Mdulo 3

Descripcin de Documentos
Docente:
Jos Rolando Villa Crdova

UNIDAD 1
Descripcin Documental: Definicin, objetivos y
relacin con los dems procesos archivsticos
1.1 Definicin
Segn la legislacin archivstica podemos entender por descripcin
documental:
S.N.A. 03 DESCRIPCIN DOCUMENTAL
La descripcin es un proceso archivstico que consiste en identificar,
analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos
con la finalidad de elaborar los auxiliares e instrumentos descriptivos.
Esto en el entender que tenemos primero que evaluar al documento tanto
fsica como internamente (informacin) para despus poder elaborar los
instrumentos descriptivos respectivos.
Segn otros autores podemos mencionar los siguientes:
La descripcin es el medio utilizado por el archivista para obtener la
informacin contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en
ellaLa descripcin persigue dos objetivos: dar informacin a los dems y
facilitar el control al archivista Antonia Heredia.
La elaboracin de una representacin exacta de la unidad de descripcin y,
en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin, el
anlisis, la organizacin y registro de la informacin que sirve para
identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as
como su contexto y el sistema que los ha producido ISAD (G) Traduccin
del Ministerio de cultura, 2000.
1.2 Objetivos y Finalidades
Facilitar la localizacin de los documentos
Garantizar el control del patrimonio documental
Brindar un eficaz y eficiente servicio de informacin. De lo anterior se
desprende la necesidad que tiene el Archivo General de la Nacin de
preservar y conservar el patrimonio documental de la nacin.
Pero administrativamente podemos mencionar que los objetivos generales
de todo proceso descriptivo son:
1. Conocer, saber que se est gestionando, administrando.
2. Controlar, saber donde cmo y en qu situacin se encuentra la
documentacin materia de nuestra gestin y
3. Localizar, saber entre otros aspectos donde se encuentra ubicado
fsicamente el documento solicitado cuando nos lo soliciten para en
servicio por ejemplo.
1.3 Relacin de la Descripcin con los dems procesos archivsticos

Con la Organizacin documental, esto en el entender que antes de describir

una agrupacin documental, esta tiene que pasar por el proceso de
organizacin, y luego se puede entender porque como producto de este
proceso el archivero realiza el primer instrumento descriptivo el Cuadro de
Clasificacin del Fondo Documental.
Con la Seleccin documental, aqu es importante recalcar que la descripcin
cumple un papel muy importante ya que participa documentando el
programa de control de documentos PCD segn la legislacin archivstica
peruana a travs de la Tabla General de Retencin de Documentos,
adems de registrar actividades como la transferencia y la eliminacin de
documentos con la elaboracin de los inventarios respectivos.
Con el servicio archivstico, aqu es fundamental al documentar los
registros de prstamos, de usuarios, entradas y salidas en general
los movimientos del los documentos para su posterior trazabilidad. Aqu es
necesario destacar la tabla de acceso, donde se describe el perfil de los
usuarios en el sentido de la accesibilidad a la informacin documental a la
que tienen permiso.
Reafirmando entonces podemos decir que la participacin de la descripcin
es fundamental en el desarrollo de cualquier trabajo archivstico y de
gestin documental ya que documenta justamente los tres instrumentos
bsicos en el entender de la norma ISO-15489 Gestin de Documentos
que son el cuadro de clasificacin, la tabla general de retencin y la tabla de
acceso.
1.4 Caracteres internos y externos de los documentos
Todo documento rene una serie de aspectos externos, que se refieren a su
materialidad o estructura fsica e internos, referidos a su contenido que
pueden ser analizados
EXTERNOS
Clase
Es el medio empleado para transmitir la informacin. A las formas
tradicionales textuales y grficas, hechas a mano se aadieron las
realizadas mecnicamente y despus, en imgenes sonido y de forma
electrnica.
As se distinguen por lo tanto:
Textuales, en ellos se plasma la informacin en un texto escrito, que puede
ser manuscrito o mecanografiado. Son los que encontramos comnmente
en las organizaciones.
Grficos, representan la informacin con signos no textuales, mapas,
planos, dibujos, etc.
Fotogrficos, emplean la imagen fija para representar la informacin:
fotografas (negativos, positivos, contacto), diapositivas, microformas.
Sonoros, aquellos que reproducen y graban sonidos: discos, cintas
magnticas, discos compactos.
Audiovisuales, emplean la imagen en movimiento y el sonido: filmes,
cintas de video, videodiscos, etc.

