Manual de Procedimiento Final Parte 2 30 Paginas

FECHA
30/10/2012
GERENCIA DE SERVICIOS LOGSTICS DIVISIN

PUNTA DE MATA
PROCESO: PLANIFICACION, PRESUPUESTO Y
CONTROL DE GESTIN
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SSLL-PPCG-ADPL-PR-002
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MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO DE

ADMINISTRACIN DE PERSONAL Y LOGISTICA BAJO LA NORMA ISO 9001:2008,
PUNTA DE MATA, EDO, MONAGAS.
Elaborado por PDVSA:

Nombre y Apellido: Arnoldo
Gonzlez
Cargo: Pasante
Revisado por PDVSA:

Nombre y Apellido: Jean
Rodriguez
Cargo: Supervisor ADPL
Aprobado por PDVSA:

Nombre y Apellido: Yermilis Carrilllo
Cargo:
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CONTROL DE GESTIN
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CONTENIDO
Pag.
1. Objetivo
03
2. Alcance
03
3. Definiciones y Abreviaturas.
03
4. Responsabilidades y Autoridades
04
5. Aspectos de Seguridad y Ambiente
07
6. Actividades de Administracin de Personal
07
6.1 Ingreso del Personal Contrato Temporal
07
6.2 Formacin
12
6.3 Administracin
14
6.4 Exmenes Fsicos anuales
19
6.5 Programacin de Guardias
19
6.6 Gestin de Pasantes y Tesistas
20
7. Registros
20
8. Documentos de Referencia.
20
9. Anexos
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1. Objetivo
Establecer los procedimientos a seguir para la Administracin de Personal en los subsistemas de
contratacin, evaluacin, formacin y desvinculacin, ejecutando las acciones pertinentes,
aplicando la Normativa Corporativa Vigente y Lineamientos Internos, a fin de dar cumplimiento a
las necesidades de la Organizacin de Servicios Logsticos Divisin Punta de Mata.
2. Alcance
Este procedimiento abarca (todas) las actividades mencionadas (a realizar) que van desde la
contratacin de personal, permanencia y desincorporacin del personal, en la Gerencia de
Servicios Logsticos Divisin Punta de Mata.
3. Definiciones y Abreviaturas
Servicios Generales de Viajes y Traslados (SGVT): Es la organizacin de Viajes y Traslados
encargada de atender las solicitudes y asignarlas
a los proveedores de los Servicios de
Transporte Terrestre y Areo, Alojamiento, Mudanzas y Almacenaje de Enseres Personales y

Tramitacin de Documentos al personal, para los Viajes de Negocios, Formacin, Transferencias,
Asignaciones y Asistencia Mdica.
Sistema de Reservaciones de los Servicios de Viajes y Traslados (RESET): Es un programa
de informacin automatizado de la Corporacin, diseado para apoyar a los trabajadores en las
actividades de programacin y ejecucin de las solicitudes y reservacin de los servicios de
Traslados (pasajes areos, taxis, alojamientos y alquiler de vehculos) requeridos para la
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realizacin de las actividades de la Empresa, referentes a Viajes de Negocios, Formacin,

Transferencias, Asignaciones y Asistencia Mdica.
Sistema Integral de Guardias (SIGUARD): es un sistema que permite administrar, controlar y

proveer el plan de guardia operacional al personal de PDVSA ORIENTE y generar el informe
de eventos y novedades semanal.
Sistema para la administracin de Gastos, Deudas del Trabajador (GADET): con la
finalidad de asegurar su operatividad en PDVSA, el cual abarca adelantos, relaciones de gastos
de trabajadores, el manejo y control de fondos fijos, cajas chicas y reembolso de planes de
salud.
Sistema Integrado de Reporte de Tiempo (SIRET): abarca el proceso de programacin,
reporte de tiempo para los tres tipos de nminas ms comunes: Diaria, Menor y Mayor, en el
caso de la nmina mayor se podrn reportar todas las excepciones de tiempo, pero solo pasar
para el pago en el Sistema Integral de Nmina de Pago (SINP) el bono nocturno.
Examen Continuo Orientado a Riesgo (ECOR): es un examen que se realiza anualmente a un
grupo de trabajadores que tienen aprobada sus vacaciones. El departamento de Admn. Personal
y Logsticas se encarga de informar a cada uno de los supervisores con la fecha para la cual se
realizara el ECOR de sus trabajadores.
4. Responsabilidades y Autoridades:
Lder Planificacin, Presupuesto y Control de Gestin: Es responsable de responder ante las
necesidades del talento humano, considerando para ello todos los trmites administrativos
requeridos para la administracin de personal. Dichos tramites a continuacin:
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Supervisar y hacer seguimiento al programa de vacaciones del personal de toda la

organizacin de Servicios Logsticos, con la finalidad de apoyar el cumplimiento de las
programaciones anuales.
Planificar y evaluar en la definicin de los objetivos, metas, plan estratgicos y plan de

negocio de la funcin.
Disear e implantar indicadores para medir el impacto de la gestin de Servicios

