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CHECK-LIST PARA UMA BOA APRESENTAO

Saiba o que importante antes de organizar seu


evento ou congresso e contratar palestrantes,
keynote speakers ou congressistas.
por Mario Persona

Palestra, Seminrio, Curso, Treinamento ou Workshop? - Defina claramente o tipo de


resultado que pretende obter antes de organizar seu evento. Se o objetivo for uma grande
carga de conhecimento, d preferncia a um curso, treinamento ou workshop.
Durao - Se for palestra, no pense que quanto menor o tempo, menor o preo. mais
difcil falar bem em pouco tempo do que ficar horas enrolando. Mark Twain dizia que para fazer
um discurso de 5 horas ele precisava de 5 minutos para se preparar. Para falar 5 minutos ele
precisava de 5 horas (ou algo assim).
Expectativa e Resultados - No espere que uma palestra de uma hora ir ter o efeito de um
curso de ps-graduao. Palestras servem de pontap inicial ou amarra final de um conjunto
de aes da empresa, nunca para ensinar os detalhes de qualquer assunto.
Generalista ou especialista? - Se for uma palestra tcnica, contrate um tcnico
especializado em sua rea. Caso contrrio, d preferncia a palestrantes que falem de
conceitos gerais e evite os que pensam que entendem e podem dar palpites sobre as
particularidades de seu negcio. No se iluda. Em meia hora de conversa ningum capaz de
entender os detalhes do processo que voc utiliza na fabricao dos petroleiros em seu
estaleiro. Depois de sair de sua empresa ele provavelmente ir fazer uma palestra para
costureiras de uma confeco de biquinis ou universitrios especializados em fermentao da
cevada.
Palestrantes - O perfil do palestrante deve ser adequado aos objetivos do evento. Para
eventos festivos, comemorativos, abertos ou com a participao de familiares dos
colaboradores de uma empresa, escolha um palestrante motivacional com uma maior carga de
entretenimento. Neste caso voc pode contratar, alm do palestrante, um mgico, um
comediante, um circo, ou uma pea de teatro empresarial. Fique atento para no levar
palestrante boca-suja em eventos com a participao de familiares e crianas, para evitar
constrangimentos. Se o assunto tiver um foco muito tcnico e especfico, prefira um consultor
tcnico com habilidade de comunicao e bem-humorado. (Para entender melhor como
selecionar um palestrante, leia a entrevista neste link). Mario Persona no faz mgicas, no
dana, no canta e nem fala de temas espirituais, mas suas palestras so bem-humoradas
como as crnicas que escreve.
Preo - No escolha o palestrante pelo preo, mas pelo que ele poder acrescentar ao seu
evento. Um palestrante barato pode sair caro ao trazer resultados de pouco valor . Lembre-se
de que o palestrante apenas parte de seu investimento. O custo maior est na soma do
tempo de todos os participantes que esto ali para ouvi-lo. Provavelmente voc gastar
tambm com hospedagem e passagens areas. No gaste querosene de jato para levar
algum ruim s por ser mais barato. Uma caneta barata que no escreve cara.

