INTRODUCCIN

Es impresionante observar que, en las organizaciones de hoy, se hace

indiscutible y necesario disear e implementar Programas de Revisin Constantes
sobre los sistemas, mtodos y procedimientos en la ejecucin operativa. El
desarrollo empresarial depende, en gran medida, de las estrategias que se tengan
para implementar dichos programas de revisin. Los programas de revisin
constantes, slo se pueden llevar a cabo con la creacin de guas, que orienten el
curso de accin dentro de las empresas.
La necesidad de elaborar guas, o tambin llamadas Manuales, sobre la
actuacin individual o por funciones dentro de las empresas, se hace cada da ms
notoria; ya que es la nica forma de establecer parmetros de accin operativa y
por ende, agilizar la puesta en marcha de los objetivos que se quieran lograr. Cada
empresa est encaminada a la consecucin de unas metas en especfico, por lo que
es importante el empleo de los manuales y que las actividades se cumplan de
acuerdo a lineamientos, sin perder la sintona o concordancia con las dems
funciones dentro de la entidad. Estos Manuales deben estar diseados para
campos operativos en especfico.
En las organizaciones de hoy, y de acuerdo a su naturaleza, tamao y otros
factores, podemos observar que estos manuales deben estar adaptados a cada una
de las funciones que realizan las entidades. Dentro de ellos podemos encontrar:
Los Manuales de Organizacin, de Produccin, de Comercializacin, de
Procedimientos (en funciones especficas), de Polticas y de Contenido mltiple.
Cada uno de ellos goza de importancia dentro de las organizaciones, por su vasta
utilidad en el desenvolvimiento de las funciones y como medio para lograr el
cumplimiento delos objetivos fijados.
En el caso especfico de la Fundacin Oncolgica Infantil Fe con Amor
(FOIFCA), organizacin no gubernamental sin fines de lucro, constituida desde el
ao 2013 ofreciendo apoyo psicolgico, espiritual, econmico, entre otros a favor
de los nios y adolescentes por iniciativa de la Economista Lluisandra Len
Cazorla. La fundacin tiene como objetivo principal apoyar a los nios de escasos
recursos con patologas oncolgicas y hematolgicas, a travs de un grupo
1

voluntariado de personas que se encargan de recolectar recursos econmicos y de

otra ndoles en pro de los pacientes de quimioterapia y radioterapia que se
encuentran en estado de necesidad recluidos en el Hospital Uyapar parroquia
Universidad que estn corriendo el riesgo por una condicin de salud
comprometida.
Con esta investigacin se busc aportarle a esta institucin el diseo de un
Manual de Procedimientos para el rea administrativa-contable, de uso de la
Fundacin Oncolgica Infantil Fe con Amor ya que actualmente no cuenta con el
mismo como herramienta indispensable para evaluar, elaborar, desarrollar y
controlar sus procesos internos y externos, con el fin de mejorar el desempeo de
las actividades administrativas que se llevan a cabo en la organizacin producto
de aportes y donaciones realizadas a FOIFCA.
El presente proyecto social est estructurado de la siguiente manera:
Capitulo I, Comunidad u Organizacin que consta de identificacin, fundacin,
historia y labor, misin, visin, objetivos, y por ltimo la estructura organizativa.
Seguidamente el segundo Captulo II, planteamiento del problema, que
comprende: el problema, justificacin, y los objetivos general y especfico.
Luego se desarrolla el Captulo III, metodologa que comprende: tipo de
investigacin, poblacin y muestra, tcnicas e instrumentos y anlisis grfico.
Seguido del Captulo IV, plan de trabajo, donde se presentan los objetivos,
metas, actividades y fecha.
Finalmente Captulo V, se refiere al cronograma de actividades, donde se
especifican las tareas, actividades, fecha y tiempo.
Tambin se incluye en el trabajo la opinin de los alumnos, conclusiones y
recomendaciones. Por ltimo fuentes de informacin bibliogrficas y anexos
correspondientes.

RESUMEN EJECUTIVO
Los Manuales de Procedimientos son instrumentos de vital importancia para
las organizaciones de hoy, ya que ellos contienen una serie de directrices, pautas y
lineamientos para guiar el curso de accin en el desenvolvimiento de las
actividades dentro de las mismas. Estos manuales se disean de acuerdo a la
naturaleza, tamao y actividades de las organizaciones. Es por eso que, la presente
investigacin tuvo como objetivo general el Diseo de un Manual de
Procedimientos Administrativos y Contables, especficamente del procedimiento
administrativo: recepcin y registro de donaciones y el procedimiento en el rea
contable:

clasificacin y archivo de las transacciones mensuales para la

Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR con sede en Puerto Ordaz, Estado
Bolvar; y con objetivos especficos el estudio de los registros contables,
verificando si estn en concordancia con la naturaleza de la institucin, con los
P.C.G.A. y con las disposiciones legales; al mismo tiempo identificando los
controles internos aplicados en la institucin y estudiando cada uno de los
procedimientos contables llevados a cabo. La metodologa empleada corresponde
al tipo De Campo-Documental, de nivel Descriptivo. El proceso investigativo se
llev a cabo mediante unos mtodos para recabar la informacin necesaria, que
son: observacin directa, la induccin y el mtodo analtico; y se aplic el
instrumento de recoleccin de datos, como: El cuestionario. Una vez analizada la
informacin, los resultados obtenidos arrojaron que la empresa no cuenta con una
estructura

organizacional

adecuada,

que

muestre

una

verdadera

departamentalizacin de la reas existentes y que agrupe las actividades normales

de la entidad; tambin existen un debilitamiento en el ambiente de control interno,
por la ausencia del manual de procedimientos administrativos y contables.
Igualmente se observ debilidades en los registros y procedimientos contables de
la organizacin, que deben corregirse y adaptarse a los Principios de Contabilidad
de Aceptacin General (P.C.G.A).

CAPTULO I
COMUNIDAD U ORGANIZACIN
1.1 Identificacin
La Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR (FOIFCA) fue constituida
el 12 de Septiembre 2013 por Lluisandra Len Cazorla motivada por su madre,
debido a que en el 2012 padeci una patologa oncolgica. El amor que siente por
los infantes y las ganas de ayudar a las personas de pocos recursos, dieron origen
a prestar ayuda a los nios y adolescentes que presentan condiciones oncolgicas
y hematolgicas.
La Fundacin debe su nombre (FE con AMOR) a las experiencias que vivi
Lluisandra Len, conjuntamente con sus familiares y amigos, momentos
inquietantes, de angustia y desesperacin ya que por estar involucrada en una
condicin oncolgica la hizo ser ms fuerte, decida y creer que Dios nos enva
pruebas buenas y malas para ser cada da mejores personas y a su vez, creer con
mucha fe que podemos salir adelante. Gracias a Dios lograron enfrentar y superar
este problema de salud. Se puede decir que todo es posible en esta vida. Sin Fe no
hay nada, con Fe hay Amor.
1.2 Misin, Visin y Objetivos
Misin
Prestar apoyo a los nios y jvenes pacientes oncolgico hematologa de escasos
recursos econmicos que asistan a la fundacin en busca de tratamiento mdico,
apoyo moral, espiritual, econmico, entre otros. Llevando calidad de vida a los
pequeos y fortaleciendo la relacin con su entono social
Visin
Ser leal a los nios jvenes con tratamiento oncolgico, a sus familiares al
momento de necesitar apoyo, moral, espiritual, econmico, fsico entre otros.

Objetivo
Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR, (FOIFCA) tiene como objetivo
General a travs de un grupo voluntariado la bsqueda de recursos econmicos,
psicolgico, espiritual, y de toda ndole, en pro de los nios pacientes de
quimioterapia y radioterapia que se encuentran en estado de pobreza extrema
llevando consuelo a sus familias y mejorando la calidad de vida infantil al ms
necesitado

1.3 Estructura Organizativa

A continuacin se presenta la estructura organizativa de la Fundacin
Oncolgica Infantil FE con AMOR (FOIFCA):

Presidenta:
Lic. Lluisandra Len Cazorla

Directora General:
Arq. Lluisamar Len
Cazorla

Vice Presidenta:
Lic. Marisol Cazorla

Tesorera:
Lic. Euglimar Guevara

Contadora:
Lic.Randimar Faras

Grfico 1. Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR (FOIFCA). Fuente:

Tomado de Registro Mercantil de FOIFCA. (2015).