Logsticos.
Coordinar, dirigir y controlar las asignaciones, revisiones y sensibilidades presupuestarias

promoviendo una distribucin optima de los recursos financieros, con el fin de maximizar
el apoyo a la produccin y minimizar los impactos en la calidad de vida del personal,
seguridad y proteccin de las instalaciones.
Coordinar con los gerentes y lideres los programas de desarrollo con la finalidad de
programar, supervisar, controlar y evaluar las acciones de formacion del personal de la
Gerencia de Servicios Logsticos Divisin Punta de Mata.
Supervisar el proceso de logstica, generada por la formacin y viajes de negocios, a travs

del seguimiento de actividades basadas en la contabilidad que garanticen lo establecido por
el manual de administracin de personal y logsticas de la corporacin.
Planificar, supervisar, coordinar, asesorar e impulsar la implementacin, certificacin y

mantenimiento del Sistema de Gestin de la Calidad en la Gerencia de Servicios Logsticos
Divisin Punta De Mata.
Supervisor de Administracin de Personal y Logsticas: Es responsable de apoyar en la

elaboracin y ejecucin de planes de desarrollo para el personal, es el encargado de los tramites
relacionados a: Vacaciones, cambios de nminas, rata sustitutiva, reconocimiento de servicios
previos, ECOR, transferencias y asignaciones del personal basados en la normativa y lineamientos
de la corporacin con el fin de facilitar el mejor funcionamiento de las operaciones dadas en la
organizacin. Tambin se encarga de:
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Contribucin al proceso de formacin de la organizacin mediante la consolidacin de las

necesidades, programacin, ejecucin y seguimiento de la formacin requerida a fin de
avanzar hacia el desarrollo de las competencias.
Asesoramiento a la organizacin en la aplicacin de la normativa corporativa vigente en

administracin de personal, mediante la ejecucin u orientacin en la preparacin de los
programas de seleccin y reclutamiento personal, soportes requeridos y su tramitacin para
su aprobacin conjuntamente con la uniformidad y transparencia de los procesos
administrativos.
Analista de Administracin de Personal y Logsticas. Es el responsable de:
Apoyar a la organizacin con servicios de administracin personal, mediante las acciones de

gestin requeridas para el desarrollo de los programas de formacin y desarrollo del talento
humano, colocacin de personal, examen mdico anual y vacaciones, cumpliendo con las
normas, polticas y procedimientos requeridos por la organizacin.

Contribuir con la actualizacin de los registros de personal, a travs de la consolidacin de la
informacin sobre el desarrollo de los programas y otros eventos, a fin de contribuir con la base
de datos que permite y apoya la toma de decisiones y complementar la presentacin de
resultados operacionales. .
Apoyar en la programacin de desarrollo personal, mediante la asesora en el proceso de
formacin y desarrollo por parte del talento humano en el pas y / o en el exterior, orientando en
la aplicacin de la normativa, lineamientos respectivos, a fin de brindar su apoyo para la
optimizacin en el desarrollo de las competencias.

Representar a la organizacin como punto focal de recursos humanos?, en las actividades
asociadas con la administracin de personal.
Asistente Administracin de Personal y Logsticas: Es responsable de:

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Procesar los requerimientos en apoyo a la administracin de personal mediante la solicitud,

seguimiento de taxis, alojamiento, organizacin de documentos dotacin de equipos, tiles
de oficina y papelera.
--Llevar el control de Asistencias y ausencias.
Cargar las guardias operacionales en el SIGUARD.
Procesar solicitudes de microcomputadoras y sistemas de telecomunicaciones
Preparar base de datos para el control de asignaciones.
Registro de la documentacin de citas y reposos mdicos de los trabajadores.
Control y registro de las vacaciones de todos los trabajadores.
5. Aspectos de Seguridad y Ambiente

Lo establecido en LOPCYMAT
6. Actividades
6.1 Ingreso del Personal Contrato temporal.
6.1.1 Solicitud de personal.
Responsables
Lder PPCG
Actividades
Enva solicitud de candidatos a RRHH, a travs del Formato
de Perfil Tcnico, el cual es previamente aprobado por el
Supervisor solicitante.
Participa en el panel de entrevista, el cual es preparado por la
Gerencia de RRHH.
Una vez seleccionado el candidato se elabora expediente de la
persona contratada, con los documentos correspondientes.
Incluye al contratado en las estadsticas del personal
contratado.
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6.1.2. Documentos y Requisitos para Ingreso Permanente.

Responsables
LIDER PPCG /
Supervisores ADPL
Supervisor / Analista
de Admn. Personal y
Logstica.
Actividades
De justificarse la permanencia en el cargo del trabajador
contratado, solicita va e-mail, a travs del Lotus Notes, a la
Administracin de Personal y Logsticas.
Recibe por escrito la notificacin para el ingreso del candidato
De no ser justificado el ingreso a permanente del
trabajador, se procede a enviar comunicacin formal (Memo) a
RRHH para su desincorporacin, aprobado por el Gerente de la
Organizacin
Recursos Humanos
Revisa y analiza la Solicitud de Ingreso del candidato.

Verifica el puesto en la estructura de la Unidad Requeriente.
Si el puesto no existe solicita a Control Fuerza Laboral RRHH
del rea el nmero de puesto.
Caso contrario utiliza el nmero de puesto existente en la
estructura de la Unidad Requeriente. Automticamente pasa a
las aprobaciones correspondientes
de Admn. Personal y
Logstica.
Recibe y revisa el Requerimiento y aprueba. Automticamente.

