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Revista Destaques Acadmicos, ano 1, n.

2, 2009 - CCHJ/Univates

A SECRETRIA EXECUTIVA COMO FACILITADORA DA COMUNICAO


INTERNA EM UMA EMPRESA DO VALE DO TAQUARI/RS
Miriam Raquel Hepp1
Silvana Neumann Martins2

Resumo: O presente estudo analisa a eficcia da comunicao interna em empresa do Vale do Taquari/RS
considerando o papel da secretria executiva como facilitadora na comunicao interna. Neste trabalho foi
desenvolvido um estudo de caso, para o qual foi realizada a anlise da literatura existente, abordando conceitos
relacionados comunicao interna, s funes de uma secretria executiva, s relaes interpessoais e ao
marketing interno. A coleta de dados foi desenvolvida por meio de observaes realizadas quanto forma do
processo de comunicao utilizado na empresa e da aplicao de questionrios aos colaboradores e gerentes
das unidades da empresa localizadas no Rio Grande do Sul. Ao final do trabalho, observa-se a necessidade e a
importncia da secretria executiva atuar como agente facilitadora na comunicao interna da empresa e so
sugeridas aes para aprimorar a sua eficcia.
Palavras-chave: Secretria Executiva. Empresa do Vale do Taquari. Comunicao interna.

1 CONSIDERAES INICIAIS

Na era da informao, a comunicao considerada uma das principais ferramentas
estratgicas nas relaes sociais e profissionais. Ela tem um papel crucial nas organizaes e, hoje,
diante das exigncias do mundo dos negcios, fundamental que ocorra de forma alinhada e
eficaz. por meio do processo comunicacional que gestores e empresrios exercem as funes de
planejamento, organizao e liderana, influenciando os clientes internos e externos.

No Brasil, quando os conceitos de qualidade comearam a ser trabalhados, houve uma
dificuldade muito grande para as empresas perceberem que todo e qualquer processo de mudana
exige uma comunicao eficaz. As organizaes no s tiveram que aprender a reagir com rapidez,
como tambm se tornaram extremamente imprevisveis diante da velocidade e das propores das
mudanas ocorridas.

A comunicao um fenmeno organizacional universal e se relaciona diretamente com os
resultados do dia a dia, com as tomadas de deciso e relacionamentos no trabalho. Esses assuntos,
dependendo das habilidades de comunicao, so responsveis pelo bom ou mau desempenho
pessoal ou organizacional. quase impossvel qualquer empresa ou profissional ser bem sucedido
sem desenvolver uma excelente habilidade de comunicao.
1 Bacharela em Secretariado Executivo pelo Centro Universitrio Univates. O artigo baseado no seu Trabalho
de Concluso de Curso defendido no semestre B/2008, orientado pela profa. Silvana Neumann Martins.
miriam_hepp@yahoo.com.br
2 Professora do Centro Universitrio Univates. Doutorada em Educao. Orientadora do artigo.

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Por isso, escolheu-se abordar este tema de importncia reconhecida no meio empresarial, j
que a boa comunicao interna um fator primordial para o sucesso da empresa, pois mesmo com
o avano da tecnologia o ser humano continua sendo o principal personagem. E, cada vez mais
capacitado, o colaborador deseja transparncia nas organizaes, almejando ser bem informado a
respeito dos acontecimentos que interferem no seu dia a dia.

Assim, o objetivo do estudo de caso investigar a eficcia da comunicao interna em
empresa do Vale do Taquari/RS considerando o papel da secretria executiva como facilitadora na
comunicao interna. Este estudo tenta resgatar o cenrio em que a comunicao interna da empresa
est inserida, bem como a identificao dos pontos a serem melhorados. Com o intuito de verificar a
atuao da secretria executiva na melhoria da comunicao interna nas empresas, surgiu o seguinte
problema de pesquisa: Como a secretria executiva pode contribuir para aprimorar a comunicao
interna em uma empresa do Vale do Taquari?
2 REFERENCIAL TERICO
2.1 Histrico do profissional de secretariado

Sabino e Rocha (2004) relatam que a origem da profisso de secretariado muito antiga,
ocorreu no perodo de 356 a.C, quando Alexandre Magno, em suas batalhas, levava consigo
secretrios, que eram pessoas que defendiam seus interesses e registravam, atravs da escrita, seus
grandes feitos. Alm disso, eles eram pessoas que zelavam pela fidelidade e sigilo.

