AUDITORIA INTEGRAL

TEMAS
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DE LOS AUDITORES
INTERNOS

ELEMENTOS DE LA AUDITORIA

TIPOS DE AUDITORIA

ESQUEMA PRINCIPAL PARA LA REALIZACION DE LA AUDITORIA

INTERNA

TEMAS
ESTRUCTURA Y REQUISITOS DEL PROCESO DE AUDITORIA

ETAPAS DE LA AUDITORIA

SIMULACION DE LA AUDITORIA PROCEDIMIENTO INTERNO

HABILIDADES:
COMUNICACIN
MANEJO DEL TIEMPO
REDACCION HALLAZGOS, INFORMES

ENTREVISTA

AUDITORIA INTEGRAL

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES

INTERNO
Haber recibido formacin de auditoras

Ser independiente con relacin al rea auditada

Planificar la auditoria y elaborar los documentos de trabajo
Permanecer dentro del alcance de la auditora.
Recolectar y analizar evidencia objetiva que sea pertinente y
suficiente para obtener conclusiones.
Verificar que los procedimientos estn a disposicin y sea
comprendidos por el personal apropiado

Documentar sus observaciones

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES

INTERNO
Tratar la informacin confidencial con discrecin (Por Ej.,
remuneracin
de
trabajadores,
investigaciones,
judiciales,
diciplinarias, documentos financieros, etc.)
Resaltar las no conformidades
Reportar los Resultados de la Auditora
Recomendar mejoras
Verificar la implementacin de las acciones correctivas

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL LIDER DEL EQUIPO

AUDITOR
Definir los objetivos de la auditoria y su alcance, profundidad y tipo

Revisar la
suficiencia

documentacin

existencia

para

determinar

su

Preparar el plan general de auditoria, dirigir el equipo auditor y

asignar deberes de los auditores

Coordinar las actividades de los auditores especialistas, si se

requieren
Presentar el equipo auditor al auditado
Reportar cualquier obstculo importante encontrando al ejecutar la
auditoria

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL LIDER DEL EQUIPO

AUDITOR
Reportar no conformidades criticas

Presentar el reporte de la auditora

ELEMENTOS MARCO CONCEPTUAL DE LA AUDITORIA

Que se entiende por auditoria ?

Para que hacer auditorias ?
Las diferentes clases de auditoria
Las auditorias internas a los sistemas de
gestin
Quienes intervienen en el desarrollo de la
auditoria?

CONCEPTO DE AUDITORIA
AUDITOR

AUDITORIUS
Tiene la Virtud de OIR

Auditora integral
Para entender qu es la auditora integral sistmica
es necesario definir el alcance y las limitaciones de dos tipos de
auditora que la anteceden:

la auditora tradicional y
la auditora integral
y luego exponer los lineamientos principales del modelo que se
considera una auditora integral sistmica

Auditora Tradicional
La auditora tradicional est encaminada o
tiene su nfasis en los aspectos relacionados con
los aspectos financieros, como control de

costos y a examinar
La

procesos mecnicos.

auditora tradicional

est encaminada a detectar

deficiencias o errores, producto de una inspeccin de
papeles, solitaria y suspicaz. Para ella, un informe detallado de
fallas e inconsistencias se constituye en su nico y
primordial propsito.

Auditora integral
auditora integral

eficiencia, la
eficacia y la economa con que se manejan los
recursos disponibles de una organizacin para el logro de sus
objetivos.
La

busca determinar la

En las ltimas versiones de la auditora integral se combinan diferentes

mecanismos y tcnicas de auditora y, ms especficamente, diferentes
dominios sobre los que recae la accin auditora. No solo se revisan asuntos
financieros y operativos, sino que se ampla el marco de anlisis para incluir

aspectos que, en ltima instancia, estn articulados

por la capacidad que tenga el auditor integral de ver la
relacin entre el uso de los recursos y el impacto que
la actividad de la organizacin produce a travs de
ecuaciones de eficacia, eficiencia y efectividad.

Auditora integral
Se basa en el conocimiento integral de la organizacin,
el cual requiere una efectiva incorporacin de los diferentes enfoques. Se
pretende as lograr una interaccin de los distintos tpicos de

auditora que incluya los aspectos

humansticos y
organizacionales, dirigida a la obtencin y entrega de resultados.
Su propsito no se limita a identificar las fallas de la organizacin,

sino a generar aportes que agreguen valor a la

institucin. As entendida, la auditora integral resulta
multidimensional y multidireccional.

La auditora integral moderna se orienta hacia un

propsito mixto de deteccin-correccin de fallas.

De esta manera se constituye a s misma en una

funcin que agrega un valor al auditado, a
diferencia de la auditora tradicional.

Auditora integral
Este nuevo enfoque de auditora conlleva consigo
herramientas de medicin de efectividad.
Considera que la economa, eficiencia y eficacia
no significan mayor cosa si no se toma en cuenta
el concepto de efectividad.

Auditora integral
Es el examen crtico, sistemtico y detallado de
los sistemas de informacin financiero, de
gestin y legal de una organizacin, realizado
con independencia y utilizando tcnicas
especficas, con el propsito de emitir un
informe profesional sobre la eficacia eficiencia y
efectividad en el manejo de los recursos y el
apego de las operaciones econmicas a las
normas contables, administrativas y legales que
le son aplicables, para la toma de decisiones que
permitan la mejora de la productividad de la
misma.

Auditora integral
La Auditoria Integral implica la ejecucin de un
trabajo con un alcance o enfoque , por analogia, de las
auditoras financieras, de cumplimiento , de control
interno y de gestin
AUDITORIA FINANCIERA
AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD
EFICACIA

AUDITORIA
INTEGRAL

AUDITORIA DE GESTION

EFICIENCIA
EFECTIVIDAD
ECONOMIA

AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

AUDITORIA DE CALIDAD

Concepto del DAFP

Se recomienda realizar auditorias integradas al
Sistema de Gestin de la Calidad y MECI puesto
que de acuerdo con lo establecido en el
documento Rol de las Oficinas de Control
Interno, Auditora Interna o quien haga sus
veces, en su numeral 4, determina que: ...Las
auditorias pueden tener varios objetivos y
pueden incluirlas combinadas...; lo anterior
indica que no solo resulta metodolgicamente
viable trabajar las auditorias conjuntamente,
sino que le evita reprocesos y optimiza recursos
a la entidad.

Auditoria Interna
NTCGP 1000;2009
Examen sistemtico, objetivo,
documentado
e
independiente
de
los
procesos,
actividades,
operaciones y resultado de la
entidad,
para
obtener
evidencias que al evaluarse de
manera objetiva, permiten
determinar la extensin en
que se cumplen los criterios
definidos en la auditoria.

AUDITORA INTERNA NTCGP 1000:2004

SISTEMTICO
OBJETIVO
DOCUMENTADO
INDEPENDIENTE

EVIDENCIAS

EXTE NSI N EN
Q U E
S E
CUMPLEN LO
CRITERIOS DE
AUDI TO RI A

MECI 1000: 2005

Evaluacin del Sistema de Control Interno

Es un elemento de control cuyo

objetivo
es
verificar
la
existencia, el nivel de desarrollo
y el grado de efectividad del
Control
Interno,
en
el
cumplimiento de los objetivos

de la entidad pblica
Esta evaluacin toma como base el
cumplimiento de los objetivos,
principios y fundamentos del
Sistema de Control Interno, la
existencia
de
los
diferentes
subsistemas,
componentes
y
elementos,
comprobando
la
efectividad de cada uno de ellos y
su interaccin para apoyar el
cumplimiento de los objetivos de
la entidad.

EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SISTEMTICO

INDEPENDIENTE
EVIDENCIAS
OBJETIVO

DOCUMENTADO

N I V E L
D E
DESARROLLO Y EL
G R A D O
D E
EFECTIVID AD E N
CUMPLIMIENTO DE
LOS OBJETIVOS

MECI 1000: 2005

Auditora Interna.

Es un elemento de
control que permite
realizar un examen
sistemtico, objetivo e
independiente de los
procesos, actividades,
operaciones
y
resultados
de
una
Entidad
Pblica.
Igualmente
permite,
con base en evidencias,
emitir juicios sobre los
aspectos
ms
importantes
de
la
gestin, los resultados
obtenidos y sobre la
satisfaccin de los
diferentes grupos de
inters.

AUDITORIA INTERNA MECI 1000:2005

CUMPLIMIENTO:
normas

las

SISTEMTICO

INDEPENDIENTE
EVIDENCIAS
OBJETIVO

EMITE JUICIO

DOCUMENTADO

ESTRATGICO: se evala
y
monitorea
el
desempeo
de
los
sistemas gerenciales de
la entidad.
Evala el
logro de los objetivos
misionales.
GESTIN Y RESULTADOS:
verifica el proceso de
gestin de la entidad, con
el fin de determinar el
grado
de
economa,
eficiencia y eficacia en el
manejo de los recursos y
los controles; de los
mtodos de medicin e
informacin
sobre
el
impacto o efecto que
producen los bienes y
servicios entregados a la
ciudadana
o
partes
interesadas.

Sistema Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud:

AUDITORA INTERNA - SISTEMA OBLIGATORIO DE

GARANTIA DE CALIDAD EN SALUD

Sistema Obligatorio de
Garanta de Calidad en
Salud:
evaluacin
sistemtica
realizada
en la misma institucin,
por
una
instancia
externa al proceso que
se audita. Su propsito
es contribuir a que la
institucin adquiera la
cultura del autocontrol
[1].

SISTEMTICO

INDEPENDIENTE
EVIDENCIAS
OBJETIVO

[1] Definicin tomada del Decreto 1011 del 2006

Contribuir a
que
la
institucin
adquiera
la
cultura
del
autocontrol

Sistemtico: No aleatorio. Las auditoras usualmente son una

actividad planificada y programada[1].
Objetivo: Reunir, evaluar y comunicar informacin sobre la actividad o
proceso a ser examinado. Hacer una evaluacin equilibrada de todas

Independencia: La base de la imparcialidad y objetividad de las

conclusiones de la auditora].
[1

Evidencia Objetiva: La base racional para llegar a conclusiones de

auditora confiables y reproducibles en un proceso de auditora
sistemtico.[1]
Emite Juicio: Opinin tcnica y experta que se da sobre un hecho o
una cosa, a partir de la evidencia existente.

[1]

Definicin tomada del Manual de Habilidades para Auditora - ICONTEC

[1]

Definicin tomada de la ISO 19011

[1]

Definicin tomada de la ISO 19011

SIMILITUDES
SISTEMA
AUDITORA INTERNA - NTCGP
1000:2004

EVALUACIN DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO - MECI

AUDITORA INTERNA - MECI

AUDITORA INTERNA - SISTEMA

OBLIGATORIO DE GARANTIA DE
CALIDAD EN SALUD

SISTEMTICA

OBJETIVA

INDEPENDI
ENTE

A PARTIR
DE
EVIDENCIA

EMITE
JUICIO

A P
V H

Documentado

COMO SE EJERCE LA AUDITORIA

REFERENCIAL

SITUACION REAL

LO QUE SE VA
A
CONTROLAR

C
O
M
P
A
R
A
R

CRITERIO
DE
CONTROL

ESTABLECER SI HAY CONCORDANCIA

INFORMAR RESULTADOS A
QUIEN SOLICITA

PLAN DE MEJORAMIENTO

A P
V H

Para que hacer Auditorias

El propsito

especifico de las auditorias se basa usualmente en

prioridades de gestin, intenciones productos y/o servicios, evaluacin
de riesgos y requisitos obligatorios

Para que hacer Auditorias

A P
V H

Determinar si el sistema de gestin de la organizacin cumple con

los requisitos de una norma, reglamentacin, ley o contrato
Determinar si el sistema de gestin de la organizacin cumple los
objetivos de sta y se est implementando
Comprobar si un proceso se est realizando de acuerdo de con un
procedimiento escrito y determinar su eficacia
Identificar reas de la organizacin que estn en riesgo y se
puedan mejorar
Evaluar las fortalezas y debilidades del Sistema Integrado de
Gestin
Detectar oportunidades para la mejora continua

Para que hacer Auditorias

Verificar la capacidad de los procesos para cumplir con los
requisitos.
Evaluar el compromiso del recurso humano con el Sistema
Integrado de Gestin.
Validar el uso eficaz, eficiente y efectivo de los recursos.
Evaluar las relaciones con las partes interesadas.
Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones, preventivas y
de mejora.
Mejora La Comunicacin entre los procesos y dependencias .
Verificar si se esta c0n los requisitos para satisfacer a los clientes

A P
V H

POR QU NECESITAMOS AUDITAR?

A P
V H

Para proporcionar informacin a la Gerencia sobre el desempeo del

Sistema de Calidad, de Control Interno, de la Gestin, entre otras, con
relacin al cumplimiento de la misin, visin etc.

Una Auditoria realizada efectivamente debe:

Proporcionar informacin real sobre la cual puedan basarse las
decisiones de la Gerencia.

Eliminar ideas preconcebidas e informacin sesgada.

Promover la comunicacin entre los diferentes niveles dentro
de la organizacin.

AUDITORAS COMO HERRAMIENTAS DE

GESTIN

ALTA DIRECCION,
LDER DE PROCESO

AUDITORA
INTEGRAL

SIG
FORTALEZAS Y
OPORTUNIDADES DE
MEJORA

EFICACIA , EFICIENCIA Y
EFECTIVIDAD

ENFOQUE DE LAS AUDITORAS

CRITERIOS

REALIDAD

Lo que se debe
hacer

Lo que se hace

OBJETIVO
Lo que se quiere
lograr (Brecha)

Las diferentes tipos de auditoria

Segn el enfoque
Auditorias a
sistemas de gestin
Auditorias Procesos

Auditorias a
resultados del servicio

Auditorias Registros

Auditoria a Resultados del Servicio

Evala la efectividad de las medidas de gestin que se adoptan
para garantizar el cumplimiento
de las caractersticas

planeadas para un servicio

Concordancia
entre
la
calidad
del
servicio

Requisitos del
cliente

CON

Las especificaciones
definidas en la legislacin

La documentacin que defina la

manera de prestar el servicio

Auditoria de proceso

Evala la efectividad de las medidas de gestin

sobre un determinado proceso:

Concordancia
de procesos
y procedimientos

CON

Requisitos del cliente

Normas

Instructivos

Aptitud

Practicas

Adecuacin

Especificaciones del servicio que generan los

procesos
La forma como el proceso satisface los
requisitos del modelo de gestin aplicado
Conveniencia y consistencia de la
documentacin que describe los procesos

Auditoria al Sistema de Gestin

Evala la efectividad

del sistema de gestin

para desarrollar la

estrategia, las polticas, lograr objetivos y el desempeo esperado

Concordancia entre la descripcin del sistema y su documentacin

con los requisitos establecidos para ese sistema de gestin
Actividades relevantes del sistema de gestin, sus resultados y
cumplimiento de disposiciones establecidas
Verificacin de las disposiciones vigentes para establecer si son
apropiadas para alcanzar resultados esperados
Verificacin de las disposiciones vigentes para establecer si permiten
eliminar, reducir o atenuar los riesgos asociados a la operacin del
sistema
de gestin
.

