducir informacin, ocasiona que se multiplique
la informacin incontrolablemente, la cual debe pasar por un proceso complejo de
seleccin considerando que no todo lo que se publica tiene calidad o es confiable por
lo que hay que poder dominar la fuente para validar su fiabilidad y veracidad y an
ms si est siendo manipulada para la desinformacin.
Todo ello afecta la calidad de la informacin y requiere de muchos esfuerzos para
poder convertirla en informacin til para el desarrollo organizacional.
36
37
38
39
40
41
Por lo tanto, la GI implica seguimiento de una metodologa que aporte una visin
completa sobre la captacin de la informacin y la gestin del conocimiento derivada,
con el propsito de crear una serie continua de "pldoras de conocimiento" orientadas
a la reduccin de la incertidumbre asociada a la toma de decisiones (Merino, 2003).
Pero para desplegar una adecuada gestin de la informacin, la evolucin del
desarrollo tecnolgico en los ltimos aos ha sido muy importante, y ha supuesto
muchos cambios profundos en la manera de trabajar, de hacer negocios y en la propia
sociedad. Muchos de estos cambios estn todava en evolucin y necesitan de un
corpus terico en el que asentarse. En este sentido, podramos decir que la "gestin
del conocimiento" es la teora de gestin que responde a la adaptacin de las ltimas
innovaciones
tecnolgicas
en
el
tratamiento
de
la
informacin
las
Segn Flores (2005), los beneficios de GI en una organizacin son los siguientes:
(a) Mejora en la retribucin de la inversin.
(b) Mejora en el rendimiento.
(c) Comprensin de objetivos en la organizacin.
(d) Leccin de aprendizaje.
(e) Retencin de la informacin y el conocimiento de empleados con mayor
experiencia.
(f) Mayor comprensin de las necesidades de los clientes.
(g) Oportunidad de ver los objetivos relacionados con la excelencia.
Todo lo anterior seala que el principal beneficio es disponer de la informacin
necesaria en el momento oportuno, la cual puede ser colocada a disposicin de todos
42
Flores (2005), seala que los riesgos de no GI en una organizacin son los
siguientes:
(a) Dificultad en manejar la informacin y retener el conocimiento.
(b) Dificultad en incluir estrategias de la GI.
(c) Desconfianza a que los empleados abandonen sus reas de trabajo.
(d) Aprehensin a problemas econmicos derivados de estrategias de GI.
(e) Miedo de los directivos de incorporar la estrategia de GI y Gestin de
Conocimiento.
Implicando que la organizacin no se adecue constantemente al mundo cambiante,
lo que impedir cumplir con sus funciones o de responder adecuadamente a los
objetivos propuestos como ODS.
43
3. La Teora de Stakeholders
44
3.1.
Definicin
Freeman y Reed, (1983) Aquellos grupos sin cuyo apoyo la organizacin podra
Freeman (2002)
dejar de existir
Freeman y Reed (1983)
Puede afectar el logro de un objetivo organizacional o
es afectado por el logro del mismo
Freeman y Gilbert (1988)
Puede afectar o es afectado por un negocio
Evan y Freeman (2000)
El que apuesta a o tiene una demanda hacia la
organizacin
Brenner (1990)
Los que tienen con una organizacin una relacin
legtima y no trivial, como transacciones de
intercambio,
impacto
de
las
acciones
y
responsabilidades morales
Freeman (2002)
Los que participan en el proceso humano de creacin
conjunta de valor
45
46
47
3.4.
48
3.4.1. Poder
49
3.4.2. Legitimidad
50
51
VARIABLE
Tipos de informacin
Factores internos y
externos. Gestin de la
Informacin. Teora de
los Stakeholders
DEFINICIN
CONCEPTUAL
Es una coleccin de hechos
significativos y pertinentes,
para
el
organismo
u organizacin que los percibe
DIMENSIN
INDICADORES
INSTRUMENTO
ITEMS
Insumo
Cuestionario
Gestin
Internos:
Junta
Directiva,
Administrador,
Finanzas, otros.
Externos:
Proveedores, Beneficiarios, Donadores.
Financieros: donadores y otros.
Cuestionario
Gestin de la Informacin:
conjunto
de
actividades
realizadas con el fin de
controlar, almacenar y ,
posteriormente
recuperar
adecuadamente la informacin
producida, recibida o retenida
por cualquier organizacin en
el desarrollo de sus actividades.
