Parte IV Compras y Almacén

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
4. UNIDAD DE COMPRAS
Esta unidad es la responsable de gestionar todos los procesos de compra y
contrataciones de bienes, obras y servicios de conformidad con la normativa
contenida en la Ley de Contrataciones del Estado Decreto 57-92 del Congreso
de la Repblica, Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
GUATECOMPRAS, Manual de Clasificacin Presupuestaria para el Sector
Pblico y el Sistema de Contabilidad Integrada de Gobiernos Locales -SICOIN
GL-.
Objetivo General
Verificar que el proceso de compra se lleve a cabo transparentemente y velar
que las adquisiciones se realicen en el rgimen al que apliquen segn el monto
de la compra.
Base Legal
La unidad de compras se rige por el Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del
Estado.
RGIMEN DE COMPRA DIRECTA
El proceso inicia con la realizacin de la solicitud/entrega de bienes por las
diferentes unidades de la Municipalidad para la adquisicin de bienes,
materiales, suministros y/o servicios necesarios para el funcionamiento de la
institucin y el proceso termina con la recepcin de facturas y pago de cheques
a los proveedores de la compra directa. Los bienes adquiridos por este rgimen
no deben sobrepasar un monto de Q90,000.00.
Objetivos
Los propsitos que se desean alcanzar en este Rgimen son los siguientes:
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PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
Contar con normas y procedimientos de compra claros, actualizados y

modernos, que den respuesta a la situacin real y garanticen tanto la
transparencia como los controles necesarios.

Realizar una contratacin que promueva condiciones ms ventajosas para la
Administracin y el inters pblico, la cual por su limitado volumen y
transcendencia econmica no amerita someterla a concurso pblico.
Requisitos
La documentacin bsica para la realizacin de la compra directa es la
siguiente:
Formulario de solicitud/entrega de bienes

Constancia de Disponibilidad Presupuestaria
Solicitud de la compra aprobada por el Alcalde
Orden de compra
Facturas
Normas
Las reglas que deben tomarse en cuenta en el proceso de compra directa se
describen a continuacin:
Todas las transacciones deben permitir una competencia abierta entre

contratistas y proveedores, permitindose el libre concurso de los que estn
en capacidad de proveer lo solicitado y evitar la participacin de
intermediarios;
Deber obtenerse en lo posible tres facturas pro-forma solicitadas a
proveedores que se dediquen en forma permanente al giro normal de las
obras, bienes o servicios que se solicitan y que estn legalmente
establecidos;
No se podr hacer compras directas que sean mayores a Q90,000.00 a un
mismo proveedor, en un solo acto.
190

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
Solamente
se
podr
hacer
compras
directas
que
estn
bajo
la
responsabilidad y autorizacin previa de la autoridad administrativa superior
de la Municipalidad, en este caso el Alcalde.

Debe cuidarse que los bienes o servicios a adquirir sean de la calidad
deseable para el fin al que estn destinados. Deber tomarse en cuenta el
precio, calidad, plazo de entrega y dems condiciones que favorezcan los
intereses del Municipio.

Es prohibido que se fraccione en cualquier forma la negociacin, con el
objeto de evadir la prctica de la cotizacin y licitacin y as realizarlo como
compra directa, ya que ser sancionado con una multa equivalente al dos
punto cinco por ciento (2.5%) del monto de la negociacin, segn lo
establecido en el Artculo 81 de la Ley de Contrataciones del Estado y el
Artculo 55 del Reglamento.

Se debe publicar en El Sistema de Adquisiciones y Contrataciones del
Estado de Guatemala -GUATECOMPRAS- la informacin mnima de la
compra directa, que se establece en el Artculo 43 de la Ley de
Contrataciones del Estado. Cuando la compra directa sea menor de diez mil
Quetzales (Q10,000.00), no quedan obligados a cumplir con dicha
publicacin en El Sistema de Adquisiciones y Contrataciones del Estado de
Guatemala
-GUATECOMPRAS-.
191

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIN DE COMPRA DIRECTA

No.
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Emisin de solicitud/entrega de bienes
Unidad
El interesado deber llenar el formulario de
Solicitante
solicitud/entrega de bienes.
Firmas de solicitud/entrega de bienes
El interesado firmar como solicitante, obtendr la firma
Unidad
de su jefe inmediato superior y la firma de autorizacin
Solicitante
de la administracin superior.
Entrega de solicitud a Unidad de Almacn
El solicitante trasladar al Encargado de Almacn la
Unidad
solicitud para que certifique la existencia o inexistencia
Solicitante
de lo solicitado.
Certificacin por parte de Almacn
Si no hay existencia de lo solicitado en el Almacn se
proceder a poner el sello correspondiente para Encargado de
certificar la inexistencia del producto, se devolver al
Almacn
interesado y continuar el proceso. De lo contrario Si lo
solicitado tiene existencia finalizar el proceso.
Recepcin de solicitud en Unidad de Compras
El Encargado de Compras recibe la solicitud/entrega Encargado de
de bienes que vendr sellada de Almacn como
Compras
constancia de que lo solicitado no tiene existencia.
Entrega de solicitud a Unidad de Presupuesto
El Encargado de Compras trasladar la solicitud a la Encargado de
Unidad de Presupuesto, para efectos de codificacin
Compras
presupuestaria.
Emisin de Constancias de Disponibilidad
Presupuestaria y Financiera
Encargado
La Unidad de Presupuesto codificar, rubricar y
Unidad de
sellar, como seal de que existe disponibilidad en los
Presupuesto
renglones afectados.
Entrega
de
Constancia
de
Disponibilidad
Encargado
Presupuestaria
Unidad de
La Unidad de Presupuesto devolver la solicitud
Presupuesto
sellada a la Unidad de Compras.
Obtencin de proveedores
La Unidad de Compras proceder a obtener de los
proveedores que se indiquen, el giro comercial Encargado de
relacionado con los bienes, materiales y suministros o
Compras
servicios que se solicitan y seleccionar al proveedor
que cumpla con los requisitos.
192

