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__Municpio de Salvaterra de Magos________________________________

Prembulo
A Norma de Controlo Interno (NCI) da Cmara Municipal de Salvaterra de
Magos foi aprovada em 2002.
Decorridos oito anos sobre o incio da sua aplicao, importa elaborar um
documento que seja mais completo e tenha, naturalmente, em conta a
experincia da sua aplicao, acolhendo sugestes dos servios e de
entidades fiscalizadoras da actividade municipal de alterao, de incluso, de
clarificao, de maior especificao, enfim, de adopo de regras e
procedimentos de controlo que garantam maior uniformidade, segurana e
eficincia gesto municipal.
Tambm foram lidos e apreciados alguns documentos de controlo interno em
vigor em diversos municpios portugueses e dessa leitura e apreciao
resultaram importantes contributos para a construo e redaco da presente
Norma de Controlo Interno.
A criao de um sistema de controlo interno uma imposio do Plano Oficial
de Contabilidade para as Autarquias Locais (POCAL), conforme estabelecido
no artigo 11 do Decreto-Lei n 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alteraes
posteriores (Dec. Lei n 162/99, de 14 de Setembro, Dec-Lei n 315/2000, de
2 de Dezembro e Dec. Lei n 84-A/2002, de 5 de Abril).
As autarquias locais esto vinculadas ao cumprimento de um vasto conjunto de
normativos legais cujo cumprimento ter de estar sempre presente no exerccio
das suas atribuies. A Norma de Controlo Interno procura especificar e
aprofundar os aspectos considerados mais importantes e sensveis para se
assegurar uma mais eficiente e eficaz gesto patrimonial e financeira.
Tal como as realidades mudam, tambm os sistemas de controlo interno tero
de mudar e aperfeioar-se para cumprirem bem os seus objectivos. Assim, tal
como estabelecido no ponto 2.9.3 do POCAL o rgo executivo deve no s
assegurar o funcionamento do sistema de controlo interno, mas tambm o seu
acompanhamento e avaliao permanente. Assim, dever ser encarada com
toda a normalidade a reviso peridica da NCI e incentivadas as sugestes e
propostas de alterao; assim como ser desejvel que os titulares dos rgos
do Municpio, dirigentes e funcionrios se mantenham ao corrente das boas
prticas de auditoria e controlo interno.

Norma de Controlo Interno

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Captulo I Disposies gerais


Artigo 1
Legislao habilitante
Constituem legislao habilitante da presente Norma o artigo 11 do DecretoLei n. 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alteraes posteriormente
introduzidas (Dec. Lei n 162/99, de 14 de Setembro, Dec. -Lei n 315/2000,
de 2 de Dezembro e Lei n 84-A/2002, de 5 de Abril) e a alnea e) do n 2 do
artigo 64 da Lei n 169/99 de 18 de Setembro, na redaco dada pela Lei n 5A/2002, de 11 de Janeiro.
Artigo 2
Objecto
A presente Norma estabelece mtodo e procedimentos, de modo a assegurar:
a) A salvaguarda da legalidade e regularidade no que respeita
elaborao das demonstraes financeiras e ao sistema contabilstico;
b) O cumprimento das deliberaes dos rgos e das decises dos seus
titulares;
c) A aprovao e controlo de documentos;
d) A preveno e deteco de situaes de ilegalidade, fraude e erro;
e) A exactido e integridade dos registos contabilsticos e a fiabilidade
da informao produzida;
f) O aumento da eficincia das operaes;
g) A adequada utilizao dos fundos e o cumprimento dos limites legais
de assuno de encargos;
h) O controlo das aplicaes e do ambiente informtico;
i) O registo oportuno das operaes pela quantia certa, nos documentos
e livros apropriados e no perodo contabilstico a que respeitam, de
acordo com as decises de gesto e no respeito das normas legais;
j) O cumprimento dos princpios da segregao de funes, de acordo
com as normas legais e os bons princpios de gesto, nomeadamente
para salvaguardar a separao entre o controlo fsico e o processamento
dos correspondentes registos.
Artigo 3
mbito
1. A presente Norma define fluxos de informao e procedimentos de controlo
conforme estabelecido no POCAL, tendo em conta as atribuies e
competncias definidas na lei para os municpios e seus rgos.