Cuestionario
11, 12
Toma
de
Decisiones.
Impactar
positivamente
la
productividad.
Asegurar el xito en el financiamiento,
Herramientas tecnolgicas, Informacin
social.
Tipo de Informacin que ingresa. Flujo
interno de la informacin. Salida de
informacin.
Cuestionario
8
9
10
11
12
1,2,3,4,5,6,7
8,9,10,11,12
Manejo de la inteligencia
corporativa
de
una
organizacin a objeto de
incrementar sus niveles de
eficacia,
eficiencia
y
efectividad en el cumplimiento
de su misin social
Servicio
Insumo,
Servicio
52
Gestin
3,
4,
5,6,7,8,9, 10
Cuestionario
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
Tipo de Investigacin
53
Diseo de la Investigacin
54
Poblacin
Muestra
Segn Tamayo y Tamayo (2000), la muestra es, "...el conjunto de operaciones que
se realizan para estudiar la distribucin de determinados caracteres en la totalidad de
una poblacin, universo o colectivo, partiendo de la observacin de una fraccin de la
poblacin considerada".
Dicho trabajo de investigacin, no posee muestra, por tratarse de una poblacin
menor de cincuenta (50) elementos, no se procede a la extraccin de la misma, por lo
que en este estudio las quince (15) Fundaciones representaron la totalidad de la
poblacin estudiada.
Las variables a estudiar fueron:
a.
Tipos de informacin:
Es una coleccin de hechos significativos y pertinentes, para el
organismo u organizacin que los percibe. (www.wikipedia.com).
55
de
controlar,
almacenar
y,
posteriormente
recuperar
56
d.
57
para alcanzar su objetivo. sta variable fue medida con todas las
preguntas de la encuesta.
58
59
Castro (2001) define las tcnicas de procesamiento para los datos como "...no son
ms que las diferentes operaciones que se pueden realizar con los datos obtenidos a
travs de los instrumentos...".
En el presente estudio a los datos se les realizaron las siguientes actividades:
(a) Tabulacin de la informacin para su posterior anlisis estadstico.
(b) Anlisis estadstico mediante el paquete estadstico SPSS versin 15 para
Windows. A los datos se les aplic estadstica descriptiva, y se tabularon los
resultados en tablas de frecuencia absoluta y relativa.
(c) Posteriormente se realiz la interpretacin de los resultados.
(d) Se elaboraron las conclusiones y por ltimo las recomendaciones.
Los datos fueron sometidos a su posterior interpretacin y discusin sobre la base
de los objetivos, interrogantes y la teora consultada.
60
CAPTULO IV
RESULTADOS
Nivel de Abstencin
Al aplicar las encuestas en las ODS establecidas en el Municipio Iribarren del
Estado Lara, se obtuvo un 42,86% de abstencin, por lo que el nmero de encuestas a
procesar se limito a 40, que represent un 57,14% del total de encuestas previamente
establecidas.
Esto puede significar que las ODS no quisieron ser retratadas en su
funcionamiento, o no tienen esa informacin porque no estn bien organizadas o se
les prohbe dar cualquier tipo de informacin sin importar quin es la persona que
intenta tomar dicha informacin.
Estos son los resultados obtenidos a partir de esas 40 encuestas procesadas
estadsticamente.
61
2.
Cuadro 3
Distribucin de frecuencias sobre los insumos para realizar sus funciones las ODS,
ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Insumos para realizar
Frecuencias Frecuencias Frecuencias
sus funciones
Absolutas Relativas (%) Acumuladas
Recursos Humanos (RRHH)
39
32,76
32,76
Financiera
30
25,22
57,98
Legal
30
25,22
83,20
Estadstica
4
3,36
86,56
Programa o Proyectos
4
3,36
89,92
Fuentes de Financiamiento
4
3,36
93,28
Eventos
4
3,36
96,64
Noticias
4
3,36
100,00
62
40
Porcentajes (%)
35
RRHH
Financiera
Legal
Estadstica
Programa o Proyectos
Fuentes de Financiamiento
Eventos
Noticias
30
25
20
15
10
5
0
Insumos para procesar informacin
Grfico 1. Distribucin de Frecuencia relativa (%) sobre los insumos para realizar
sus funciones las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Son pocos los investigadores en el rea de la comunicacin organizacional que se
han enfocado especficamente hacia el caso particular de las ODS. Sin embargo, en
esencia tienen una estructura similar a la de cualquier otra organizacin, si bien con
algunas diferencias (Capriotti, 1999).