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicitud de autorizacin de Compra Directa
Si la compra a realizar es hasta por un monto de
Q90,000.00 se proceder a pedir la autorizacin previa
de la autoridad administrativa superior de la
Encargado de
10 Municipalidad, en este caso el Alcalde, para realizar la
Compras
compra directa. De lo contrario si el monto es mayor a
Q90,000.00 se finalizar el proceso ya que procedera
realizar la compra por el Rgimen de Cotizacin o
Licitacin segn sea el caso.
Realizacin de orden de compra firmada
Encargado de
11
Se formular la orden de compra segn lo solicitado.
Compras
12
13
14
15
16
Solicitud de firmas de Orden de Compra

La Orden de Compra se firmar y se obtendrn las
firmas as: Encargado de Presupuesto, Tesorero
Municipal y Alcalde Municipal.
Recepcin de orden de Compra en Unidad de
Presupuesto
Recibe del encargado de compras la orden de compra
con las firmas correspondientes.
Revisin del ordenamiento de pagos y asiento del
compromiso
La Unidad de Presupuesto procede a verificar las
cuotas de programacin financiera y luego al registro
del compromiso presupuestario, firmar donde
corresponde.
Archivo de Orden de Compra
Al obtener la orden de compra ya firmada por parte de
Presupuesto, se desglosar la copia para el archivo
correspondiente y el original junto a las dems copias
las devolver al Encargado de Compras.
Solicitud de entrega al proveedor
Con la orden de compra original el Encargado de
Compras solicitar al proveedor ya determinado que
proceda a entregar al almacn municipal los bienes,
materiales o suministros en la misma requeridos.
Encargado de
Compras
Encargado
Unidad de
Presupuesto
Encargado
Unidad de
Presupuesto
Encargado
Unidad de
Presupuesto
Encargado de
Compras
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PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
RGIMEN DE COMPRA POR COTIZACIN O LICITACIN PBLICA

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PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
En estos regmenes la cotizaciones y licitaciones son la regla general para la

adquisicin de bienes, suministros, obras y servicios que requiera la
Municipalidad; se realiza la divulgacin mediante una convocatoria pblica para
que se presenten propuestas libremente, en sobre cerrado mismo que es abierto
pblicamente, se elige de una forma adecuada la oferta ms conveniente y
favorable para los intereses de la entidad, mediante los criterios siguientes:
calidad, precio, tiempo, caractersticas y dems condiciones que se fijan en las
bases publicadas.
Objetivos
Las metas que se pretenden alcanzar en el procedimiento de Compra por
Cotizacin o Licitacin son las siguientes:
Asegurar la transparencia de las compras realizadas en la Municipalidad.

Verificar la oferta ms conveniente para la Institucin.
Comprobar los criterios necesarios para la adquisicin de bienes o servicios.
Llevar un control de las ofertas realizadas por los diversos proveedores.
Impedir que se realicen compras con bajos niveles de calidad.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en las compras por cotizacin o
licitacin es la siguiente:
Solicitud de Pedido
Orden de Compra
Formularios de Cotizacin o de Licitacin
Plicas
Certificacin de Disponibilidad Presupuestaria
Dictamen Tcnico
Constancia de Precalificacin
Constancia Especfica de la Obra
Cuadro Tabulador
Orden de pago
Normas
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PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
Las polticas principales que deben de tomarse en cuenta en el proceso de

Compra por Cotizacin o Licitacin son las siguientes:
De conformidad con el Artculo 42 de la Ley de Contrataciones del Estado y

17 del Reglamento, las disposiciones que rigen las licitaciones se aplicarn
supletoriamente en el rgimen de cotizaciones, en lo que fueren procedentes;
especialmente cuando el monto no exceda de novecientos mil quetzales
(Q900,000.00).
Previo a la solicitud de cotizaciones, deber contarse con el pedido suscrito
por el Jefe de la oficina que corresponda, justificar la necesidad de la compra
o contratacin de los bienes, suministros, obras o servicios, para lo cual debe
contarse con la descripcin y especificaciones de lo que se requiere, bases
de contratacin cuando proceda y en el caso de obras, tambin con estudios,
diseos, planos y referencias sobre el costo probable de las mismas, todo
aprobado por la autoridad administrativa superior de la dependencia
interesada, segn lo menciona el Artculo 15 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado.

Las ofertas y contratos que se presenten y/o suscriban, para el suministro de
bienes y servicios, en la contratacin de obras, deben contener el precio
unitario de cada uno de los renglones que lo integran, expresados en
quetzales, tanto en nmeros como en letras, cuando corresponda. (Artculo 6
de la mencionada Ley).
Corresponde la designacin de los integrantes de la Junta de Cotizacin o
Licitacin, segn sea el caso, as como a la aprobacin de la adjudicacin de
toda cotizacin o licitacin, a las autoridades que se especifican: a) Al Alcalde
Municipal cuando el monto no exceda de novecientos mil quetzales
(Q900,000.00); b) Al Concejo Municipal, cuando el valor total exceda de
novecientos mil quetzales (Q900,000.00), (Artculo 9 numeral 5 de la Ley).
Adems se debe tomar en cuenta lo determinado en el numeral seis del
Artculo nueve del referido cuerpo legal.
196

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
Las Juntas de Licitacin y/o Cotizacin, son el nico rgano competente para
recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio.