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2. A presente Norma de aplicao obrigatria a todos os servios do


Municpio, cabendo ao Executivo Municipal promover o seu adequado
acompanhamento e avaliao;
3. Compete ao director de departamento, chefes de diviso e responsveis de
outros servios assegurar, dentro da respectiva unidade orgnica, o
cumprimento da NCI e dos preceitos legais em vigor;
4. Compete ao Departamento Administrativo e Financeiro (DAF) o
acompanhamento da aplicao da NCI, devendo promover a recolha de
sugestes, contributos e propostas das vrias unidades orgnicas, tendo em
vista a sua melhoria e permanente adequao realidade do Municpio.
5. O DAF compreende:
a) Diviso Administrativa (DA)
b) Diviso Financeira (DF)
Artigo 4
Princpios, regras e registos
Na elaborao da presente NCI so explicitados determinados aspectos
especficos, principalmente no que respeita a mtodos e procedimentos de
controlo, devendo, contudo, considerar-se que tambm deve estar sempre
implcito o integral cumprimento dos princpios oramentais e contabilsticos e
das regras previsionais previstos no POCAL e demais legislao aplicvel,
assim como a utilizao dos necessrios documentos de suporte e respectivos
registos legalmente previstos.
Artigo 5
Responsveis
Por actos que contrariem o preceituado nesta norma e os seus princpios
gerais respondem, directamente, os dirigentes, por si e seus subordinados,
sem prejuzo de posterior responsabilidade do autor do acto.

Captulo II Organizao de processos e segurana


informtica
Artigo 6
Organizao de processos
1.Os processos administrativos devem ser organizados por reas funcionais e
dentro destas por assuntos especficos, sendo constitudos por dossiers
adequados, onde constem, pelo menos, os seguintes elementos:
a) Municpio de Salvaterra de Magos
b) Designao do Departamento/Diviso/Seco/Servio ou Sector
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c) Nmero de processo e ano a que respeita


d) Assunto
e) Indicao da entidade requerente, se for caso disso
f) Data de incio do processo.
2. da responsabilidade de cada servio municipal a organizao dos
respectivos processos, devendo assegurar a respectiva integridade.
Artigo 7
Tramitao e circulao de processos
1. Cabe aos responsveis de cada servio municipal acompanhar a tramitao
e circulao dos respectivos processos de forma a garantir a sua segurana;
2. A circulao de processos pelos servios municipais que necessitem de os
consultar far-se- de acordo com o sistema de protocolo interno;
3. O protocolo de circulao deve ser datado e assinado com letra legvel,
pelos funcionrios que fazem a entrega e a recepo do processo;
4. Os documentos escritos que integram os processos administrativos internos,
todos os despachos e informaes que sobre eles forem exarados, assim como
os documentos do sistema contabilstico, devem identificar os eleitos,
dirigentes, funcionrios e agentes seus subscritores, qualidade em que o
fazem, com datas e assinaturas bem legveis.
Artigo 8
Arquivo de documentos contabilsticos
1. Os documentos genricos do sistema contabilstico encontram-se definidos
no POCAL, existindo, contudo, outros documentos de suporte adoptados pela
autarquia;
2. Os documentos referentes gesto do oramento, nomeadamente de
reviso e alterao, sero arquivados por ordem cronolgica de contabilizao;
3. O arquivo do processo de despesa, aps o pagamento, dever ser
organizado por ordem sequencial numrica da ordem de pagamento (OP)
respectiva e por classificao econmica;
4. Relativamente execuo oramental da receita, os documentos de suporte
ao registo contabilstico, devero ser arquivados por cada servio emissor, com
indexao guia de recebimento (GR), seguindo o arquivo cronolgico e
obedecendo ordem sequencial numrica da GR;
a) No que respeita a operaes de carcter no oramental, dever ser
estabelecido um arquivo referente receita e outro referente despesa: O
processo de despesa de operaes de tesouraria arquivado por ordem
sequencial numrica das ordens de pagamento de tesouraria;
5. Aps o encerramento do ano econmico, os processos de receita e de
despesa devero ser organizados por classificao econmica e, dentro desta,
por ordem sequencial numrica;
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6. Ser, ainda, mantido um arquivo especfico para operaes patrimoniais sem


reflexo oramental, obedecendo a uma ordem cronolgica e sequencial
numrica.
Artigo 9
Controlo de aplicaes e ambientes informticos
1. Com o objectivo de estabelecer os mtodos de gesto e controlo dos
sistemas informticos instalados no Municpio, bem como as responsabilidades
no que respeita segurana, integridade e acesso aos ficheiros, dever ser
aprovado o regulamento de informtica do municpio de Salvaterra de Magos;
2. Cabe ao gabinete de informtica, a apresentao de proposta de
regulamento, devendo contar com o apoio do Executivo Municipal, dirigentes e
demais responsveis das unidades orgnicas;
3. Enquanto no estiver em vigor o regulamento referido nos pontos anteriores,
cabe ao gabinete de informtica, em estreita colaborao com dirigentes e
outros responsveis pelas unidades orgnicas a definio, aplicao e controlo
de procedimentos que visem assegurar:
a) A segurana dos dados, sistemas e equipamentos informticos;
b) O acesso ao sistema, identificao e autenticao;
4. Qualquer utilizador do sistema informtico da Cmara Municipal deve
procurar garantir a sua boa utilizao com vista integridade e segurana do
mesmo, podendo ser responsabilizado pelas aces que infrinjam os
procedimentos ou normas de boa utilizao definidos.