Como lo seala Marn (1997), la comunicacin con los pblicos internos debe ser
rpida, estrecha y frecuente. Mientras que Capriotti (1999), seala que adems del
pblico interno, estn los socios que colaboran con sus aportaciones y las personas
beneficiarias de sus proyectos.
Esto implica que para dichas entidades es importante contar con canales y
estrategias adecuadas para acceder a sus pblicos, lo cual puede hacerse a travs de su
propio gabinete de comunicacin, como rgano de gestin de las relaciones internas y
externas (Capriotti, 1999).
En la Fundaciones estudiadas no existe la estructura de Gabinetes de
comunicacin, pero puede observarse que la gestin de la informacin utiliza como
insumo principalmente a sus clientes internos o stakeholders internos. Al ser esto as,
63
la ODS no puede funcionar adecuadamente, pues debe contar con una estructura
corporativa en la que todos sus miembros y pblicos estn slidamente vinculados.
Cuadro 4
Distribucin de frecuencias sobre las fuentes de donde proviene la informacin
que usan en las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Fuentes de donde
Frecuencias Frecuencias
Frecuencias
proviene la informacin Absolutas
Relativas
Acumuladas
(%)
Internas
53,70
53,70
29
Junta Directiva
79,12
25,42
15
Administrador
100,00
20,88
10
Finanzas
100,00
0,00
0
Otros
Externas
Proveedores
10
50,00
50,00
Beneficiarios
0
0,00
50,00
Donadores Financieros
5
25,00
75,00
Donadores
5
25,00
100,00
Otros
0
0,00
100,00
64
50
60
50
Junta Directiva
45
Administrador
40
Finanzas
40
Proveedores
Beneficiarios
D. Financieros
35
Otros
30
30
Donadores
25
Otros
20
20
15
10
10
5
Fuentes Internas
Fuentes Externas
65
En las ODS estudiadas las Fuentes Internas son las ms utilizadas para captar la
informacin que luego tomarn los canales regulares dentro de la organizacin con la
finalidad de obtener un resultado apropiado que les permita mantener una adecuada
comunicacin hacia adentro o hacia fuera de la misma. Pero como se observa no
existe un gabinete asesor que aporte informacin en casos de emergencia o
acontecimientos importantes que permitan a la ODS ser eficiente y asertivo para
responder a dichas situaciones.
3. Se valida la informacin que usa(n) para sus funciones? (Marque con una
x su seleccin)
De acuerdo a los resultados obtenidos el 75,00% validan la informacin que usan,
el 7,50% no la validan y el 17,50% no respondi.
Cuadro 5
Distribucin de frecuencias sobre la validacin de la informacin que usan en las
ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Validan la informacin
Frecuencias Frecuencias
Frecuencias
que usan para sus funciones Absolutas
Relativas
Acumuladas
(%)
Si
30
75,00
75,00
No
3
7,50
82,50
No Respondi (NR)
7
17,50
100,00
66
80
70
60
50
40
30
20
Si
No
NR
10
0
Validacin
67
60
50
Papel
Diskette
Video
Grabaciones
CD
Base Datos
Pendrive
40
30
20
10
0
Medios para almacenar
Grfico 4. Distribucin de Frecuencia relativa (%) sobre los medios que usan
para almacenamiento de la informacin en las ODS, ubicadas en el Municipio
Iribarren, Estado Lara.
68
La forma como almacenan la informacin o los datos las ODS puede llevar a
pensar que la gestin de la informacin en las ODS en el Municipio Iribarren no est
muy a la par de sus contrapartes en otros pases a nivel mundial, pero como lo
confirma Gates (2000), aunque hace treinta aos, se entr en la Era de la
Informacin, an la mayor parte de la informacin que se mueve entre las
organizaciones sigue usando el soporte papel.
Y esta afirmacin concuerda con la informacin encontrada mediante la aplicacin
de las encuestas.