Auditoria de Registros

Verificacin de que los registros cumplen los requisitos legales,

reglamentarios y los del cliente
De esta manera brindan evidencia de que los procesos se estn
realizando de acuerdo con los requisitos

Las diferentes clases de auditoria

Segn quien solicite la auditoria

SEGUNDA PARTE
PRIMERA PARTE PARTE

Proveedor

Entidad

Cliente

SEGUNDA PARTE

Organismo Independiente
TERCERA PARTE

Quienes intervienen en la
auditoria interna?

Solicitante

Organizacin o
persona que solicita
una auditoria

Auditor

Persona con la
competencia para
llevar a cabo una
auditoria

auditado

Organizacin, proceso
que es auditada

El administrador del proceso de auditoria

JEFE DE
CONTROL
INTERNO

Quien es el cliente o solicitante en la auditoria?

La Alta Direccin
El representante de la Direccin
El Administrador del proceso de auditoria
al SIG.
Responsables de reas, procesos o
resultados relacionados con el sistema de
gestin

QUIN ES EL AUDITOR EN UNA

AUDITORIA INTERNA
Equipo Auditor
Auditor Lder

Auditor
individual

Equipo de
Auditoria
PUEDEN ESTAR ACOMPAADOS

EXPERTO TECNICO / AUDITOR EN FORMACION / OBSERVADOR

Responsabilidades del Auditor Lder

Planear y gerenciar todos los pasos de la auditoria

Conducir la auditoria
Asistencia en la seleccin del equipo e instruccin del mismo
Control de conflictos y superacin de situaciones difciles
Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo auditado
Tomar decisiones en las cuestiones de auditoria y en el SIG
Comunicar los resultados de las auditorias
Comunicar los mayores obstculo encontrados
Comunicar inmediatamente las oportunidades de mejora (NC)
crticas
Tener habilidades de comunicacin eficaces

Responsabilidades del Auditor

Soporte al lder del equipo

Estar preparado
Participar de las reuniones de apertura y cierre
Cumplir tareas designadas
Mantener la programacin y el objetivo de la auditoria
Documentar y apoyar todas las pruebas
Mantener al auditado informado
Proteger todos los documentos
Mantener confidencialidad
Ser objetivo y tico
Acompaar las acciones correctivas

Atributos del Auditor

Ser realista

Entender situaciones complejas

Entender las inter-relaciones organizacionales
Observar exigencias de confidencialidad .Profesional
Independiente
Tener la mente abierta
Poseer juicio consistente
Tener habilidades analticas
Ser tenaz
Ser perceptivo

HABILIDADES Y COMPETENCIA DEL AUDITOR

Que habilidades necesita un auditor para ser competente
Formacion en el proceso de auditoria

Conocimientos y experiencia en metodos y tecnicas de auditoria

Capacidad para gestionar el proceso de auditoria
Capacidad para diriguir un equipo auditor
Habilidades para la formulacion de preguntas y realizacion de
entrevistas
Habilidades para la redaccion de reportes y

Habilidades para hacer presentaciones

HABILIDADES Y COMPETENCIA DEL AUDITOR

Un auditor tambien requiere conocimientos y experiencia en los
requisitos de los criterios de auditoria apropiados.
Conocimiento y comprension de la
legislacion, normas,
regulaciones, leyes, codigos de practica, etc, y la capacidad de
evaluar su aplicacion
Conocimiento y comprension de los sistemas de gestion de la
organizacion.
Conocimiento y experiencia en las practicas, procesos y
tecmologia pertinente

Atributos personales de un auditor exitoso

Es tico
Buen
observador
Perceptivo

Atributos personales de un auditor exitoso

Brinda Apoyo
Buen
Comunicador
Diplomatico

Atributos personales de un auditor exitoso

Tienen mente
abierta

Es justo
Es verstil

ETAPAS DE LA AUDITORIA

ACTUAR

VERIFICAR

PLANEACIN

EJECUCIN

Planificacin y preparacin

Planeacion

p
Elaborar programa
Anual de Auditoria

Aspectos a Considerar

Aprobar
programacin
de auditorias.

Programa de Auditoria

Convocar al Comit
del Sistema Integrado de Gestin

Convocar al equipo auditor

Planificar la Auditoria

Comunicar el
Plan de Auditora

HACER

VERIFICAR
a

Realizar
reunin de apertura

p
Ejecutar
la Auditoria
Preparar
las conclusiones de la Auditoria

Elaborar Reporte de auditoria

Ejecutar Reunin de cierre

Distribuir el informe definitivo

ACTUAR
B

Realizar Seguimiento

Generar Informe
para revisin Gerencial

FIN

ASPECTOS A CONSIDERAR
Elementos del sistema con
mayor dificultad de implementacin

Cambios
organizacionales

Resultados de las revisiones

efectuadas por la Alta Direccin

Retiro de personal, fusin, creacin o eliminacin

de cargos,
Traslados frecuentes de personal o elevada
rotacin del personal).

Nuevos procesos administrativos u operativos

Resultados no satisfactorios de otras Auditorias.(internas y externas)
Cambios tecnolgicos.
Resultados de evaluaciones de riesgos
La ejecucin de una auditoria al manual de calidad una vez al ao.
Cambios en la legislacin aplicable.

Recursos disponibles

fsicos,
financieros,
tecnolgicos,
de informacin,
humanos (equipo auditor).

Cronograma de actividades claves de la organizacin que determinan su

operacin
(vacaciones, cierres de perodos fiscales, proyectos especiales, entre
otros)
Indicadores de eficiencia y eficacia

Resultados de indicadores de
gestin

satisfaccin de clientes,
ndices de quejas y reclamos,
etc.

PROGRAMA DE AUDITORIA
Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un
periodo de tiempo determinado y dirigida hacia un propsito
especifico. Usualmente incluye:
Objetivo del programa y/o auditora
Alcance de cada auditora
Cronograma

Tema auditar (proceso, rea , referencia)

Auditados (responsables por tema a auditar)
Cuando auditar
Lugar.

PROGRAMA DE AUDITORIA

Objetivo

(Para qu)

Responde a las preguntas

Qu se espera lograr con esta auditora?
Cul es el resultado esperado?,
es la respuesta que debe presentar el equipo auditor en sus
conclusiones.

Lo define
Segn sea el caso: quien solicita la auditoria, quien administra
el proceso de auditoria

PROGRAMA DE AUDITORIA
ALCANCE ( a qu y hasta dnde)
Establece los limites de la auditora en trminos de:
procesos, actividades, reas, documentos, numerales o
secciones de un documento, registro, cargo o roles,
periodos de tiempo o una combinacin de los anteriores

Lo define:

Segn sea el caso: Quien solicita la auditora, Quien

administra el proceso de auditora y en algunos casos
el auditor asignado.

Ejemplos de Objetivos y Alcance

Objetivo de la auditora
Establecer
la efectividad del entrenamiento
impartido a las personas que realizan el control de
gestin

Alcance de la auditora
Identificar el grado de relacin que existe entre los
objetivos planeados con los auditores internos y
los logros alcanzados en los programas
entrenamiento

Por ejemplo
Objetivo de la auditora
Verificar cumplimiento de lo requisitos
exigidos en el numeral 7.4.1 de la Norma
NTCGP 1000: 2009.