Captulo III Disponibilidades


Artigo 10
mbito
Podem ser consideradas disponibilidades:
a) Os meios de pagamento, tais como notas de banco e moedas
metlicas de curso legal, cheques e vales postais, nacionais ou
estrangeiros. No devem ser consideradas para o saldo de caixa
qualquer tipo de vales, senhas de almoo, senhas de combustvel,
selos, documentos de despesa, cheques pr-datados ou sacados
que tenham sido devolvidos pelo banco;
b) Os meios monetrios atribudos como fundo de maneio a
responsveis dos servios municipais, devendo ser criadas as
subcontas necessrias, tantas quantos os fundos constitudos;

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c) Todas as contas existentes nas diversas instituies financeiras. As


referidas contas devem ser desagregadas por instituio financeira e
por conta;
d) Os ttulos negociveis, que incluem os ttulos adquiridos com o
objectivo de aplicao de tesouraria, de prazo inferior a um ano;
e) Os ttulos de dvida pblica, que englobam os ttulos adquiridos pelo
Municpio e emitidos pelo Sector Pblico Administrativo, bem como
outras aplicaes de tesouraria com caractersticas de aplicao de
curto prazo.
Artigo 11
Numerrio em caixa
1. O saldo dirio de caixa deve conter-se dentro dos limites definidos por um
montante mnimo equivalente ao ordenado mnimo nacional e um mximo
fixado em trinta vezes aquele;
2. Salvo o montante necessrio aos movimentos dirios da tesouraria, os
recursos excedentes devem ser depositados em contas bancrias e aplicados
de forma segura e rentvel, competindo chefia da diviso financeira
apresentar ao executivo municipal as propostas que melhor cumpram aquelas
condies e tendo sempre presente que a segurana das aplicaes deve
prevalecer sobre a rentabilidade previsvel.
Artigo 12
Contas bancrias
1. A abertura de contas bancrias sujeita a prvia deliberao do executivo
municipal;
2. As contas bancrias devem ser tituladas pelo Municpio e movimentadas,
simultaneamente, pelo presidente da cmara ou substituto legal e pelo
tesoureiro ou substituto legal.
Artigo 13
Meios de pagamento
1. Os pagamentos devem ser feitos, preferencialmente, por meio de cheque,
devendo apenas ser utilizado pagamentos em numerrio para montantes
inferiores a 20% do ordenado mnimo nacional.
2. Por cada pagamento efectuado deve ser sempre solicitada a emisso do
respectivo recibo.
3. Os pagamentos dos vencimentos dos trabalhadores do municpio so feitos
por transferncia bancria.

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Artigo 14
Cheques
1. Os cheques devero ser emitidos na seco de contabilidade e apensos
respectiva ordem de pagamento, sendo remetidos tesouraria para serem
devidamente assinados pelos titulares dos cargos e entregues, posteriormente,
s entidades credoras;
2. Os cheques so emitidos nominativamente e cruzados conforme estipulado
na respectiva Lei Uniforme;
3. A tesouraria aps proceder entrega do meio de pagamento deve apor a
respectiva data, na ordem de pagamento e proceder ao devido registo;
4. Os cheques no preenchidos esto guarda do tesoureiro, bem como os j
emitidos que tenham sido anulados, devendo inutilizar-se as assinaturas, se as
houver, e arquiv-los sequencialmente;
5. Os cheques emitidos devero ter uma validade no superior a seis meses.
Expirado o prazo de validade, devem os mesmos ser anulados, procedendo-se
ao seu cancelamento junto da entidade bancria e efectuando-se os
respectivos registos contabilsticos de regularizao.
Artigo 15
Valores recebidos via Multibanco
Nos recebimentos por multibanco devem respeitar-se as seguintes disposies:
1. Os valores recebidos devero ser objecto de apuramento dirio;
2. Ao funcionrio responsvel pelo controlo destes recebimentos caber o
envio das guias de recebimento para a tesouraria, que proceder ao tratamento
da informao.
Artigo 16
Recepo de valores por correspondncia
Os valores recebidos pelo correio devem ser entregues na tesouraria, a qual
comunicar o facto ao respectivo servio emissor, a fim de ser emitida a
correspondente guia de recebimento.
Artigo 17
Cobrana por entidade diferente do tesoureiro
A cobrana por funcionrios estranhos tesouraria e em local diverso daquela
deve ser efectuada atravs da emisso de documentos de receita, com
numerao sequencial, que indiquem o servio de cobrana.
Artigo 18
Fundo de maneio
1. No cumprimento do disposto no ponto 2.9.10.1.11 do POCAL compete ao
rgo executivo do Municpio a aprovao do regulamento do fundo de maneio.
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2. Para alm dos aspectos relacionados com a constituio, reconstituio,


