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PARTE I NA LINHA DE FRENTE

Dedico minha esposa, companheira de sempre e


exemplo de vida...

Exemplar para anlise de Marcelo Albuquerque Amorim

PARTE I NA LINHA DE FRENTE

SOBRE OS DIREITOS DESTE LIVRO


expressamente proibida a duplicao, reproduo, ou distribuio das
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por qualquer meio, salvo autorizao por escrito do autor.
Todos os direitos reservados proibida a reproduo total ou parcial, de
qualquer forma ou por qualquer meio. A violao dos direitos de autor (Lei
n 9.610/98) crime estabelecido pelo artigo 184 do Cdigo Penal.

Exemplar para anlise de Marcelo Albuquerque Amorim

PARTE I NA LINHA DE FRENTE

SUMRIO
PARTE I NA LINHA DE FRENTE

1.1 - O PROFISSIONAL DA LINHA DE FRENTE


1.2 - OPERANDO O CONTAS A PAGAR
1.3 - OPERANDO O CONTAS A RECEBER
1.4 - EFETUANDO A CONCILIAO BANCRIA
1.5 - CRIANDO UM FLUXO DE CAIXA
1.6 - O FUNDO-FIXO (CAIXINHA)

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PARTE II SISTEMAS INTEGRADOS

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2.1 - EFETUANDO AS BAIXAS NO SISTEMA


2.2 - BAIXAS AUTOMTICAS
2.3 - SALDOS DOS BANCOS NO SISTEMA INTEGRADO

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PARTE III OS COMANDANTES

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3.1 - O GESTOR DO DEPARTAMENTO FINANCEIRO


3.2 - A ROTINA DO DEPARTAMENTO FINANCEIRO
3.3 - GESTO DO CONTAS A PAGAR
3.4 - GESTO DO CONTAS A RECEBER
3.5 - GERENCIANDO A CONCILIAO BANCRIA
3.6 - GERENCIANDO E ANALISANDO O FLUXO DE CAIXA
3.7 - CENTROS DE CUSTOS
3.8 - GERENCIANDO O FUNDO-FIXO
3.9 - APLICANDO O DINHEIRO QUE SOBRA
3.10 - CONTA GARANTIDA X CHEQUE ESPECIAL
3.11 - FORMAS DE FINANCIAMENTO
3.12 - OS LIMITES DE CRDITO
3.13 - O GERENTE DE BANCO
3.14 - FINANCEIRO X CONTABILIDADE

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PARTE IV A SADE DO FINANCEIRO

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1.1 - O PROFISSIONAL DA LINHA DE FRENTE


O profissional que trabalha na linha de frente da rea financeira
normalmente visto e rotulado com vrios adjetivos: Estressado,
nervoso, ansioso, chato, briguento, alm de vrios quase sempre
pejorativos. Infelizmente difcil escapar desses rtulos. Mas poucas
pessoas sabem que os funcionrios do Departamento Financeiro
carregam um peso enorme nos ombros.
Pense na seguinte situao: As 15h45, quando o movimento do
dia j est quase terminado, chega um funcionrio do Departamento de
Pessoal com um pagamento de uma resciso de um colaborador para
ser realizado no mesmo dia, e que se o pagamento no ocorrer, a
empresa ser multada pelo Ministrio do Trabalho. Pronto! Est
montado o cenrio perfeito para o estresse. O funcionrio do financeiro
para tudo o que est fazendo, lana o pagamento no sistema da empresa
ou no banco, corre no gestor financeiro, pede para ele autorizar o
pagamento, (e normalmente nessas horas o gestor est no telefone ou
numa reunio para aumentar ainda mais a ansiedade do nosso
profissional), pega a autorizao, efetua o pagamento, imprime o
comprovante e entrega para o funcionrio do Departamento de Pessoal,
que ficou no lado dele o tempo inteiro pedindo pelo amor de Deus para
que ele conseguisse fazer a tempo a operao.
Ufa!! Mais um leo morto. O colaborador do Departamento
de Pessoal sai feliz e satisfeito por ter conseguido resolver o seu
problema, e o nosso colega do financeiro, coloca os batimentos
cardacos de volta ao normal, e retorna com a sua rotina para finalizar
o movimento do dia.
O exemplo citado acima mais normal do que parece. O que
chega de urgncia na rea financeira uma coisa impressionante. No
que nas outras reas e departamentos no ocorram a mesma coisa, mas

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quando estamos falando de dinheiro, o buraco um pouco mais


embaixo.
O profissional da rea financeira acaba aprendendo a lidar
com estes imprevistos. Ou pelo menos tenta. E infelizmente no existe
ser humano no mundo que no acabe estressado quando estes casos,
como o citado acima, acontecem com bastante frequncia (quase todos
os dias...). Mas, independentemente de todo este movimento, o
profissional financeiro no deve se esquecer de que os outros
profissionais tambm sofrem presso, cobranas e tambm correm
contra o tempo. Ou seja, estamos todos no mesmo barco (ou na mesma
empresa).
Outro pensamento que algumas pessoas tm que quem
trabalha no financeiro no deu certo em nenhuma outra rea e acabou
indo para l. Ou ento que no tem formao acadmica especfica e
tambm acabou indo pro setor. Isto acontece? Sim e muito. Eu
particularmente acho isso um erro. No Departamento Financeiro,
assim como em todos os outros, deveriam trabalhar somente os
profissionais da rea. Algumas empresas esquecem que o financeiro
no se restringe apenas a pagar e a receber contas. Existem uma srie
de outras operaes extremamente importantes que, se mal feitas,
podem acarretar em srios problemas para as empresas. Mas como no
vivemos num mundo perfeito, acabamos quebrando o galho.
Diante de todo este imbrglio, tudo o que possamos fazer para
amenizar estes problemas deve ser feito. E este livro contm vrias
dicas preciosas que podero ser implementadas do gestor do
Departamento Financeiro ao auxiliar, e que iro ajudar a tornar o dia a
dia do setor um pouco menos pesado.
Ento mos obra.

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1.2 - OPERANDO O CONTAS A PAGAR


Antes do Pagamento
Vamos comear pelo Contas a Pagar (que eu lhe digo de
carteirinha que segundo o que algumas pessoas dizem a nica coisa
que o financeiro faz ou sabe fazer...pagar contas). um momento que
pouca gente gosta, e normalmente o dono da empresa gosta menos
ainda, mas que deve ter uma ateno especial do responsvel pelo
pagamento. Afinal, quando o dinheiro saiu da conta, para poder v-lo
de volta pode ser difcil.
No basta apenas pegar o boleto bancrio, os dados bancrios
do fornecedor, inserir o pagamento no banco ou no sistema, ou
preencher o cheque e pronto, nosso problema est resolvido. Estas
aes requerem ateno e alguns cuidados especficos de todos que so
responsveis pelo pagamento.

Antes de efetuar o pagamento, sempre necessrio


checar algumas informaes que a princpio podem
parecer banais mas que podem fazer a diferena entre
um pagamento correto e uma dor de cabea.

Vejamos:
Confira sempre se o pagamento realmente devido para a
sua empresa. Sim caro leitor. Erros deste tipo acontecem e no so
poucos, e alguns podem ser considerados de m f por parte de alguma
empresa no mercado. No meio daquele monte de boletos, (e tambm
do funcionrio do Departamento de Pessoal pedindo pelo amor de
Deus para pagar a guia de resciso), pagar uma conta que no de sua
empresa pode realmente acontecer. E as vezes no ser nada fcil ter o
dinheiro de volta.
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Depois que voc verificou que o pagamento realmente


devido, verifique se os dados cadastrais da sua empresa esto corretos.
Alguns grupos empresariais possuem mais de uma empresa no mesmo
endereo e pode acontecer que os fornecedores errem na hora do
cadastro, lanando o pagamento de uma empresa para a outra. Lembrese sempre que toda e qualquer movimentao financeira
contabilizada logo, nada de uma empresa bancar a conta da outra
empresa, por mais que pertenam ao mesmo grupo.
No caso de pagamento atravs de cheques ou depsito
bancrio, confira sempre os dados bancrios do seu fornecedor. Depois
de conferido, confira novamente. E depois mais uma vez. No custa
nada, e evita que depois voc passe pelo constrangimento de avisar ao
seu chefe que fez um pagamento errado. E claro, ainda ter de ligar pro
fornecedor, pedir desculpas pelo erro e solicitar que ele devolva o
pagamento que foi indevido (se que ele vai devolver, e se bobear
voc ainda tem de pagar do seu bolso pelo erro.)
De um jeito ou de outro, o Departamento Financeiro acaba
recebendo o documento para pagamento (pelo menos deveria) ou
recebe os dados de pagamento. muito importante que receba pelo
menos uma cpia da nota fiscal para poder conferir alguns dados
bsicos do fornecedor como o CNPJ.

Organizando o Contas a Pagar


Em uma das empresas que trabalhei logo depois que me formei,
j nos primeiros dias, eu fui pedir ao meu superior que me entregasse
as contas do dia para pagamento para eu lanar no banco. Quando o vi
separando os documentos, fiquei um pouco assustado. Ele foi numa
pilha de papel e comeou a procurar as contas que venceriam
naquele dia. Gastou uns 15 minutos. Ai depois me entregou. Em
seguida eu pensei: Ser que ele esqueceu alguma conta no meio
daquela baguna? Sim, ele tinha esquecido. E adivinha? Sim.
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Pagamos juros no dia seguinte. Ou seja, antes de partimos para a ao,


primeiro vamos organizar o nosso contas a pagar.
A maneira mais prtica e organizada guardar todas
as contas numa pasta sanfona. Esta pasta possui
vrias divisrias que nos ajudam a separar as contas
por dia de vencimento. Pea para comprar uma pasta
desta e separe as suas contas por dia de vencimento.
Assim, no incio do dia voc no perder tempo
separando os documentos, e nem correr o risco de deixar alguma
conta para trs (e ter de se explicar para o seu chefe). Voc vai
encontrar as pastas sanfonas em qualquer papelaria.

Formas de pagamentos
Existem vrias formas de pagamentos usadas pelas empresas.
1.
2.
3.
4.

Boleto Bancrio
Depsito Bancrio
Cheque
Dinheiro

1. Boleto Bancrio - usado desde s micro s grandes


empresas. Tem como pontos positivos a facilidade do rastreamento da
operao, fcil impresso do comprovante, dentre outros. Deve se ficar
atento aos boletos bancrios no que diz respeito a cobrana de juros e
protesto. Algumas empresas colocam a opo automtica de protesto
aps x dias de vencimento. Ento nada de deixar um boleto vencido
guardado na pastinha. J os juros tambm podem ser automticos.
Portanto tambm ateno mxima a data de vencimento.
Caso a sua empresa, por algum motivo, no efetue o pagamento
do boleto na data de vencimento correta, entre em contato com o seu
fornecedor e avise a ele o ocorrido. Caso voc deseje efetuar o
pagamento, tente negociar a emisso de um novo boleto. Caso o
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fornecedor lhe passe os dados bancrios para um depsito em conta


corrente, no se esquea de pedir para ele dar baixa no banco. Isso
evita que voc seja protestado ou incorra na cobrana de juros.
O boleto bancrio tambm pode ser usado como forma de
recebimento. Vrias empresas emitem boletos para os seus clientes.
(Leia tpico - Gesto do Contas a Receber).
2. Depsito Bancrio - Tambm bastante utilizado como
meio de pagamento aos fornecedores. Normalmente ocorre quando
clientes e fornecedores tm uma boa relao comercial, ou quando a
data de pagamento no boleto venceu e o fornecedor, para evitar juros
ao cliente, fornece os dados bancrios.
3. Cheque - muito usado principalmente no pequeno
comrcio. Mas est caindo em desuso pois possui algumas
desvantagens, principalmente para quem est recebendo (cheques sem
fundos, cheques de terceiros, dentre outros). Porm se algum
fornecedor insistir em lhe pagar atravs de cheques, pegue o mximo
de dados disponveis como CNPJ, endereo comercial, telefone
comercial, referncias bancrias e comerciais. Desta maneira caso
algum problema acontea, voc ter meios de procurar o fornecedor
ou mesmo de diminuir o risco ligando antes para as referncias e
pedindo informaes.
4. Dinheiro - Normalmente usado para pequenas despesas.
Neste caso, apenas lembre-se de pegar ou entregar um recibo do
pagamento (ou mesmo a nota fiscal) e carimbar (ou assinar) no campo
Recebido. a sua comprovao de que pagou (ou recebeu) o
dinheiro referente a transao.

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Aps os pagamentos
Feitos os pagamentos, confira no dia seguinte se o valor
realmente saiu de sua conta corrente. Faa sempre uma conciliao de
sua movimentao bancria (leia tpico Conciliao Bancria).
Se o pagamento foi realizado atravs do banco, imprima um
comprovante e grampeie junto ao documento (boleto, nota fiscal, etc).
Se tiver sido feito atravs de depsito, anexe o comprovante do
depsito. Se for feito atravs de cheque ou dinheiro no momento da
compra, pea ao fornecedor para dar um recebido na nota fiscal para
voc poder comprovar que o pagamento foi realizado.

Pagamento sem documentos


Est ai uma coisa que deveria ser proibida em todas as
empresas. Mas infelizmente no temos como erradicar este mal. Todos
os dias algum aparece na porta do financeiro falando assim:
- Preciso pagar este fornecedor. Ele no tem nota.
Alm desta, tem essa outra tambm:
- Este fornecedor s libera com pagamento a vista. Depois ele
envia a nota!.
Quem pede isso normalmente est pouco ligando para o que
pode acontecer ou como voc vai fazer depois para pegar a nota fiscal.
So situaes cotidianas e realmente nunca conseguiremos acabar com
elas. Ento vamos pelo menos entender quais problemas podem gerar
este tipo de situao.
Quando se paga algum fornecedor sem nota, na contabilidade
isto lanado no Balano Patrimonial na conta Adiantamento a
Fornecedor. Esta conta deve ser rigorosamente controlada pois o
mercado pode entender que a empresa no tem controle sobre o que
est pagando, ou que paga tudo de qualquer jeito. E no o que
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queremos transparecer (at porque a culpa certamente vai cair no colo


do financeiro).
Ento quando uma pessoa chegar e pedir a voc que efetue um
pagamento sem nota fiscal, anote todos os dados do fornecedor e
tambm de quem lhe pediu o pagamento. Efetue o pagamento e depois
escreva no movimento financeiro do dia para a contabilidade que se
trata de um adiantamento ao fornecedor e coloque os dados do
fornecedor. Isto ajuda depois para entrar em contato e pedir a nota
fiscal.
timo. Agora hora de pegar a nota fiscal. Pea primeiro para
quem pediu o pagamento que entre em contato com o fornecedor.
Lembre ao solicitante do problema que isso pode causar. Caso ele
recuse, entre em contato voc mesmo. Lembre-se que no final das
contas, o culpado poder ser voc, afinal, a rotina de contas a pagar
responsabilidade sua.
Agora se o solicitante pedir para pagar um fornecedor que
no tenha nota fiscal, a princpio recuse. Lembre-se que toda e
qualquer movimentao dever ter um documento contbil. Se a
pessoa insistir, leve o caso ao seu gestor e pea para que ele autorize o
pagamento e que o faa atravs de e-mail. Infelizmente em alguns
momentos temos de nos proteger (mesmo que seja do nosso prprio
chefe).

Conversando com os Fornecedores


Alm das rotinas dirias do colaborador do contas a pagar
comentadas nos tpicos acima, comum que ele seja o responsvel por
atender aos fornecedores. E nem sempre este atendimento a melhor
conversa do mundo. Quando o fornecedor liga, normalmente ele quer
cobrar algum pagamento, e normalmente ele est atrasado. Ou seja, o
humor do fornecedor est longe de ser o melhor.

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Pense na seguinte situao: O chefe no financeiro do


fornecedor est sem dinheiro em caixa e est precisando receber dos
clientes para poder pagar suas contas. Ele provavelmente no estar
calmo. E se ele no est calmo, certamente seus funcionrios
responsveis pela cobrana tambm no estaro. Portanto nada de ficar
rotulando a pessoa de sem educao, chata, mal humorada, etc. Tente
entender o lado dela.
Porm, como no temos escapatria, ai vo
algumas dicas.
Atenda o fornecedor com boa vontade. Voc poder
quebrar o mau humor dele na hora.
Nunca, mas nunca prometa uma data de pagamento se voc
no tiver certeza de que poder ser cumprida. Quando voc passa uma
data, ele vai avisar ao gerente dele e este vai lanar este valor no fluxo
de caixa. Se o pagamento no for feito, imagine quando o fornecedor
fizer a 2 ligao cobrando o pagamento que voc tinha prometido...
Falar a verdade as vezes pode ajudar. Dependendo do
fornecedor, voc pode ser sincero e dizer que a empresa est em
situao financeira delicada e que est aguardando o pagamento de
algum cliente em especial. Voc poder ganhar um tempo at que as
coisas se normalizem.
Mesmo se depois de todas as alternativas acima, a situao
no se resolver e o fornecedor continuar ligando, voc deve passar o
problema ao seu gestor e explicar a ele os fatos que j ocorreram.
Se o seu gestor no der bola para o assunto, dizendo estar
muito ocupado ou que no pode resolver o problema, seja pr-ativo e
tente fazer voc mesmo uma negociao com o fornecedor.

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Negociando com os Fornecedores


O seu fornecedor no para de ligar, o seu chefe anda super
ocupado, e voc precisa resolver este problema para poder dar
continuidade ao seu trabalho. Quando o seu fornecedor liga cobrando,
as vezes uma negociao pode ser a chave para solucionar este
imbrglio. Ento vamos a algumas dicas:
Seja claro com o fornecedor e diga que voc no tem como
efetuar o pagamento integral da dvida.
Pergunte ao fornecedor se ele aceita negociar a dvida.
Provavelmente voc ter uma resposta positiva. Afinal, dependendo da
situao melhor receber algum valor, ou um pouco de cada vez
parcelado, do que no receber nada.
Voc ter dois itens principais para negociar: Quantidade de
parcelas e valores das parcelas.
Nunca, mas nunca inicie uma negociao sendo o primeiro
a oferecer algo. Se o seu fornecedor pedir para voc fazer uma proposta
de pagamento, pea para que ele diga qual a necessidade dele. As
vezes, o que ele ir pedir poder ser melhor do que voc ia oferecer.
Mesmo que o que ele esteja negociando seja bom, tente
sempre melhorar para a sua empresa. Afinal dela que voc recebe o
salrio. Mas lembre-se: Nunca seja to ruim para o seu fornecedor.
Voc precisa ou precisar dele para comprar os produtos ou servios
para sua empresa.
Depois de acertado os primeiros detalhes da negociao,
avise ao fornecedor que voc ir passar as informaes para o seu
gestor pois ele quem ir dar a palavra final. Aps esta conversa ligue
para o seu fornecedor avisando-o da resposta. E vai uma dica: sempre
prudente formalizar a negociao atravs de um e-mail. Afinal nunca
se sabe quando podemos ter um branco na memria.
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1.3 - OPERANDO O CONTAS A RECEBER


Mais uma das funes do financeiro. Saber gerir bem o contas
a receber. E com uma questo que pode ser bem complicada: Envolve
o Departamento Comercial. Volta e meia acontece a famosa briga do
comercial querendo vender e o financeiro querendo receber. Como
essa disputa ainda vai longe vamos nos ater ao que podemos fazer para
administrar bem nossos recebimentos.
Vamos dividir a gesto do contas a receber em partes para
facilitar o nosso entendimento.
Temos ento:

Emisso das cobranas para os clientes


A emisso das cobranas para os clientes uma das partes
menos problemticas do contas a receber. E quem dera que se
resumisse apenas a isso certo? Mas no deixa de ser uma parte
importante do processo. Nesta etapa, recebemos alguns dados que, se
enviados com informaes incorretas para os clientes, podero gerar
um enorme transtorno. Logo temos de estar atentos aos dados.
Normalmente as informaes mais importantes so:
Valor da venda;
Data ou Datas de Vencimento;
Forma de pagamento (Depsito Bancrio, Boleto Bancrio,
Pagamento em Dinheiro ou Pagamento em Cheque);
Dados bancrios para pagamento (no caso de recebimento
atravs de Depsito Bancrio ou Cheque).
Estas informaes so repassadas normalmente pelo
departamento comercial ou por quem efetua a venda e devem chegar
ao cliente exatamente igual.

