APROVISIONAMIENTO

CONCEPTO
El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcin logstica mediante la cual
se provee a una empresa de todo el material necesario para su
funcionamiento. Su concepto es sinnimo de provisin o suministro. Las
actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:
(a) Clculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logstico.
Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere
para el funcionamiento de la empresa, en cantidades especficas para un
determinado perodo de tiempo, para una fecha sealada, o para completar un
determinado proyecto.
El clculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisicin.
Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser
por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y
necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al
factor tiempo.
(b) Compra o adquisicin: Esta actividad tiene por objetivo realizar las
adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y econmicas en la
calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al
precio total ms conveniente.
Los principales objetivos especficos de esta actividad son:Mantener la continuidad del abastecimiento;Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios
para la empresa;- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando
calidad adecuada;Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales;Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin;Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por
la permanente capacitacin del personal; y, mantener informado al gerente de
logstica o gerente general acerca de la marcha del departamento.
(c) Obtencin: La obtencin empieza con el pedido y tiene por finalidad
contribuir a la continuidad de las actividades, evitando demoras y
paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.
(d) Almacenamiento: Este implica la ubicacin o disposicin, as como la
custodia de todos los artculos del almacn, que es la actividad de guardar
artculos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan
o entregan. Los principales aspectos de esta actividad son:

Control de la exactitud de sus existencias.

Mantenimiento de la seguridad.
Conservacin de los materiales.
Reposicin oportuna.
(e) Despacho o distribucin: Consiste en atender los requerimientos del
usuario, encargndose de la distribucin o entrega de la mercadera solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es
necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las
cantidades y calidades de los artculos o materiales sean correctas. Es
igualmente importante en esta funcin asegurar el control de la exactitud de
los artculos que se despachan, as como la rapidez de su ejecucin para
cumplir con los plazos solicitados.
(f) Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el
asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo
oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalacin.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los
artculos de abastecimiento.
(g) Utilizacin de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas ms
ventajosas para la empresa.
IMPORTANCIA
La funcin de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto
o servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales
objetivos tenemos los siguientes:
Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios
necesarios para el funcionamiento de la organizacin.
Mantener las inversiones en existencias y reducir las prdidas de stos a un
nivel mnimo.
Mantener unas normas de calidad adecuadas.
Buscar y mantener proveedores competentes.
Normalizar los elementos que se adquieren.
Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo posible.
Mantener la posicin competitiva de la organizacin.
Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos
administrativos sean los ms bajos posibles.
APROVISIONAMIENTO
Organizar a las empresas para conseguir estos objetivos es difcil porque no
slo hay que tener en cuenta las necesidades internas, sino tambin las del
mundo exterior.

Tanto el departamento de aprovisionamiento como el trfico de materiales

tienen un contacto directo en el mercado y han de responder a su solucin.
La tarea fundamental del gerente de abastecimiento consiste en localizar
fuentes confiables y progresivas de suministros, asegurar y mantener su
cooperacin e inters.
El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:
(1) Las previsiones en un plan general.
(2) Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un slo factor, el
tiempo.
En la mayor parte de las organizaciones los aprovisionamientos consumen
aproximadamente entre el 20% y 50% de los ingresos totales de la compaa
en mercadera y servicios. Cuando una organizacin gasta cantidades tan
grandes de sus ingresos en una sola rea es importante que se reciba una
buena compensacin por los fondos comprometidos.
El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras,
acta como un poderoso estmulo para racionalizar el abastecimiento.
En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o gerente de
abastecimiento (o compras). El gerente de abastecimiento debe enfocar su
labor hacia el desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las compras, el
desarrollo de los proveedores y de las negociaciones, que concuerden los
objetivos y estrategias de la organizacin, tanto a corto plazo como a largo
plazo.
En el rea de aprovisionamiento el gerente debe ser responsable de la
planificacin y del control de los materiales, as como de la programacin de la
produccin o de la investigacin de los materiales y de la programacin de las
compras, del trfico de entrada y salida de los almacenes, y de la eliminacin
de los desperdicios, la chatarra o los residuos sobrantes, de manera que
permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los objetivos trazados.
La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la mxima
utilizacin y conservacin de los abastecimientos. Estas se obtienen mediante
el entrenamiento y la aplicacin continua de una serie de normas hasta la
conservacin, el mantenimiento, la recuperacin y la correcta distribucin y
empleo de todos los artculos utilizados por la empresa.
SUS NECESIDADES

