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La Gestin del Tiempo incluye todas las actividades necesarias para conseguir cumplir
con el objetivo de fecha de entrega del producto del proyecto. Incluye las siguientes
actividades: identificacin de actividades, secuencia miento lgico de actividades,
estimacin de duracin de las actividades, y elaboracin del cronograma de proyecto.
Para la elaboracin del cronograma veremos diversos mtodos como el PERT-CPM
con nivelado de recursos, la simulacin, y el mtodo de cadena crtica. Existe una gran
oportunidad vinculada al desarrollo de metodologa y aplicaciones especficas para la
gestin de proyectos. Los principales decisores de las grandes empresas ven en la
falta de estos dos puntos un gran lmite para el desarrollo de sus organizaciones.
Una caracterstica importante de los mtodos de gestin de proyectos es su
generalidad: dentro de ciertos lmites, valen tanto en empresas y proyectos
gigantescos, del tipo de Tres Gargantas, visto en la primera seccin de este trabajo,
como en una empresa mediana o pequea, y hasta en un emprendimiento
unipersonal. Es fcil imaginar cmo sepodran aplicar las tcnicas de la gestin de
proyectos en Tres Gargantas: ejrcitos de ingenieros civiles, ingenieros electricistas y
administradores trabajaran en el diseo de procesos taylorianos para el movimiento
de tierra, la preparacin del hormign segn el Just-In-Time, el transporte de los
materiales desde los depsitos, el traslado cotidiano de los obreros desde enormes
complejos de viviendas, la compra de los insumos para la obra y para la alimentacin
de los trabajadores, el seguimiento de todas las tareas, la rectificacin de posibles
errores
Asimismo, habra cientos de expertos en estructuras calculando, posiblemente desde
distintas partes del mundo y conectados en red, los detalles de tamaa obra. Y no
debemos olvidar a los socilogos que estudiaran el proceso de relocalizacin de la
poblacin que debera ser trasladada a nuevas tierras. Tampoco el proceso poltico de
negociacin, vinculado con los mltiples temas sociales, econmicos, histricos que
rodean a Tres Gargantas. Y podramos seguir aqu con una infinidad de oportunidades
para aumentar la productividad y reducir el conflicto mediante mtodos cuantitativos y
otras tcnicas de la administracin moderna, que se llevan al terreno de la realidad
mediante la implementacin de proyectos diversos y sistemticamente coordinados
mediante las herramientas esquematizadas
La gestin del tiempo incluye todas las actividades necesarias para conseguir cumplir
con el objetivo de fecha de entrega del producto del proyecto. Incluye las siguientes
actividades: identificacin de actividades, secuencia miento lgico de actividades,
estimacin de duracin de las actividades, y elaboracin del cronograma de proyecto.
Para la elaboracin del cronograma veremos diversos mtodos como el PERT-CPM
con nivelado de recursos, la simulacin, y el mtodo de cadena crtica.
La descomposicin de las tareas en actividades ha de realizarse por tanto, a partir del
EDT/WBS del proyecto. En el caso de grandes proyectos, la descomposicin en
actividades slo puede realizarse a corto plazo ya que es entonces cuando es posible
GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO
Se indica que cuando se olvide registrar una hora de inicio, de fin o la duracin de una
interrupcin, se puede hacer una estimacin ya que es lo ms parecido al tiempo real.
Tambin propone utilizar un cronmetro para controlar las interrupciones, y
recomienda, que se debe resumir el tiempo puntualmente. Otra aproximacin para
registrar tiempos es utilizar un computador. Humphrey destaca: He intentado esto y
he observado que lleva ms tiempo y era menos adecuado que tomar notas en papel.
En secciones posteriores y como propuesta nuestra, veremos que en el mbito de los
procesos de desarrollo, registrar los tiempos en un computador es una muy buena
prctica.
Una programacin es una lista ordenada por tiempos de eventos planificados, por
ejemplo, un Diagrama de Gantt. Esta tcnica permite coordinar el trabajo de mltiples
actividades, y seguir el progreso del proyecto frente al plan y la programacin.
Adems, para controlar el progreso del proyecto, el trabajo debe dividirse en varias
partes que puedan ser estimadas y planificadas. Estos puntos de la programacin son
medibles para determinar el progreso, y reciben el nombre de puntos de control o
hitos.
El seguimiento de un plan de proyecto permite determinar si el proyecto va adelantado
o retrasado segn lo programado, y actuar a tiempo frente a los problemas detectados.
Tambin utiliza los Diagramas de Gantt para informar del progreso frente a lo
programado. En el diagrama, la fecha actual se indica por medio de una lnea vertical
doble. Las actividades parcialmente lnea horizontal sobre el bloque de la tarea.
El manejo de los cronogramas requiere del conocimiento de un cierto vocabulario,
donde figuran trminos como: Actividad, tarea, hito, holgura y la ruta crtica; se
explica:
Tarea.- Una tarea es la ms pequea unidad de trabajo que se usa en planeacin de
trabajo. Debe tener fechas claras de inicio y fin y al final de su desarrollo se suele
producir algo, posiblemente un resultado intermedio, de inters para el proyecto.
Actividad.- Es una operacin o un proceso que demanda tiempo y posiblemente
recursos, que debe ser realizada con el fin de completar el proyecto. Describe las
actividades como compuestas por una o ms tareas.