CAPTULO II
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.1 El problema
Las organizaciones no gubernamentales (ONGS) sin fines de lucro
mundialmente han jugado un papel primario al dirigir la atencin de la comunidad
internacional sobre temas de derechos humanos. Ellas son instituciones de
beneficencias mundiales que recolectan fondos de diversas fuentes como del
pblico en general, para apoyar proyectos en el mundo en desarrollo. En
ocasiones estas organizaciones se especializan en temas como salud, agricultura,
socorro de emergencia, medio ambiente, educacin, desarrollo comunitario, micro
financiamiento o una combinacin de estos.
En Venezuela, existe poca preocupacin en el rea de salud especficamente
en la parte Oncolgica Infantil esto ha afectado directamente a la poblacin ya que
no son atendidos oportunamente cuando se requiere hospitalizacin por tiempo
determinado o para toda la vida. El Ejecutivo Nacional no ha logrado solventar
todos los problemas coyunturales que, en la actualidad, enfrenta con la Salud
Venezolana, la falta de recursos econmicos, metas clara y personas dispuestas a
consolidar esas metas de mejorar la calidad de Servicios Sanitarios es lo que
engrosa la problemtica actual. Por esta razn, y por otras muchas, han nacido a lo
largo del territorio nacional, una serie de Fundaciones sin fines de lucro, que
prestan apoyo a la colectividad ms desprovista de recursos econmicos.
En el estado Bolvar tal es el caso de la Fundacin Oncolgica Infantil Fe
con Amor (FOIFCA), organizacin no gubernamental sin fines de lucro,
actualmente no cuenta con sede propia, hace presencia en atencin a los nios y
adolescentes en el Hospital Uyapar parroquia Universidad en Puerto Ordaz,
Estado Bolvar, desde el ao 2013 a favor de estos pequeos, por iniciativa de la
economista Lluisandra Len Cazorla. La fundacin tiene por objetivo principal
apoyar a los nios de escasos recursos con patologas oncolgicas y
hematolgicas, a travs de un grupo voluntariado de personas que se encargan de

recolectar recursos econmicos y de otras ndoles en pro de los pacientes de

quimioterapia y radioterapia que se encuentran en estado de necesidad.
FOIFCA se encuentra en desarrollo como una organizacin formal, pero
esto requiere trabajo, dedicacin, formacin y tiempo. Sin embargo, para el poco
tiempo que legalmente tiene de funcionamiento, dispone de un personal escaso y
sus actividades administrativas se realizan de forma emprica, no dispone de un
manual de procedimientos para el registro, control y clasificacin de las
actividades que en ella se realizan. La carencia de un manual de procedimientos
administrativos-contables acarrea a la desorganizacin, desinformacin y
descontrol de las actividades, el no contar con las herramientas necesarias en sus
procesos como organizacin conduce al mal funcionamientos de sus operaciones.
Por lo antes expuesto la Fundacin FE con AMOR no corrige en un corto o
mediano plazo esta situacin no podr cumplir de manera exitosa y optima el
registro, control y clasificacin de sus operaciones administrativas-contables
como fundacin y no cumplir con los requerimientos legales y jurdicos que el
Estado Venezolano exige para este tipo de organizaciones.
Por ello, el objetivo como estudiantes acadmicos de pregrado de la materia
de Servicio Comunitario, ha llevado a apoyar a esta causa (FOIFCA) que
considerando importante para los que en ella participan y para la fundacin, con
la elaboracin de un Manual de Procedimientos Administrativos y Contables,
especficamente del procedimiento administrativo: recepcin y registro de
donaciones y el procedimiento en el rea contable: clasificacin y archivo de las
transacciones mensuales, que permita a la organizacin crear un esbozo de los
procedimientos que se realizan en cada proceso del ciclo administrativo-contable.
Evidenciada la situacin y base a estos criterios, se plantearon las siguientes
interrogantes que determina el trabajo en cuestin:
Qu procedimientos emplea la Fundacin Oncolgica Infantil FE con
AMOR a lo largo de su ciclo administrativo-contable?
Cules son los requisitos necesarios para realizar los procedimientos
administrativos-contables de la Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR?
7

Cmo disear un manual de procedimientos administrativos-contables para

el uso de la Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR?
2.2 Justificacin de la Investigacin
La ausencia de un Manual de Procedimientos administrativos-contables, fue
lo que justific la realizacin de esta investigacin. La carencia de este importante
instrumento ha originado graves situaciones, en el mundo de los negocios, como:
el desconocimiento de deberes y derechos inherentes a cada puesto; evasin de
responsabilidades, descuido delas labores asignadas; incumplimientos de normas
que estn creadas en el vaco, ya que no hay conocimiento de quin las impone;
retraso en los registros contables; usurpacin inconsciente de deberes ajenos;
centralizacin de autoridad; oportunidad para cometer fraudes, por la debilidad del
control interno, entre otras situaciones. La creacin de un Manual de
Procedimientos Administrativos y Contables contribuye a regular las actividades
propias de este ramo; establecindose las pautas a seguir al momento de operar y
alcanzar la eficiencia, eficacia y maximizacin de esta institucin. Con esta
investigacin se aspira, especficamente, impulsar a la Fundacin Oncolgica
Infantil FE con AMOR a fortalecer la accin econmica y financiera al desarrollo
a una Estructura Organizativa eficiente que refleje una autntica ayuda
humanitaria; permitindole tomar las mejores decisiones y guiar sus acciones a la
consecucin de las metas fijadas; y al mismo tiempo controlar estrictamente las
actividades, de acuerdo a los Principios ticos y Morales que rigen a las
organizaciones sin fines de lucros.
Estas razones fundamentan y apoyan la accin, intervencin e interrelacin
de FOIFCA como organizacin que acta en el desarrollo, realizacin y calidad de
vida de los nios y adolescentes con una condicin de salud comprometida, y
demuestra la necesidad de una fundacin que se encargue de estas actividades en
la sociedad, y para ello la importancia de poder contar con un manual de
procedimientos administrativos-contables que permita controlar, estructurar,
clasificar y ordenar las actividades, procesos y funciones de la organizacin a

travs de procedimientos, justificando as la realizacin del presente proyecto de

servicio comunitario.
2.3 Objetivos de la Investigacin
Objetivo General
-

Elaborar un manual de procedimientos administrativos-contables, para el

uso de la Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR. Puerto Ordaz
Estado Bolvar. 2015.

Objetivos Especficos
-

Especificar los requisitos necesarios para llevar a cabo los procedimientos

administrativos-contables de la Fundacin Oncolgica Infantil FE con

AMOR.
Determinar los procedimientos administrativos-contables de la Fundacin

Oncolgica Infantil FE con AMOR.

Disear un manual de procedimientos administrativos-contables para el
uso de la Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR. Puerto Ordaz
Estado Bolvar. 2015.

CAPTULO III
9

MARCO METODOLGICO
La presente investigacin se realizar en base a un estudio cualitativo, en
virtud que la informacin se obtendr de terceros, a travs de los cuales se espera
conocer la informacin pertinente para elaborar un manual de procedimientos
administrativos-contables para la Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR,
ubicada en la ciudad de Puerto Ordaz, Estado Bolvar. Ao 2015.
En referencia al estudio cualitativo, segn Gutirrez y Santana (1990): en la
investigacin cualitativa lo que sucede es lo que los participantes dice que
ocurre. (p.4).
Tipo y diseo de la investigacin
Las investigaciones requieren de una estrategia especfica para recoger la
informacin que sea necesaria. De acuerdo con Hernndez y Otros (2003), El
diseo de la investigacin se refiere al plan o estrategia concebida para obtener la
informacin que se desea y le seala al investigador lo que debe hacer para
alcanzar sus objetivos de estudio. (p.184).
El tipo de investigacin que se llevar a cabo es de campo de carcter
descriptivo, Hernndez y Otros (2003) establecen que: Los estudios descriptivos
buscan especificar las propiedades importantes de las personas, grupos,
comunidades o cualquier otro fenmeno que sea sometido a anlisis. (p.60).
En vista que esta investigacin comprende la descripcin registro, anlisis e
interpretacin de los datos trabajados sobre la realidad de los hechos y, los datos
se obtendrn en el sitio donde se plantea la situacin de estudio, se clasifica como
de campo descriptiva.
Poblacin
De acuerdo con Tamayo y Tamayo (1994), la poblacin es la totalidad del
fenmeno a estudiar en donde las unidades de la poblacin poseen una
caracterstica comn, la cual se estudia y da origen a los datos de la
investigacin. (p.92)
Atendiendo a esta definicin ya planteada, se puede determinar que la
poblacin objeto de estudio estuvo conformado por un total de cinco (5)
personas; de los cuales existe una Presidenta, una Vicepresidenta, una Gerente
10

General, una Tesorera y una Contadora.

