OUTL OOK2013

Manual de Outlook Avanzado 2013

Contenido
Correo electrnico............................................................................................................................................................ 2
Configuracin de una cuenta de correo electrnico externo en Outlook por medio del asistente................................3
Configuracin manual de una cuenta de correo electrnico en Outlook......................................................................5
Envi y recepcin de mensajes de correo desde Outlook............................................................................................6
Envi de mensajes de correo electrnico.................................................................................................................. 6
Recepcin de mensajes de correo electrnico..........................................................................................................7
Personas........................................................................................................................................................................... 8
Agregar contactos......................................................................................................................................................... 8
Calendario........................................................................................................................................................................ 9
Programacin de citas, eventos y reuniones................................................................................................................ 9
Citas.......................................................................................................................................................................... 9
Eventos.................................................................................................................................................................... 11
Reuniones............................................................................................................................................................... 13
Programacin de citas, eventos y reuniones peridicas.............................................................................................15
Diario.............................................................................................................................................................................. 16
Tareas............................................................................................................................................................................. 18
Tareas peridicas........................................................................................................................................................ 19
Notas.............................................................................................................................................................................. 20

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Correo electrnico
Outlook es un programa muy verstil, importante y completo, ya que entre otras cosas permite el manejo de cuentas
de correo electrnico interno o externo y dentro de ello la facilidad de realizar las tareas ms comunes y principales.

Configuracin de una cuenta de correo electrnico externo en Outlook por

medio del asistente
Cuando Outlook nunca ha sido vinculado ni configurado con una cuenta de correo electrnico, realice lo siguiente:
1.

Abra Outlook e inmediatamente abrir el asistente de configuracin de inicio y, presione Siguiente.

2.

En el siguiente paso indique si desea o no configurar una cuenta de correo electrnico en Outlook y,
presione Siguiente.

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3.

En el siguiente paso, especifique los datos de la cuenta de correo que desee configurar y presione
Siguiente.

4.

En el paso siguiente, se realizarn las pruebas para determinar si los datos proporcionados y la
configuracin fueron correctas o no, si as fueron presione Finalizar, sino regrese al paso anterior y revise
los datos suministrados o marque la casilla Configuracin manual o tipos de servidores adicionales
introduzca los
datos solicitados. Tambin podr agregar una cuenta adicional si as lo requiere.

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5.

En seguida se realizar de forma automtica el proceso de sincronizacin de Outlook con la cuenta de

correo, enviando y recibiendo todos los mensajes de dicha cuenta y mostrndolos en la bandeja de entrada.

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Configuracin manual de una cuenta de correo electrnico en Outlook

Cuando Outlook ya fue configurado con una cuenta de correo electrnico, o simplemente desea agregar una nueva
cuenta, realice lo siguiente:
1.

Dentro de Outlook vaya al men Archivo, y de clic en el botn Agregar cuenta.

2.

En la ventana mostrada, escriba los datos solicitados de la nueva cuenta.

NOTA

Se repiten los pasos 3, 4 y 5 de la configuracin con el asistente inicial.

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Envi y recepcin de mensajes de correo desde Outlook

Envi de mensajes de correo electrnico
El envi de mensajes de correo electrnico dentro de Outlook se realiza de manera muy similar que desde una
cuenta en Internet, ya que tambin supone el llenado de los mismos datos: direcciones de destinatarios, asunto,
cuerpo del mensaje, datos adjuntos, etc. Para redactar un mensaje de correo en Outlook, realice lo siguiente:
1.

Estando en la ficha Inicio, presione el botn Nuevo mensaje de correo electrnico de la cinta de opciones
o simplemente presione Ctrl+U.

2.

En la ventana mostrada escriba las direcciones de los destinatarios, asunto, cuerpo del mensaje, datos
adjuntos, etc., tal y como lo hara en un correo en Internet, por ultimo presione el botn Enviar.

