Documentos Recibidos

Yuseira Madariaga
Keila Bayona
Sindy Criado
Yadira Quintero
Fabian Alexander Vergel

Presentado a la instructora Zoraida Contreras

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Tcnico en Produccin de la Informacin Administrativa
Ocaa
2008

3. Unidad de Correspondencia: En la Unidad de Correspondencia se

reciben, clasifican, registran y entregan los documentos y comunicaciones
que entran, tanto para los Senadores como para los jefes y funcionarios de
las diferentes dependencias.

Objetivo. Es la encargada de recibir, controlar, clasificar y distribuir la

documentacin de carcter administrativo, provenientes de diferentes
fuentes externas, as como la generada por toda la dependencia que
conforma el organismo.

Misin. Tiene como propsito principal, centralizar toda la

correspondencia para ser distribuida a las diferentes oficinas
administrativas y garantizar la entrega a su destinatario de manera
oportuna, rpida y eficaz.

Visin. Contribuir a agilizar los procesos internos, a travs de un

sistema en red para el control de la documentacin interna y externa, a fin
de cumplir con los objetivos de la Institucin para alcanzar los niveles
mximos de la eficiencia.

Funciones. Las entidades debern establecer de acuerdo con su estructura,

la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y
normalizada, los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de sus
comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestin documental y los programas de
conservacin, integrndose a los procesos que se llevarn en los archivos de
gestin, centrales e histricos. Cuando existan regionales, debern contar
con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen
varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinar conforme a
sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepcin de las
comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habr unidad de
correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y
normalizacin unificado en cada entidad.
Recibir la correspondencia, para lo cual debern colocar sello oficial y
anotar la fecha y hora, nombre y firma de quien recibe.
Establecer un registro de ingreso de la correspondencia.
Entregar la correspondencia recibida a la instancia correspondiente.
Llevar un registro de la salida de correspondencia.
Estructura de la Unidad de Correspondencia

1. Seccin de Recepcin y Control: Se encarga de organizar y registrar

toda
la documentacin que ingresa al Ministerio del Trabajo y Seguridad Social de
los usuarios internos y externos, as como enviarla a las distintas
Direcciones que conforman dicho Organismo.
2. Seccin de Distribucin: Se encarga de clasificar y registrar la
documentacin generada por el Ministerio del Trabajo y Seguridad Social.
MEDIOS DE INGRESO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
Los medios que se utilizan son:
-Internet
-Fax
-Correo electrnico
-La que es recibida directamente por el encargado del archivo
CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACION (PRODUCIDA Y RECIBIDA)
-Actas
-Directorios
-Formatos
-Inventarios
-Listados
-Plan de compras
-Acuerdos
-Resoluciones
-Leyes Ordenanzas
-Decretos
-Estatutos
-Reglamentos
-Plan de Accin
-Circulares
-Proyectos institucionales
-Plizas
-Cotizaciones

COMO RECIBIR LOS DOCOMENTOS

Procesos para recibir la documentacin,
Correspondencia personal
Folletos Revistas y Publicaciones
Correspondencia para la empresa
Correspondencia Personal: Es toda aquella que est dirigida con nombre
propio de la persona y NO TENGA el carga que esta desempeando en la
empresa. O la que est marcada CONFIDENCIAL PERSONAL o SOLO
PARA ABRIR EL DESTINATARIO
NO ABRA CORRESPONDENCIA
Solamente imprmele la fecha de recibido con el sobre. Use un fechador de
caucho para facilitar la claridad. Hgala llegar directamente al interesado.
Folletos- Revistas y Publicaciones: Si esta dirigida a la empresa, pselos a la
dependencia u oficina interesada. A los dirigidos a titulo personal, dles el
mismo tratamiento de la correspondencia personal. Imprmale tambin la
fecha de recibido.
Correspondencia para la empresa: Son los sobres dirigidos a nombre de la
empresa. O a una persona con el cargo que desempea.
Verificar siempre que los envos recibidos SI correspondan a su empresa o a
un funcionario de ella. El correo a veces se equivoca al introducir
correspondencia en los apartados.
Devuelva
SIN ABRIR la correspondencia dirigida a un destinatario
desconocido.
Despus de tener la seguridad que los sobres indican
correspondencia es para su empresa, proceda a desempacarla y.