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Ento antes de enviar as cobranas, confira vrias vezes para


evitar erros.

Formas de Recebimento dos clientes


Outro aspecto fundamental e que pode decidir ou pelo menos
ajudar na entrada dos crditos a forma como recebemos de nosso
cliente. Vrios aspectos influenciam nesta escolha. Ento vamos
conhecer melhor estas opes.
So elas:
1.
2.
3.
4.

Depsito Bancrio / Transferncia Bancria


Dinheiro
Cheque
Boleto Bancrio

1. Depsito Bancrio / Transferncia Bancria Ainda so


muito utilizados no mercado, com bastante freqncia no comrcio, e
para as transaes de pequenos valores. muito usado tambm quando
o seu cliente esqueceu-se de efetuar o pagamento atravs do boleto
bancrio e pede pelo amor de Deus que possa fazer um depsito
bancrio ou uma transferncia bancria para a conta corrente de sua
empresa. Bom, nada de anormal. uma situao comum que acontece
com bastante freqncia. A nica coisa que voc deve estar atento se
ir cobrar ou no juros e multa deste cliente. Se for cobrar, lembre-se
de avis-lo disto.
2. Dinheiro - Uma forma super segura. Afinal de contas,
dinheiro numa mo e entrega do produto na outra. muito comum em
pequenos prestadores de servios (chaveiros, reparos hidrulicos, etc.)
ou em pequenas vendas.
3. Cheque - No muito seguro pois temos sempre de nos
preocupar com os famosos cheques que voltam. Ao receber um

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cheque, verifique se possui todos os dados do cliente para que em caso


de algum problema, voc consiga contat-lo.
4. Boleto Bancrio - Um dos meios mais seguros de se receber
de um cliente. O boleto bancrio usado das micros s grandes
empresas. Como o prprio nome diz, tm vnculos com os bancos e
podem ter um custo. Mas uma relao custo x benefcio que vale a
pena. Converse com o seu gestor e pea a ele que faam uso boleto
bancrio nas formas de recebimento.

Identificando os recebimentos dos clientes


Um dos pontos chaves de quem lida com o contas a receber
identificar os clientes que pagaram.
Imagine a seguinte situao: sua empresa possui clientes
diferentes, que compram vrios produtos, e alguns destes produtos
possuem o mesmo valor. Voc comea a fazer a conciliao bancria
(leia tpico 1.4 - Conciliao Bancria) e v no seu extrato bancrio
vrios recebimentos.
Comea a identificar os valores que conhece que foram feitos
atravs de depsito bancrio (inclumos dentro dos depsitos bancrios
os pagamentos em dinheiro e cheque). Em seguida, parte para os
recebimentos ocorridos atravs de boletos bancrios, que so mais
fceis de serem identificados pois cada boleto possui um n de
identificao, o famoso nmero do documento, e este nmero
normalmente coincide com o nmero da Nota Fiscal.
Dos vrios recebimentos, sempre (sim, sempre) vo sobrar uns
trs que voc no conseguir identificar. Liga daqui, pergunta dali,
conversa com o pessoal do comercial e nada de descobrir que so estes
trs clientes. Calma, nem tudo est perdido. Temos uma soluo de
simples implantao que a salvao da lavoura. Chama-se Depsito
Identificado. Pea ao seu gestor que ligue para o gerente do banco e
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solicite este servio. Funciona da seguinte maneira: quando o seu


cliente for depositar, ser obrigado a se identificar atravs de um
nmero. A melhor maneira de voc identificar um cliente atravs do
CNPJ dele. Ento na hora em que ele for depositar, ter de digitar o
CNPJ.
(No tpico 3.4 Gesto do Contas a Receber o seu gestor ir
aprender como solicitar este servio)
De posse do extrato bancrio, iremos visualizar o valor
recebido e o CNPJ dos clientes. E ai vai uma preciosa dica: Se voc
no tiver como checar o CNPJ para saber de qual cliente , entre no
site da Receita Federal (http://www.receita.fazenda.gov.br) e siga o
caminho:

Empresa
Cadastro CNPJ
Emisso de comprovante de inscrio e de situao cadastral
Digite o CNPJ do cliente
Digite o cdigo de segurana que aparece na tela
E Eureka!!!! Descobrimos quem o cliente. Legal no?

Agora podemos descobrir os 3 ltimos clientes e nossa


conciliao bancria do contas a receber estar completa.
Em empresas com um volume grande de emisso de boletos e
que trabalham com sistemas integrados, os bancos possuem um servio
que permite identificar os clientes que efetuaram os pagamentos e
ainda efetuar a baixa automtica sem erros (fantstico no?). Se chama
CNAB. Calma, segure a ansiedade. Falaremos disto num tpico
especfico.

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Cobrando os clientes inadimplentes


Enviadas as informaes para pagamento aos clientes, agora
a hora boa, a hora de receber. Ou no. Estamos l, fazendo a nossa
identificao dos recebimentos e descobrimos que no recebemos
aquele crdito previsto. Nosso gerente, que tinha chegado de bom
humor no trabalho, e que contava com aquele valor no caixa para pagar
os fornecedores do dia, j muda de feio...e certamente no para a
melhor que ele tem.
Est mais do que clara a extrema importncia de termos uma
cobrana efetiva dos nossos clientes inadimplentes. Ento, j que o
estrago foi feito agora hora de corrermos atrs do prejuzo. Vamos s
cobranas.

Negociando com os Clientes


Nada pior do que entrar numa negociao e no saber o que
dizer. pssimo para o funcionrio e soa ruim para a empresa. Ento,
da mesma forma que no captulo 1.2 - Operando do Contas a
Pagar temos um tpico Negociando com os Fornecedores, nada
mais justo do que colocarmos algumas dicas tambm para os
cobradores. Algumas so as mesmas.
Veja:
Nunca, mas nunca inicie uma negociao sendo o primeiro
a oferecer algo. Se o seu cliente pedir para que voc o diga como
poder fazer o pagamento, pea para que ele faa uma proposta
primeiro. s vezes, o que ele ir propor poder ser melhor do que voc
ia oferecer.
Mesmo o que ele esteja negociando seja bom, tente sempre
melhorar para a sua empresa. Afinal dela que voc recebe o salrio.
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Mas lembre-se: Nunca seja to ruim com o seu cliente. Voc precisa
dele para vender os seus produtos ou servios da sua empresa.
Depois de acertado os primeiros detalhes da negociao,
avise ao cliente que voc ir passar as informaes via e-mail.
fundamental e serve como registro oficial.
Em casos de uma negociao mais turbulenta faa uma
Confisso de Dvida. Neste documento, estaro todos os dados do
cliente e da sua empresa, os valores em aberto, as condies da
negociao, dentre outros detalhes. E mais importante, voc poder
pedir ao cliente que assine e reconhea a firma dos scios da empresa.
Voc pode achar um modelo na Internet e fazer as alteraes que
julgue necessrias.

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1.4 - EFETUANDO A CONCILIAO BANCRIA


O que Conciliao Bancria
Voc sabia que a conciliao bancria um dos pontos mais
importantes da rotina do Departamento Financeiro? E um dos
momentos que pode gerar um alto stress, principalmente para quem
faz a conciliao? Mas no deveria ser assim. No nenhum bicho de
sete cabeas (pelo menos em tese). Sabia que uma conciliao bancria
errada pode mudar completamente o resultado econmico de uma
empresa (por exemplo, o resultado do Balano Patrimonial)? Pois , o
estrago pode ser grande.
Das experincias que j vivi sobre o tema (em pequenas e
grandes empresas), sempre notei que era extremamente complicado
fazer a conciliao bancria corretamente e mant-la em dia, seja numa
planilha de Excel ou em algum sistema integrado.
Ento o que a Conciliao Bancria?

A conciliao bancria consiste em identificar (conferir,


bater, checar, conciliar, ticar, ou outro verbo que voc
prefira usar) todas as movimentaes financeiras
realizadas na conta corrente da sua empresa.

Ah, e movimentaes financeiras so o que mesmo? tudo


aquilo que aconteceu na sua conta corrente. Sim, tudo. Vamos a alguns
exemplos:

Tarifas bancrias
Pagamentos de fornecedores
Recebimentos de clientes
Pagamento de emprstimos do banco

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Pagamento de salrios dos funcionrios


Impostos
E tudo mais que acontecer.

Efetuando a Conciliao Bancria


- Ok, legal, mas aqui na empresa no tem sistema integrado
nem planilha do Excel, e nunca ningum fez essa conciliao
bancria. Tudo bem, questo fcil de resolver. Vamos usar como
exemplo o programa Microsoft Excel.
Abra uma nova planilha. Na coluna A, coloque as datas da
movimentao financeira. Na coluna B, coloque tudo aquilo que voc
tem programado de movimentao financeira para acontecer no dia
(lembra da listinha com os exemplos acima que voc acabou de ler?).
Na coluna C, lance os valores correspondentes. Veja um simples
exemplo abaixo:

No dia seguinte, voc vai tirar (imprimir) um extrato bancrio


da sua conta corrente. Depois, imprima esta planilha que criamos no
Excel e coloque um lado a lado do outro.

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Vamos comear pelos pagamentos. Pegue todos os boletos


bancrios e outras informaes de sadas de caixa que voc programou.
Lembra do tpico 1.2 - Operando o Contas a Pagar, que
aprendemos a organizar os pagamentos numa pastinha sanfona,
separados por dia?
Em seguida, nos recebimentos, pegue a listinha que veio do
Departamento Comercial, ou ento a lista que voc usou na hora de
enviar as cobranas para os clientes, ainda, pegue a listagem dos
clientes que ainda no pagaram para voc.
De posse destas informaes, v conferindo e ticando,
marcando, conferindo... tudo aquilo que voc conseguiu identificar
no extrato bancrio e na planilha do Excel. No se desespere se
aparecerem por exemplo, tarifas bancrias, ou outra movimentao
desconhecida, ou que no tinha sido lanado na sua planilha. Algumas
movimentaes ocorrem em datas diferentes, por dependerem da data
que o banco lana no nosso extrato. Neste caso, insira uma linha na
planilha do Excel e lance, por exemplo, as tarifas.
Depois deste processo (que deve ser feito diariamente) temos
uma forma de conferir se a conciliao est certa. E esta frmula
milagrosa bem simples. Veja:
Some todas as entradas no seu extrato bancrio e na sua
planilha de Excel.
Some todas as sadas no seu extrato bancrio e na sua
planilha do Excel.
Compare uma com a outra.
Se os resultados forem iguais, YESS!!! Conciliao
Bancria certa.
Se os resultados forem diferentes...ops...algo saiu errado.
Vamos voltar e conferir novamente a conciliao?
O fundamental que nenhuma movimentao financeira pode
passar despercebida e no ser identificada.
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PARTE I NA LINHA DE FRENTE

Outro ponto importantssimo: As datas. As datas devem estar


obrigatoriamente iguais no extrato e no nosso controle interno. Nada
de ficar conciliando uma movimentao de um dia em outro dia.
timo, j sabemos o que a conciliao bancria.

Identificando os no identificados
Normalmente, as movimentaes financeiras no
identificadas acontecem com mais frequncia nos recebimentos,
quando os clientes nos pagam. No caso dos pagamentos, ns temos
algum documento (boleto bancrio por exemplo) que nos ajuda a
identificar o nosso fornecedor (a no ser que voc seja um daqueles
que gostam de pagar alguma coisa sem documento, sem informaes,
sem contato do fornecedor. Ai meu caro...pode entregar pra Deus...)
Foquemos ento a identificar os recebimentos. Vamos por
partes para facilitar nossa busca. (Se sentir necessidade, retorne ao
tpico Identificando os Recebimentos, dentro do Captulo 1.3
Operando o Contas a Receber).
Recebimentos de igual valor - o ponto que eu considero
mais complicado de se conciliar, quando no se tem informao
precisa em mos. E quando conciliados de maneira incorreta acarretam
grandes problemas. Veja por que atravs de um exemplo bem comum
nas empresas.
O cliente A fez um pagamento referente compra de um
produto. O funcionrio no conseguiu saber quem era o cliente e
acabou identificando como se fosse o cliente B, que tambm
comprou o mesmo produto do mesmo valor. Se ningum perceber o
erro a tempo pode comear a rezar, pois os problemas vo aparecer.
Primeiro porque o cliente A vai aparecer como inadimplente e pode
ter o seu crdito cortado na sua empresa e no vai mais poder comprar
(ou seja, l vem reclamao do Departamento Comercial). O cliente
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PARTE I NA LINHA DE FRENTE

B que no pagou (o inadimplente real) vai continuar comprando sem


problemas, afinal de contas para voc ele est adimplente (o contrrio
de inadimplente). Quer mais problemas? Depois de alguns dias,
finalmente cai o crdito do cliente B (inadimplente real da histria). O
funcionrio que est fazendo a conciliao identifica o cliente B no
extrato bancrio. Quando a informao chega a contabilidade, o valor
deste crdito vai ser lanado como adiantamento de clientes, pois
estar em duplicidade. E de repente, essa conta do Balano Patrimonial
vai para as alturas. Ai voc pode continua a rezar porque o contador
certamente vai querer saber os motivos.
Como resolver ento o problema acima? Muito simples,
identificando pelo nmero dos ttulos (ou das notas fiscais se preferir).
Veja abaixo.
Identificando pelos nmeros dos ttulos - Da mesma
forma que temos um nmero no boleto bancrio para identificar cada
pagamento, cada recebimento deve ser conferido de acordo com a nota
fiscal correspondente. Ou seja, se o cliente pagou a nota fiscal 02
temos de identific-la na conciliao como nota fiscal 02. No
podemos conciliar este crdito da nota fiscal 02, como se tivssemos
recebido a nota fiscal 04. Quer ter uma idia do por que isso to
importante termos ateno? Imagine que voc tenha conciliado este
ttulo acima como nota fiscal 04. Passado um tempo, o cliente liga
dizendo que est pagando justamente o ttulo 04. No preciso nem
dizer o problema que isso pode causar. (e algum certamente vai
chiar...).
Finalizando a Conciliao Bancria Preparando o

movimento do dia
Maravilha! Tudo conciliado e identificado corretamente, sem
nenhum errinho sequer.
- Estou liberado? Posso ir embora?
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PARTE I NA LINHA DE FRENTE

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Antes de ir embora feliz e sorridente para casa, temos que


finalizar a conciliao bancria e preparar o movimento do dia para ser
enviado a contabilidade.
Sim caro leitor, ainda tem isso. Mas a parte menos traumtica
do processo. Vamos em frente.
Depois que voc conciliou toda a movimentao financeira, no
caso dos pagamentos, necessrio que voc imprima os comprovantes
do banco e anexe junto aos boletos bancrios. No caso de tarifas
bancrias, dbitos em conta corrente como emprstimos, no temos
como imprimir nada, mas apenas identific-los na nossa planilha de
Excel. Se voc quiser ser ainda mais organizado, no caso dos
emprstimos por exemplo, temos um n do contrato que foi assinado
entre a empresa e o banco. Coloque esse n do contrato para identificlo.
No caso dos recebimentos, apenas anexe as cpias e/ou notas
fiscais de venda ao extrato bancrio. Se voc j tiver enviado as notas
fiscais para a contabilidade ou elas estiverem no departamento
comercial, coloque o n do ttulo (ou da nota fiscal) para que todos
saibam qual nota fiscal o cliente pagou. E depois grampeie tudo junto:
Extrato bancrio
Planilha do Microsoft Excel
Boletos Bancrios
Comprovantes de Pagamentos do banco
Notas fiscais de Recebimento (se houver)
Outras informaes que ajudem a
movimentao financeira
- Pronto, agora voc pode ir embora!

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identificar

PARTE I NA LINHA DE FRENTE

1.5 - CRIANDO UM FLUXO DE CAIXA


Voc est l, finalizando a sua conciliao bancaria, e quando
menos espera o seu chefe lhe pede a seguinte tarefa:
- "Faa para mim um fluxo de caixa para os prximos dias.
Pronto, est montado o cenrio do caos.
Por incrvel que parea, para a grande maioria dos funcionrios
do Departamento Financeiro, montar um simples fluxo de caixa parece
ser um pedido de outro mundo. Dependendo da quantidade de
variveis que o seu chefe pedir, pode at dar um pouco mais de
trabalho, mas definitivamente no se trata de nada que tenha sido foi
feito por um E.T.

Entendendo o fluxo de caixa


Na grande maioria das empresas, no incio do dia, o gerente tira
o extrato bancrio, v o saldo inicial, pega tudo que tem pra pagar,
soma as contas do que deve receber e ai v se vai ter dinheiro ou no
para passar o dia. S que, venhamos e convenhamos, fazer isto todos
os dias, sem tentar planejar os dias seguintes um pouco arriscado.
Imagine se fazemos esta continha e de repente, no dia seguinte, cai um
dbito enorme de um emprstimo que fizemos no banco. E ns no
estvamos esperando. La se vai a paz do escritrio e se instaura a
loucura para tentar arrumar dinheiro para pagar este dbito.
O fluxo de caixa nos permite antecipar essa loucura e nos
planejar de forma mais eficiente. Ajuda-nos a prever um provvel
cenrio futuro financeiro da empresa e nos deixa mais preparados para
situaes inesperadas.

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PARTE I NA LINHA DE FRENTE

Ento o que o fluxo de caixa?

Falando em termos mais tcnicos, o fluxo de caixa


demonstra a situao de caixa da empresa durante um
perodo determinado. Voc pode entender como
situao de caixa o resultado da seguinte equao:

(=) Saldo inicial da sua conta corrente


(+) Entradas
(-) Sadas
(=) Saldo final da sua conta corrente.
Vamos detalhar cada campo destes.
Saldo inicial - aquele dinheiro que temos em nossa conta
corrente no incio do dia. quando voc tira o extrato bancrio e v
quanto podemos gastar.
Entradas - correspondem a todo o dinheiro que entra na conta
corrente. Alguns exemplos so recebimentos de vendas de clientes,
resgates de aplicao financeira, capita de giro liberado pelo banco,
etc.
Sadas - so todos os pagamentos ou valores debitados em
conta corrente. Destacamos os pagamentos a fornecedores, os dbitos
de tarifas bancrias, taxas e outros servios cobrados pelo banco, os
dbitos automticos das concessionrias (gua, luz, etc.), dentre
outros.
Saldo final - o resultado da soma do saldo inicial + entradas
sadas

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PARTE I NA LINHA DE FRENTE

Criando um fluxo de caixa


A rotina de criar um fluxo de caixa dever ser feita por um
funcionrio do Departamento Financeiro que voc julgue ter mais
capacidade de anlise, como o analista financeiro. Isto porque as
informaes que voc tira do fluxo de caixa serviro de base para uma
srie de anlises como programao de pagamentos, negociao de
dvidas, fluxo dos recebimentos dos clientes, datas de dbitos
automticos, perodos de investimentos, dentre uma srie de outras.
Logo quem for criar, se no for voc mesmo, dever ter esta percepo
de que no estar apenas criando uma simples planilha mas sim uma
base de dados para tomada de decises.
Em meu ponto de vista, devemos manter e atualizar um fluxo
de caixa dirio. Lembre-se que o caixa deve ser rigorosamente
controlado para que no tenhamos problemas e surpresas financeiras.
Ento, partindo das informaes do tpico que acabamos de ler, vamos
criar o nosso primeiro fluxo de caixa. Sugiro usar novamente o
Microsoft Excel, no caso da sua empresa no ter um sistema integrado.
Crie um arquivo parecido com este:

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PARTE I NA LINHA DE FRENTE

Bem simples no?