Bastidores - Jamais sobrecarregue o palestrante com problemas relacionados aos


preparativos do evento e nem faa presso, se quiser que os resultados sejam motivadores.
Lembre-se de que ele tambm humano e sujeito a variaes em seu estado de nimo e
humor. Se receber uma carga grande de estmulos negativos antes da palestra poder ter seu
prprio nimo abalado, entrar em depresso e at morrer no palco.
Atividades extras - Se o palestrante chegar com poucas horas de antecedncia para a
palestra, evite programar um grande nmero de atividades extras. No o leve para visitar todos
os pontos tursticos de sua cidade e nem adianta apresentar polticos e empresrios locais
porque ele provavelmente estar com a cabea no evento e se esquecer dos nomes. Lembrese de que seu palestrante ir precisar de toda a energia possvel para fazer um bom trabalho
no palco. Se a palestra for na primeira hora da manh, no o convide para aquela festa de
varar a madrugada. Evite cans-lo. Ele o nico que no pode dormir durante a palestra.
Jantares - No caso de jantares, prefervel que a palestra seja antes do jantar e que o
servio comece apenas ao final. A circulao de garons e o servio de bebidas e alimentos
durante a palestra prejudica a ateno do pblico e a concentrao do palestrante. Como
avisam as placas em zoolgicos, evite alimentar o palestrante antes da palestra. Ele poder
fazer sons engraados enquanto fala.
Tempo - O tempo ideal para palestra de 1 hora e 15 minutos, com mais 15 minutos para
perguntas, mas as perguntas podem ser dispensadas no caso de palestra motivacional, por
reduzirem o impacto da mensagem. Para um tempo maior deve ser previsto um intervalo, mas
neste caso apenas se a palestra for mais expositiva e menos motivacional ou de impacto.
Treinamentos, cursos e workshops podem ser de 3 horas a 3 dias com um caf a cada duas
horas e intervalo para o almoo. Neste caso evite feijoada e caipirinha no cardpio.
Agenda - Depois de planejar a agenda de seu evento, elimine uma atividade ou reduza o
tempo de todas. Dificilmente voc conseguir fazer com que o intervalo de quinze minutos dure
exatamente isso ou que uma palestra de uma hora no passe alguns minutos do prazo.
Eventos com agenda espremida acabam criando uma sensao de estresse nos palestrantes e
participantes. prefervel prever prazos flexveis para evitar que o palestrante omita o fim da
piada s porque o tempo est esgotado.
Avisos - Se precisar avisar os palestrantes do tempo, d preferncia a recepcionistas com
cartazes de 15, 10 e 5 minutos postadas no fundo, atrs do pblico, e nunca na frente. Calcule
uma margem, pois o palestrante pode se empolgar, mas se ele continuar l duas horas depois
do tempo regulamentar, desligue o microfone, apague as luzes e entregue a ele as chaves do
auditrio.
Assentos - Em auditrios improvisados, disponha os assentos em semicrculo para todos
olharem diretamente sem virar a cabea. Uma leve toro do pescoo reduz a oxigenao do
crebro e causa sono. Uma toro severa pode causar a morte. Em treinamentos ou
workshops, d preferncia a uma disposio do tipo espinha de peixe ( modo de falar) com
mesas para dinmicas e atividades. Calcule com cuidado o tamanho da sala em palestras ou
treinamentos que envolverem atividades de interao com o pblico. Ningum quer que
ocorram pisoteamentos em seu evento.
Iluminao - Verifique se a iluminao no demais para a tela do projetor (data-show), ou
pouca para a platia (causa sono). Iluminao suave sobre a audincia, menor sobre a tela de
projeo e suficiente sobre o palestrante. Saiba exatamente onde esto os interruptores e que
lmpadas eles acendem ou apagam para o caso de precisar alterar a iluminao durante a
palestra para passar um vdeo, por exemplo. Se apagar totalmente as luzes da platia e jogar
um canho de luz sobre o palestrante isso o ajudar a perder peso, mas provvel que ele
comece a enxergar bolinhas no canto dos olhos e fique sem saber se ainda tem algum
assistindo ou j foram todos embora.