En lo que se refiere al clculo de necesidades, el gerente de abastecimiento

debe considerar la poltica de la empresa para definir sobre los siguientes
puntos:
(a) Emplear en la produccin materiales extranjeros o nacionales;
(b) Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artculos que se
produzcan.
(c) Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crdito.
Tambin debe considerar la capacidad econmica o financiera de la empresa
para determinar mayores o menores niveles de abastecimiento, de consumo o
reserva, la capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilizacin de la
misma, la mano de obra disponible y el nivel de instalacin.
Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar
con diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su
origen en otras dependencias de la empresa:
Con el gerente de Produccin para determinar:
a) Los productos que se van a requerir para las operaciones de produccin en
el volumen previsto.
b) Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar
cundo colocar los pedidos.
c) La calidad y el tipo de cada artculo o material a adquirirse.
Con el gerente de Logstica para determinar:
a) Cantidad de artculos que se encuentran con mucho stock.
b) Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artculo.
c) Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos.
d) Equipo y material necesario para el mantenimiento.
e) Capacidad de equipo y material para el transporte.
f) Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.
Con el jefe de Compras para definir:
a) Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.

b) La calidad adecuada de los artculos a adquirirse.

c) Localizacin de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.
Con el gerente de Ventas o Comercializacin para:
a) Proporcionar datos sobre planificacin de los artculos terminados.
b) Fechas necesarias de cada uno de ellos.
Con Contabilidad con el propsito de conocer:
a) Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la
empresa.
b) La conciliacin que se efecta en los inventarios.
c) Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.
El gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad que le
compete al elemento comprador, as como la forma de llevar a cabo las
adquisiciones en lo que se refiere a:
(1) La fabricacin durante un determinado perodo.
(2) El cumplimiento de un determinado programa de adquisicin de materiales.
(3) Una orden de compra especfica.
(4) La adquisicin de determinado material que debe de tenerse en existencia.
(5) Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.
CONCLUSIONES
El abastecimiento es una de las funciones comunes bsicas de cualquier
organizacin, puesto que cada una de ellas depende -si bien en mayor o menor
grado- de los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna
organizacin es autosuficiente.
Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la
funcin que cumple un elemento de compra para realizar una compra
adecuada.
Otro aspecto fundamental es la seleccin de los proveedores, y para ello es
recomendable contar con polticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de

favorecer a alguien podemos estar poniendo en riesgo la continuidad de las

operaciones.
Finalmente, est claro que el rea de abastecimiento de cualquier empresa
juega un rol importante, y que, sobre todo, influye de manera relevante en los
costos de la misma y por consiguiente en los precios tambin, lo cual, a su vez,
repercute en la capacidad de mantenerse en el mercado y competir. El xito de
una empresa, creada para ofrecer productos en el mercado, depende en gran
medida de que pueda lograr una combinacin razonable de la cantidad, la
calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que produce.

La funcin de compras buscar adquirir los bienes y servicios que la empresa

requiere, garantizando que la mercanca llegue en las cantidades, el tiempo,
calidad y precio acordados con el proveedor. La gestin de aprovisionamiento
no debe confundirse con la funcin que realiza el rea de compras.
Compras debe responder a las siguientes preguntas:

Figura 3. Preguntas de compras.

Debe existir una adecuada coordinacin y comunicacin entre el rea de

compras y las dems reas funcionales de la Empresa, como son: Produccin,
Financiera y Comercial. Las funciones que diferencian a las compras de las
dems reas de la empresa son:
Bsqueda, seleccin y seguimiento de proveedores.
Garantizar que los productos comprados cumplan las especificaciones
requeridas.
Anlisis de precios de los materiales y bienes.
Venta de sobrantes y productos obsoletos.
Las compras deben ocuparse de un conjunto de actividades que resultan
bsicas y que abarcan las siguientes:
Bsqueda y evaluacin de proveedores.
Mantenimiento de un registro actualizado de productos con informacin
referida a: Caractersticas tcnicas, cdigos de identificacin, suministradores,
precio y condiciones de entrega y pago.
Negociacin permanente de: Precios, Calidades, Condiciones de pago y Plazos
de entrega.
Previsin de compras en sus aspectos tcnicos, econmicos y financieros.
Planificacin de pedidos por articulo y proveedor, determinando los volmenes
de pedidos y fechas de lanzamiento previstos.
Preparacin de ordenes de compra, lanzamiento de pedidos y seguimiento de
los mismos hasta su recepcin y control de calidad.

Solventar discrepancias en la recepcin del producto.

