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01/09/2015

Diagnstico y Planeacin Estratgica de Gobierno y


Gestin de Documentos, Datos, Informacin y
Decisiones Marco Vinicio Lenci

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Diagnstico y Planeacin Estratgica de


Gobierno y Gestin de Documentos,
Datos, Informacin y Decisiones

Marco Vinicio Lenci


Project Consultant, Management Advisor & Coach
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01/09/2015

Objetivos
Compartir conceptos, mejores prcticas y experiencias en
los temas como Organizaciones Inteligentes, Arquitectura
de Informacin, Roles y Responsabilidades del CIO (Chief
Information Officer), IMO Oficina de Gobierno y Gestin
de Documentos, Datos, Informacin y Decisiones,
Diagnstico y Planeacin de acuerdo con el DMBOK Data
Management & Data Governance, Cobit5, ISO 30300, ISO
27000, ISO 15489, ISO 16175, fomentando la elaboracin
de Conclusiones y Recomendaciones al respecto.

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Agenda
1. Organizaciones Inteligentes Colaborativas
2. IMO (Information Management Office) Oficina de Gobierno
y Gestin de la Informacin
3. Arquitectura de Informacin
4. CIO (Chief Information Officer) Gerente de Informacin
5. Mejores Prcticas en Gobierno y Gestin de Documentos,
Datos, Informacin y Decisiones
6. Diagnstico y Planeacin Estratgica Documental, Datos,
Informacin y Decisiones
7. Conclusiones y Recomendaciones
8. Preguntas

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Organizaciones Inteligentes Colaborativas

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Realidad en la Informacin y la Toma de Decisiones en


Organizaciones actuales
La 3ra parte de los ejecutivos toma
decisiones importantes con
informacin incompleta o no fiable!
NECESITA UNA
APLICACIN
DASHBOARD PARA
MONITOREAR SUS
MTRICAS CLAVES

DE ESA MANERA
USTED TENDR MAS
INFORMACIN PARA
IGNORAR CUANDO
TOME DECISIONES
BASADAS EN
POLTICAS DE LA
COMPAA

LA
INFORMACIN SER
PRECISA?
OK
SUPONGA
QUE ESO
IMPORTA

Ms del 95% de decisiones de


negocio estn basadas en un
documento
Fuente: LaValle - Una revolucin para las empresas inteligentes

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Organizaciones Inteligentes Colaborativas


OPTIMIZACION DEL
DESEMPEO

Gobierno y Organizacin

GERENCIA
INTELIGENTE

Son organizaciones
sanas y sostenibles que crean
un sistema nervioso digital
inteligente
que les permite reaccionar, cambiar y
mantener en su
gestin gerencial y operativa
el esencial balance interno y externo
con flexibilidad, rapidez y eficiencia.
Son organismos vivos, con todas sus
partes interconectadas e
interrelacionadas
en una perfecta sntesis entre
personas, procesos, informacin y
tecnologa
James Martin, CyberCorp, 1996

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Tendencias Globales en Gobierno Colaborativo Inteligente


GOBIERNO COLABORATIVO

GOBIERNO INDUSTRIAL

INTELIGENTE
NUEVO ORDEN
MUNDIAL

BUROCRACIA

EMPODERAR AL CLIENTE

PAPELEO ARCHIVO

PRESTACION ELECTRONICA
DE SERVICIOS CERO PAPEL

CONTROL EXPLICITO

CONTROLES Y APROBACION
IMPLICITA

TRANSFERENCIAS
MANUALES

GOBIERNO POR
POCO TIEMPO

TRANSFERENCIA
ELECTRONICA DE FONDOS

DEMOCRACIA
PARTICIPATIVA

Colombia es el prximo pas que se instalar, definitivamente, en las tecnologas del


futuro para construir una mejor realidad Presidente Juan Manuel Santos

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Alineacin Estratgica con Gobierno y Gestin del


Desempeo, Inteligencia Analtica, Documentos y Datos
GOBIERNO Y
GESTIN
ESTRATEGICA
CORPORATIVA

FORMULACIN
ESTRATGICA

VERIFICACION,
PRUEBA Y
ADAPTACION
ESTRATEGICA

PLANEACIN
ESTRATGICA

GOBIERNO Y GESTIN
ESTRATGICA Y
OPERATIVA

EJECUCIN
ESTRATEGICA Y
OPERATIVA

ALINEACIN
ORGANIZACIONAL

GOBIERNO Y
GESTIN DE
PROYECTOS

INNOVACIN Y CICLO
DE VIDA DE
NEGOCIOS,
PRODUCTOS Y
SERVICIOS

ARQUITECTURA
EMPRESARIAL
PROCESOS, Y
CALIDAD

PLANEACIN
OPERATIVA

GOBIERNO Y
GESTIN DEL
DESEMPEO

DECISIONES Y
CONOCCIMIENTO

GOBIERNO Y
GESTIN
INTELIGENCIA
ANALITICA

INFORMACION

GOBIERNO Y
GESTIN DE DATOS,
DOCUMENTOS, E
INFORMACIN

DATOS Y
DOCUMENTOS

GERENCIA DE
GOBIERNO, RIESGO
Y CUMPLIMIENTO

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7 Indicadores de la Organizacin Inteligente Colaborativa vs.