Pasa a la Unidad requeriente.
LIDER PPCG /
Supervisores
Recibe y revisa el requerimiento y aprueba. Automticamente

pasa al Gerente General o Nivel de Autoridad respectiva.
Recursos Humanos
Control Fuerza Laboral RRHH recibe el requerimiento, verifica

y confirma datos del puesto. Automticamente pasa a
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Administracin de Personal.
Recursos Humanos
Recursos Humanos
de Admn. Personal y
Logstica.
Solicita los siguientes documentos obligatoriamente a los

trabajadores en un plazo mnimo de una semana y su
incumplimiento ser motivo de cancelacin unilateral del
contrato dentro del periodo de prueba:
Fotocopia de la cdula de identidad.
Dos (02) fotografas tipo carnet fondo gris.
Solicitud de empleo
Curriculum vitae completo.
Copias de los certificados de cursos o estudios realizados.
Todo profesional deber presentar fotocopia autenticada
del ttulo profesional, o en su defecto una constancia de
que se encuentra en trmite, acompaada del acta de
grado debidamente autenticada.
Llenar formularios para afiliacin al Instituto Venezolano
del Seguro Social.
Llenar el formulario para afiliacin al seguro de HCM.
Captacin y Empleo genera la verificacin de fases:

- Clculo oferta salarial
- Chequeo mdico
- Chequeo Prevencin y Control de Prdidas
- Consulta oferta salarial
- Aceptacin oferta salarial
- Aprobacin Gerente General
Verifica las fases chequeo mdico y PCP.
Si estas fases tienen el visto bueno (positivo), automticamente
la oferta salarial pasa a la Gerencia Contratante para su
aprobacin.
Nota: Si alguna de estas fases es negativa, se suspende el
proceso.
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LIDER PPCG /
Supervisores ADPL.
Recibe y verifica conjuntamente con

Personal y Logsticas la oferta salarial.
Si est de acuerdo, aprueba la oferta.
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Administracin de
Nota: Si no est de acuerdo, solicita una revisin a la seccin de

Captacin y Empleo.
Recursos Humanos
En la seccin de Captacin y Empleo recibe automticamente la

oferta salarial aprobada.
Contacta al candidato para leer oferta.
Si el candidato acepta la oferta, pasa automticamente al
Gerente de Servicios Logsticos o al nivel de autoridad
respectivo para la aprobacin del empleo.
Nota: Si el candidato no acepta la oferta salarial se suspende el
proceso.
Captacin y Empleo
RRHH
Contacta al candidato y efecta las gestiones correspondientes

para formalizar su ingreso.
Supervisor /Analista de
Admn. Personal y
Logstica.
Notifica a la Unidad requeriente la fecha de ingreso del nuevo

empleado y suministra Datos Bsicos del trabajador.
Actualiza estadsticas
Organizacin.
del
Personal
Permanente
de
la
6.1.3. Elaboracin del Expediente del Personal
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Responsables
Admn. Personal y
Logstica.
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Actividades
Una vez aprobado el ingreso del trabajador como
permanente, se procede a elaborar el Expediente del
Personal, el cual consta de la siguiente informacin:
Ingreso:
En esta separacin se deben archivar todos los registros
indicados en el punto 6.1.2. Curriculum Vitae, Certificados
de Cursos realizados, Fotocopia de la Cdula, fotocopia del
Ttulo Profesional o Constancia de Trmite, Solicitud de
Empleo y Orden de Contratacin. Los avisos de cambio: de
sueldo, cargo y departamento, as como las notificaciones de
aumento de sueldo u honorarios profesionales.
Prestaciones de Antigedad:
Se archiva los adelantos e intereses de prestacin de
antigedad que reciba el trabajador.
Utilidades:
Se archivan las constancias de pago que el trabajador recibe
por este concepto.
Vacaciones:
Se archivan las constancias de pago que el trabajador recibe
por este concepto.
Seguros:
Se registra la planilla de ingreso al seguro social y/o seguro
de HCM, reposos que le sean otorgados al trabajador y
cuando egrese de la empresa, y las planillas de egresos al ser
retirado del SSO.
Evaluacin del Desempeo:
Se registra la evaluacin del trabajador y el anlisis de los
resultados de la evaluacin.
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Induccin:
Se archiva los registros generados en la Induccin hecha al
personal.
Carnet de Identificacin:
Se archivan los registros de entrega y devolucin de carnets
de identificacin.
Salarios:
Se registran documentos varios tales como: justificacin de
ausencias, asignacin de equipos de seguridad industrial, y al
egresar de la empresa su Liquidacin
Formacin:
Se archiva el rcord de formacin donde se registran los
cursos de capacitacin por parte talento humano.
Estos expedientes son conservados en los archivos de las
Oficinas de Administracin de Personal y Logsticas
6.1.4 Induccin
Responsables
Supervisor /
Analista de Admn.
Personal y
Logstica.
Actividades
Le informa al trabajador acerca de:
Beneficios contractuales de la empresa: vacaciones, seguro

social, solicitud de seguros, prstamos, utilidades,
evaluacin del desempeo, formacin, expediente de
personal, forma de contratacin, etc.
Se le documenta sobre procedimientos y formatos de:
relacin de gasto, anticipo de gasto, hoja de tiempo, etc.
Se le dar informacin sobre la empresa, fundacin,
estructura organizativa, descripcin de sus funciones, y
cualquier otra referencia que se considere importante.
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Nota: una vez que el trabajador es ingresado y se le asigna

a un supervisor es responsabilidad de este informarle al
trabajador cual es el tipo de actividad que va a realizar as
como los riesgos inherentes y las medidas preventivas que se
deben de tener presente.
6.2. Formacin
6.2.1 Deteccin de Necesidades
Responsables
de Admn. Personal y
Logstica.
6.2.2 Gestin de Cursos

