Você está na página 1de 12

Jos da Assuno Moutinho, Claudia Terezinha Kniess e Roque Rabechini Junior

A INFLUNCIA DA GESTO DE PROJETOS DE P&D EM UNIVERSIDADES


PBLICAS NA DEFINIO DO MODELO DE UM ESCRITRIO DE
GERENCIAMENTO DE PROJETOS
THE INFLUENCE OF R&D MANAGEMENT PROJECTS IN PUBLIC UNIVERSITIES IN THE
DEFINITION OF THE MODEL OF A PROJECT MANAGEMENT OFFICE
Jos da Assuno Moutinho
Mestrando do Programa de Mestrado Profissional em Administrao
Gesto de Projetos da Universidade Nove de Julho (MPA-GP/UNINOVE).

Data de recebimento: 14-10-2012


Data de aceite: 19-03-2013

Claudia Terezinha Kniess


Professora do Programa de Mestrado Profissional em Administrao Gesto de Projetos da Universidade Nove de Julho ( MPA-GP/
UNINOVE).
Roque Rabechini Junior
Professor do Programa de Mestrado Profissional em Administrao Gesto de Projetos da Universidade Nove de Julho (MPA-GP/
UNINOVE).

RESUMO
As universidades pblicas brasileiras desempenham um papel cada vez mais expressivo no processo de inovao tecnolgica
do pas. Esta responsabilidade implica a busca por recursos financeiros externos, com o objetivo de desenvolver projetos de
Pesquisa e Desenvolvimento (P&D). Contudo, essas instituies carecem de estrutura formal de gesto de projetos, visando
garantir o sucesso desses empreendimentos. Neste contexto, o artigo discute como o ambiente pblico de P&D pode
influenciar a definio e classificao do modelo de um Escritrio de Gerenciamento de Projeto. Utilizando a estratgia de
estudo de caso, a investigao contou com entrevistas dos pesquisadores do laboratrio e, como fonte documental, acesso
a relatrios dos projetos concludos. O estudo levou concluso de que o modelo de escritrio adotado possui, simultaneamente,
caractersticas de diversos nveis de classificao. Como resultado, ele classificado como sendo do tipo hbrido, pois
diretamente influenciado pelas peculiaridades do ambiente, e que, alm de gerenciar os projetos, o escritrio tambm
responsvel pelo cumprimento de aspectos legais, especficos para fomentos pesquisa com recursos pblicos.
Palavras-chave: escritrio de gerenciamento de projetos;projetos de P&D; universidade pblica.

ABSTRACT
The Brazilian public universities play an increasingly significant role in the process of technological innovation in the country.
This responsibility implies the search for external financial resources in order to develop projects of Research and Development
(R&D). However, these institutions lack the formal structure of project management in order to ensure the success of these
ventures. In this context, the article discusses how the public environment of R&D can influence the definition and classification
of the model of a Project Management Office (PMO). Using the strategy of case study, the research included interviews of
lab researchers and a documentary source, access to reports of completed projects. The study led to the conclusion that the
model office adopted has both features of various levels of classification. As a result it is classified as being of hybrid type
because it is directly influenced by the peculiarities of the environment and, in addition to managing the projects, the PMO
is also responsible for the fulfillment of legal aspects, specific to stimulate research with public resources.
Keywords: project management office; R&D projects; public university.
Endereos dos autores:
Jos da Assuno Moutinho
moutinho_pmp@yahoo.com.br
Claudia Terezinha Kniess
ctkniess@uninove.br
Roque Rabechini Junior
roquejr@uninove.br

Gesto & Regionalidade - Vol. 29 - N 85 - jan-abr/2013

35

A INFLUNCIA DA GESTO DE PROJETOS DE P&D EM UNIVERSIDADES PBLICAS


NA DEFINIO DO MODELO DE UM ESCRITRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

