Cmo utilizar la herramienta Subtotales de Excel 2007 - 2010 para obtener un

resumen de ventas.
La siguiente imagen muestra un reporte de ventas del mes de enero de varios vendedores, la
herramienta Subtotales nos ayudar a obtener el total de ventas por cada vendedor.

Para aplicar la herramienta Subtotales a esta tabla que nos servir para obtener el total de
ventas por nmero de vendedor, primero, debemos ordenar la tabla por la columna Nmero
Vendedor, si el reporte lo quisiramos por nombre, entonces debemos ordenar por la
columna Nombre, al igual que por Artculo o Fecha.
Ya teniendo la tabla ordenada, la seleccionamos toda desde los ttulos, enseguida, tanto en
2007 como 2010 entramos a la ficha DATOS, del lado derecho en el apartado Esquema
damos clic en Subtotal.

Al dar clic en Subtotal aparece el siguiente cuadro de dilogo. El primer campo se utiliza
para configurar el criterio que vamos a tomar para obtener los subtotales, en este caso
queremos una sumatoria por Nmero de Vendedor. En Usar funcin aparece por default
Suma, as lo dejamos.
Como queremos obtener la sumatoria de la columna Total, habilitamos la casilla en el
campo Agregar subtotal a.
Las tres casillas de abajo las dejamos as como estn.
Al lado del botn Aceptar se encuentra otro llamado Quitar todos, este sirve para quitar los
Subtotales.

Al dar Aceptar se insertan los subtotales cada que cambia el nmero de vendedor de la
columna A. Podemos apreciar que el vendedor 100 tiene un total de ventas de 21,133.00.
En la parte superior izquierda vemos que aparecen 3 nmeros, estos son los niveles de
Subtotales, en este momento estamos en el nivel 3, que muestra todo el detalle.

Si damos clic en el nivel dos, se muestran solo los totales.

Copiar la informacin y pegarla en otro rango con la herramienta Seleccionar celdas

visibles.

Algo comn al trabajar con Subtotales es la imperiosa necesidad de copiar la informacin

y pegarla en otro rango, hoja o libro de Excel. Como se puede observar, al dar clic en el
nivel 2, muchas filas se ocultaron. Si queremos llevarnos nicamente los totales y hacemos
un copiado normal con Ctrl + C y pegamos en la celda A31, todas las filas que estaban
ocultas se muestran.

Para evitar esto debemos usar la herramienta Seleccionar Celdas Visibles. Primero
seleccionamos el rango que queremos copiar solo lo visible, en este ejemplo es A1:E29,
enseguida pulsamos F5, damos clic en Especial y habilitamos la opcin Solo celdas
visibles.

.
.
Al dar Aceptar, sin movernos del rango seleccionado, solo debemos copiar (Ctrl + C), y
pegar de nuevo en la celda A31. Vemos como se pegaron solo las celdas visibles.

Regularmente cuando usamos esta herramienta es necesario aplicar funciones

como BUSCARV para obtener de nuevo los nombres de los Vendedores. Tambin
la Funcin personalizada AVALOR es de gran ayuda para lograr este objetivo.
Buscar el nombre del vendedor con la funcin anidada BUSCARV AVALOR.
En la celda B32 necesitamos obtener el nombre de cada vendedor. Primero vamos a utilizar

la funcin AVALOR para extraer el valor numrico de la celda A32.

.
.
Ya que tenemos el nmero del vendedor aplicamos la funcin BUSCARV.
La funcin AVALOR ser el argumento Valor_buscado de BUSCARV, este valor lo
buscaremos dentro de la tabla VENDEDORES, asignamos la columna 2 y el Ordenado
ser 0 (cero) para que busque el valor exacto.
La funcin BUSCARV quedara de la siguiente manera:

Para mayor ilustracin, la tabla VENDEDORES se refiere al rango de H31:I36.

Publicaciones relacionadas: Funcin personalizada AVALOR, Funcin BUSCARV, Cmo

nombrar un rango.
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