Clase 6

Macros
El trmino "macro" es una abreviatura de "Macro comando". Este tipo de herramientas
le permite al usuario guardar con un nombre, un grupo de comandos u rdenes que le
dicta habitualmente al programa para realizar una determinada tarea y obtener un
resultado. Al estar guardados, la ejecucin de estas rdenes es mucho ms rpida
puesto que Excel las trabajar automticamente y no ser necesario especificarlas una
por una.

Creacin de Macros
El proceso de creacin de una macro es similar al que realiza cuando quiere grabar una
cancin. En estos casos, primero presiona Record para darle la orden de que comience
a grabar la cancin antes de que sta comience y, una vez que la cancin pas y fue
grabada, presiona Stop para que no contine grabando.
Considerando la comparacin anterior, para grabar la macro tendr que realizar lo
siguiente:
-Seleccione una celda
-Haga un clic en la Cinta de Opciones Vista y seleccione la herramienta
Macros.

-De la lista de opciones, elija Grabar Macro, y observar en pantalla un cuadro en

el que tendr que especificar los siguientes datos:

-Nombre de la macro: en este casillero debe colocar el nombre que quiere asignarle
a la nueva macro. Tenga en cuenta no dejar espacios al tipear el nombre y que ste
sea claro, de manera que se pueda identificar el resultado que arrojar la ejecucin de
esta macro.
-Mtodo abreviado: en este casillero debe colocar una letra que junto a la tecla CTRL
utilizar para su ejecucin. Es decir, una combinacin de teclas (Ctrl + letra) que
permita ejecutar la macro cuando lo necesite. Es muy importante que se fije muy bien
si la letra la est determinando en minscula o mayscula.
-Guardar macro en: en este casillero establecer la ubicacin de la macro. Existen
tres posibles lugares: Este libro, seleccione esta opcin cuando quiera que la macro
solamente pueda utilizarse en el archivo donde se est creando;
Libro nuevo, active esta opcin cuando quiera que la macro se grabe en un archivo
nuevo diferente al actual; Libro de macros personal, esta opcin le permitir que la
macro pueda ser activada desde cualquier archivo de Excel.
-Descripcin: en este cuadro puede incorporar, opcionalmente, algn comentario a
cerca de la funcin de la macro o de la persona que la cre.
-Una vez especificadas todas las condiciones del cuadro Grabar macro haga clic en el
botn Aceptar.
-Notar en la Barra de Estado una leyenda que dice Listo. Excel se encuentra ahora en
condiciones de grabar todo lo que usted haga. Por lo tanto, comience a ejecutar los
comandos que quiere incluir en la macro.

-Una vez ejecutadas las rdenes que conformarn la macro, haga clic en el icono
Macros - Detener grabacin de la cinta de opciones Vista o haga clic en el botn
Detener grabacin que se encuentra en la barra de estado.

Ejercicio:
Suponga que diariamente en su trabajo debe disear siempre la misma
planilla pero con diferentes datos. En este caso, la utilizacin de una macro
que ejecute automticamente todos los comandos que son necesarios para la
creacin de la planilla le sera de gran ayuda, ya que Microsoft Excel 2007
ejecutara la macro y de esta manera no tendra que realizarla manualmente.
Para ello realice lo siguiente:
1-Comience un libro nuevo.
2-Presente la cinta de opciones Vista y haga clic en la herramienta Macros Grabar macro.
3-Complete el cuadro Grabar macro con la siguiente informacin

4-Haga clic en el botn Aceptar.