Lei de Murphy - Se existir um fio ou cabo eltrico no cho sem estar protegido por um
carpete ou fita adesiva, algum ir tropear nele, apagar o projetor, derrubar o notebook ou as
duas coisas.
Palco - Se precisar compor uma mesa para pessoas ilustres, esta nunca deve ficar muito
prxima da beirada do palco, para evitar que o palestrante quebre o pescoo. Nem muito
prxima da tela no fundo, para evitar que os componentes da mesa toram o pescoo. Se
existir algum alapo no piso do palco, mantenha-o fechado, salvo para o caso do palestrante
ser tambm mgico e querer desaparecer durante a palestra.
Mesa - Certifique-se de coloc-la distante da beirada do palco, para o palestrante ter espao
para se movimentar. Lembre-se de que melhor coloc-la em diagonal numa das laterais do
palco ou pedir aos seus componentes para retornarem aos seus lugares durante a palestra, a
menos que eles queiram ver o palestrante pelas costas. Como qualquer pessoa, o palestrante
no fica muito vontade com pessoas atrs de si. Alm disso, expresses de desinteresse,
bocejos e caras feias dos membros da mesa, propositais ou no, podero influenciar
negativamente o pblico.
Obstculos - Evite mesas, cadeiras, vasos, coroas de flores e outros objetos que criem uma
barreira entre o palestrante e o pblico. Grandes espaos como pistas de dana entre o palco e
os participantes causam um efeito de distanciamento e devem ser evitados. Se existir uma
pista de dana, pea s pessoas para no danarem durante a palestra.
Tela de Projeo - Deve ficar esquerda do palestrante (centro ou direita da audincia),
para ele apont-la com a mo esquerda, enquanto segura o microfone com a direita. Inverta as
instrues se ele for canhoto. Se forem trs as telas, como em grandes eventos, provavelmente
o palestrante s apontar para uma. Observe a mo do palestrante antes de comear. Se
tremer demais, para o bem dos presentes, no deixe o apontador a laser na mo dele.
Equipamentos - Microfones, equipamento de som e projetores devem estar instalados e
testados com antecedncia. Use sempre baterias novas e tenha um timo microfone na
reserva, porque certamente ser ele o titular aps os primeiros cinco minutos de palestra.
Projeo - Prefira que o palestrante faa a mudana dos slides. Para isto devem ser
previstos cabos com comprimento suficiente para alcanar o datashow e o amplificador de som
ou um controle remoto. Se o palestrante trouxer sua apresentao em pen-drive, CD ou
disquete, instale com antecedncia. Se trouxer em transparncias ou vier com uma caixinha de
giz e apagador, melhor procurar um palestrante mais novo.
Operador - Apenas em ltimo caso a mudana dos slides deve ser feita por um operador. Se
no existir controle remoto para a mudana ou o notebook estiver longe do palestrante, d
bastante caf ao operador, amarre seu p na cadeira e certifique-se de que ele esteja ouvindo
bem. No se preocupe, porque depois de duas horas o pblico acabar se acostumando com a
frase "O prximo, por favor!"
Microfones - Os de lapela podem perder em qualidade quando o palestrante olha para os
lados. A colocao de microfones (lapela ou auricular) deve ser feita antes do palestrante entrar
em cena e ele deve saber como lig-lo. Avise o palestrante para desligar o microfone de lapela
quando for ao banheiro ou conversar assuntos sigilosos durante o intervalo.
Som - Se o palestrante utilizar som de seu prprio notebook, providencie amplificador, caixas
de som e um cabo apropriado para a conexo sada de fone de ouvido do notebook do
palestrante. Muitos utilizam msicas ou filmes durante a apresentao. Se a execuo dos
vdeos e udios for feita por terceiros sob o comando do palestrante, no espere por um
sincronismo perfeito.