Analizar variaciones en precio, plazos de entrega, calidad
Existen cuatro aspectos que resultan bsicos, estos son:
Precio
Calidad
Condiciones de pago
Plazos de entrega
Con respecto al precio cabe decir que ste debe estar claramente definido, ser
unitario e incluya toda clase de conceptos como transporte, manipulacin, etc.
Desde luego el objetivo no es comprar lo ms barato posible, sino optimizar en
su conjunto los indicadores de precio, calidad y servicio (que abarca
condiciones de pago y plazo de entregas). En funcin de la posicin de la
empresa en el mercado la negociacin ser de una u otra forma. Se pueden
lograr descuentos por cantidad y otras formas de revisin dependiendo de los
tipos de contratos establecidos. La forma de pago puede afectar seriamente el
precio, ya que un pago aplazado es como si el proveedor estuviese financiando
al comprador.
El plazo de entrega es otro factor importante a considerar para no entrar en
ruptura del inventario, o lo que es peor, paralizacin del proceso productivo o
se servicios. Resulta de inters que el plazo de entrega sea lo mas pequeo
posible para trabajar con una menor cartera de pedidos y tener una menor
financiacin comprometida. Se requiere tambin que el plazo sea fiable. Si no
lo fuera pues nos vemos obligados a mantener un mayor nivel de inventario de
seguridad, lo que se traduce en mayores costos de conservacin y mayor
capacidad para el almacn. Para lograr plazos adecuados ser conveniente
conocer la evolucin de nuestra demanda al comienzo del periodo de
planificacin y poder acordar y negociar con el proveedor la cantidad y
frecuencia de los pedidos, facilitando de esta forma la planificacin del mismo.
Una de los procesos de la funcin de compras es buscar y seleccionar a los
proveedores con los cuales se puedan tener relaciones duraderas y fiables.
Existe diversidad de tcnicas para seleccionar a los proveedores de una
Compaa. Existen tcnicas de tipo cuantitativo y cualitativo. Es importante
aplicar un mtodo o tcnica que permita mantener una base de proveedores
acordes a los parmetros establecidos por la empresa.
A continuacin se describe la tcnica planteada en el documento Logstica de
aprovisionamiento: Tcnicas cuantitativas para su gestin de las autoras: Dra.
Pilar Felipe Valds y la Doctora Blanca Rodrguez Aynat.
El primer paso para la bsqueda y seleccin de proveedores es el estudio del
mercado de productos. Este anlisis consiste en reunir y analizar las
informaciones relativas a la produccin, distribucin y venta de un determinado

artculo o material. El objetivo final es obtener un esbozo de la poltica de

compras a seguir por la empresa.
Como no puede abordarse a la vez el estudio de todos los artculos o
materiales que se requieren se agrupan en familias de productos y se traza un
plan de estudio empezando por las ms importantes. A veces este trabajo
excede el tiempo disponible del comprador, por lo que puede ser
recomendable su realizacin por especialistas en investigacin de mercados.
El estudio debe abarcar las siguientes fases:
1) Definicin de las necesidades en trminos cualitativos y cuantitativos.
2) Produccin del artculo. Una vez definida la necesidad se inicia la
investigacin sobre la fabricacin del producto en cuestin, haciendo nfasis en
los siguientes aspectos: materias primas que componen el producto, mtodos
de produccin existentes para entender las diversas calidades y precios que
hay en el mercado, y anlisis a medio y largo plazo de la evolucin del artculo.
3) Consumo y distribucin del producto.
4) Precios: Sobre todo su evolucin histrica, tendencia, fluctuaciones y causas
que lo generan.
5) Presentaciones, costos de transporte y embalajes.
6) Aspectos legales.
El estudio del mercado de proveedores, consiste en localizar los proveedores
potenciales y seleccionar, entre ellos, a los que renan mejores condiciones
para la empresa, basndose, en principio, en criterios de poltica de compras,
tales como la distancia, canal de distribucin, etc.
La calificacin de los proveedores ser normalmente progresiva, por pasos
sucesivos, de modo que en cada paso se profundice cada vez mas, pero con
menos proveedores, utilizando criterios de conveniencia comercial y poltica de
empresa, de tal forma que al final se tenga una seleccin reducida de posibles
proveedores, sobre los cuales se har un estudio de valoracin y calificacin
para establecer la seleccin definitiva.
Los factores clave del suministro pueden ser los siguientes:
Calidad del producto
Fiabilidad de las entregas
Plazos de entrega
Continuidad
Flexibilidad