5-En el rango A1:D1 de la Hoja 1 incorpore los siguientes datos: Alumno
Nota1 Nota2 Promedio.
6-Luego Seleccione el rango A1:D1 y aplquele un formato a su eleccin.
7-Seleccione las columnas A, B, C y D y modifique el ancho las columnas de
forma que se visualice bien su contenido.
9-Seleccione la celda D2 e ingrese la siguiente estructura de funcin:
=PROMEDIO(B2:C2)
10-Posicione el puntero en el controlador de relleno de la celda D2 y repita la
funcin hasta la celda D12.
11-Detenga la grabacin desde el botn detener grabacin de la barra de
estado.
12-Cambie el nombre de la Hoja 1 por Curso 1
13-Complete la planilla con los datos de 10 personas. Automticamente se
obtendrn los promedios puesto que ya est especificada la funcin.
14-Cambie el nombre de la Hoja 2 por Curso 2, el de la Hoja 3 por Curso 3
y el de la Hoja 4 por Curso 4
15-En estas hojas tendr que disear la misma planilla de la hoja Curso 1
pero los datos que incluir sern diferentes puesto que se trata de otros
cursos. Para ello utilizar la macro recin creada.

Para Ver solucin, abra el archivo con extensin swf que se encuentra en la
siguiente ubicacin:
D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje42.swf, si se
encuentra en el Centro de Capacitacin,
o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la
descarga con su tarjeta
de descarga virtual.

Ejecutar Macros
Para ejecutar la macro que cre, Excel le presenta diferentes mtodos: el estndar,
mediante botones de comando o a travs del mtodo abreviado asignado en el
momento de creacin de la macro.
Ejecucin a travs del mtodo abreviado
-Active el rea donde quiere ejecutar la macro (celda, rango u hoja).
-Presione simultneamente la combinacin de teclas asignada (Control + letra)
Ejercicio:
1-Active la Hoja Curso 2.
2-Presione Ctrl + a (combinacin asignada a la macro Alumnos).
Para Ver solucin, abra el archivo con extensin swf que se encuentra en la
siguiente ubicacin:
D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje43.swf, si se
encuentra en el Centro de Capacitacin,
o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la
descarga con su tarjeta
de descarga virtual.
Ejecucin a travs de la Cinta de Opciones Vista
-Active el rea donde quiere ejecutar la macro (celda, rango u hoja).
-Haga clic en el icono Macros de la cinta de opciones Vista y seleccione la opcin Ver
Macros.
-Aparecer en pantalla un cuadro que contiene todas las macros creadas en Microsoft
Excel 2007.

-Seleccione del listado la Macro que se necesite.

-Haga clic en el botn Ejecutar.
Ejercicio:
1-Active la hoja Curso 3
2-Vaya a la Cinta de Opciones Vista, seleccione la herramienta Macros Ver
macros.
3-Seleccione la macro Alumnos.
4-Haga clic en el botn Ejecutar.
Ejecucin a travs de un botn en la Barra de de Herramientas de acceso
rpido
Para Ver solucin, abra el archivo con extensin swf que se encuentra en la
siguiente ubicacin:
D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje44.swf, si se
encuentra en el Centro de Capacitacin,
o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la
descarga con su tarjeta
de descarga virtual.
Una forma rpida de ejecutar una macro es hacerlo a travs de un Botn en la Barra
de Herramienta de acceso rpido, para crearlo realice el siguiente procedimiento:

-Haga clic con el botn secundario del Mouse sobre cualquier icono de la Cinta de
Opciones, para observar el men contextual

-Seleccione la opcin Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, para

visualizar el cuadro Opciones de Excel.

-Del casillero Comandos disponibles en:, seleccione la categora Macros, de esta

manera podr visualizar todas las macros creadas.
-De la lista, seleccione el nombre de la macro que desea, y haga un clic sobre el

botn Agregar.
-De esta manera observar la macro seleccionada, junto a los iconos que conforman la
barra de herramientas de acceso rpido.

-Para cambiar la imagen del botn, una vez que este seleccionado, haga un clic sobre
el botn Modificar, desde el cuadro que se presenta seleccione la imagen que desea
colocarle a su macro e ingrese el nombre para mostrar cuando la seleccione.

-Por ltimo acepte los cuadros y observar el siguiente resultado.