Muestra
La muestra segn Tamayo y Tamayo (1994), Es el conjunto de operaciones
que se realizan para estudiar la distribucin de determinados caracteres en la
totalidad de una poblacin, universo o colectivo, partiendo de la observacin de
una fraccin de la poblacin considerada. (p.93).
Para esta investigacin, la muestra est representada por (5) personas que
conforman la junta directiva de la Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR,
las mismas fueron seleccionadas tomando en cuenta que manejan directamente la
informacin adecuada a los procesos administrativos empricos que lleva la
organizacin. La muestra es probabilstica de carcter intencional, ya que la
seleccin fue usando un mtodo de seleccin pertinente, de acuerdo a algunos
criterios.
Con respecto a las muestras probabilsticas, Hernndez, Fernndez y
Baptista (2003), sealan que: en las muestras de este tipo, la eleccin de los
sujetos no depende de que todos tengan la misma probabilidad de ser elegidos,
sino de la decisin de un investigador o grupo de encuestadores. (p.327).
Tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos
Mediante las tcnicas de recoleccin de datos se establecen las estrategias
que permitirn llevar a cabo la compilacin de informacin, buscando determinar
los efectos de la inflacin existentes en la empresa objeto de estudio. Segn
Morles (1999), La tcnica de recoleccin de datos es la expresin operativa del
diseo de investigacin, la especificacin concreta de cmo se har la
investigacin. (p.24).
En esta investigacin se us el Cuestionario como instrumento de
recoleccin de informacin. Segn Hernndez y Otros (2003), Un cuestionario
consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o ms variables a medir.
(p.391).
El objetivo principal de dicho cuestionario es para recoger la informacin
precisa e indagar en la verdadera situacin presentada en la fundacin. Esto
condujo a fcil acceso y manejo de la informacin. Se aplic a los miembros de la
Junta Directiva de la institucin, el cual contiene diez (8) preguntas, de esta
11

manera poder

indagar sobre la aplicacin de control interno y revisar los

procedimientos en la actividad administrativa-contable.

Mtodo de anlisis de los resultados
En referencia a las respuestas que se obtuvo de la encuesta y la informacin
que se tom de la observacin fsica, se aplic un anlisis cualitativo.
Segn (ob.cit. 2003) el anlisis cualitativo tiene como propsito Darle
orden a los datos, organizar las unidades, las categoras, los temas y los patrones;
comprender en profundidad, el contexto que rodea a los datos; describir las
experiencias de las personas estudiadas bajo su ptica, en su lenguaje y en sus
expresiones; interpretar y evaluar unidades (p.612).
Anlisis Grfico de los objetivos
Luego de aplicar una metodologa basada en la observacin directa para la
recoleccin de datos, se procesaron los resultados obtenidos, a fin de cumplir con
cada objetivo especfico. A continuacin se expondrn estos resultados, y en cada
caso, los mismos sern analizados de acuerdo con el sustento terico de la
investigacin.
Especificar los requisitos necesarios para llevar a cabo los procedimientos
administrativos-contables de la Fundacin Oncolgica Infantil FE con
AMOR, para ser incluidos en el manual de procedimientos administrativos.
Se lograron especificar los materiales requeridos para llevar a cabo los
procedimientos administrativos-contables que lleva la Fundacin Oncolgica
Infantil FE con AMOR, empleando una recoleccin de datos por observacin
directa, estos representan la fuente principal de informacin que permitirn
realizar los procesos que lleva a cabo la Fundacin.
Para cada actividad es necesario tener disposicin de materiales y equipos
de oficina, tambin materiales administrativos y equipos para estudios financieros,
un espacio fsico de oficinas, un espacio fsico de tesorera, entre otros; a fin de

12

poder organizar las actividades de acuerdo a un cronograma establecido, tal y

como sigue.
Materiales y equipos de oficina

Material/Equipo

Cantidad

Computadora

Impresora

Escritorio

Silla de escritorio

Silla visitante

12

Mueble (archivos)

Nevera

Filtro

Sello

Uniforme

5
TOTAL

48

Cuadro 3. Materiales y equipos de oficina de la Fundacin Oncolgica

Infantil FE con AMOR (FOIFCA). Fuente: Cuadro elaborado por los autores.
(2015).

13

Material/Equipo

10%
2%
2%

10%

13%

2%
13%
10%

13%
25%

Computadora
Impresora
Escritorio
Silla de escritorio
Silla visitante
Mueble (archivos)
Nevera
Filtro
Sello
Uniforme

Grfico 4. Materiales y equipos de la Fundacin Oncolgica Infantil FE con

AMOR (FOIFCA). Fuente: Grfico elaborado por los autores. (2015).
De acuerdo al grfico anterior podemos observar que el mayor nmero de
tems necesarios est en las sillas de los visitantes con un 25%, seguido de los
computadores y el mobiliario de archivos con un 13%, mientras que los dos tems
o equipos menos necesarios parecen ser la nevera y el filtro, ya que tienen una
relevancia del 2%. Es necesario para toda fundacin tener un equipo tecnolgico
adecuado para la labor que lleva, y en el caso de FOIFCA no es una sorpresa que
requiera de silla para los que acudan a sus futuras instalaciones, que debern ser
provistas de computadores eficientes y mobiliario para los informes y
evaluaciones que sern realizadas a futuro.
Formular los procedimientos administrativos-contables de la Fundacin
Oncolgica Infantil FE con AMOR, para ser incluidos en el manual de
procedimientos administrativos.
Es importante resaltar, que para la construccin de un Manual de
Procedimientos Administrativos y Contables para la Fundacin Oncolgica
Infantil FE con AMOR, es necesario revisar y analizar los procedimientos y
procesos ligados al rea contable y administrativa que se llevan a cabo en tal

14

institucin; aun no siendo los enmarcados formalmente para realizarlos. Esto

con el fin de identificar las debilidades que se presentan con tales procedimientos.
Se realiz la revisin de los registros contables llevados en la Fundacin
Oncolgica Infantil FE con AMOR, y los procedimientos que all se desarrollan,
con el propsito de as conocer el real desenvolvimiento de sus operaciones.
La situacin presente en FOIFCA es delicada, preocupante y requiere de
mucha atencin para sus fundadores. Aunque existe la voluntad de hacer algunos
cambios para mejorar la estructura fsica y organizativa, sin el apoyo financiero
de algn ente, ser muy difcil ajustar algunos aspectos que slo contribuyen al
detrimento y estancamiento de la institucin. Sin los recursos econmicos
necesarios, la fundacin no podr ampliar su campo estructural, organizacional ni
tecnolgico; y es precisamente aqu donde encontramos una debilidad, porque la
institucin no cuenta con un sistema contable computarizado para registrar y
procesar la informacin financiera, a tiempo, ni tampoco agilizar las funciones
administrativas. Debido a las fallas en la estructura organizativa y al poco recurso
econmico, no posee un departamento que se encargue de las labores financieras y
contables. Esta ltima observacin es la primera debilidad que se presenta en la
actividad contable.
Con la informacin recopilada en este instrumento, se puede decir que
existe gran debilidad en el Control Interno aplicado en la Fundacin Oncolgica
Infantil FE con AMOR. Al mismo tiempo, se puede observar que no existe un
proceso bien establecido para el registro y control de las partidas que son de suma
importancia para este tipo de entidad.
Adems muestra debilidad en el movimiento del efectivo que entra y sale de
la institucin, no empleando los instrumentos o recursos internos y externos a la
fundacin para resguardar al mismo de desfalcos y malos usos. Observndose por
otro lado, la falta de un buen sistema de comunicacin dentro de la entidad y su
poca insistencia en ejercer cambios profundos que vaya en pro a mejorar la
situacin.
Hay que acotar que aunque se hayan encontrado muchas debilidades en el
sistema que se lleva a cabo en la institucin, debido a la falta de atencin y
conocimiento de sus responsables, no quiere decir que no existan soluciones que
15

vayan a mejorar la situacin organizativa y financiera de la entidad. Por ello se

plantea, en esta investigacin, una serie de recomendaciones y en especial, un
instrumento que ayudar a crear pautas, establecer procedimientos en las labores
administrativas y contables. Quedar de parte de la Junta Directiva y la fundadora
aceptarlo, revisarlo, darle aprobacin, practicarlo y hacerle las correcciones
necesarias, siempre y cuando exista la intencin de someterse a cambios
estructurales profundos, que traer como consecuencia, cambios en el proceder de
las actividades.
Para formular los procedimientos administrativos-contables se realiz una
investigacin formal a travs de la observacin y revisin documental de algunos
manuales en Internet, as tambin como los conocimientos acadmicos de los
proyectistas; de igual manera, se realiz una entrevista personal profesionales con
altos conocimientos en la materia, de quienes se obtuvo informacin concerniente
a las necesidades principales de las fundaciones.
Los manuales de procedimientos administrativos-contables, son documentos
que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y
manifestar de forma ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin, as
como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor
desempeo de sus tareas.
Es por esto que tomando en cuenta la informacin proporcionada por la
directora de la Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR, se determin que
los procedimientos que lleva a cabo la unidad, en muchas ocasiones son empricos
por no tener un manual que sirva de gua para la ejecucin de las actividades
inherentes a FOIFCA.
Se detect en FOIFCA la necesidad de tener un manual de procedimientos
administrativos-contables prctico, con lineamientos a seguir, que sirva como
herramienta de soporte a esta rea, para as corregir los puntos con mayores fallas,
as como tambin el personal que all se desenvuelve conozca objetivos, normas,
polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad
para lograr una eficiente administracin.
La metodologa adoptada inici al analizar los datos recopilados. A travs de
la observacin directa, se logr obtener una idea clara sobre las tareas que se
16