Responsables
de Admn. Personal y
Logstica.
Actividades
Las necesidades de formacin del personal se realizan de
acuerdo a los lineamientos emitidos por la Gerencia
Corporativa de RRHH cada ao. Para ello se apoya en los
procesos de evaluacin de actuacin del empleado de aos
anteriores y en su descripcin de puesto (en los cuales se
identifican requerimientos especficos de competencias para el
cargo y formacin requerida), y en la constante interaccin
entre el Supervisor y el Trabajador.
Actividades
Consolida el plan de formacin del personal a su cargo para el
ao correspondiente en el formato SSLL-PPCG-ADPL-FO013, utilizando como referencia lo establecido en el DNF y en
concordancia con el presupuesto.
Una vez completado el plan de formacin, se enva para
revisin y aprobacin al nivel Gerencial inmediato superior.
Nota: La formacin de los niveles ejecutivos es procesada por
la Gerencia de Desarrollo Ejecutivo respectiva.
6.2.3 Ejecucin de la Formacin.
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Responsables
de Admn.
Personal y
Logstica.
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Actividades
Verifica la existencia y disponibilidad de cursos ante
instituciones correspondientes y,
en caso afirmativo,
inscribe al personal nominado; de lo contrario se le informa
al Gerente / Superintendente/ Supervisores o Lderes para su
reemplazo y/o acciones pertinentes.
Tramita las nominaciones
correspondientes.
ante
las
instituciones
Recibe la informacin proveniente de los diferentes

institutos de adiestramiento y elabora las notificaciones, va
correo electrnico o fax al supervisor y/o participante.
Trabajador
Realiza los preparativos administrativos y personales para

asistir al curso, llena el Formato de Adelanto de Gastos,
para solicitar los viticos correspondientes.
Asiste al curso y al final solicita el certificado de asistencia
y/o aprobacin
Entrega copia de certificado a su supervisor para archivo
personal y/o al supervisor de Administracin de / Analista
de Personal.
Llena formato de Relacin de Gastos, para justificar los
gastos ocasionados, de acuerdo al adelanto.
6.2.4 Control de Formacin

Responsables
Supervisor / Analista de
Admn. Personal y
Logstica.
Actividades
Recibe el certificado de asistencia, a fin de registrar el curso
para controlar el avance del plan de adiestramiento.
Elabora peridicamente (mensual, trimestral u otros) la
presentacin de resultados de adiestramiento reflejando el
plan vs. Lo ejecutado por participante, horas-hombre, cursos
y costos para la presentacin de resultados a la gerencia. Se
utiliza el Formato SSLL- PPCG-ADPL-FO-009 para el
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registro estadstico
6.3. Administracin
6.3.1 Cambio de Grupo, cambio de nmina y reclasificaciones.
Responsables
Actividades
LIDER PPCG /
Supervisores ADPL
Realiza la Evaluacin de Desempeo al supervisado y se lo

entrega al Supervisor de Administracin de Personal.
Admn. Personal y
Logstica.
Recibe y solicita a Recursos Humanos a travs del Formato de

solicitud de cambio de Nomina, que realice el trmite de
acuerdo a la Normativa Interna, el cambio de grupo, cambio
de nmina o reclasificacin del trabajador.
6.3.2 Transferencias
6.3.2.1 Personal Permanente Transferido a otra Divisin
Este ingreso se efecta a travs del formato Requisicin de Personal.
Responsables
LIDER PPCG / Supervisores
ADPL
Actividades
Solicita por escrito a Administracin de Personal, el
inicio de la transferencia.
Supervisor de Administracin
Personal y Logstica.
Recibe los datos del candidato a transferir.

Solicita por escrito a Captacin y Empleo del rea las
gestiones para transferir al candidato si aplica.
Verifica el puesto en la estructura de la Unidad
requeriente.
Gerente de SSLL,
LIDER PPCG, Supervisores
Nota: Si el puesto no existe, solicita a Control Fuerza

Laboral RRHH del rea, el nmero de puesto. Caso
contrario utiliza el nmero existente en la estructura de
la Unidad requeriente.
Elabora requisicin de personal y enva a las
correspondientes aprobaciones.
Revisa y aprueba la Requisicin de Personal.
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ADPL
Entrega a la Seccin de Captacin y Empleo
RRHH la Requisicin de Personal aprobada.
Captacin y Empleo RRHH
Contacta al candidato y confirma fecha de

transferencia.
Contacta al candidato para la lectura de la oferta y
definen fecha de transferencia.
Recibe Requisicin de Personal y elabora carta oferta
al candidato.
Notifica a la Gerencia Requeriente el ingreso del
empleado transferido y se efecta la actualizacin de
la transferencia en el Sistema Operativo SAP, donde se
requiere el nmero de posicin.
Actualiza
estadsticas
del
Personal
Permanente de la Organizacin
6.3.2.2 Personal Permanente Transferido a otras Gerencias