Cuadro 7
Distribucin de frecuencias sobre con quien comparten la informacin captada en
las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Comparte la
Frecuencias
Frecuencias
Frecuencias
informacin
Absolutas
Relativas (%)
Acumuladas
12,50
12,50
5
Gobernacin
45,00
32,50
13
Directiva
95,00
50,00
20
La misma institucin
100,00
5,00
2
Otra Institucin
69
50
40
Gobernacin
Directiva
La misma institucin
Otra institucin
30
20
10
0
Instituciones
70
Cuadro 8
Distribucin de frecuencias sobre la tecnologa empleada para procesar la
informacin captada en las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Tecnologa
Frecuencias
Frecuencias
Frecuencias
empleada
Absolutas
Relativas (%)
Acumuladas
Equipos
0,00
0,00
0
Corel Duo
30,00
30,00
9
Pentium IV
100,00
70,00
21
Pentium III
100,00
0,00
0
Otros
Sistema Operativo
0,00
0,00
0
Ubuntu
0,00
0,00
0
Linux
100,00
100,00
12
Windows
Equipos
Sistema Operativo
Corel Duo
70
Pentium IV
60
50
Pentium III
40
30
Otros
20
Otros
Pentium III
Pentium IV
Corel Duo
10
Ubuntu
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Linux
Windows
Ubuntu
Linux
Windows
71
72
7. Con que programa procesa los datos (Marque con una x su seleccin)
En cuanto al procesamiento de la informacin en las ODS se logr observar que un
43,94% usan como programa para procesar al Microsoft Word, un 40,91% usan el
Microsoft Excel y solo un 15,15% lo hacen por medio de un Software especializado
para tal fin.
Cuadro 9
Distribucin de frecuencias sobre los programas con que procesan la informacin
las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Programa para procesar
Frecuencias
Frecuencias Frecuencias
los datos
Absolutas
Relativas (%) Acumuladas
Word
29
43,94
43,94
Excel
27
40,91
84,85
Software especializado
10
15,15
100,00
50
40
30
Word
Excel
Software especializado
20
10
0
Programa para procesar datos
Grfico 7. Distribucin de Frecuencia relativa (%) sobre los programas con que
procesan la informacin las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Los programas utilizados para procesar la informacin o los datos en las ODS,
sealan a programas simples de redaccin o de hojas de clculos, pero no se observan
programas especializados como los sistemas basados en intranet (Microsoft internet
Information server), gestin de documentos electrnicos (Excalibur Retrieval ware y
File net), gruopware como Notes (Lotus) y Exchance (Microsoft) que les permitan
tener acciones proactivas.
73
Cuadro 10
Distribucin de Frecuencias sobre los Software para analizar la informacin las
ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Software para
Frecuencias
Frecuencias
Frecuencias
Analizar la informacin
Absolutas
Relativas (%) Acumuladas
Si
10
25,00
25,00
No
25
62,50
87,50
NR
5
12,50
100,00
70
60
50
Si
No
NR
40
30
20
10
0
Software para analizar la informacin
Grfico 8. Distribucin de Frecuencia relativa (%) sobre los Software para analizar
la informacin las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Con el surgimiento de internet se han roto las barreras geogrficas, por lo que
disponer e introducir informacin, ocasiona que se multiplique la informacin
incontrolablemente, la cual debe pasar por un proceso complejo de seleccin
considerando que no todo lo que se publica tiene calidad o es confiable por lo que
hay que poder dominar la fuente para validar su fiabilidad y veracidad y an ms si
est siendo manipulada para la desinformacin.
74
Cuadro 11
Distribucin de Frecuencias sobre los medios que usan para difundir la
informacin las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Medios para difundir
Frecuencias
Frecuencias
Frecuencias
la informacin
Absolutas
Relativas (%)
Acumuladas
Computadora
29
21,64
21,64
Memos
0
0,00
21,64
Informes
32
23,88
45,52
Grficos
20
14,92
60,44
Intranet
0
0,00
60,44
Portales
0
0,00
60,44
Internet
34
25,37
85,81
Reportes
19
14,19
100,00
75
30
25
Computadora
Memos
Informes
Grficos
Intranet
Portales
Internet
Reportes
20
15
10
5
0
Medios para difundir informacin
Grfico 9. Distribucin de Frecuencia relativa (%) sobre los medios que usan para
difundir la informacin las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Siendo estos tems categoras no excluyentes, las mayoras de las ODS estudiadas
presentan un sistema de divulgacin de la informacin basado en el uso de internet, lo
cual puede observarse por la presencia de pginas web que algunas de estas
instituciones tienen en el ciber espacio. All colocan cierta informacin sobre sus
funciones y los beneficios que aportan. Adems de utilizar informes como otro medio
de divulgacin, los cuales son empleados para mantener informado a los stakeholders
internos y externos.