Alcance de la auditora
Verificar el proceso seguido para evaluar el
desempeo bimestral del proveedor del
servicio de mantenimiento de edificios.

PROGRAMA DE AUDITORIA

Convocar al Comit del Sistema

Integrado de Gestin
Jefe de la Oficina de Control Interno
Convocar al Comit del Sistema Integrado de
Gestin con el fin de presentar el programa anual
de auditorias del Sistema Integrado de Gestin de
la entidad, por medio de un correo electrnico y
memorando.

Aprobacin del Programa de

Auditora Comit del Sistema
Integrado de Gestin
El Jefe de la Oficina de Control Interno
lo presenta para su aprobacin al
Comit del Sistema Integrado de
Gestin. Si se tiene observaciones
los cambios se deben incorporar
Posteriormente se solicitar el acta de
aprobacin y se procede a socializar
para conocimiento de todos los
involucrados
en el programa de
auditorias internas.

CONVOCAR AL EQUIPO AUDITOR

El Auditor Lder

Los Auditores
Internos

Tcnicos

Coordinara todas las actividades referentes al

desarrollo de la Auditoria, adems, comunicar
por escrito el objetivo y alcance de la auditoria a
cada uno de los integrantes del equipo auditor.

Sern solicitados en comisin, cuando se

considere necesario y por el tiempo requerido.

En los casos en que se requieran servidores de

otras dependencias para que apoyen el proceso
a auditar en temas especficos o tcnicos, se
solicitar la comisin de dicho servidor.

PLANIFICACION DE LA AUDITORIA

Definir el alcance de la auditoria, diligenciando el

formato Definicin del Alcance de Auditora Interna para
establecer cuales sern los requisitos de las normas a
verificar y proceder a la preparacin de los documentos de
trabajo y dems documentacin requerida para iniciar el
proceso de auditoria, los cuales sern aprobados por el
Auditor Lder.

PLANIFICACION DE LA AUDITORIA

a realizar una revisin de la

documentacin previa a la realizacin de la auditoria en
El auditor procede

sitio, estudiando y analizando informacin y datos relacionados

para tener un mayor conocimiento de los procesos a auditar y
verificar la pertinencia de la misma. La documentacin que se
considere necesaria para preparar la auditoria se solicita al
responsable del proceso mediante

PLANIFICACION DE LA AUDITORIA
Estudiar y analizar informacin y datos relacionados con:
Revisin de la
documentacin

objetivos

entorno

funciones

propsito

procesos y procedimientos

organizacin interna
recursos humanos

productos y servicios

infraestructura informtica
Sistemas de informacin

Contable,
Presupuestal,
Financiera

Resultados de la evaluacin del Sistema de Control Interno,

PLANIFICACION DE LA AUDITORIA
Elaborar la Lista de verificacin para estructurar la auditoria a realizar.
y en coordinacin con el Lder la preparacin de los documentos de
trabajo determinados y la dems documentacin mnima requerida para
iniciar el proceso de auditoria

La hoja de verificacin es
Un documento de trabajo
Una herramienta para estructurar la auditoria a realizar
Un soporte para realiza entrevistas
Una gua para determinar si las prcticas reales
concuerdan con los procedimientos establecidos y los
requisitos
Un instrumento para registrar hallazgos
Una base para elaborar el informe de auditoria

UTILIDAD DE LA LISTA DE
VERIFICACION
Ayuda a la gestin del tiempo, indicando lo que ha de
cubrirse en cada proceso
Recopilar las evidencias de la auditoria en orden
cronolgico

Facilitar el cubrimiento de cada actividad, obteniendo

respuesta para los requerimientos.

ENFOQUE POR PROCESOS

Enfoque por procesos

Interrelacin

Responsables

Resultados
de Salida

Documentacin

Evaluacin de
Riesgos
Comunicacin

Procedimientos

Mejoramiento

Actividades de
Entrada
Medidas de
Control
Competencias

Recursos
Proveedores

Registros

Quejas Reclamos

Enfoque por procesos

en
AuditadoAuditado
en
en
Auditado
enAuditadoAuditado
en
capacidad
de
capacidad
capacidad
de capacidad
de
de
capacidad
de
reconocer
reconocer
la reconocer
la
reconocer
la
lareconocer
la
relacinrelacin
del
del
del
relacin
delrelacin relacin
del
procesos
procesos
con procesos
con
con
procesosprocesos
con
con
estrategia
estrategia
estrategia estrategia
estrategia

ENFOQUE POR PROCESOS

Objetivo de la Auditoria
Identificar el grado de consistencia con la
prctica de los procesos
Alcance
Verificar la manera como se desarrollan los
programas de entrenamiento

Proceso a Auditar
Formacin de Personal

Preguntas Enfoque de Procesos

1. Identificar los procesos con los que se relaciona el
entrenamiento de funcionarios de la entidad
2. Verificar si estn identificados los riesgos que se relacionan
con la ausencia de entrenamiento determinadas temticas

3. Verificar si existen indicadores que evalen el entrenamiento

4. Establecer que se registra cuando proponen necesidades de
entrenamiento
5. Establecer qu motiva o como se inicia el entrenamiento de
funcionarios
6. Establecer como se controla o verifica lo que motiva el inicio de
necesidades del entrenamiento.
7. Establecer que resultados genera el entrenamiento.
8. Verificar la secuencia de actividades que se siguen para el
entrenamiento

Preguntas Enfoque de Procesos

9. Establecer cmo se controlan las actividades relacionadas
con el entrenamiento
10. Establecer quienes intervienen en el entrenamiento y
sus competencias

11. Establecer la relacin del proceso para entrenamiento de

servidores con objetivos de calidad del 2010

Enfoque por procesos

LA HOJA DE VERIFICACION
Proceso

Cual es su propsito en el SIG? Que

resultados ofrece frente al cliente y/o
frente al SIG? Como se relaciona con los
objetivos de calidad

Objetivo

Como se evala el cumplimiento del

objetivo?, Se han definido
metas
especificas para el periodo

Alcance

Es claro el campo de aplicacin? Pueden

identificarse fronteras para su aplicacin

Desarrollo

Se evidencia el seguimiento al ciclo

PHVA?, Se evidencia congruencia de
las actividades con el propsito

Enfoque por procesos

Responsabilidades

Resultados

Registros

Como se asignan los cargos a las

actividades? , Son coherentes con
las competencias definidas?

Existen
medidas
de
gestin
asociadas a resultados? Es posible
verificar cumplimiento de metas?

Existen evidencia de la aplicacin? Si

no hay registros como se evidencia la
aplicacin? Se cumple el esquema de
control para los registros?