NOTA

El mensaje ser enviado casi de inmediato, pero para acelerar el proceso de envo puede dar clic al botn

Enviar y recibir todas las carpetas de la cinta de opciones en la ficha Enviar y Recibir.
Recepcin de mensajes de correo electrnico
La recepcin de mensajes de correo electrnico dentro de Outlook se realiza tambin de manera muy similar que
desde una cuenta en Internet, para revisar los correos llegados realice lo siguiente:
1. Posicinese en la carpeta Bandeja de entrada ubicada en el panel izquierdo del programa, si existen
mensajes se mostraran en el panel central, si no hay mensajes puede presionar la tecla F9 con lo que se
realizar el proceso de Enviar y recibir todo. Para ver el contenido de los mensajes solo bastar con

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seleccionar el mensaje deseado y su contenido ser visualizado en el panel derecho.

NOTA

Para ver el contenido de un mensaje, tambin podr dar doble clic sobre este y su contenido ser mostrado en

una ventana independiente.

Personas
Personas (contactos) en Outlook es la forma en la que podemos agregar u organizar nuestra lista de direcciones de
una forma fcil y prctica.

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Agregar contactos
1.

De clic sobre la opcin Personas del panel de navegacin ubicado en la parte inferior del programa,
enseguida presione el botn Nuevo contacto de la cinta de opciones de la ficha Inicio.

2.

Aparecer una ventana en la cual se debern de llenar los datos del contacto que se desea agregar, y una
vez llenados presione el botn Guardar y cerrar.

3.

El contacto agregado se mostrar de la siguiente manera:

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Calendario
El calendario de Outlook es una de sus herramientas principales, ya que con l se pueden programar citas, eventos
o reuniones en un periodo de tiempo y fecha determinados.

Programacin de citas, eventos y reuniones

Citas

Las citas son generalmente actividades que se desarrollaran en un periodo de tiempo relativamente corto, y que no
implican invitar a otras personas para su realizacin. Puede programar las citas que requiera por da, semana o mes
y visualizarlas de la misma manera. Para programar una cita, realice lo siguiente:

1. De clic sobre la opcin Calendario del panel de navegacin ubicado en la parte inferior del programa, en
seguida de clic en el botn Nueva cita en la cinta de opciones de la ficha Inicio.

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2. La ventana mostrada indica que se programar una Cita, por lo que solo tendr que llenar los datos
solicitados y una vez terminado presione el botn Guardar y cerrar.

NOTA

Si desea establecer o modificar algunas propiedades como programacin, periodicidad, aviso, etc., utilice las

herramientas de la ficha Cita.

3. La cita programada se mostrara en el calendario de la siguiente manera:

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NOTA

Otra forma de programar una cita es simplemente dar doble clic sobre la hora en la que se estima su

realizacin y se abrir la ventana para programarla llenando los datos solicitados.

Eventos

Un evento a diferencia de una cita es una actividad que dura 24 horas o ms, por lo que de esta forma podr
programar actividades duraderas tales como: seminarios, congresos o simplemente sus vacaciones. Para programar
eventos, realice lo siguiente:

1. De clic sobre la opcin Calendario del panel de navegacin ubicado en la parte inferior del programa, en
seguida en la cinta de opciones de la ficha Inicio de clic en el botn Nuevos elementos y en seguida de clic
en la opcin Todo el da.

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2. La ventana mostrada indica que se programar un Evento, solo deber llenar los datos solicitados, una vez
terminado presione el botn Guardar y cerrar.

NOTA

Si desea establecer o modificar algunas propiedades como programacin, periodicidad, aviso, etc., utilice las

herramientas de la ficha Evento.

3. El evento programado se mostrara de la siguiente forma:

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NOTA

Otra forma de programar un evento es simplemente dar doble clic sobre la barra de color azul debajo del da

en el que estima su realizacin y se abrir la ventana para programarlo llenando los datos solicitados.
Reuniones

Una reunin es una cita a la que se invita a otras personas o para la cual se reservan recursos. Puede crear y enviar
convocatorias de reunin y reservar recursos para reuniones frente a frente o en lnea. Para programar reuniones,
realice lo siguiente:

1. De clic sobre la opcin Calendario del panel de navegacin ubicado en la parte inferior del programa, en
seguida de clic en el botn Nueva reunin en la cinta de opciones de la ficha Inicio.

