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Arquivo Organizao e Manuteno

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INTRODUO
Objectivos
No final desta unidade temtica, os formandos devero estar habilitados a:
Objectivo (s)
Identificar e aplicar as regras de funcionamento do arquivo, de acordo com as tcnicas de
tratamento de informao documental.
.

Contedos programticos
Arquivo conceitos fundamentais
Conceito, funes e caractersticas do arquivo
Tipologia da documentao interna e externa (processos registos, colees e dossiers temticos)
As unidades arquivsticas: constituio. Ordenao e tipos.
Transferncia/Incorporao de documentos

Arquivo como sistema de informao


Operaes com arquivo (recolha, separao, recepo, registo,
registo/descrio, despacho/difuso, expedio e arquivo)
Tcnicas e mtodos de arquivo
Sistemas de classificao dos documentos / codificao
Formas de recuperao e controlo dos registos
Actualizao do arquivo
Prazos de conservao de documentos (utilidade histrica e historicidades)
Equipamentos de arquivo
Plano de arquivo

anlise,

tratamento,

Novas tecnologias em arquivo


Sistemas magnticos, pticos e microgrficos
Utilidade da micro-informtica na gesto da documentao

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NDICE
Origem do arquivo ............................................................................................................................................. 4
O documento na empresa ................................................................................................................................. 5
Arquivo conceitos fundamentais....................................................................................................................... 6
O que o arquivo? ............................................................................................................................................ 6
Microfilmagem .................................................................................................................................................. 7
Legislao aplicvel ......................................................................................................................................... 11
Organizao e manuteno ............................................................................................................................. 12
Tipos de classificao de arquivo .................................................................................................................... 15
Ordenao alfabtica ...................................................................................................................................... 16
Regras da ordenao alfabtica ...................................................................................................................... 17
Ordenao numrica ....................................................................................................................................... 20
Classificao geogrfica ................................................................................................................................... 21
Classificao cronolgica ................................................................................................................................. 22
Classificao ideolgica ................................................................................................................................... 23
Ordenao decimal.......................................................................................................................................... 23
Sistemas magnticos, opticos e micogrficos ................................................................................................. 23
Sistemas de ordenao.................................................................................................................................... 25
Caractersticas dos arquivos ............................................................................................................................ 26
Equipamentos de arquivo................................................................................................................................ 31
Prazo de conservao de documentos ............................................................................................................ 33
Plano de arquivo .............................................................................................................................................. 35
Arquivologia e Arquivistas ............................................................................................................................... 38
Anexos ............................................................................................................................................................. 40
Regras para a utilizao do sistema alfabtico ............................................................................................... 40
Atividades ............................................................................................................ Erro! Marcador no definido.
Circuito da Correspondncia ........................................................................................................................... 44
Bibliografia e Netgrafia .................................................................................................................................... 45
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Origem do Arquivo
Etimologicamente, o vocbulo arquivo provm do grego archeion que seria composto
de dois elementos: ARKHAIOS, antigo e EPO, dispor, ter cuidado, e deu origem em latim
archivum.
Arquivo, significaria, portanto, a arrumao de coisas antigas.
Os arquivos, como instituio, tiveram a sua origem na antiga civilizao grega.
Nos sculos IV e V e a.C. Os atenienses guardavam no Metroon, templo da
me dos deuses, os tratados, leis, minutas da assembleia popular e outros
documentos oficias.
Entre os documentos encontrava-se o discurso que Scrates escrevera em
sua defesa pessoal, peas de squilo, sfocles e eurpedes, etc. Esses
documentos foram conservados atravs dos tempos de tal forma que ainda hoje se
encontram preservados, j no em arquivos, mas em instituies especficas
(museus).

Em Portugal os arquivos no foram designados sempre da mesma forma:

Monarquia: carteiras ou cartrios locais onde se guardavam as cartas,


ttulos, escritas, bulas pontifcias e
outros

documentos

importncia

para

de
o

vital
reino,

posteriormente denominados pelo


nome de Tombos.

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O Arquivo Real Portugus, fundado por D. Fernando I, ficou conhecido por Torre do
Tombo por ter sido instalado numa torre nas muralhas do forte onde vivia o referido
monarca.

O documento na empresa
O documento um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa,
podendo servir de meio de prova ou de confirmao de um acontecimento, situao ou
ocorrncia.
A empresa apresenta atravs de documentos os factos relativos sua
actividade.
Os documentos constituem a memria da empresa.
Habitualmente o documento escrito, este pode tambm ter outro suporte material alm
Do papel, registo em DVD, CD, pendrive, microfilme, etc.

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Arquivo conceitos fundamentais


As empresas lidam, diariamente, com uma grande quantidade de documentos que chegam e
partem da empresa. Por imposies legais, muita desta documentao deve ser arquivada
, igualmente, fundamental que a empresa possua uma gesto racional e eficaz desta informao,
no sentido de evitar:
Perda de tempo na pesquisa da informao
Que informao til no caia no esquecimento ou que nunca seja utilizada
Extravios de documentao
A desorganizao dos servios, o que vai influenciar o funcionamento de toda a
empresa e, consequentemente a produtividade

O que o arquivo?
Conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, forma, o seu suporte material,
elaborados ou recebidos por um organismo pblico ou privado em funo da sua
actividade e conservado para efeitos administrativos.
Um local destinado conservao e guarda de documentos devidamente classificados
e ordenados

OU AINDA
Uma unidade de servio administrativo especializado cuja misso consiste em receber,
classificar, guardar e emprestar documentos. Neste sentido o arquivo funciona como a
memria organizada da instituio que serve
Sabemos tambm que a informao, antes de ser arquivada, sofre um tratamento classificao e
ordenao
Assim sendo, por arquivo entende-se:

O local onde , guardada toda a informao de interesse, depois de ter sido


devidamente tratada, ou seja, classificada e ordenada
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Microfilmagem
A microfilmagem um sistema de gesto e preservao de informao, mediante a
captao das imagens de documentos por processo fotogrfico. O microfilme reduz
drasticamente o volume dos arquivos, sendo um meio de armazenamento mais racional e
prtico, proporcionando acesso eficiente, rpido, limpo e seguro s informaes
arquivadas, e a baixo custo.
Portugal possui legislao especfica, que autoriza as actividades de microfilmagem no
pas, estabelecendo que o microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos
originais, podendo estes serem eliminados aps a microfilmagem.
O microfilme cpia destina-se ao manuseio dirio. Enquanto, que o original tem por
finalidade garantir a integridade e preservao das informaes, podendo ser mantido em
arquivos de segurana.
A microfilmagem um processo frequentemente usado em organismos oficiais, grandes
empresas comerciais ou industriais, bancos, seguros, (.).

Fases a seguir na microfilmagem:


1. Seleco e ordenao dos documentos;
2. Utilizao de mquinas prprias;
3. Revelao do filme;
4. Utilizar uma leitura de micro fichas.

RAPIDEZ DE ACESSO INFORMAO


evidente que localizar um documento em microfilme, incomparavelmente mais rpido,
do que em arquivos convencionais ou quilomtricos corredores com caixas de
documentos. possvel seleccionar um documento entre milhes em apenas alguns
segundos (em alguns casos fraces de segundos), sem ser necessrio sair da cadeira.

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REDUO DE ESPAO
A tpica reduo de espao proporcionada pelo microfilme, de 98% ou mesmo superior.
Toda a documentao de um normal arquivo de ao com 4 gavetas, poder estar contida
em to somente 2 rolos de microfilme, que cabem em uma nica mo.
FCIL MANUSEIO DA INFORMAO
Um dos mais acentuados problemas dos que manuseiam pequenas ou grandes
quantidades de documentos, a imensa variedade de formatos, tamanhos e formas
desses papis. O microfilme um agente uniformizador. Esta uma das suas mais
expressivas vantagens. No importa o tamanho ou padro original, em microfilme ele
estar dentro de um nico formato. Dessa forma, o manuseamento da informao ser
muito mais prtico.
BAIXO CUSTO
Os custos totais de implementao do microfilme, variam de aplicao para aplicao e
at mesmo de empresa para empresa. Falando genericamente, o custo em alguns casos
muito inferior ao simples custo de armazenamento do papel convencional. Um indicador
seguro de que um processo de arquivo microgrfico econmico, o facto de os bancos
serem os principais utilizadores.
SEGURANA
No existe nenhuma outra forma mais prtica, econmica e segura, contra sinistros
naturais ou provocados, de que o microfilme. So inmeros os exemplos de empresas e
organismos que salvaram os seus documentos de desastres, graas ao microfilme
INTEGRIDADE DO ARQUIVO
Com a utilizao do microfilme fica assegurado o arquivo correcto de qualquer documento
e a funo de rearquivar um microfilme, simplesmente rebobinar uma bobina. No
existem caixas, caixotes, pacotes e funcionrios exaustos. No microfilme, os documentos
esto sempre na ordem correcta.

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BAIXOS CUSTOS DE MANUTENO

Considerando o grande aproveitamento de espao proporcionado pelo microfilme,


resultando de uma grande concentrao de informaes, o baixo custo de manuteno
uma consequncia quase imediata.
FCIL E RPIDA REPRODUO
Todo um arquivo de microfilme pode ser fcil, rpida e economicamente duplicado.
FCIL DISSEMINAO DA INFORMAO
Inmeras empresas em todo o mundo, implementaram o microfilme pelo baixo custo e
facilidade na disseminao da informao.
AUMENTO DE CAPACIDADE DE MEMRIA
Com o microfilme e seus sistemas, a capacidade de memria no tem limites.
Informaes que hoje no so localizadas, estaro sua disposio em microfilme, em
tempos curtssimos.
FACILIDADE DE ACESSO A DOCUMENTAO "RARA" OU "NICA"
Documentos histricos, em arquivos de outros pases, esto hoje em Portugal graas ao
microfilme.
MELHORES CONDIES DE TRABALHO
Os sistemas de microfilmagem proporcionam melhores condies de trabalhos a quem
tem que manusear documentao em todas as reas. Consequentemente a empresa
ganhar em produtividade e eficcia.
DURABILIDADE
O microfilme, um produto dos mais durveis, a durabilidade do microfilme
praticamente ilimitada.
MINIMIZAO NOS CUSTOS DE TRANSPORTE
Os custos com fretes e portes pelo correio so minimizados com a implementao de
programas de microfilmagem.

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PRESERVAO DA NATUREZA
A maioria das empresas gasta muito mais papel e impressos do que necessitaria
consumir. Os centros de microfilmagem, podem pagar o material de consumo com a
venda de papel para reciclagem.
INTERLIGAO COM OUTRO SISTEMA
O microfilme um dos mais versteis sistemas de tratamento de informao. Ele
possibilita plena compatibilidade com outros sistemas existentes, tais como Sistemas
informticos/digitalizao.
INFORMAO PARA TODOS
Livros e publicaes de alto custo, antes disponveis apenas para uma faixa de alto poder
arquivstico, esto hoje ao alcance de todos. Foi por isso, que muitas escolas e
universidades implantaram programas especficos de microfilmagem.