Nota: si desea quitar algn botn de la barra de herramientas de acceso rpido, slo
debe seleccionarlo de la lista derecha y pulsar el botn Quitar. En caso de querer
restablecer los botones estndar de esta barra, solo debe presionar el botn
Restablecer, perdiendo todas las modificaciones realizadas anteriormente.
Ejercicio:
1-Presente el men contextual de la cinta de opciones y elija la opcin
Personalizar barra de herramientas de acceso rpido.
2-Del casillero Comandos disponibles en:, seleccione la opcin Macros, y
agregue la macro Alumnos a la lista de herramientas de acceso rpido.
Comandos y la categora Macros.
3-Una vez agregado, presione el botn Modificar, elija la imagen que desea
asignarle al icono y escriba el nombre alumnos en el casillero Nombre para
Mostrar.

4-Haga clic en Aceptar en ambos cuadros.

5-Active la Hoja Curso 4.
6-Haga clic en el botn Alumnos de la barra de herramientas de acceso rpido.
Para Ver solucin, abra el archivo con extensin swf que se encuentra en la
siguiente ubicacin:
D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje45.swf, si se
encuentra en el Centro de Capacitacin,
o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la
descarga con su tarjeta
de descarga virtual.
Fin del Tema "Macros".
Ingrese ahora al Tema "Macros Absolutas y Relativas", que encontrar en el
Captulo VIII.

Macros Absolutas y Relativas

En el Captulo IV ya estuvo trabajando con los conceptos de referencias absolutas y
relativas.
Para refrescarlos un poco recuerde que por defecto todas las celdas son relativas, es
decir que varan cuando en una operacin se hace referencia a ellas. En cambio, las
celdas absolutas se mantienen constantes cuando se hace referencia a ellas en una
operacin.
Por defecto, los comandos que ejecuta durante el proceso de creacin de una macro
consideran a las celdas a las que hace referencia como Absolutas. Esto es muy fcil
de comprobar. En los ejemplos trabajados en el Tema anterior, cada vez que ejecutaba
la macro, el resultado de sta apareca en el mismo rango de celdas considerado en la
creacin.
Sin embargo, se puede llegar a presentar la necesidad de ejecutar la macro tomando
como punto inicial de la planilla una celda diferente a la inicial trabajada durante la
creacin de la macro. Si por ejemplo, crea la macro a partir de la celda A1 y necesita
ejecutarla a partir de la celda J1 tendr que transformar las celdas consideradas
durante el proceso de creacin en
Referencias relativas.

Macros Relativas
Para determinar que una macro debe trabajar las celdas como relativas hay que
especificar la orden desde el comienzo de la grabacin. Es decir que una vez creada, la
macro ser absoluta si no se determin lo contrario.
Para crear una macro relativa siga este procedimiento:
-Haga un clic sobre la herramienta Macros de la cinta de opciones Vista y elija la
opcin Grabar macro.
-Determine el nombre, mtodo abreviado, ubicacin y descripcin de la nueva macro y
haga clic en Aceptar.
-Antes de comenzar a ejecutar los comandos que debe contener la macro, haga
nuevamente un clic en el icono Macros de la cinta de opciones Vista y active el botn
Usar Referencias Relativas.
-Luego ejecute todos los comandos necesarios y detenga la grabacin.

Nota: Al grabar la macro como relativa ahora estar en condiciones de ejecutarla en

cualquier lugar de la hoja de clculo.

Eliminar Botn de la Barra de Herramientas

Para borrar un botn de la barra de herramientas, solo debe pulsar el botn derecho
sobre el icono que desea eliminar, y en el men contextual que se presenta elegir la
opcin Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido.

Tenga en cuenta que de esta manera, solo habr eliminado el icono que representaba a
esa macro, pero no habr borrada la macro propiamente dicha, para corroborarlo
presione la combinacin de teclas del mtodo abreviado y observar como la macvro
sigue presente.

