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A Gesto do Tempo

1.

Introduo
Por vezes, o problema no ter muitas tarefas para realizar, mas

a forma como utilizamos o tempo. A organizao do trabalho de


forma eficaz e eficiente tem sido uma constante preocupao do
homem. Os motivos impulsionadores desta busca, no seio das
organizaes, apresentam as mais variadas naturezas, desde a
necessidade de obter melhores resultados das aces e dos recursos,
at ao aumento da qualidade dos bens e servios, passando pela
preocupao com a segurana no trabalho e com a garantia de uma
melhor coordenao das vrias equipas, entre outros.
O ambiente de trabalho actual altamente dinmico, com novos
desafios que surgem quase diariamente e com uma realidade em que
a inovao indispensvel para responder aos mercados cada vez
mais exigentes.
Nos tempos que correm, o amadorismo e o bom senso j no
so, na maior parte das vezes, suficientes para ultrapassar as
inmeras dificuldades com que nos deparamos. A posse de um
conjunto de competncias tcnicas e a utilizao de ferramentas
prticas de trabalho so, cada vez mais, condies imprescindveis
para o xito no trabalho, nesta difcil misso que a de gerir
eficazmente o tempo.
2.

Gesto do Tempo e Organizao do Trabalho


O tempo um recurso universal e imprescindvel. Da mesma

forma que todas as pessoas dispe de tempo, igualmente verdade,


que nada pode ser feito sem este recurso. No entanto, ao contrrio de
muitos outros recursos valiosos realizao de qualquer actividade, o
tempo no pode ser poupado, emprestado nem suspenso. O facto de
fluir a um ritmo inalterado e inabalvel torna este recurso, no mais
difcil de gerir entre todos. Dada a complexidade e exigncia da vida
moderna,

os

confrontadas

diferentes
diariamente,

desafios
nos

com
mais

que

as

diversos

pessoas

so

papis

que

desempenham ao longo do dia, a necessidade de gerir o tempo e de


organizar o trabalho de uma forma eficaz, so factores crticos para o
sucesso.
Gerir o tempo significa definir, planear actividades e tarefas,
estabelecer objectivos e prioridades, organizar pessoal e cumprir
tarefas nas datas estabelecidas.

3.

Implicaes da Gesto do Tempo


Devemos estabelecer os nossos objetivos e prioridades, o que

queremos no futuro e o que devemos fazer para o alcanar. Devemos


pensar e planear a longo prazo. No devemos pensar apenas no
imediato, no dia de hoje.
Uma boa gesto do tempo implica um auto-conhecimento. Temos
necessidade

de

conhecer,

melhor

possvel,

modo

como

funcionamos.
Todos os gestores se queixam da falta de tempo. Quer para
cumprir as exigncias da sua vida profissional quer para as conciliar
com a vida pessoal ou familiar. Saber gerir o tempo apenas um
problema de mtodo, disciplina e organizao pessoal.
Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho so
factores essenciais para que se consiga atingir os objetivos e ter
sucesso.
Para uma boa gesto de tempo muito importante ser-se eficaz,
ou seja, ter a capacidade de atingir os objetivos inicialmente
definidos. Assim:
a)

Organizar o espao fsico - S assim se poder desenvolver

o hbito de no adiar o que se tem para fazer. A desorganizao


um srio impedimento eficaz tomada de decises.
b)

Disciplinar as interrupes - Diariamente, poder receber

dezenas ou centenas de telefonemas, cartas e emails que


interrompem o seu trabalho subitamente. Dedique uma hora do
dia, preferencialmente assim que chegar ao escritrio, para
pr a correspondncia em dia e fazer os telefonemas que

necessita. O telefone de longe o meio mais intrusivo.