Alto custo dos materiais e equipamentos, na maioria importados.


difcil comparar duas imagens de um mesmo microfilme.
O documento perde o seu valor intrnseco, por exemplo, no permite que se veja a
presso exercida ao escrever.
Nem sempre possvel termos uma imagem bem legvel de documentos que se
encontram em mau estado, pois a microfilmagem no ressuscita a imagem do
documento original.

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Legislao aplicvel
A Portaria 118/90, de 15 de Fevereiro, estabelece as condies a que deve obedecer a
microfilmagem de documentos, que tenham importncia fiscal.
O Cdigo do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas
possibilita a substituio, para efeitos fiscais, dos documentos de suporte
dos livros e registos contabilsticos que no sejam documentos autnticos
ou autenticados, por microfilmes que constituam sua reproduo fiel.
1 - Os documentos de suporte dos livros e registos contabilsticos que no

sejam documentos autnticos ou autenticados pode, decorridos trs


exerccios aps aquele a que se reportam e obtida autorizao prvia do
Director-Geral das Contribuies e Impostos, ser substitudos, para efeitos
fiscais, por microfilmes que constituam sua reproduo fiel e obedeam s
condies estabelecidas nos nmeros seguintes.
2 - 1. A microfilmagem ser executada com o rigor tcnico necessrio

obteno da imagem perfeita dos documentos originais sobre microformas


devidamente classificadas e registadas, de forma a garantir a sua consulta e
reproduo em papel durante o perodo de sete anos, contando a partir do
prazo estabelecido no nmero anterior. 4. Todas as operaes de
microfilmagem e a classificao dos suportes e das imagens obtidas sero
registadas em livro prprio, a conservar pelo prazo de sete anos, contando
nos termos do n 1.

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Organizao e manuteno
Principais funes:
Recolher e Ordenar a documentao: mediante a recolha, registo e
classificao dos documentos;
Fornece os documentos solicitados com rapidez para os diversos servios;
Controlar os actos administrativos;
Conservao da documentao: no s mediante a utilizao de equipamento
adequado (armrios, ficheiros, etc.), como tambm, proporcionando condies
ambientais ideais de modo a no se danificarem os suportes (sob a aco da
humidade, calor e frio, entre outros).

Tipos de Arquivo
Tendo em conta as entidades que lhes do origem, os arquivos podem ser:
Pblicos: estatais, municipais;
Institucionais: escolas, igrejas, clubes, associaes;
Comerciais: empresas;
Pessoais: cartas, originais de trabalhos, entre outros.

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Localizao do Arquivo
O local de instalao do arquivo deve ter em conta:
Localizao: deve ser acessvel e com capacidade para se expandir;
Iluminao: ampla, repartida e sem incidncia directa do sol;
Ventilado: ventilao natural, constante e regulvel;
Higienizao: limpo, bem cuidado, com desinfestao peridica;
Disposio: fcil consulta e conservao, espao livre para deslocao.
Segurana: contra incndio, roubo, infiltraes, entre outros.

Para organizar um arquivo necessrio:


Identificar a actividade da instituio ou empresa e da rea onde trabalha;
Relacionar e organizar os diferentes documentos;
Identificar os documentos que so criados no decorrer da actividade da
empresa.
Ter em conta o custo de manuteno do arquivo;
Dimenso da empresa;
Recursos humanos e financeiros;
Frequncia de consulta;
Local de arquivo;
Quantidade de documentos a arquivar.

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Antes de guardar os documentos nas pastas, dossis e armrios correspondentes,


necessrio cumprir algumas etapas.

Etapas a cumprir
1) Inspeco: consiste na verificao de cada documento no que diz respeito ao seu
destino, pois este pode ser para:
Arquivar;
Solicitar informao;
Verificar a existncia de antecedentes (ser anexado a outro).
2) Leitura: todos os documentos devem ser lidos cuidadosamente, para que se
analise o seu contedo e se perceba onde vai ser arquivado. (Se j existe pasta ou
se necessrio criar uma).
3) Seleco: seleccionar o material que vai ser arquivado daquele que j no tem
qualquer utilidade para a empresa ou instituio (cpias, comunicados sem
importncia).
4) Marcar a hora e a data de entrada de um documento, para que no haja dvidas
acerca da chegada desse documento.
5) Classificar: determinar como ser arquivado o documento, de acordo com o
mtodo e classificao adoptados pela organizao.
6) Ordenao: a organizao dos documentos dentro das pastas e destas dentro
dos arquivos. A escolha da forma de ordenao depende da natureza dos
documentos.

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Tipos de classificao de arquivo

Classificao alfabtica

Classificao numrica

Classificao alfanumrica

Classificao cronolgica

Classificao geogrfica

Classificao ideolgica

Classificao decimal universal (CDU)

A classificao de documentos consiste em agrup-los de acordo com as suas


caractersticas, estabelecendo uma ordem lgica que permita uma fcil localizao
Existem diversos sistemas de classificao de documentos. A opo por um ou outro
sistema deve ser efectuada de acordo com os seguintes critrios:
Conhecimento das vantagens e inconvenientes dos diferentes sistemas
Definio dos objectivos a atingir com o arquivo
Conhecimento do tipo de documentos a arquivar
Entende-se por classificao, o processo pelo qual se torna possvel dispor de uma forma
ordenada, um determinado conjunto de elementos, de modo a facilitar a sua posterior
identificao, localizao e consulta.

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Ordenao alfabtica
Quando falamos em arquivo alfabtico, muitas pessoas desconhecem o fato de que h
dois critrios para a ordenao alfabtica (letra por letra ou palavra por palavra), e que
ambos esto corretos.
Dispe os documentos ou pastas de acordo com a sequncia das letras do alfabeto. um
mtodo fcil, lgico e prtico.
Podemos utilizar a ordenao com base no apelido ou numa palavra - chave (escolas
secundrias, particulares, preparatrias e universitrias).