Es importante aclarar que la tecnologa web (internet) sirve para acceder a los
recursos disponibles en la Internet, facilitando el desarrollo de sistemas de gestin de
conocimiento, son flexibles a la hora de expandir el sistema, son sencillas e imitan la
forma en que se relacionan las personas, permiten poner el conocimiento a
disposicin de todos, sin barreras formales u otras consideraciones (Soto y Barrios,
2006).
76
10. Quin usa la informacin proceda por usted(es). (Marque con una x su
seleccin)
El 62,50% de los encuestados comparten con la misma Institucin la informacin,
los dems la comparten en 12,5% con: Gobernacin, Usuarios y Otras Instituciones
respectivamente.
Cuadro 12
Distribucin de frecuencias sobre quien usa la informacin procesada por las
ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
Uso de la informacin Frecuencias Frecuencias Frecuencias
procesa
Absolutas Relativas (%) Acumuladas
Gobernacin
5
12,50
12,50
Usuarios
5
12,50
25,00
La misma institucin
25
62,50
87,50
Otras Instituciones
5
12,50
100,00
70
60
50
Gobernacin
Usuarios
La misma institucin
Otras Instituciones
40
30
20
10
0
Usuarios
Grfico 10. Distribucin de frecuencia relativa (%) sobre quien usa la informacin
procesada por las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado Lara.
La comunicacin que deben tener las ODS tanto a lo interno como a lo externo, les
permite mantenerse informado del acontecer regional, nacional y mundial, lo que les
ayuda a realizar cambios en su estructura u organizacin para adaptarse a la
77
vertiginosa velocidad con que suceden los eventos y poder as responder a tiempo y
con los medios adecuados a las mismas.
La informacin es compartida con los stakeholder internos y poco con los
externos, esto hace pensar que las ODS estudiadas estn carentes de vender o hacer
marketing para mejorar sus relaciones con el medio externo y as poder captar
financiamiento apropiado para cumplir con sus objetivos.
78
Cuadro 13
Distribucin de Frecuencias sobre cuantos beneficiarios promedio mensual se
sirven de los servicios de las ODS, ubicadas en el Municipio Iribarren, Estado
Lara.
Beneficiarios promedios Frecuencias Frecuencias Frecuencias
mensual
Absolutas Relativas (%) Acumuladas
15,15
15,15
5
Menos de 10 personas
33,33
18,18
6
Entre 10 y 15 personas
33,33
0,00
0
Entre 16 y 20 personas
33,33
0,00
0
Entre 21 y 25 personas
100,00
66,67
22
Ms de 25 personas
70
60
50
Menos de 10 personas
Entre 10 y 15 personas
Entre 16 y 20 personas
Entre 21 y 25 personas
Ms de 25 personas
40
30
20
10
0
Beneficiarios
79
El promedio de beneficiarios que abarcan las ODS seala que tan lejos o que tan
adaptada esta la institucin a su medio, y como pueden interactuar con l para
producir mejoras dentro del sistema que les permita aumentar al grupo de
beneficiarios que pueden atender.
Mientras mejor comunicacin tengan con sus stakeholder internos (voluntariado,
los donadores que colaboran con sus aportes econmicos) y externos (beneficiarios de
sus proyectos), le dotara de credibilidad e inters a la organizacin, por lo tanto
deben asegurarse los canales de conexin con el colectivo.
A lo interno la comunicacin debe ser rpida, estrecha y frecuente, mientras a lo
externo se debe disponer de adecuada promocin para captar donaciones y para atraer
beneficiarios y voluntarios. Todo esto le ayudar a atender un nmero creciente de
beneficiarios posibilitando la solidez en sus funciones y logrando aumentar la
proporcin de beneficiarios que atienden.
80
CAPTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
81
82
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
83
84
85
86
87
88
ANEXOS
89
ANEXO A
CURRICULUM VITAE DEL AUTOR
90
ANEXO B
OBJETIVO:
A continuacin se le presenta un Cuestionario, conformado por (12) preguntas, con
el fin de conocer su criterio acerca de LA GESTIN DE LA INFORMACIN EN
LAS ORGANIZACIONES DE SARROLLO SOCIAL, UBICADAS EN
MUNICIPIO IRIBARREN, ESTADO LARA.