Este ingreso se efecta por el Sistema automatizado de transferencia Aviso de
Cambio
Responsables
LIDER PPCG /
Supervisores ADPL
Supervisor de Admn.
Personal y Logstica.
Analista de Admn.
Personal y Logstica
Actividades
Solicita por escrito a Supervisor de Administracin de
Personal y Logsticas la Transferencia.
Recibe de la solicitud
Analiza y solicita a la Gerencia Requiriente de donde
proviene el empleado, sus datos bsicos.
Verifica el puesto en la estructura de la Gerencia Requeriente.
NOTA: En caso de no existir el puesto solicita a Control
Fuerza Laboral RRHH del rea, el nmero del puesto. Caso
contrario utiliza el nmero existente en la estructura de la
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Gerencia Requiriente.
Suministra a la Gerencia de donde proviene el transferido,
nmero del puesto y fecha efectiva de transferencia, a fin de
que elaboren el aviso de cambio correspondiente.
Efecta seguimiento a las aprobaciones correspondientes.
Una vez aprobado el aviso de cambio por los niveles
correspondientes, notifica fecha de transferencia a la Gerencia
Requeriente, suministrando Datos Bsicos del trabajador e
Incluye en las Estadsticas del Personal Permanente
6.3.2.3 Desincorporacin
Responsables
LIDER PPCG /
Supervisores de
Unidad Requiriente.
de Admn. Personal y
Logistica
Actividades
Cuando lo considere necesario, desincorpora al contratado a
travs de una comunicacin enviada a la Gcia de RRHH, en la
cual notifica la desincorporacin y posteriormente enva copia
de la comunicacin a la Superintendencia de Planificacin y
Gestin.
Archiva la copia de la comunicacin en el expedientes del
contratado.
Desincorpora al contratado de las estadsticas del personal
contratado.
6.3.2.4 Vacaciones
Responsables
Actividades
Admn. de Personal y
Logistica
Enva por correo al inicio de cada ao, Planificacin de

Vacaciones SSLL-PPCG-ADPL-FO-014, en el cual se
reflejan los datos de cada trabajador y fecha de ingreso.
LIDER PPCG / Supervisores

ADPL
Solicitan a sus supervisados que llenen el Formato de

Planificacin de Vacaciones.
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Supervisor Admn. Personal

y Logistica
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Recibe de las Superintendente/ Supervisores/

Planificacin de Vacaciones de su supervisados.
la
Se consolida en una base de dato el programa general de

vacaciones de todo el personal.
Luego de su aprobacin con un mes de anticipacin es
pasado a la gerencia de RRHH las vacaciones
correspondiente a cada mes en el Formato de Solicitud de
Vacaciones
Notificar al trabajador por escrito el vencimiento de sus
vacaciones con un mes de anticipacin, previa notificacin
al responsable de cada rea, quin deber tomar las
previsiones necesarias para evitar que la ausencia del
trabajador pueda afectar el retraso de una alguna actividad.
En caso de que un Supervisor suspenda la salida de
vacaciones de un trabajador, debe hacerlo en comn acuerdo
con el trabajador y debidamente justificado formalmente al
dpto. de administracin de personal y logsticas.
Finanzas/Nmina
Calcula el monto estimado de las vacaciones del trabajador

segn lo establecido en la Ley Orgnica del trabajo (para el
caso de personal contratado por tiempo indeterminado).
6.3.2.5 Permisos y Reposo Mdicos

Responsables
Personal Contratado /
Permanente
Actividades
Debe notificar su ausencia durante la jornada laboral, a
travs de un correo a su supervisor Inmediato con copia al
Dpto. de administracin de personal y logsticas.
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Nota: Todo permiso debe ser solicitado por el trabajador,

por lo menos con cuatro (4) horas de anticipacin, salvo
casos imprevistos donde ser solicitado con treinta (30)
minutos de antelacin.
LIDER PPCG /
Supervisores ADPL.
Otorga el permiso si lo considera conveniente y enva a

Administrador.
Supervisor/ Analista de
Admn. Personal y
Logistica
Procesa de acuerdo al tipo de permiso otorgado; lleva un

registro (Reposo/ historial mdico y algn justificativo) el
cual ser archivado en el expediente del trabajador, y se
registran los permisos en el Formato de Control de
Ausencias (SSLL-PPCG-ADPL-FO-010)
Otro tipo de permiso no especificado en este procedimiento,
ser revisado de acuerdo a lo establecido en la Normativa
interna y la Ley Orgnica del Trabajo.
6.3.2.6 Viticos y Gastos de Viajes