Muitos anos se passaram, e a profisso de secretrio sempre foi exercida por homens. O
ingresso da mulher nesta profisso, segundo esses autores, deu-se a partir da I Guerra Mundial (19141918), quando as portas se abriram para elas, j que os homens partiram para a guerra, resultando na
falta de mo-de-obra masculina. Ao fim da Segunda Guerra Mundial, como j existiam trs milhes
de secretrias, a mulher permaneceu nesta profisso e com o passar dos anos, a funo de secretria
passaria a ser exercida quase que exclusivamente por mulheres.

Elas se multiplicaram rapidamente, ganharam respeito e admirao pelo desempenho e
isolaram-se dos homens como uma categoria parte. Se por um lado foi rgida esta separao, por
outro se deve evidenciar que foram as mulheres que empreenderam a luta pelos direitos da categoria
de secretria. Nos anos 80, a categoria obtm a regulamentao da profisso com a assinatura da Lei
n 7.377, de 30 de setembro de 1985.

At um tempo atrs, a secretria tinha suas atividades restritas a servir caf, atender telefone,
anotar recados e executar as atividades que seu superior lhe dava. Hoje, sabe-se que este cenrio
mudou muito, pois a secretria, alm de assessorar seus executivos, planeja, controla, lidera e
independente para atuar na melhoria dos setores da empresa, bem como na eficcia da comunicao
interna da organizao.

A secretria est exercendo atividades em todos os setores das organizaes. Garcia (2000, p.
14) destaca que hoje, a secretria est presente na indstria, no comrcio, nas empresas prestadoras
de servios, nos rgos gerenciadores, enfim, em qualquer ramo da atividade humana.
2.2 O perfil e as novas funes do profissional de secretariado

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Analisando a histria da profisso de secretariado, pode-se verificar que o perfil deste
profissional mudou significativamente, pois nos dias de hoje ele atua nas empresas como agente
facilitador e empreendedor, assessor, assistente e coordenador de informaes, sendo que
conhece bem a misso, valores, princpios, objetivos, enfim, o negcio da organizao, e pode, dessa
maneira, assessorar de forma positiva os seus executivos, buscando sempre solues e melhorias. O
profissional de secretariado trabalha para a organizao, e no s para os executivos.

E, por isso, o curso de Secretariado Executivo indispensvel, pois se pode verificar na sua
matriz curricular a preocupao da instituio com a formao do profissional de Secretariado, j
que as disciplinas oferecidas vm ao encontro das necessidades apresentadas pelo mercado. Ainda
conforme o Manual do Secretariado Executivo da Univates (2004, p. 69) possvel identificar o
objetivo do curso de Secretariado:

O curso prope desenvolver habilidades primordiais ao exerccio profissional, tais como:
iniciativa, sensibilidade e criatividade, bem como promover a maturidade profissional e emocional,
em virtude da multiplicidade e da diversidade de tarefas caractersticas da profisso.

O novo perfil da secretria reconhecido por ser uma profissional ativa, habilitada a assumir
funes administrativas, tendo iniciativa e tomando decises, muitas vezes, sem superviso direta.
Com o conhecimento adquirido no curso de Secretariado Executivo esta profissional est apta a
atuar em qualquer empresa, independente do ramo de atuao.