Vamos a alguns detalhes importantes:
Pegue no extrato bancrio o saldo inicial e lance no dia 01.
O Saldo final do dia 01, ser a soma do Saldo Inicial 01 (+)
Entradas 01 () Sadas 01. Partindo para o 02 dia, o saldo inicial ser
o saldo final do 01.
O saldo inicial do dia 06, ser o saldo final do dia 03. Isto
porque nos sbados, domingos e feriados bancrios, no existe
movimentao bancria. Se voc tiver dvidas quanto a estes dias,
ligue para o seu gerente do banco.
Crie frmulas automticas de soma para as Entradas, Sadas
e Saldo final. Isto agiliza o trabalho.
De posse do modelo acima (ou de outro de sua preferncia),
vamos buscar as informaes necessrias para preench-lo.
Comecemos pelas receitas que devem estar localizadas na parte
das ENTRADAS.
Inclua todas as entradas que sua empresa dispe (todas
mesmo). Caso voc tenha alguma outra receita que queira especificar
basta incluir uma linha e detalhar esta entrada.
Em seguida vamos para as SADAS.
A incluso das informaes das sadas segue o mesmo
raciocnio das entradas. Inclua todas as sadas nas respectivas linhas.
Voc tambm incluir ou excluir as linhas de acordo com sua
necessidade.
Ao final, o seu fluxo de caixa dever estar mais ou menos
assim:
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PARTE I NA LINHA DE FRENTE

Fcil no?
Veja como importante ter um fluxo de caixa. Lembra do
exemplo que demos acima, daquele valor enorme que caiu debitado
em nossa conta corrente referente ao emprstimo que fizemos no
banco? E lembra da loucura que ele causou?
Com o fluxo de caixa este problema, se no pudesse ter sido
evitado, pelo menos nos daria mais tempo para achar uma forma de
resolver o problema. Por isso muito importante que toda e qualquer
empresa tenha uma ferramenta to importante quanto esta.

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PARTE I NA LINHA DE FRENTE

Dificuldades na montagem do fluxo de caixa


Como em toda rotina, tambm existem dificuldades na hora de
montar nosso fluxo de caixa. E normalmente esto relacionadas a falta
de informao.
No caso das Sadas, as informaes so mais fceis de obter.
Estamos com os boletos bancrios em nossa pastinha, todo mundo vai
no financeiro para pedir para pagar alguma coisa, e se por acaso nos
esquecemos, o nosso fornecedor liga avisando. Tome muito cuidado
nos casos dos dbitos automticos, como o pagamento de
concessionrias, dbitos de financiamento de bancos, financiamento
de mquinas, etc. Lance sempre estes valores nas previses das sadas.
J no caso das Entradas s vezes a situao muda um pouco.
Principalmente quando no depende do financeiro, como no caso
quando o Departamento Comercial envia as cobranas para os clientes.
Quando voc no tiver acesso fcil a estes dados, pea para o gerente
comercial ou quem tenha a informao, lhe enviar todos os dias uma
planilha atualizada. Explique pessoa a importncia do fluxo de caixa.

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PARTE I NA LINHA DE FRENTE

1.6 - O FUNDO-FIXO (CAIXINHA)


O famoso Fundo-Fixo (ou como a grande maioria chama, o
caixinha) normalmente usado para pagamento de pequenas despesas
nas empresas. Normalmente estas pequenas despesas no ultrapassam
a quantia de R$ 100,00 (cem reais). E at por questes de segurana,
aconselhvel no ficar guardando muito dinheiro na empresa. O
Fundo-Fixo uma conta do Balano Patrimonial e deve ter seu
controle rigoroso. Quando verificamos valores muito altos desta conta,
percebemos logo que algo est errado. E a culpa vai cair em cima de
quem? Imagine...

Documentando a movimentao do Fundo-Fixo


importantssimo para a pessoa que administra o caixinha, ter
a documentao de toda movimentao financeira para comprovar as
sadas de caixa e as entradas de suprimento de caixa (quando o dinheiro
acaba e temos de rep-lo).
Um dos problemas do caixinha que por todo mundo achar que
o valor dos gastos pequeno, no deve ter documentao
comprovando sua movimentao. Pois quem pensa assim est
profundamente enganado.

O Fundo-Fixo funciona como o nosso banco interno. E


da mesma forma que temos de comprovar toda
movimentao bancria atravs de documentos
contbeis (notas fiscais, boletos bancrios), o caixinha
deve seguir a mesma regra.

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PARTE I NA LINHA DE FRENTE

E lembrando que quando digo documentos contbeis nada de


aceitar aqueles recibos escritos num papel de embrulho de po feito
pelo padeiro. Se algum chegar com um papel da padaria para
comprovar uma despesa, e voc aceitar e fizer o reembolso, quando
enviar a documentao para a contabilidade, o contador no vai poder
aceitar. E vai ficar um buraco no seu caixa. Voc vai ter mais sada
de dinheiro do que documentos comprovando. E normalmente quando
isto acontece, o responsvel pelo caixinha acaba tendo de pagar do
prprio bolso (o que no nada bom certo caro leitor?).
Sendo assim, vamos a alguns documentos aceitos pelo
caixinha:

Boletos Bancrios
Notas fiscais
Cupom fiscal
Notas Srie D (normalmente emitidas por restaurantes)

Se voc receber outro tipo de documento e estiver em dvidas


quanto a sua validade contbil no hesite e ligue para o seu contador e
pergunte a ele.

Criando um modelo de Fundo-Fixo


Criar um modelo para ser usado de caixinha bem simples.
Vamos usar novamente o programa Microsoft Excel.

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PARTE I NA LINHA DE FRENTE

Veja um exemplo simples de ser feito na prxima pgina e que


voc poder utiliz-lo na sua empresa:

Fcil de criar no?


Lanar a sua movimentao bem simples.
Primeiro lance o saldo inicial no campo especfico. Em
seguida, v lanando as movimentaes que ocorrerem, completando
os campos de Data, Fornecedor e Histrico (este campo ser usado
para voc descrever a movimentao. Ex: Compra de material de
escritrio).
Crie as seguintes frmulas para agilizar o preenchimento:
Resultado = Saldo da linha anterior (que pode ser o saldo
inicial ou o Resultado da linha movimentao anterior) + Entradas
Sadas.
No trmino do ms, o saldo final deste ms ser o saldo inicial
do ms seguinte.
Veja um exemplo da mesma planilha j preenchida com
algumas movimentaes:

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PARTE I NA LINHA DE FRENTE

Finalizando o Fundo-Fixo Preparando o movimento do


ms
Lembra-se que depois da Conciliao Bancria (Tpico 1.4 Conciliao Bancria) era necessrio preparar o movimento dia e
anexar toda a documentao de tudo que foi realizado na conta
corrente do banco? O Fundo-Fixo segue a mesma regra, mas com uma
diferena: O caixinha deve ser encerrado todo final do ms e no
diariamente como a conciliao bancria.
Imprima a planilha do Microsoft Excel na qual voc lanou as
informaes, pegue todos os documentos referentes a movimentao
do caixinha, grampeie e envie para a contabilidade.
O seu Fundo-Fixo est pronto! Bom trabalho!

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PARTE II SISTEMAS INTEGRADOS

PARTE II SISTEMAS
INTEGRADOS

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PARTE II SISTEMAS INTEGRADOS

2.1 - EFETUANDO AS BAIXAS NO SISTEMA


Aps muito esforo e dedicao para uma conciliao bancria
correta, as empresas que possuem sistemas integrados ainda tm outro
degrau subir, e este bem importante. So as baixas no sistema.
Se feitas incorretamente, colocam por terra toda uma central de
informaes da empresa. uma sensao horrvel no poder confiar
se aquela informao de um pagamento ou recebimento est certa ou
errada.

Quando baixamos alguma coisa, informamos qual


tipo de operao, em qual data, por qual valor, dentre
outras informaes, uma movimentao financeira
ocorreu.

No mesmo instante em que voc baixa alguma


movimentao, qualquer outro usurio que tenha acesso a esta
informao ir visualizar a sua operao. Da a importncia de se fazer
esta ao corretamente. Existem atualmente vrios sistemas integrados
em funcionamento nas empresas. E todos seguem um mesmo
raciocnio de funcionamento. O que pode mudar so os caminhos para
acessar os mdulos de contas a receber, contas a pagar, conciliao
bancria, etc. Se julgar necessrio, pea ao seu gestor um treinamento
com a empresa responsvel pelo software.
Apesar de tanto espanto em relao as baixas, no nada de to
complicado. Lembra-se do tpico da 1.4 - Conciliao Bancria?
As baixas seguem a mesma lgica porm so feitas dentro do sistema
integrado.
Ento vamos l, sem mais delongas.

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PARTE II SISTEMAS INTEGRADOS

Primeiro, imprima um extrato bancrio e suponhamos que


esteja conciliando as movimentaes financeiras ocorridas no dia
05.11.2011. Voc ento verifica que seu cliente ABC fez um
pagamento da nota fiscal 123, de $ 100,00. Dentro do seu sistema
integrado, acesse o mdulo de contas a receber (ou outro local
correspondente). Ache o cliente ABC e depois identifique a nota fiscal
123. Localizado o ttulo, confira o valor de $ 100,00, clique sobre o
ttulo e no momento de baix-lo, informe a data 05.11.2011. Pronto.
Baixa efetuada corretamente. Isto vale tambm para o contas a pagar,
e todas as outras operaes. Faa isto com toda a movimentao
financeira do dia 05.11.2011.
Ao final das baixas, vale a mesma frmula para conferir se est
tudo certo. Some as entradas e sadas do extrato bancrio com as
entradas e sadas do extrato do sistema. Bateu? timo. Suas baixas
esto corretas (desde que respeitados os critrios da conciliao
correta).
Bom, e se de repente algum comentasse com voc que
poderia fazer as baixas automaticamente como num passe de
mgicas? Sim, essa mgica existe. So as Baixas Automticas.
Vamos ao prximo tpico.

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PARTE II SISTEMAS INTEGRADOS

2.2 - BAIXAS AUTOMTICAS


Caros leitores, as baixas automticas so o sonho de qualquer
pessoa que seja responsvel por faz-las manualmente. Imagine voc
sem perder tempo em ficar conferindo a movimentao financeira do
banco com a do sistema, entrando em lanamento por lanamento,
ticando, depois baixando manualmente cada um? Que sonho heim? E
felizmente este sonho existe e atende pelo nome de CNAB, que
significa Centro Nacional de Automao Bancria.

O CNAB um protocolo de comunicao que usado


entre os bancos e os sistemas integrados e permite
enviar uma remessa e receber um retorno de
informaes atravs de arquivos.

Esta troca de dados feita atravs de um sistema integrado que


possua esta funcionalidade (praticamente todos os sistemas integrados
mais conhecidos j a possuem). Cada operao possui um layout (ou
um cdigo fonte) especfico. Os pagamentos tm o seu, os
recebimentos tm o seu e assim por diante.
Bom, at agora muito interessante mas aonde esse tal de CNAB
poder ajudar? Vamos relembrar uma rotina para entender melhor.
Normalmente quando no se usa o CNAB fazemos duas
operaes. Primeiro lanamos a movimentao financeira dentro do
sistema integrado da empresa. E depois fazemos o mesmo lanamento
(sim, a mesma coisa) dentro do sistema do banco. Uma grande perda
de tempo e com chances de erro.

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PARTE II SISTEMAS INTEGRADOS

Usando o CNAB, isto acaba. O lanamento que fazemos


nico. Lanamos tudo no sistema uma nica vez (e nada de trabalho
dobrado). Vamos explicar um pouco como isso funciona.

Remessa
A remessa acontece quando enviamos alguma
operao ser realizada para o banco, que foi criada
pelo nosso sistema integrado.

Como exemplos podemos citar o envio das cobranas dos


clientes receber ou o envio dos pagamentos dos fornecedores
efetuar. Vamos detalhar mais um pouco.
Nos recebimentos, no momento em que for gerada a nota fiscal
da venda, automaticamente (sim eu disse automaticamente) ser
gerado uma cobrana dentro do sistema. No vai ser mais preciso
digitar o cdigo de barras no banco e depois tudo de novo no sistema.
Nos pagamentos o raciocnio o mesmo. Teremos de lanar os cdigos
de barras ou dados bancrios para dentro do sistema apenas uma vez,
sem a necessidade de repetir esta rotina no banco.
Aps lanadas estas movimentaes no sistema, so gerados
arquivos de lotes de remessa de cobranas e pagamentos e estes
arquivos so enviados para o sistema do banco para serem
processados. E ponto final. Chega de ficar fazendo duas vezes o
mesmo trabalho.

Retorno
Depois que geramos e enviamos os arquivos de remessa,
precisamos saber quem nos pagou, e quem ns pagamos certo? Para
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42

PARTE II SISTEMAS INTEGRADOS

isso, basta importarmos os arquivos de retorno do banco para dentro


do sistema.

O retorno acontece quando recebemos a resposta de


alguma operao realizada para o banco, que foi
enviada atravs do nosso sistema integrado.

Aps feita est importao, automaticamente ele ir identificar


as operaes que foram realizadas e o melhor de tudo: ir fazer as
baixas automaticamente! Excelente certo?
Depois de tanta alegria vamos ver a parte burocrtica da coisa.
O primeiro passo checar se o seu sistema integrado possui suporte ao
CNAB. Se no possuir esquea tudo o que voc leu at aqui e v para
o prximo tpico. Agora se ele possui timo! Depois de descobrir isso,
ligue para a empresa que desenvolveu o sistema. Provavelmente esta
operao ter um custo pois trata-se de uma ferramenta customizada.
Em seguida entre em contato com o seu gerente de banco.
Informe a ele que voc deseja implantar o CNAB em sua empresa.
Cada tipo de operao um contrato de servio especfico e pago.
Pea os contratos de conciliao bancria e o CNAB. O valor
relativamente baixo e vale a pena a relao custo x benefcio. Com o
contrato assinado, o suporte tcnico do banco ir enviar para a sua
empresa o layout que dever ser usado na configurao do seu sistema
integrado. Cada banco normalmente possui o seu prprio layout.
Sugiro comear pela conciliao bancria. Em seguida, passe
para o contas a receber e por ltimo o contas a pagar. fundamental
comear com testes de pequenos lotes de arquivos e com valores
baixos. Aos poucos, v aumentando a quantidade e valores, na medida
em que as operaes forem dando certo. Quando se sentir seguro, envie
toda sua movimentao via CNAB.

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PARTE II SISTEMAS INTEGRADOS

2.3 - SALDOS DOS BANCOS NO SISTEMA


INTEGRADO
Aprender as baixas automticas muito interessante e muito
vlido para diminuir o tempo destas tarefas, quando feitas
manualmente, e tambm para diminuir os erros dos operadores. Mas
no podemos deixar de lado uma informao importantssima que, de
acordo com a minha experincia profissional, normalmente costuma
estar errada. So os saldos dos bancos no sistema integrado.

O que isto quer dizer exatamente? Quer dizer que


quando tiramos um extrato bancrio e vemos um saldo,
este valor encontrado deve ser exatamente igual
quando tiramos um extrato do banco no nosso sistema.

Ai meu caro leitor, encontrar uma empresa que esteja com esta
informao correta como encontrar uma agulha num palheiro. Mas
excees existem. Portanto, vamos tentar fazer parte deste seleto
grupo.

Implantando o saldo inicial no sistema integrado


Antes de implementar o saldo inicial, importante estar ciente
de uma coisa: Toda e qualquer movimentao que faa no sistema, que
esteja relacionado com movimentao bancria (pagamentos,
recebimentos, emprstimos, etc), ir aparecer quando voc tirar um
extrato do banco no seu sistema. Portanto, muito cuidado nestes
momentos. Vamos continuar.
Quando optar por instalar um sistema integrado, umas das
primeiras preocupaes que voc dever ter a implantao do saldo
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PARTE II SISTEMAS INTEGRADOS

inicial dos bancos das contas correntes que sua empresa movimenta.
Proceda da seguinte maneira:
Escolha uma data x (de preferncia, no 1 dia do ms). O
saldo inicial dever ser igual ao saldo final do dia anterior (por
exemplo, do dia 31 do ms anterior). No esquea nunca das
aplicaes financeiras ou outro tipo de valor que, no final, some e
componha o saldo total que a sua empresa possua a disposio. Neste
momento, sugiro sempre que voc pea ajuda ao profissional da
empresa que est implantando o sistema integrado. Ele certamente
estar capacitado para ajud-lo.
timo, saldo inicial implantado e conferido com o saldo inicial
do banco. Mas, e a sua empresa j tiver implantado o saldo e no meio
do caminho, algumas pedras rolaram e o valor dele estiver
completamente errado? Como resolver? Vamos conversar mais sobre
o assunto.

Corrigindo o saldo dos bancos no sistema integrado


uma situao muito comum o saldo dos bancos no sistema
integrado no bater com o saldo dos bancos. Nem sempre os
operadores tm em mente que, ao lanarem alguma movimentao
errada, ou no efetuarem uma conciliao bancria corretamente,
estaro colocando em risco uma informao importantssima. Apenas
para termos uma ideia, alguns sistemas permitem que tiremos
relatrios de posio do caixa. E nestes relatrios costumam vir os
dados dos saldos nos bancos. Quando menos se espera o seu diretor
pede este relatrio. E de repente ele resolve bater com o extrato do
banco. J pode imaginar o monte de perguntas que ele vai fazer certo?
Portanto vamos tentar corrigir estes erros.
Eu sugiro dois caminhos: Criar uma conta transitria ou refazer
a conciliao bancria deste o incio.

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PARTE II SISTEMAS INTEGRADOS

A reconciliao bancria seria a maneira mais correta de se


acertar os saldos. Seria necessrio pegarmos toda a movimentao da
sua conta corrente nos bancos desde o incio da implantao dos saldos
bancrios no sistema, bater com a movimentao do sistema
integrado e depois corrigir reconciliando as operaes erradas. O
problema que nem sempre temos a documentao ou informao
para fazer isto, e pode demorar muito tempo.
A conta transitria um meio termo. O funcionamento dela
o seguinte:
Voc ir lanar um valor x no seu sistema que seja
exatamente a diferena entre o saldo do seu banco e saldo do banco no
sistema. Assim voc ir igualar os valores e poder recomear de um
ponto com os saldos corretos.
Esta conta transitria ento dever ser aos poucos reconciliada.
Na medida em que os erros forem corrigidos, naturalmente o valor dela
ir diminuir, at que ela seja zerada. Mas importante ressaltar um
ponto: Nesta data em que for imputado este valor da diferena, nada
dever ser conciliado para datas anteriores caso contrrio o saldo ficar
errado novamente. Pergunte para a empresa como voc poder efetuar
lanamentos sem movimentar este saldo.
isto, finalizada uma pequena amostra do funcionamento dos
sistemas integrados. Agora vamos entrar em outra parte, tambm de
fundamental importncia: Os Gestores do Departamento Financeiro!