Hitos.- Un hito representa un evento significativo dentro del proyecto. En general la
calificacin de significativo da prioridad a la perspectiva de los ejecutivos interesados
en el proyecto, pero tambin puede reflejar la perspectiva de otros interesados, como
por ejemplo el equipo del proyecto. Algunos ejemplos del uso de este trmino son:
o
o
o
o
o
Con un hito se puede representar un requisito del cliente, que fija una fecha de entrega
para un cierto componente del proyectoEn un proyecto que se hace por fases. Los ejecutivos interesados en el proyecto vern
como hitos a las fechas de finalizacin de cada fase.
Para facilitar la comunicacin con los objetivos interesados en un proyecto se usan los
cronogramas de hitos, en los cuales no se muestran las actividades individuales sino
tan solo los hitos de inters para estos ejecutivos
Los miembros del equipo del proyecto considerarn como hitos a las terminaciones de
cada paquete de trabajo.
En un paquete de trabajo complejo, digamos de algunos meses de duracin, se deben
definir hitos que permitan monitorear apropiadamente su avance.
Esfuerzo.- La cantidad de unidades de tiempo por persona que se estima requiere la
actividad para su correcto desarrollo. Por ejemplo 40 horas/hombre.
Duracin.- La duracin en unidades de tiempo que se espera tome la actividad. Por
ejemplo 80 horas. En el fondo lo que ocurre es que tenemos tres variables ligadas por
una ecuacin: Esfuerzo (horas/hombre) = Duracin (horas)/Nm. Recursos. Por tanto
hay tres tipos de actividad: las delimitadas por esfuerzo, las delimitadas por la duracin
y las delimitadas por el nmero de recursos. Una vez que se fija la definicin del tipo
GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO
Si bien por definicin cada proyecto es nico, a menudo una EDT de un proyecto
anterior puede usarse como apoyo para uno nuevo con el que guarde cierta similitud.
Es razonable pensar que una gran parte de los proyectos dentro de una organizacin
dedicada a una actividad especfica tendrn un ciclo de vida similar, as como
entregables. Por el contrario, cuando se afronta la creacin de un proyecto novedoso,
requerir un estudio extra para llegar al desglose adecuado.
La precisin alcanzada en la definicin del alcance nos da la capacidad de poder
desglosar en el largo plazo una tarea, un entregable, o un su proyecto diferenciada
dentro del proyecto global que puede tratarse como un proyecto independiente). Esto
significa que, en ocasiones, se ha de esperar a etapas ms avanzadas del desarrollo
del proyecto, como la fase de ejecucin, hasta que es posible definir las caractersticas
del entregable y continuar conformando la EDT al completo. Esto hace que la EDT no
sea esttica, sino que es revisada, ampliada y corregida a lo largo del proyecto.
Una de las principales cuestiones que se afrontan en el desarrollo de la EDT es el
nivel de desglose que se debe llegar a alcanzar. El desglose excesivo puede conducir
a un esfuerzo no productivo, un uso innecesario de los recursos y una menor eficiencia
en la realizacin del trabajo. Sin embargo, a medida que el trabajo se descompone
hasta niveles inferiores de detalle, mejora la capacidad de planificar, dirigir y controlar
el trabajo. El equipo del proyecto, capitaneado por el mximo responsable de la
gestin, al cual nos referiremos a partir de ahora como Project Manager, debe buscar
un equilibrio para los niveles de desglose. La propia tarea de desglose implica
principalmente:
- Identificar los entregables y el trabajo relacionado. Para ello analizaremos el
enunciado del alcance del proyecto detallado, a travs de un juicio experto,
documentacin previa, y experiencias de los implicados.
- Estructurar y organizar la EDT. Es un proceso analtico, el cual puede apoyarse
mediante el uso de una plantilla EDT de proyectos anteriores. La estructura resultante
puede adoptar varias formas, tales como:
Usar los principales productos entregables y sub proyectos como el primer nivel de
descomposicin.
Usar las fases del ciclo de vida del proyecto como el primer nivel de descomposicin,
insertando los entregables en el segundo nivel.
Usar diferentes enfoques en cada rama de la EDT, por ejemplo en cada sub proyecto.
- Descomponer los niveles superiores de la EDT. Los componentes detallados de nivel
inferior exigen subdividir el trabajo correspondiente en sus componentes
fundamentales en funcin de cmo se ejecutar y controlar el proyecto. Cada
componente debe definirse y asignarse clara y completamente a una unidad
ejecutante especfica de la organizacin que asuma la responsabilidad del
componente de la EDT.
- Asignar cuentas de control. Paralelamente a la creacin del desglose de tareas se
realiza el desglose de costos del proyecto. Para ello, se asigna segn la definicin del
paquete de trabajo una cuenta de control asociada a cada elemento del nivel de mayor
desglose de la EDT, que recoge el costo de este. La aplicacin estricta de este criterio
GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO
PREGUNTAS:
1. Porqu es importante el rea de Gestin del Tiempo de Direccin del Proyecto, en
el diseo e implementacin al Gerenciar un Proyecto.
2. Que apreciacin y explicacin considera el rea de Gestin del Tiempo del proceso
de Direccin de Proyectos y porqu?.