Conciliar o trabalho e o estudo na mesma rea fundamental, pois assim teoria e prtica
andam juntas, melhorando o desempenho profissional e o educacional.
2.3 A profissional de secretariado executivo como facilitadora na comunicao interna da
empresa
Segundo Carvalho e Grisson (2002), a comunicao tem efeito direto na qualidade do
ambiente organizacional, e a secretria executiva, em razo de trabalhar com executivos de diferentes
formaes culturais e profissionais, pelo fator da globalizao, assimilou as diversas culturas e, com
isso, buscou o conhecimento dos novos processos comunicacionais, a fim de melhor atender as
exigncias do mercado.

A gesto da informao na organizao atravs da profissional de secretariado executivo e sua
forma de comunicar-se resultaram numa ligao positiva entre o executivo e os demais profissionais
da empresa, pois o fluxo das informaes no depende somente da tecnologia ou de equipamentos,
mas sim de pessoas, e para isso necessrio o gerenciamento da informao.
Estamos inseridos em ambientes de constantes mudanas, reestruturao de estratgias,
alta competio e mltiplas relaes interpessoais. Para Carvalho e Grisson (2002),
possvel perceber que a ateno individual muito mais eficiente que a de grupo, e desta
maneira, verifica-se que a secretria executiva, na sua evoluo profissional, sempre
teve a preocupao com o relacionamento interpessoal, dando ateno s pessoas que
trabalhavam no escritrio e utilizando os recursos tecnolgicos como ferramenta de
trabalho e relacionamento.


A secretria executiva buscou conhecimentos atravs de capacitao constante e cada vez mais
ocupa um espao maior nas organizaes. Por isso, ela pode atuar como facilitadora na comunicao
interna das empresas, identificando quais so os problemas e propondo melhorias e solues. A
profissional de secretariado atua como pea-chave na comunicao interna das organizaes,

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mostrando, de vrias formas, como sua colaborao efetiva e adequada inova e proporciona sucesso
e resultados para todos.

A grande habilidade da secretria a de receber todos os tipos de informaes, tratando-as
com discrio e criatividade para torn-las essenciais no dia a dia. A organizao que busca o sucesso
na comunicao interna deve contar com uma profissional de secretariado, pois, sem dvida, ela
ser o diferencial, j que conta com capacidades intelectuais, prtica profissional, tica, postura e
comportamento, atuando como agente facilitadora na melhoria da comunicao dentro da empresa.
2.4 Comunicao organizacional

A boa comunicao muito importante para uma empresa. Existem muitas formas de fazer
comunicao falar, escrever, ouvir mas um nico objetivo: a transmisso de uma mensagem a um
receptor.

Comunicao organizacional a comunicao praticada nas empresas para conduzir as
aes e alcanar os resultados desejados. parte integrante da natureza e da realizao da maioria
das atividades empresariais.
Segundo Octaviano Neto (2003), o padro de eficcia de uma empresa pode ser fortemente
impactado pelo modo como o processo de comunicao organizacional administrado, pois ele
fundamental para que se alcancem as metas e objetivos.

Ressalta-se que no h ao sem comunicao. Dessa forma, todos os relacionamentos e
aes esto permeados pela comunicao eficaz (comunicao verbal e no verbal). De acordo com
Martins (2005), a comunicao estimula e refora a identidade das organizaes, pois atravs dela
que nos relacionamos com os colaboradores, clientes e fornecedores em geral.

Torquato (1992) defende que a funo bsica da comunicao na empresa promover
consentimento e aceitao. Para tanto, necessria uma estrutura bem definida e coordenao
centralizada. Essa coordenao seria responsvel pelas pesquisas, pelas tticas, estratgias, normas,
canais, fluxos e planos de comunicao.