Caractersticas

A ordenao determinada pela sucesso das letras do


alfabeto

Vantagens

Sistema aberto, uma vez que sempre possvel


intercalar novas fichas/documentos novos nomes
sem existir necessidade de proceder a alteraes.
Sistema familiar, dado que a ordenao pelo alfabeto
conhecida por todos
Sistema complementar, pois permite a combinao com
outros sistemas

Desvantagens

Sistema em que podem ser aplicados critrios distintos,


o que, na mesma empresa pode ocasionar transtornos
Sistema de difcil aplicao quando o nmero de
documentos muito elevado
Sistema em que difcil detectar extravio de
documentos

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Regras da ordenao alfabtica


Regra 1 - Quando ao nome prprio se sucedem vrios apelidos, deve-se classificar pelo
ltimo apelido.
Nomes:
Joo Silva Almeida Costa
Maria Lusa Ferreira Sousa Dias

Classificar
Costa, Joo Silva Almeida
Dias, Maria Lusa Ferreira Sousa

Regra 2 - Quando um nome procedido de um ttulo acadmico, de nobreza ou de


graduao, apenas se tem em conta o nome.
Nomes
Classificar
Engenheiro Manuel Lopes
Manuel Lopes (engenheiro)

General Afonso Paiva


Afonso Paiva (General)

Regra 3 - As abreviaes no so consideradas para efeitos de ordenao alfabtica.


Nome
Classificar
Lus Manuel Santos Jr.
Lus Manuel Santos
Regra 4 - Quando um nome precedido das abreviaturas S.,St., St os, St.as, estas devem
ser consideradas para efeitos de ordenao alfabtica.
Nome

Classificar
S. Gabriel

So Gabriel

Regra 5 As conjunes e as preposies, como e, de e outras ligando os nomes,


no devem ser consideradas para efeitos de ordenao alfabtica.
Nome
Jos Lopes dos Santos

Classificar
Jos Lopes Santos

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Regra 6 os nomes ligados por apstrofos ou por hfen so considerados como se


fossem um nico nome, para efeitos de classificao.

Regra 7 os nomes que comeam por uma inicial precedem, para efeitos de ordenao,
os nomes que comecem pela mesma inicial mas que no estejam abreviados.
Nomes
Antnio Mendes
A. Mendes

Classificar
Mendes, A.
Mendes, Antnio

Regra 8 quando as firmas usam ttulos d-se preferncia aos ttulos, na classificao.
Nome
Classificar
Metalrgica Almeida
Metalrgica Almeida

Regra 9 As abreviaturas e os algarismos devem ser considerados por extenso.


Nome
6. Bairro Fiscal

Classificar
Sexto Bairro Fiscal

Regra 10 Os artigos que precedem o nome das firmas no so considerados para


efeitos de classificao.
Nome

Classificar
O Salo Primavera

Salo Primavera (O)

Regra 11 Os documentos provenientes de um Servio ou Departamento de uma


Organizao devem ser ordenados pelo nome da Organizao ou da firma e no pelo
nome do Servio/Departamento.

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Regra 12 Os nomes geogrficos compostos mantm-se para efeitos de classificao.


Nome

Classificar
Ponte de Lima

Ponte de Lima

Vila Nogueira de Azeito

Vila Nogueira de Azeito

Regra 13 No caso de uma organizao estar localizada em vrias cidades ou ruas,


segue-se a ordem alfabtica das localidades.
Nomes

Classificar

Caixa Geral de Depsitos, Lisboa

Caixa Geral de Depsitos, Funchal

Caixa Geral de Depsitos, Funchal

Caixa Geral de Depsitos, Lisboa

Caixa Geral de Depsitos, Porto

Caixa geral de Depsitos, Porto

Regra 14 Quando h coincidncia entre o nome da firma e o nome do proprietrio, a


classificao feita pelo apelido.
Nome
Manuel Lima

Classificar
Lima, Manuel

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Ordenao numrica

Utiliza a numerao dos documentos conforme a ordem de entrada. Muito utilizado para a
ordenao de revistas, impressos, aos quais se atribui um nmero de entrada.

Ordenao Numrica
A ordenao dos documentos determinada pela atribuio de
um nmero, quer em relao aos documentos provenientes do
exterior, quer em relao documentao expedida.
Tendo como base a numerao atribuda, procede-se

Caractersticas

ordenao dos originais recebidos e das cpias dos documentos


expedidos.
As notas de encomenda, recibos, faturas, guias de remessa so
alguns exemplos de documentos em que a ordenao
efectuada por este processo.

Os nmeros atribudos so de leitura mais fcil que as letras

Vantagens

O extravio da documentao detectado com alguma facilidade


A aplicao fcil, no dando origem a critrios distintos

Sistema fechado, j que no h a possibilidade de intercalar no


meio de uma ordenao novos documentos.

Desvantagens

Dificuldade em encontrar um documento se s for conhecido o


nmero de ordem que lhe foi atribudo.

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Classificao geogrfica
A documentao arquivada tendo em conta a origem ou destino geogrfico (pases,
regies, distritos, concelhos, cidades, vilas, aldeias, freguesias, ruas).
Ex: Arquivo de vendas para a Angola.

Ordenao Geogrfica
Este sistema til em empresas com filiais ou com um
grande nmero de clientes espalhados por diferentes locais
geogrficos.