utilizao, reposio e anlise dos fundos de maneio, dever, tambm, ser
definido o limite de pagamento unitrio e no somente o limite do somatrio de
pagamentos autorizado, salvo as situaes comprovadamente de emergncia.
Artigo 19
Reconciliaes bancrias
As reconciliaes bancrias devem obedecer aos seguintes procedimentos:
1. Devero ser feitas com periodicidade mensal;
2. A responsabilidade pela realizao das reconciliaes bancrias pertence
Diviso Financeira e dever ser efectuada por um funcionrio que no tenha
acesso s diversas contas correntes;
3. Quando se verifiquem diferenas nas reconciliaes bancrias, devem ser
averiguadas as suas causas e prontamente regularizadas.
Artigo 20
Balano tesouraria
1. O estado de responsabilidade do tesoureiro pelos fundos, montantes e
documentos entregues sua guarda verificado, na presena daquele ou seu
substituto, atravs de contagem fsica do numerrio e documentos sob a sua
responsabilidade, a realizar pelos responsveis designados para o efeito, nas
seguintes condies:
a) Trimestralmente e sem aviso prvio;
b) No encerramento das contas de cada exerccio econmico;
c) No final e no incio do mandato do rgo executivo eleito ou do rgo
que o substituiu, no caso de aquele ter sido dissolvido;
d) Quando for substitudo o tesoureiro;
2. So lavrados termos de contagem dos montantes sob a responsabilidade do
tesoureiro, assinados pelos intervenientes no balano.
Artigo 21
Responsabilidade do tesoureiro
1. O tesoureiro responde directamente perante o Presidente da Cmara
Municipal pelo conjunto das importncias que lhe so confiadas, respondendo
os restantes funcionrios e agentes em servio na tesouraria perante o
respectivo tesoureiro, o qual deve estabelecer um sistema de apuramento
dirio de contas relativo a cada caixa;
2. A responsabilidade por situaes de alcance no imputvel ao tesoureiro
se este for estranho aos factos que as originaram ou mantm, excepto se, no
desempenho das suas funes de gesto, controlo e apuramento de
importncias tiver agido com dolo ou culpa;
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3. Sempre que, no mbito das aces de inspeco, se realize a contagem dos


montantes sob responsabilidade do tesoureiro, o Presidente da Cmara,
mediante requisio do inspector ou auditor, deve dar instrues s instituies
de crdito para que forneam directamente quele todos os elementos de que
necessite para o exerccio das suas funes.
Artigo 22
Controlo e gesto das disponibilidades
1. Para efeitos do controlo das disponibilidades do Municpio, devem ser
obtidos junto das instituies de crdito depositrias extractos de todas as
contas que este titular;
2. Tendo em vista a optimizao da gesto e do controlo das disponibilidades,
dever ser elaborado trimestral pela Diviso Financeira um mapa previsional de
Tesouraria.
Artigo 23
Controlo do endividamento
Sem prejuzo da remessa peridica de elementos aos organismos de tutela e
fiscalizao das autarquias, e tendo em conta a importncia de manter um
apertado controlo do endividamento municipal, tendo em ateno os limites
fixados no artigo 35 e seguintes da Lei das Finanas Locais, a Diviso
Financeira dever elaborar mensalmente mapas com a demonstrao do
endividamento lquido municipal e da capacidade de endividamento do
Municpio, nos termos estabelecidos na Lei das Finanas Locais.

Captulo IV Despesa
Artigo 24
Circuito da Despesa
1. Regra geral, o circuito das despesas envolve os servios financeiros, a
saber, o servio requisitante, seco de compras / aprovisionamento, seco
de contabilidade, sector do patrimnio e tesouraria.
2. Compete aos responsveis dos diversos servios verificar a necessidade de
aquisio de bens e servios, dando origem ao desencadear do processo da
despesa.
Artigo 25
Processamento da Despesa
1. O movimento de bens armazenveis, envolve as seguintes operaes:

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a) O servio requisitante detecta a necessidade de um determinado