Ainda conforme Torquato (1992) o poder da comunicao pode ser designado como
poder expressivo. Conforme o autor, a comunicao capaz de alterar estados de comportamento
e, dependendo das formas como utilizada, poder ser decisiva para o tipo de participao do
funcionrio e para a eficcia global dos programas empresariais.
2.5 Comunicao interna

A comunicao interna refora a instruo profissional, ajuda a desenvolver talentos e
a fortalecer o vnculo do colaborador com a empresa. Um bom programa de comunicao evita
desvios de informao, capacitando o colaborador como um multiplicador consciente dos princpios
e objetivos da empresa.
Segundo Bahia (1995), a comunicao interna deriva da necessidade de transmitir aos
colaboradores, com freqncia e clareza, o pensamento e ao da empresa, destacando-se as posies
que assumem seus dirigentes e a conscincia da funo social quem tm.

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O autor deixa claro que um dos objetivos da boa comunicao fazer com que todos fiquem
cientes do que a organizao deseja alcanar, dos seus valores e princpios e tambm da sua misso,
para que, dessa forma, todos na empresa caminhem na mesma direo.

A comunicao interna refora a instruo profissional, ajuda a desenvolver talentos e
a fortalecer o vnculo do colaborador com a empresa. Um bom programa de comunicao evita
desvios de informao, capacitando o colaborador como um multiplicador consciente dos princpios
e objetivos da empresa.

Para melhorar a comunicao interna preciso avaliar como as mensagens so recebidas.
Conforme Heller (1998), necessrio que a gerncia se responsabilize por manter a coerncia e
clareza em todo tipo de comunicao, alm de descobrir se outras equipes precisam melhorar sua
capacidade de comunicar.

Uma poltica de comunicao interna pode tornar a comunicao dentro da organizao mais
transparente, democrtica e humana. Torna mais eficiente o fluxo interno de informaes, evitando
rudos e mal-entendidos. Alm disso, dissemina para todos os conceitos e informaes a respeito da
organizao, os quais precisam ser transmitidos aos pblicos externos de maneira uniforme.

Tambm, na viso desse autor, deixa os colaboradores informados sobre os acontecimentos
importantes e faz com que todos se sintam parte do processo de crescimento da organizao,
valorizando e motivando cada vez mais o colaborador, que ter importantes ganhos em sua
produtividade.

A m comunicao s traz complicao e prejuzo. Estatsticas mostram o grande nmero
de falncias de empresas que no souberam superar um contexto de crise econmica, devido
inabilidade em negociar, conversar, ou melhor, ouvir os seus clientes, fornecedores e funcionrios.

A comunicao um fator decisivo para a imagem que a empresa tem no mercado.
fundamental possuir uma estratgia global de comunicao eficaz e adaptada realidade da
empresa. Uma estratgia bem elaborada permitir que todos os esforos de comunicao sejam
coerentes, coesos e contnuos.

To importante quanto comunicar bem o que somos, o que fazemos e nossas qualidades para
o pblico externo - o mercado -, preparar nosso pblico interno - igualmente mercado - para fazer
essa comunicao e faz-la bem. Porque, provavelmente, os colaboradores sejam tambm clientes
e usurios do que fazemos e, ainda que no sejam, precisam estar satisfeitos com sua funo e sua
empresa para transmitir essa satisfao.

O maior objetivo de uma organizao satisfazer o cliente externo, ou seja, os consumidores
de seus produtos, e para que isso acontea indispensvel a atuao do marketing interno. O
envolvimento do funcionrio com a comunicao interna um processo que gera motivao e
capacitao de todos.

Sendo assim, possvel promover a comunicao e a troca de informaes em todos os nveis
da organizao, gerando um relacionamento cooperativo, ou seja, o verdadeiro trabalho em equipe
s possvel por meio da interao constante entre as vrias reas da organizao.
3 METODOLOGIA

Para alcanar os objetivos propostos neste projeto de pesquisa que resultou no presente
artigo, o caminho percorrido foi por meio de pesquisa exploratria, pois ela visa a conhecer com mais
profundidade o assunto abordado. Para Malhotra (2001, p. 106), o objetivo da pesquisa exploratria

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explicar um problema ou uma situao para prover critrios e compreenso. Portanto, ela se aplica
aos casos em que o pesquisador tem uma vaga noo do problema de pesquisa, deseja explor-lo
desenvolvendo hipteses e est sempre alerta para novas idias e dados.