Eliminar una Macro

Para borrar una macro definitivamente debe realizar los siguientes pasos:
-Haga un clic sobre la herramienta Macros de la cinta de opciones Vista y elija la
opcin Ver macros.
-Seleccione la Macro que desea borrar y presione el botn Eliminar y confirme la
eliminacin.
Nota: si la macro que desea eliminar es una macro que estaba guardada en el Libro
de macros Personal, deber realizar el siguiente procedimiento:
-Haga un clic sobre el icono Mostrar Ventana de la cinta de opciones Vista.
-En el cuadro Mostrar que se presenta seleccione PERSONAL y haga un clic en el
botn Aceptar.

-Luego realice los mismos pasos que utiliza para borrar una macro de un libro.
-Despus de haberla borrado presione el icono Ocultar ventana para proteger el Libro
PERSONAL.
Fin del Tema "Macros Absolutas y Relativas".
Ingrese ahora al Tema "Repaso General", que encontrar en el Captulo VIII.

Repaso general
Prctica laboral:
En este ejercicio repasar a travs de una prctica laboral las herramientas vistas
durante este captulo y las que trabaj anteriormente.
Supongamos que est trabajando en una consultora laboral y todos los das debe
elaborar una planilla, con la informacin de cada persona que viene a dejar sus datos.
1-Inicie un libro nuevo.
2-En la hoja 1, comience a grabar una macro nueva, ingrese un nombre a su
eleccin, un mtodo abreviado, la descripcin y la ubicacin que desea
colocar a esta macro.
3-Active el botn de "Usar Referencias relativas".
4-Disee la siguiente planilla en la hoja 1:

5-Una vez especificados todos los comandos que le permitirn obtener la

planilla como resultado de la ejecucin, haga clic en el botn Detener
grabacin de la barra de estado.
6-El archivo debe tener en total 7 hojas, si es necesario agregue o elimine
hojas.
7-Cambie el nombre de las hojas por "Lunes", "Martes", "Mircoles",
"Jueves", "Viernes", "Sbados" y "Clculos".
8-Guarde el archivo con el nombre "Primera semana de Febrero" en la unidad
A: o en la carpeta Mis documentos.
9-Active la hoja "Martes" y ejecute la macro utilizando el mtodo abreviado.
10-Active la hoja "Mircoles" y ejecute la macro a travs de la Cinta de
opciones Vista.
11-Active la hoja "Jueves".
12-Agregue un botn a la barra de herramienta de acceso rpido que ejecute
macro creada en el punto 2 de esta practica laboral.

13-Ejecute la macro desde el botn en el resto de las hojas donde no se

encuentre la planilla todava.
14-Complete las planillas de todos los das, inventando por lo menos 5
registros para cada Hoja.
15-En la hoja "Lunes" seleccione el rango de celdas A1:B6.
16-Cree un grfico con los datos seleccionados.
17-Active la hoja "Clculos" y en ella disee la siguiente planilla:

18-Complete la planilla anterior utilizando las funciones correspondientes.

19-Realice un grfico que represente el Promedio de Edad de cada uno de los
das.
Nota: Recuerde que para seleccionar rangos de celdas no consecutivas debe mantener
presionada la tecla Ctrl mientras barre las celdas con el puntero.
20-Cree otro grfico comparativo con la Cantidad de Inscriptos de cada da.
21-Guarde los cambios efectuados y luego cierre el archivo.
Fin del Tema "Repaso General".
Ingrese ahora al Tema "Configuracin de Pginas", que encontrar en el
Captulo IX.

Configuracin de Pginas
"Configuracin" o "Preparacin de Pgina" hace referencia a todas aquellas opciones
que le permiten determinar cules son las caractersticas de la hoja donde redactar su
trabajo.
Esta configuracin puede hacerse antes, durante o despus de haber realizado la
planilla, puesto que Microsoft Excel 2007 adaptar la disposicin de la misma a las
cualidades especificadas.
Para preparar la pgina deber realizar los siguientes pasos:

-Haga clic en la Cinta de Opciones Diseo de Pgina.

-Luego haga clic sobre el botn Configurar Pgina.