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46

PARTE III OS COMANDANTES

PARTE III OS COMANDANTES

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47

PARTE III OS COMANDANTES

3.1 - O GESTOR DO DEPARTAMENTO


FINANCEIRO
Pense num profissional que, alm de dar suporte a sua equipe,
deve conhecer profundamente como anda o contas a pagar, o contas a
receber, deve ficar de olho no fluxo caixa, conferir se a conciliao
bancria est sendo feita corretamente, checar o caixinha, responder a
vrios e-mails do chefe pedindo um monte de informaes, atender a
vrias e vrias ligaes telefnicas, participar de um punhado de
reunies, receber gerentes de banco, e por ai vai. Este o nosso gestor
do departamento financeiro. Sim, no nada fcil, mas tambm nada
impossvel de se ser.
O gestor financeiro normalmente costuma ter formao em
Administrao de Empresas e uma especializao em Finanas. Isto
permite a ele que tenha uma viso do todo, o que de grande
importncia. Um conhecimento muito importante e que vem sendo
bastante requisitado que ele tenha noes contbeis. Sim caro colega,
saber o que a contabilidade est dizendo muito valorizado. No
incomum encontrarmos empresas em que o gerente financeiro seja
responsvel pela contabilidade interna ou externa. necessrio sabe
analisar um Balano Patrimonial, uma DRE, verificar se os
lanamentos foram feitos nas contas corretas. Imagine voc
conversando com um gerente de banco e no souber responder o
porqu da sua conta adiantamento de clientes est to alta.
Outra rea que tambm super comum do gerente financeiro
responder pela rea administrativa. o famoso gerente administrativofinanceiro, que alm das rotinas normais, engloba tambm a gesto
sobre o RH, compras, limpeza e manuteno da empresa, servios
gerais, etc. Ou seja, a carga do nosso querido amigo pode se estender
bastante certo?
E completando esta carga do nosso colega, temos ainda de
pensar na gesto de equipes. muito difcil um gestor financeiro no
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PARTE III OS COMANDANTES

ter uma equipe para liderar, mesmo que seja de uma ou de duas
pessoas. muito comum nos Departamentos Financeiros termos um
profissional responsvel pelo contas pagar, um pelo contas a receber e
as vezes um terceiro pela conciliao bancria. E o chefe deve saber
lidar com toda carga de tenso e nervosismo que pode consumir os
seus liderados.
J que falamos em equipe, vou bater numa tecla que creio ser
de fundamental importncia: A participao do gestor no dia a dia da
sua equipe. Eu j conheci vrios chefes que simplesmente s sabiam
que alguma coisa errada estava acontecendo quando a bomba
estourava ou quando o incndio j tinha tomado propores enormes.
Este estilo normalmente no dura muito tempo porque as equipes
tendem a v-lo como incompetente, ou que s quer saber de si mesmo,
ou que no faz nada para ajudar, e o acabam boicotando. Logo, nada
de ficar s de binculos. Se for um gestor ou pretende ser um, mo ao
trabalho. Seja um general em conjunto com a sua tropa na trincheira
da guerra. Participe dos problemas, faa reunies com todos, abra
espao para ideias, crticas. Estes sim conseguem apoio total dos
subordinados.
bastante informao, muita correria, muita tenso. Sim,
tudo isto e as vezes mais um pouco. Da outra grande importncia do
lder saber ou pelo menos tentar controlar os nimos. Se voc um
gestor saiba que um lder estressado, que no consegue saber separar
vida pessoal de profissional, que no ajuda a sua equipe, que no
conhece profundamente da rea, est fadado ao fracasso.
Portanto caro leitor, por mais que voc seja um gestor, bote a
mo na massa. Sem medo.

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PARTE III OS COMANDANTES

3.2 - A ROTINA DO DEPARTAMENTO


FINANCEIRO
Como em todo departamento, o financeiro deve seguir uma
rotina para que o dia a dia dos profissionais renda o suficiente para que
tudo consiga ser feito de maneira correta e dentro do prazo. Mas,
quando lembramos do nosso colega do Departamento de Pessoal
pedindo para pagar uma resciso as 15:45h, com urgncia, fica um
pouco difcil pensar nisto certo? Errado. A rotina depende primeiro e
principalmente de ns mesmos. Devemos estabelecer horrios para
efetuar as tarefas, para receber documentos, pessoas, tudo. Sem uma
rotina, nossa vida vira o caos.
Quem nos dera se o nosso dia de trabalho fosse feito sem
interrupes, sem o telefone tocando, sem ningum batendo na porta,
sem o chefe ligando, e por ai vai. Fica clara a questo acima dos
limites. Eles existem para serem colocados e cumpridos por e para
todos. Sem excees (at mesmo o chefe).
Bom, comecemos ento com uma questo bsica: O
atendimento do financeiro para contatos externos e internos dever ser
somente aps 14h. Sim, e no se assuste. Vrias e vrias empresas que
conheo j atuam desta forma e eu garanto que faz um efeito muito
positivo no rendimento dos funcionrios.
Ok, ai voc fica na dvida de como vai pedir este intervalinho
da manh para o seu chefe. Simples. Explique para ele alguns dos
motivos abaixo:
Trabalhamos com pagamentos e recebimentos de valores
diversos. Se fazemos estas tarefas com o telefone tocando de 2 em 2
minutos, nossa concentrao diminui e a probabilidade de errarmos
aumenta consideravelmente, e alguns destes erros podem gerar
prejuzos, como o pagamento em duplicidade ou para fornecedor
errado.

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PARTE III OS COMANDANTES

Quem deve ditar as regras internas somos ns e no os


fornecedores ou clientes. Quando voc precisa ligar para um
fornecedor e fica sabendo que s funciona aps o horrio do almoo,
voc certamente ir ligar de novo certo? O seu fornecedor far a
mesma coisa.
Quando temos concentrao durante um perodo maior no
trabalho, rendemos mais, erramos menos e por conseqncia teremos
mais tempo para atender as necessidades dos clientes internos e
externos.
Estas regras devem valer tanto para nossa empresa quanto
para os nossos clientes e fornecedores. De nada vai adiantar segurar as
ligaes se batem a nossa porta de 5 em 5 minutos.
Acho que so pontos bastante vlidos para uma conversa no?
Pode ter certeza de uma coisa. No incio vai ser difcil convencer a
todos das novas regras, principalmente para os nossos colegas da
empresa. Mas, seja firme. Uma hora todo mundo se acostuma e acaba
se adaptando as necessidades de acordo com as nossas necessidades.
Apenas lembre-se que existem excees e estas devem ser
tratadas como excees. Caso uma acontea, solicite para quem pediu
que esta exceo fosse aberta, que o chefe do departamento dela pea
ao nosso chefe. Assim voc mostra claramente que as regras existem e
que elas devero ser cumpridas por todos.

A rotina da Conciliao Bancria


Em primeiro lugar e sem discusso: fazer a conciliao
bancria diariamente.
- Ok chefe mas eu preciso ver se voltou um pagamento que fiz
ontem.
Nada disso. Primeiro a conciliao bancria.
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PARTE III OS COMANDANTES

Se existe uma coisa que no se discute quando se fala de rotina


do Departamento Financeiro que a conciliao bancria deve ser feito
no primeiro minuto do dia, logo aps darmos bom dia aos colegas.
J conversamos nos tpicos anteriores que atravs da
conciliao bancria que se pode verificar o que foi ou no realizado
na nossa conta corrente, do que havia sido ou no programado por
ns. E a partir dela que o contas a pagar vai verificar se ficou algum
pagamento para o dia seguinte, o contas a receber vai poder saber se o
cliente pagou ou no, o gestor vai ficar sabendo do saldo em conta
corrente, dentre outras informaes.
Portanto, em primeirssimo lugar: Conciliao Bancria.
Depois, se no departamento existirem profissionais destacados
para fazer o contas a pagar e a receber, cada um segue com suas
obrigaes. Mas se tivermos apenas um colaborador responsvel por
tudo, o segundo passo o contas a pagar. Em seguida, faz-se o contas
a receber e por ltimo envia-se o movimento do dia da conciliao
bancria para a contabilidade.
Esta prxima dica vai para as empresas que possuem sistemas
integrados e que tm interface (que conversam) com os bancos. A
rotina de conciliao bancria pode ser feita automaticamente atravs
do CNAB. Irei explicar esta rotina em um captulo especfico mais para
frente. Mas acredite, ela fantstica e reduz em muito o tempo e os
erros destas rotinas.

A rotina do Contas a Pagar


Quem trabalha especificamente no contas a pagar, ou se for o
funcionrio responsvel por todas as rotinas, primeiro deve saber se
tudo o que foi programado de pagamentos no dia anterior foi realizado.
E isto s se consegue atravs da conciliao bancria. Se voc no for
o responsvel por este processo pergunte a quem o faz se algum
pagamento voltou, ou seja, se no foi realizado por algum motivo.
Caso isto tenha acontecido, ligue para o seu fornecedor e pea a ele um
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PARTE III OS COMANDANTES

novo boleto bancrio ou ento os dados bancrios para um depsito


em conta corrente.
De posse dos no realizados, pegue ento os pagamentos do
dia na nossa j conhecida pastinha. Separe todos e lance no banco ou
no seu sistema integrado. Algumas empresas fazem lotes de
pagamento para o banco. Se este o seu caso, envie o lote para o banco
e no se esquea de autoriz-lo.
H algumas empresas que, antes de prepararem os pagamentos
do dia, fazem a impresso dos comprovantes dos pagamentos
realizados no dia anterior para anexar aos documentos. Eu
particularmente sugiro fazer estas impresses aps terminar o
movimento do dia. O porque disto simples. Vamos mostrar dois
exemplos para ilustrar. O primeiro caso percebamos que algum
pagamento voltou e ter de ser refeito, teremos de em entrar em contato
com o fornecedor. Isto pode demorar certo? O outro um pagamento
sem dados bancrios. Tambm teremos de entrar em contato, pedir
informaes, e isto tambm poder demorar. Por isso sugiro que esta
parte seja feita aps todo o movimento do dia em questo tenha sido
enviado ao banco. Assim corremos menos riscos no caso dos
imprevistos acontecerem. Lembre-se que o horrio que o banco
fecha para o financeiro as 16h.
Ufa, pagamentos enviados.
As empresas que possuem sistemas integrados devem, aps o
envio e impresso dos pagamentos, darem baixa nos fornecedores.
Dar baixa significa informar ao sistema que efetuamos o pagamento a
determinado fornecedor e que a nota fiscal paga no est mais aberta
ou no estamos mais devendo. Se sua empresa no possui sistema,
envie o seu controle de fornecedores atualizado ao Departamento de
Compras ou ao responsvel por tal. importante que ele(s) saiba(m) a
situao dos mesmos.
Antes de terminarmos, vamos a outra dica preciosa que
funciona muito bem. a programao de pagamentos feita no dia
anterior ao vencimento. Exigir um pouco de pacincia e planejamento
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PARTE III OS COMANDANTES

interno mas os resultados so muito positivos. Funciona da seguinte


maneira:

Ao invs de voc enviar ao banco os pagamentos no dia


de vencimento, envie-os no dia anterior.

Nada de cara de espanto. Existe alguma regra que diz que no


podemos enviar nada para o banco no dia anterior do vencimento? J
pensou nesta ideia? Vamos detalhar um pouco mais.
Quando conseguimos programar os pagamentos com um dia de
antecedncia e colocamos esta rotina para funcionar, a vida de todos
fica mais fcil e tranquila. O que chamo de programar os pagamentos
com um dia de antecedncia literalmente preparar e lanar no banco
a movimentao do contas a pagar um dia antes do vencimento, sem
mudar a data do pagamento em si. Colocando isto em prtica, voc
comea a trabalhar sempre com um dia de folga. Se os imprevistos
acontecerem, voc ter um prazo maior para lidar com os mesmos e
sem ficar olhando para o relgio contando os minutos para as 16h.
Para que este processo funcione bem, antes de implement-lo
voc dever pedir ao seu chefe que envie um comunicado interno de
que os pagamentos devero ser entregues no Departamento Financeiro
com no mnimo 48 horas de antecedncia, que ser o tempo de voc
organizar a pastinha das contas e de efetuar os lanamentos no banco.
Aos poucos, v comunicando tambm seus fornecedores de sua nova
rotina. Depois de algum tempo, voc perceber uma melhora geral no
contas a pagar.
Esta prxima dica tambm vai para as empresas que possuem
sistemas integrados e que tm interface (que conversam) com os
bancos. As rotinas de verificar os pagamentos realizados, os
pagamentos que voltaram, dar baixas no sistema e enviar os lotes de
pagamento para o banco podem ser feitas automaticamente atravs do
CNAB. Irei explicar esta rotina em um captulo especfico mais para
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PARTE III OS COMANDANTES

frente. Mas acredite, ela fantstica e reduz em muito o tempo e os


erros destas rotinas.
Agora hora de atender os nossos clientes internos e externos,
fazer negociaes de pagamentos...

A rotina do Contas a Receber


Comeamos o contas a receber da mesma forma que o contas a
pagar: Conferindo quem nos pagou no dia anterior atravs da
conciliao bancria. As empresas que possuem sistemas integrados
devem, aps verificarem a conciliao, dar baixa nos clientes que as
pagaram. Neste caso, dar baixa significa informar ao sistema que o
cliente efetuou o pagamento e que a nota fiscal paga no est mais
aberta ou o cliente no mais nos deve. Se sua empresa no possui
sistema, envie o seu controle de clientes inadimplentes atualizado ao
Departamento Comercial ou ao responsvel por tal. importante que
ele(s) saiba(m) a situao dos mesmos.
De posse destas informaes, o prximo passo deve ser
conferir qual cliente est em aberto com a nossa empresa ou quem
ainda est inadimplente. Visto a lista, ai podemos comear as cobrar
os devedores.
Se o Departamento Financeiro aonde voc trabalha o
responsvel por enviar as cobranas aos clientes, aps cobrar os
devedores, separe um tempo para envio dos boletos aos clientes (ou
outra forma de recebimento). Como isto normalmente uma rotina
rpida, dependendo do volume, em algumas horas ou menos voc
consegue realiz-la.
Esta prxima dica, mais uma vez vai para as empresas que
possuem sistemas integrados e que tm interface (que conversam)
com os bancos. As rotinas de verificar quais clientes nos pagaram, dar
baixas no sistema e enviar os lotes de cobranas para o banco podem
ser feitas automaticamente atravs do CNAB. Irei explicar esta rotina
em um captulo especfico mais para frente. E continue acreditando,
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PARTE III OS COMANDANTES

esta tambm fantstica e tambm reduz em muito o tempo e os erros


destas rotinas.

A rotina do fechamento do dia


Fizemos nossa conciliao bancria, enviamos os pagamentos
para o banco, conferimos os clientes que nos pagaram, demos baixas
nos pagamentos e recebimentos, cobramos os clientes inadimplentes,
e agora hora de juntar toda essa informao e enviar para a
contabilidade.
Nada mais do que o tpico 1.4 - Efetuando a Conciliao
Bancria
De forma resumida temos:

Conciliao Bancria
Contas a Pagar
Contas a Receber
Fechamento do dia

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PARTE III OS COMANDANTES

3.3 - GESTO DO CONTAS A PAGAR


A gesto do contas a pagar deve ser feita de maneira bem
detalhada e criteriosa pois pode expor de maneira bastante negativa a
empresa. Apenas para citar um exemplo, quando no pagamos um
fornecedor e temos o ttulo protestado, esta informao aparece para
todos que quiserem ver que a nossa empresa no pagou algum. No
ter um financiamento liberado porque que estamos com o nome sujo
na praa uma imagem muito ruim, e que certamente vai cair no colo
de voc gestor do financeiro.
Para seguirmos uma linha de raciocnio, eu vou seguir alguns
tpicos internos do tpico 1.2 Operando o contas a pagar mas na
viso do lder ok. Vamos l?

Antes do Pagamento
A nossa equipe, antes do pagamento, deve prestar ateno
mxima nas informaes de quem vamos pagar, se o pagamento
realmente devido, nos dados bancrios do fornecedor, entre outras
informaes importantes. Voc gestor dever estar atento num nvel
maior, ou seja, se o Departamento Financeiro est recebendo boletos
vencidos, ou com falta de dados de pagamentos, boletos de outras
empresas, etc. Diante disto, faa alguns questionamentos sua equipe
como:
Existe algum fornecedor em especfico que as situaes
acima esto ocorrendo?
Se sim, alguma rea interna est autorizando? Por que?
O volume destas ocorrncias est aumentando ou
diminuindo?
Quais aes podemos tomar para que isto no acontea mais
ou diminua?

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PARTE III OS COMANDANTES

Diante das respostas s perguntas acima, fica mais fcil lidar


com o problema. Se o problema for algum fornecedor em especfico,
entre em contato com ele e questione estes acontecimentos. Se algum
departamento ou um profissional da sua empresa estiver autorizando,
pergunte o porqu e explique as consequncias desta autorizao. Ou
seja, tente de todas as formas limitar que a sua equipe perca tempo
tendo de resolver os mesmos problemas todos os dias. Lembre-se, uma
das funes do lder diminuir as pedras no caminho da sua equipe.

Organizando o Contas a Pagar


Os documentos chegam at a sua equipe de forma
desorganizada, ou durante o dia inteiro, ou voc percebe uma luta para
que os boletos fiquem organizados para o pagamento? Como chefe
voc dever ser o primeiro a dar o exemplo. Quer uma amostra? Se os
seus liderados vem a sua mesa uma baguna, vo se sentir no direito
de bagunar a casa. Portanto sirva de modelo.
Depois que sua mesa estiver organizada, comece colocando
uma ordem na chegada dos documentos no Departamento Financeiro.
impressionante como algumas pessoas pensam que s chegar e
largar um boleto bancrio sobre a mesa do funcionrio. Simples assim.
E mais uma vez: Nada disso. Quando algum for entregar alguma
conta a pagar, verifique alguns pontos importantes, antes de passar pro
seu pessoal:
A data de pagamento j expirou? Ou seja, o ttulo est
vencido? Se estiver, devolva. Sim, devolva. A sua equipe tem a
obrigao de efetuar a operao de pagamento e no de ligar pedindo
pelo amor de Deus a prorrogao do prazo. Comunique a quem estiver
te entregando que entre em contato com o fornecedor e pea novo
prazo. No incio voc ver muita cara feia, mas depois poder andar
tranquilamente na sua empresa.

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PARTE III OS COMANDANTES

Pea uma lista com protocolo de entrega. Confira


documento por documento. Por que disto? As pessoas perdem a
memria com facilidade e no se lembram se entregaram ou no o
boleto para pagamento. E adivinha de quem ser a culpa? Hummm...
Compre as pastas sanfonas para a sua equipe e exija que ela
a use. Nada de ficar aceitando documento jogado de um lado para o
outro. Lembre-se, a responsabilidade do departamento sua, logo o
seu diretor vai brigar com voc e no com o seu funcionrio.

Formas de pagamentos
Tente ao mximo fazer com o que os pagamentos
sejam realizados atravs de boletos bancrios ou
transferncias bancrias, ou seja, via internet banking.
muito mais fcil e rpido para sua equipe trabalhar
com eles do que com dinheiro ou depsito em cheque.

Ainda existem muitas e muitas empresas que fazem


pagamentos atravs de cheques por simples insegurana do diretor ou
por desconhecimento dos sistemas dos bancos. E ainda os fornecedores
que s aceitam dinheiro ou cheque. Quer alguns argumentos para
convenc-los a trabalhar com os bancos?
O sistema bancrio brasileiro via Internet um dos mais
seguros do mundo. Claro que todo mundo j ouviu falar do fulano que
teve sua conta invadida. Ningum nunca conheceu esse tal fulano mas
quando vai se averiguar o caso, normalmente o fulano entrou num site
inseguro, e digitou suas senhas. Ou seja, o problema grande parte das
vezes na pessoa e no no banco. E se ocorreu no banco voc tem seu
valor devolvido. Afinal nenhuma instituio financeira dessas quando
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PARTE III OS COMANDANTES

erra, quer propaganda negativa de insegurana divulgada mundo afora


certo?
A velocidade com que o funcionrio do Financeiro lana
um boleto ou uma transferncia no sistema do banco, muito maior do
que para se preencher um cheque. Logo a probabilidade de erros
diminui bastante pois o colaborador no vai precisar trabalhar sobre
presso para dar tempo de fazer tudo.
A comprovao do pagamento realizado tambm muito
melhor. No dia seguinte, tem-se o comprovante pela impresso via
banco. J no caso dos cheques, preciso esperar o danado compensar.
E as vezes, o fornecedor esquece de depositar e fazemos uma previso
por muito tempo, atrapalhando nosso fluxo de caixa.
Qual a maior quantidade voc j ouviu falar: Cheques
fraudados ou contas correntes fraudadas? Qual voc acha que mais
fcil roubar, um cheque no meio do caminho ou invadir um sistema de
um banco?
Creio que j temos motivos de sobra para trabalharmos via
internet banking correto? Portanto caro gestor trate de facilidade a vida
da sua equipe. Converse com os seus superiores e fornecedores e
exponha estes motivos e tente convenc-los. Seus liderados
agradecem.

Aps os pagamentos
Este momento mais voltado para a sua equipe, que o de
conferir no dia seguinte se os pagamentos foram efetuados
corretamente, o que acaba caindo no assunto da conciliao bancria,
que falaremos mais pra frente com mais detalhes.