material;
b) Elabora o pedido interno de material ao armazm (seco de
compras);
Este verifica da existncia ou no dos bens em stock:
b.1) Em caso do material no existir em armazm, a requisio
ser encaminhada para a seco de compras que, diligenciar no
sentido da sua aquisio.
c) Munido da autorizao superior, a seco de compras, emite a
requisio externa em quadriplicado:
c.1) Requisio (contabilidade) fica junto a todo o processo da
aquisio;
c.2) Requisio (contabilidade - duplicado) fica no arquivo da
seco compras;
c.3) Requisio (fornecedor) enviada para o fornecedor;
c.4) Requisio (fornecedor - duplicado) entregue ao servio
requisitante.
d) O material ser entregue no armazm juntamente com uma guia de
remessa ou de transporte;
e) O fiel de armazm recepciona o material e procede sua conferncia
fsica, qualitativa e quantitativa, de acordo com a guia de remessa;
f) Este contactar o servio requisitante, informando-o da chegada do
material requisitado e este proceder ao seu levantamento;
g) O fornecedor enviar a factura directamente seco de compras;
h) A seco de compras confronta a factura com a requisio externa, e
procede ao lanamento da factura em conferncia;
i) Aps a recepo da factura devidamente conferida pelo servio
requisitante, transferida para o saldo credor do fornecedor;
j) Havendo disponibilidade financeira, a seco de contabilidade emite
ordem de pagamento e cheque, e envia para o Presidente da Cmara a
fim de serem assinados;
k) Depois de assinados, os documentos referidos em j), sero
carimbados com selo branco em uso pela Cmara Municipal e remetidos
ao tesoureiro, o qual validar:
k.1) O Cheque
k.2) A Ordem de Pagamento
2. Em resumo, o movimento contabilstico que envolve a aquisio de bens
armazenveis, o seguinte:
a) Fase de cabimentao
b) Fase de compromisso
c) Fase de liquidao
d) Fase de pagamento
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Captulo V Terceiros
Artigo 26
Aquisies
1. Os procedimentos com as aquisies de bens e servios so promovidos
pela seco de compras e aprovisionamento;
2. Quando outros servios municipais forem autorizados a desenvolver
processos de aquisio de bens ou servios, devero observar, igualmente, os
procedimentos de adjudicao adequados;
Artigo 27
Recepo de bens
1. A recepo de bens dever ser efectuada:
a) No armazm municipal, para os bens relativos a obras municipais ou
a outras actividades do Municpio, no qual ser efectuada a conferncia
quantitativa e qualitativa, confrontando os artigos recepcionados com a
guia de remessa/guia de transporte ou factura e com o exemplar da
requisio externa em poder do armazm;
b) Nos respectivos economatos para os bens consumveis destinados a
tarefas administrativas, seguindo os mesmos procedimentos referidos na
alnea anterior;
c) Nos servios requisitantes, sendo os responsveis destes
competentes para proceder s validaes referidas nas alneas
anteriores e acusar a recepo dos bens;
2. As conferncias fsicas referidas no nmero anterior devero ser feitas por
pessoa distinta da que faz o confronto com os documentos e no dever ter
acesso a estes.
Artigo 28
Conferncia de documentos
1. As Facturas devem ser recebidas directamente na seco de compras e
aprovisionamento, que as encaminhar para o servio de conferncia, depois
de devidamente registadas. Estas, posteriormente devem ser remetidas
novamente seco de compras e aprovisionamento, no prazo mximo de dez
dias teis devidamente conferidas.
2. A conferncia referida no ponto anterior deve permitir que a contabilizao
das facturas seja feita, preferencialmente, no ms a que respeitam e que haja
um rigoroso controlo das dvidas a pagar e do prazo mdio de pagamento do
Municpio.

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Artigo 29
Reconciliao de contas correntes
1. Com uma periodicidade mnima trimestral, dever ser feita reconciliao
entre os extractos de conta corrente dos clientes e fornecedores com as
respectivas contas do Municpio;
2. Com igual periodicidade devero, tambm, ser feitas reconciliaes nas
contas de devedores e credores e do Estado e outros entes pblicos;
3. As reconciliaes nas contas referentes aos emprstimos do Municpio
devem ser feitas sempre que se revele necessrio e, nomeadamente, tendo em
conta a validao dos valores debitados a ttulo de amortizaes, juros e outros
encargos, cruzando a informao contabilstica com a apresentada pelas
entidades bancrias.
Artigo 30
Antiguidade de saldos de clientes
1. Relativamente aos clientes e outros devedores do Municpio, dever ser
elaborado, pela seco de contabilidade, um mapa com a antiguidade dos seus
dbitos, de modo a poder controlar-se a efectiva aplicao das medidas
legalmente previstas para os atrasos nos pagamentos;
2. O mapa referido no nmero anterior dever ser mensalmente actualizado
pela seco de contabilidade, cabendo ao chefe da Diviso Financeira
apresentar ao Presidente da Cmara ou seu substituto legal as medidas a
aplicar para sanar as situaes de incumprimento.
Artigo 31
Circularizao a terceiros
1. O procedimento de circularizao a terceiros tem por objectivo a validao
dos saldos das suas contas atravs de evidncia externa e deve obedecer s
seguintes regras:
a) O envio de cartas pode abranger a totalidade das entidades terceiras
ou uma amostra destas, devendo, neste caso, incluir as que apresentam
saldos com os valores mais relevantes;
b) Na carta de circularizao deve constar a indicao dos saldos, de
acordo com os registos do Municpio;
c) A organizao e anlise das respostas cabem ao Revisor Oficial de
Contas;