Enfoque por procesos

Tratamiento
a No
Conformes

Actividades
y
Resultados

Verificar
Existencia

Contribucin al proceso

Inicio

Tipo de actividad PH- V- A

DESARROLLO DEL PROCESO

Alcance de P (recursos, cursos de accin,

tiempos, anlisis previos, disponibilidad
Relacin Planear Hacer
Consistencia Hacer Planear
Relacin Hacer - Verificar
Tipo de resultados verificados
Tipo de actividades con Verificacin
Relacin Verificacin - Actuar
Relacin Actuar Hacer

Tratamiento de No conformidades
Asignacin de responsables (competencias,
volumen de trabajo, N de personas requeridas

HOJA DE VERIFICACION

Seguimiento a un equipo
Seguimiento a un contrato
Seguimiento a un habilidades y
competencias de los funcionario

Seguimiento a un plan de accin

Seguimiento a un objetivo estratgico
Seguimiento a un resultado no conforme
Seguimiento a una queja o reclamo
Seguimiento a un pago
Seguimiento a una accin de repeticin

SEGUIMIENTO A RUTA

Seguimiento a una solicitud

HOJA DE VERIFICACION
Cada ciclo de
mejoramiento
implica el
establecimiento
de un nuevo
estndar

3 ciclo de mejora y
estandarizacin

A
V
2 ciclo de mejora y
estandarizacin

P
H

A
V

P
H

Objetivo 3

A P
V H

1 ciclo de mejora y
estandarizacin

A
V

Objetivo 2

Objetivo 1

P
H

Cada ciclo de PHVA

implica mantener el
proceso con los
mismos resultados
que genera la mejora

Enfoque de Mejora Continua y aprendizaje

HOJA DE VERIFICACION
Como se activa en la organizacin a las necesidades de
mejoramiento

Verificar

El mejoramiento que inicia el ciclo de mejoramiento continuo

El seguimiento al ciclo PHVA en cada ciclo de mejoramiento

Los controles aplicados para mantener el nivel de mejora
alcanzado
Como se aplican acciones correctivas y/o preventivas en cada
mejoramiento

La manera como se definen nuevos objetivos de mejoramiento

La hoja de verificacin
LISTA DE VERIFICACIN
DE BOGOT D.C.
Secretara

GENERAL

VIGENCIA DEL PROGRAMA DE

AUDITORIAS (1)

Proceso/Procedimiento/

NORMA
No.
(2)

NTC
GP
(3)

ME
CI
(3)

OTR
AS
(3)

VERIFICACIN (4)

2
3
4
Fecha de la Reunin:

Reunin de aprobacin equipo auditor

Firma del Auditor Lder:

Auditores

Che
queo
(5)

ELABORAR PLAN DE AUDITORIA

Se debe hacer la planificacin de la auditoria o plan de trabajo, el cual es
comunicado al responsable del proceso a auditar mnimo 8 das hbiles
antes de la fecha programada de auditoria.
Los objetivos
Los criterios
Documento de referencia.
Procesos

El plan
debe incluir:

El alcance

Unidades organizacionales y
funcionales

Las fechas y lugares

Donde se van a realizar las actividades de auditoria
La asignacin de los recursos
El tiempo y duracin esperados

Comunicar el Plan de Auditora

Para comunicar el plan de auditoras, se proceder as:
El auditor lder remitir el plan al responsable del proceso a
auditar, por lo menos con 8 das hbiles de antelacin a la fecha de
la reunin de apertura de la auditoria.
Dentro de los 5 das hbiles siguientes al recibo del plan de auditora, el
auditado manifestar su conformidad devolvindolo firmado a la Oficina de
Control Interno.
En la eventualidad que no se pueda realizar la auditoria en las fechas
propuestas, el auditado se comunicar con el auditor lder con el fin de
acordar los posibles cambios.

REUNION DE APERTURA
Se debe hacer con las personas responsables de las funciones o procesos por auditar

El lder coordina la reunin de apertura

con el fin de presentar a los miembros del Equipo Auditor

a) Revisar el plan de auditoria.

b) Presentar un breve resumen de cmo se realizarn las actividades.
c) Confirmar los canales de comunicacin
d) Se debe brindar una oportunidad para que el auditado haga
preguntas.

RECOLECCION DE INFORMACION
Las fuentes de Informacin seleccionadas pueden variar de acuerdo con el
alcance y complejidad de la auditoria y puede incluir.

a) Entrevistas con servidores pblicos, contratistas y otras personas.

b) Observacin de actividades, y de las condiciones y medios de
trabajo circundante.
c)
Documentos, tales como
la poltica, objetivos, planes,
procedimientos, instrucciones, proyectos, contratos, entre otros.
d)
Registros como por ejemplo los de inspeccin, supervisin,
interventoria, actas de reuniones o subcomits, reportes de auditorias,
registros de programas y seguimientos, informes de gestin y
resultados.
e) Resmenes de datos, indicadores de desempeo.
f) Registros de las bases de datos, los procedimientos.
g) Registros de otras fuentes, por ejemplo retroalimentacin de la
ciudadana y dems informacin externa pertinente, como la de los
proveedores.
h) Bases de datos computarizadas y sitios de red.

AUDITORIA
EVIDENCIA OBJETIVA

EVIDENCIA QUE EXISTE.

NO INFLUENCIADA POR EMOCIONES O PREJUICIOS.
PUEDE SER DOCUMENTADA (DATOS).
PUEDE SER BASADA EN LA OBSERVACION (HECHOS).

DEBE ESTAR RELACIONADA CON EL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTION.
PUEDE SER CUANTITATIVA O CUALITATIVA.
PUEDE VERIFICARSE. (SHOW ME= MUESTREME)

Recoleccin de informacin
Fuentes de informacin

Recoleccin mediante muestreo

INFORMACION

Verificacin
EVIDENCIA
Evaluacin vs criterios
HALLAZGO

Revisin
conclusiones

Recoleccin de informacin

Cargos

Criterios

Procesos

Responsabilidades
Entrenamiento
Competencia
Autoridad
Interrelaciones

Manual de Calidad
Procedimientos
instrucciones
Registros
Planes

Condiciones especificas
Almacenes
Obras
Proyectos
Indicadores de seguimiento

ENTREVISTA

TECNICAS PARA LA FORMULACION DE PREGUNTAS

PROPOSITO DE LA PREGUNTA
El auditor hace las preguntas para:

1. Recolectar la informacin requerida

1. Aclarar ideas
2. Verificar la exactitud de lo que ha odo

ESTILO DE PREGUNTAS
Un auditor participativo hace preguntas de manera que:
El auditado sienta que el auditor esta interesado sinceramente en la
respuesta
Es amistoso y no arrogante ni condescendiente
Es metdico y profesional, sin ser frio ni indiferente

Da tiempo al auditado para elaborar su respuesta, en vez de

disparar preguntas rpidamente una detrs de otra, lo que puede
dar ms la sensacin de un interrogatorio
Acta con naturalidad y de acuerdo con las declaraciones del
auditado, en vez de avanzar rgidamente a travs de una larga lista
de preguntas predeterminadas que se deben responder, ya sea
pertinentes o no
Es firme y persistente con un auditado difcil o evasivo, y no deja
que se le escape

TIPO DE PREGUNTAS

CERRADAS

ABIERTAS

SONDEO

FORMULACION DE PREGUNTAS

tipo de preguntas ms utilizadas

CERRADAS
ABIERTAS

SONDEO

FORMULACION DE PREGUNTAS

tipo de preguntas ms utilizadas

CERRADAS
Suministran
informacin
puntual: un
responsable,
una fecha, un
lugar
SI / NO

ABIERTAS
SONDEO

FORMULACION DE PREGUNTAS

tipo de preguntas ms utilizadas

CERRADAS
Permiten
obtener
descripciones
de procesos o
actividades

ABIERTAS
SONDEO

FORMULACION DE PREGUNTAS

tipo de preguntas ms utilizadas

CERRADAS
ABIERTAS
Son preguntas
abiertas para
extraer
informacin
especifica y ms
profunda

SONDEO

FORMULACION DE PREGUNTAS

Cundo

Qu
Quien
Dnde

Porqu

Cul

Cmo

Cunto

Ejemplos de preguntas abiertas

Dgame que procedimiento sigue usted ?

Mustreme como funciona esto ?

De donde viene este formato?
Que hace cuando .?

En resumen, las preguntas abiertas:

Extraen informacin sin crear
defensivo por parte del auditado

un

comportamiento

Permiten que la conversacin se desvi y con ello

obtienen material adicional

Estimulan al auditado a expresar su punto de vista o sus

sugerencias.