llevan a cabo en la fundacin, de igual manera, las condiciones y el rea donde se

lleva a cabo la labor administrativa y contable.
A travs del cuestionario aplicado a la Junta Directiva y al Personal
Administrativo de la Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR, se orden y
clasific la informacin recopilada, donde se realizaron preguntas convenientes,
dirigidas a los profesionales con conocimientos en el rea, a fin de obtener datos
acerca de los procedimientos pertinentes a las fundaciones, esto permiti
desarrollar un anlisis ms profundo que de otro modo sera difcil de realizar.
Luego de aplicar el cuestionario, se procesaron los resultados obtenidos a
fin de cumplir con el objetivo de formular los procedimientos administrativoscontables que estarn contenidos en el Manual y las unidades administrativas que
intervienen en los procesos de la fundacin, que en este caso seran los dos
siguientes procedimientos: recepcin y registro de donaciones, y clasificacin y
archivo de las transacciones mensuales.
Para facilitar la comprensin de los mismos, stos se exponen mediante
cuadros de datos y grficos circulares. Para los cuadros, se consideran tipos de
datos calculados por frecuencia absoluta y relativa, mientras que en los grficos se
elaboraron en base a los resultados obtenidos en los cuadros, expresados de
manera porcentual, de modo que la representacin grfica sea ms clara.
A continuacin, se presenta de manera detallada la informacin obtenida
para el desarrollo del objetivo especfico que se analiza:

Resultados de la investigacin para la formulacin de los procedimientos

administrativos-contables.
N

Procedimient
o

President
a

Vice
President
a

Director
a
General

17

Tesorer
a

Contador
a

TOTAL

3
4
5
6
7
8
9
1
0

Registro de las
donaciones
Contabilizaci
n de las
Operaciones
Mensuales
Ayudas
Mdicas
Compra de
Insumos
Reclutamiento
de Personal
Facturacin
Trmites para
jornadas
Elaboracin de
informes
Promocin de
campaa
Registro de los
egresos
TOTALES

26

Cuadro 1. Resultados de la investigacin para la formulacin de los

procedimientos administrativos-contables. Fuente: Elaborado por los autores,
sobre la base de la investigacin. (2015).

Procedimientos
12%
31%

15%

1
2
3
4

19%

23%

Grfico 2. Procedimientos de la Fundacin Oncolgica Infantil FE con

AMOR (FOIFCA). Fuente: Grfico elaborado por los autores. (2015).

18

Como se puede apreciar en el grfico anterior, en la Fundacin Oncolgica

Infantil FE con AMOR, existen diez procedimientos generales, donde el mayor
porcentaje de responsabilidad cae sobre la Presidenta con un 31%, mientras que
en la vice presidenta con un 23%. La Directora General tiene un nivel de
responsabilidad del 19%, mientras que la tesorera 15% y la contadora un nivel
mnimo del 13%. Podemos apreciar que la mayor tasa de responsabilidad recae en
los hombros de la presidenta de la organizacin, quien tiene mayores
intervenciones en los procesos de FOIFCA.
Resultados de la investigacin para la formulacin de los procedimientos
administrativos-contables.
Procedimiento

TOTAL

Registro de las donaciones

Contabilizacin de las
Operaciones Mensuales

Ayudas Mdicas

Compra de Insumos

Reclutamiento de Personal

Facturacin

Trmites para jornadas

Elaboracin de informes

Promocin de campaa

Registro de los ingresos y

egresos

TOTALES

26

Cuadro 2. Resultados de la investigacin para la formulacin de los

procedimientos administrativos-contables. Fuente: Cuadro elaborado por los
autores. (2015).
Se hace la salvedad, que esta seccin y para efecto del estudio, se aplic una
encuesta dirigida tanto a la Junta Directiva como al resto del personal. Las
preguntas estn formuladas para examinar el grado de conocimiento de dicho
19

personal en las necesidades y debilidades de la empresa en la cual prestan

servicios e indagar en su opinin referente a las causas de esas debilidades, y en el
caso contrario, resaltar las fortalezas como institucin o empresa de carcter
social. En esta seccin se plantear las preguntas del cuestionario aplicado a la
Junta Directiva y al Personal Administrativo de la Fundacin Oncolgica Infantil
FE con AMOR:
1. Seale cul de estos instrumentos existe en la institucin en el que se
mencionen o especifiquen las funciones contables y administrativas
para la entidad.

Instrumento que dicta las pautas en las actividades contables y administrativas.

Normas

Grfico 3. Instrumento que dicta las pautas en las actividades contables y

administrativas. Fuente: Grfico elaborado por los autores. (2015).
En este grafico se puede notar cul es la preferencia de los miembros de la
Junta Directiva por las Normas, siendo que stas no son el instrumento que debe
prevalecer para difundir las directrices administrativas ni contables dentro de una
institucin ni en ninguna empresa. En esta oportunidad hay que mencionar que
muchas de las normas a las que los miembros de la Junta Directiva se refieren son
20

aquellas a las que han prevalecidos desde inicios de la institucin y que muchas de
ellas no se encuentran plasmadas en ningn manual, solo se difunden al personal
de forma oral. Muchas de estas normas, son presumidas por consideracin y
respeto a la autoridad y valores de la institucin, no porque estn escritas para su
debida difusin.
2. Seale cul de las siguientes asesoras externas recibe la Fundacin

Tipos de Asesoras Externas que recibe la Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR

Serie 2

Contable y Social

Grfico 4. Tipos de Asesoras Externas que recibe la Fundacin Oncolgica

Infantil FE con AMOR. Fuente: Grfico elaborado por los autores. (2015).
Si se visualiza en el cuadro, la mayor parte de los resultados reflejan la
asesora contable y la asesora social; es decir, la Institucin actualmente cuenta
con el apoyo de contadores externos quienes han asesorado en materia contable,
fiscal y tributaria; y en muchas veces, en materia legal. Hay que entender que esta
es una empresa de carcter especial en su contabilidad, donde su prioridad no es
la de obtener lucro ni hacer capitales. Por otro lado, ha recibido el apoyo social, de
especialista en servicios comunitarios, socilogos, trabajadores sociales en la
forma de llegarles a las personas, a la comunidad donde est inserta y a las
comunidades en general. Hay que destacar, que la Fundacin Oncolgica Infantil
FE con AMOR, no tiene el apoyo jurdico, aunque est expreso en el Acta
Constitutiva, y que debe ser recurso prioritario para el buen desenvolvimiento.
21

Actualmente, no se presta atencin a esta rea, siendo est de gran ayuda en la

resolucin de las diversas situaciones que hoy se estn suscitndose,
especialmente en materia laboral.
3. Seale de quin recibe la Informacin Financiera Final.

Serie 2

Presidenta y Vicepresidenta

Grfico 5. Suministro de Informacin Financiera Final. Fuente: Grfico

elaborado por los autores. (2015).
Se puede notar, nuevamente, una marcada debilidad en la Estructura
Organizativa, ya que la informacin financiera no la recibe la Directiva de una
misma persona y en Reunin de Asamblea. El Contador Pblico de la Institucin
prepara la informacin Financiera y se la suministra al Vicepresidente y al
Presidente; y estos se encargan de informar al resto de los miembros.
Este es un procedimiento que se debe hacer en Junta Directiva, para que all
se discuta la situacin financiera de la institucin, se adapten las polticas de
servicio, diseen y decidan estrategias para mejorar, an ms las condiciones del
servicio mdico social-asistencial. Las decisiones en pro a la institucin no deben
recaer sobre una sola persona; para eso existe una Junta Directiva conformada, la
cual es la autoridad mxima y representacin de la entidad ante el personal, el

22

Estado y terceros. Cada miembro de la Junta Directiva debe retomar su rol y

ejercer sus funciones para garantizarle bienestar a la fundacin.
4. Revisa conjuntamente con los miembros de la Junta Directiva, los
Estados Financieros de la Institucin?

Serie 2
No

Grfico 6. Revisin Conjunta de los Miembros de la Junta Directiva de los

Estados Financieros. Fuente: Grfico elaborado por los autores. (2015).

El resultado de esta pregunta, muestra una vez ms la problemtica

presentada en la estructura organizativa de esta institucin, especialmente en su
Junta Directiva. Los Estados Financieros de cualquier empresa, sea lucrativa o no,
deben ser revisados exhaustivamente por su Junta Directiva, ya que se deben
discutir los resultados en conjunto y de esa forma, velar por el bienestar financiero
de la institucin que representan.
El comportamiento aislado de la Junta Directiva no garantiza que la
institucin pueda crecer y desarrollarse en el mercado, ya que se necesita la
participacin de las decisiones conjuntas y oportunas.