A pesquisa foi operacionalizada atravs de um estudo de caso que, segundo Yin (2005),
permite uma investigao para se preservar as caractersticas dos eventos da vida real. O estudo de
caso tenta esclarecer uma deciso ou um conjunto de decises: o motivo pelo qual foi tomado, como
foi implementada a metodologia e com quais resultados, tem como grande vantagem a de estudar
pessoas em seu ambiente natural, adequando ao estudo de processos e explora fenmenos com base
em vrios ngulos.

A coleta de dados foi feita por meio de dados primrios e secundrios. Os dados primrios,
de natureza qualitativa, foram coletados atravs da observao pessoal e da aplicao de 95
questionrios enviados por e-mail para gerentes e colaboradores da rea corporativa de seis unidades
de uma empresa do Vale do Taquari/RS, com um roteiro de questes abertas e fechadas escolhidas
por anlise dos principais atributos relativos ao problema de pesquisa. Foram perguntas de fcil
compreenso, tendo como objetivo avaliar a opinio dos respondentes quanto comunicao interna
da empresa e tambm avaliar o grau de conhecimento quanto necessidade de ter um profissional
de secretariado executivo atuando como agente facilitador na comunicao interna. Retornaram 46
questionrios respondidos.
4 ANLISE DOS DADOS

A anlise de contedo foi realizada utilizando as tcnicas de confronto de dados coletados,
visando examin-los de forma a dar fundamentao s inferncias da pesquisadora. Segundo
Joseph (2005, p. 14), a anlise de contedo feita por meio da anlise sistemtica e da observao,
o pesquisador examina a frequncia com que palavras e temas principais ocorrem e identifica o
contedo e as caractersticas de informaes presentes no texto.

A partir da anlise dos dados coletados, realizada atravs de observaes feitas pela acadmica
e o preenchimento de questionrios por colaboradores e gerentes, possvel fazer propostas de
melhorias ao processo de comunicao interna adotado atualmente na empresa do Vale do Taquari.

Observou-se, no decorrer da pesquisa e anlises sobre o assunto comunicao interna, que
as informaes que tramitam na empresa no possuem uma gesto eficiente, tendo em vista que,
devido a vrios fatores, nem todos os colaboradores conseguem ter acesso informao, ou, caso
possuam, essa informao tratada de forma ineficiente.

Foi constatado que a empresa no possui um departamento de comunicao, no h uma
avaliao da comunicao organizacional e a empresa no possui um planejamento de comunicao.
A pesquisa revelou um nmero significativo de evidncias e problemas relacionados comunicao
interna existente na empresa, e foi possvel verificar tambm a existncia de problemas de
relacionamentos interpessoais. Com esta pesquisa, foi constatado que a maioria dos funcionrios
conhece apenas parcialmente as normas, diretrizes e regulamentos da empresa, pois a mesma no
possui um veculo adequado para a divulgao dessas informaes.

Quase a totalidade dos funcionrios considera importante o investimento na comunicao
interna, sugerindo como veculos mais adequados para a divulgao de informaes as reunies
e os e-mails. Os veculos apontados pelos funcionrios como mais deficientes para divulgao
de informaes foram os murais e circulares, pois a maioria dos murais no so atualizados

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frequentemente e, assim, as informaes permanecem por um longo perodo no local, o que leva ao
desinteresse dos funcionrios por esse veculo de comunicao.

Outro problema detectado foi referente ao sistema de atendimento s crticas e sugestes dos
colaboradores, cujo funcionamento a maioria dos respondentes considera como regular. Foi possvel
constatar, atravs de observao, que no h divulgao, entre os funcionrios, da existncia deste
sistema, pois 21% dos pesquisados respondeu no existir.