-De esta manera se presentar en pantalla el siguiente cuadro, en el que encontrar

varias solapas:

En la solapa Pgina, encontrar tres sectores diferentes, a saber:

-Orientacin: le permitir establecer la orientacin de la hoja, Vertical u Horizontal.
-Ajuste de Escala: en este sector encontrar dos opciones:
*Ajustar al % del tamao normal: permite reducir o aumentar el tamao de la hoja
de clculo impresa, solo deber ingresar que porcentaje necesita.

*Ajustar a pginas de ancho por tantas de alto: reduce la hoja de clculo o la

seleccin cuando se imprime para que se adapte al nmero de pginas especificado,
tanto de ancho como de alto.
-Al final de la solapa encontrar tres casilleros:
*Tamao del papel: le permite establecer el tamao de la hoja en la que desea
imprimir la planilla.
*Calidad de impresin: se utiliza para elegir el tipo de resolucin que desea el
usuario. Una resolucin mayor proporciona una impresin de mejor calidad en las
impresoras que lo permitan.
*Primer nmero de la pgina: le permite ingresar desde que nmero desea
comenzar a numerar las pginas.
En la solapa Mrgenes: encontrar las opciones para determinar el valor de los
mrgenes, superior, izquierdo, derecho e inferior, as como tambin podr centrar la
planilla vertical y horizontalmente con respecto a la hoja, con solo activar las casillas
de verificacin del sector Centrar en la pgina.

En la solapa Encabezado y pie de pgina: los encabezados y pies de pginas son

textos que se incorporan en los mrgenes superior e inferior respectivamente y se
utilizan generalmente cuando necesita incorporar en las planillas a imprimir, datos
tiles como el nombre del autor, el nmero de pgina, etc. Para colocar un encabezado
o pie puede utilizar las opciones preestablecidas que encontrar en las listas
desplegables de encabezado y pie de pgina.

En cambio si desea personalizarlos haga clic en el botn Personalizar encabezado o

Personalizar pie de pgina segn corresponda, y en el cuadro que se presenta
ingrese el contenido y Acepte.

En la solapa Hoja: encontrar cuatro sectores a saber:

-rea de Impresin: en este casillero puede seleccionar el rango de la hoja de
clculo que desee imprimir.
-Imprimir Ttulos: en este sector puede seleccionar una opcin para imprimir las
mismas columnas o filas como ttulos en cada pgina de una hoja de clculo impresa.
-Imprimir: en esta rea puede especificar lo que desea imprimir de la hoja de clculo
cuando la impresin se realice a color o en blanco y negro.
-Orden de las pginas: estas opciones se utilizan para controlar el orden en que se
numerarn e imprimirn.

-Una vez realizadas todas las modificaciones en cada una de solapas pulse el botn
Aceptar para confirmar todos los cambios.
Nota: Alguna de estas opciones tambin puede realizarlas rpidamente utilizando las
herramientas de la Cinta de Opciones Diseo de Pgina y marcando las opciones
preestablecidas, por ejemplo.

Fin del Tema "Configuracin de Pginas".

Ingrese ahora al Tema "rea de Impresin", que encontrar en el Captulo IX.

rea de Impresin
Suponga que en una planilla de clculos, slo debe imprimir una parte de los datos de
la tabla, para ello podr establecer cul es el rea de impresin de la planilla; de esta
manera slo se imprimir la informacin que se encuentre dentro del rea de
impresin.

Establecer reas de impresin

Para ello deber realizar los siguientes pasos:

-Seleccione el rango de datos que desea imprimir.

-Desde la cinta de opciones Diseo de Pgina, seleccione el icono rea de
impresin y haga un clic sobre la opcin Establecer rea de impresin.

Nota: Si a un rea de impresin establecida, necesita agregarle ms informacin debe

realizar los siguientes pasos:
-Seleccione las celdas que desea agregar al rea de impresin.
-Haga un clic sobre el Icono rea de impresin y seleccione la opcin
Agregar al rea de impresin.

Quitar reas de impresin

Para borrar un rea de impresin debe hacer un clic en la cinta de opciones Diseo de
Pgina, hacer un clic sobre el icono rea de Impresin y seleccionar la opcin
Borrar rea de impresin.