Ejemplos de preguntas sondeo

Por favor, explique qu esta ocurriendo aqu ?
Porque estos inventarios no estn etiquetados ?
que quiere decir .?
Deme algn ejemplo ?
Como funciona esto ?
Me va a decir algo ms ?

En resumen, las preguntas Sondeo:

Aclara temas a los que se ha referido el auditado.
Confirman la comprensin del significado de palabras y
afirmaciones
Ayudan a evitar malos entendidos y
Brindan informacin con profundidad

Ejemplos de preguntas cerradas

Usted diligenci este formato
Esta es la caneca de los desperdicios
que color de etiqueta va pegada a este tipo recipiente
quien trabaj con usted en este ajuste de controles .?
Djeme ver si entend correctamente. Me dijo que primero
coloca la etiqueta en la parte superior y luego coloca la tapa
frontal algn ejemplo correcto

En resumen, las preguntas cerradas:

Permiten al auditor verificar su comprensin de lo que el auditado
desea afirmar
Permite al auditor confirmar que su resumen de los temas es
exacto
Eliminan malos entendidos al exigir informacin muy especifica y
Son tiles tanto como auditados comunicativos como con los
reservados

RECOLECCION DE EVIDENCIA
SECUENCIA DE ACTIVIDADES

Reunin de Apertura
Desarrollo de Entrevista
Anlisis y Calificacin de Hallazgos
Reunin de Cierre

Recoleccin de evidencia
Desarrollo de entrevistas
Tener en cuenta

Actitud frente al auditado

Estilo social del auditado
Formulacin de preguntas

Actitud frente el auditado

Evitar dar sorpresas
No emitir opiniones personales
No calificar ni descalificar

Basarse en hechos y datos

Ser claros en las explicaciones
Motivar a la
Conformidades

mejora

Escuchar activamente
Demostrar paciencia

las

No

Actitud frente el auditado

Lo equivocado
Detective

Usted tiene algo que esconder

Arrogante

Yo puedo encontrar lo que est

mal sin su ayuda

Consultor

Porque lo hace de este modo

Actitud frente el auditado

Lo equivocado
Duro

No conformidades = serios
problemas, altos costos

Blandos

No conformidades = no es para
preocuparse, no son riesgosas

Malicioso

Lo pesqu !!!!

Actitud frente el auditado

Lo acertado
Hacer preguntas consistentes con el alcance
Permitir al entrevistado responder y demostrar cmo son
manejados los asuntos
Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y
para identificar los elementos del sistema en los que se
encuentran deficiencias
Cumplir con el alcance de la auditoria

ESTILO SOCIAL DEL AUDITADO

MENOS EMOTIVO

ANALITICO

EMPRENDEDOR
MAS ASERTIVO

MENOS ASERTIVO

AFABLE

MAS EMOTIVO

EXPRESIVO

EMPRENDEDOR
Se denomina emprendedor o emprendedora a aquella persona que
enfrenta con resolucin acciones difciles, tiene el sentido ms especfico
de ser aquel individuo que esta dispuesto a asumir un riesgos. Desde este
punto de vista el trmino se refiere a quien identifica una oportunidad y
organiza los recursos necesarios para ponerla en marcha.

Requiere pruebas
Se deben presentar Alternativas
Debe apoyarse en los hechos

Se debe demostrar competencia, ser claro

Se debe apoyar sus decisiones
Se debe ser veloz en la presentacin

ANALITICO
Analtica = analizar (buscando el porqu y para qu), se refiere a una
persona que razona todo el tiempo, por lo general indaga mas all de lo que
ve o escucha y siempre trata de llegar a sus propias conclusiones.

Su enfoque es procedimental
Evala acciones paso a paso
Respalda sus decisiones en datos

Demuestra con antecedentes

Necesita respaldo, informacin
Requiere tiempo para el anlisis

AFABLE
Persona afable, sereno, sencillo. Culto, vivir y sentir, compartir...
Crecer como personas, complementarse... No espera nada de todo
esto, pero al mismo tiempo esta abierto a todo lo que pueda surgir:
amistad, algo mas profundo y humano....,

Es importante el proceso
Sus decisiones se apoyan en la relacin
Requiere visualizar integracin
Basa sus acciones en la cooperacin

Requiere tiempo para ejecutar

EXPRESIVO
Persona expresiva, suele transmitir muy claramente
todo lo que piensa o siente

Demostrarle que gana y cuanto gana

Apoyar sus visiones e intuiciones
Su estilo es informal, cercano, de historias
Basa la accin en relaciones amigables

Su enfoque de trabajo es personal

Notas de
Auditoria

PREPARAR CONCLUSIONES DE AUDITORIA

El Equipo Auditor antes de la reunin de cierre debe reunirse para:

a) Revisar los hallazgos de la auditoria y cualquier otra

informacin recolectada durante la auditoria, contra los
objetivos de la auditoria. Los hallazgos pueden indicar
conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria y/o
identificar una oportunidad de mejora.
b) Cualquier desviacin encontrada en la auditoria se documenta,
en el formato Solicitud de accin correctiva y/o preventiva.

c) Acordar las conclusiones de la auditoria.

d) Formular las recomendaciones a que haya lugar

EVALUACIN DEL SISTEMA POR

PROCESOS
ANLISIS DE LA EVIDENCIA
ELEMENTOS A CONSIDERAR EN UN PROCESO POR
AUDITORIA INTERNA
MATERIALES
PERSONAL

EQUIPO
PROCESO

INFORMACION

DOCUMENTACION

GENERACIN DE LOS HALLAZGOS

Documentar
los Hallazgos
Revisar
los Hallazgos
Documentar las
No Conformidades
Elaborar conclusiones
de Auditoria

Revisar vs. Plan Lista

Revisin de la No Conformidades
Observacin exacta
de los hechos
Dirigida al qu, cundo, dnde

Ayuda a lograr la implementacin

eficaz de la accin correctiva

V ac

Genera acciones aumentan la satisfaccin del

cliente y mejora el desempeo de la organizacin.

FORMATO DE NO CONFORMIDAD

ANALISIS Y CALIFICACION DE HALLAZGOS

ANALISIS Y CALIFICACION DE HALLAZGOS

LAS DESVIACIONES SE PUEDEN PRESENTAR POR:
Las

disposiciones estn establecidas y no se cumplen porque:

1. No se conocen
2. No se aplican

No existen disposiciones al respecto

LAS DESVIACIONES SE PUEDEN PRESENTAR PORQUE:

No sabe como se
hace

La informacin no
llega

La informacin no se
encuentra

Faltan herramientas,
personas, materiales

No conoce la
importancia y las
consecuencias

Situacin que
presenta desviacin
No es claro quien
hace qu

No tiene los
conocimientos y
habilidades

No es posible saber
cundo hay
desviacin

No se verifican los
resultados y
tendencias

No sabia que el
documento haba
cambiado

LAS DESVIACIONES SE PUEDEN PRESENTAR PORQUE:

COMUNICACIONES

CONTROL DE
REGISTROS

ENTRENAMIENTO

RECURSOS

CONCIENTIZACION
COMPETENCIAS

Situacin que
presenta desviacin
RESPONSABILIDADES

CONTROL

CONTROL DE
DOCUMENTOS

PLANIFICACION

MONITOREO Y
SEGUIMIENTO

RESULTADOS DE AUDITORIA
OBSERVACIN
Hallazgo sustentado con evidencia objetiva que
puede originar adicin, eliminacin, modificacin o
replanteamiento de disposiciones vigentes

NO CONFORMIDAD
No cumplimiento de un requisito especificado

REVISIN DE HALLAZGOS
1.