Obtener un mnimo de tres ofertas firmes, solicitadas a proveedores que se
dediquen en forma permanente a este giro comercial y estn legalmente
establecidos, mediante formulario de cotizacin o licitacin que debern ser
aprobados por la autoridad superior de la entidad contratante, antes de
requerir las ofertas.
PROCEDIMIENTO DE LA FASE PBLICA PARA LA REALIZACIN DE

COMPRAS POR COTIZACIN O LICITACIN PBLICA
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PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Presentacin de Ofertas
Recibir directamente de los oferentes, en la
direccin, fecha y hora establecidas en las
Junta de
publicaciones, si se trata de licitaciones o en los
Cotizacin o
requisitos de las cotizaciones, cuando sea esta clase
Licitacin
de convocatoria. No se recibir ninguna oferta
despus de 30 minutos de la hora fijada.
Verificacin de Plicas
Junta de
Al recibir las plicas que contengan las ofertas, se
Cotizacin o
debe revisar que los sobres estn debidamente
Licitacin
cerrados.
Identificar los sobres
Junta de
En el momento de recibir las plicas se le pondr al
Cotizacin o
sobre la fecha, hora de recibido y el respectivo
Licitacin
nmero de orden.
Apertura de Plicas
Junta de
Se abrirn las plicas en el orden en que stas fueron
Cotizacin
o
recibidas, dar lectura al valor total de cada oferta y a
Licitacin
su vez debe hacer mencin del nombre del oferente.
Verificacin de los documentos
Junta de
Se proceder a numerar, firmar y sellar la
Cotizacin o
documentacin de cada oferta, a la que se adjuntar
Licitacin
el sobre en la que fue recibida.
Acta de Apertura de Plicas
Se levantar el acta correspondiente, en la cual se
Junta de
dejar constancia de las actuaciones, har nfasis en
Cotizacin o
detallar el nombre de los oferentes y el precio total de
Licitacin
cada oferta. Si se trata de ofertas que correspondan a
construccin de obras se prosigue con el siguiente
paso de lo contrario finaliza el proceso.
Integracin del Precio Oficial
Cuando se trate de la construccin de obras se
Junta de
proceder a la integracin del precio oficial, de
Cotizacin o
conformidad con lo establecido en el Artculo 29 de la
Licitacin
Ley de Contrataciones del Estado. De esta actuacin,
tambin se dejar constancia en el Acta ya referida.
198

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
199

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
PROCEDIMIENTO DE LA FASE PRIVADA PARA LA REALIZACION DE

No.
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
ACTIVIDAD
Expedientes de las Ofertas
Realizar el examen y revisin de los expedientes
que conforma cada una de las ofertas presentadas,
para el efecto, observar:
Disponibilidades Presupuestarias
Solicitar la certificacin de la disponibilidad
presupuestaria del caso (Artculo 3 de la Ley).
Dictmenes
Tener a la vista y adjuntar al expediente respectivo,
el dictamen tcnico (Artculo 6 del Reglamento y 21
de la Ley).
Pedidos y Requisitos
Establecer el cumplimiento de los Artculos 15 y 16
del Reglamento que indica que previo a la solicitud
deber contarse con el pedido junto con los
requisitos que desea y deber adjuntar copia del
documento al expediente.
Publicaciones
Obtener las publicaciones originales hechas en el
diario oficial y el de mayor circulacin. Artculo 23
de la Ley y 8 de su Reglamento.
Expediente
Una vez obtenida las publicaciones se proceder a
conformar el expediente de la Junta.
Formulario de Cotizacin
Comprobar el cumplimiento de lo establecido en la
Ley especficamente en los Artculos 39
Procedimientos de Cotizacin y 40 Aprobacin de
Formulario y de Documentos. En lo que se refiere al
Artculo 39, establecer por medio de la Patente de
Comercio, el giro comercial de cada uno de los
oferentes y en cuanto al Artculo 40 obtener copias
de la resolucin modificada respectiva.
Prevalencia de documentos
En caso de discrepancia en los documentos de
cotizacin o licitacin, segn sea el caso, se debe
tomar en cuenta los lineamientos establecidos en el
Artculo 5 del Reglamento.
RESPONSABLE
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
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PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
1.8
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
ACTIVIDAD
Verificar Cumplimiento de Requisitos
Establecer el cumplimiento de lo que menciona el
Reglamento en los Artculos 15 que hace referencia
a los pedidos y 16 que se refiere a los requisitos de
cotizacin y adjuntar copia del documento al
expediente.
Comprobacin de cumplimiento de normas
legales
Proceder a formular una tabulacin con la
informacin que se haya especificado en las bases
de licitacin o convocatoria de cotizacin, las
ofertas se colocarn, en el orden en que stas
fueron recibidas, se inicia con el nombre comercial
o personal de los oferentes y a continuacin en
forma horizontal, cada uno de los requisitos
exigidos.
Documentacin
Para llevar a cabo la Cotizacin o Licitacin
debern elaborarse segn sea el caso, los
documentos siguientes: bases de licitacin o
cotizacin,
especificaciones
generales,
especificaciones tcnicas, disposiciones especiales
y planos de construccin cuando se trate de obras.
(Artculo 18 de la Ley).
Bases de Licitacin
Verificar el contenido mnimo de las bases de
licitacin representado en requisitos segn el
Artculo 19 de la Ley.
Plicas
Revisar que contengan como mnimo lo establecido
en el Artculo 9 del Reglamento que detalla el
Contenido de las plicas.
Precios
Se calcular en definitiva el costo total oficial
estimado que servir de base para fijar la franja de
fluctuacin. (Artculo 29 de la Ley; solo cuando se
trata de obras).
Precalificados de Obras y de Consultores
Verificar la documentacin relacionada con la
constancia de precalificacin que es totalmente
diferente a la constancia especfica de la obra.
(Artculos 71 y 72 de la Ley).
RESPONSABLE
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
201

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
2.6
2.7
2.8
2.9
ACTIVIDAD
Verificacin de Acreedores
Cuando se trate de proveedores de bienes
materiales y suministros debe observarse lo
establecido por el Artculo 73 de la Ley, Artculo 54
del Reglamento y sus modificaciones.
Oferente nico
Si se presentare nicamente un oferente, a este se
podr adjudicar la misma, siempre que a juicio de la
Junta sea conveniente como lo establece el Artculo
31 de la Ley.
Una Oferta por Persona
La Junta verificar que solo se reciba una sola
oferta por participante. (Artculo 25 de la Ley).
Declaracin Jurada
Comprobar que los oferentes han cumplido con
presentar la declaracin jurada que indica el
Artculo 26 y que hace referencia el Artculo 80 de
la Ley.
Tabulacin de precios e informacin adicional
Desarrollar la actividad de gabinete que consistir
en formular una tabulacin que ser firmada por los
integrantes de la misma y tendr la siguiente
informacin:
Nombre individual o empresa comercial que
present la oferta, se pondrn en el orden en
que fueron presentadas y recibidas las ofertas.
Descripcin de todos los renglones que integran
los bienes u obra, razn de la licitacin o
convocatoria de cotizacin.
Precios unitarios y totales.
Tiempo oficial de entrega.
Tiempo de entrega
En caso de obra, aplicacin de la franja de
fluctuacin y fijacin de lmite inferior y superior.
Artculo 29.
Bases de licitacin o cotizacin
Formular un cuadro tabular que le permita detallar
todos los requisitos establecidos en las bases, as
como de aspectos tcnicos contenidos en las
mismas. (Artculos 18, 19 y 20 de la Ley).
RESPONSABLE
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
202