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PARTE III OS COMANDANTES

Pagamento sem documentos


Caro chefe, pagamento sem documentos um tiro no p.
Imagine se um fornecedor resolver ligar para o seu diretor e dizer a ele
que anda recebendo pagamento, mesmo sem enviar a nota fiscal? Ou
ento se o contador apresenta o balano e a conta contbil
adiantamento a fornecedores est nas alturas? Pense no tamanho do
problema que voc vai ter para explicar. E claro que vai acabar
levando bronca.
Isto uma tarefa muito importante dos gestores, de controlar
os pagamentos adiantados, os adiantamentos a fornecedores ou
outro nome qualquer que sua empresa utilize. Sempre faa um
levantamento de quais valores esto em aberto, sem nota fiscal. Faa
uma planilha (ou tire um relatrio no sistema integrado) e a confira
diariamente. Corra atrs dos documentos. Questione sempre sua
equipe para saber o porqu destes valores esto em aberto ou porque
esto aumentando.
Uma forma de evitar , no momento de receber os pagamentos,
voc frear solicitaes destas. E no pense duas vezes antes de fazer
isso. Se caso a solicitao for importante, pea para o diretor da
empresa ou superior enviarem o motivo via e-mail para voc se
resguardar.
Conversando com os Fornecedores / Negociando com os

Fornecedores
Quer ver sua equipe perder tempo? v-los atender
fornecedores pessoalmente ou via telefone durante o dia, sem um
horrio definido ou ficar recebendo visitas dos outros departamentos
de hora em hora. Regras sempre. Comunique a todos por e-mail que o
Departamento Financeiro somente ir atender s solicitaes de
pagamentos aps um determinado horrio, e de preferncia aps o
almoo. No tpico 3.2 A rotina do departamento financeiro eu
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PARTE III OS COMANDANTES

deixo bem claro alguns motivos para este incio de atendimento


externo. Mas isto uma tarefa do gestor e no da equipe. Se precisar
de apoio, converse com o diretor da empresa e faa-o entender.
Estabelecido este horrio, os seus funcionrios podem ter de
ligar para renegociar dvidas, valores no pagos, dentre outros assuntos
com os fornecedores. Neste momento, importante que voc deixe
claro as possibilidades de negociao ou uma margem para tal. De
posse do valor da dvida e do seu fluxo de caixa, informe quanto e
como poder pagar o valor em aberto ao fornecedor. s vezes, o que
oferecemos no aceito e uma contraproposta feita. Tudo bem, sem
problemas. Analise-a, e d logo a resposta ao seu funcionrio para que
ele possa concluir a negociao e evite que o fornecedor fique ligando
perguntando como andas o processo dele.
Em algumas empresas com dificuldades financeiras, este
momento de negociao de valores em aberto frequente. Voc
gestor deve ficar atento a um ponto importante: toda negociao que
voc fizer vai gerar uma mudana em datas e valores nas sadas no seu
fluxo de caixa. Logo, nunca se esquea de mant-lo atualizado. Se sua
empresa utilizar um sistema integrado, lembre sua equipe de atualizar
as informaes nos ttulos ok?

Gerenciando os pagamentos em aberto


Nas empresas com dificuldades de caixa, permanecer com
fornecedores em aberto uma situao comum. Aperta daqui, paga
alguns fornecedores, aperta dali, negocia com outros, e a vida da
empresa vai sendo tocada. Nessas horas, o gerente do financeiro deve
ter um pouco de sangue frio porque a presso tende a aumentar
bastante sobre todos do departamento.
Em primeiro lugar o bsico: tente ficar calmo. Estressar no vai
levar ningum a lugar nenhum e s vai atrapalhar o clima interno dos
nossos colegas. Faa reunies semanais com sua equipe de
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PARTE III OS COMANDANTES

pagamentos. Somente assim voc saber em detalhes o que est


acontecendo. Depois mantenha um controle rigoroso de quais
fornecedores sua empresa est devendo e o que isto representa em
valores. E atualize sempre este controle. Isto importante primeiro
para conseguirmos gerenciar bem o fluxo de caixa e possveis
negociaes. Depois, se voc precisar de um emprstimo ou aporte de
capital dos scios saber dizer quanto dinheiro ir precisar. Mantenha
a diretoria informada dessa situao. Nada pior do que o seu diretor
ficar sabendo numa sexta-feira no final da tarde que a empresa dele
est com um dbito alto. O final de semana no ser dos mais
agradveis portanto evite que as notcias desagradveis tornem-se
surpresas desagradveis.

Fluxo dos pagamentos


Eu pessoalmente acho muito importante conhecer todo o fluxo
do processo das empresas. Ajuda bastante a entender o porqu algumas
coisas acontecem. Vamos ento tentar descrever como funciona o
Fluxo de Pagamentos.
Nas mdias e grandes empresas, o fluxo do processo da compra
at chegada do documento ao financeiro para pagamento,
normalmente o seguinte:
O setor da produo solicita uma mercadoria.
O departamento de compras realiza a compra.
Chegada da compra com a documentao fiscal.
Conferncia pelo setor de almoxarifado, se tudo est de
acordo com o pedido.
A contabilidade faz o clculo dos impostos e contabiliza a
mercadoria.
A documentao de pagamento enviada ao financeiro.
O financeiro realiza o pagamento.
O comprovante enviado ao fornecedor.
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PARTE III OS COMANDANTES

Estas organizaes possuem uma srie de funcionrios para


cada uma destas tarefas e tm processos bem definidos em cada uma
das etapas. J nas pequenas empresas a histria um pouco diferente.
Normalmente, acontece assim:
O dono da empresa ou o gerente comercial faz a compra.
O departamento financeiro (ou as vezes o comercial) recebe
a compra, os documentos fiscais e confere se tudo foi entregue dentro
do pedido.
Os documentos para pagamento so entregues para a
pessoa do contas a pagar do financeiro.
Esta pessoa faz o pagamento. E esta mesma pessoa
envia o comprovante para o fornecedor.
Ao final, esta pessoa rene todos os documentos (fiscais
e do pagamento) e envia para a contabilidade (que normalmente
terceirizada).
A contabilidade ento contabiliza e devolve as guias de
impostos (quando houver) para pagamento.
Podemos notar que o processo de compras das micro e
pequenas empresas um pouco diferente das mdias e grandes.
Primeiro pela quantidade de pessoas envolvidas no fluxo. E depois
pelo prprio processo que, nas empresas maiores bem desenhado e
nas menores pode ser um Deus no acuda.
Uma sugesto que pode ser seguida a seguinte:
Quem realiza o pedido de compra confere a mercadoria.
A documentao deve ser entregue completa ao
departamento financeiro.
O financeiro realiza o pagamento e envia o comprovante
para quem realizou o pedido de compra.
Em seguida envia o documento contabilidade

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PARTE III OS COMANDANTES

Recebe as guias de pagamento dos impostos (quando


houver).
Agora que j gerenciamos nosso contas a pagar, vamos ao
nosso contas a receber!

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PARTE III OS COMANDANTES

3.4 - GESTO DO CONTAS A RECEBER


Partindo de um certo ponto de vista, gerenciar o contas a
receber mais tranquilo do que o contas a pagar. Afinal, receber
sempre melhor do que pagar e cobrar sempre melhor do que ser
cobrado. Pelo menos na teoria funciona assim. Mas to importante
quanto pois se no recebermos, no pagamos nossas contas. Saber lidar
com um estoque de clientes que no pagam tarefa rdua. Gerenciar
um fluxo de caixa que no recebe aquilo que programamos pode ser
complicado. E o Departamento Comercial querendo vender a todo
custo? Hummm...

Financeira x Comercial
Est ai um dos pontos que creio ser de muita importncia para
o lder ter sucesso na gesto do contas a receber. Ter um bom
relacionamento com a rea comercial fundamental. Lembre-se que a
cobrana para vender enorme e nem sempre algumas normais
internas so respeitadas para que a meta de vendas seja batida. Mas,
como um depende do outro, nada de brigar com o gerente comercial.
s vezes, temos certeza de que o outro sabe aquilo que estamos
carecas de saber. Nem sempre. O gerente comercial quer vender
certo? Mas ele sabe que se vender com um prazo de recebimento muito
grande ir prejudicar o caixa? Ele conhece os nossos prazos de
pagamento? E os dados do cliente? Algum j disse a ele que se no
tivermos os contatos completos no poderemos cobrar os
inadimplentes? muita coisa para ele saber certo?
Voc como gestor precisa deixar claro que o Departamento
Financeiro precisa sempre das informaes de cobranas emitidas pelo
Departamento Comercial e dos dados atualizados dos clientes. E o
Gerente Comercial precisa saber quais clientes esto inadimplentes

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PARTE III OS COMANDANTES

para se necessrio, tomar alguma ao. Neste caso, tarefa sua


inform-lo.
E isto caro gestor obrigao sua sentar e conversar. Exponha
sempre as suas necessidades para a rea comercial e tente sensibilizla. E se precisar, converse de novo. E mais uma vez. Somente parta
para uma conversa mais sria caso a situao fique fora do controle.

Formas de Recebimento
Na questo de formas de recebimento, eu vou bater na mesma
tecla das formas de pagamento. Tente ao mximo fazer com o que os
recebimentos sejam realizados atravs de boletos bancrios ou
transferncias bancrias, ou seja, via internet banking. muito mais
fcil e rpido para sua equipe trabalhar com eles do que com dinheiro
ou depsito em cheque. Vamos detalhar as formas e explicar alguns
pontos importantes:
1. Dinheiro: Apesar de simples, temos um "probleminha"
escondido. Lembre-se que outra briga comum do financeiro, alm do
Departamento Comercial, com a contabilidade certo? O nosso amigo
contador precisa sempre de tudo documentado contabilmente para
poder fechar as "contas" no final do ms (falaremos nisso em outro
tpico). E nessas pequenas vendas, as empresas ou no possuem
documento fiscal ou no o entregam, e o nosso pessoal interno
mestre em no lembrar de pedir pelo menos um recibo demonstrando
a entrada de caixa. Portanto fique atento e lembre-se que toda e
qualquer movimentao financeira deve ser documentada, mesmo que
tenha sido em dinheiro.
2. Depsito Bancrio/Transferncia Bancria: Uma das
formas menos garantidas que temos de receber. Isto porque nada
impede que o nosso cliente simplesmente no deposite o valor da
venda ou no faa a transferncia e no temos nenhuma forma de

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PARTE III OS COMANDANTES

corrermos atrs do prejuzo a no ser ficar ligando, ligando e ligando


e rezando para o cliente se sensibilizar e fazer o depsito.
Mas, por outro lado, temos bons clientes, antigos, e de
confiana, e as vezes fica meio chato de uma hora para outra
comearmos a enviar boletos bancrios para eles. Ento vo algumas
dicas para nos proteger e para ficarmos mais seguros de trabalhar com
depsito bancrio ou transferncia bancria:
Se estiver vendendo mercadorias, pea para que o seu
cliente faa o depsito e lhe envie o comprovante. Ento libere a
mercadoria.
Se estiver prestando um servio, condicione o incio do
trabalho a um pagamento inicial (entrada), e depois v recebendo o
restante a medida em que as etapas forem sendo cumpridas. Mas no
se esquea de deixar isto bem claro no contrato de prestao de
servios.
Se voc trabalhar em uma empresa que possua vrios produtos
e um volume de vendas alto, evite receber atravs de depsito
bancrio. Lembre-se que voc dever fazer a conciliao bancria e
checar todas as entradas. Imagine fazendo isso com vrios valores, e
alguns ainda iguais? Dorzinha de cabea na certa.
3. Boletos Bancrios: A meu ver, a melhor das formas de
recebimento. Tm alguns detalhes sobre formas de cobrana e custos
das mesmas. Vamos conhecer um pouco mais:
Cobranas simples e sem registro: As cobranas simples
no tm nenhum tipo de instruo, como multas e juros aps o
vencimento, protesto automtico, dentre outras garantias.
Normalmente so enviadas para clientes antigos e com bom histrico
de pagamento. Podem ser emitidos na prpria empresa.

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68

PARTE III OS COMANDANTES

Cobranas com registro: As cobranas com registro


permitem incluir instrues de multas e juros, protesto automtico,
dentre outras aes. Normalmente so emitidas e enviadas pelos
bancos. O ponto negativo que tm custos mas tm um ponto positivo
importante que de poderem ser protestados. Prefira os boletos com
registro. Por mais que tenham custos, s do cliente ter cincia de que
poder ser protestado, pensar duas vezes antes de no pagar.
Custos: Sobre o custo, os valores variam de banco para
banco. Importante voc ter em mente que quanto mais boletos voc
emitir e quanto maior o valor das cobranas, menor ser o custo
cobrado pelo banco. Portanto negocie com os bancos que voc tem
relacionamento. Converse com seu gerente.
Prazo de recebimento: O recebimento do crdito na sua conta
corrente pode variar. O prazo pode ser de D+0 at D+2. E o que isto
quer dizer? Isto quer dizer que se o cliente paga hoje, voc s vai ver
o dinheiro na sua conta em 2 dias, no caso de sua cobrana ser D+2. E
da mesma forma em 1 dia no caso do D+1 e no final do dia no caso
do D+0 (isto porque a compensao ocorre no final do dia ento
somente aps isso possvel saber quem nos pagou ou no). O custo
tambm varia em decorrncia desse prazo. Recebimentos em D+0 tm
custos mais elevados. Em D+2 custam menos.
4. Cheque: Esse da as vezes chega dar arrepios. O cheque
um dos meios mais arriscados de receber dos clientes. Imagina o
aborrecimento e a perda de tempo que voc tem para pedir ao seu
office-boy (ou as vezes at voc mesmo) ir ao banco depositar o
cheque. Ai o danado volta a 1 vez. Voc liga para o cliente e ele jura
de ps juntos que voc pode depositar de novo e que dessa vez vai ter
saldo em conta. L vai o office-boy pegar o cheque no cliente,
enfrentar a fila do banco de novo e reapresent-lo. E adivinha? O
cheque volta outra vez (e vai pro espao a sua projeo de entradas do
fluxo de caixa).

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69

PARTE III OS COMANDANTES

Brincadeiras parte, o cheque um meio arriscado de receber


dos clientes. Existem vrias empresas que possuem cheques no
SERASA com alnea 12 (quando o cheque volta 2 vezes sem fundos),
protestados, e continuam a operar normalmente.
Ento, se no tiver jeito, e os seus clientes insistirem ou j
estiverem acostumados a pagar atravs de cheques, tome algumas
precaues:
No caso de novos clientes, nas primeiras compras, espere o
cheque compensar para ento liberar o produto ou prestar o servio.
Assim voc ter um histrico do seu cliente e ver se ele ou no um
bom pagador.
Pegue todos os dados e referncias comerciais e bancrias e
faa um cadastro. Ligue para todas as referncias e se certifique de que
o cliente um bom pagador. Isso uma prtica comum no mercado
portanto nada de ficar constrangido em ligar.
Se tiver acesso, faa uma consulta nos bancos de dados de
associaes comerciais ou nas cmaras de dirigentes lojistas de sua
cidade. So fontes de dados nas quais voc poder consultar vrias
informaes dos clientes como a existncia de pendncias financeiras.
Normalmente este servio cobrado atravs de uma assinatura mensal.
Vale a pena o gasto.

Identificando os recebimentos
A sua equipe pode vir a ter alguns problemas na identificao
dos recebimentos, principalmente nos depsitos bancrios e nas
transferncias bancrias. Os recebimentos atravs dos boletos so
fceis de serem identificados pelo n do ttulo / nota fiscal. Em dinheiro
nem precisamos comentar. Voltando ento aos depsitos e
transferncias, comum aparecerem operaes com o mesmo valor,
valores pagos parcialmente e que no batem os dados dos ttulos,
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70

PARTE III OS COMANDANTES

dentre outras vrias variveis. Para resolver isto, existe um servio


de baixo custo cobrado pelos bancos: O depsito identificado.
O Depsito Identificado nos permite identificar quem fez o
pagamento em nossa conta corrente, realizado atravs de Depsitos
Bancrios e Transferncias Bancrias. Voc liga para o seu gerente
e diz que vai querer contratar este servio. Ele ento vai perguntar qual
a forma que os seus clientes devero ser identificados. Eu sugiro
sempre atravs do CNPJ do cliente. Quando este for depositar, ter de
digitar o CNPJ dele. A sua equipe no momento da conciliao bancria
e da identificao dos recebimentos, poder saber qual cliente
depositou, atravs da conferncia do CNPJ. E sem mais estresse na
hora de conciliar.

Cobrando os clientes inadimplentes / Negociando com


os clientes
Vou buscar algumas partes e ideias do tpico 3.3 - Gesto do
Contas a Pagar pois tambm se encaixam perfeitamente aqui neste
tpico.
Um dos motivos que fazem com que as equipes percam mais
tempo a falta de organizao em fazer determinadas tarefas. Neste
caso de cobrana dos clientes inadimplentes faz-la sem um horrio
definido ou sem um rumo. Mais uma vez, regras sempre. Comece
estabelecendo dias e horrios para sua equipe. Lembre-se que quem
cobra nunca deve permanecer um dia inteiro cobrando, e nem dias
seguidos. Isto porque nem sempre se conseguem resultados positivos
e como consequncia vem a frustrao. E voc no quer um
funcionrio frustrado e desanimado certo? Eu sugiro que a cobrana
seja feita em dias alternados e horrios alternados. Exemplo: segundafeira pela manh, quarta-feira pela tarde e sexta-feira pela manh. O
restante do tempo, pea ao seu funcionrio para atualizar as
informaes na sua planilha ou no seu sistema. Se ainda sobrar tempo,
ele pode ajudar nas tarefas do restante da equipe.
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PARTE III OS COMANDANTES

Durante as ligaes, importante que voc deixe claro as


possibilidades de negociao ou uma margem para tal. De posse do
valor da dvida do seu cliente e do seu fluxo de caixa, informe quanto
e como poder pagar o valor em aberto. s vezes, o que oferecemos
no aceito e uma contraproposta feita. Tudo bem, sem problemas.
Analise-a, e d logo a resposta ao seu funcionrio para que ele possa
concluir a negociao e evite que o cliente fique ligando perguntando
como andas o processo dele.
Mais uma vez frisando, voc gestor deve ficar atento a um
ponto importante: toda negociao que voc fizer vai gerar uma
mudana em datas e valores, neste caso, nas entradas no seu fluxo de
caixa. Logo, nunca se esquea de mant-lo atualizado. Se sua empresa
utilizar um sistema integrado, lembre sua equipe de atualizar as
informaes nos ttulos ok? E informe imediatamente ao gerente
comercial ou ao seu diretor, caso ele seja o responsvel pela venda.

Formas de Cobrana
Existem duas modalidades mais conhecidas de cobranas que
podemos fazer:
1. Cobrana Interna
2. Cobrana externa por empresas de recuperao de
crdito
Vamos falar um pouco sobre cada uma delas.
1. Cobrana Interna - Quem dera se toda micro e pequena
empresa pudesse contratar uma empresa externa de cobrana de
recuperao de crdito. Ia ser o melhor dos mundos. Mas como este
mundo, por enquanto, ainda no aparece em nosso horizonte, vamos
nos ater a cobrana interna, feita internamente por ns.