Caractersticas

Neste sistema de classificao, inicialmente, realizada uma


seleco geogrfica dos documentos, por exemplo, por
pases, distritos, concelhos, localidades.
Depois procede-se ordenao alfabtica dos documentos
de acordo com a seleco geogrfica efectuada.
um sistema aberto, possibilitando a introduo de novos

Vantagens

documentos, sem ser necessrio efectuar alteraes


A documentao a ordenar desdobrada por grupos, com
caractersticas bem definidas
Sistema em que podem ser aplicados critrios distintos, o
que, na mesma empresa, pode ocasionar transtornos
Sistema de difcil aplicao quando o nmero de documentos

Desvantagens

muito elevado.
Quando existe um desdobramento a diversas escalas, fcil
conduzir um documento a um enquadramento geogrfico
indevido
Sistema em que difcil detectar extravio de documentos

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Classificao cronolgica
Dispe os documentos ou pastas de acordo com a sucesso temporal (anos, meses, dias,
semanas, horas). Com base na data de emisso e de recepo
Exemplo: arquivo de correspondncia, letras a receber, cheques.

Ordenao Cronolgica
Neste sistema os documentos so ordenados, por exemplo,
tendo como base a data de emisso, recepo, aquisio ou
vencimento.
Este sistema utilizado na ordenao de documentos

Caractersticas

relativos a pagamentos a efectuar faturas, letras,


contribuies.
O arquivo cronolgico de documentos a pagar realizado de
modo que o pagamento mais imediato seja o primeiro a ser
visto.

Localizao rpida do documento quando conhecida a data

Vantagens

do mesmo.
Simplicidade de execuo.

Mistura de documentos sem se atender aos assuntos.

Desvantagens

A localizao de um determinado documento s simples


caso se conhea a data.

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Classificao ideolgica
Na classificao ideolgica, os documentos so classificados por assuntos. Os
funcionrios responsveis por este tipo de arquivo tm de conhecer profundamente a
empresa e a sua organizao, bem como possuir uma grande capacidade de anlise.
Este sistema frequentemente utilizado nas bibliotecas.
Esta classificao tambm designada como ideogrfica, metdica ou analtica baseiase, fundamentalmente, na diviso de assuntos, ideias, conceitos e outras divises, sendo
os documentos referentes a um mesmo assunto ou objecto de conhecimento, ordenados
segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma
alfabtica.

Ordenao decimal
Exemplo de ordenao decimal:
26 Outros devedores e credores
26.1 Fornecedores de imobilizado
26.1.1 Fornecedores de imobilizado, c/c
26.1.2 Fornecedores de imobilizado - ttulos a pagar
26.2 - Pessoal
27 Acrscimos e diferendos

Sistemas magnticos, opticos e


micogrficos
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Sistema de ficheiros ou sistema de arquivos ou gesto de ficheiros a forma de


organizao de dados em algum meio de armazenamento de dados em massa.

Como actualmente feita a gesto de ficheiros?


Sistemas magnticos: O arquivo feito em discos magnticos.
Sabendo interpretar o sistema de arquivos de um determinado disco, o sistema
operacional pode descodificar os dados armazenados e l-los ou grav-los.

A Utilidade da micro-informtica na gesto da documentao


A microinformtica tambm conhecida como o microcomputador, ou PC
(Personal Computer).
Mquinas pequenas, capazes de desenvolver os mais sofisticados
trabalhos, e que se aperfeioam cada vez mais.
Qual a utilidade da micro-informtica na na gesto da
documentao?

Reduo do espao;

Facilidade no acesso aos documentos;

Maior segurana.

Sistemas pticos: os documentos so filmados ou fotografados

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Sistemas de ordenao

Segue a sequncia alfabtica. Ordenao por apelidos,


palavra a palavra ou letra por letra

Numricos

Segue a sequncia da ordem natural dos nmeros

Ideolgicos

Segue a ordenao de acordo com o contedo / assunto.


Segue a ordenao de grupos primrios de ordem

Alfanumricos

alfabtica e secundrios de ordem numrica


Segue a ordenao em funo da data de emisso ou de

Cronolgicos
Derivados

Sistemas de Ordenao

Principais

Alfabticos

recepo
Segue a ordenao de acordo com a regio onde so

Geogrficos

emitidos (regies, distritos, concelhos)


Segue a ordenao que tem por base a diviso das

Decimais

matrias em classes, que por sua vez se subdividem em


subclasses.

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Caratersticas dos arquivos


Quanto organizao podem ser:
Centralizados Encontram-se num nico sector. Abrange toda uma empresa.
Caracteriza-se pela existncia de um sector especializado que classifica todos
os documentos; recebe; distribui e expede pelo correio.
Descentralizados Cada sector tem arquivo prprio. Caracteriza-se pela
existncia em cada sector ou servio de uma classificao de arquivo prprio
sem obedincia ao plano geral. Neste caso os documentos encontram-se
sempre nas mos do utilizador.

Vantagens do arquivo centralizado


Eficincia
necessrio manter um arquivista o que melhora a eficincia e a
rapidez do trabalho em todas as suas etapas
Responsabilidade
O cuidado e a proteco do documento melhora muito, pois a
responsabilidade encontra-se nas mos de um especialista
Economia
grande a economia de equipamento, pessoal, tempo gosto no
arquivo, na localizao.
Concentrao
Os documentos so concentrados por assunto, oferendo ao
consultante uma viso global.

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Desvantagens do arquivo centralizado


Consulta dificultada necessidade de locomoo at ao centro dos
arquivos
Perda de tempo muito tempo perdido na locomoo at ao arquivo
centrar e na espera para poder iniciar a consulta.

Quanto posio podem ser:


Arquivo Vertical - aquele que, como o prprio nome indica, coloca os documentos
(pastas, fichas, livros e outros), dispostos verticalmente, uns aps os outros, como
acontece nas bibliotecas.