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
10
11
ACTIVIDAD
Comparacin de cumplimiento de requisitos
legales, financieros y tcnicos
Elaborar una tabulacin que le permita hacer una
comparacin de las ofertas, en cuanto a aspectos
legales, financieros y tcnicos.
Adjudicacin
Una vez efectuado y finalizado el anlisis pertinente
sobre las ofertas presentadas, por medio de los
cuadros conformados, segn se detall en los
numerales anteriores, proceder a la adjudicacin
del negocio, se tomar en consideracin lo
establecido en los Artculos 10, 11, 16, 28 y 33 de la
Ley, y 12 del Reglamento.
Acta de Adjudicacin
Una vez hecha la adjudicacin, se proceder a
fraccionar el Acta respectiva.
Notificacin de la Adjudicacin
Dictaminada la resolucin razonada, la Junta
deber hacer la respectiva notificacin a cada uno
de los oferentes, segn lo establece el Artculo 35
de la Ley de Contrataciones del Estado.
Resolucin de Adjudicacin
Se deber realizar en un plazo de dos das y
conforme lo establece el Artculo 36 de la Ley
Aprobacin de la Adjudicacin, debe emitir la
resolucin respectiva.
Envi de Expediente
Una vez emitida la resolucin se remitir el
expediente a la autoridad superior correspondiente,
para su aprobacin.
Resolucin de Aprobacin
Recibe el expediente con la resolucin emitida por
la Junta, proceder a su estudio y anlisis, dentro
del plazo de cinco das emitir la resolucin de
aprobacin, conforme lo establecido en el Artculo
36 de la Ley.
RESPONSABLE
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Junta de
Cotizacin o
Licitacin
Alcalde Municipal
203

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
204

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
205

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIN DE COMPRAS POR

COTIZACIN Y LICITACIN PBLICA
No.
1
2
10
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicitud de Servicio
Persona Solicitante
Llena el pedido, y solicita el bien o servicio.
Visto Bueno
Si est de acuerdo autoriza el pedido, firma para
Jefe Inmediato
dar su aprobacin y contina el proceso. De lo
contrario regresa el pedido al solicitante, Paso 1.
Verificacin de Existencia
Encargado de
El encargado de Almacn debe comprobar la
Almacn
existencia o inexistencia de lo solicitado.
Decisin del proceso
Debe analizar lo siguiente: si hay en existencia,
Encargado de
proporciona el bien solicitado, se registra el
Almacn
egreso en el libro de almacn y finaliza el proceso.
Si no hay en existencia, lo har saber para su
compra y contina con el siguiente paso.
Disponibilidad Presupuestaria
Verifica si existe rengln presupuestario con saldo
Encargado de
disponible,
caso
contrario
tramitar
la
Presupuesto
transferencia de renglones que correspondan.
Evaluacin de la Compra
Si estima que la compra necesita cotizacin o
Encargado de
licitacin pblica, solicitar al Alcalde, autorizacin
Compras
para el evento.
Autorizacin de Compra
Autoriza la negociacin, y ordena la elaboracin
Alcalde Municipal
de las bases de cotizacin o licitacin, estudios,
planos, etc.
Aprobacin de Bases
Aprueba las bases de cotizacin o licitacin, y
Alcalde Municipal
emite la resolucin correspondiente.
Llena Formularios
Llena en triplicado los formularios de cotizacin o
Encargado de
licitacin y los enva a los oferentes o
Compras
participantes.
Publicacin de la Cotizacin o Licitacin
Redacta el anuncio y pide su publicacin en el
Diario Oficial y otro de mayor circulacin, con las Secretario Municipal
fechas en que debe publicarse y con la
informacin necesaria.
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PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
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20
ACTIVIDAD
Entrega de la Oferta
Recibe la cotizacin, y llena los datos solicitados
adems entrega su oferta en el da y hora
indicada.
Recibe las Bases
Recoge las bases de licitacin y dems papelera
que debe pagar por ella o reponer el material
empleado, siempre que acredite estar inscrito en
el registro de precalificados respectivo.
Preparacin de Oferta
El licitante despus de obtener las bases arregla
sus documentos para presentarlos el da y la hora
indicada en la publicacin.
Recepcin de Plicas
Se rene el da y hora sealados para efectuar el
proceso de recepciones y apertura de ofertas, el
cual debe conceder media hora de espera a los
participantes.
Apertura de Plicas
Despus de recibida las ofertas se procede a abrir
las plicas.
Fraccionamiento de Acta
Luego de la apertura de plicas se procede a
levantar el Acta correspondiente
Revisin de la Documentacin
Se examinan y califican las ofertas, se adjudica la
que convenga con los intereses municipales y
realiza el Acta correspondiente.
Eleccin de la Oferta
Una vez decidida la oferta ms conveniente se
enva al Alcalde Municipal para su aprobacin
respectiva.
Notificacin
Se procede a comunicar a los oferentes lo
resuelto.
Aprobacin de Expediente
Recibe el expediente completo, para su
aprobacin, al mismo tiempo debe emitir la
resolucin correspondiente y continua con el
siguiente paso, de no aprobarla se regresa al paso
17 y se devolver el expediente a la Junta con las
objeciones del caso.
RESPONSABLE
Proveedor
Licitante
Licitante
Junta de Licitacin o
Cotizacin
Cotizacin
Cotizacin
Cotizacin
Cotizacin
Cotizacin
Alcalde Municipal
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PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
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28
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Discusin de las Adjudicaciones
Elabora proyecto de contrato y cita al adjudicatario Secretario Municipal
para discutir su contenido.
Elaboracin de Contrato
Elabora el contrato respectivo, el cual debe Secretario Municipal
cumplir con el procedimiento legal.
Aprobacin de Contrato
Aprueba el contrato, hacindolo constar en punto Concejo Municipal
de Acta de la sesin correspondiente.
Verificacin de Requisitos
Solicita al contratista todas las fianzas y requisitos Secretario Municipal
que exige la Ley y su Reglamento.
Compromiso
Encargado de
Registra el compromiso para el pago de la
Presupuesto
adjudicacin.
Orden de Pago
Llena la orden de pago ya sea para bienes o
Encargado de
servicios o para pagar el anticipo cuando se trate
Compras
de obras o proyectos por contrato.
Autoriza Orden de Pago
Firma la orden de pago, con el cual brinda su
autorizacin.
Solicita Comprobantes de Pago
Si se trata de bienes pide al proveedor la entrega
de los mismos la factura correspondiente. Si se
tratar de anticipo de obras, pedir la factura de
mrito, y el expediente completo que lo respalde.
Si se tratar de pago de estimaciones, pedir la
factura correspondiente, la certificacin del acta
de avance fsico fraccionada por la Oficina
Municipal de Planificacin y el reporte de
renglones de trabajo ejecutados. Si se tratar del
ltimo pago, pedir la certificacin de las actas de
recepcin,
liquidacin
y
las
fianzas
correspondientes. Si se tratar de estudios
tcnicos, entregar tres juegos completos del
mismo, juntamente con la factura correspondiente.
Alcalde Municipal
Encargado de
Compras
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PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
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34
ACTIVIDAD
Entrega de los Bienes
Entrega el bien al Encargado de Almacn,
acompaado de la factura. Si se tratar de
anticipo de obras, entregar la factura de mrito y
un cuadro que revele la inversin del anticipo. Si
se tratar de pago de estimaciones, entregar la
factura correspondiente y el reporte de renglones
de trabajo ejecutados. Si se trata del ltimo pago,
entregar la factura.
Recepcin de Bienes
Recibe el bien, lo ingresa y extiende la constancia
de ingreso a almacn y a inventario.
Recepcin de Documentacin
Recibe toda la documentacin, la revisa y
contabiliza el gasto.
Autorizacin de Orden de Pago
Firma la orden de pago, emite el cheque con las
firmas correspondientes y lo entrega al contratista.
Recibe el pago de acuerdo a la compra
Recibe el cheque, el cual firma de conformidad
con la orden de compra y el Boucher.
Recepcin de Bienes
Recibe los bienes solicitados.
RESPONSABLE
Proveedor
Encargado de
Almacn
Encargado de
Tesorera
Encargado de
Tesorera
Proveedor
Unidad Solicitante
209