La Organizacin Actual
Organizacin Actual

Organizacin Colaborativa Inteligente

Recopila datos procedentes de sus propios


sistemas de transacciones y fuentes internas, y
genera datos Internamente.

1- Se nutre de datos de todas partes: internos, externos, sociales


e incluso no instrumentados y tiene capacidad para analizarlos.

Atenta

Distintas personas y departamentos interpretan


la informacin de forma diferente, con niveles de
detalle limitados.

2- Posee una nica versin de la informacin a lo largo y ancho


de toda la empresa, con el nivel de precisin adecuado.

Precisa

Procesa grandes bases de datos que le


proporcionan una foto fija del pasado.

3- Procesa una ingente cantidad de datos de la que extrae


conclusiones en tiempo real o cuando se necesite.

Analtica

Utiliza la experiencia personal y la intuicin para


tomar decisiones.

4- Construye modelos de simulacin que prevean los efectos de


las decisiones, basndose en datos fidedignos.

Predictiva

Reacciona a los riesgos una vez que estos ya


son una realidad. Gestiona de forma reactiva.

5- Esta informada acerca de las oportunidades y los riesgos y


posee de antemano una respuesta tctica en cada suceso antes
de que fuera necesario realizar alguna accin.

Anticipada

El trabajo no fluye fcilmente a lo largo de la


organizacin por las barreras organizativas o
tecnolgicas.

6- Las personas, los sistemas tecnolgicos, los socios externos


estn conectados de tal manera que el trabajo fluye fcilmente.

Proporciona volmenes de datos


descontextualizados.

7- Proporciona slo los datos que se precisan para tomar una


decisin. Mejora y ampla las perspectivas y autoridad para
decidir y actuar.

Interconectada

Potenciadora

Fuente: LaValle - Una revolucin para las empresas inteligentes - 2009

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Sistema Nervioso Digital de las Organizaciones Inteligentes


Colaborativas

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El Sistema Nervioso Digital Inteligente Colaborativo

GOBIERNO Y GESTION
DE ARQUITECTURA
EMPRESARIAL,
PROCESOS
Y CALIDAD
GOBIERNO
Y GESTION
INTELIGENTE DEL DESEMPEO

Inteligencia
rganos de
los Sentidos

GOBIERNO
Y GESTION
DE PROYECTOS
PROGRAMAS Y
PORTAFOLIO
DE INICIATIVAS

GOBIERNO Y GESTION
DE RELACIONES Y COMUNICACIONES
CON GRUPOS DE INTERS
GOBIERNO Y
GESTIN DE AUDITORA,
Y CONTINUIDAD
OPERATIVA

GOBIERNO
Y GESTION
DE CULTURA
Y CAMBIO
ORGANIZACIONAL

GOBIERNO
Y GESTION
DE
RESPONSABILIDAD
SOCIAL

Datos

Radar de Inteligencia

GOBIERNO Y GESTION
DE DOCUMENTOS,
DATOS, INFORMACION
Y CONOCIMIENTO

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Sistema Nervioso Digital de las Organizaciones Inteligentes


Colaborativas
DIRECTIVO
GERENCIAL

DIRECTIVA-GERENCIAL

MISIONAL

MISIONAL

FINANCIERO

OPERATIVO
APOYO
ADMINISTRATIVO

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Toma de Decisiones Basadas en Evidencia Documental,


Datos e Informacin
Estrategia de Negocios

5. Crear Evidencia a partir


de Decisiones
Cmo podemos asegurar que la
evidencia disponible ser usada para
la mejor toma de decisiones?
Cmo creamos una cultura de
conocimiento- accin?

4. Presentar y Comunicar la
Informacin
Cul es la mejor manera de
presentar y comunicar la informacin
para dar a conocer la toma de
decisiones?
Cules son las formas mas efectivas
de reportar y visualizar la
informacin?

1. Definir los Objetivos y la


Informacin Necesaria
Qu necesitamos saber?
Cules son nuestras importantes
preguntas no respondidas?
Quin necesita saber eso, cundo y
dnde?