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PARTE III OS COMANDANTES

Eu particularmente sugiro a cobrana interna para as micro e


pequenas empresas em todos os casos, e para as grandes empresas,
quando possuam uma quantidade baixa de ttulos em aberto e/ou com
vencimento inferior a 180 dias e para ttulos de maior valor que faam
influncia no fluxo de caixa. Mas independente disto, ela deve ser
efetiva e dar resultado.
Para tal, sugiro a criao de um "departamento interno de
cobrana" dentro do departamento Financeiro. Isto quer dizer destacar
um funcionrio (ou mais se necessrio) por tempo integral, ou pelo
menos por parte do dia, ou por dias especficos da semana. Lembre-se
quanto maior necessidade de caixa, maior dever ser a prioridade.
Um ponto importante que a cobrana dever ser realizada em
dias pr-determinados e/ou alternados para que o cobrador no se
canse. Imagine voc o dia inteiro no telefone escutando no posso,
no vou pagar ... cansativo e desestimulante.
Bom, definimos ento nosso cobrador. Agora vamos dar a
ele opes de negociao para que a cobrana seja produtiva. Pois de
nada adianta jogarmos uma pessoa no mar se ela no sabe nadar.
Estou falando da Rgua de Cobrana e que dever ser
definida pelo gestor. Esta ir direcionar e ajudar o funcionrio a ser
mais efetivo. Nada mais do que as opes que o funcionrio ter para
negociar com os clientes. Nela temos:
Prazo de vencimento: Toda negociao deve incluir um
prazo limite para o recebimento do crdito. Se estivermos falando de
valores pequenos, oferea um prazo de aproximadamente 05 dias que
bastante razovel. Lembre-se que no meio do caminho podem surgir
imprevistos que impossibilitem o nosso cliente a efetuar o pagamento
(falta de saldo em conta corrente, sem acesso a meios de pagamento,
etc). No caso de valores maiores, sugira o parcelamento da dvida mas
no deixe de incluir os prazos para recebimento das parcelas.

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PARTE III OS COMANDANTES


Parcelamento da dvida: O cliente inadimplente
normalmente pede um parcelamento da dvida. Ento temos de definir
em quantas parcelas iremos receber aquele valor em aberto. comum
que esse parcelamento seja calculado em funo do montante em
aberto. Claro que estas condies da Rgua de Cobrana variam de
empresa para empresa e podem e devem ser alterados em funo
principalmente do caixa. Apenas sugiro que no sejam muito radicais
para no dificultarem a negociao.
Seguem algumas sugestes:

Valores at R$1.000,00 em aberto Pagamento a vista;


Valores de R$ 1.000,00 at R$ 5.000,00 em aberto Divididos em at 2x, sendo 50% do valor vista e os 50% do valor
restante em 30 dias;
Valores de R$ 5.000,00 at R$ 10.000,00 - Divididos em at
4x, sendo 50% do valor vista, 25% do valor em 30 dias e os restantes
25% do valor em 60 diase por ai em diante.

Taxas de juros: Quando um cliente aceita a negociao e


pagar o ttulo vencido, ele ir querer saber quanto de juros ter de
pagar. Assim o cobrador j dever estar de posse destes nmeros no
momento da cobrana. Importante ressaltar que no prudente cobrar
juros muito altos. As empresas sabem quanto o mercado cobra em
geral. Voc pode ter um bom indicador pedindo verificando quanto os
bancos esto cobrando para descontar duplicatas.
Normalmente as empresas fazem o seguinte clculo:

At 30 dias de vencido: x% de juros;


De 30 a 60 dias de vencido: x% de juros;
De 60 a 90 dias de vencido: x% de juros;
De 90 a 120 dias de vencido: x% de jurose por ai em

diante.
2. Cobrana Externa - A cobrana externa realizada por
empresas especializadas na recuperao de crdito e sugerida nos
seguintes casos:
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PARTE III OS COMANDANTES

Uma quantidade alta de ttulos em aberto;


Ttulos com vencimento j superior a 180 dias;
Ttulos de menor valor, ou que no faam tanta influncia
no fluxo de caixa;
Todas as opes juntas.
Nestes casos, o esforo na recuperao destes crditos pela
cobrana interna no interessante visto que o fluxo de caixa j
absorveu a falta da receita.
Estas empresas terceirizadas normalmente cobram da seguinte
maneira:
Atravs de uma porcentagem sobre o valor original do ttulo;
Pelo valor que conseguirem cobrar de multa e juros sobre o
valor original do ttulo;
Outra forma acertada entre as partes.
A escolha da melhor opo fica a cargo do gestor.
Algumas empresas preferem receber qualquer valor do cliente
inadimplente e com mais rapidez. Outras preferem receber um valor
maior mas com maior demora no recebimento. Enfim, a deciso
baseada na necessidade que o fluxo de caixa apresentar naquele
momento.
Trs informaes so sempre solicitadas no momento da
proposta:
1) Valor do ticket mdio: Nada mais do que o valor mdio
das cobranas. Ex: Se sua empresa emitiu 1 cobrana de $100,00, outra
de $200,00 e outra de $300,00, o valor do ticket mdio ser: $100,00
+ $200,00 + $300,00 / 3 = $200,00.

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PARTE III OS COMANDANTES

2) Quantidade de ttulos em aberto ou vencidos: Quantos


ttulos esto em aberto?
3) Regio dos clientes inadimplentes: Onde esto
localizados estes clientes inadimplentes? Em Minas Gerais? Em qual
cidade? No estado de So Paulo? Em qual cidade? Esta pergunta feita
pois ir influenciar nos custos de cobrana da empresa terceirizada.
Os crditos recebidos pela cobrana dos clientes inadimplentes
normalmente so depositados na conta corrente da empresa de
cobrana. E no prazo acordado entre voc e a cobradora, estes crditos
so finalmente depositados em nossa conta corrente (para alegria do
nosso fluxo de caixa...e tambm do nosso chefe).
As empresas de cobrana normalmente possuem softwares de
gesto que mostram todo o acompanhamento da cobrana de um
determinado cliente. Podemos saber quando entraram em contato,
quem recebeu a ligao, como est o andamento da negociao, dentre
outras informaes importantes para nosso acompanhamento.

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PARTE III OS COMANDANTES

3.5 - GERENCIANDO A CONCILIAO BANCRIA


A conciliao bancria um momento muito importante para o
Departamento Financeiro. nesta hora caro gestor que sua equipe
checa tudo aquilo que aconteceu de movimentao financeira nos
bancos e atravs dela podemos conhecer quais fornecedores pagamos,
quais clientes nos pagaram, quais os dbitos que ocorreram, dentre
outras informaes. Por isso bastante ateno no resultado desta
conciliao, no apenas para bater os valores mas tambm nas
informaes que sero repassadas as demais reas, as quais estes dados
tambm importam bastante. A rea comercial certamente vai querer
saber quais clientes pagaram e quais esto inadimplentes. A rea de
compras vai querer saber quais fornecedores esto em dia e quais esto
em dbito.
Portanto, vo algumas dicas para gerenciar em esta situao:
Pea todos os dias (sim, todo santo dia) o extrato do banco
junto com o extrato da sua movimentao financeira (uma planilha ou
do sistema integrado). Confira se as somas das entradas e das sadas
batem exatamente iguais nos dois extratos. Faa disso uma rotina.
Ateno para as pegadinhas comuns que alguns
funcionrios fazem para bater estes valores: Lanar os famosos
adiantamentos de clientes ou adiantamento de fornecedores. Isto
ocorre quando no identificam a movimentao. Crie uma regra bem
clara que diz que somente voc poder fazer uso deste artifcio.
Fique atento a valores iguais para que no sejam
identificados como clientes ou notas fiscais errados. Consertar isto no
futuro pode dar uma baita dor de cabea.
Se ningum da sua equipe conseguir identificar o
lanamento, e nem voc, aguarde alguns dias e pergunte neste intervalo

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PARTE III OS COMANDANTES

as outras reas da empresa. As vezes algum outro funcionrio saber


te dizer e no precisar ser lanado como adiantamento.
Lugar de movimentao fechada na contabilidade e no no
Departamento Financeiro. Nada de ficar entulhando papel. O seu setor
no arquivo morto.

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PARTE III OS COMANDANTES

3.6 - GERENCIANDO E ANALISANDO O FLUXO


DE CAIXA
Aps termos aprendido a criar um fluxo de caixa no tpico 1.5
Criando um Fluxo de Caixa, a minha sugesto sempre que este
seja alimentado diariamente. E esta alimentao dever ser feita logo
aps a conciliao bancria. Afinal no na conciliao bancria que
ficamos sabendo da movimentao financeira que ocorreu na empresa?
De posse do seu fluxo de caixa, necessrio que voc faa uma
anlise do mesmo para que consiga tomar as decises necessrias.
Ento mos a obra.
Vamos pensar na seguinte situao. O seu diretor lhe pede para
que envie a ele o fluxo de caixa dos prximos 30 dias. Voc, j com o
trabalho pronto e cheio de orgulho, envia um e-mail contendo as
informaes solicitadas.
Nem trinta segundos depois, chega a resposta:
"Favor me enviar junto uma anlise do fluxo de caixa e tambm
um projeo para o final do ano."
Normalmente diante de um questionamento voc pode pensar:
- "Ahhh neemmm.... Pra que ele quer uma anlise deste fluxo
de caixa e pra que essa projeo at o final do ano? No basta ele
apenas ver o que eu enviei pra ele?"
J que no temos como escapar, vamos ento partir para a
Anlise do Fluxo de Caixa. Vamos como exemplo separar as
ENTRADAS de uma parte da planilha que criamos no tpico 1.5
Criando um Fluxo de Caixa. Lembrando que esta anlise poder ser
feita em perodos diversos, como um ms inteiro, um ano, e por assim
em diante.
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PARTE III OS COMANDANTES

Lembro que este mesmo raciocnio serve tambm para as


SADAS.

1) Clientes: Podemos perceber que nossa receita de vendas


com os clientes comeou o ms com $45 no dia 1, depois $41 no dia
2, $67 no 3 dia e por ltimo $135 no dia 4. Se fssemos enviar uma
anlise para o nosso chefe, se exclussemos o fator sazonalidade (ou
aquilo que acontece fora do padro, fora do normal, como ganhar um
prmio do nosso cliente em dinheiro), poderamos dizer que
comeamos o ms bem, at o dia 3, e depois tivemos um salto das
vendas no dia 04.
Agora vamos ver quanto em % as vendas de cada dia,
representaram sobre o total das vendas do total de dias. Somando
estes valores, encontraremos uma venda total de $166. O 1 dia
representou 16% do total das entradas. O 2 dia, representou
aproximadamente 14%. No dia 3, saltou para 23% e no 4 dia saltou
para 47%.
Bom, agora repetir o mesmo ritual para as SADAS.

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PARTE III OS COMANDANTES

Criando as Projees de Caixa


Depois de termos feito estas anlises e verificarmos com mais
profundidade as variaes, a representao em % do total, e outras
informaes importantes, vamos agora partir para a 2 parte da
solicitao do chefe: A projeo at o final do ano.
Esta projeo nada mais do que completar a nossa planilha
com informaes e dados at o final do ano, ou do perodo solicitado.
Como ainda no sabemos o que vai acontecer, temos de colocar
projees. Estas projees normalmente sai feitas baseadas no
histrico da empresa e tambm no planejamento a longo prazo. Vamos
detalhar isso pegando como exemplo as despesas com folha de
pessoal.
Ao longo do ano, estas despesas podem variar quando um
funcionrio sai de frias (paga-se o salrio + 1/3 de frias), quando
ocorre uma demisso sem justa causa (paga-se o FGTS + 40% de
multa), acordo coletivo de aumento salarial, entre outras. Veja como
ficaria uma projeo de despesas de Folha de Pessoal:

A projeo est pronta.


No satisfeito, nosso chefe vai querer saber porque tivemos um
aumento nos meses de Julho, Agosto, Novembro e Dezembro certo?
Ento vamos analisar a projeo.
Nos meses de Julho e Agosto normalmente os funcionrios
saem de frias ento temos um aumento das sadas pelo pagamento das
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PARTE III OS COMANDANTES

frias + 1/3 de frias. E em Novembro e Dezembro, mais funcionrios


sairo de frias alm do pagamento do 13 salrio.
Voc percebeu que em vrias partes acima, eu mencionei que
iramos dizer ao nosso diretor o porqu de variaes certo? Estas
informaes normalmente veem escritas em notas de rodap ou em
espaos/campos pr-determinados para as observaes. Coloque neste
local todas as informaes que voc julgar importantes e que o seu
chefe poder lhe perguntar. Faa um trabalho completo. Afinal,
melhor ganhar elogios do que puxo de orelha n.
Este exemplo que dei pode e deve ser usado em todas as demais
ENTRADAS E SADAS. Em alguns casos, o gestor dever ir atrs de
informaes em outros departamentos. Por exemplo no caso das
entradas de receitas com vendas e servios, deveremos consultar a
previso de vendas com o gestor do Departamento Comercial. Nas
despesas com folha de pessoal, o gestor do Departamento de Pessoal
ter os dados que precisamos
Estas projees e anlises so muito importantes e so usadas
constantemente na tomada de decises pela diretoria. Por isso
fundamental que as informaes contidas sejam verdadeiras e
corretas.
Alm de trabalhar com as planilhas, voc ainda poder
incrementar estas anlises atravs dos grficos. Eles permitem uma
visualizao bem clara dos resultados e facilitam o entendimento do
que queremos passar. Existem vrios formatos diferentes que podem
ser usados. Vamos pegar os dois exemplos que demos sobre as anlises
e projees e coloc-los em formato de grficos. Vamos usar o
programa Microsoft Excel (ou outro de sua preferncia) para cri-los.
Veja como ficam:

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PARTE III OS COMANDANTES

O ideal que voc apresente as planilhas em conjunto com os grficos.

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PARTE III OS COMANDANTES

Dificuldades de falta de caixa


Em algumas ocasies, analisaremos o nosso fluxo de caixa e
iremos nos deparar com a falta de caixa, ou seja, falta de recursos para
alguns compromissos. No espere este dia chegar para tomar decises.
Seja rpido. Pense numa maneira de gerenciar esta falta. Mas se estiver
difcil, veja algumas dicas:
Se tiver aplicao financeira, programe um resgate no
valor necessrio. Lembre-se sempre de ligar com antecedncia
avisando ao seu gerente de banco para resgatar a quantia;
Caso no tenha aplicaes financeiras, tente prorrogar o
pagamento de fornecedores, at que o saldo fique no azul de novo;
Se no conseguir, tente antecipar o recebimento dos
clientes mais prximos. Todas as empresas tm clientes que do
abertura para este tipo de solicitao;
Agora caso voc no consiga nenhuma das alternativas
acima, e ficar algum fornecedor sem pagar, volte no tpico 1.2.
Operando o Contas a Pagar e mos obra.

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PARTE III OS COMANDANTES

3.7 - CENTROS DE CUSTOS


Todas as empresas adoram os centros de custos. legal poder
analisar onde esto ocorrendo a maior parte dos gastos, aonde podemos
reduzir despesas, dentre outras anlises to importantes.

Os centros de custos so grupos de contas onde as


empresas analisam os resultados e os comparam
dentro do resultado total de um perodo (ms, ano,
etc.) atual da empresa e/ou com perodos anteriores.
As contas so as movimentaes financeiras ocorridas
na empresa. Ex. Clientes, Fornecedores, Impostos, etc.

Criando as contas e os centros de custos


Normalmente os centros de custos nas pequenas empresas so
feitos baseados no fluxo de caixa. l que esto todas as
movimentaes financeiras. Ento nada mais certo do que se basear
nestas informaes correto?
Vamos explicar melhor os centros de custo relembrando o
nosso fluxo de caixa.

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PARTE III OS COMANDANTES

Agora para conta cada uma, vamos dar um nmero ou cdigo


especfico. Veja como fica:

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PARTE III OS COMANDANTES

Percebeu os nmeros esquerda na coluna cinza? Viu que as


Entradas e Sadas possuem um nmero inteiro? Estes so os famosos
centros de custos Notou que as contas embaixo possuem uma
numerao que continua esse nmero inteiro? Estas so as contas.
Mas espere um momento. Entrada sendo chamada como centro
de custo? Bom, o correto seria dizer centro de receita, mas no dia a
dia acaba sendo chamado de centro de custos das entradas. Fica a
critrio da empresa.

Criando subcontas
O seu gestor, aps ver a sua classificao, lhe pede a seguinte
informao:
- Quais
Fornecedores?

os

fornecedores

esto

dentro

da

conta

Rapidamente surge em sua mente uma baita dvida. Mas nada


que precise acabar com sua tranquilidade. Vamos mostrar a ele as
informaes que pediu atravs da criao de subcontas no nosso
centro de custos.
Ficar assim:

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87

PARTE III OS COMANDANTES

Ficou claro que a conta Fornecedores, o resultado da soma


da subconta do Supermercado + Mat. Limpeza. E o mesmo vale para
a conta Folha de Pessoal que a soma de Salrio + Frias.
Excelente. Agora j sabemos quem so os fornecedores que
esto dentro da conta Fornecedores, e dentro do centro de custo das
Sadas. Voc poder criar quantas contas achar necessrias, e quantas
subcontas necessitar. Apenas lembre-se de tentar agrup-las seguindo
um mesmo raciocnio como colocar todos os fornecedores dentro da
conta Fornecedores, impostos dentro da conta impostos, e por ai em
diante. Nada de lanar um fornecedor na conta de Folha de Pessoal.

Dificuldades da classificao.
Para no ser diferente do restante das tarefas do financeiro,
necessrio estar atento em alguns pontos. Temos algumas contas que
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PARTE III OS COMANDANTES

normalmente costumam dar um pouco de dor de cabea para quem as


est classificando. So elas:
Receitas / Despesas diversas
Outras Receitas / Despesas
Estas duas contas so muito comuns de serem usadas quando o
funcionrio, ou voc mesmo, no sabem, ou no distinguem, como
classificar a receita ou a despesa no seu devido centro de custo.
Lembre-se que estas contas devem ser usadas em ocasies raras e em
excees. Literalmente apenas em ltimo caso. Um exemplo simples
para ilustrar seria uma empresa que tem como atividade principal a
venda de autopeas. Este empresa teve um veculo de sua propriedade
envolvido em uma batida, com perda total, e ir receber o valor do
seguro. Esta entrada do seguro dever ser classificada na conta Outras
Receitas, pois no se trata de uma receita de venda de autopeas.
uma exceo.

Se estiver com dvidas no momento de classificar,


pergunte sempre antes de classificar. melhor
questionar do que ao final do ms, quando for entregar
a classificao, ele perceber por exemplo que 40% das
despesas esto classificadas na conta Outras Despesas.
Hummm....

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PARTE III OS COMANDANTES

3.8 - GERENCIANDO O FUNDO-FIXO


Amigo gestor, praticamente todas as empresas que eu conheo
trabalham com Fundo-Fixo ou o Caixinha. E em quase todas elas
essa gesto no eficiente por vrios motivos. Vou listar apenas 02
deles e voc ver se eles se encaixam ou no na sua realidade:

Documentao incorreta comprovando as sadas;


Falta de fechamento mensal;

Acertei pelo menos 90% dos seus problemas no acertei? Sim


caro amigo mas infelizmente esta a triste realidade em que vivemos.
E esta realidade pode piorar um pouco se voc tiver filial ou caixinhas
internos, como por exemplo, um Fundo-Fixo no Departamento de
Compras. Ai, fazer o fechamento geral, conferir os documentos de
todos, pode ser um trabalho desgastante.
Ento mais uma vez, vamos s regras!! Coloque-as para todos
que faam a gesto ou que precisem usar o dinheiro do Fundo-Fixo.
Sim, nem todo mundo quer seguir as nossas regras mas, caso uma
destas pessoas insista, pea autorizao por e-mail do diretor da rea.
Quando for fechar o caixinha e envi-lo para a contabilidade, anexe
este e-mail para comprovar que voc tentou fazer de tudo para estar
dentro do correto mas, uma ordem superior o impediu. Bom, chega
de lgrimas e vejamos estas tais regrinhas:
Valores mximos para utilizao do caixinha: Eu sugiro
sempre o valor de R$ 100,00. Mais que isso, faa transferncia
bancria. Se for adiantamento de viagem, pea para o viajante lhe pedir
sempre com no mnimo 02 dias de antecedncia para dar tempo de
voc programar o seu fluxo de caixa.
Se voc possui caixinhas em filiais, solicite sempre que
enviem o fechamento at no mximo o dia 25 de cada ms. Assim voc
ter hbil tempo de conferi-lo para envi-lo a contabilidade.
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90

PARTE III OS COMANDANTES

Solicite sempre a reposio ou suprimento de caixa quando


o valor atingir o saldo disponvel de 25% do total da reposio. Assim
voc evita que o dinheiro acabe antes de chegar a reposio.
Suspeite sempre quando o volume de solicitaes
aumentarem de uma hora para a outra. Lembre-se que o caixinha uma
das vlvulas de sada de dinheiro da empresa, e as vezes de forma nocorreta.
Faa de tempos em tempos uma auditoria nas contas do
Fundo-Fixo e veja como est sendo usado o dinheiro. As vezes
algumas operaes podero ser feitas atravs do banco, evitando a
movimentao em espcie.
No porque se trata do caixinha que as despesas no devem
ser classificadas. O Fundo-Fixo um banco local logo as
movimentaes devem sim passar por uma classificao.
Eu compreendo e voc tambm deve entender que nem sempre
se podem conseguir estes documentos contbeis. Um exemplo
comum desta dificuldade so as pessoas que trabalham viajando para
o interior do pas. Deve ser realmente difcil conseguir uma nota fiscal
num restaurante de beira de estrada. Mas estes casos so e devem ser
tratados como exceo a regra. Sugiro at um estudo mais especfico
em como poder ser feito o reembolso. J nos outros 99% das
situaes, as pessoas no conseguem porque no querem ou porque
no sabem que necessrio. Ento efetuam o gasto, pegam qualquer
recibinho, entregam, e dizem que esse serve.
Se voc for o administrador do caixinha no aceite de forma
alguma este esse serve. Exija um documento contabilmente aceito.
Lembre-se sempre que a responsabilidade sua. Caso voc abaixe a
guarda, de nada ir adiantar dizer que o funcionrio insistiu que voc
aceitasse. Voc provavelmente ser responsabilizado.