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
210

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
211

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
5. UNIDAD DE ALMACN
Esta Unidad se encarga de controlar y resguardar los materiales, tiles de
escritorio, equipo, mobiliario y otros bienes de consumo que por su naturaleza
requieren de un espacio fsico adecuado para su conservacin. El almacn
municipal debe contar con un encargado llamado guardalmacn, quien ser el
responsable de la custodia y control de los materiales y suministros que posea la
entidad.
Objetivo General
Velar porque los suministros y materiales de construccin sean controlados y
resguardados correctamente y que se clasifiquen segn su naturaleza.
5.1 ALMACN DE SUMINISTROS
Contiene todos aquellos recursos adquiridos por la Municipalidad de San Miguel
Petapa para proveer a las dems unidades, con el propsito de contribuir al
funcionamiento eficiente de las mismas.
RECEPCIN Y REGISTRO DEL INGRESO DE SUMINISTROS
Este proceso inicia cuando la empresa adjudicada enva al almacn, los
artculos solicitados en el Plan Anual de Compras realizado por las diferentes
unidades de la Municipalidad de San Miguel Petapa, con el fin de abastecerse
de recursos necesarios para desempear sus labores eficientemente. El
Encargado del Almacn debe verificar, registrar, controlar y acondicionar los
recursos para evitar que los suministros adquiridos por la Municipalidad se
desperdicien.
Objetivos
Las metas que se pretenden alcanzar en el proceso de recepcin y registro del
ingreso de suministros son las siguientes:
212

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
Verificar que la recepcin de suministros se realice contra factura
proporcionada por el proveedor.

Asegurar la integridad de los suministros resguardados.
Ordenar los suministros de acuerdo a su naturaleza.
Verificar que los recursos que se ingresen al almacn sean registrados
correctamente.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse para llevar a cabo este proceso
es la siguiente:
Constancia de recepcin de suministros recibidos del proveedor

Tarjetas Kardex
Reporte de existencias
Formulario de requerimiento de suministros
Constancia de solicitud y entrega de bienes
Normas
Las normas bsicas que deben cumplirse al realizar este procedimiento son las
siguientes:
Se deben recibir los suministros contra factura proporcionada por el
proveedor.
Emisin de constancia de recepcin de bienes recibidos del proveedor, la
cual deber ser sellada de recibido y firmada por el Encargado de Almacn y
el representante del proveedor.

Registrar los ingresos al almacn en tarjeta kardex la cual debe estar
autorizada por la Contralora de General Cuentas -CGC-.
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION Y REGISTRO DEL INGRESO DE