Infraestructura de TIC y
Aplicaciones de BI como
Habilitadores

2. Recoger la Informacin
adecuada
Qu informacin necesitamos para
satisfacer nuestras necesidades de
informacin?
Tenemos esa informacin
consignada en el formato adecuado?
De no ser as, cul es la mejor
manera de obtenerla?

3. Analizar la Informacin y
Ganar Retroalimentacin
Cmo podemos convertir la
informacin en retroalimentacin
relevante?
Cmo analizamos de mejor manera
para ponerlo en contexto?
Cmo extraemos la informacin
relevante a partir de nuestra
informacin?

Fuente: Bernard Marr The Intelligent Enterprise

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Modelo de Madurez de Organizaciones Inteligentes


Colaborativas
Business Intelligence
Business Analytics
Inteligencia
Optimizacin
Estocstica
Escenarios

Conocimiento
Modelamiento
Predictivo
Simulacin

Informacin
Alertas
Consultas /
Profundizacin

Datos

Reportes a
medida y
estndar

Grado de Complejidad

Decisiones Reactivas

Descriptiva y Diagnstica
Qu acciones son
necesarias?
Cul es el problema
exactamente?
Por qu est
pasando?

Anlisis de
Causa Raz del
Desempeo

Cunto, cuntas
veces, dnde?
Qu pas?

Consolidacin

Qu acciones
integradas son
necesarias?
Cules son las reas
e Interesados alineados
en el problema
exactamente?

Alineacin
Estratgica de
Desempeo

Automatizacin
Medicin del
Desempeo
Consistente
Estabilizacin y
Reduccin de
Riesgos

Generacin y
Proteccin de
Valor

Decisiones Proactivas

Alineacin y
Consolidacin de
Valor

Prescriptiva

Predictiva

Optimizacin de
las Decisiones y
el Desempeo
Cmo podemos
lograr el mejor
resultado, incluyendo
los efectos de la
variabilidad?
Qu, Cundo y Por
Cmo podemos
Qu ser lo prximo
alcanzar el mejor
que podra pasar?
resultado?
Qu pasar si esta
Cmo impactarn
tendencia continua?
Qu pasar despus las decisiones todo lo
dems?
si?
Cmo nos
podemos beneficiar de
esas predicciones?

Pronsticos de
Desempeo

Probabilidad y
Prediccin de
Valor

Simulacin de
Decisiones y
Optimizacin de Valor

Gestin del Valor y Capacidad de Inteligencia Analtica Organizacional

15

15

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Analtica Descriptiva (Mapas Estratgicos, BSC y


Dashboards) y Anlisis de Causa Raz

Analtica Descriptiva,
Diagnstica y Consolidada
del Pasado

+ Anlisis de Causa Raz

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Analtica Predictiva y Prescriptiva


Analtica Predictiva y
Prescriptiva del
Futuro
Predicciones + Benchmarking
Leyenda: Color Verde: Prediccin vs.
Color Rojo: Realidad

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Generacin y Preservacin de Valor = Informacin +


Analtica + Decisiones + Desempeo Inteligente Colaborativo
GOBIERNO INTELIGENTE COLABORATIVO DEL DESEMPEO
DOCUMENTOS & DATOS
INFORMACION

GESTIN
INTELIGENTE
COLABORATIVA
DEL DESEMPEO

DECISIONES
COLABORATIVAS
INTELIGENTES

CONOCIMIENTO

DESEMPEO INTELIGENTE COLABORATIVO


$

GENERACIN Y PRESERVACIN DE VALOR INTELIGENTE COLABORATIVA

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Cmo aprovechamos la capacidades del Outernet?

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IMO - Oficina de Gobierno y Gestin


de la Informacin

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IMO - Oficina de Gobierno y Gestin de la Informacin


Gobernabilidad
y Polticas

Generacin y
Proteccin
de Valor

Competencias
Tcnicas y Humanas

Misin y Visin

Disponibilidad

Roles y
Responsabilidades

Principios y Valores

Integracin

Metodologas y
Estndares

Polticas

Calidad

Seguridad

Mtricas de
Desempeo

Continuidad y
Resiliencia

Objetivos

Tecnologa
Informtica

Servicios
Procesos y
Controles

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IMO Separacin de Gobierno y Gestin


Necesidades
Institucionales

Realizacin de Beneficios
Incremento en
Ingresos

Optimizacin
de Riesgos

Optimizacin de
Costos

Gobierno

Evaluar

Supervisar

Dirigir

Gestin
Planear

Optimizacin de
Recursos, Capital de
Trabajo y Activos

Retroalimentacin
Servir

Ejecutar

Controlar

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Gobierno y Gestin de la IMO


Gobierno y Gestin
del Desempeo y
Cumplimiento
Regulatorio

SERVICIOS DE LA IMO
Portafolio Servicios
Enfoque (Estratgico, Tctico y
Operativol)
Influencia (Sectorial, Institucional,
Funcional)
Nivel de Madurez (Bsico, Intermedio,
Avanzado)