23

5. Indique por medio de qu instrumento se entera de las funciones que

debe realizar en la institucin

Instrumento usado para dictar las funciones dentro de la Institucin

Normas y Ninguno

Grfico 7. Instrumento usado para dictar las funciones dentro de la

institucin. Fuente: Grfico elaborado por los autores. (2015).

El resultado de esta pregunta debera ser preocupante para la Junta directiva

de esta institucin; ya que no existe un verdadero instrumento que difunda las
normas y directrices que guen al personal al mejor desenvolvimiento en sus
funciones. El personal se entera por la libre difusin de normas creadas sin
fundamentos y no renen la unnime decisin de los fundadores para darlas a
conocer. Muchas de las normas no estn adaptadas a la realidad que vive la
institucin. Esto causa conflictos internos a la hora de acogerse a una normativa
cuando se presenten situaciones inesperadas y conflictos laborales; ya que no se
tienen un basamento legal que respetar, ni tampoco saben quin dictamina las
normas a seguir y pueden desviarse para no cumplirlas. Las normas escritas dan
base y resguardo a los directivos de exigir el fiel cumplimiento a su personal; y al
mismo tiempo, el personal sabe a qu acogerse en caso de incumplimientos de
dichas normas.
24

6. Si su pregunta anterior fue Ninguno, de quin se entera de las

funciones que debe realizar diariamente en la institucin?

Cargos que dicta las pautas a seguir en la consecucin de las actividades

Nro. Seleccionadas

Grfico 8. Cargos que dictan las pautas a seguir en la consecucin de las

actividades. Fuente: Grfico elaborado por los autores. (2015).
En el resultado de esta pregunta se afianza una debilidad del control
interno y las debilidades del ambiente administrativo, ya que el vicepresidente
est controlando todas las funciones y actividades que se realizan en la
institucin. En la seccin anterior se mostr que el vicepresidente est
vinculado con todas las actividades administrativas y contables de la
fundacin, y no se pone en duda al observar la opinin de los empleados en
manifestar que ste es quien dictamina y difunde las normas a cumplir, ya que es
la persona encargada del funcionamiento de todas las reas de la institucin y es el
miembro de la Junta Directiva ms vinculado con el servicio y el objeto de la
entidad.
25

7. Se le ha presentado la oportunidad de realizar funciones

paralelas a las suyas, en algn momento, dentro de la fundacin?

Personal que realiza actividades fuera de las propias a su cargo

Personal que realiza

actividades fuera de las
propias a su cargo

Grfico 9. Personal que realiza actividades fuera de las propias a su

cargo. Fuente: Grfico elaborado por los autores. (2015).
Aqu se puede notar, claramente, la debilidad de la estructura
organizacional que se mostr en la seccin anterior; ya que no existe el
personal suficiente para realizar las actividades propias del servicio, y ms en
casos en que alguna persona o empleado faltare a su lugar de trabajo. En
muchos casos, son los directivos quienes tienen que desempear funciones que
no son propias a las administrativas, ya que por no existir suficiente personal, se
tienen que dedicar a ejecutar muchas actividades.
8. Si su respuesta fue Si, puede indicar qu circunstancia le llevan a
ejecutar esas funciones?

26

Causas

Nro. Seleccionadas

Grfico 10. Causas por las cuales el personal realiza actividades fuera de las
propias a su cargo.
Institucin necesita disear su estructura, mediante la creacin de otros
cargos que le permita la contratacin de ms personal idneo para ejercer
todas las actividades eficientemente. Esta situacin trae como consecuencia
descontentos en los empleados por la incomodidad que causa dejar de cumplir
con sus mltiples funciones para realizar otras que no les corresponden. En el
rea contable, esto afecta considerablemente, ya que no existe suficiente
personal y las actividades son muchas; porque se incurre en retraso en los
registros.

27

Procedimientos segn relevancia

Contabilizacin de las Operaciones
Mensuales

8%

8%

12%
12%

12%

15%

12%
8%

8%

8%

Grfico 3. Procedimientos segn relevancia de la Fundacin Oncolgica

Infantil FE con AMOR (FOIFCA). Fuente: Grfico elaborado por los autores.
(2015).
De estos 10 procedimientos, el ms complejo y con mayor nmero de
intervenciones es el de ayudas mdicas, con un 15% de relevancia, mientras que
la elaboracin de informes con un 12% tuvo el segundo lugar entre los
procedimientos ms importantes y necesarios dentro de FOIFCA. Demostrando
as la importancia de la fundacin dentro de la sociedad, y la necesidad de
mantener una correcta documentacin de los procesos y sus resultados en cada
perodo administrativo-contable.
Para el logro de los objetivos de este proyecto se tomar en consideracin 2
de los procedimientos anteriores que se nombrarn a continuacin:
Registro de las donaciones
Procedimientos en la Contabilizacin de las Operaciones Mensuales
Procedimientos para el Registro de las Donaciones
Formato: Acta de Donaciones.
28

 Soportes: Facturas y cualquier documentacin necesaria.

Personal involucrado: Junta directiva.
Procedimiento:
Est contemplado dentro del acta constitutiva de la Fundacin Oncolgica
Infantil FE con AMOR que, una forma de aumentar su capital es la aceptacin de
donaciones en efectivo o en bienes. Por lo que esto, es una actividad, aunque muy
poco frecuente, pero existe la forma de registrar los donativos recibidos que
vendrn a aumentar su patrimonio.
Una vez que alguna persona, natural o jurdica, se acerca a la Fundacin a
dar algn donativo en efectivo o bienes muebles, es recibido por la vicepresidente
de la institucin, utilizando un formato donde se registran algunos datos del
donante y del donativo. Se levanta un acta donde se especifica fecha y hora de la
entrega, nombres y cdula de identidad del donante, datos del bien, datos de la
empresa donde se adquiri el bien (nombre de la empresa, RIF y NIT, precio del
bien y la condicin de cancelado), nombre y cdula del responsable de la
institucin y quien hace la recepcin.
Si la donacin es en efectivo, en vez de hacer las especificaciones del bien,
se coloca el monto en bolvares del donativo, nmero del cheque e institucin
bancaria (si ese fuese el caso). A esta acta se le anexa copias de las cdulas del
donante y responsable de la institucin, copia de la factura del bien o la copia de
chequeo del depsito bancario.
Debilidades y Anlisis del Procedimiento
Los donativos, en bienes o en efectivos deben verse con mucho cuidado,
porque en muchos casos son productos de desfalcos cometidos por otras personas.
Por lo que, la fundacin debe investigar la procedencia de tales donativos, y como
puede hacerlo:
a) Si la donacin representa Efectivo, y alguna persona o empresa insiste en
donarlo a la fundacin, esta ltima debe exigir que sea depositado en la
Cuenta Corriente de la Fundacin (sea Cheque o No). Que la copia del
29

recibo del depsito del banco sea prueba del donativo y que contenga los
datos del donante.
b) Si el donativo es en bienes que estn uso, la fundacin debe exigir la
factura de propiedad del bien(es), que contenga el nombre del donante y al
mismo tiempo debe hacerse el acta donde el donante entregu el bien y la
fundacin reciba. Si el donativo representa bienes nuevos, la fundacin
debe exigir la factura legal que especifique que ese bien fue adquirido por
la Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR.
Procedimientos en la Contabilizacin de las Operaciones Mensuales
Formato: No suministrado.
Soportes: Libro Diario, Libro Mayor y Libro de Compras.
Personal involucrado: Presidenta, tesorera y contadora.