Vantagens:
Baixo custo
Fcil de ser operado
Fcil de ser conservado e actualizado
Permite a consulta de um documento sem consultar os demais

Desvantagens:
Necessidade de retirar o documento ou ficha para proceder a anotaes
adicionais.

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Arquivo horizontal - O sistema horizontal constitudo, geralmente, por armrios ou


estantes com divises, onde se colocam os documentos uns sobre os outros. Este
arquivo no prtico. necessrio deslocar todos os documentos para retirar aquele que
se deseja.

Vantagens:
Iluminao directa sobre as fichas e documentos;
Permite anotaes no prprio local;
No implica grandes despesas com mobilirio;

Desvantagens:
Acessibilidade difcil;
necessrio criar muitas intercalaes, o que ocupa muito espao;
Necessidade de se deslocarem documentos que estiverem sobre o documento
procurado.

Arquivo Rotativo - O sistema rotativo aquele em que os processos, dossiers, fichas


e outros documentos se encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que
permite o acesso aos documentos que tenham necessidade de consultar.

Vantagens
Facilidade de leitura;
Acessibilidade;
Necessidade de pouco espao.
Grande versatilidade
Grande capacidade
Rapidez nas consultas

Desvantagens

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Custo elevado
Exige pessoal especializado
Despesas adicionais com pastas suspensas

Arquivo Suspenso - documentao colocada em pastas


ou bolsas de papel kraft (uma qualidade de papel), dobrado
em forma de fole, suspensas pela parte superior em
classificadores que deslizam numa estrutura metlica. As
pastas podem apresentar visibilidade superior ou lateral, ou
encontrarem-se

guardadas

em

gavetas

(arquivos

de

processos)

Quanto consulta podem ser:


A distino entre arquivos ativos, semiativos e inativos est no facto de dentro de uma
determinada organizao alguns arquivos (os ativos) serem consultados com muita
frequncia. Enquanto, que nos arquivos semi-ativos e inativos, a sua frequncia de
consulta muito baixa
Ativos - Documentos recentes, assuntos em curso. Esta fase, corresponde
primeira idade do ciclo de vida dos documentos, este utilizado frequentemente
pela entidade, para fins administrativos, fiscais e legais.
Semi-ativos - Documentos de consulta peridica. Na fase semi-activa, a segunda
idade deste ciclo, os documentos so consultados e utilizados com menos
frequncia, pela entidade.
Inativos - Documentos conservados por imposio legal, jurdica e histrica. Na,
fase inactiva terceira e ltima fase do ciclo de vida, os documentos deixaram de ser
utilizados. Devem, por isso, ser eliminados, a menos que possuam valor
secundrio que justifique a sua conservao permanente.

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Deve permanecer no arquivo ativo ou corrente toda documentao enquanto necessria


para a sua consulta diria. Devendo ser transferida para o arquivo intermdio (ou semiativo) e para o arquivo definitivo (ou inativo) logo que deixem de ser consultados com
frequncia.

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS


Documentos
todas
Fundamentais

as

empresa.

para Escritura da empresa

vitais

actividades
Devero

da Contratos

estar

com

fornecedores
Ficheiros de clientes

sempre disponveis

Outros

Importantes

Documentos

necessrios

para as actividades do dia a

Base

de

dados

de

fornecedores ou clientes

Outros

dia

teis

Documentos

com

informaes

necessrias

durante um curto perodo de

Faturas

tempo

Outro

Documentos que podem ser

Convocatrias

destrudos
Inteis

E-mail

tenham
objectivo

assim

cumprido

que
o

seu

Memorandos
Outros

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Equipamentos de arquivo
O equipamento a adquirir deve ter em conta as necessidades especficas do arquivo,
tamanho dos documentos a arquivar, permitir fcil acesso e ainda considerar outras
condies a fim de:
Economizar espao;

Rendibilizar os servios;
Assegurar a invulnerabilidade dos documentos arquivados, evitando o seu extravio
ou perda;
Ter um aspecto decorativo;
A escolha do equipamento deve ter em conta as recomendaes acima mencionadas e
ainda, as caractersticas fsicas do arquivo:
Estrutura;
Tipo de fechadura;
Acabamentos;
Pintura.
A escolha dos diversos tipos de acessrios para o arquivo depende do mtodo a utilizar e
do tipo de arquivo a adoptar.
Pastas: guarda os documentos que sero arquivados. Podem ser suspensas sobre
suportes especiais das gavetas.
Guias: acessrios usados em arquivos de tipo vertical e facilitam a localizao
rpida dos documentos. So cartes do mesmo
tamanho das pastas ou fichas arquivadas. Devem
utilizar-se guias com proteco de metal ou
plstico para evitar o seu desgaste. Promove a
rapidez na consulta.

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Mvel de arquivo deslizante

Depsito de microfilmes

Armrio de arquivo

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Prazo de conservao de documentos


O prazo de arquivo e conservao de livros, registo e documentos de suporte, est
previsto no Decreto-Lei n 102/2008 de 20-06-2008, no seu artigo 52.
(1) - Os sujeitos passivos so obrigados a arquivar e conservar em boa ordem
durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos
documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade estabelecida por
meios informticos, os relativos anlise, programao e execuo dos
tratamentos.
(3) - Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estvel ou domiclio em
territrio nacional so obrigados a manter os livros, registos e demais documentos
referidos no n. 1 em estabelecimento ou instalao situado em territrio nacional,
salvo se o arquivamento for efectuado por meios electrnicos.
(4) - permitido o arquivo em suporte electrnico das faturas ou documentos
equivalentes emitidos por via electrnica desde que se encontre garantido o
acesso completo e em linha aos dados e assegurada a integridade da origem e do
seu contedo.
(5) - Os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estvel ou domiclio em
territrio nacional que pretendam proceder ao arquivamento em suporte electrnico
dos documentos referidos no nmero anterior fora do territrio da Comunidade
devem solicitar autorizao prvia Direco-Geral dos Impostos, a qual pode fixar
condies especficas para a sua efectivao.
(6) - Os sujeitos passivos que no disponham de sede, estabelecimento estvel ou
domiclio em territrio nacional que pretendam manter o arquivo dos livros, registos
e demais documentos, incluindo os referidos no n. 4, fora do territrio da
Comunidade, devem solicitar autorizao prvia Direco-Geral dos Impostos, a
qual pode fixar condies especficas para a sua efectivao.