Informticos, creados mediante ordenadores: cintas y disquetes

magnticos, discos pticos, CD ROM, etc.
Soporte, Es la configuracin fsica del documento que depende de los
materiales utilizados para su composicin y de la manipulacin para crearlo.
- Soporte papel
- Soporte fotogrfico (fotografas, filmes)
- Soporte magntico (cintas de video, cintas de casete)
- Soporte ptico (CD ROM)
Formato, Es la forma de presentacin del documento, el tamao y las
dimensiones, A4, volmenes.
Cantidad, Nmero de unidades y espacio que ocupan en metros lineales
(volmenes, legajos, cajas)
Forma, La forma de los documentos se refiere a su condicin de originales
o copias.
Tipo, Se refiere a la disposicin de los elementos de informacin que
contiene el documento, informes resoluciones.
INTERNOS
Entidad productora, la persona o institucin que produce el documento,
es decir el autor del documento.
Origen funcional, Es la razn por la cual se producen los documentos, la
funcin administrativa que tiene atribuida el organismo que los produce.
Fecha y lugar de produccin, Denominado tambin datacin crnica y
tpica.
Contenido, El asunto o tema de que trata

UNIDAD 2
Instrumentos Descriptivos: Las Agrupaciones
Documentales, la gua y el catalogo
2.1. Instrumentos descriptivos vs agrupaciones documentales
NIVEL
I
II
III
IV

AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
ARCHIVO FONDO
SECCIN
SERIES DOCUMENTALES
PIEZA DOCUMENTAL

INSTRUMENTOS DE
DESCRIPCIN
GUA
INVENTARIO
CATLOGO
NDICE

Del cuadro anterior se desprende que es fundamental entender que para

cada agrupacin documental corresponde un instrumentos descriptivo, esto

es la naturaleza del instrumento lo da EL GRUPO DOCUMENTAL que

estamos describiendo y que segn la ISAD(G) se denomina UNIDAD
DESCRIPTIVA llmese: fondo, seccin, serie, unidad documental.
Es necesario despus de observar y
analizar el cuadro anterior, destacar la
relacin estrecha que existe entre la
Organizacin Documental y La Descripcin
Documental, la primera determina lo que
se va a describir pues ah se identificaron
las agrupaciones documentales, la forma
como las describamos ser labor de la
2.2. La Gua
Descripcin
Documental
La gua es una visin sinptica
de los fondos
y grupos documentales de un
archivo, acompaada de todo lo que pueda iluminar su valor y su sentido,
que se publica a fin de ofrecer a los interesados remotos ideas del archivo
en su totalidad.
CLASES DE GUA
GUA GENERAL,
Abarca todo un archivo, todos los archivos de una ciudad de un pas,
GUA ESPECIAL,
Tiene como punto de partida un tema y tambin puede ser sobre una parte
de un archivo. La gua del Archivo Histrico del Archivo General de la Nacin
Qu informacin puedo encontrar en una gua o qu se debe de registrar en
una gua, en general podemos mencionar las siguientes:
- Nombre de la institucin
- Nombre del Archivo
- Nombre del archivero, personal
- Pagina web, direccin del archivo
- Horario de atencin
- Servicios que ofrece el archivo
- La documentacin que conserva y administra el archivo reflejado en un
cuadro de clasificacin al que se le aaden las fechas extremas.
Una de las caractersticas de las guas es que esta hecha para ser publicada
y ahora que contamos con los recursos de tecnologa de informacin pues a
travs de la intranet o el internet nos podemos colgar de la pagina
institucional a la cual pertenecemos y de ah hacer la publicidad relativa al
trabajo que realizamos desde el ARCHIVO.
2.2. El Catlogo
El Catlogo es un instrumento que describe piezas documentales tal como
lo muestra el siguiente mapa conceptual, obviamente que esta
documentacin puede provenir de varios fondos o varios grupos
documentales ya que el fin del catalogo es la descripcin de un asunto
especifico, hecho histrico o acontecimiento que deseamos describir y que
estaos pueden estar contenidos en diferentes documentos provenientes de
diferentes fondos o diferentes secciones o diferentes series.
Por la naturaleza del trabajo que se realiza en el catalogo, es un material
dedicado ms que nada a la investigacin histrica por ende a los

investigadores, con la finalidad de poder ayudarlos a desarrollar su trabajo y

orientarlos en su bsqueda de informacin.