1. INTRODUO
A estreita relao existente entre inovao e crescimento econmico se mostra evidente nos dias
atuais. Em sua obra, Schumpeter (1934) demonstra
a importncia do papel desempenhado pela inovao,
como agente criadora de ruptura do sistema econmico. O autor classifica a inovao em dois tipos:
radical e incremental. A radical trata do desenvolvimento e introduo de um novo produto, processo
ou forma de organizao de produo completamente nova. A incremental responsvel pela introduo de um processo de melhoria em um produto,
processo ou organizao da produo, sem, no entanto, alterar a estrutura industrial.
Tanto a inovao radical quanto a incremental podem ter base na gerao de conhecimento e esforos
em Pesquisa e Desenvolvimento P&D (CAMPOS;
CALLEFI; MARCON, 2009). Deste modo, sua importncia destacada como fonte geradora de conhecimento e tecnologia, sendo inegvel para a competitividade das organizaes e do desenvolvimento
econmico das naes.
Assim como qualquer tipo projeto, os projetos de
P&D tambm so caracterizados pelos seus componentes de temporalidade e unicidade. Como peculiaridade e critrio de distino desta categoria de
projeto, o Manual de Frascati (OCDE, 2002) indica a
existncia de um elemento de incerteza cientfica e/
ou tecnolgica.

prticas, metodologias, ferramentas e tcnicas do


gerenciamento de projetos (KERZNER, 2009).
A realidade da cultura de projetos de P&D tambm
se faz presente nas universidades pblicas brasileiras,
as quais precisam constantemente buscar recursos
financeiros junto a fontes externas de fomento, para
garantir o desenvolvimento de seus projetos de pesquisa. Agncias governamentais de fomento, como
a Financiadora de Estudos e Projetos (Finep), o Conselho Nacional de Desenvolvimento Cientfico e Tecnolgico (CNPq) e as Fundaes Estaduais de Amparo
Pesquisa vm demonstrando sua importncia como
instituies de apoio ao desenvolvimento tecnolgico
para as universidades.
Estudo realizado por Mowery e Sampat (2005)
aponta que redues dos recursos pblicos por pesquisador, em face do aumento dos custos das pesquisas de ponta, tm feito as universidades adotarem
uma postura mais agressiva e empreendedora na
busca de novas fontes de recursos para os projetos
de P&D. No entanto, as instituies de ensino carecem de uma estrutura formal voltada a gesto desses
projetos.

Considerando suas caractersticas especficas,


Wheelwright e Clark (1992) propuseram uma distino entre os projetos de P&D e os demais, para
evitar que se tenham as mesmas expectativas com
os projetos de P&D que h com os projetos de desenvolvimento comercial. Os autores destacam ainda
que a metodologia de gerenciamento de projetos
deve variar de acordo com o tipo de projeto a ser
desenvolvido.

Com o objetivo de garantir o suporte necessrio,


inmeras organizaes implantam escritrios de
projetos com distintas nomenclaturas. Suas distines
se fazem, de fato, pelos diferentes graus de autoridade e responsabilidade. Casey e Peck (2001) partem do pressuposto de que diferentes tipos resolvem
diferentes problemas. Assim, apresentam trs tipos
de escritrios de projetos: Estao Meteorolgica,
caracterizado pelo simples acompanhamento e informao, alta administrao, do andamento dos
projetos, sem exercer nenhuma influncia nos projetos analisados; o Torre de Controle, responsvel
por estabelecer padres, suporte e melhoria contnua
gerncia de projetos; e o Esquadro de Comando,
que tem como funo assegurar a correta conduo
dos multiprojetos desenvolvidos nas organizaes.

A criao de uma cultura de gerenciamento de


projetos tem sido um tema bastante recorrente nas
organizaes contemporneas, valendo-se do conceito de Escritrio de Gerenciamento de Projetos (EGP)
como instrumento primrio na definio deste ncleo
de competncias. De acordo com sua definio
funcional, o EGP auxilia os gerentes de projetos e os
times da organizao na implementao dos princpios,

Entretanto, classificar um escritrio de projetos de


acordo com a terminologia proposta pela literatura
nem sempre tarefa simples, principalmente quando
se encontra inserido em ambiente de P&D. Surge ento a questo principal desta pesquisa: como identificar o papel desempenhado pelo escritrio de projeto em ambiente de projeto de P&D e classific-lo de
acordo com os conceitos encontrados na literatura?