CLASIFICAR LOS HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO E INCUMPLIMIENTO DE

REQUISITOS EN OBSERVACION Y NO CONFORMIDAD.

REDACTAR LOS HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO OBSERVACION U

OPORTUNIDAD DE MEJORA
SIEMPRE SE INICIA CON UN VERBO EN INFINITIVO EJEMPLO:
*ASEGURAR.....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)
*GARANTIZAR....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)
*ASEGURAR....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)
*FORTALECER....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA)
REDACTAR LOS HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO NO CONFORMIDAD
SIEMPRE LLEVA UNA NEGACIN AL INICIO, INTERMEDIA O AL FINAL
EJEMPLO:
*NO SE EVIDENCIO...(ESCRIBA LA SITUACION DE ACTUAL) CUMPLE
(ESCRIBA LA SITUACION DESEADA)

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD

HALLAZGO
SEGN NTC-ISO 9000:2000 (3.9.5)
RESULTADOS DE LA EVALUACIN DE LA EVIDENCIA
DE LA AUDITORA RECOPILADA FRENTE A LOS
CRITERIOS DE AUDITORA.
HALLAZGO CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS:
EL ELEMENTO SE AJUSTA A LA EXIGENCIA?
LA IMPLANTACION CORRESPONDE A LA INTENCION?
LA IMPLANTACION ES EFICAZ?
OBSERVACION U OPORTUNIDAD DE MEJORA.
HALLAZGO INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS:
UNA FALLA AISLADA EN UN REQUISITO?
DESVIACION
SIGNIFICATIVA EN UN REQUISITO?
UN PROBLEMA MENOR QUE REQUIERE ATENCION?
AUSENCIA O FALLA COMPLETA DE UN REQUISITO?
SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA (SAC) = NO CONFORMIDAD.

AUDITORIA
NO CONFORMIDAD
SEGN NTC-ISO 9000:2000 (3.6.2)
INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO.
SE PRESENTA CUANDO
AFECTA FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA DE CALIDAD?
AFECTA LA CALIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO?
AFECTA LA SATISFACCION DEL CLIENTE?
NO CONFORMIDAD MENOR=FALLA PUNTUAL HAY METODOLOGIA
(AFECTA LEVEMENTE UNO, DOS O TRES DE LOS ENUNCIADOS
ANTERIORES)
NO CONFORMIDAD MAYOR=FALLA TOTAL NO HAY METODOLOGIA
(AFECTA FUERTEMENTE UNO, DOS O TRES DE LOS ENUNCIADOS
ANTERIORES)

Anlisis y calificacin de hallazgos

Redaccin de NC y Observaciones
No se han definido (disposiciones, normas, reglas, responsables,
mecanismos para el registro) para el desarrollo de (una actividad,
un proceso especifico)

No estn disponibles para consulta / no existen / no se han

definido (documentos, informes, registros, actas) sobre (un tema
particular de la Norma NTCGP 1000 / 2009)

Considerando que durante la auditoria se encontr que

(explicacin
de la situacin) puede afirmarse
que (los
documentos de referencia) no son suficientes / no se considera
(un tpico especifico, el registro de informacin relevante, detalle de cierto
requerimiento)

Anlisis y calificacin de hallazgos

Redaccin de NC y Observaciones
Aunque en la prctica se encuentra evidencia de (una
situacin particular, el diligenciamiento de un formato, la
conservacin de un registro, la ejecucin de cierta actividad) el
procedimiento (especifico) no establece disposiciones sobre

el particular, lo cual ocasiona / genera el riesgo de

(descripcin de la situacin de riesgo identificada durante la auditoria)

La ausencia de disposiciones sobre (un tema particular) genera

en la prctica ( descripcin de beneficios / obstculos especficos)
aspectos corroborados con ( una descripcin de la evidencia
objetiva identificada durante la auditoria)

Anlisis y calificacin de hallazgos

Redaccin de NC y Observaciones
No existen registros que demuestren la aplicacin de (un
numeral o tpico especifico del documento objeto de la auditoria o
de la norma)

Despus de revisar

/ comparar (uno o varios registros

propuestos en el documento objeto de auditoria) puede afirmarse
que no se aplica ( un numeral o tpico especifico del
documento), dado que (explicacin de la situacin encontrada)
Aunque existe / se cumple (registros , numeral o tpico
especifico) no se encuentra / falta ( explicacin de la situacin
encontrada), dado que (explicacin de la situacin encontrada)

HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO MS
COMUNES
PLANEACIN DE CALIDAD NO EVIDENTE.
DOCUMENTOS INTERNOS O EXTERNOS NO
CONTROLADOS.

REGISTROS DE CALIDAD NO INTEGRADOS AL

SISTEMA.
OBJETIVOS DE CALIDAD NO DIVULGADOS Y SIN
MEDICION.

COMPETENCIAS DEL RECURSO HUMANO NO

EVALUADAS, FORMACIN SUMINISTRADA NO
REQUERIDA Y SIN MEDICIN.

HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO MS COMUNES

AMBIENTE DE TRABAJO NO UTILIZACION DE

DOTACIN EXIGIDA PARA LA LABOR A REALIZAR.
PROCESOS SIN MEDICIN NI SEGUIMIENTO DE ACCIN
CORRECTIVA.
DISPOSITIVOS DE MEDICIN NO INTEGRADOS AL
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
NO CONFORMIDADES POR AUDITORIAS INTERNAS SIN
CIERRE EFICAZ.
ACCIONES CORRECTIVAS SIN APOYO DE LA DIRECCIN.

Componentes para la descripcin de

Fortalezas y las Oportunidades de
Mejoramiento:
Qu o Cul es la Fortaleza
Por qu es una Fortaleza?

Qu o Cul es la Oportunidad de
Mejoramiento?
Por qu es una Oportunidad de
Mejoramiento?
Aplicar filtro de la verdad

FORTALEZAS
Son los recursos y capacidades especiales
apropiados y utilizados por la organizacin
de manera sistemtica, y por los que puede
desarrollar una posicin privilegiada frente al
entorno. Para sealar una fortaleza se debe
demostrar que ese factor est consolidado al
interior de la organizacin y forma parte de
un sistema, en el cual:

FORTALEZAS
Los procesos estn diseados en relacin con el
direccionamiento estratgico de su propio sistema
de gestin.
Los procesos son implementados de manera
sistmica y cuentan con mecanismos para la
identificacin y solucin de problemas.
Los procesos responden a ciclos peridicos de
evaluacin y mejoramiento, sustentados con
indicadores tanto de proceso (tems de
verificacin) como de resultado (tems de control).

OPORTUNIDADES DE
MEJORAMIENTO
Son las brechas existentes entre el
estado de desarrollo de los elementos,
procesos o sistemas de la
organizacin o la gestin, frente al
estado de desarrollo requerido para su
xito sostenible.

OPORTUNIDADES DE
MEJORAMIENTO
La organizacin no cuenta con una visin
de sistema que articule los diferentes
procesos.
La operacin de los procesos no
responde
con
claridad
al
direccionamiento estratgico propio de su
sistema de gestin.
No existen ciclos de evaluacin ni de
mejoramiento, no cuenta con indicadores
o stos no se emplean de forma
sistmica

Las Fortalezas y Oportunidades de

Mejoramiento son el eje de la evaluacin.
Es por ello que una buena redaccin nos
facilita que realicemos un Plan de Accin
consistente con nuestra realidad y nos
permita optimizar el tiempo utilizado en el
mejoramiento.