Tambm foi possvel constatar que a maioria dos funcionrios s participa do processo
de comunicao quando necessrio, ou seja, quando envolve seu setor ou so requisitados pela
diretoria. Por isso, preciso tomar medidas para melhorar a participao dos colaboradores no
processo de comunicao interna, de maneira que eles participem e se envolvam mais com assuntos
referente empresa.

Com a pesquisa, foi possvel verificar que os colaboradores acreditam ser importante ter
um profissional de secretariado executivo como facilitador na melhoria da comunicao interna da
empresa, sendo que este profissional teria um papel de intermediador nas relaes interpessoais,
alm de ajudar a divulgar melhor as informaes internas, utilizando os veculos corretamente,
tornando a comunicao interna mais gil e eficiente, fazendo com que todos os colaboradores
participem e se envolvam mais neste processo.
5 SUGESTES DE MELHORIA NO PROCESSO DE COMUNICAO INTERNA

Observou-se que existe uma necessidade de investimentos na comunicao interna
da empresa, com o intuito de melhorar a eficincia e a eficcia nas atividades desenvolvidas na
organizao. Com base nas observaes feitas, atravs da anlise da pesquisa, algumas ferramentas
de comunicao interna devem ser reformuladas e outras sero propostas para a melhoria da
comunicao interna. A empresa deve aprimorar o manual do funcionrio para divulgar e esclarecer
a todos os colaboradores sobre a misso e objetivos da organizao.

preciso dar aos colaboradores feedback contnuo a respeito do que esto fazendo, de forma
correta e indicando onde podem melhorar. Prope-se que sejam implantadas caixas de sugestes
para que os funcionrios possam reclamar, elogiar ou propor algo novo para a empresa. Para que
as informaes fluam de forma adequada, a empresa deve adotar formas mais claras e objetivas de
divulgao de fatos que envolvam o dia-a-dia corporativo, e para isso pode ser criado um jornal
interno.

Aps avaliar as respostas dos pesquisados referentes aos murais, percebeu-se que esse veculo
de comunicao necessita de atualizao constante. Dessa forma, dever ser intensificado o cuidado
em atualizar e chamar a ateno das informaes ali contidas, criando-se um layout padronizado
para todos os murais da empresa, que devem ser distribudos em locais estratgicos, onde o fluxo de
pessoas considerado significativo.

Prope-se tambm a criao de intranet para aperfeioar o fluxo de comunicao interna. Para
isso, pode-se utilizar a prpria home page da organizao, onde dever ter um espao especfico para
o colaborador visualizar as informaes de interesse interno, atravs de senhas cadastradas. Outra
sugesto a criao de cartazes para serem fixados nos murais que contenham frases elaboradas
pela Gerncia de Recursos Humanos chamando a ateno dos funcionrios para a atual filosofia da
empresa e sugerindo o seu comprometimento.

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Alm disso, criar um programa de novas idias, premiando as melhores apresentadas
pelos funcionrios para reduzir custos e despesas, ou que tragam incremento qualidade de vida
dos colaboradores. A cada reunio mensal da alta administrao da empresa, prope-se convidar
funcionrios novos e estagirios para participar como ouvintes. O objetivo dessa ao fortalecer a
poltica de transparncia

Ainda, realizar pesquisas de satisfao com os colaboradores da empresa para verificar como
est o clima organizacional e verificar os aspectos que precisam ser aprimorados. Criar um manual
para a utilizao correta do telefone, que facilitar a comunicao interna e externa da empresa,
contendo normas e dicas para utilizar com eficcia o telefone, melhorando assim a imagem da
empresa, o atendimento aos clientes, criando um padro a ser adotado por todos os funcionrios.

O mais importante de tudo ter em mente que os problemas relacionados comunicao
interna podem ser solucionados, seja atravs de estratgias a serem adotadas, seja por meio de
treinamentos a serem aplicados aos funcionrios. Fazer com que todos pensem e falem em termos
de solues poder ser compensador devido qualidade e quantidade de idias que possivelmente
surgiro, possibilitando, assim, atingir a eficcia na comunicao interna organizacional. Por
esse motivo, ao se estabelecerem as estratgias organizacionais, deve-se incluir uma estrutura de
comunicao que condiz com a realidade da organizao e com o seu mercado de atuao.