Gobierno y Gestin
del Cambio
Organizacional
Gobierno de la
Oficina de
Informacin IMO

Gestin Documental,
Datos, Informacin y
Decisiones

Descriptiva, Predictiva y Prescriptiva

Workflow, Servicios SOA, Documental,


Datos, Informacin, Decisiones,
Interoperabilidad, B2B, B2C, C2C

Gestin de
Operaciones de la
Oficina de
Informacin IMO
TECNOLOGA
ANALITICA

TECNOLOGA
COLABORATIVA

GOBIERNO

Estructura,
Competencias
y Cultura
Organizacional
Procesos,
Controles y
Mtricas de
Desempeo

Organizacin
y Talento
Humano

GESTION

Documentos,
Datos,
Informacin
y Decisiones
Tecnologa
Informtica
Gerencial y
Operativa

TECNOLOGA
Operativa (RDDID, RPIPPB, RCO, RI),
TRANSACCIONAL
Gerencial RGPMO
Recursos (Humanos, Mtodos, Estndares, TIC, Infraestructura)

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Interrelacin entre Procesos de Negocio, TIC y Documentos,


Datos, Informacin y Decisiones

Procesos de Gobierno y
Gestin de Doctos, Datos,
Informacin y Decisiones

Fuente ajustada: CobIT V5 2012

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Generar y Preservar Valor con Decisiones Inteligentes


Cmo podemos alinear los datos con el negocio?
Cmo podemos hacer que los datos con la calidad
correcta este disponible cuando y donde se necesita?
Cmo podemos soportar una mejor toma de decisiones a
travs de la organizacin?
Cmo transformamos, creamos, integramos, analizamos,
administramos, gobernamos y entregamos Informacin
Confiable?
Cmo podemos aprovechar las Decisiones basadas en
Informacin y Anlisis, en Tiempo Real en el Punto de
Contacto?
Cmo podemos Modelar escenarios y entender en tiempo
real el impacto financiero de las posibles decisiones?
Cmo podemos controlar y optimizar el desempeo del
negocio?

DECISIONES INTELIGENTES

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Ejemplo Entendimiento de Necesidad CIO Sectorial UPME

Plan Nacional de Desarrollo

Plan Estratgico Sectorial

Organizacin del sector minero


energtico
Plan Estratgico de las Tecnologas de
Informacin y las Comunicaciones del
Ministerio de Minas y energa

Modelo de Operacin UPME

Estructura organizacional de la Unidad


de Planeacin Minero Energtica

Fuente: Management &Quality

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01/09/2015

Cmo construimos la IMO - Oficina de Gobierno y Gestin


de la Informacin?

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Arquitectura de Informacin

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Cmo manejamos la Complejidad en la Arquitectura


Institucional?
Estrategia, Direccin, Control,
Decisiones, Desempeo
Organizacional
Proyectos &
Iniciativas

Organizacin
& Personas

Procesos del Negocio

Aplicaciones

Documentos, Datos, Informacin

Infraestructura y Servicios TIC

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Documentos, Datos e Informacin Transaccional,


Colaborativa y Analtica

DOCUMENTOS, DATOS E
INFORMACIN ANALTICA

Documentos, Datos e Informacin:


Estructurada
Semi-Estructurada

DOCUMENTOS,
DATOS E
INFORMACIN
INTELIGENTE

No-Estructurada
Fija
Dinmica

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01/09/2015

La Solucin de la Problemtica de Unicidad en Arquitectura


de Documentos, Datos, Informacin y Decisiones
Aplicaciones, Silos de Activos

Aplicaciones Orientadas al Servicio, Activos

Procesos del Negocio


Interfaces Propietarias, Silos de Activos, Bases de
Datos Aisladas
Lgica del
Negocio

Legacy

Lgica del
Negocio

ERP

DBMS
PLM

DBMS
ERP

Lgica del
Negocio

CRM
DBMS
CRM

Arquitectura
Empresarial
+ SOA

Lgica del
Negocio

Servicios del Negocio

Lgica del
Negocio

Finanzas

Legacy

DBMS
Finanzas

MDM
Productos
Servicios

Interfaces Propietarias sirven a los Silos


y Bases de Datos Aisladas

Lgica del
Negocio

ERP
MDM
Contratos

Lgica del
Negocio

Lgica del
Negocio

CRM

Finanzas

MDM
Clientes
PQRS

MDM
3ros
Empleados

Servicios del Negocio = Funcionalidades


estndar, compartidas y reusables

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Arquitectura Institucional y de Informacin y