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(7) - ainda permitido o arquivo em suporte electrnico das faturas ou documentos


equivalentes, dos tales de venda ou de quaisquer outros documentos com
relevncia fiscal desde que processados por computador, nos termos definidos por
portaria do Ministro das Finanas.
No que diz respeito aos restantes documentos, produzidos no decorrer da
actividade da empresa, o seu prazo de conservao definido pela empresa e
tendo em conta a importncia dos documentos.

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Plano de arquivo
um plano onde se identificam as formas de organizao de um arquivo, para a sua
organizao ou realizao de um arquivo, se pem as 5 clssicas perguntas:
1. O qu? Porqu?
2. Quem?
3. Onde?
4. Quando?
5. Como?
O que que vamos classificar e guardar?
Porqu? Qual a necessidade?
Quem que vai classificar e arquivar?
Para que uma classificao tenha o mximo de eficcia, deve ter
apenas um responsvel. a ele que devem ser pedidos os
dossis e ele que arquivar os documentos nas respectivas
pastas.
Onde se vo arquivar os documentos?
Depende do que se vai classificar e de quem classifica. Pode
haver um arquivo geral centralizado e pode haver necessidade de
descentralizaes, depende das necessidades de cada empresa
Quando necessrio classificar?
Um arquivo deve estar sempre em dia. H documentos que
devem ser arquivados medida que chagam, para estes reservase um perodo do dia. Para grandes empresas por vezes o dia
inteiro.

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Aps a resposta a estas perguntas, para continuarmos com a elaborao do plano de


arquivo, temos de pensar, como o vamos organizar, qual tipo de arquivo que vamos
adoptar, qual a actividade da empresa, como identificamos e relacionamos os
documentos existentes na empresa (os que vm de fora e os que so criados no decorrer
da actividade da empresa), as principais etapas so:
1. Escolha de uma classificao
2. Escolha do modo de arquivo
3. Preparao dos documentos
E temos de ter em conta;
A forma do arquivo:
Arquivo horizontal;
Arquivo vertical;
Arquivo rotativo
A frequncia de consulta dos documentos:
Arquivos ativos;
Arquivos semi-ativos;
Arquivos inativos
A actualidade dos documentos:
Arquivos correntes (contm informaes relacionadas com as
actividades do dia-a-dia);
Arquivos intermdios (contm informaes do arquivo corrente com
alguma antiguidade, mas que ainda so utilizados);
Arquivos histricos (possuem informaes relativas a factos
passados, so consultados de vez em quando).

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Toda e qualquer empresa deve estudar um plano prprio de arquivo, comeando por
apreciar os seguintes elementos:
Tipos de material a arquivar
Quantidade de material a arquivar
Pessoal de que dispe
Aparelhagem disponvel
Onde se efectua o arquivo
Desenvolvimentos futuros previstos
O grau de economia de solues possveis

Caractersticas de um plano de arquivo:


Facilitar quanto possvel os trabalhos que se seguem classificao
Permite realizar o trabalho de arquivo com a mxima simplicidade e rapidez
exigindo o menor grau possvel de treino do pessoal
Determinar os critrios das categorias particulares ou classes e a ordem de
classificao dentro de cada categoria, evitando, tanto quanto possvel,
dvidas e interpretaes subjectivas
Indicar quais so as categorias ou classes em que deve ser dividido o
material
Ter em conta as exigncias futuras e um grau adequado de flexibilidade

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Arquivologia e Arquivistas
Arquivologia
Conjunto metdico e organizado de prticas destinadas a classificar, ordenar e conservar
todos os documentos relevantes para a actividade de uma organizao.
As finalidades bsicas do arquivo so: a escolha adequada de suportes materiais de
comunicao (livros, filmes, discos, jornais, etc.) e de documentos contendo registos de
dados ou informaes, a sua conservao e segurana e a sua disponibilizao para
consulta.
As principais funes de um arquivista so:

Registar os documentos
Classificar e ordenar segundo critrios estabelecidos
Manter em local seguro e acessvel
Conservar e evitar a sua deteriorao
Actualizar o arquivo

Perfil do arquivista
Esprito metdico e ordenado
Boa capacidade de ateno
Bom poder de anlise e sntese
Boa educao e civismo
Calma e bom senso

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Atributos morais:
tica
Descrio
Delicadeza
Diplomacia

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Anexos
Regras para a utilizao do sistema
alfabtico
Regras
Os artigos definidos e indefinidos, assim como as
partculas da, de, das, dos no devem ser
tomados em considerao para efeitos de ordenao.