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PARTE III OS COMANDANTES

Para voc ter ideia da importncia de um Fundo-Fixo correto,


todas as notas do movimento so digitadas na contabilidade (ou pelo
menos deveriam ser). Ento ao final do ms quando voc for analisar
as despesas realizadas, poder perceber que houve alterao de um ms
para o outro. Como bom administrador pedir para examinar com mais
detalhes. Ai ir descobrir que em um ms, algumas notas foram
digitadas e no outro ms no. Vai na contabilidade e pergunta o porqu
desta variao. Sabe qual resposta voc vai ter?
- Algumas notinhas no eram vlidas ento no deu pra gente
entrar com elas no sistema...
Olha que beleza que vai ficar sua anlise e a projeo pro ms
seguinte.
Outro ponto importante e delicado. Pelo fato de o caixinha no
ser conferido em algumas empresas, ele pode ser um canal de desvio
de recursos financeiros. Portanto, ateno mxima para que o seu
fundo fixo no seja usado como vlvula de escape.

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PARTE III OS COMANDANTES

3.9 - APLICANDO O DINHEIRO QUE SOBRA


Voc est l, no finalzinho do ms e quando olha para o seu
fluxo de caixa, v a melhor coisa que um gerente pode perceber:
Sobrou dinheiro na conta! Yeeessss!!
Voc percebe que todo aquela gesto do contas a pagar,
contas a receber, renegociao de dvidas, controle da
inadimplncia, deram certo. E no fim, tudo azul na conta
corrente. Voc ento corre para o seu diretor, explica-lhe toda a
engenharia que fez durante o ms (claro, tambm merecemos alguns
elogios) e ele lhe pede para aplicar o dinheiro que sobrou.
De posse da ordem, liga para o seu gerente e ele pede para que
voc indique qual tipo de aplicao vai ser. Renda-fixa, CDB, Fundos,
Aes, etc.
Branco total na hora da resposta.
Vamos dar um pouco de luz neste momento

Antes de aplicar necessrio saber por quanto tempo o


dinheiro ficar aplicado. Algumas aplicaes tm
incidncia de Imposto de Renda e as alquotas vo
diminuindo ao passar do tempo.

Leia os tpicos abaixo:


Outro ponto fundamental saber o que vai ser feito com este
dinheiro da aplicao. Voc precisa saber com a direo da sua
empresa onde ser usado este dinheiro que sobrou. Se tiver um destino
certo, prefira aplicaes mais seguras. Caso contrrio, se o valor
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PARTE III OS COMANDANTES

excedente no tiver destino definido, voc poder apostar em


aplicaes com maior risco, ou at mesmo combinar as duas. As
aplicaes mais seguras como a Poupana, rendem menos. As de maior
risco, como as aes, podem render mais.
Uma coisa fato: Quanto maior for o valor que voc ir
aplicar, melhor ser a taxa que o seu gerente ir conseguir. Uma mo
lava a outra caro gestor. E algumas aplicaes exigem que voc
permanea com o seu dinheiro aplicado no banco por determinado
tempo. Fique atento a este prazo pois voc no poder contar o
dinheiro.
Bancos de menor porte costumam oferecer taxas melhores
do que os bancos maiores, por no terem a mesma facilidade de captar
dinheiro no mercado. Alguns chegam a oferecer mais de 100% sobre
a taxa SELIC. Vamos falar um pouco mais sobre isso logo a frente.
Definidos a forma e o que voc ser feito com o dinheiro,
hora de lutar (sim, lutar, brigar, ou outro verbo que possa significar
maiores ganhos) por taxas melhores de rentabilidade. Vamos discorrer
um pouco mais sobre essa questo de rentabilidade.
Com exceo da Poupana que tem uma regra definida de
rentabilidade, as demais aplicaes variam. O valor balizador do
mercado a taxa Selic. Voc certamente j deve ter ouvido falar na
famosa reunio do Copom. nesta reunio que se decide a taxa Selic.
E o que ento quer dizer essa Selic? Podemos dizer que se trata do
custo do dinheiro no mercado, no perodo de um ano. uma referncia.
Outro ponto a saber que algumas aplicaes funcionam com
taxa pr-fixada ou ps-fixada, em relao a SELIC. Quando falamos
em pr-fixada, estamos dizendo que a taxa ser nica durante todo o
tempo da aplicao. E ps-fixada, significa dizer que a taxa poder
mudar caso a taxa SELIC mude. Cabe a voc decidir isso. Taxas prfixadas do mais garantia e menos risco. As ps-fixadas do menos

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PARTE III OS COMANDANTES

garantia e maior risco. Mas em compensao podem dar maior retorno,


caso a taxa SELIC aumente no perodo.
timo, ento voc liga para o seu gerente e pede para ele uma
aplicao no CDB. Ele ento pesquisa no sistema, e lhe fala a seguinte
frase:
- Esta aplicao de CDB vai perseguir a SELIC e dar uma
rentabilidade de 98%.
Outro branco enorme em sua cabea. O que o gerente quis dizer
com essa tal perseguio e o que significa estes 98%? Simples. A sua
taxa de rentabilidade da aplicao ser de 98% do valor da taxa Selic,
no momento em que sua aplicao foi feita. Agora ficou fcil entender
certo?
De posse dessa resposta, fale com o seu gerente que voc ir
pensar e que depois dar a resposta. Ligue para o seu outro gerente e
informe a ele as condies que tem e pea uma taxa melhor. Caso
consiga, bata o martelo e avise ao primeiro gerente. Caso contrrio,
retorne a ligao ao gerente anterior e diga que precisa de pelo menos
99% da taxa SELIC. Esta a hora de lutar. Depois do leite derramado
no adianta chorar.

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PARTE III OS COMANDANTES

3.10 - CONTA GARANTIDA x CHEQUE ESPECIAL


Existem milhares e milhares de micro e pequenas empresas no
Brasil. E infelizmente por falta de conhecimento acabam pagando mais
por simples servios. E esta uma das situaes que eu mais vi
acontecer e uma das mais clssicas: O uso do cheque especial ao invs
da conta garantida.
Os dois so usados para o mesmo fim que o de cobrir
quaisquer eventualidades do caixa. Em outras palavras servem para
cobrir o saldo quando no temos dinheiro suficiente em conta corrente
(ou o famoso saldo vermelho). So bem prticos e importantes pois
podem nos salvar em situaes de aperto.
Olhando por este lado so muito bons para a nossa empresa.
Mas, olhando pelo outro lado...ai a coisa pode mudar um pouco de
figura por um simples e nico motivo: O Custo.
Muitos e muitos gerentes de banco literalmente empurram o
cheque especial aos seus clientes pois ganham pontos internamente no
banco.
- Mas como um gerente de banco ganha pontos por causa da
minha empresa?
Os gerentes ganham pontos internamente de acordo com a
quantidade e tipo de produtos e servios que vendem aos seus clientes,
como a sua empresa. Logo, quanto mais e melhor venderem, melhor
ser o ranking dele dentro da instituio financeira.
No vamos colocar o gerente de banco como o vilo da histria.
Assim como a nossa rea comercial, ele tambm tem metas a bater e
faz de tudo para que isso acontea. o emprego dele que est em jogo.
Mas, como o nosso diretor vai nos questionar o porqu de tantas taxas
e tarifas, e tambm ser o nosso emprego que estar em jogo, vamos
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PARTE III OS COMANDANTES

conhecer um pouco mais destas duas modalidades de salvadoras em


um momento de aperto no caixa.
O cheque especial tem um custo mdio mensal que pode ser
quase de 5%. Altssimo no? E sabe quando custa em mdia uma conta
garantida? 2% ao ms. Sim meus caros, menos da metade e pelo
mesmo servio. Claro que estas porcentagens variam de banco para
banco e de cliente para cliente. Quanto mais relacionamento voc tiver
com o seu banco, menores sero estas taxas.
Alguns detalhes so importantes quando se fala da conta
garantida. Primeiro que ela faz parte do seu limite de crdito (temos
um tpico que fala somente sobre este assunto 3.3 - Os Limites de
Crdito). Ou seja, voc vai ter que gerenciar bem quanto vai
disponibilizar para a conta garantida para no ficar sem limite para
outras operaes. O segundo detalhe que em alguns bancos se voc
for precisar de usar a conta garantida tem que solicitar a liberao do
valor necessrio (em alguns isso automtico) ento tem que ficar
atento para no ficar vendido.

Outra informao importante: O cheque especial ou a


conta garantida no fazem parte do dinheiro da sua
empresa. Devem ser usados apenas em momentos
especficos pois so classificados como endividamento.
Logo, fique atento.

Ento est ai mais uma dica. Negocie sempre para usar a conta
garantida.

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PARTE III OS COMANDANTES

3.11 - FORMAS DE FINANCIAMENTO


E chega a hora de buscar um financiamento. Seja para o bem
(expanso da empresa) ou para o mal (cobrir o saldo da conta corrente),
este momento sempre delicado. sempre importante sentar a mesa e
fazer contas e mais contas para ver se vale a pena ou no aumentar ou
iniciar um endividamento na empresa.
Para ajudar os gestores num momento to delicado, vamos
separar algumas formas de financiamento para podermos ser mais
claros e termos maior facilidade (e felicidade) para a melhor opo.
Sua empresa est atravessando um perodo excelente, com a
capacidade de produo no limite e vem perdendo espao no mercado
pois no consegue atender a demanda que anda to forte. Ai surge a
dvida: Investimos ou no no crescimento da empresa e da onde
vamos tirar dinheiro para isso?
Ou ento sua empresa est naqueles momentos. As vendas
vo mal, o caixa nos lembra um filme de terror, ou seja, precisamos de
dinheiro para sobreviver. O que fazer agora?
Est montado o cenrio para as dvidas.
Antes de a deciso ser tomada, fundamental uma reunio da
diretoria para definir e traar rumos e estratgias sejam elas para
manter o crescimento ou para tirar a empresa do vermelho. A partir
destas decises que a forma de financiamento poder ser escolhida.
Existem atualmente vrias e vrias linhas de crdito e de
financiamento para as empresas para os mais diversos motivos. Muito
se fala no Brasil que no existem opes viveis financeiramente para
se investir ou para se capitalizar. Mas eu tenho de discordar um pouco.
s vezes o que percebo uma certa preguia do gestor ou do

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PARTE III OS COMANDANTES

empresrio de buscar a melhor linha de financiamento para a sua


empresa, ou mesmo um desconhecimento das opes disponveis.
Vamos ento tentar ajudar um pouco.
Antes de decidir qual forma de financiamento ir optar, tenha
em mente estas informaes:
O prazo de financiamento. Quanto maior o prazo, mais
voc ir pagar de juros. Mas em compensao, menores sero os
valores das parcelas.
As taxas de juros. Algumas linhas possuem custo alto como
o famoso Capital de Giro. Outras em contrapartida possuem custo
baixo, como o FINAME.
Prefira linhas de financiamento voltadas para algum fim
especfico, como compra de equipamentos, aumento da lavoura
plantada, importao de equipamentos, dentre outras, pois
normalmente o custo menor.
Veja sempre se o seu fluxo de caixa ir suportar, seja o
motivo do financiamento um investimento ou um capital de giro. Se a
razo for um emprstimo para capitalizar a empresa, no se esquea
que uma hora voc ir pag-lo.
Independente do motivo do financiamento, voc estar
automaticamente gerando um Contas a Pagar. Assim que souber o
valor e a quantidade de parcelas, lance estas informaes no seu fluxo
de caixa. Ao fazer a conciliao bancria, informe para a contabilidade
o n do contrato e no se esquea de mandar uma cpia do mesmo.
Alguns setores da economia possuem linhas de
financiamento exclusivas e com incentivo do governo federal. Procure
saber se a sua se enquadra em alguns destes setores.
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PARTE III OS COMANDANTES

A sua empresa s poder ter alguma forma de financiamento


de acordo com o limite de crdito que possui. Leia o prximo tpico
para entender melhor o que este tal limite de crdito.

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PARTE III OS COMANDANTES

3.12 - OS LIMITES DE CRDITO


Estamos l tendo aquela conversa agradvel com o nosso
gerente do banco, solicitando a ele um emprstimo para poder investir
na empresa para ampliar a capacidade produtiva. Fechados os valores
e formas de pagamento do financiamento, o gerente diminui o sorriso
no rosto e lhe fala: Voc no tem limite disponvel para pegar este
valor. Na hora sua cara de alegria vira-se imediatamente para uma
cara de Hein????.
Sim meu caro gestor. Assim como voc possui um limite de
crdito, a sua empresa tambm possui um e que normalmente est
distribudo em algumas linhas de crdito.
Depois do susto inicial, vamos ao que interessa. O que este
limite de crdito.

Limite de Crdito o valor (ou limite como o prprio


nome diz) que temos junto aos bancos dos quais somos
clientes, que podemos usar de algumas maneiras. Seja
para descontar ttulos, linhas de capital de giro,
financiar exportaes, dentre outras.

No ajudou em nada a explicao acima afinal de contas voc


continuou sem limite para fazer sua operao.
Ento vamos ser mais especficos. Como ento os limites de
crdito so estabelecidos pelo banco e como eles so divididos nas
mais diversas linhas?
Primeiro o seu gerente vai pedir a documentao de praxe para
que a rea de crdito interna do banco faa uma anlise da capacidade
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PARTE III OS COMANDANTES

de endividamento que a sua empresa possui. Trocando em midos,


seria quanto a nossa empresa consegue tomar emprestado.
As informaes solicitadas mais comuns so:
Faturamento dos ltimos 12 meses
Balano Patrimonial recente
Nvel de endividamento no mercado
Telefone na mo e d-lhe conversa com o contador para que ele
lhe mande estas informaes.
Os bancos verificam sempre a evoluo do faturamento, se
aumentou durante o ano, se caiu, se foi constante. Uma conta rpida
que se faz pegar 10% do faturamento anual e colocar como limite da
empresa. Ex. A sua empresa faturou $10.000.000,00 em 2010 logo seu
limite ser de $1.000.000,00 ou 10% de $10.000.000,00.
Outro ponto situao do balano patrimonial. verificado o
nvel de endividamento da empresa ou quanto ela deve no mercado,
ndice de liquidez ou a capacidade de pagamento, dentre outros.
Importante ressaltar que cada banco tem sua prpria rea de anlise de
crdito e as suas prprias regras para emprstimos.
Enviadas as informaes ao gerente, passa algum tempo e ele
faz uma visita e diz que o seu limite de $1.000.000,00. S que voc
vai querer utilizar este valor da melhor forma possvel, baseado nas
necessidades que voc ter pela frente certo? Ento antes de falar com
ele aonde voc quer usar este limite, faa um planejamento e verifique
aonde ser sua maior necessidade. Se for investir na compra de
mquinas aumente o valor disponvel para este item. Se a necessidade
for de colocar dinheiro em caixa aumente o valor para capital de giro
ou desconto de duplicatas, e assim por diante.
Os limites podem ser alterados de acordo com a necessidade da
empresa. interessante todo incio de ano, com o balano e

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PARTE III OS COMANDANTES

faturamento do ano anterior fechados, chamar seu gerente e dizer a ele


suas necessidades.
Uma dica que pode ser interessante trabalhar com mais de um
banco. O limite de crdito definido por banco logo voc pode ter uma
linha de crdito de $1.000.000,00 em uma ou mais instituies
financeiras e dividir entre elas, o que vai usar. Por exemplo se sua
cobrana bancria est em um banco, aumente o valor de crdito para
desconto de duplicatas. Se suas operaes de exportao esto em
outro banco, aumente o limite para tal. Enfim, gerencie seus limites de
melhor maneira possvel.

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PARTE III OS COMANDANTES

3.13 - O GERENTE DE BANCO


Quando precisamos de linhas de crdito, enviar cobranas
bancrias, descontar ttulos, obter linhas de financiamento, sempre
entramos em contato com o nosso gerente de banco. Estes profissionais
podem ser nossos melhores e piores amigos ao mesmo tempo. Vamos
falar um pouco sobre este profissional que convivemos tanto.
O gerente de banco um dos profissionais que
normalmente mais est do nosso lado quando nossa
empresa faz negcios constantes com a instituio
financeira aonde ele trabalha. Quando temos
financiamentos a longo prazo, cobranas (banco adora
cobrana), operaes internacionais, entre outras, podemos cham-lo
at de madrugada que ele estar pronto a nos atender. E isto fcil de
entender o porqu.
Essa profisso de gerente de banco meio cruel para os
profissionais pois os obriga a serem interesseiros a ponto de procurar
sempre a melhor empresa de sua carteira. Por um lado eles esto mais
do que certos. Afinal ningum vai querer trabalhar com um cliente que
no lhe resultado ou visibilidade nenhuma. Mas por outro lado podem
perder boas oportunidades.
Se a figura do gerente de banco age desta maneira, sempre
procurando as melhores opes, ento temos mais que nos tornar
interessantes para ele, principalmente se sua empresa faz uso constante
ou necessita constantemente de servios e solues bancrias.
Ai entra a tese de que ter uma conta corrente em mais de um
banco pode ser bastante interessante. a lei da oferta e da procura. Se
o seu gerente de um banco lhe oferece uma taxa de conta garantida de
2%, ligue para o outro e pea 1,5%. Nada de aceitar qualquer tarifa ou
taxa de primeira. Ligue para o seu gerente do outro banco e pea para
que cubra sua oferta ou ento que pelo menos a iguale. Jogue duro pois
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PARTE III OS COMANDANTES

todos tm uma certa gordura para queimar. Todos podem ceder um


pouco.
Algumas dicas podem ser preciosas neste momento. Veja:

Os bancos adoram ter presena no dia a dia da


empresa. Ento trate de negociar que os pagamentos
sero realizados pela conta corrente de um banco que
voc tenha bom relacionamento.

Tente no concentrar em apenas um banco. Ento negocie o


recebimento de suas cobranas em outro banco para tambm ter
argumento nessa outra ponta.
Os bancos mdios e slidos so os que apresentam melhores
taxas de retorno para investimentos pois tm mais dificuldades de
captar recursos no mercado. Sabe aquela linha de financiamento que
voc tanto precisa? Ligue para todos os seus gerentes e veja aquele que
oferea as melhores taxas e prazos de pagamento.
Se mesmo assim o seu gerente de banco no acordar comece
a transferir as cobranas ou os pagamentos para o outro banco. Pare de
fechar negcios. No se trata de boicotar mas sim de querer melhores
condies para sua empresa.
Ento fica a mensagem: Voc pode fazer do seu gerente de
banco seu melhor amigo. Basta negociar, negociar, negociar, e
negociar.
E depois no se esquea de contar ao dono da empresa o que
voc conseguiu.