Responsabilidades del CIO y de la IMO

Arquitectura de Negocio

Responsabilidad del
CIO y de la IMO
Oficina de Gobierno
y Gestin de
Informacin

Arquitectura de
Documentos, Datos,
Informacin y
Decisiones

Arquitectura de
Aplicaciones

Arquitectura de Tecnologa

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01/09/2015

Componentes de la Arquitectura Institucional y de


Informacin
Alineacin
Estratgica
Procesos
Mtricas
Modelo Operativo
Cambios y Desarrollo
de Competencias
Aplicaciones
Transaccionales,
Analticas y
Colaborativas
Interfaces

Gobierno de Desempeo y
Decisiones
Gobierno de Informacin
Arquitectura de Informacin
Inteligencia Analtica
Bodegas de Datos
Calidad de Datos
Gestin de Metadatos
Seguridad de Datos
Modelaje y Diseo de Datos
Datos Maestros y de Referencia
Integracin de Datos
Interoperabilidad de Datos
Gestin Documental y
Contenidos
Almacenamiento de Datos
Operaciones de Datos

Hardware
Software Bsico
Telecomunicaciones
Infraestructura

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Informacin, Tecnologa y Usuarios


USUARIOS

CIO

CTO

Fuente: Structured &


Comprehesive Approach to
Data Management &
DMBOK - McSweeney

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01/09/2015

Ejemplo Arquitectura de Informacin CIO Sect. MinJusticia

Fuente: Management &Quality

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CIO (Chief Information Officer)


Gerente de Informacin

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01/09/2015

CIO Chief Information Officer


El CIO es un cargo ejecutivo con responsabilidad de generar y
preservar el valor de los documentos, datos e informacin que
entra y sale de la empresa a nivel transaccional, colaborativa y
analtica de apoyo a la toma de decisiones y de la gestin del
flujo de datos, documentos, informacin y conocimiento. El rol
de CIO, se est convirtiendo en el ejecutivo senior de
informacin de la organizacin, responsable del ciclo de vida de
la informacin, de su calidad, seguridad y continuidad.

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Toma de Decisiones del CIO


USUARIOS

CIO

CTO

Fuente: Structured &


Comprehesive Approach
to Data Management &
DMBOK - McSweeney

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01/09/2015

Requerimientos en Desarrollo de Competencias de Gestin


de Documentos, Datos e Informacin y Decisiones

ENTRADA DE
INFORMACION
4.0
COMPETENCIAS
DE MANEJO DE
INFORMACION

DIMENSIONES DE
LA CALIDAD DE
INFORMACION

3.0
2.0

MOVIMIENTO Y
REESTRUCTURA
CIN DE
INFORMACION

1.0
0.0

SEGURIDAD DE
INFORMACION

USO DE
INFORMACION

CONTINUIDAD DE
INFORMACION
CALIDAD DE
INFORMACION

NF

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Desarrollo Integral de Competencias Gerenciales de Gestin


de Documentos, Datos e Informacin y Decisiones

Competencias
Metodolgicas Y
Herramientas Informticas

Competencias Personales,
Relacionales y Gerenciales

Competencias en
Gobierno y Gestin de
Documentos, Datos e
Informacin, Analticas y
de Desempeo
Competencias en Mejores
Prcticas, Gerencia de
Procesos y de Proyectos

Competencias Funcionales y
de Gobernabilidad

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01/09/2015

Ejemplo de Desarrollo de Competencias en Gerencia de


Informacin e Inteligencia Analtica
Institute for Certification of
Computing Professionals (ICCP)

Anlisis de
Negocios

Certificaciones vlidas con DAMA:

8 Cursos
Gestin de
Metadatos

Gobierno de
Informacin

5 Cursos

4 Cursos
Desarrollo de
Competencias en
Gerencia de
Informacin

Arquitectura de
Datos y Gestin
de Informacin

Certificables con
DAMA (PDUs)
Modelamiento
de Datos
5 Cursos

8 Cursos
Bodegas de
Datos

ACP - Associate Computing Professional


CBIP - Certified Business Intelligence
Professional
CCP - Certified Computing Professional
CDMP - Certified Data Management
Professional
CITC - Certified IT Consultant
DGSP - Data Governance and Stewardship
Professional
ISA - Information Systems Analyst
ISP - Information Systems Professional