ESTILOS DE REDACCION
FORTALEZAS
Deficiente
La institucin ha definido guas de trabajo las cuales se
evalan peridicamente
Acertada

Vs

La institucin ha desarrollado una intensa labor en la

definicin e implementacin de guas de trabajo, con
participacin de los directos involucrados, teniendo en
cuenta el conocimiento y necesidades actuales. Existen
mecanismos sistemticos para entrenar a todos los
involucrados y para verificar la pertinencia a los mismos.
Las brechas encontradas son analizadas y documentadas
para el aprendizaje organizacional.

ESTILOS DE REDACCION
FORTALEZAS
Deficiente
Se capacita y entrena a todo el personal

Acertada

Vs

La organizacin ha desarrollado planes de capacitacin

y entrenamiento para todo el personal, basados en las
necesidades de conocimiento detectadas de la
operacin de los procesos de la institucin. Existen
mecanismos para priorizar los vacos de conocimiento
crticos y se asignan recursos y estrategias para tal fin.
Se tienen bien definidos e implementados los
mecanismos para hacerle seguimiento al plan en los
distintos niveles y servicios de la institucin.

ESTILOS DE REDACCION
OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO
Deficiente
No se cuenta con procesos de Evaluacin de procesos

vs.
Acertada
Aunque la institucin ha desarrollado procesos de
monitoreo, los cuales cuentan con el personal
entrenado y los instrumentos necesarios, no se han
documentado los aspectos claves del proceso y no se
genera la informacin oportuna, veraz y confiable, con
criterios que permitan identificar y definir la
oportunidades de mejora .

ESTILOS DE REDACCION
OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO
Deficiente
No se ha llevado a cabo el despliegue del
direccionamiento estratgico
Acertada

Vs

No se cuenta con despliegue del direccionamiento

estratgico de tal manera que existan metas,
responsables, recursos, indicadores, sistema de
seguimiento, para garantizar que se logren los
objetivos de la organizacin y que sea coherente
con la visin y misin de la Institucin. No se
asegura que el despliegue sea sistemtico.

RECUERDE QUE TODAS LAS

FORTALEZAS DEBEN TENER
SOPORTES

Soportes de las fortalezas:

Si cree que el tem analizado es una fortaleza
deber buscar el material para soportarlo:
polticas, plan operativo, grficos de
tendencias, tablas, actas, diagramas del flujo
del proceso, cronograma de trabajo, etc., y
todos los documentos que pueden mostrar la
madurez del proceso .

REPORTE DE AUDITORIA
Se realiza el informe definitivo correspondiente y se registra
en el formato "Informe de auditoria".
El informe ser enviado al Jefe de Control Interno, para su revisin
y al Responsable del proceso auditado para su aprobacin

El informe se debe entregar por parte del Auditor Lder al Jefe de

Control Interno, mximo 8 das hbiles despus de finalizada la
auditoria.

INFORME DE AUDITORIA
INCLUIR O HACER REFERENCIA A:

Objetivo, alcance y criterios

Fechas y lugares de realizacin de
las actividades de auditora
Procesos auditados
Responsables de las actividades

INFORME DE AUDITORIA
CONTENIDO
INCLUIR O HACER REFERENCIA A:

Personal entrevistado
Auditor Lder, Equipo auditor
Aspectos favorables de la actividad auditada
Aspectos dbiles de la actividad auditada
Solicitud de acciones correctivas
Conclusiones de la auditora

INFORME DE AUDITORIA

LO QUE NO DEBE INCLUIR

Opiniones subjetivas
Informacin confidencial

Criticas a las personas

Declaraciones ambiguas
Detalles triviales
Observaciones, hallazgos, No conformidades que no fueron
discutidos en la reunin de cierre
INFORME DEFINITIVO

REUNION DE CIERRE
Se realiza la reunin de cierre con los funcionarios que atendieron
la auditoria y el dueo del proceso Auditado.

Actividad auditada
En la reunin de cierre
se
ratifican
los
siguientes aspectos:

Conclusiones
Presentacin de las no conformidades si
las hay, las cuales deben ser firmadas
por el Auditado en seal de aceptacin.

De esta reunin se diligencia el formato de acta de cierre de auditoria

como evidencia de los compromisos adquiridos.
El responsable del proceso auditado dispondr de 5 das hbiles,
contados a partir de la notificacin del informe, para presentar el plan de
mejoramiento
donde se determinen las acciones preventivas o
correctivas.
FORMATO DE LAS ACCIONES

DISTRIBUCION DEL INFORME

DEFINITIVO
A travs de memorandos, remite el informe de

auditoria al responsable del rea, proceso,

proyecto etc, e informa a la Representante de la
Direccin y a los servidores que se hayan establecido
en el plan de auditoria

SEGUIMIENTO
Designa a los responsables de ejecutar las visitas de seguimiento.
Los designados realizan la visita de seguimiento y verifican el
cumplimiento de las acciones propuestas, dejando el registro en el
formato " solicitud de accin correctiva y/o preventiva
En el caso que en el seguimiento no se haya ejecutado las actividades
programadas, se acuerda una segunda visita de seguimiento, si al
efectuar la misma se sigue incumpliendo el plan de actividades
propuesto, se informa al Secretario General sobre la situacin.
En las Auditorias siguientes se verificar la eficacia y efectividad de la
accin correctiva tomada e implementada y se registrar en el formato"
solicitud de accin correctiva y/o preventiva

SEGUIMIENTO DE ACCIONES
Verificar las respuestas
acciones correctivas

a las solicitudes de

Elaborar el programa de la auditoria de

seguimiento

Verificar
la eficacia de las acciones
implementadas

EL INFORME DE SEGUIMIENTO A
ACCIONES CORRECTIVAS

La

solicitud
de
acciones
correctivas es el vehiculo para
documentar las desviaciones y
fallas en el cumplimiento de las
especificaciones
detectadas
durante la auditora.

ACCIONES FINALES
Elaborar el informe de la auditoria de seguimiento
Registrar la solucin de las no conformidades o ejecutar un
nuevo programa de implementacin de acciones
Declarar el cumplimiento satisfactorio de las acciones
correctivas
Generar el registro de solucin

Distribuir las copias pertinentes, notificando a los

implicados

FORMATO DE SEGUIMIENTO

GENERAR INFORME PARA REVISIN GERENCIAL

Consolida la informacin de los reportes de auditoria y un
anlisis con las debilidades y fortalezas encontradas y entrega el
reporte al Representante Legal y al Representante de la Direccin,
para la revisin gerencial, para evaluar la gestin del proceso de
auditoria.

Reunin de Cierre
Es una actividad posterior a la actividad de campo
Permite presentar las conclusiones del equipo auditor al
auditado y al jefe del cual depende
Durante los primeros ciclos de auditoria se recomienda
efectuar una reunin previa del equipo auditor para obtener
consenso sobre no conformidades y observaciones.

En la reunin de cierre nicamente se presentan las no

conformidades y observaciones redactadas por consenso
del equipo auditor

Reunin de Cierre
Debe darse nfasis a la obtencin de un acuerdo con los
auditados sobre no conformidades y observaciones
identificadas por el equipo auditor
Se recomienda presentar un resumen documentado de la
auditoria
Actividad Auditada
Personas entrevistadas
Conclusiones sobre aspectos favorables
Documentos consultados
Presentacin de observaciones y no conformidades

GRACIAS
OFICINA DE CONTRO LINTERNO
SECRETARIA GENERAL ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA

RICARDO BOGOTA CAMARGO

ricabogota@hotmail.com