Responsables
Admn. Personal y
Logistica
Actividades
Se encarga de tramitar el monto de anticipo de viticos por
concepto de alimentacin, la cual ser calculada de acuerdo
a las Tarifas de Viticos-Fijos Operacionales y el resto de
los gastos en los que se incurra, y se harn previa
autorizacin de la Gerencia a la que pertenece y se
cancelarn contra facturas.
Nota: Cualquier empleado que deba realizar alguna
actividad laboral o de entrenamiento fuera de su sitio o
sector habitual de trabajo. Debe llenar el formato de
Anticipo de Gastos, el cul debe ser firmado por su
supervisor inmediato y tramitarlo a travs de Administracin
de Personal y Logsticas.
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Admn. Personal y
Logistica
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Realiza arreglos personales que cubren lo correspondiente a:

alojamiento, comidas, y transporte local en el sitio de su
residencia de acuerdo al Manual de la organizacin Viajes y
Traslados, cuando el empleado elija esta opcin, la
compaa le reconocer separadamente los siguientes gastos
segn los montos indicados, y previa presentacin de los
soportes originales que correspondan:
6.4 Exmenes Fsicos anuales

Responsables
Admn. Personal y
Logistica
Coordinador. Clnica
Industrial
Admn. Personal y
Logistica
Actividades
Una vez aprobada las vacaciones del personal por Recursos
Humanos se enva el listado de trabajadores con las fechas
de vacaciones a ser efectivas a la coordinadora de los ECOR
en la clnica industrial, a travs del formato SSLL-PPCGADPL-FO-011
1. Esta le asigna fechas para exmenes considerando para ello
la fecha efectiva de vacaciones correspondiente y remite
nota de notificacin al Departamento de Admn. de
Personal y Logsticas
2. El rsonal de Admn. de personal y logsticas enva nota de
notificacin a cada uno de los supervisores para que estos
informen a su personal y estn al tanto del da en que debe
asistir a la realizacin de los exmenes, esto se realiza con
un mes de anticipacin a la salida efectiva de las vacaciones.
6.5 Programacin de Guardias

Responsables
Admn. Personal y
Logistica.
Actividades
Prepara el plan de de Guardias anual en el formato de
personal de Guardia ( SSLL-PPCG-ADPL-FO-012)
Carga semanalmente en el SIGUARD el personal que estar
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CONTROL DE GESTIN
CDIGO
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de Guardia durante la semana.

Programa autorizaciones para vehculos que van a cubrir el
periodo de guardias las cuales deben estar aprobadas por el
Gerente de SSLL.
Prepara una carpeta con toda la documentacin de la guardia
y se lo entrega al responable correspondiente los das viernes
antes de las 3 de la tarde, debido a que hay Reunin de
Guardia con todo el Personal involucrado.
6.6 Gestin de Pasantes y Tesistas

Responsables
Admn. Personal y
Logistica.
Actividades
Elabora el programa de pasantes y tesistas que cada
organizacin contempla para un periodo determinado.
Solicita la aprobacin del programa de pasantes y tesistas a
los Gerentes de la Organizacin o al NAAF
correspondientes.
Llena la solicitud de pasantes y tesistas y envia a RRHH
7. REGISTROS
7.1 Plan de Vaciones (SSLL-PPCG-ADPL-FO-002)
7.2 Control de Ausencias. (SSLL-PPCG-ADPL-FO-010)
7.3 Control de Fechas ECOR (SSLL-PPCG-ADPL-FO-003)
7.4 Personal de Guardia (SSLL-PPCG-ADPL-FO-012)
7.5 Plan de Formacin (SSLL-PPCG-ADPL-FO-013).
7.6 Reposo Medico (SSLL-PPCG-ADPL-001)
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS
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PUNTA DE MATA
CONTROL DE GESTIN
CDIGO
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1.
Normas de Captacin y Empleo de PDVSA.
2.
Normativa Interna de Recursos Humanos
3.
INTRANET PDVSA (Programa de Adiestramiento del CAMO va electrnica)
4.
Programa de cursos de empresas especializadas
5.
Sistema de gerencia de los aportes (PROA)
6.
Descripciones de puestos
7.
Norma de Transporte PDVSA
8.
Manual de la organizacin Viajes y Traslados
9.
Manual de Usuario SIGUARD
10.
Gua de Aplicacin de las condiciones y tarifas de los servicios de traslado de Personal y

encomienda (TAXIS).
11.
Ley de Proteccin y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT).
12.
Norma ISO 9001:2008
9. ANEXOS
Anexo 12 Formacin Ejecutado (SSLL-PPCG-ADPL-FO-009)
Anexo 13 Control de Ausencias. (SSLL-PPCG-ADPL-FO-010)
Anexo 14 Control de Fechas ECOR (SSLL-PPCG-ADPL-FO-011)
Anexo 15 Personal de Guardia (SSLL-PPCG-ADPL-FO-012)
Anexo 16 Plan de Formacin (SSLL-PPCG-ADPL-FO-013).
I
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CDIGO