10 Cursos

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Mejores Prcticas en Gobierno y Gestin


de Documentos, Datos, Informacin y
Decisiones

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01/09/2015

Integracin de mejores prcticas en Gobierno y Gestin de


Documentos, Datos,
Informacin y Decisiones
Mejores Prcticas Frameworks y BOK (Body of Knowledge)
PROCESO

Cobit V5

ValIT

RiskIT

ITIL V3
2011

ISO
31000

ISO
20000

TOGAF

CMMI

BABOK

SWEBOK/
SQMBOK

PMI PMO
PMBOK

eSCM
SCM

DMBOK

Gobierno de
TIC
Gestin de
TIC
Gobierno de
Informacin
Gestin de
Informacin

Mejores Prcticas Estndares


ISO 38500
PROCESO

ISO
9000

ISO 25000

ISO 21500

ISO
8000

ISO
27000

ISO
30300,
15489,
13208

Gobierno de
TIC
Gestin de
TIC
Gobierno de
Informacin
Gestin de
Informacin

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Verificar, Clasificar y Revisar Informacin de los Procesos en


cada Entidad del Gobierno en Colombia
Informacin relacionada con los trmites, actores, sujetos y dominios
en servicios y procesos que soportan el da a da
Informacin por ejemplo relacionada con la prestacin de los
servicios de la entidad, la atencin a los usuarios
Informacin que es generada y que soporta los
procesos de apoyo relacionados con la contratacin, el
recurso humano, la informacin financiera y contable

Informacin que soporte la toma de


decisiones y los procesos de monitoreo y
evaluacin dentro de la entidad.

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01/09/2015

Ciclo de Vida y Normas de Gobierno y Gestin Documental y


Contenidos

Estrategia
ISO 30300

Operaciones
ISO 15489

Sistemas
ISO 16175,
26122 ,
13020,13028,
23081, 16175

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Marco de Referencia de Arquitectura Empresarial (MinTic)

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23

01/09/2015

Modelo de Gestin de Datos en Colombia

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Arquitectura de Informacin Institucional con base en


DAMA-DMBOK
Arquitectura de
Informacin

Framework DMBOK

Gestin de Arquitectura de Informacin


Gestin de Inteligencia Analtica y Bodegas de Datos
Gestin de Calidad de Datos
Gestin de Seguridad de Datos
Gestin de Almacenamiento y
Operaciones de Datos
Gestin de Integracin e
Interoperabilidad de Datos

Gestin de Metadatos
Modelamiento y Diseo de Datos
Gestin de Datos Maestros y de
Referencia

Servicios de Gestin de Informacin

Coordinacin de Informacin

Gobierno de Informacin

Gestin de Documentos y
Contenidos

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01/09/2015

El Marco de Trabajo Funcional del DAMA-DMBOK


Metas y
Principios

Funciones

Actividades

Entregables

Roles &
Responsabilidades

Tecnologa

Prcticas y
Tcnicas

Organizacin
y Cultura

Gobierno de Datos
Gestin de la Arquitectura de
Datos
Gestin del Desarrollo de
Datos
Gestin de Operaciones en
Bases de Datos
Gestin de la Seguridad de
Datos
Gestin de Datos Maestros y
de Referencia
Gestin de Bodegas de Datos
e Inteligencia Analtica
Gestin Documental y
Contenidos
Gestin de Metadatos
Gestin de Calidad de Datos

DAMA International

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Gestin de Datos en DMBOK


Gestin de los Datos

(The Data Management Association)

Definicin:

Planeacin, ejecucin y supervisin de polticas, prcticas y proyectos que adquieran, controlen,


protejan, entreguen y mejoren el valor de los activos de datos e informacin.

Misin:

Satisfacer las necesidades de disponibilidad, calidad y seguridad de los datos para todos los interesados.

Objetivos:
1. Comprender las necesidades de informacin de la organizacin y todos los interesados.
2. Capturar, almacenar, proteger y asegurar la integridad de los activos de datos.
3. Mejorar continuamente la calidad de los datos y la informacin.
4. A segurar la privacidad y confidencialidad y prevenir el uso no autorizado o inapropiado de los datos y la informacin.
5. Maximizar el uso efectivo y el valor de los activos de datos e informacin.