Especialmente se for mvel. D apenas o seu nmero de telefone
directo ou telemvel aos seus colaboradores ou contactos mais
importantes. J o correio electrnico permite-lhe gerir melhor
o problema das interrupes permanentes.
c)

Criar rotinas de tarefas - Efectuar determinadas tarefas

regulares de forma rotineira diminui o tempo de concretizao. O


objectivo perder o mnimo de tempo possvel nas tarefas
menos importantes e reservar mais tempo para aquelas a que
tem que dedicar mais ateno.
d)

Fazer um planeamento de tarefas - Dedicar diariamente

algum tempo a planear as actividades logo pela manh.


Acompanhar o desenrolar dos acontecimentos ao longo do dia.
Examinar semanalmente a agenda, os arquivos de trabalho e a
lista de assuntos pendentes e estabelecer prioridades. Planear o
trabalho da semana e reservar algum tempo para assuntos
inesperados. Fazer ainda um plano mensal, para o ms seguinte,
que poder ser completando diariamente. No esquecer de
descriminar as tarefas urgentes (que exigem aco imediata) das
importantes (que exigem reflexo).
e)

Rever a lista de material de apoio - A falta de material a

meio

de

um

dia

de

trabalho

pode

provocar

atrasos

irrecuperveis. Verificar logo de manh as necessidades de


material ao longo do dia.
f) Ser persistente na organizao - A boa vontade no chega.
Hoje pode estar cheio de vontade de se organizar mas o stress
dirio poder, progressivamente, afast-lo dos seus intentos. Ser
persistente e manter as rotinas e os hbitos de organizao.
Centralizar o registo de todas as tarefas, por mais pequenas que
sejam, numa agenda ou num caderno. Isso elimina os pequenos
pedaos de papel e os post-it espalhados e colados pela
secretria.
4.

O Tempo

O tempo um elemento que se gasta e no se recupera. Apesar


de pensarmos que temos todo o tempo do mundo, tudo o que
fazemos requer tempo e mesmo que no o usemos ele permanece
limitado. algo que tem significados diferentes ao longo da vida e
que no adaptvel.
Ao longo dos tempos a definio de tempo tem sido largamente
debatida. Aristteles definia tempo como o nmero do movimento,
Einstein definiu-o como a quarta dimenso da realidade, Durkeim
definiu que o tempo expressa o ritmo das actividades colectivas,
mas tambm, indirectamente, regula tais actividades.
O tempo um recurso escasso e precioso. A vida profissional
cada vez mais exigente. Quem aposta em singrar na carreira sente
grandes dificuldades em dedicar tempo livre para o seu bem estar
fsico e espiritual. E isso cada vez mais importante nas sociedades
modernas. Logo, no emprego ou em casa, saber gerir o tempo
imprescindvel para se ser bem sucedido e ter uma vida mais
organizada e com menos stress.
impossvel gerirmos o tempo, mas possvel gerirmo-nos a ns
prprios. No entanto no nos podemos esquecer que o tempo
limitado a 24 horas por dia. No possvel administrar o tempo,
porque o que administramos so eventos dentro do tempo. No
entanto, quando falamos em mtodos, estamos, de facto, a
referirmo-nos a planeamento, organizao e objetividade mental.
Todos ns devemos planear o nosso dia, as tarefas e as
atividades, procurando definir um tempo adequado para a realizao
de cada uma. Como a forma de trabalho nos ltimos anos tem sofrido
mudanas (mais tecnologia, trabalho em casa, etc.) essencial que
os mtodos sejam adequados aos novos cenrios e a cada perfil
pessoal.
Apesar de ser muito importante saber gerir o tempo, muitos so
os impedimentos a uma gesto eficaz do tempo.