Nivel tecnolgico
Capacidad de reaccin
Precios
Para conseguirlos es recomendable efectuar visitas y evaluar la capacidad
tecnolgica, econmica y comercial de los proveedores.
Una vez seleccionados los proveedores se debe realizar una evaluacin de los
mismos. Esta tarea, que supone una comparacin entre proveedores, suele
resultar difcil y delicada, mxime si se tiene en cuenta qu se trata de cotejar
variables no cuantitativas mediante un proceso cuantitativo.
La tcnica cuantitativa mas utilizada para apoyar este tipo de decisin es el
uso de un promedio ponderado que tiene en cuenta diferentes criterios,
indicadores o factores que resultan de inters para el decisor. El procedimiento
a emplear consta de tres pasos:
1- Eleccin de los criterios que van a ser utilizados para evaluar los
proveedores.
2- Ponderacin de cada criterio segn la importancia que le asigne el decisor.
3- Clculo de la puntuacin correspondiente a cada proveedor, lo cual nos
permite obtener una valoracin de cada uno de los proveedores. Lgicamente
el o los proveedores seleccionados sern los que obtengan la ms alta
puntuacin.
En trminos generales, los sistemas de evaluacin mas comnmente
empleados, en particular en aquellas empresas dedicadas a la distribucin
comercial se limitan a tomar en cuenta como criterios tres indicadores que son:
Calidad.
Servicio.
Precio.
A los efectos de realizar la evaluacin debe definirse la forma en que se debe
medir cada uno de estos indicadores. Usualmente se realiza de la siguiente
forma:
Calidad: Una forma cmoda y rpida de medir calidad de los productos de un
determinado proveedor es mediante el nmero de productos defectuosos del
total enviado o mediante el nmero de productos aceptados del total enviado
Servicio: Se refleja principalmente en el plazo de entrega del pedido
midindolo mediante el nmero de retrasos ocurridos en un determinado
periodo de gestin o el nmero de pedidos entregados en tiempo en dicho
periodo.

Precio: Indudablemente, el mejor proveedor atendiendo solo al precio es aquel

que proporcione el mas bajo, pero una forma de comparar es calcular para
cada proveedor un indicador resultante de dividir el precio mas bajo ofertado y
el que concretamente plantea el proveedor.
Es habitual que cada uno de estos indicadores, que se pueden calcular para
cada uno de los factores a tener en cuenta se expresen en por ciento.
Empleando este procedimiento la expresin cuantitativa que permite evaluar
los proveedores adopta la siguiente expresin:
Pc C + Ps S + Pp P
Er = ---------------------------------Pc + Ps + Pp
Donde:
Er: Evaluacin para cada proveedor r
C: Indicador de calidad
S: Indicador del servicio
P: Indicador del Precio
Pc: Ponderacin para la calidad
Ps: Ponderacin para el servicio
Pp: Ponderacin para el precio.
Adems de stos pueden ser considerados otros factores que pueden servir
para evaluar los proveedores y que pueden se considerados para tomar
decisiones respecto a los mismos. Entre ellos podemos considerar:
Descuentos
Embalajes
Flexibilidad
Faltantes en la entrega
Transporte
Experiencia anterior
Capacidad de supervisin
Validez de la oferta
Localizacin
Calidad de la gestin

Sin embargo, para la evaluacin de los proveedores puede ser utilizado otro
tipo de procedimiento multicriterio, basado en un procedimiento matricial que
permite determinar por otra va un ordenamiento de los criterios en funcin de
la importancia que cada uno de stos reviste para el decisor. Este
ordenamiento es utilizado posteriormente para la evaluacin de los
proveedores. De este modo, en lugar de asignar directamente una ponderacin
a cada criterio, que indudablemente lleva implcito un ordenamiento relativo de
la importancia de cada uno de ellos, sobre la base de realizar una
consideracin general y de conjunto, se aplica otro procedimiento en el que se
toma en cuenta la importancia relativa de cada criterio cuando se compara con
el resto.
Esto significa que el procedimiento matricial que se presenta es un
procedimiento mediante el cual se compara cada criterio individualmente con
cada uno de los criterios considerados, a partir de su significado e importancia,
escribiendo en el escaque correspondiente de la matriz el que se considere
ms importante como resultado de la comparacin. A partir de ah se
determina para cada criterio la frecuencia, la cual sirve de base para
determinar el ordenamiento de los criterios en funcin de la importancia que le
concede el decisor.
Aunque estas tcnicas permiten tomar decisiones en relacin a las compras,
todava no constituyen una prctica en la mayora de empresas