Insumos:
- Estrategia del negocio
- A ctividades del negocio
- A ctividades de TI
- Problemas y asuntos de datos
Proveedores:
- Ejecutivos
- Creadores de datos
- Fuentes externas
- Entes reguladores
Participantes:
- Creadores de datos
- Consumidores de informacin
- A dministradores de datos
- Profesionales de datos
- Ejecutivos

Actividades:
1. Gobernabilidad de los datos
2. Gestin de la arquitectura de datos
Entregables Primarios:
3. Desarrollo de los datos
- Estrategia de datos
4. Gestin de las operaciones de los datos
- A rquitectura de datos
5. Gestin de la seguridad de los datos
- Servicios de datos
6. Gestin de los datos de referencia y maestros
- Bases de datos
7. Gestin de las bodegas de datos y la inteligencia de negocios
- Datos, informacin,
8. Gestin documental y de contenidos
conocimiento y sabidura
9. Gestin de la Meta-data
10. Gestin de la calidad de los datos
Consumidores:
- Trabajadores clericales
- Trabajadores del conocimiento
- Gerentes
Herramientas:
- Ejecutivos
- Herramientas de modelamiento de datos
- Clientes
- Sistemas gestores de bases de datos
- Herramientas de integracin y calidad de datos
Mtricas:
- Herramientas de inteligencia de negocios
- Metricas sobre el valor de los datos
- Herramientas de gestin documental
- Mtrica sobre calidad de datos
- Herramientas de repositorio de Meta-data
- Mtricas sobre el programa de DM

DAMA International
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25

01/09/2015

Gobernabilidad de Datos en DMBOK


1. Gobernabilidad de los datos
Definicin: Es el ejercicio de la autoridad y el control (planificar, monitorear y forzar el cumplimiento) sobre la gestin de los activos de datos.
Objetivos:
1.
2.
3.
4.
5.

Definir, aprobar y comunicar estrategias, polticas, estndares, arquitectura, procedimientos y mtricas de los datos.
Realizar el seguimiento y forzar el cumplimiento y la conformidad reguladora de las polticas, estndares, arquitectura y procedimientos de los datos.
Patrocinar, hacer seguimiento y supervisar los entregables de los proyectos y servicios de la gestin de datos.
Gestionar y resolver los asuntos o problemas relacionados con los datos.
Comprender y promover el valor de los activos de datos.

Actividades:
1. Planeacin de la Gestin de los Datos (P)
Insumos:
-

Objetivos del negocio


Estrategias del negocio
Objetivos de TI
Estrategias de TI
Necesidades de datos
Asuntos o problemas de datos
Requerimientos regulatorios

Proveedores:
-

Ejecutivos del negocio


Ejecutivos de TI
Administradores de datos
Organismos reguladores

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Comprender las necesidades de datos del plan estratgico corporativo


Desarrollar y mantener la estrategia de datos
Establecer los roles y las organizaciones de los profesionales de datos
Identificar y nombrar los administradores de datos
Establecer las organizaciones de gobernabilidad y administracin de los datos
Desarrollar y aprobar las polticas, estndares y procedimientos sobre los datos
Revisar y aprobar la arquitectura de datos
Planear y patrocinar los proyectos y servicios de gestin de datos
Estimar el valor de los activos de datos y los costos asociados

2. Control de la Gestin de los Datos (C)


1.
2.
3.
4.
5.

Supervisar las organizaciones y el personal profesional de datos


Coordinar las actividades del gobierno de los datos
Gestionar y resolver los asuntos relacionados con los datos
Monitorear y asegurar el cumplimiento regulador
Monitorear y velar por el cumplimiento de las polticas, los estndares
y la arquitectura de los datos
6. Supervisar los proyectos y servicios de gestin de datos

Participantes:
-

7. Comunicar y promover el valor de los activos de datos


Ejecutivos de administracin de datos
Administradores de coordinacin de datos Herramientas:
Administradores de datos del negocio
- Sitio Web de Intranet
- Herramientas de gestin de asuntos
Profesionales de datos
- Correo electrnico
- Tablero de control de los indicadores
Ejecutivo de DM
- Herramientas de Meta-data
de gobernabilidad de datos
CIO (o director de TI)
- Repositorio de Meta-data

Entregables Primarios:
-

Polticas de datos
Estndares de datos
Asuntos resueltos
Proyectos y servicios
de gestin de datos
- Datos e informacin con calidad
- Valor reconocido de los datos

Consumidores:
-

Productores de datos
Trabajadores del conocimiento
Gerentes y ejecutivos
Profesionales de datos
Clientes

Mtricas:
-

Valor de los datos


Costos de gestin de datos
Logro de objetivos
# de decisiones hechas
Representacin / cubrimiento
de la administracin
- Plantilla de profesionales de datos
- Madurez del proceso de
gestin de datos

Actividades: P) Planeacin, C) Control, D) Desarrollo, O) Operacional

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Mtricas de Desempeo?