gua - Coloque um copo e garrafa de gua disposio do palestrante. Evite que garons
ou recepcionistas circulem pelo palco durante a palestra para abastecer copos, pois roubam a
ateno do pblico. Quando o garon derruba a bandeja, ento, nem se fala. Se o palestrante
exigir gua Perrier, diga para ele ir buscar. No o garon, o palestrante.
Circulao - Evite que fotgrafos, cinegrafistas ou pessoas em geral circulem na rea do
palestrante. Alguns palestrantes no permitem filmagens (pode me filmar vontade), portanto
melhor perguntar antes para evitar embaraos.
Programa prvio - Alguns profissionais contratados para cuidar do udio e vdeo costumam
deixar algum DVD de shows musicais passando enquanto as pessoas chegam e se
acomodam. Em outros casos os patrocinadores costumam passar seus prprios vdeos. Em
nenhuma hiptese ligue o projetor em algum canal de TV com filmes ou noticirios
deprimentes. Novela, ento, nem pensar. A platia vai pedir para o palestrante esperar at
acabar o episdio.
Msica ambiente - aconselhvel ter msica ambiente antes (mais alto para animar) e
depois (mais baixo para as pessoas cnoversarem) da palestra. D preferncia a um jazz
instrumental com ritmo alegre. Se conseguir se infiltrar no evento de seu concorrente, a sim
voc pode tentar dar ao operador do som um CD de pagode numa caixinha do Ray Charles.
Quando utilizar msica bom consultar o ECAD, pois voc pode precisar pagar direitos
autorais pela execuo. Desligue a msica antes de comear a palestra, obviamente.
Platia - As recepcionistas devem encaminhar os participantes para as primeiras fileiras,
evitando preencher apenas os assentos do fundo da sala. Assentos vazios entre o palestrante
e a platia criam distanciamento e prejudicam o sucesso da palestra. Se as recepcionistas
forem muito bonitas, melhor que fiquem no fundo do auditrio durante a palestra.
Abertura - O mestre de cerimnias deve fazer a apresentao do palestrante, dar avisos de
durao e intervalos, solicitar o desligamento dos celulares, pedir para que desliguem os
celulares, insistir no desligamento dos celulares e, finalmente, recolher os celulares. Mesmo
assim muita gente no ir obedecer e alguns conversaro alegremente em voz alta como se
estivessem sozinhos na caverna de onde saram.
Perguntas - Se houver tempo para perguntas, isso dever ser informado de antemo pelo
mestre de cerimnias. Recepcionistas com microfones ou blocos para questes escritas
cuidaro da seqncia de perguntas. D preferncia a perguntas feitas por escrito. Por razes
bvias, melhor no franquear o microfone para perguntas da platia em vspera de eleies.
Intervalos - Em eventos com mais de uma apresentao o ideal que os participantes
troquem de lugar na volta do intervalo, para estimular o networking e renovar o ngulo de viso.
Em grandes eventos bom avisar que os participantes levem seus objetos de valor ou algum
levar. Lembre-se de que seu evento no acaba na porta do banheiro. Providencie sabonete,
toalhas e papel em quantidade suficiente. Programe a limpeza para ocorrer durante a palestra,
no durante os intervalos.
Mestre de cerimnias - Jamais dever continuar no palco verificando seus papis durante a
palestra ou conversando animadamente nos bastidores. Tambm no se deve colocar ao lado
do palestrante durante a finalizao da palestra, e nem ficar consultando o relgio, para no
desviar a ateno do pblico.
Finalizao - O mestre de cerimnias deve reassumir no final para acordar os presentes,
dar avisos de horrios, indicar o local do intervalo (se houver) e fazer uma breve descrio da
prxima palestra, solicitando o retorno rpido da audincia a seus lugares. Provavelmente
quando ele terminar de falar tudo isso o pessoal j ter sado para disputar o coquetel ou o po
de queijo.

Apresentao - Apresente o palestrante rapidamente, sem ler currculos enormes ou


exagerar nos adjetivos. Se elogiar demais, o pblico pode criar uma falsa expectativa e se
dececionar. Deixe que o prprio palestrante venda seu peixe pela sua atuao. Ou no.
Sugesto de apresentao:
Convidamos hoje Mario Persona para falar sobre [tema]. Mario Persona autor de vrios
livros de marketing, carreira e negcios. Alm de palestrante, consultor e professor de
estratgias de comunicao e marketing. Mario Persona convidado com freqncia
para falar de temas ligados a negcios, marketing e desenvolvimento pessoal e
profissional. Com vocs, para falar sobre [tema ]: Mario Persona!
Organizao do ambiente - Certifique-se de que a entrada para a sala da palestra seja feito
pela parte posterior, nunca do lado onde est o palestrante, para evitar distraes. Quem entra
ou sai deve faz-lo pelos fundos. Para workshops ideal ter mesas e devem ser evitados
auditrios com poltronas fixas, pois impedem dinmicas e interao do pblico. Para palestras
pode ser utilizado um auditrio ou sala com cadeiras na disposio de sala de aula.