Assim, as maiores preocupaes com o tempo, dividem-se em


trs grandes categorias e so apontadas algumas das causas mais
frequentes para a perda de tempo:
a)

Barreiras

humanas

ao

tempo,

que

envolvem

directamente a natureza humana:

Esforar-se demais;

Desorganizao pessoal;

Incapacidade de dizer no;

Falta de autodisciplina;

Procrastinao, indeciso;

Deixar tarefas inacabadas;

Socializar.
As barreiras humanas so constitudas por duas vertentes: So
as mais difceis de dominar porque derivam dos hbitos
adquiridos ao longo da vida. No entanto, so as que do mais
oportunidades de trabalhar porque permitem fazer escolhas
sobre a sua forma de organizao , desde que se tenham
identificado as principais causas.
b) Barreiras administrativas ao tempo, onde so focadas
certas

competncias

administrativas

que,

quando

negligenciadas, causam perdas de tempo significativas:

Falta de objetivos, prioridades e planeamento;

Delegao ineficiente;

Pessoas no treinadas ou inadequadas;

Falta de comunicao;

Responsabilidade ou autoridade confusa;

Falta de padres, controlo e relatrios dos progressos;

No saber escutar.
c) Barreiras ambientais ao tempo, incidindo sobre
preocupaes de tempo que tm origem na envolvente:

Interrupes pelo telefone;

Visitantes ocasionais;

Encontros;

Informao atrasada ou incompleta;

Papelada, formalidades, leitura;

Falta de pessoal ou excesso de pessoal;

Barulho, distraes visuais.


5.

Tipos de Objectivos

Os objectivos podem ser dirios, semanais, mensais, trimestrais,


anuais e a longo prazo.
6.

Caractersticas dos Objectivos


Na sua definio os objectivos devem ser:

Mensurveis: Algo que possa ser medido, no pode ser algo

abstrato;
Atingveis: No ser impossvel de conseguir;
Realistas:
No
ser
algo
demasiado

demasiado fcil;
Compatveis: Ser algo que se possa realizar e que no v

contra o que realmente quer;


Terem prazo: Definir prazos limite;
Especficos: No ser algo geral, mas algo concreto;
Pessoais: Algo seu, adaptvel a si e ao que voc quer e

no a outra pessoa;
Escritos: Devero ser escritos

para

que

difcil

no

nem

sejam

esquecidos.
Outros autores escolhem outros tipos de classificao, como por
exemplo:

Relevantes,

Especficos,

Mensurveis,

Alcanveis,

Registveis.
7.

Concluso
Estudos da Organizao Internacional do Trabalho (OIT, 1996)

fazem referncia ao fator humano como fundamental para se


conseguir uma boa produtividade e referem que os trabalhadores
devem desenvolver um sentimento de segurana e sentir que
trabalham num ambiente seguro, saudvel e enriquecedor.
O ambiente de trabalho oferecido pelas empresas tm sofrido
modificaes e ajustes, seja pela revoluo tecnolgica, seja pela
acirrada competio do mercado, seja pelas novas subjetividades em
aco. Isso obriga

a um aperfeioamento continuo dos seus

profissionais, processos de trabalho e produtos, procurando uma


maior qualidade e eficincia.
Outro aspecto importante a disciplina. Somente a disciplina
pode trazer a possibilidade de liberdade ao ser humano. Deve

entender-se disciplina no sentido mais amplo que ela possui.


Disciplina no ter obrigao.

Ter disciplina ser autnomo,

procurar as condies necessrias para ter liberdade de escolha.


Ningum vence na vida sem ter disciplina. No adianta traar metas,
planear atitudes e depois no seguir os objetivos traados. Quando h
falta de disciplina nada se conquista. Aliada a outras virtudes, a
disciplina permite chegar onde se quer.
tambm importante lembrar que o desenvolvimento de um
bom trabalho no depende apenas das competncias do trabalhador,
dos equipamentos, materiais e locais para a realizao das tarefas.
Depende, fundamentalmente, da organizao do trabalho favorecida
pela gesto. A satisfao, o conforto, a sade e a qualidade de vida
dos profissionais no local de trabalho so compromissos ticos do
gestor e possibilitam mais do que o simples cumprimento de
obrigaes.

Nome: Ildio Torres Gonalves

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