Fin del Tema "rea de Impresin".

Ingrese ahora al Tema "Vista Preliminar", que encontrar en el Captulo IX.

Vista Preliminar
Esta herramienta que ofrece Excel 2007 le permite observar la planilla antes de
imprimirla, de esta manera podr darse cuenta si toda la informacin saldr en la
impresin, si deja el lugar suficiente en cada sector de la planilla, si las imgenes estn
bien acomodadas, entre otras observaciones.

Para utilizar la Vista Preliminar debe realizar los siguientes pasos:

-Ubquese en la planilla que desea observar.

-Haga un clic en el Botn de Office - Imprimir y luego seleccione la opcin
Vista Preliminar.

Nota: Otra forma de acceder a esta herramienta es utilizando la combinacin de teclas

CTRL + F2. O tambin agregando el icono de Vista Preliminar a la barra de
herramientas de acceso rpido, como se observa en la siguiente imagen:

-De esta manera Excel le mostrar la hoja activa completa en el documento, y solo le
presentar la Cinta de Opciones Vista preliminar.

Nota: Recuerde utilizar esta herramienta antes de realizar una impresin, para
verificar que la informacin se imprima correctamente, para salir de esta vista solo
presione la tecla ESC, o haga un clic en el icono Cerrar vista preliminar.

Fin del Tema "Vista Preliminar".

Ingrese ahora al Tema "Impresin", que encontrar en el Captulo IX.

Impresin
Para imprimir una planilla o los elementos seleccionados, deber realizar los siguientes
pasos:

-Ubquese en la planilla.
-Haga un clic en el Botn de Office - Imprimir y seleccione la opcin Imprimir.

-De esta manera se presentar el siguiente cuadro, en el que deber configurar la

impresin que va a realizar.

-En el sector Intervalo de pginas, podr seleccionar dos opciones de acuerdo a lo

que necesite.

*Todas: imprime todas las pginas de la planilla.

*Pginas: imprime las pginas que especifique en los casilleros desde y hasta.

-En el sector Copias, podr indicar la cantidad de copias que desea realizar en el
casillero Nmero de copias. Tambin podr marcar el casillero de Intercalar para
que la impresin tenga el orden apropiado para la encuadernacin.

-En el casillero Imprimir: podr seleccionar que parte del documento desea imprimir.

-Por ltimo debe pulsar el botn Aceptar para comenzar con la impresin.

Nota: Para imprimir una planilla tambin puede utilizar el Icono de Impresin
Rpida de la barra de herramientas de acceso rpido, de esta manera realizar una
copia de toda la planilla por cada clic que realice sobre l.

Ejercicio:

1-Abra el archivo Ejemplo 5 que se encuentra en la carpeta

C:\Ejemplos\Excel.

2-Configure la pgina con los siguientes datos:

-Orientacin: Vertical.
-Tamao del papel: Carta
-Centrar la hoja vertical y horizontalmente.

-Colocar un encabezado con su nombre y apellido.

-Un pie de pgina con la fecha actual.

3-Establezca el rango A1:D14 de la hoja 1 como rea de impresin.

4-Observe la planilla con la vista preliminar.

5-Haga un clic en el men Archivo-Imprimir, e indquele que solo imprima 3

copias.

Nota: Si su computadora no posee impresora, solo realice estos pasos para observar
el mecanismo que tendra que realizar para imprimir.

6-Cierre la planilla sin guardar los cambios.

Para Ver solucin, abra el archivo con extensin swf que se encuentra en la
siguiente ubicacin:
D:\Ejemplos Asistentes\Excel 2007 \Animaciones \ Eje46.swf, si se
encuentra en el Centro de Capacitacin,
o dentro de la carpeta de Excel2007\Animaciones, de los contenidos de la
descarga con su tarjeta
de descarga virtual.

Fin del Tema "Impresin".

Ingrese ahora al Tema "Validacin", que encontrar en el Captulo X.