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Captulo VI Existncias
Artigo 32
Sistema de inventrio
O Municpio de Salvaterra de Magos vai adoptar o sistema de inventrio
permanente, de modo a que se disponha sempre de informao actualizada
sobre as existncias do Municpio.
Artigo 33
Armazenamento das existncias
Os locais de armazenamento das existncias do Municpio so no armazm
municipal, no economato de informtica e no economato de material de
escritrio.
Artigo 34
Armazm municipal
1. O armazm municipal o local de entrada, conferncia, registo, gesto e
encaminhamento ao destino final de materiais destinados a obras e trabalhos
promovidas directamente pela autarquia, bem como outros que se tornam
necessrios ao exerccio das suas atribuies;
2. Este economato est integrado na seco de compras e aprovisionamento,
sendo gerido e controlado pelo respectivo chefe da diviso financeira, que
poder designar funcionrio para as tarefas quotidianas de gesto corrente;
3. Os materiais geridos e controlados por este armazm devem estar
guardados em local apenas acessvel aos funcionrios do prprio armazm,
conforme referido no nmero 2.
4. Periodicamente e sem aviso prvio, o responsvel pela Diviso Financeira
dever proceder a inventariao e controlo fsico dos materiais guarda do
sector de economato, sendo obrigatria a inventariao anual com referncia a
31 de Dezembro de cada ano.
Artigo 35
Economato de Informtica
1. no economato de informtica onde se faz a entrada, conferncia, registo,
gesto e encaminhamento de todos os produtos e consumveis informticos
necessrios ao funcionamento das actividades desenvolvidas pelo Municpio,
nomeadamente as de ndole administrativa, de gesto e de planeamento que
se desenvolvem nos diversos servios municipais;

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2. Este economato est integrado no gabinete de informtica, sendo gerido e


controlado pelo respectivo chefe da diviso financeira, que poder designar
funcionrio para as tarefas quotidianas de gesto corrente;
3. Os materiais geridos e controlados por este economato devem estar
guardados em local apenas acessvel ao responsvel pelo gabinete de
informtica e funcionrio designado, conforme referido no nmero 2.
4. Periodicamente e sem aviso prvio, o responsvel pela Diviso Financeira
dever proceder a inventariao e controlo fsico dos materiais guarda do
sector de economato, sendo obrigatria a inventariao anual com referncia a
31 de Dezembro de cada ano.
Artigo 36
Economato de material de escritrio
1. no economato material de escritrio onde se realiza a entrada,
conferncia, registo, gesto e encaminhamento de todos os consumveis de
escritrio necessrios ao funcionamento das actividades desenvolvidas pelo
Municpio, nomeadamente as de ndole administrativa, de gesto e de
planeamento que se desenvolvem nos diversos servios municipais;
2. Este economato est integrado na seco de contabilidade, sendo gerido e
controlado pelo respectivo chefe da diviso financeira, que poder designar
funcionrio para as tarefas quotidianas de gesto corrente;
3. Os materiais geridos e controlados por este economato devem estar
guardados em local apenas acessvel ao responsvel e ao funcionrio
designado, conforme referido no nmero 2.
4. Periodicamente e sem aviso prvio, o responsvel pela Diviso Financeira
dever proceder a inventariao e controlo fsico dos materiais guarda do
sector de economato, sendo obrigatria a inventariao anual com referncia a
31 de Dezembro de cada ano.
Artigo 37
Entradas e Sada de Existncias
1. Todos os movimentos de entradas e sadas de existncias nos diversos
locais de armazenamento devem ser registados no programa informtico de
gesto de stocks, pela pessoa responsvel pela gesto do mesmo, de modo
que o saldo corresponda permanentemente aos bens existentes no respectivo
armazm.
2. Aquando da entrada de existncias em armazm, ter de se efectuar uma
guia de entrada em armazm em conformidade com o documento do
fornecedor e com a requisio interna respectiva. Esta guia de entrada dever
ser assinada pela pessoa que recebeu o material e arquivada juntamente com
os documentos respectivos.
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3. As sadas de existncias dos armazns s se concretizam mediante a


apresentao de requisies internas devidamente autorizadas pelo
responsvel do servio requisitante. Este acto origina uma guia de sada de
armazm, que ter de ser assinada pela pessoa que entrega e pela pessoa
que recebeu o respectivo material e posteriormente arquivada juntamente com
a requisio interna.
Artigo 38
Controlo de Existncias
1. Semestralmente e sempre que se justificar, dever-se- proceder
inventariao fsica das existncias em armazm.
2. Compete aos responsveis dos diversos armazns informar a Diviso
Financeira das existncias data de 31 de Dezembro de cada ano.