Procedimiento:
La Contabilidad de la Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR est
organizada de forma que cada cuenta abierta, sea de gasto o costo, activo, pasivo o
capital, posee una carpeta individual para archivar en su interior todas las facturas,
recibos o soportes, en todo el ao. Cada transaccin que se realiza es anotada en
unos borradores (no suministrados) por el contador.
En estos borradores o papeles de trabajo de contabilidad, es anotada la fecha
de la transaccin, origen, nombre de la cuenta, nmero de factura, montos, y la
condicin de pago. Una vez, que se tenga un nmero considerable de facturas por
transacciones realizadas, el auxiliar procede a clasificarlas por su naturaleza o
nombre de la cuenta; luego, se calcula los subtotales de cada una de ellas y se
reporta al contador. Estos borradores sirven para calcular los subtotales de
desembolso de efectivo que la entidad ha tenido a una fecha determinada. As se
puede determinar qu cantidad de efectivo est disponible en caja y banco, para
hacer

algn desembolso en especial o cuando se aproxima las fechas de

cancelacin de los aportes al personal. El mismo borrador permite al auxiliar,

30

pasar esas transacciones al libro de compras, donde se relacionan todos los

desembolsos de efectivo de la empresa; siempre y cuando sean por esa naturaleza.
Por otro lado, el auxiliar, conjuntamente con el Contador, maneja el control
de las entradas de efectivo por concepto de los servicios mdicos. Este control es
anotado en unos formatos, que son papeles de trabajo de contabilidad. Estos
formatos permiten al auxiliar llenar el libro de ventas, el cual es obligatorio para
todo tipo de negocio, excepto para los Contribuyentes Formales. En este libro se
relacionan todas las ventas del servicio mdico, da a da, reflejando tambin los
nmeros de facturas entregadas por la entidad a los pacientes y la exoneracin del
servicio en el cobro del I.V.A.
Una vez finalizado el mes, el contador procede a totalizar las cuentas, de
acuerdo a sus papeles de trabajo. Los primeros das del mes siguientes son
destinados a totalizar cuentas, hacer los ajustes respectivos y archivar las facturas
en las carpetas correspondientes a su cuenta. Teniendo los montos de las cuentas
que se afectaron en el mes, el contador procede a realizar un asiento mensual en el
libro diario, para reflejar las transacciones ocurridas. Hecho esto ltimo, el
Auxiliar y el Contador proceden a registrar en el Libro Mayor el movimiento de
cada cuenta, en particular. Terminado esto, se procede hacer la declaracin del
Impuesto al Valor Agregado, en el mes en que corresponda.
Debilidades y Anlisis del Procedimiento
a) Prdida de tiempo en el procedimiento: Se puede observar que el
tratamiento manual de todas las transacciones en un mes, dificulta la
rapidez en la obtencin de los saldos; es decir, la ausencia de un sistema
contable computarizado que permita el registro inmediato de las
transacciones

cuando

ocurran,

es

lo dificulta obtener al da los

subtotales de las cuentas y que haya un enlace entre los ingresos y los
desembolsos de dinero.
b) Diversidad de funciones: Nuevamente se observa la intervencin del
auxiliar administrativo-contable en las actividades de registros de
transacciones. Este debe hacer tantas funciones dentro de la entidad, y
llegar el momento en que no pueda realizar muchas actividades en
31

conjunto porque aumente el volumen de los servicios prestados y

necesitar relevo porque se agotar por no tener ayuda y por no tener sus
funciones bien definidas. Al mismo tiempo, se observa que el contador
realiza funciones que son propias de un asistente de contabilidad. La
empresa no cuenta con suficiente personal para conformar departamentos
especficos,

de acuerdo a la actividad, y cargos que slo realicen

actividades especficas. La diversidad de funciones en pocas personas, trae

como consecuencia: Ineficiencia, Incapacidad, agotamiento y, por ende,
retrasos en los registros contables.

CAPTULO IV
PLAN DE TRABAJO
Objetivo General
-

Disear un manual de procedimientos administrativos-contables, para el

uso de la Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR. Puerto Ordaz
Estado Bolvar. 2015.

Objetivos
Especficos

Actividades

Recursos

1. Especificar los
contenidos
necesarios para los
procedimientos
administrativos de la
Fundacin
Oncolgica Fe con
Amor.

-Revisin de
informacin FOIFCA.
-Investigacin de
organizaciones sin fines
de lucro en Venezuela.
-Curso de Inteligencia
Emocin y Gerencia
Efectiva.
-Foro de Liderazgo
Gerencial.
-Taller de
Reorganizacin
Tributaria

-Directiva de
FOIFCA.
-Docentes de
Educacin
Superior.
-Estudiantes
de Pregrado.

32

Fecha

Metas

Del
06-04-2015
Al
30-05-2015

-Optimizar las
actividades
econmicas
administrativas,
de la Fundacin
Fe con Amor.

2. Determinar los
requerimientos
legales y jurdicos
que deben contener
el manual de
procedimientos
administrativos de la
Fundacin
Oncolgica Infantil
Fe con Amor.

3. Elaboracin del
manual de
procedimientos ad
-ministrativos para el
Uso de la Fundacin
Oncolgica Infantil
Fe con Amor.

-Reuniones Alumnos y
FOIFCA para presentar
anlisis de las
necesidades de la
fundacin.
-Canalizaciones de
recursos y donativos.
-Visitar a la comunidad,
observacin de las
necesidades que
presentan los nios y
adolescentes por
condicin de salud.
Redaccin y
elaboracin de
proyecto. Conclusiones
y Recomendaciones.
Presentacin y
Exposicin de Manual
de procedimientos
administrativos para la
Fundacin Fe con
Amor.

-Folletos
-Volantes
-Trpticos
-Cmara
fotogrfica.

Del
01-06-2015
Al
13-06-2015

-Fuentes
Bibliogrfic
as.
-Internet.
-Video Bean
-Laptop

Del
15-06-2015
Al
26-06-2015

-Consolidar los
requerimientos
necesarios para
mejorar los
procesos
Econmicos y
administrativos,
de la Fundacin
Fe con Amor

-Constituir forma
y legalmente los
procedimientos
Econmicos
Administrativos,
de la Fundacin
Fe con Amor.

Cuadro 4. Plan de trabajo. Fuente: elaborado por el autor sobre la base de la

investigacin. (2015).
CAPTULO V
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
El siguiente cronograma representa las actividades que fueron realizadas en
Servicio Comunitario a travs de la Fundacin Fe con Amor (FOIFCA) en el
perodo del 16 de marzo al 26 de junio del ao 2015.
Cronograma de actividades
AO 2015
N
O
.

ACTIVIDADES REALIZADAS

Semana de Ingreso. Se recibi una induccin

de las actividades que se realizan dentro del
servicio comunitario. Se divido el grupo para
establecer equipos para los distintos
proyectos.

MARZO
1

33

ABRIL
2

MAYO
6

JUNIO
10

11

12

13

14

Recepcin de informacin de FOIFCA.

Realizacin de Cursos, foros y talleres Se
elabor procedimientos administrativos para
la promocin de FOIFCA en apoyo a la
obtencin de fondos.
Se inici el proceso de elaboracin del
manual de procedimientos administrativos
para la organizacin sin fines de lucro
FOIFCA. Se realizaron las encuestas de
estudio socioeconmicos y diagnstico de
los nios y adolescentes ubicado en el
hospital Uyapar.
Se realizaron actividades publicitarias
promoviendo el Servicio Comunitario y
FOIFCA en los medios radiales, informando
de las actividades de los estudiantes y la
obtencin de recursos para la fundacin. Se
desarroll el manual de procedimientos
administrativo para la fundacin Fe con
Amor.
Se culmin la elaboracin del manual de
procedimientos
administrativos.
Se
realizaron correcciones y apuntes finales del
informe final.
Se realiz la presentacin del manual de
procedimientos administrativos de FOIFCA.

Cuadro 5. Cronograma de actividades. Fuente: elaborado por el autor sobre la

base de la investigacin. (2015).
El cronograma de actividades se desarroll en un tiempo estimado 14
semanas, iniciando desde el mes de Marzo, y culminando en el mes de Junio del
ao 2015, y se encuentra estructurado de la siguiente manera:
Semana 1 a la 2: de 16 Marzo al 31 de Marzo.
En las semanas uno y dos se realizaron el proceso de induccin sobre lo que
es el Servicio Comunitario y los requerimientos que deben tener los estudiantes
para poder cursar esta materia. Se formaron los equipos de trabajo, donde se
indicaron las comunidades para realizar el servicio comunitario en el plazo de tres
meses, y se estableci los horarios de trabajo para cumplir con el requisito de 120
horas.
Semana 3 a la 4: 06 Abril al 18 de Abril.
34

En la semana tres y cuatro se realiz la asignacin del proyecto de servicio

comunitario, en relacin a la Fundacin Oncolgica Infantil Fe con Amor, un
reconocimiento de rea y funciones administrativas, donde el estudiante obtuvo
informacin del origen, objetivos, misin y visin de FOIFCA, y tom
anotaciones que luego se incluiran en el manual.
Semana 5a la 6: 20 Abril al 30 de Abril.
En la semana cinco y seis se inici oficialmente el desempeo del estudiante
en las investigaciones sobre las organizaciones sin fines de lucro, considerando las
actividades administrativas-contables que se realizan dentro de las mismas. Se
realiz cursos, talleres y foros para superacin del estudiante, patrocinado por la
Coordinacin de Servicio Comunitario.