Exemplo
Nome

Considera-se

Carolina da Silva

Carolina Silva

Os apelidos ligados por hfen devem ser considerados


Maria de So-Vicente
como se fossem uma s palavra
Os ttulos que antecedem os nomes acadmicos,
Dr. Joo Morais
graduao, nobreza ou outros, devem ser desprezados.
Eng. Raimundo Vaz
As abreviaturas (S., St., St., ) so consideradas, para St Catarina
efeito de ordenao, por extenso.
S. Joo

Denominaes
de empresas

Maria Sovicente
Joo Morais (Dr.)
Raimundo Vaz
(Eng.)
Santa Catarina
So Joo

No ordenar pela palavra que


identifica o ramo de actividade, mas Papelaria Caravela
sim pela que identifica a empresa

Caravela, Papelaria

O & no considerado

Silva, Irmos

Silva & Irmos

Quando
existirem
nmeros
em
algarismos, ao nvel da ordenao,
Agncia 3RH
devem ser considerados como se
estivessem por extenso
O nome da empresa, designada por
denominao social ou firma, quando Saraiva & Silva
contem o nome de um ou mais scios,
em termos de ordenao no pode ser Laboratrios CliPorto, Lda.
alterado
No caso das empresas com filiais, uma BCP, Lisboa
vez que o nome coincide, recorre-se

Trs RH, Agncia

Saraiva e Silva
Laboratrios
CliPorto, Lda.
BCP, Aveiro

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ordenao alfabtica (por exemplo, da BCP, Aveiro
localidade) para a ordenao
BCP, Porto
BCP, Coimbra

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BCP, Coimbra
BCP, Lisboa
BCP, Porto

Adaptado de: Santos,J.e Lemos,M.(1989),p.340

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Actividades
1 - Elabore uma ordenao alfabtica por palavra a palavra.
Domingues Borges Cavadas
M. Oliveira Hugo
Jorge Silva Flix
Juventina Neves Rocha
Maria do Carmo Meireles
Maria Alice A. Sousa
Dr. Jos Afonso
Carla Osrio Castro
Ezequiel Conceio Fonseca
Confeces Hugotex
Carlos Alvim Castro
Maria Jos Rodrigues Aguiar
Jorge Bush
Maria Alice de Sousa
Lusa Maria Fonseca
Antnio Jos Gil de Almeida
Dr. Augusto Leite Faria
Paulo Martins Lima
Jos Vieira Airoso
Evaristo Gomes Crte-real
Antnio Sousa Cavadinhas
Joaquim Nunes Rocha
Maria Adelaide Meireles
Metalrgica Santa Comba, SA
Alexandra Maria de Castro
Snia Milhazes Cadaval
Snia Nunes Cambeiro
Ins de Castro Silva
Jos Amrico Santos
Jos Nunes Alves
Fbrica J. Manuel Gonalves

RESOLUO:

Alexandra Maria de Castro


Antnio Jos Gil de Almeida
Antnio Sousa Cavadinhas
Augusto Leite Faria, Dr.
Carla Osrio Castro
Carlos Alvim Castro
Domingos Borges Cavadas
Evaristo Gomes Crte-real
Ezequiel Conceio Fonseca
Hugotex, Confeces
Ins de Castro Silva
J. Manuel Gonalves, Fbrica
Joaquim Nunes Rocha
Jorge Bush
Jorge Silva Flix
Jos Afonso, Dr.
Jos Amrico Santos
Jos Nunes Alves
Jos Vieira Airoso
Juventina Neves Rocha
Lusa Maria Fonseca
M. Oliveira Hugo
Maria Adelaide Meireles
Maria Alice A. Sousa
Maria Alice de Sousa
Maria do Carmo Meireles
Maria Jos Rodrigues Aguiar
Paulo Martins Lima
Santa Comba, SA, Metalrgica
Snia Milhazes Cavada
Snia Nunes Cambeiro

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2 - Coloque por ordenao geogrfica as farmcias do distrito do Porto


RESOLUO

Farmcia Sousa Gaia


Farmcia Moderna Custias
Farmcia da Lapa Porto
Farmcia Campos Porto
Farmcia lvaro Agante Maia
Farmcia Cardoso Gaia
Farmcia Sousa Oliveira Custias
Farmcia Carneiro Barbosa Porto
Farmcia do Padro Porto
Farmcia Antunes Porto
Farmcia Central de Gondomar Gondomar
Farmcia do Mosteiro - Maia

Custias Farmcia Moderna


Custias Farmcia Sousa Oliveira
Gaia Farmcia Cardoso
Gaia Farmcia Sousa
Gondomar Farmcia Central de
Gondomar
Maia Farmcia lvaro Agante
Maia Farmcia do Mosteiro
Porto Farmcia Antunes
Porto Farmcia Campos
Porto Farmcia Carneiro Barbosa
Porto Farmcia Garantia
Porto Farmcia da Lapa
Porto Farmcia do Padro

3 - Ordene geograficamente

RESOLUO
Angola
Espanha
Cabo Verde
Frana
Guin
Inglaterra
Marrocos
Itlia
Moambique
Portugal

firca

Europa

Angola

Espanha
Frana
Inglaterra
Itlia
Portugal

Cabo Verde
Guin
Marrocos
Moambique

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Circuito da Correspondncia
Correspondncia

Registo de Entrada

Patente

Separao

Particular ou Pessoal
Abertura
Confidencial
Registo
Registo em Livro prprio
Distribuio

Resposta

Arquivo

Assinatura

Registo de sada

Expedio e Arquivo

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Bibliografia e Netgrafia
www.forma-te.com
http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquiv%C3%ADstica
http://pt.wikipedia.org/wiki/Arquivo
http://www.slideshare.net/profissionalizando/tecnicas-de-arquivamento
http://omundodosecretariado.blogspot.com/
www.wikepedia.com
http://www.asp-secretarias.pt
http://www.dgarq.gov.pt/
Haweel, Claude, Organizao dos Servios Administrativos Publicaes Paris
Curso Tecnolgico de Servios Comerciais Trabalhos de Aplicao; Ferraz,
Maria de Lurdes, Porto Editora

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