Seco VII Imobilizado


Artigo 39
Regulamento de inventrio e cadastro
1. No regulamento de inventrio e cadastro do patrimnio municipal,
encontram-se regulados todos os aspectos relativos inventariao, aquisio,
registo, afectao, seguros, abate, avaliao, critrios valorimtricos e
contabilsticos, gesto dos bens do activo imobilizado do Municpio.
2. Compete seco de patrimnio, a gesto administrativa do patrimnio de
bens mveis e imveis.
3. Os mtodos e procedimentos de controlo do imobilizado definidos no
regulamento de inventrio e cadastro do patrimnio de bens mveis e imveis
do Municpio permitem, designadamente, assegurar que:
a) As fichas de imobilizado so mantidas permanentemente actualizadas
para bens mveis e imveis do Municpio;
b) As aquisies de imobilizado efectuam-se de acordo com o Plano
Plurianual de Investimentos e com base em deliberaes do rgo
executivo, atravs de requisies, ou documentos equivalentes,
designadamente contrato emitido pelos responsveis designados para o
efeito, aps verificao do cumprimento das normas legais aplicveis,
nomeadamente em matria de empreitadas e fornecimentos.
Artigo 40
Responsveis pelos bens
1. Cada funcionrio responsvel pelos bens e equipamentos que lhe sejam
distribudos.
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2. Relativamente aos bens e equipamentos colectivos, a responsabilidade


consignada no nmero anterior cometida ao responsvel da seco,
consoante o caso, em que os bens/equipamentos em causa integrem.
3. Para que a responsabilizao seja efectiva, o sector do patrimnio enviar
aos responsveis dos gabinetes, seces, salas ou outro tipo de afectaes, a
folha de carga respectiva, a qual dever ser conferida, assinada e afixada em
lugar visvel, de preferncia por detrs da porta de entrada.
4. Deve o sector de patrimnio registar todas as alteraes, verificar a sua
veracidade e aps corrigida a situao inicial enviar novas folhas de carga.
Artigo 41
Abate de Bens
Sempre que, por qualquer motivo, um bem ou equipamento deixar de ter
utilidade, deve o funcionrio a quem o mesmo esteja afecto ou distribudo,
comunicar tal facto ao respectivo superior hierrquico e preencher a respectiva
ficha de abate.
Artigo 42
Gesto e controlo de viaturas, mquinas e equipamentos
1. Cabe ao chefe da diviso de obras municipais e servios urbanos (DOMSU)
a gesto do parque de mquinas e viaturas do Municpio, devendo zelar pela
sua manuteno, reparao, limpeza e programao e controlo de utilizao;
2. O uso das viaturas dever ser atempadamente solicitado ao responsvel,
atravs do preenchimento da respectiva requisio;
3. Aps a utilizao das viaturas, os servios utilizadores devero preencher a
respectiva ficha e entreg-lo no respectivo servio da DOMSU;
4. A utilizao de viaturas, mquinas ou equipamentos permanentemente
afectos a outros servios municipais depender da autorizao prvia do
responsvel daqueles;
5. Os utilizadores das viaturas, mquinas e equipamentos devem ser
cuidadosos na sua utilizao, sendo obrigados a comunicar DOMSU,
quaisquer anomalias ocorridas ou detectadas, para apuramento de
responsabilidades, se for caso disso.
Artigo 43
Reparaes efectuadas no exterior
Para a reparao e manuteno externa de viaturas, de mquinas e dos
equipamentos, o servio requisitante deve obedecer aos seguintes
procedimentos:
a) Emisso de requisio;
b) No caso excepcional de recurso a um nico fornecedor, dever ser
devidamente justificada esta opo;
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c) Ao servio requisitante cumpre assegurar o acompanhamento da


reparao ou manuteno, sob a coordenao e orientaes da
DOMSU;
d) As aquisies de peas ou artigos a incorporar nas reparaes ou
manutenes devem seguir procedimentos idnticos aos indicados nas
alneas anteriores.
Artigo 44
Utilizao de Telemveis
1. Dever existir uma lista actualizada com a identificao dos telemveis do
Municpio e com os nomes dos responsveis a quem esto atribudos, excepto
os atribudos aos eleitos.
2. O Controlo das despesas feito atravs da verificao facturao
detalhada, excepto nos aparelhos entregues aos elementos que compem o
rgo executivo, sobre os quais no so emitidas facturas detalhadas.
3. No caso de haver extravio ou roubo do telemvel, o seu utilizador obrigado
a participar de imediato ao operador para cancelamento do carto e, logo que
possvel, ao sector do patrimnio.

Captulo VIII Concesso subsdios e


outros apoios a terceiros
Artigo 45
Atribuio e Pagamento
1.A atribuio de subsdios dever ser efectuada em conformidade com o
quadro de competncias previsto na Lei n 169/99, de 18 de Setembro, com as
alteraes introduzidas pela Lei n 5-A/2002, de 11 de Janeiro;
2. Na sequncia da formalizao de pedidos de subsdios ou outros apoios
Cmara Municipal, por parte de pessoas ou entidades, os respectivos servios
municipais analisam os mesmos e elaboram informao fundamentada onde
constam elementos essenciais, tais como objectivos do pedido, montante,
enquadramento no oramento municipal, se h necessidade de formalizao
em protocolo ou equivalente, bem como demais elementos julgados
necessrios ou constantes de regulamentos especficos, como o apoio ao
associativismo ou outros que venham a ser aprovados;
3. Os apoios podero envolver comparticipao financeira directa, prestao de
servios, disponibilidade de viaturas, mquinas ou equipamentos ou cedncia
de materiais, sendo que dever ser sempre quantificado o apoio, atravs da
contabilidade de custos ou recorrendo a estimativa elaborada pelos servios