PUNTA DE MATA
CONTROL DE GESTIN
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FLUJOGRAMA DE INGRESO DE PERSONAL

GERTE SS-LL
LIDER/
SUPERVISORES
SUPERVISOR / ANALIS
/INGRESO DE
PERSONAL Y LOG
RR-HH
SUPERV
/ANALISTA ADMON
PERSONAL
RR-HH
CAPTACION DE
EMPLEO RRHH/SUPER/ANALIS
ADMON
PERSONAL
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INICIO
Solicita va
E-mail el
requerimiento
de personal.
Recibe por
escrito la
notificacin del
ingreso del
trabajador
Recibe y
revisa el
requerimiento
y pasa a la
unidad
requeriente
NO
Recibe y Revisa el
requerimiento y
aprueba pasa al
gerente general o
autoridad respectiva
Control de fuerza
laboral RR-HH
recibe el
requerimiento,
verifica y confirma
datos del puesto
Solicitud de
documentos
para ingreso
Recibe y
Verifica la oferta
salarial
Seguimiento
a las Fases
del sistema
(SICEP)
Enva a
Captacin
y empleo
S
conformi
dad en
oferta
salarial
Pgina 24 de 30
Recibe la nojustificacin de
ingreso y
notifica al
supervisor
Verifica la
estructura
laboral de no
existir el
puesto lo
solicita a
control de
fuerza
Justificac
in de
ingreso
Recibe,
Revisa
Aprueba
CDIGO

PUNTA DE MATA
CONTROL DE GESTIN
NO
Recibe
informacin de
no conformidad
y archiva el
expediente
Contacta al
candidato y
efecta las
gestiones
correspondie
ntes para su
ingreso
FIN
FLUJOGRAMA DE FORMACION
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PUNTA DE MATA
CONTROL DE GESTIN
ANALISTA DE
PERSONALY LOG.
SUPERVISOR
LIDER
GERENTE
SS.LL
RR-HH
CDIGO
Pgina 25 de 30
ENTE FORMACION
TRABAJADOR
INICIO
Recibe e
informacin,
Revisa y enva
al NAFF
Consolida plan
deAdiestramiento
de acuerdo al
DNF
Recibe y
Aprueba
Verifica
disponibilidad ante
el ente
correspondiente
NO
Disponibi
lidad
Nominacin
decandidato
Recibe y
Aprueba
Revisa y
sugiere
propuesta
Recibe
Notificacin de
Adiestramiento
Recibe
confirmacin formal
Notificacin va
Lotus al Sup y
Trabajador
Gestiona Logstica
de Viajes Reset y
Gadet
Recibe soportes
copias de Certificado y
facturas
Confirma
Adiestramiento
Recibe
notificacin
Aprueba en
Reset y
Gadet
Recibe
notificacin
Verifica
adelantos de
gastos
Verifica
adelantos de
gastos
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PUNTA DE MATA
CONTROL DE GESTIN
Registra
informacin en
expediente fsico
y en electrnico
LIDER / SuPERVISOR
CDIGO
Pgina 26 de 30
Elabora
Estadsticas DE TRANFERENCIA
FLUJOGRAMA
DE PERSONAL
FIN
Mensuales Vs
Ejecutado
ADMON PERSONAL Y
LOGISTICA
GERENTE SS-LL
RR-HH CAPT DE
EMPLEO
INICIO
Solicitud
de
transferencia
via E- Mail
Recibe la
solicitud de
transferencia
Recibe los
datos del
candidato a
transferir
Verifica el
puesto en la
estructura
Revisa y
aprueba
Suministra a la gerencia de
donde proviene el
transferido l numero de
puesto y fecha efectiva de
la transferencia
Informa a la gerencia
requeriente el ingreso del
empleado requerido
Actualizacin en
SAP
FIN
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CDIGO

PUNTA DE MATA
CONTROL DE GESTIN
Pgina 27 de 30
FLUJOGRAMA DE DESINCORPORACION DE PERSONAL

LIDER / SUPERVISOR
SUPERVISOR / ANALISTA DE
PERSONAL Y LOGISTICA
RR- HH
PLANIFICACION Y GESTION
INCIO
Enva
notificacin de
desincorporaron
del trabajador
Recibe notificacin de
desincorporacion del
trabajador
Recibe copia de
notificacin de
desincorporacion
del trabajador
Recibe copia de
notificacin de
desincorporacion
del trabajador
Archiva copia en
expediente del
trabajador
FIN
SGCSSLLDN/008
27
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30/10/2012

PUNTA DE MATA
CONTROL DE GESTIN
CDIGO
Pgina 28 de 30
FLUJOGRAMA DE VACACIONES
PERSONAL
LIDER / SUPERVISOR
TRABAJADOR
RR- HH
INICIO
Enva planificacin
anual FO-014
Consolida la informacin
en una base de datos
Recibe la solicitud
de informacin
Llena la solicitud
con todos sus datos
Recibe informacin con

un mes de anticipacin
para que estas sean
procesadas y cargadas
en SAP
Informa al trabajador en
vencimiento de sus
vacaciones
FIN
SGCSSLLDN/008
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30/10/2012
CDIGO

PUNTA DE MATA
CONTROL DE GESTIN
Pgina 29 de 30
FLUJOGRAMA DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJES

PERSONAL
GERENCIA SS.LL
TRABAJADOR
INICIO
Se tramita monto
de adelanto y datos
del trabajadorr
Consolida la
informacin en una
base de datos
Recibe la
solicitud de
informacin
Recibe informacin
para autorizacin
de pagos por
adelante de
formacin.
Llena la
solicitud con
todos sus datos
Informa al trabajador
del pago por viticos
y gastos de viajes.
FIN
SGCSSLLDN/008
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PUNTA DE MATA
CONTROL DE GESTIN
CDIGO
Pgina 30 de 30
FLUJOGRAMA DE PERMISOS Y REPOSOS MEDICOS