Semana 7 a la 8:04 Mayo al 15 Mayo

En la semana siete y ocho se prest apoyo a FOIFCA a travs de ideas y
sugerencias de cmo puede obtener recursos econmicos, para ser sostenible a
corto y mediano plazo. Se realizaron actividades administrativas en apoyo a la
fundacin Fe con Amor, en la busca de patrocinantes y voluntarios para
desarrollar las actividades programadas de la fundacin.
Semana 9 a la 10: 18 Mayo al 30 Mayo
En la semana nueve y diez, se inici el proceso de elaboracin del manual
de procedimientos administrativos-contables para la Fundacin Oncolgica
Infantil Fe con Amor, en el cual se hizo una revisin exploratoria de algunos
proyectos e informacin secundaria en la web, a fin de adquirir conocimientos
35

sobre el formato, contenido e informacin que debe incluir un manual de esta

categora.
Se realiz una encuesta socioeconmica y diagnstico de las patologas
existentes en la unidad oncolgica del HOSPITAL UYAPAR apoyando a la
Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR a manera de llevar un registro de
las familias presentes para poder detectar aquellas con menores recursos
econmicos. Adicional, con el propsito de lograr los objetivos de este proyecto,
se realiz un cuestionario de 8 preguntas a la Junta Directiva de FOIFCA.
Semana 11 a la 12: 2 Junio al 13 Junio
En la semana once y doce, se realizaron actividades publicitarias por medios
de comunicacin especficamente radial, para promover el servicio comunitario en
la educacin superior y sensibilizar a los estudiantes al enfrentar las problemticas
de la sociedad. En este periodo se prest apoyo a la Fundacin por parte de los
mismos medios radiales en cuanto a dar a conocer sus funciones organizacionales
y su trayectoria social.
Semana 13: 15 Junio al 18 Junio
Culmin la elaboracin del Manual de Procedimientos Administrativos y se
realiz su impresin. En la semana se realizaron las correcciones y apuntes finales
del informe final.
Semana 14: 22 Junio al 26 Junio
Para finalizar el cronograma de actividades, en la semana catorce de
actividades, se realiz el cierre del proyecto, a fin de exponer el manual elaborado
para la Coordinacin de Equivalencia, en donde se aplicaron las tcnicas y
metodologas para la recopilacin de informacin en lo que concierne a los
trmites de equivalencias. Y por ltimo se realiza la presentacin del informe de

36

Servicio Comunitario de la Universidad Nororiental Privada Gran Mariscal de

Ayacucho, perodo I-2015.

OPININ DE LOS ALUMNOS

37

CONCLUSIONES
De acuerdo al estudio realizado en la Fundacin Oncolgica Infantil FE con
AMOR, se encontr un debilitamiento en el Control Interno que se aplica en esta
institucin, debido a la carencia de una adecuada Estructura Organizacional que
muestre los diferentes estratos, las reas departamentales, los diferentes cargos
que deben crearse para realizar las mltiples tareas propias al servicio. La
ausencia de esta estructura ha impedido el diseo de polticas de revisin
constantes sobre procedimientos y diseo de los sistemas que deben crearse;
impidiendo al mismo tiempo la ejecucin de las actividades de control interno.
Una de las causas por las que no se ha adecuado la estructura
organizacional, es por el espacio fsico con que cuenta actualmente esta
institucin. Como ya sabemos, es una entidad de carcter social que no cuenta con
38

recursos econmicos suficientes para inversiones de gran envergadura, porque los

ingresos percibidos los dedica a la autogestin y no hacer capitales. Sin un espacio
fsico adecuado y suficiente para su expansin, ser difcil reestructura la
organizacin; ya que esto trae consigo, la creacin de unidades departamentales
que deben establecerse en una rea especfica, crear los cargos necesarios y
contratar el personal calificados, preparado y con calidad de servicio para realizar
las diferentes actividades.
Adems, el estudio tambin mostr debilidades en los registros y algunos
procedimientos contables, debido al debilitamiento del ambiente de control
interno, a las condiciones estructurales de la institucin, carencia de personal
suficiente que realice las mltiples actividades de esta rea; y tambin, a la
ausencia de un Manual de Procedimientos que dicte normas generales y polticas
especficas para ejecutar los procedimientos.

RECOMENDACIONES
Sin una estructura fsica adecuada a los requerimientos que necesita la
Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR, para prestar sus servicios, de
manera que satisfaga sus necesidades de expansin y desarrollo, ser imposible
que la institucin se reestructure organizacionalmente. Por lo que se recomienda a
la Junta Directiva de esta entidad:
Unificar criterios para dirigir sus esfuerzos en seguir luchando por ser
tomados en cuenta por las instituciones financieras y/o entes gubernamentales y
ser apoyados econmicamente, para que as logren su expansin que tanto
merecen. Es tiempo que la Fundacin sea tomada en cuenta para ser beneficiada
con algn proyecto de infraestructura y equipamiento.
Enfocarse en reestructurar organizativamente la institucin, para que se
39

creen los departamentos necesarios para coordinar las actividades propias al

servicio, diseo de cargos especializados y especficos para cada actividad y
donde se dividan las actividades administrativas de las contables; ya que estas
ltimas no pueden realizarse por una misma persona. Esto permitir la
contratacin de personal calificado, suficiente y con vocacin de servicio, para
desempear eficiente y eficazmente sus funciones. Hay que resaltar que la entidad
necesita de un departamento de contabilidad de coordine y rena las actividades
propias a este ramo; interactuando con otras unidades para obtener informacin
necesaria.
Luego de experimentarse los cambios estructurales, se aconseja revisar e
implementar la herramienta que en esta investigacin se brinda, que es el Manual
de Procedimientos Administrativos y Contables; donde se encontrarn las
polticas generales y especficas, lineamientos a seguir en el curso de accin de los
procedimientos.
Esto contribuir a que la Fundacin pueda lograr una buena gestin en sus
procesos internos como externos, desde el rea netamente administrativo como en
el rea contable; de manera que exista una buena toma de decisiones que les
permita alcanzar sus logros organizacionales.
FUENTES DE INFORMACIN (BIBLIOGRAFA)

40

ANEXOS
LA PROPUESTA
Fundamentos de la propuesta

Ya que la Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR no posee un

Manual que paute normas a seguir en la consecucin de las actividades contables
y en el estudio se detect las muchas debilidades que presenta el Control Interno
de la Entidad, se propone en esta seccin un Manual de Procedimientos
Administrativos y Contables para los procedimientos de registro de las donaciones
y la contabilizacin de las operaciones mensuales de manera que sirva de gua en
el proceder administrativo y contable. Todos los procedimientos vienen a regular y
41

fundamentar un cuadro de accin en el mbito administrativo y contable de la

entidad; Proponiendo al mismo tiempo, una Estructura Organizativa que la
Entidad podr aceptar como parte de la propuesta para que este manual funcione
sin ninguna dificultad; ya que se sugieren los nuevos cargos a crear. Esta nueva
estructura permitir contratar al personal idneo para ocupar esos cargos.
El Manual de Procedimientos contables tiene 3 fases, que son:

fase I, en

ella se puede ubicar todos los procedimientos dela recepcin y registro de las
donaciones recibidas por la fundacin y un formato que se puede usar para
ejecutar los procedimientos; en la fase II se ubican los procedimientos a realizar
para la contabilizacin de las operaciones mensuales; y por ltimo, en la fase III
se encuentran las recomendaciones para el uso de este manual.
A continuacin, se presenta el Manual de Procedimientos Contables
diseado para la Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES
FUNDACION
ONCOLOGICA INFANTIL
FE CON AMOR

42

Realizado por:

Fecha:
Julio 2015

Pginas:
10

Aprobado por:

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES
FUNDACION
ONCOLOGICA INFANTIL
FE CON AMOR

43

INDICE
INTRODUCCIN2
OBJETIVO DEL MANUAL...3
ORGANIGRAMA4
I
II

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS......5
PROCEDIMIENTOS CONTABLES.......7

RECOMENDACIONES.10

Realizado por:

Fecha:
Junio de 2015

Pgina:
1/10

Aprobado por:

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES
FUNDACION
ONCOLOGICA INFANTIL
FE CON AMOR

INTRODUCCIN

44

INTRODUCCIN
El Manual representa una herramienta

importante

para

la

Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR ya que contribuye a que la

organizacin pueda lograr una administracin de sus actividades de
manera ptima al igual que la contabilidad que sea llevada en la
institucin brinde informacin financiera suficiente y confiable, ya que
estar adaptada a una serie de normas, polticas y principios que la
regularan.
En l se encuentran impresos una serie procedimientos a seguir
en el

desenvolvimiento de las actividades internas de la fundacin,

tanto en lo administrativo como en lo contable, para cumplir con los

Principios de Contabilidad de Aceptacin General y brindar informacin
financiera clara, oportuna y relevante; la cual es de importancia a la
gerencia en la toma de decisiones y tambin a los agentes externos
para conocer la situacin financiera de la empresa en el mercado; as
como tambin cumplir con los principios bsicos de la administracin.