Para que o processo de comunicao agregue valor s estratgias organizacionais,
importante que todos os colaboradores conheam a realidade da organizao a que pertencem e se
estabelea um comprometimento que ser uma mo de duas vias, onde a empresa diz aonde quer
chegar a seus colaboradores clientes internos e o que eles ganham com isso, sabendo que seus
objetivos individuais tambm sero alcanados. Quando estabelecida essa troca, entre a organizao
e seus colaboradores, fica muito mais fcil atender s necessidades de seus clientes externos por
meio de uma imagem positiva e de respeito com todos que a compem.
6 CONSIDERAES FINAIS

Com o estudo de caso, foi possvel verificar o quanto relevante para uma empresa ter
uma comunicao eficaz. Alm disso, constatou-se, por meio da pesquisa aplicada, que a grande
maioria dos colaboradores da empresa acredita ser importante investir na comunicao interna e
que a atuao da secretria executiva importante para a melhoria deste processo.

O objetivo geral da pesquisa, investigar sobre a eficcia da comunicao interna na empresa
do Vale do Taquari a fim de aprimor-la, foi alcanado por intermdio da observao pessoal
na empresa e da aplicao de questionrios com perguntas abertas e fechadas aos gerentes e
colaboradores do corporativo.

Os objetivos secundrios foram atingidos, na medida em que se constatou que a atual situao
da comunicao da empresa pode ser aprimorada, tendo em vista que, devido a vrios fatores, nem
todos os colaboradores conseguem ter acesso informao, ou, caso possuam, essa informao
tratada de forma ineficiente. Observou-se que na grande maioria dos questionrios respondidos,
98% dos respondentes, acreditam ser necessrio investir na comunicao interna da empresa. Isso
demonstra e comprova a importncia da comunicao interna nas organizaes e de sempre estar
investindo nela para que seja aprimorada.

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Quanto identificao dos principais meios de comunicao utilizados e a sua eficcia,
percebeu-se que so vrios os tipos utilizados e, segundo os respondentes da pesquisa, os mais
eficazes so os e-mails e as reunies, e os mais ineficientes so as circulares e os murais.

No que diz respeito proposio de melhorias para aprimorar a eficcia da comunicao
interna da empresa, possvel sugerir vrias novas ferramentas e reformular as existentes. Alm
disso, foi elaborado um manual para a correta utilizao do telefone, para facilitar a comunicao
interna e externa da empresa, no qual foram descritas sugestes e dicas para melhorar o uso do
telefone, procedimentos de como efetuar as ligaes, desta maneira padronizando o atendimento da
empresa.

Tambm, como resultado da pesquisa, verificou-se a necessidade de a secretria executiva
atuar como agente facilitadora na melhoria da comunicao interna. A grande maioria dos
respondentes, 98%, acredita ser necessrio e importante ter uma profissional de secretariado nesta
rea. Com este resultado possvel constatar que atualmente a secretria executiva pode ocupar cada
vez mais um espao maior nas organizaes, pois ela busca conhecimentos atravs de capacitao
constante, tendo plena capacidade de identificar problemas e tomar medidas para solucion-los. A
secretria executiva um diferencial nas organizaes, pois ela conta com capacidades intelectuais,
formao profissional, tica, postura, alm de ser inovadora e proporcionar sucesso e resultados
para a empresa.

Nesta pesquisa, alm de aprofundar os conhecimentos tanto prticos como tericos, no que
se refere s atividades profissionais de uma secretria executiva, conseguiu-se resgatar a histria
da profisso de secretria executiva e sua importncia para uma organizao e, principalmente, seu
papel fundamental como agente facilitadora na comunicao interna nas empresas.
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