INSTRUCCIONES:
1.Lea cuidadosamente las preguntas que se presentan en el siguiente
cuestionario y seleccione solo una de las alternativas.
2.Llene a tinta de color Negro o Azul.
3.No omita ninguna de las preguntas ya que esta Encuesta es el nico medio de
medicin para el desarrollo del Trabajo Especial de Grado.
4.El cuestionario es Annimo.
5. Se requiere de toda su colaboracin, para dar as respuesta a cada una de ellas.
91
TERMINOLOGIA EMPLEADA
Organizaciones de Desarrollo Social: Las entidades del tercer sector son
instituciones privadas y sin nimo de lucro, cuyas actividades se basan en unos
principios y en unos valores determinados y que persiguen la consecucin de un bien
social a travs de una gestin democrtica, transparente y participativa, encauzando la
labor solidaria de personas voluntarias.
Gestin de la Informacin: Consiste en el manejo de la inteligencia corporativa
de una organizacin a objeto de incrementar sus niveles de eficacia, eficiencia y
efectividad en el cumplimiento de su misin social. La gestin de la informacin
contempla el manejo ptimo, pormenorizado y pertinente de los datos, informaciones
y conocimientos que la organizacin posea o necesite poseer, para impactar
positivamente su productividad, y se asegure con ello el xito en su funcionamiento.
Por consiguiente, brinda soporte a las funciones gerenciales de planeamiento,
coordinacin, resolucin de conflictos, manejo de las demandas del entorno,
estabilizacin del ambiente organizacional, desarrollo de las ventajas competitivas,
comparativas y habilidades distintivas; y la toma de decisiones; actividades stas, de
las que depende la existencia de la organizacin.
Eficiencia: Grado de rendimiento de un sistema referido al uso de sus recursos
computacionales.
Eficacia: Grado de rendimiento de un sistema referido a la consecucin del
objetivo de recuperacin medido por el usuario.
La recuperacin de la informacin: Consiste en dado un conjunto de datos
jerarquizados o no, encontrar aquella informacin relevante para el usuario.
Informacin social: est referida a identificar las necesidades reales de la
comunidad y as estar en posibilidad de generar alternativas de poltica social
orientadas a mejorar las condiciones de vida de las comunidades.
92
(
(
(
(
Externas
Proveedores
( )
Beneficiarios
( )
Donadores Financieros ( )
Donador
( )
Otro(s)
( )
)
)
)
)
3.
Se valida la informacin que usa(n) para sus funciones?
(Marque con una x su seleccin)
Si
( )
Como: _______________________________________
No
( )
4.
Cul de los medios siguientes usa(n) para almacenar la
informacin? (Marque con una x su seleccin)
Papel
Diskette
Video
Grabaciones
(
(
(
(
)
)
)
)
CD
Base Datos
Pen Drive
93
( )
( )
( )
5.
Con quien(es) comparte la informacin captada por usted?
(Marque con una x su seleccin)
6.
De las siguientes tecnologas. Seale cual es la empleada por usted
(Marque con una x su seleccin)
Equipo que usa
Corel Duo
Pentium IV
Pentium III
Otros
(
(
(
(
Sistema Operativo
Ubundu
( )
Linux
( )
Windows Vista ( )
)
)
)
)
7. Con que programa procesa los datos (Marque con una x su seleccin)
Word
Excel
Software especializado
( )
( )
( ), Cul: ___________________________
8.
Utiliza software para analizar la informacin. (Marque con una x
su seleccin)
Si ( ), Cul: _______________________________________________
No ( )
9.
Cul de los siguientes medios utiliza para elaborar y difundir la
informacin. (Marque con una x su seleccin)
Computadora
Memos
Informes
Grficos
(
(
(
(
)
)
)
)
Intranet
Portales
Internet
Reportes
(
(
(
(
)
)
)
)
10. Quin usa la informacin proceda por usted(es). (Marque con una x su
seleccin)
_______________________________________________________________
_______________________________________________________
94
( )
( )
( )
( ), Cuantos? __________________
(
(
(
(
(
)
)
)
)
), Cuantos? _____________________
95