UNIDAD 3
Instrumentos Descriptivos: El Inventario, definicin,
clases el inventario registro
3.1 El inventario, definicin
El inventario es un instrumento descriptivo donde se registran series
documentales, por ende es importante recalcar aqu el papel que cumple la
organizacin documental y su fundamental apoyo en la clasificacin
documental tal como se muestra en el siguiente mapa conceptual.
3.2 Clases
Por la finalidad
a) Para remisin
b) Para eliminacin
c) Para constancia de documentacin existente
d) Topogrfico
De la clasificacin anterior se puede mencionar lo siguiente, por
remisin se entiende cuando se van a transferir documentos de un
nivel de archivo a otro, para eliminacin cuando se requiere
sustentar que series documentales se van a eliminar, por
constancia de documentacin existente, para conocer que
documentos conserva y administra el Archivo llamado inventario de

existencias y topogrfico para conocer la ubicacin fsica de la

documentacin por ejemplo en las instalaciones de los repositorios
del archivo.

Estos modelos de inventarios son los formatos que podemos encontrar en la

legislacin archivstica vigente y que es un buen comienzo para poder
empezar a realizar nuestro trabajo de acuerdo a las normas que emite el
Archivo General de la Nacin.
Un modelo ms general y que podemos adaptar a nuestras necesidades es
el siguiente donde podemos describir las series documentales relativas a
una seccin o rea o unidad organiza.

3.3. El Inventario Registro

El Inventario registro es una variante del inventario y es un poco ms
especifico ya que describe unidades de instalacin de una misma serie
documental, por lo que aqu tambin es bueno recalcar que primero
debemos definir bien nuestras series documentales para poder despus
proceder a describirlas.
En este formato que es el siguiente formato podemos encontrar lo siguiente:
La primera es el encabezado donde se coloca toda la informacin relativa a
fondo, seccin, serie y unidad de instalacin. Por ende es toda informacin
comn ala unidad de descripcin que estamos describiendo, ya que una de
las caractersticas de la descripcin es que hay que evitar colocar datos
repetitivos.
La segunda es el encolumnado donde registramos:
- El nmero de orden donde colocamos el nmero correlativo de los registros
que va a tener nuestro inventario, esto est definido por la cantidad de
unidades de instalacin que vamos a describir.
- El nmero de unidad de instalacin, donde colocamos del nmero
correspondiente a la caja, archivador de palanca, file o paquete que
estemos describiendo.
- Descripcin, detallamos el contenido de cada unidad de instalacin.
- Fechas extremas, colocamos las fechas menor y mayor de los expedientes
que contiene cada unidad de instalacin
- Ubicacin topogrfica, colocamos la ubicacin fsica de la unidad de
instalacin en el repositorio del archivo, empezando por el nmero de la
estantera, del cuerpo y finalmente de la balda, tal como se muestra en el
grafico del estante.

- Y finalmente las observaciones , donde se describe alguna caracterstica

especial de la documentacin que se esta describiendo, como si son copias,
si hay faltantes o si estn deterioradas.
La tercera parte es la notas del archivero; quien elabora el inventario fecha
y lugar de elaboracin.

Prctica Dirigida N 3
1. Se pide describir la serie documental rdenes de compra contenidos en 5
cajas archiveras que van desde el 1 al 500 desde 1998 hasta 2010, de la
institucin Adecco S.A., estn como faltantes las ordenes 50 y 410, adems
deben estar ubicadas a partir del estante 5, cuerpo 1 y balda 1 sabiendo
que encada balda ingresan 3 cajas, con esa informacin elaborar el
inventario registro correspondiente.
Se asume que la informacin que falta para completar el inventario debe ser
resuelta por cada uno de nosotros pero esta debe ser coherente con lo que
se desea elaborar.
Nota. Sera bueno que el alumno elabore el inventario antes de ver cmo
queda al final.

RESUMEN DEL CURSO

Ideas principales
Unidad
1. Descripcin documental:
definicin, relaciones
caracteres

- La importancia de reconocer
el papel de la descripcin
dentro del proceso archivstico.
- Reconocer las caractersticas
de los documentos para poder
elaborar el instrumento
descriptivo correspondiente

2. Agrupaciones
documentales, gua,
catlogo

- Reconocer las agrupaciones

documentales y su relacin con
los instrumentos descriptivos
relativos a ellas
- La gua como instrumento
inicial y de publicidad del
archivo para mostrarse tanto
interna como externamente.
- El catalogo como instrumento
de ayuda para la investigacin.

3. El inventario, definicin,
clases, el inventario registro

- El inventario como principal

instrumento descriptivo del
trabajo archivstico.
- El inventario registro como
instrumento practico del trabajo
archivstico y el ms usado por
los archiveros.