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CONTROL DE DOCUMENTOS

Los documentos requeridos por el sistema de gestin ambiental y por esta norma internacional se deben
controlar. Los registros son un tipo especial de documento y se deben controlar de acuerdo con los
requisitos establecidos en el apartado 4.5.4.
La organizacin debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:
a.
b.
c.
d.

aprobar los documentos con relacin a su adecuacin antes de su emisin;

revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente;
asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los documentos;
asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables estn disponibles en los
puntos de uso;
e. asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables;
f. asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la organizacin ha
determinado que son necesarios para la planificacin y operacin del sistema de gestin ambiental y
se controla su distribucin; y
g. prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada en
el caso de que se mantengan por cualquier razn.

Los documentos se pueden controlar eficazmente:

Elaborando un modelo adecuado para cada tipo de documento que incluya:

Nombre del documento, ttulo.

 Cdigo identificativo.
 Personal encargado de su elaboracin, revisin y aprobacin.
 Fechas de elaboracin, revisin y aprobacin.
 Estado de revisin.
 Histrico de modificaciones.
Estableciendo un mtodo para su conservacin y definiendo periodos de archivo convenientes.
Manteniendo un sistema de distribucin eficaz.
Examinando regularmente la documentacin para valorar su adecuacin.

Puntos obligatorios:

Establecer procedimientos para asegurar que todos los documentos del sistema:
 estn localizables y se actualizan sistemticamente,
 se examinan, se revisan y son aprobados por el personal autorizado,
 las versiones actuales estn disponibles donde se lleven a cabo operaciones esenciales.
 los documentos obsoletos son eliminados y en cualquier caso identificados como tales.
Condiciones que debe cumplir la documentacin:
 legible y fcilmente identificable,
 con fechas de revisin,
 mantenida de forma ordenada y
 retenida por un perodo de tiempo especificado.
Establecer responsabilidades sobre la creacin y modificacin de cada tipo de documentos.

Recomendaciones prcticas:

Debe emplearse a fondo el sentido comn y el realismo (no abusar de las firmas).
Utilizar cdigos mnemotcnicos para facilitar las referencias entre documentos.
Elaborar una lista de distribucin de documentos.

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Utilizar aplicaciones informticas apropiadas simplifica todo el proceso.

Integracin total del control de la documentacin con el sistema de gestin ISO 9001.

Los documentos del SGA no deben confundirse con papeles que contienen una informacin ms o menos
valiosa, sino que deben verse como "documentos vivos" que son aprobados por una persona autorizada, son
revisados peridicamente y, cuando no son vigentes, son destruidos y substituidos por otros.
Conviene subrayar que, aunque el control de la documentacin es necesario para asegurar el adecuado
funcionamiento del SGA, la atencin principal de la organizacin debera centrase en la implantacin y
funcionamiento efectivo de la gestin ambiental.
Es conveniente elaborar una lista de distribucin de documentos. De este modo se proporcionan las
versiones actualizadas a las personas estrictamente necesarias y se retiran a la vez los documentos
obsoletos.
Las aplicaciones informticas simplifican la realizacin de estas tareas rutinarias del control de la
documentacin (aprobacin, edicin, distribucin, retirada de documentos obsoletos, etc.).

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