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PARTE III OS COMANDANTES

3.14 - FINANCEIRO X CONTABILIDADE


o Departamento Financeiro brigando com a Contabilidade e
a Contabilidade de cara feia para o Departamento Financeiro. Sim, isto
bem comum. E para tentar encerrar, ou pelo menos apaziguar os
nimos, vamos tentar esclarecer alguns pontos destes conflitos.
O Departamento Financeiro funciona com um filtro para a
Contabilidade. E de vrias coisas importantes. Lembra-se de quando
estvamos preparando os movimentos do Contas a Pagar e do
Caixinha, para serem enviados Contabilidade? Lembra-se de quando
estava faltando alguma nota ou ia alguma informao errada? Lembra
do contador de cara feira? Pois , quando isto acontece, quem tem que
se virar para resolver o problema o contador e sua equipe. Afinal
nada pode ficar sem ser lanado. Ai, neste momento de falta de
informaes, pode ter incio a famosa marreta no sistema. A
marreta quando a Contabilidade tem de contabilizar alguma
movimentao digamos de maneira no contabilmente correta. Se
isto ocorre, pense em como ser o resultado da empresa nos relatrios
finais. Nada muito confivel correto?
A Contabilidade por outro lado, tem que estar ciente de que o
Financeiro precisa do fechamento do ms, no incio do ms seguinte
(outra famosa briga). Mas por que tanta rapidez? necessrio analisar
o resultado do ms que se encerrou, fazer ou refazer as projees dos
meses seguintes, apresentar os dados para a diretoria, enviar dados para
bancos, clientes, acionistas, etc. Logo, preciso que a contabilidade
feche o balano e entregue-o ao financeiro no incio do ms.
Do meu ponto de vista, as equipes do Financeiro e da
Contabilidade, tm o dever de andarem de mos dadas. Um tem de
conhecer, mesmo que seja razoavelmente, a rotina do outro, para poder
explicar aos seus colaboradores a importncia de se fazer um bom
servio.

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PARTE III OS COMANDANTES

Imagine em uma reunio, o diretor ficar sabendo que a


Contabilidade no fechou o ms porque perdeu tempo reconciliando
lanamento incorreto do Financeiro, e o Financeiro no pde fechar o
oramento porque no recebeu o relatrio da Contabilidade. Nada
agradvel sim?
Mas infelizmente o que se v na realidade so as equipes
fazendo o famoso jogo do empurra-empurra. Se um no fez seu servio
ou no pde analisar os resultados culpa do outro departamento.
Nada disso. hora de olharmos internamente nossos erros,
consert-los, e ajudar o outro no que ele precisa.
Apesar deste livro ser dedicado ao Departamento Financeiro,
nada como aprender algo novo certo? E algo to importante para a
empresa: A conciliao contbil. A Contabilidade faz a conciliao
contbil seguindo o mesmo raciocnio da conciliao bancria do
Financeiro, que a de identificar e descriminar as operaes realizadas
de forma correta. Quando ela recebe a movimentao financeira,
analisa cada operao e contabiliza ou no Balano Patrimonial, ou na
Demonstrao de Resultados do Exerccio (D.R.E), ou nos dois,
dependendo do lanamento a ser feito. Quando ela recebe estas
informaes erradas ou divergentes, tem de parar o que est fazendo,
liga para o Financeiro, tenta descobrir realmente o que aconteceu, e
ento finaliza a conciliao contbil.
Portanto caros colegas do Financeiro e da Contabilidade, nada
de ficar um contra o outro. Quem perde nesta histria so vocs e a
empresa. Se os dois brigam, os dois saem perdendo, e muito. Ento
como resolver? Simples, faa cada um o dever de casa, seja voc do
Departamento Financeiro ou Contabilidade.

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PARTE IV A SADE DO FINANCEIRO

PARTE IV A SADE DO
FINANCEIRO

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PARTE IV A SADE DO FINANCEIRO

O ESTRESSE OCUPACIONAL
Por CYNTHIA DIAS PINTO COELHO

A palavra stress ou sua forma aportuguesada, estresse, tem sido


amplamente utilizada pelas pessoas no seu dia a dia, referindo-se ao
cansao ou ao aborrecimento relacionado a alguma situao cotidiana.
comum ouvirmos as pessoas dizerem: meu chefe est me
estressando ou tive uma semana do co, estou estressado. O estresse
representa muito mais do que isso e preciso entend-lo bem para
saber identific-lo e aprender a lidar com ele quando este rondar a sua
vida ou bater a sua porta.
O conceito de estresse refere-se a uma srie de reaes
fisiolgicas que nosso organismo produz diante de uma situao
adversa. Nos tempos das cavernas, quando o homem vivia assolado
pela insegurana de ser devorado por uma fera e tinha que abater
animais para sua alimentao, era preciso ter reaes rpidas e um
preparo constante para lutar ou fugir. Para isso seu corpo produzia
hormnios que levavam a reaes fisiolgicas visveis como alteraes
na pupila, na circulao sangunea, nos batimentos cardacos, no
aparelho digestivo e respiratrio. Passado o perigo, essas alteraes
desapareciam e o organismo voltava ao seu funcionamento normal.
Nos dias de hoje no precisamos fugir de feras, mas
metaforicamente matamos um leo por dia no ambiente corporativo.
As pessoas vivem cheias de responsabilidades, prazos, metas a bater,
cobranas, excesso de trabalho, medo do desemprego e da
concorrncia desleal, dentre outras coisas. Alm disso, a vida nas
grandes cidades tornou-se desgastante ao extremo, com um trnsito
catico e a insegurana causada pela violncia. Ou seja, vivemos hoje
numa selva de pedra, com os velhos desgastes de milhares de anos
atrs, desencadeados por novos motivos.

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PARTE IV A SADE DO FINANCEIRO

preciso entender que com a melhora na economia, a


globalizao e a evoluo tecnolgica a vida se tornou cheia de
confortos e de objetos de desejo. Com isso, nosso custo de vida
aumentou significativamente e passamos a trabalhar e competir cada
vez mais para conseguirmos nos manter nessa ciranda.
O estresse, em pequenas doses, pode at ser benfico e
estimulante, mas em constncia na vida das pessoas, pode significar
um grande problema, alterando a homeostase e o equilbrio.
No preciso voltar muito no tempo, buscando lembranas de
nossas infncias, para ver como foi que isso aconteceu. Num passado
recente, h cerca de 40 ou 50 anos atrs, o sonho de consumo de uma
famlia de classe mdia era ter uma casa prpria, um carro na garagem
e dar uma formao profissional aos filhos. Naquela poca grande
parte das mulheres tinha pouca escolaridade e era dona de casa,
dedicando-se a cuidar dos filhos e dos afazeres do lar. Ao homem cabia
o papel de chefe de famlia, provedor do sustento da casa. Os bens de
consumo eram restritos e o mercado no Brasil oferecia pouca variedade
de produtos, uma vez que somente a produo nacional era
comercializada por aqui. Os produtos importados s chegaram muitos
anos depois, com o governo Collor, que permitiu a abertura s
importaes.
As casas medianas contavam com apenas um ou dois
banheiros, um aparelho de televiso, um rdio, uma mquina de
costura, uma geladeira, um fogo, uma mquina de lavar, uma linha
telefnica e um carro. As crianas estudavam pelo menos parte de sua
vida acadmica em escolas pblicas, que eram de boa qualidade e
pouca gente se preocupava em falar fluentemente outra lngua. Os
esportes eram praticados nas ruas, onde era possvel brincar sem o
perigo dos dias de hoje e os clubes eram bastante acessveis. Isso
parece muito pouco se comparado ao que temos hoje, mas a vida flua
de forma mais suave e tranquila e o estresse no aparecia como o
grande vilo da medicina ocupacional e dos consultrios de psicologia.

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PARTE IV A SADE DO FINANCEIRO

A vida hoje oferece uma lista sedutora de objetos de desejo,


que vo desde carros ultramodernos a bolsas e relgios que podem
custar o preo de um carro popular e voc pode encontrar na lojinha da
esquina produtos fabricados do outro lado do mundo, por um preo
bastante atraente. A qualificao profissional, o crescimento das
empresas e a globalizao trouxeram diversas modificaes nas
relaes de trabalho, muitas delas responsveis por causar o chamado
estresse ocupacional. importante ressaltar que cada pessoa reage de
forma diferente s presses do ambiente de trabalho, tendo maior ou
menor tolerncia s cobranas e sobrecarga de atividades. Por isso
algumas pessoas no manifestam sintomas fsicos ou psquicos
enquanto outras adoecem constantemente, trabalhando num mesmo
ambiente corporativo.
Existem diversos outros fatores que ultrapassam o ambiente de
trabalho e que tambm podem levar ao estresse, como por exemplo,
doenas em famlia, separao conjugal ou problemas de
relacionamento, morte e perdas em geral, problemas familiares,
dificuldades financeiras e outros.
Foi em funo do adoecimento das pessoas e,
consequentemente, das perdas e custos com afastamentos dos
funcionrios pelo setor da medicina ocupacional que surgiram, no
mundo todo, diversos estudos sobre o estresse. As grandes empresas
passaram a investir milhes na preveno e tratamento dessa patologia.
So comuns os investimentos em qualidade de vida, em lazer, prtica
de atividades fsicas, convenes em hotis de luxo (que mesclam
trabalho, lazer e turismo), acompanhamento mdico e psicolgico de
forma peridica e preventiva, palestras e cursos motivacionais, bnus
financeiros, premiaes e participaes nos lucros, dentre outras
coisas. O resultado desse investimento tem sido muito positivo, pois
com essas prticas no s se diminui o nmero de afastamentos como
se aumenta o crescimento e a qualidade da produo, uma vez que se
tem funcionrios equilibrados, saudveis e mais satisfeitos.

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111

PARTE IV A SADE DO FINANCEIRO

PRINCIPAIS SINTOMAS DO ESTRESSE


Agora que voc j entendeu um pouco sobre as causas
e os mecanismos do estresse, saiba como reconhecer os principais
sintomas desse monstrinho que pode agir de forma silenciosa em sua
vida.
O adoecimento fsico ou psquico normalmente chama
a nossa ateno, pois na maioria das vezes somente quando h perda
da sade que o trabalhador comea a olhar para si mesmo. De acordo
com estudos em medicina psicossomtica com a perda do equilbrio
interior que o corpo pode comear a produzir sintomas. Esses sintomas
seriam um mecanismo de defesa, um alerta vermelho de que algo no
est em harmonia e precisa de ateno. Normalmente os sintomas
surgem de forma gradativa e desaparecem aps um tratamento mdico
adequado. Mas importante saber que no adianta tratar somente o
sintoma ou a doena, se no se tratar tambm a causa emocional, pois
neste caso, a doena reaparecer ou surgiro novos sintomas.
Uma das caractersticas mais presentes nas pessoas
estressadas a ansiedade. E ela um dos maiores viles contra o
equilbrio emocional, capaz de desencadear a produo de uma srie
de doenas e sintomas no nosso organismo. Essas pessoas sofrem por
antecipao, se preocupam demais e s vezes apresentam desesperana
e pessimismo, pois tendem a ver as coisas por um ngulo mais
negativo. Elas podem apresentar ainda baixa autoestima, alteraes de
sono, irritabilidade, distrbios alimentares, falta de concentrao, etc.
Existem diversos sintomas associados ao estresse,
como a hipertenso, dores musculares, baixa resistncia imunolgica,
distrbios sexuais e perda de libido, alteraes do sono, cefaleias
(dores de cabea), alteraes do apetite e de peso, alergias, depresso,
sndrome do pnico, dificuldades de concentrao e memria, aumento
do consumo de lcool, cigarro, drogas e psicotrpicos, numa extensa
lista de outros sintomas. Ao perceber essas ou outras alteraes
importante procurar imediatamente o mdico, pois somente com o
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PARTE IV A SADE DO FINANCEIRO

diagnstico correto ser possvel fazer um tratamento adequado e


livrar o corpo dessa produo de sintomas. No se deixe levar por
aquela conversinha de que isso tudo stress, emocional, quando as
frias chegarem tudo ir desaparecer. Isso um grande engano! Os
sintomas orgnicos, ainda que desencadeados por questes
emocionais, devem ser tratados to logo se manifestem, pois somente
dessa maneira voc ir prevenir o surgimento de novos sintomas, a
evoluo e o agravamento de doenas j existentes.
Existem medicamentos indicados para diminuir a
ansiedade e suprimir alguns dos sintomas citados acima, mas esses
medicamentos devem ser prescritos por um mdico. Nunca tome um
medicamento sugerido por um amigo ou parente que teve um sintoma
parecido com o seu, pois o uso dessa medicao deve ser avaliado caso
a caso. E s vezes, algumas pessoas que se sentem tensas ou fadigadas
ao final do dia, gostam de sair para tomar uma bebida e relaxar com os
colegas. Lembre-se de que no h nada de mal nisso, mas fique atento
para no usar o lcool como forma de diminuir as tenses e se livrar
do estresse.

DICAS PARA EVITAR O ESTRESSE

FALE: Uma das armas mais valiosas e mais simples na


preveno do estresse e da produo de doenas a FALA. Isso
mesmo, a fala! Falar pode aliviar dores emocionais, pode ajudar na
negociao de prazos e tarefas, na expresso de sentimentos contidos
e medos fantasiosos. J dizia o dito popular: conversando que a
gente se entende e s vezes se desentende tambm... Os problemas de
comunicao dentro das empresas podem levar a interpretaes
equivocadas, a discusses dispensveis, a desgastes de relacionamento
e a falta de respeito. Portanto, no tenha medo de falar: converse, pea,
negocie, reclame, e principalmente, evite fofocas. A fofoca um
grande inimigo da paz organizacional e pode gerar ansiedade e

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PARTE IV A SADE DO FINANCEIRO

preocupao com falsas verdades e boatos, responsveis por boa parte


dos conflitos relacionais dentro das empresas.
ORGANIZE-SE: Muitas vezes a falta de organizao que cria
a ansiedade no trabalho. Comear tarefas e no terminar, trabalhar
numa mesa cheia de papeis, calcular mal o tempo gasto em cada
atividade, cumprir prazos em cima da hora, no prever pequenos
imprevistos, como o atraso no trnsito, uma pane no computador ou a
falta de um material, podem gerar estresse. Por isso, ao iniciar seu
trabalho, organize-se: calcule o prazo adequado, certifique-se de que
tem o material necessrio para a execuo da tarefa, acrescente um
tempo para os imprevistos, saiba avaliar as competncias de seus
colaboradores na hora de delegar uma tarefa, seja claro sobre o que
deseja e faa uma previso realista dos custos. Essas atitudes podero
ajud-lo em muito na organizao de seu dia a dia.
PARE DE PROCRASTINAR: A procrastinao (mania de
adiar a execuo das tarefas a serem cumpridas) uma grande vil na
produo da ansiedade e do estresse, pois enquanto uma tarefa
determinada no for cumprida ela continua preocupando sua mente,
lembrando-lhe a cada momento que voc tem uma tarefa em atraso
para realizar. Um grande nmero de tarefas em atraso gera estresse,
sensao de incapacidade e de excesso de trabalho, alm de cobranas
constantes por parte de colegas, chefia e at de si mesmo.
APROVEITE SEUS MOMENTOS DE FOLGA: No existe
nada pior do que levar trabalho para casa ou trabalhar nos finais de
semana e feriados. Ao sair da empresa deixe para trs todos os
problemas, a no ser que voc esteja de sobreaviso ou faa parte do seu
contrato de trabalho ficar disposio da empresa nos finais de
semana. Se voc vai para a praia, para uma festa ou cinema e leva o
celular para ficar acessando e-mails profissionais voc simplesmente
no consegue se desligar dos problemas e fica impossibilitado de curtir
seus momentos de descanso e de interao com as pessoas.

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PARTE IV A SADE DO FINANCEIRO

PRATIQUE ESPORTES: A prtica de esportes benfica tanto


para a sade fsica quanto para a sade mental. Alm de fortalecer os
msculos, ajuda no condicionamento cardiorrespiratrio, no bom
funcionamento do sistema imunolgico, no controle da obesidade,
diabetes, hipertenso, ela colabora significativamente para manter o
bom humor. A prtica de atividades fsicas leva produo de
endorfina, hormnio responsvel pela sensao de prazer e bem estar,
to importantes no combate ao estresse. E nada como um corpo
saudvel, bonito e bem cuidado para voc se sentir bem diante do
espelho e ficar em dia com sua autoestima.
UTILIZE TCNICAS DE RELAXAMENTO: existem alguns
exerccios de relaxamento que podem ser feitos por voc em casa, no
escritrio ou em qualquer lugar. O ideal que voc d uma pausa a
cada 2 ou 3 horas de atividade. Nessa paradinha, ande, tome uma
gua, coma alguma coisa, alongue seu corpo, v ao banheiro, olhe pela
janela e veja o mundo l fora. Escolha algum desses exerccios e
pratique!
Fique de p. Mantenha as pernas um pouco abertas e os ps
bem apoiados no cho. Agora, estique os dois braos para cima, como
se fosse encostar as mos no teto. Alongue todo o seu corpo e depois
de senti-lo bem esticado, solte os braos para baixo. Repita esse
exerccio umas trs a quatro vezes.
A regio dos ombros e pescoo forma um trapzio onde
acumulamos tenses. Essa contrao muscular pode gerar incmodo e
dor. Para relaxar essa regio faa movimentos circulares com a cabea.
Encoste o queixo no ombro esquerdo e v movendo-o at chegar ao
ombro direito. Depois faa o mesmo movimento com a cabea
pendendo para trs, para completar o crculo. Depois faa movimentos
circulares com os ombros, para frente e para trs e por fim levante-os
para cima e para baixo (lembre-se: voc vai levantar somente os
ombros e no os braos).
A respirao pode ser uma grande aliada na hora de relaxar.
Esse um exerccio simples e que pode ser feito a qualquer hora e em
qualquer lugar. Inspire, prenda a respirao enquanto conta at trs e
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PARTE IV A SADE DO FINANCEIRO

depois solte o ar. Durante a inspirao lembre-se de que voc deve


deixar o ar entrar nos pulmes e fazer com que sua barriga infle com
o ar e no apenas o seu peito. que ao inspirar e expirar usamos um
msculo chamado diafragma, que fica posicionado transversalmente
entre o trax e o abdmen. Assim, ao encher os pulmes de ar voc
dever ter a sensao de que sua barriga tambm se encheu de ar. Faa
trs sries com trs repeties cada.
UM POUCO DE CUIDADO NO FAZ MAL A NINGUM:
Cada pessoa tem um jeito de relaxar e descansar. Algumas pessoas
gostam de ir pra praia, outras de ir para o campo e fugir do barulho e
da poluio. Mas no a todo momento que podemos dar uma
fugidinha assim. Por isso busque coisas simples e fceis de fazer para
relaxar voc. Uma simples massagem corporal, um passeio no parque,
ouvir uma boa msica, bater papo com os amigos, curtir uma
romntica noite a dois, brincar com as crianas, assistir a uma comdia
que lhe arranque muitas gargalhadas, tomar um banho de banheira ou
uma sauna, receber os amigos em casa para uma partidinha de baralho,
comer uma comida gostosa e por a vai...
Agora que voc j entendeu um pouquinho sobre o estresse e
j sabe como reconhec-lo, voc tem o conhecimento suficiente para
cuidar de voc mesmo e saber que deve procurar ajuda mdica e/ou
psicolgica, quando necessrio. Entenda bem que cuidar de voc
mesmo de SUA responsabilidade e que no vale se esconder atrs de
desculpas como no tenho tempo para cuidar de mim ou meu
trabalho est to apertado que no consigo nem comer direito. Assim
sendo, seja responsvel com sua sade, tenha uma alimentao
saudvel, pratique esportes regularmente, durma bem, invista em lazer
e qualidade de vida, faa tudo o que puder para ser feliz. Invista muito
em voc, pois os lucros so os melhores do mercado!

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