Realizado por:

Fecha:
Junio de 2015

Pgina:
2/10

Aprobado por:

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES
FUNDACION
ONCOLOGICA INFANTIL
FE CON AMOR

OBJETIVO DEL MANUAL

45

OBJETIVO DEL MANUAL

El diseo de este Manual es de gran

importancia

para la

Fundacin Oncolgica Infantil FE con AMOR ya que brinda al

departamento de contabilidad una gua en los procedimientos propios de
las actividades de Contabilizacin de las Operaciones Mensuales,
adaptados a Normas Contables y a los Principios de Contabilidad de
Aceptacin General; los cuales permiten procesar la informacin contable
de la entidad, y as brindar un sistema de control que resguarde la
informacin financiera. Con ste se logra igualmente, brindar al
personal relacionado con el manejo de la informacin financiera o algn
procedimiento contable en especfico, una serie de herramientas para la
orientacin en sus funciones y as logren la eficiencia y eficacia, ya que
esta es una unidad organizacional que brinda informacin clave a la
entidad para la toma de decisiones. A su vez, este manual brinda al
personal de la fundacin una gua que les permita seguir para el registro
de las donaciones realizadas recibidas.

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Junio de 2015

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ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES
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FE CON AMOR

ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

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ORGANIGRAMA INSTITUCIONAL

Presidenta:
Lic. Lluisandra Len Cazorla

Directora General:
Arq. Lluisamar Len
Cazorla

Vice Presidenta:
Lic. Marisol Cazorla

Tesorera:
Lic. Euglimar Guevara

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Contadora:
Lic.Randimar Faras

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CONTABLES

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FUNDACION
ONCOLOGICA INFANTIL
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

RECEPCION Y REGISTRO DE DONACIONES.

RESPONSABLES:

Presidenta.
Vicepresidenta.
Directora General.

PROCEDIMIENTO:
Una vez que los fundadores manifiesten la voluntad de aceptar la
donacin, la junta directiva debe verificar que el (los) donante (s)
presenten la documentacin deseada, para hacer el acta de recepcin de
la donacin.
Cuando se reciba un bien mueble usado, se debe verificar que exista un
documento como ttulo de propiedad de la persona que est haciendo la
donacin para luego proceder a redactar el Acta de Recepcin El acta
debe contener los Fecha de la Recepcin, Datos del Donante, Datos del
donativo (especificando condiciones del bien o si es efectivo), datos del
representante de la Fundacin que recibir el donativo, datos de la
factura si son bienes muebles.
Una vez redactada el Acta, se procede a aceptar la donacin y se fija con
las partes, firmarla; para luego, recibir el bien e inventariarlo. Se le
debe anexar a al acta la copia de la cdulas, copia del documento o
factura del bien, y si es en efectivo, anexar la copia del recibo bancario.
Si es necesario, se debe exigir la intervencin del contador para que de
su consideracin de las condiciones del bien y se pueda valorar, si es
que el bien estaba en uso anteriormente. Cuando se haga efectiva esta
transaccin, se hace el registro en los libros pertinentes (Libros diario y
libro mayor) e incorporarse a los auxiliares que el departamento maneje.

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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

RECEPCION Y REGISTRO DE DONACIONES.

ACTA DE DONACIN

MEDIANTE LA PRESENTE ACTA, LA FUNDACIN

ONCOLOGICA INFANTIL FE CON AMOR RECIBE DE
______________________, CON RIF_____________________, EN
CARACTER DE DONACIN; SEGN LA FACTURA N XXXX.
ESTA DONACIN FUE RECIBIDA POR ______________________,
PORTADOR
DE
LA CEDULA DE
IDENTIDAD
N
________________EN SU CARACTER DE PRESIDENTE DE ESTA
INSTITUCIN, EN CIUDAD GUAYANA, EL DA ONCE DE
JUNIO DEL AO DOS MIL QUINCE (11/06/2015); Y EN
PRESENCIA DE LOS TESTIGOS:__________________________ Y
_________________________ PORTADORES DE LAS CDULAS
DE IDENTIDAD:________________ Y ____________________
RESPECTIVAMENTE. (SE ANEXA COPIA DEL RECIBO, COPIA
DE CDULA DE LAS PARTES Y COPIA DE CDULAS DE LOS
TESTIGOS)
REPRESENTANTE DE
EMPRESA DONANTE:

POR LA FUNDACIN:

____________________
C.I

_____________________
PRESIDENTE

TESTIGOS:
______________________

_____________________

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CONTABLES
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FE CON AMOR

PROCEDIMIENTOS CONTABLES.

CLASIFICACIN Y ARCHIVO DE LAS TRANSACCIONES MENSUALES.

RESPONSABLES:
Presidenta.
Tesorera.
Contadora.
PROCEDIMIENTOS:
Es recomendable que la Fundacin Luz del Mundo establezca un sistema
contable computarizado para que determine los saldos de forma automtica,
pero as es necesario tambin ejercer el procedimiento de clasificacin, registro y
clculos de forma manual. Esto ltimo trae como consecuencia que la
archivacin quede dispuesta en cualquier momento para ser utilizada por
eventualidades que ocurran.
Para el proceso manual de clasificacin y archivacin de las transacciones que
ocurran en esta institucin, son las siguientes:

Todos los comprobantes pendientes de pago se separaran de las

facturas canceladas, para no crear confusiones a la hora de saldar
cuentas. Por otro lado, se separar los reportes de caja chica, cuentas por
cobrar a los trabajadores, cuentas por pagar, reporte de sueldos y
salarios, se deben clasificar de ltimo.

Se procede a separar los comprobantes de acuerdo a su naturaleza, por

ejemplo:

Materiales Mdico Quirrgicos.

Gastos Generales.
Gastos de Mejoras del Local.
Mobiliario y Equipos.
Pago de servicios pblicos.
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PROCEDIMIENTOS CONTABLES.

CLASIFICACIN Y ARCHIVO DE LAS TRANSACCIONES MENSUALES.

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 Una vez que se tengan los documentos separados de acuerdo a

la naturaleza, se procede a separar de igual manera los
documentos contenidos en Caja Chica, y as se examina
exhaustivamente los soportes; verificndose qu tipo de
transacciones se han hecho con esta cuenta y los tipos de controles
aplicados. Es a travs de los recibos de caja chica que se describen
los nombres de las cuentas con quien tiene relacin.
Luego de tener los soportes ordenados, se procede a clasificar
las cuentas para poder visualizar que porcentaje se afect de costo
y que cantidad de gastos.
Una vez que se tengan agrupadas las facturas por cuentas, se
procede a obtener el total de cada una de ellas a travs de una
sumatoria. Cuando se efecten descuentos, stos deben sumarse
por separado.
A cada sumatoria debe aadrsele el nombre de la cuenta que se
est procesando, subrayndole el monto total.
A las facturas que ya se tengan registradas, agrupadas y sumadas se
le anexa el sello de Contabilizado para finalmente, archivarlas.

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PROCEDIMIENTOS CONTABLES.

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CLASIFICACIN Y ARCHIVO DE LAS TRANSACCIONES MENSUALES.

Se disear una Hoja de Control, que recoger algunos datos

de la empresa como: Nombre de la Institucin, RIF, Fecha
(Mes y ao) de contabilizacin, nombre de quin hizo la
clasificacin y archivacin. Este Formato contendr una
original y una copia; y el auxiliar contable entregar la original
al Contador para que elabore el comprobante de Diario,
mientras que la copia la archivar como respaldo.
Finalmente, el Contador debe revisar los saldos de las cuentas
antes de elaborar los comprobantes de Diario, si es hecho de
forma computarizada; sino los asientos en el Libro Diario de la
Institucin; a fin de que no existan errores de clculos o de
trascripcin de datos.

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RECOMENDACIONES.

RECOMENDACIONES PARA EL USO DEL MANUAL.

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Para el xito de la aplicacin este manual, se recomienda que:

La Fundacin debe prepararse a dar cambios estructurales para que as este
Manual pueda adaptarse an ms a ella, y pueda cumplir con el propsito
por el cual fue creado. Por lo que, se recomienda el uso del Organigrama
diseado dentro de este Manual para que cada procedimiento sea realizado
sin ningn inconveniente y sea involucrado el personal calificado e idneo
para tales procedimientos.
Emplear cada uno de los formatos que aqu se describen, amplindose el
tamao de acuerdo a las necesidades reinantes en la institucin.
Este manual debe utilizarse mediante un formato de Hojas Sueltas, para que
otorgue la mayor facilidad posible al usuario y para que permita la constante
actualizacin de esta valiosa herramienta. De esta forma, se podr sustituir las
hojas en correccin de forma rpida y menos costosa.
Se

debe

revisar

constantemente

este

Manual

de

Procedimientos

Administrativos y Contables, a fin de hacer las correcciones necesarias; y

as, se pueda adaptar a los requerimientos de la Fundacin Oncolgica
Infantil FE con AMOR

Los

cambios

mencionados

anteriormente,

tambin

abarcan

los

experimentados externamente. Es decir, se tiene que tomar muy en cuenta,

los dictmenes de los organismos reguladores, en aspectos contables,
tributarios y fiscales. Incluso, se tiene que actualizar de acuerdo a los
cambios sufridos con algunas leyes relacionadas con la actividad contable de
esta institucin.

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