LIDER / SPERVISOR
TRABAJADOR P/C
INICIO
Autoriza
permiso y eniva
al administrador
Recibe nota por

correo de ausencia
del trabajador
Procesa el Permiso, se
archiva el expediente y se
registran en el FO-010
Notifica
ausencia por
jornada laboral
Informa al
trabajador de su
permiso
FIN
SGCSSLLDN/008
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PUNTA DE MATA
CONTROL DE GESTIN
CDIGO
Pgina 31 de 30
FLUJOGRAMA DE EXAMENES FISICO ANUALES

CLINICA INDUSTRIAL
LIDER / SUPERVISOR
TRABAJADOR
INICIO
Enva listado de
trabajadores a
RR.HH con FO003
Consolida la informacin
y envia nota a
supervisores del
personal.
Recibe la
informacin del
listado por
ECOR
Asigna fecha para

examenes y envia a
Admon Persona y
Logistca
Recibe informacin
y notifica a cada
uno de los
trabajadores.
Notificado con
fecha de
ECOR
31
su
SGCSSLLDN/008
FECHA
30/10/2012

PUNTA DE MATA
CONTROL DE GESTIN
CDIGO
Pgina 32 de 30
FIN
FLUJOGRAMA DE GUARDIAS
GERENTE SS.LL
TRABAJADOR
INICIO
Prepara plan
de guardia
anual FO-012
Carga semanalmente en
el SIGUARD al personal
que estar de guardia
Autorizacin
para vehculos
en las guardias
Recibe la
solicitud y
Aprueba.
SGCSSLLDN/008
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PUNTA DE MATA
CONTROL DE GESTIN
Carpeta con toda

la documentacin
de la guardia es
entregada antes
de las 3 P.M
CDIGO
Pgina 33 de 30
Reunin de guardia
con todo el personal
involucrado
FIN
SGCSSLLDN/008
33

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GERENCIA DE SERVICIOS LOGSTICS DIVISIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO DE

Elaborado por PDVSA:

Revisado por PDVSA:

Aprobado por PDVSA:

GERENCIA DE SERVICIOS LOGSTICS DIVISIN

5. Aspectos de Seguridad y Ambiente

6. Actividades de Administracin de Personal

6.1 Ingreso del Personal Contrato Temporal

6.4 Exmenes Fsicos anuales

6.5 Programacin de Guardias

6.6 Gestin de Pasantes y Tesistas

GERENCIA DE SERVICIOS LOGSTICS DIVISIN

a los proveedores de los Servicios de

Transporte Terrestre y Areo, Alojamiento, Mudanzas y Almacenaje de Enseres Personales y

GERENCIA DE SERVICIOS LOGSTICS DIVISIN

realizacin de las actividades de la Empresa, referentes a Viajes de Negocios, Formacin,

Sistema Integral de Guardias (SIGUARD): es un sistema que permite administrar, controlar y

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Supervisar y hacer seguimiento al programa de vacaciones del personal de toda la

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Apoyar a la organizacin con servicios de administracin personal, mediante las acciones de

normas, polticas y procedimientos requeridos por la organizacin.

optimizacin en el desarrollo de las competencias.

Asistente Administracin de Personal y Logsticas: Es responsable de:

GERENCIA DE SERVICIOS LOGSTICS DIVISIN

Procesar los requerimientos en apoyo a la administracin de personal mediante la solicitud,

5. Aspectos de Seguridad y Ambiente

GERENCIA DE SERVICIOS LOGSTICS DIVISIN

6.1.2. Documentos y Requisitos para Ingreso Permanente.

Revisa y analiza la Solicitud de Ingreso del candidato.

Recibe y revisa el Requerimiento y aprueba. Automticamente.

Recibe y revisa el requerimiento y aprueba. Automticamente

Control Fuerza Laboral RRHH recibe el requerimiento, verifica

GERENCIA DE SERVICIOS LOGSTICS DIVISIN

Solicita los siguientes documentos obligatoriamente a los

Captacin y Empleo genera la verificacin de fases:

GERENCIA DE SERVICIOS LOGSTICS DIVISIN

Recibe y verifica conjuntamente con

Nota: Si no est de acuerdo, solicita una revisin a la seccin de

En la seccin de Captacin y Empleo recibe automticamente la

Contacta al candidato y efecta las gestiones correspondientes

Notifica a la Unidad requeriente la fecha de ingreso del nuevo

6.1.3. Elaboracin del Expediente del Personal

GERENCIA DE SERVICIOS LOGSTICS DIVISIN

GERENCIA DE SERVICIOS LOGSTICS DIVISIN

Beneficios contractuales de la empresa: vacaciones, seguro

GERENCIA DE SERVICIOS LOGSTICS DIVISIN

Nota: una vez que el trabajador es ingresado y se le asigna

6.2.2 Gestin de Cursos

6.2.3 Ejecucin de la Formacin.

GERENCIA DE SERVICIOS LOGSTICS DIVISIN

Recibe la informacin proveniente de los diferentes