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01/09/2015

Diagnstico y Planeacin Estratgica


Documental, Datos, Informacin y
Decisiones

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Necesidades y Objetivos de Gobierno y Gestin de


Documentos, Datos, Informacin y Decisiones
Disminuir TCO
Reducir costos
en todas las reas

Proteger Informacin

Rpida recuperacin

Mantener personas e
informacin a salvo

Mantenerla
24x7xsiempre

Reducir
Complejidad

Cumplir con
Regulaciones

Simplificar cientos de
herramientas de
gestin

Satisfacer mas de
20,000 regulaciones
globales

Habilidad de priorizar la informacin basada en el valor

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27

01/09/2015

Ejemplo de Diagnstico de Necesidades de Informacin CIO


Sect. MinJusticia

Fuente: Management &Quality

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Ejemplo de Diagnstico de Gobierno de la Informacin CIO


Sect. MinJusticia

Fuente: Management &Quality

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28

01/09/2015

Ejemplo de Diagnstico de Gobierno en Lnea CIO Sect.


MinJusticia

Fuente: Management &Quality

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Metodologa para Roadmapping Estratgico de Arquitectura


de Documentos, Datos, Informacin y Decisiones
Modelo Actual
(AS-IS)

Motivadores
de Negocio

Sugerencias de
Mejora

Estndares de
la Industria

Regulaciones y
Restricciones

Arquitectura
Negocio

Arquitectura
Negocio

Arquitectura
Informacin

Arquitectura
Aplicaciones

Arquitectura
Tecnologa

Modelo de
Referencia
(TO-BE)

Diagnstico
segn
Mejores
Prcticas

Anlisis de
Brechas,
Riesgos,
Impactos y
Prioridades

Diseo de
Arquitectura

Formulacin,
Priorizacin y
Alineacin
Estratgica
de Iniciativas

Arquitectura
Informacin
Roadmap de
Iniciativas de
Arquitectura

Arquitectura
Aplicaciones

Arquitectura
Tecnologa

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01/09/2015

Planear el Mapa de Ruta de Evolucin de la Arquitectura


Institucional de Informacin para Gobierno en Lnea 3.1
Estado Futuro (TO-BE) de la Arquitectura
Institucional de Informacin

Mapa de Ruta de Evolucin


Madurez

Proyecto
Proyecto
Proyecto

Estado Actual (AS-IS) de la


Arquitectura Institucional de
Informacin

Proyecto
Proyecto
Proyecto

Tiempo

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Roadmap Iniciativas a Corto, Mediano y Largo Plazo GEL 3.1


Elementos
Transversales

Gobierno de Informacin

Informacin
en lnea

Gestin de Inteligencia
Analtica y Bodegas de Datos

Transaccin en Transformacin Democracia en


lnea
Cero Papel
lnea

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Gestin de Calidad de Datos

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Gestin de Metadatos

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Gestin de Seguridad de
Datos

Proyecto
Proyecto

Modelamiento y Diseo de
Datos

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Gestin de Almacenamiento
y Operaciones de Datos

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Gestin de Datos Maestros y


de Referencia

Proyecto
Proyecto

Gestin de Integracin e
Interoperabilidad de Datos

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Gestin de Documentos y
Contenidos

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Cultura y Cambio
Organizacional

Tiempo

Iniciativas para cerrar brechas

Proyecto

Gestin de Arquitectura de
Informacin

Interaccin
en lnea

Proyecto

Proyecto
Proyecto

2015

2016

Proyecto

2018

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01/09/2015

Ejemplo de Roadmap de Arquitectura MinJusticia


Arquitectura de Informacin

Fuente: Management &Quality

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Planeando un Proyecto de Arquitectura de Informacin?

CONSTRUYO UN
CRONOGRAMA PARA SU
PROYECTO DE
ARQUITECTURA

EMPEC POR RAZONAR


QUE TODO LO QUE NO
ENTIENDO ES FCIL DE
HACER

FASE UNO: DISEAR UNA


ARQUITECTURA DE
NEGOCIO DIGITAL PARA
NUESTRAS OPERACIONES
A NIVEL MUNDIAL.
TIEMPO: SEIS MINUTOS

Copyright Dilbert
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01/09/2015

Conclusiones y Recomendaciones
Qu
Hacer?

Qu
Mantener?

Qu
Eliminar?

Qu
Reducir?

Qu
Aumentar?

Qu Hacer
Nuevo?

Cmo
Hacerlo?

Con qu ?

Dnde?

Cundo?

Cunto?

Con Quin?

Para qu
Hacerlo?

Para quin?

Cmo Medir?

Cul es el
resultado?

Por qu?

Qu pasa si
no se hace?

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Preguntas?

Marco Vinicio Lenci S.


Project Consultant,
Management Advisor & Coach
Email: mvlenci@gmail.com
Skype: mvlsbs
Cel. Whatsapp: (57)(310)5670604

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