SUMINISTROS
213

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
ACTIVIDAD
Orden de compra
Traslada al Encargado de Almacn copia de la orden
1
de compra, con informacin sobre la cantidad, calidad y
dems caractersticas de los suministros.
Recepcin de orden de compra
2 Recibe y revisa firmas y sellos de aprobacin de la
orden de compra.
Archivo de orden de compra
3 Las rdenes de compra proceden a archivarse como
pendientes de recepcin.
Entrega de suministros
4 Sern entregados en el Almacn de suministros contra
factura, envi y documentos relacionados.
Recepcin de suministros
Recibe y revisa lo adquirido del proveedor de acuerdo a
5
las caractersticas de la factura en la cual se compara
que la informacin escrita coincida entre s.
Entrada de suministros al Almacn
Ingreso fsico al Almacn de los suministros
6
comprados, los cuales deben ser clasificados segn su
naturaleza.
Realizacin de constancia de recepcin
Emite constancia de recepcin de bienes recibidos del
7
proveedor, debe tomar como base la informacin de la
factura, nota de envi u orden de compra.
Sello y firma de constancia de recepcin
Deber ser sellada de recibido y firmada por el
8
Encargado de Almacn y el representante del
proveedor.
Constancia
El original de la constancia ser para el proveedor y
9 deber adjuntarse a la factura. Adjuntar una copia para
la Unidad de Compras para realizar el trmite
respectivo.
Aviso de suministros ingresados
10 Se dar aviso a la Unidad de Compras de que los
suministros ya han ingresado a la Unidad de Almacn.
Envo de copia de constancia
Trasladar a la Unidad de Tesorera una copia de la
11 constancia de recepcin de suministros para hacer
efectivo el pago y guardar otra copia en el archivo de la
Unidad de Almacn.
RESPONSABLE
Unidad de
Compras
Encargado de
Almacn
Encargado de
Almacn
Proveedor
Encargado de
Almacn
Encargado de
Almacn
Encargado de
Almacn
Encargado de
Almacn
Encargado de
Almacn
Encargado de
Almacn
Encargado de
Almacn
214

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Registro de ingresos
Incluir los ingresos en tarjeta kardex para el control de Encargado de
12
ingresos y egresos de almacn autorizada por la
Almacn
Contralora General de Cuentas en hoja electrnica.
Realizacin de reporte
Elaborar mensualmente el reporte que detalle las Encargado de
13
existencias del almacn debidamente valorizado y
Almacn
totalizado.
Copias de Constancias
Se adjuntar a dicho reporte las copias de las Encargado de
14
constancias de ingreso al almacn y solicitud y entrega
Almacn
de suministros.
215

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
216

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
EGRESO Y REGISTRO DE SUMINISTROS

El proceso inicia cuando las diferentes unidades de la Municipalidad de San
Miguel Petapa necesitan suministros para su correcto funcionamiento, debe de
llenar el formulario de requisicin para poder solicitar los recursos y si hubiera en
existencia se har efectiva la entrega por parte del encargado de Almacn. De lo
contrario deber rechazar la solicitud y devolver a la unidad solicitante para que
dicha solicitud sea trasladada a la Unidad de Compras para realizar el trmite
correspondiente.
Objetivos
Las metas que se pretenden alcanzar en el proceso de egreso y registro de
suministros son las siguientes:
Proveer a las unidades de la Municipalidad de suministros para el
funcionamiento adecuado de las mismas.

Llevar un adecuado registro de los suministros que se entregan a las
unidades solicitantes.
Impedir que personas no autorizadas retiren suministros.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el proceso de egreso y
registro de suministros es la siguiente:
Tarjetas Kardex
Formulario de requerimiento de suministros
Constancia de solicitud y entrega de bienes
Normas
217

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
siguientes:
Se deben solicitar materiales por medio del formulario de requerimiento de
suministros.
Registrar los ingresos y egresos del almacn en tarjeta kardex la cual debe
estar autorizada por la Contralora General de Cuentas CGC-.

Por los suministros que no hay en existencia en el almacn se sellar la
solicitud con la leyenda "No hay en existencia" y se entregar a la unidad
solicitante para ser trasladada a la Unidad de Compras.
PROCEDIMIENTO PARA EL EGRESO Y REGISTRO DE SUMINISTROS

No.
1
ACTIVIDAD
Requerimiento de suministros
Para que las diferentes dependencias municipales
puedan solicitar suministros al almacn, debern
hacerlo por medio del formulario de requerimiento.
Revisin de existencia de suministros
Verificar la existencia de los suministros solicitados
por las diferentes dependencias municipales. Si hay
existencias continuar con la entrega, paso No. 5 de
lo contrario se procede con el paso No. 3 y 4.
Solicitud sellada
Por los suministros que no hay en existencia en el
almacn se sellar la solicitud con la leyenda "No
hay en existencia".
Entrega de solicitud
Despus de sellar la solicitud se entregar a la
Unidad Solicitante para ser trasladada a la Unidad
de Compras y finaliza el proceso.
Entrega de suministros
Se entregan los suministros que le sean requeridos,
con base al formulario de requerimiento, el cual
debe contener los que estn en existencia.
RESPONSABLE
Encargado de la
Unidad Solicitante
Encargado de
Almacn y/o
Auxiliares
Encargado de
Almacn y/o
Auxiliares
Encargado de
Almacn y/o
Auxiliares
Encargado de
Almacn y/o
Auxiliares
218

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
6
ACTIVIDAD
Comprobacin de recibido
Firma y sella la requisicin cuando le sean
entregados los suministros, como comprobante de
haber recibido lo solicitado por la Unidad de
Almacn.
Resguardo de documentos
Archivar adecuadamente los formularios de
requerimientos de suministros cuando fsicamente
se realiz la entrega.
Registro de egresos
Incluir los egresos en tarjeta kardex para control de
ingresos y egresos de almacn, autorizada por la
Contralora General de Cuentas, que deber
realizarse de manera electrnica.
RESPONSABLE
Encargado de la
Unidad Solicitante
Encargado de
Almacn y/o
Auxiliares
Encargado de
Almacn y/o
Auxiliares
219

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
220

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
5.2 ALMACN DE MATERIALES

Este almacn contiene todos aquellos materiales que son adquiridos por la
Municipalidad a travs de juntas de licitacin y cotizacin que sern utilizados
para realizar obras de infraestructura para beneficio de la comunidad de San
Miguel Petapa.
Para que el almacn cumpla eficientemente con sus objetivos debe establecer y
aplicar sistemas, procedimientos de ingreso, abastecimiento, almacenaje,
cuidado, despacho, control y saldo de los materiales adquiridos.
RECEPCIN Y REGISTRO DE MATERIALES DE CONSTRUCCIN
El proceso de recepcin y registro de los materiales inicia cuando la empresa
adjudicada enva al almacn, los materiales solicitados por parte de la
Municipalidad para elaborar obras de infraestructura de beneficio comunitario. El
Encargado del Almacn debe verificar, registrar, controlar y acondicionar los
recursos para el correcto funcionamiento de la Unidad.
Objetivos
Las metas que se pretenden alcanzar en el proceso de recepcin y registro de
materiales de construccin son las siguientes:
Verificar que los materiales se reciban y registren adecuadamente.
Asegurar la integridad de los materiales resguardados.