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1.

La ventana mostrada indica que se programar una Reunin, solo necesita llenar los datos solicitados, note
que a diferencia de las programaciones anteriores en esta le solicita direcciones de correo electrnico, y una
vez terminado el llenado de los datos presione el botn Enviar.

NOTA

Si desea establecer o modificar algunas propiedades como programacin, periodicidad, aviso, etc., utilice las

herramientas de la ficha Reunin.

2.

La reunin programada se mostrara de la siguiente forma:

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NOTA

La reunin se enviar a las direcciones de correo sealadas y si estas estn sincronizadas (configuradas) en

Outlook, automticamente aparecer la reunin en el calendario de cada usuario al que se le envi, si no lo est,
entonces tendr que revisarlo como un simple correo desde su proveedor del servicio en Internet.

Programacin de citas, eventos y reuniones peridicas

Para programar citas, eventos o reuniones peridicas, deber proceder conforme a los pasos antes mencionados
seleccionando la opcin que corresponda a lo que desea programar, y si requiere asignar periodicidad a una cita,
evento o reunin ya programados solo bastara presionar el botn Periodicidad y en la siguiente ventana especificar
los datos cronolgicos de periodicidad como son: hora de la cita, frecuencia e intervalo de repeticin.

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Diario
El Diario registra automticamente las acciones elegidas que relacionan a determinados contactos seleccionados y
sita las acciones en una vista Escala de tiempo. Adems de realizar un seguimiento de los elementos como
mensajes de correo electrnico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y
documentos. Para agregar entradas al diario, realice lo siguiente:
1.

De clic sobre la opcin Carpetas del panel de navegacin de la parte inferior del programa y posteriormente en
la opcin Diario (Solo este PC) del panel izquierdo, enseguida seleccionar el da en el que se desea agregar la
entrada.

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2.

Presione el botn Entrada del Diario de la cinta de opciones y mostrar la ventana siguiente, donde deber
llenar los datos correspondientes a la actividad a agregar en el diario.

NOTA

Si desea llevar un control del tiempo que le tomara la actividad, debe entonces presionar el botn Iniciar

cronmetro para que en la ventanilla de duracin vaya registrando dicho tiempo, ser entonces necesario minimizar
la ventada de entrada al diario para que siga corriendo el tiempo en el cronmetro, de lo contrario se detendr.

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3.

Una vez terminada la actividad puede entonces presionar el botn Guardar y cerrar para archivar la actividad,
misma que se mostrara como sigue:

Tareas
Las tareas en Outlook, permiten llevar una lista de tareas o actividades pendientes, de una forma personalizada y
mejorada con avisos y seguimientos. Para agregar tareas, realice lo siguiente:
1.

De clic sobre la opcin Tareas del panel inferior de Outlook.

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2.

En seguida presione el botn Nueva tarea ubicado en la cinta de opciones del programa y en la ventana
mostrada escriba los datos necesarios para la tarea que desee agregar.

3.

Despus de llenar los datos presionar el botn Guardar y cerrar y la tarea se mostrara como sigue:

Tareas peridicas
Las tareas tambin pueden programarse de forma peridica simplemente presionando el botn Periodicidad de la
cinta de opciones, hacer esto antes de guardar y cerrar la tarea, o cuando ya fue guardada y cerrada puede volver a
abrirla y escribir los parmetros necesarios, tal y como se realiza al programar una cita, evento o reunin peridica en
el calendario.

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Notas
Las notas en Outlook, permiten la escritura en pantalla de recados, mensajes, etc. simulando lo que en una oficina se
realiza a travs de los papeles de colores denominados Post-it. Para agregar notas, realice lo siguiente:
1.

De clic sobre la opcin Notas del panel inferior de Outlook.

2.

En seguida presione el botn Nueva nota de la cinta de opciones, y escriba en el rea asignada los datos
para la nota.

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3.

NOTA

Una vez introducidos, cerrarla y se mostrara en el programa de la siguiente manera:

Si lo desea podr clasificar por colores sus notas, presionando el botn Categorizar en la cinta de opciones o

dando clic derecho sobre la nota que desee clasificar.

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