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que elaboram a informao referida no nmero anterior com a colaborao da


seco de contabilidade e outros servios envolvidos (DOMSU, DASC, etc.);
4. O montante do apoio, mesmo quando em espcie, deve ser sempre
comunicado s entidades beneficirias e registado na respectiva conta
corrente;
5. Os servios municipais da rea funcional onde a entidade beneficiria
desenvolve a actividade (desporto, cultura, solidariedade social, etc.), devem
acompanhar a actividade que foi objecto do apoio, assim como possuir um
cadastro das entidades beneficirias, do qual constem, pelo menos, os
seguintes elementos:
a) Cpia da acta de constituio;
b) Cpia dos estatutos;
c) Lista actualizada da identificao dos membros dos corpos sociais;
d) Cpia do plano e oramento e relatrio anual de prestao de contas;
e) Declarao de no dvida actualizada da segurana social e da
repartio finanas;
6. A seco de contabilidade s proceder elaborao da ordem de
pagamento mediante deliberao do executivo municipal, acompanhada da
informao dos servios respectivos de que esto reunidas todas as condies
para se efectuar o pagamento;
7. Sempre que se trate de subsdios para investimentos, a seco de
contabilidade deve elaborar uma conta corrente por projecto. A libertao das
verbas apenas dever ocorrer aquando da apresentao facturas e/ou autos de
medio que devero ser obrigatoriamente conferidos pelo servio responsvel
pelo acompanhamento.

Captulo IX Comparticipaes financeiras e acordos


de financiamento a favor do Municpio
Artigo 46
Objectivo
Dada a importncia dos fundos da Unio Europeia e de algumas
comparticipaes da Administrao Central no financiamento de projectos
municipais, dever-se-o definir alguns preceitos sobre o acompanhamento,
gesto e controlo deste tipo de projectos;
Artigo 47
Elaborao de candidaturas
1. Competir, especificamente, ao Gabinete de Apoio do Presidente da Cmara
(GAP) a recolha de todos os elementos necessrios elaborao de
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candidaturas, assim como os preenchimentos dos respectivos formulrios e


demais documentos obrigatrios;
2. Para a consecuo do referido no nmero 1., o GAP dever contar com a
estreita cooperao dos servios municipais envolvidos nos projectos,
nomeadamente os da rea funcional onde os mesmos iro ter incidncia e da
Diviso Financeira.
Artigo 48
Acompanhamento e gesto
1. Competir ao GAP, no mbito do acompanhamento e gesto de projectos
comparticipados financeiramente:
a) A constituio e actualizao do respectivo dossier do projecto;
b) A comunicao Seco de Contabilidade da atribuio ou
homologao dos financiamentos, de modo a que esta faa o registo dos
respectivos direitos;
c) A elaborao dos pedidos de pagamento e o acompanhamento da
respectiva cobrana;
d) O acompanhamento e a gesto de todas as aces relacionadas com
os projectos co-financiados e assegurando a articulao com todos os
servios municipais envolvidos e com as entidades financiadoras, de
modo a conseguir-se elevado grau de eficcia;
e) Assegurar informao actualizada por projecto ou aco,
nomeadamente, sobre o seu custo total, investimento elegvel, despesas
j realizadas e comparticipaes j recebidas e a receber;

Captulo X Disposies Finais


Artigo 49
Interpretao e casos omissos
1. As dvidas de interpretao da presente Norma sero objecto de despacho
clarificador do Presidente da Cmara, ouvidos os dirigentes municipais que
este entender;
2. Os casos omissos sero resolvidos por deliberao da Cmara, sob
proposta do Presidente, e tendo sempre presente a disposies do POCAL e
demais legislao aplicvel actividade municipal.
Artigo 50
Publicitao e alterao
1. A presente NCI dever ser distribuda, em formato digital, pelos rgos e
servios municipais, competindo aos diversos dirigentes e responsveis destes
publicitar e promover a sua execuo;
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2. As alteraes a esta Norma devero ser aprovadas pela Cmara Municipal,


mediante proposta do Presidente, sempre que se considere necessrio,
nomeadamente quando forem detectadas lacunas ou falhas no sistema de
controlo interno ou houver a publicao de normativos legais que a isso
obriguem ou aconselhem.
Artigo 51
Entrada em vigor
A presente norma revoga e substitui o anterior Norma de Controlo Interno e
entra em vigor trinta dias aps a sua aprovao pela Cmara Municipal.

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