Almacenar los materiales de acuerdo a su naturaleza.
Llevar un control de las existencias o inexistencias de los materiales de
construccin.
Requisitos
221

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
La documentacin bsica que debe manejarse en este proceso es la siguiente:
Constancia de recepcin de materiales de construccin recibidos del
proveedor
Tarjetas Kardex
Reporte de existencias
Normas
siguientes:
El proveedor debe entregar al Almacn Municipal materiales de construccin

en buen estado segn la factura, nota de envi u otro.
Clasificar los materiales segn su naturaleza.

Emitir constancias de recepcin de materiales.
Archivar y trasladar las constancias de recepcin de materiales.
Realizar el registro de los materiales de construccin en tarjetas kardex.
Elaboracin de reporte de existencia de materiales de construccin.
Solo se reciben los materiales que estn de acuerdo con la factura.
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION Y REGISTRO DEL INGRESO DE

MATERIALES DE CONSTRUCCIN
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
222

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recepcin de Orden de Compra
Encargado de
2 La orden de compra enviada por la Unidad de Compras
Almacn y/o
deber ser recibida para realizar el proceso de revisin.
auxiliares
Revisin de Orden de Compra
Encargado de
3 Verifica las firmas y sellos de aprobacin de la orden de
Almacn y/o
compra enviada por la Unidad de Compras.
auxiliares
Archivo de la Orden de Compra
Encargado de
4 Agrupar y clasificar las rdenes de compra pendientes
Almacn y/o
de recepcin.
auxiliares
Entrega de materiales
Los materiales sern entregados en el Almacn
5
Proveedor
Municipal contra factura, nota de envi y documentos
relacionados.
Revisar Materiales de Construccin
Encargado de
Verificar las caractersticas de los materiales descritos
6
Almacn y/o
en facturas, notas de envi y documentos relacionados
auxiliares
de los materiales de construccin.
Ingreso al Almacn
Encargado de
Los materiales de construccin comprados y revisados
7
Almacn y/o
previamente deben ser ingresados fsicamente a las
auxiliares
instalaciones del Almacn.
Clasificacin segn su Naturaleza
Los materiales de construccin ingresados a las Encargado de
8 instalaciones del Almacn deben ser resguardados,
Almacn y/o
agrupados y clasificados de acuerdo a
sus
auxiliares
caractersticas.
Emisin de constancia de recepcin
Se emitir una constancia de recepcin de bienes, de Encargado de
9 los materiales enviados por el proveedor, y se debe
Almacn y/o
tomar como base la informacin de la factura, nota de
auxiliares
envi u orden de compra.
Sellar la constancia de recepcin
Encargado de
Deber ser sellada de recibido y firmada por el
10
Almacn y/o
Encargado de Almacn y el representante del
auxiliares
proveedor.
Entrega de Comprobante
Encargado de
11 El original de la constancia de recepcin de bienes ser
Almacn y/o
para el proveedor y deber adjuntarse a la factura.
auxiliares
223

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
ACTIVIDAD
Notificacin de recepcin de materiales

Se dar aviso de que los materiales ya han ingresado
12 al Almacn por medio de una copia de la constancia de
recepcin de materiales, que deber ser trasladada a la
Unidad de Compras para realizar el trmite respectivo.
Archivar las Constancias de Recepcin
13 Guardar copia de las constancias de recepcin de
bienes en el archivo de la Unidad de Almacn
Registro de ingresos en tarjeta kardex
Para controlar adecuadamente la existencia de
materiales de construccin, se deben realizar registros
14
de los ingresos en tarjetas kardex autorizada por la
Contralora General de Cuentas, el cual deber
realizarse en hoja electrnica.
Elaboracin de reporte
Elaborar mensualmente el reporte que detalle las
15 existencias del almacn debidamente valorizado y
totalizado, se adjuntar copias de las constancias de
ingreso al Almacn, solicitud y entrega de materiales.
RESPONSABLE
Encargado de
Almacn y/o
auxiliares
Encargado de
Almacn y/o
auxiliares
Encargado de
Almacn y/o
auxiliares
Encargado de
Almacn y/o
auxiliares
224

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
225

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
EGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES DE CONSTRUCCIN

El proceso inicia cuando las unidades de la Municipalidad de San Miguel Petapa
encargadas de realizar obras necesitan materiales de construccin, deben llenar
el formulario de requisicin para poder solicitar los recursos. El Encargado del
Almacn har entrega y registrar el egreso para determinar la existencia de
materiales.
Objetivos
Los objetivos que persigue el almacn al momento del egreso y registro de los
materiales de construccin son los siguientes:
Verificar que el proceso para egresar los materiales de construccin se
realice de acuerdo a los formularios correspondientes.

Observar que se despachen los materiales correctos y que estn en las
condiciones ptimas para evitar inconvenientes.

Resguardar los materiales de construccin de acuerdo con su naturaleza
para que no se daen y no existan bajas por ineficacia de su cuidado.

