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GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA

Nombre Del Trabajo:


Ensayo acerca de la planificacin efectiva de Proyectos

Curso:
Gerencia De Proyectos

Alumno:
Sandra Patricia Leones Rodrguez
Matrcula 45563723- COHORTE II-2014Registro CVUDES

Profesor- Tutor:
Luz Delia Osorio

25 de Abril del 2014

LA PLANEACIN COMO BASE FUNDAMENTAL EN EL DESARROLLO DE UN


PROYECTO EDUCATIVO
Si bien es cierto que el riesgo es un factor que siempre va a estar presente en la ejecucin de un
proyecto, la planeacin es fundamental para minimizar los riesgos y por tanto ampliar las
posibilidades de xito en su implementacin siempre y cuando, las diferentes reas que la
conforman se desarrollen de manera objetiva y con la suficiente profundidad, siendo entonces la
investigacin un elemento determinante dentro de todas las acciones que se realizan en la
planeacin.
La planeacin corresponde a la fase inicial en la cual se recoge y construye la informacin
de las diferentes reas en donde el proyecto a realizar tenga influencia, las cuales se deben
estudiar cuidadosamente para que en su implementacin se logren los resultados esperados. Es
prever lo que se debe realizar, analizando diferentes variables que impactan la puesta en marcha
del proyecto.
Los proyectos educativos no son ajenos a estas condiciones y por tanto, dentro de la
planeacin se deben considerar detalladamente los elementos correspondientes a la integracin,
alcance, tiempos y costos del proyecto mediante la adecuada gestin de cada uno de ellos para
obtener excelentes resultados. Pero, cmo se realiza la gestin de cada uno de estos elementos y
cul es su importancia en la realizacin de proyectos educativos? En el presente ensayo se
describen estas reas dando respuesta al interrogante planteado. Cabe destacar que la gestin
corresponde a las acciones de planear, coordinar, dirigir, supervisar y controlar cada una de las
actividades involucradas en las fases del proyecto educativo desde su iniciacin hasta su
finalizacin
La gestin de la integracin es el rea en la cual se consideran todos los procesos
necesarios para unificar, consolidar y articular las diferentes actividades que son fundamentales
para la correcta realizacin del proyecto. Es precisamente, esta la razn de ser de su importancia,
pues de obviar el anlisis de estos procesos hay mayores posibilidades de encontrar barreras en su
implementacin que no puedan ser sorteadas adecuadamente y por tanto se desista de su
ejecucin. La gestin de la integracin contempla: a). El Acta de Constitucin del proyecto que es
el documento mediante el cual se autoriza de manera formal su ejecucin; b). El enunciado del

alcance del proyecto, es decir tener absoluta claridad de los objetivos, requisitos y caractersticas,
criterios, lmites y productos entregables del proyecto; c). La supervisin y control del trabajo de
tal manera que se garantice el cumplimiento de lo planeado con lo ejecutado, se tomen acciones
preventivas y, dado el caso, se apliquen acciones correctivas oportunas; d). El cierre del proyecto
que principalmente est relacionado con demostrar la funcionalidad de los procesos y productos
realizados logrando formalmente la aceptacin por parte del cliente.
Otra rea fundamental implica gestionar la planeacin del alcance del proyecto para lo
cual se parte de la informacin presentada en el acta de constitucin. La importancia de esta fase
es que permite tener claridad frente a qu es lo que se va a hacer (descripcin de los objetivos),
los requisitos, las limitaciones, los productos a entregar, los criterios de aceptacin y las
restricciones del proyecto. A partir de la definicin del alcance, conviene construir una estructura
de desglose de trabajo desagregando los procesos en acciones o tareas que sean fciles de
identificar, costear, supervisar y controlar.
Igualmente importante es la gestin del tiempo de los diferentes procesos, actividades o
tareas que se desarrollan en un proyecto. Su importancia radica en que permite identificar el
periodo de realizacin del proyecto y por tanto garantizar que pueda ser entregado a tiempo, tal
como se haya convenido. Para esto conviene revisar factores internos que generalmente son
controlables por quienes estn ejecutando el proyecto, pero tambin es fundamental analizar
factores externos que, aunque no son controlables, al ser identificados, se pueden estimar los
tiempos que puedan retrasar el desarrollo del proyecto y por tanto su finalizacin, adems de
considerar acciones de contingencia para sortear en caso de que se llegaren a presentar. Puede
afirmarse que la gestin del tiempo de un proyecto implica el desarrollo de las siguientes
acciones: a). Definir cada una de las actividades a realizar en el proyecto; b). Ordenar las
actividades de manera secuencial identificando aquellas que son necesarias finalizar para
empezar las otras, aquellas que se pueden realizar al mismo tiempo, aquellas que requieren cierto
avance de las otras; c). Calcular la duracin de las actividades e ir construyendo el diagrama
correspondiente; d) Estimar los recursos (materiales, equipos, personas, suministros) que son
necesarios para el desarrollo de cada actividad; e). Construir el cronograma de actividades con la
informacin anterior; f). Publicar el cronograma de tal manera que sea conocido por todos los
actores involucrados en el proyecto; g). Monitorear el cronograma para verificar que se cumplan

los tiempos y recursos estimados para cada actividad segn lo planeado; h). Actualizar el
cronograma segn los ajustes a que haya lugar al comparar lo planeado con lo que se est
ejecutando. Instrumentos como el Diagrama de Red, de Ruta Crtica y Gantt facilitan la
construccin y publicacin del cronograma de actividades. Uno de los ms utilizados es el
diagrama de Gantt que integra actividades y tiempos, siendo fcil su visualizacin y
comprensin.
Y finalmente, pero no menos importante, ni queriendo significar que sea la ltima a
revisar en la planeacin, pues todas se revisan de manera integral, es la gestin de costos para el
proyecto, que consiste en estimar el capital necesario para la ejecucin del proyecto. Su
importancia es tal que este es un factor determinante para aceptar o rechazar un proyecto, al
presentar la inversin requerida y por consiguiente establecer si es viable o no su
implementacin. Se parte de la estimacin de los costos que requerirn cada una de las
actividades y para esa estimacin se puede acudir a diferentes tcnicas o herramientas, dentro de
las cuales est el juicio de expertos. Una vez se han estimado los costos, se procede a la
construccin del presupuesto que no es ms que la sumatoria de los costos de las actividades,
permitiendo identificar una lnea base de costo sobre la cual se consideran las reservas
adicionales para imprevistos y se obtiene el valor esperado de flujo de caja que garantice la
disponibilidad de recursos necesarios en las diferentes fases de desarrollo del proyecto. La
gestin de costos se traduce en control sobre los mimos, cuando en la ejecucin del proyecto se
monitorean las variaciones que presente lo presupuestado con lo que se est realizando
conduciendo a la toma de decisiones clave frente a adiciones presupuestales, reajustes al flujo de
caja, acciones correctivas y preventivas.
Por lo tanto, la planeacin es la base fundamental en el desarrollo de un proyecto educativo, la
cual se desglosa en el plan de gestin de la integracin, plan de gestin del alcance, plan de
gestin del tiempo y el plan de gestin de costos, los cuales debe desarrollar los aspirantes a
magister en la gestin de la informtica educativa de la Universidad de Santander UDES, como
requisito de grado.

Referencias
Navas, T. I. (s.f.). Fases iniciales de un proyecto. Recuperado el 25 de 04 de 2014, de
http://aulavirtual.eaie.cvudes.edu.co/publico/lems/L.000.001.MG/Documentos/
cap2/Capitulo_Completo.pdf