Compare si est firmado

Verifique la inclusin de anexos
Comprueba si el documento trae direccin del remitente
Verifique a quien esta dirigida la correspondencia

que

la

RADICACIN DE LA CORRESPONDENCIA Para efectos de

correspondencia, radicar una carta es situarla en la empresa. Para ello nos
valemos de un sello que, al imprimrselos a la carta, indica que es de
propiedad de la empresa y por lo tanto, va a vivir en ella. Este sello se
conoce con el nombre de RADICADOR.
Este sello debe tener por lo menos los siguientes datos:

Logotipo de la empresa
Numero de orden
Hora y fecha de recibido
Pase a
Atendido

Impresin del sello radicador: Se coloca en la parte superior derecha de cada

carta. Se inicia con la numeracin a partir del 0001.
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
Despus de radicar la correspondencia, se procede a registrarla, para que
quede constancia de su recibo y tramitacin. Solo as podr ejercer control
sobre ellas.
La correspondencia se registra en un formato que la empresa manda a
timbrar, con su razn social, tamao y desempeo propio. El mercado
tambin ofrece formularios pretimbrados para llevar este registro.
El registro debe ser tan claro, que permite la identificacin precisa del
documento radicado.
A usted se le facilitar expresar resmenes lgicos, cortos y claros s:
- Conoce ampliamente su empresa, puesto que la mayora de los
corresponsales remitentes escriben sobre temas relacionados con las
actividades de la empresa.
- Lea cuidadosamente el contenido de los documentos.
-

Solicite la aclaracin en caso de dudas.

REPARTO DE CORRESPONDENCIA
Una vez registrada la correspondencia, se procede a reparto o distribucin
de la misma a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas.
En una empresa pequea, donde la secretaria es la responsable del recibo
de la comunicacin, es ella quien hace las entregas personalmente, ya que
por lo regular el personal est ubicado en oficinas contiguas o despachos
colectivos y por lo tanto su desplazamiento es en un rea muy limitada.
En empresas ms grandes, la secretaria se vale de un empleado auxiliar, del
mensajero o de la seora del servicio, para hacer llegar la documentacin a
las respectivas oficinas.
Las empresas que tienen una oficina de Archivo y Correspondencia,
normalizan la entrega de la documentacin entre oficinas, a travs de un
mensajero interno, el cual hace recorridos en horas fijas.
Control de entregas: A veces es necesarios establecer un control de
entregas a las dependencias. Existen jefes que extravan todo, secretarias
que aseguran no haber recibido un documento pues han olvidado que lo
tienen guardado en su escritorio, o es tal el volumen de documentacin que
no se puede confiar a la memoria la certeza del recibido de un documento.
Para lograr este control, basta con hacer una adaptacin ms simple del
formato que empleamos para el registro de correspondencia recibida. Los
datos ms importantes son: La fecha en que se hace entrega, el nmero con
que fue registrado el documento o una descripcin que indique si es folleto,
revista, tarjeta, comprobante, etc., y, lgicamente un espacio para que firme
la persona que recibe los documentos.
DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
Por lo regular, se hacen dos copias de la correspondencia despachada:
Una, o sea la primera que tiene firma completa, se destina para conformar el
consecutivo de correspondencia y la otra para archivarla en el tema del
asunto, cdigo o nombre del corresponsal, segn sea el sistema de archivo
empleado.

Se da el nombre de Consecutivo de Correspondencia , a la recopilacin

numrico cronolgico de todas las copias de la correspondencia
despachada.
La forma ms sencilla de conservar el Consecutivo de Correspondencia es
legajando las copias, protegindolas con dos cartulas, o sea en la misma
forma que le indiquemos para conservar las hojas de registro de la
correspondencia recibida.
Cada 500 nmeros, usted puede mandarlo a empastar, para asegurar una
mejor conservacin de dichas copias.
Si la correspondencia recibida se controla por medio de las hojas de registro,
la correspondencia desechada se controla a travs del Consecutivo de
Correspondencia . Por lo tanto, el Consecutivo de Correspondencia
tambin reviste carcter CONFIDENCIAL y debe extremarse su
conservacin y custodia para demostrar el cumplimiento de lo dispuesto por
el Cdigo de Comercio.
DESCARGO DE CORRESPONDENCIA
La correspondencia recibida que ha sido completamente tramitada y por lo
tanto ha vuelto a su poder con la o las firmas de atendido debe ser
descargado en las hojas de registro de la correspondencias recibida.
El descargue consiste en anotar en las dos ltimas casillas del formato para
registro, el nmero y la fecha de la respuesta. Si el documento no fue
contestado, se anulan estas, casillas con una ralla horizontal.
CONSULTA DEL REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Como responsable del control de la correspondencia, usted seguramente le
har muchas consultas relativas a si se recibi un documento, en que fecha,
quien lo tiene en su poder, si fue o no contestado.
Toda esta informacin usted la obtendr consultando el legajo o libro de
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA, siempre y cuando lo
mantengan actualizada con los datos que indiquen la tramitacin y si fue o no
contestado. Es la nica manera de poder suministrar informaciones precisas
y oportunas.