Comprobar que no se extraiga mercadera del almacn sin el formulario
correspondiente.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse en el egreso y registro de
materiales de construccin es:
Formulario de requerimiento de materiales

Recibir materiales al proveedor de acuerdo con la factura
Constancia de bienes en existencia
Registro de materiales en tarjeta kardex
Normas
226

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
siguientes:
Si no existe formulario de solicitud de materiales para la construccin, no
procede el despacho.
Se despachan los materiales de construccin que se solicitan nicamente si
hay en existencia.
Los materiales salen del almacn nicamente con la copia que se le entrega
al guardin.
PROCEDIMIENTO PARA EL EGRESO Y REGISTRO DE MATERIALES DE
CONSTRUCCIN
No.
1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Solicitud de materiales de construccin
Encargado de la
Las diferentes dependencias municipales, para solicitar
Unidad
materiales al Almacn, debern hacerlo por medio del
Solicitante.
formulario de requerimiento de materiales.
Confirmacin de disponibilidad de materiales
Verificar la existencia de los materiales solicitados por
Encargado de
las diferentes dependencias municipales. Si hay
Almacn y/o
existencia de los materiales de construccin continuar
Auxiliares
con la entrega, paso No. 5 de lo contrario se procede
con el paso No. 3 y 4.
Sello en constancia por falta de materiales
Encargado de
Por los bienes que no hay en existencia en el almacn
Almacn y/o
se sellar la solicitud con la leyenda No hay en
Auxiliares
existencia.
Devolucin de constancia
Encargado de
Se entregar la solicitud de materiales a la Unidad
Almacn y/o
Solicitante para ser trasladada a la Unidad de Compras
Auxiliares
y finaliza el proceso.
Entrega de materiales solicitados
Encargado de
Entregar los materiales de construccin que le sean
Almacn y/o
solicitados, con base al formulario de requisiciones, el
Auxiliares
cual debe contener los bienes en existencia.
Comprobacin de recibido
Encargado de la
Firma y sella la requisicin cuando le sean entregados
Unidad
los materiales de construccin, como comprobante de
Solicitante
haber recibido lo solicitado de Almacn.
227

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
7
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Entrega de copia de formulario
Encargado de
Entregar una copia del formulario de requerimiento de
Almacn y/o
materiales al guardin del Almacn.
Auxiliares
Retiro de materiales
Encargado de
Se procede a permitir la extraccin de materiales de
Almacn y/o
construccin del Almacn
Auxiliares
Archivo y entrega de materiales
Archivar adecuadamente las solicitudes de entrega de
materiales, cuando fsicamente se realiz la entrega de
los mismos.
Encargado de
Almacn y/o
Auxiliares
Registro de ingresos en tarjeta kardex

Debe realizarse el registro para control de ingresos y
10 egresos de Almacn en tarjeta kardex la cual debe
estar autorizada por la Contralora General de Cuentas,
deber realizarse en hoja electrnica.
Encargado de
Almacn y/o
Auxiliares
228

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
229

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
REVISIN
BAJA
DE
SUMINISTROS
Y/O
MATERIALES
DE
CONSTRUCCIN
El proceso inicia cuando se realiza mensualmente la revisin del inventario fsico
contra lo establecido en el kardex, en el cual se deben determinar los
suministros y/o materiales en buenas condiciones, as como aquellos que se
encuentran en mal estado, inservibles o en desuso.
El Encargado de Almacn es el responsable de verificar los suministros y
materiales en mal estado para ser egresados, con el fin de resguardar
nicamente aquellos recursos que se encuentren en condiciones adecuadas
para que las unidades de la Municipalidad puedan realizar sus labores
eficientemente.
Objetivos
Los objetivos que persigue el Almacn al momento de la baja de suministros y/o
materiales de construccin son los siguientes:
Realizar la revisin fsica de los suministros y/o materiales de construccin
por lo menos una vez al mes.

Determinar en qu condiciones estn los materiales dentro del Almacn.
Entregar reporte de los materiales y/o suministros que se den de baja.
Requisitos
La documentacin bsica que debe manejarse para dar de baja los suministros
y/o materiales de construccin es la siguiente:
Tarjeta kardex
Reporte del inventario fsico
Reporte de las bajas de inventario
Formulario para dar de baja a los suministros
230

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
Normas
siguientes:
Realizar inventario fsico de suministros y/o materiales y compararlo con la
hoja kardex.
Efectuar informe del inventario fsico de los suministros y/o materiales que se
darn de baja.
Realizar formulario para dar de baja a los suministros y/o materiales.
PROCEDIMINETO PARA LA REVISIN Y BAJA DE SUMINISTROS Y/O
MATERIALES DE CONSTRUCCIN
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Revisin fsica versus kardex
Mensualmente se realizar revisin fsica versus
kardex para verificar el ingreso y egreso de materiales
Encargado de
y/o suministros que el Almacn ha realizado, con el
Almacn
propsito de determinar la existencia y estado los
recursos.
Determinacin de las condiciones de los
inventarios
Encargado de
Determinar los materiales y/o suministros en buenas
Almacn
condiciones, as como aquellos que se encuentran en
mal estado, inservibles o en desuso.
Elaboracin de reporte de inventario
Elaborar reporte de inventario fsico, el cual debe
Encargado de
incluir si hubiere solicitud de baja de suministros y/o
Almacn
materiales.
Realizar formulario
Elaborar formulario en el cual se solicite la baja y
Encargado de
detalle de los suministros y/o materiales en mal
Almacn
estado.
Adjuntar reporte de inventario
Encargado de
Al formulario se le adjuntar el reporte del inventario
Almacn
fsico.
Traslado de copia de reporte y acta de suministros
Trasladar copia del reporte de inventario fsico y
Encargado de
formulario de suministros y/o materiales en mal
Almacn
estado, si los hubiere al Director Administrativo y
Auditora Interna.
231

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
No.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Recepcin de autorizacin de solicitud
Director
Recibir
autorizacin
de
la
solicitud
de
baja
de
7
Administrativo y
suministros y/o materiales del Almacn.
Auditora Interna
Aprobacin de la solicitud
Director
Revisa y aprueba que la solicitud de baja de
8
Administrativo y
suministros
y/o
materiales
est
realizada
Auditora Interna
correctamente.
Recepcin de la solicitud
Recibir la solicitud de baja de suministros y/o
Encargado de
9
materiales de construccin revisada y aprobada por el
Almacn
Director Administrativo.
Egreso de suministros en mal estado
Egreso de los suministros y/o materiales en mal
Encargado de
10
estado, inservibles o en desuso, en las tarjetas kardex
Almacn
para el control de ingresos y egresos en el Almacn.
Retiro de suministros del almacn
Encargado de
11 Se procede a descartar los suministros y/o materiales
Almacn
del almacn.
232

PRCTICA INTEGRADA
GRUPO 18
233

Parte IV Compras y Almacén

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