36

Gesto & Regionalidade - Vol. 29 - N 85 - jan-abr/2013

Jos da Assuno Moutinho, Claudia Terezinha Kniess e Roque Rabechini Junior

nesse contexto que o objetivo do presente artigo


se insere: identificar como a gesto de projetos de
P&D em universidades pblicas influencia a definio
do modelo de escritrio de gerenciamento de projetos. Como objetivos especficos, destacam-se: caracterizar e classificar o EGP, de acordo com os conceitos
encontrados na literatura especializada no assunto.
Para alcanar os objetivos propostos, optou-se
pela estratgia do estudo de caso. Sero levantados
dados primrios, por meio da realizao de entrevistas
com os pesquisadores do laboratrio escolhido, e
dados secundrios, por meio da anlise de evidncias
documentais. O quadro terico constou com a reviso
bibliogrfica sobre dois principais conceitos: gesto
de projeto de P&D e escritrios de projetos.

2. REVISO TERICA
Dois assuntos tm preocupado a comunidade interessada em entender a atividade de P&D: sua constituio como atividade e as possibilidades de gerenciamento. Neste contexto, o quadro terico abordando esses dois temas ser apresentado.

2.1 A Gesto de Projetos de P&D


A inovao tecnolgica um dos principais determinantes do desenvolvimento socioeconmico de
qualquer pas (JONES; WILLIAMS, 1999). De acordo
com Schumpeter (1934), inovao tecnolgica definida como sendo a implementao de novos produtos
ou processos, ou ainda mudanas significativas em
produtos ou processos j existentes.
Para o Manual Frascati (OECD, 2002), a atividade
de Pesquisa e Desenvolvimento compreende o trabalho criativo, realizado em uma base sistemtica, com
o objetivo de incrementar o conhecimento existente,
seja ele cientfico ou tecnolgico, assim como o uso
desse conhecimento para novas aplicaes.
O Manual define que o termo P&D envolve trs
tipos de atividade:
a) Pesquisa Bsica: trabalho experimental ou terico com a finalidade de compreender fenmenos e fatos observveis, mas sem uma aplicao particular;
Gesto & Regionalidade - Vol. 29 - N 85 - jan-abr/2013

b) Pesquisa Aplicada: investigao original com o


intuito de adquirir novos conhecimentos direcionados a um objetivo prtico; e,
c) Desenvolvimento Experimental: aplicao do
conhecimento j adquirido com a finalidade de
desenvolver novos materiais, produtos, processos, sistemas e servios ou de melhorar os j
existentes.
Valeriano (1998, p. 35) tambm conceitua o tema:
Consiste na busca sistematizada de novos conhecimentos, podendo situar-se no campo da cincia
(projeto de pesquisa cientfica ou bsica) ou no da
tecnologia (projeto de pesquisa tecnolgica ou
aplicada).
A gesto de atividades de P&D se caracteriza como sendo uma das mais complexas nas organizaes.
Os pesquisadores e envolvidos em tais atividades so
geralmente especialistas tcnicos e, via de regra, demonstram pouca preocupao com questes referentes a prazo e custo dos projetos, pois colocam o
avano do estado-da-arte como prioridade, muitas
vezes, at de maneira obsessiva.
Em estudo realizado por Sato e Dergint (2004), sobre
a utilizao do escritrio de projetos para gesto de
projetos tecnolgicos em instituies de P&D, destacam que o ambiente de pesquisa em P&D est
intimamente atrelado criatividade de seus pesquisadores. Neste aspecto, coloca-se o fato de compartilhar os pesquisadores e gerentes de projeto em vrios
projetos, o que, segundo os autores, pode reduzir
drasticamente a eficcia e a criatividade deles.

Isto no quer dizer que as pessoas deveriam ser


alocadas a um nico projeto por vez, pois muitas instituies perderiam a competitividade, principalmente
com relao a custo, mas que esta situao de mltiplos projetos deve ser monitorada cuidadosamente,
estabelecendo critrios formais para evitar conflitos e
sobrecarga dos pesquisadores e gerentes. (IBID, p. 5)
Embora a competncia de um pesquisador seja
definida segundo critrios como a qualidade e continuidade de sua produo cientfica, experincia administrativa em instituies de ensino superior ou institutos de pesquisa, ou ainda na demonstrada competncia em orientar estudantes e de ser capaz de conduzir a atuao de grupo de pesquisa, a falta de
37

A INFLUNCIA DA GESTO DE PROJETOS DE P&D EM UNIVERSIDADES PBLICAS


NA DEFINIO DO MODELO DE UM ESCRITRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

experincia em gesto de projetos um fato marcante em inmeros deles (RIBEIRO et al., 2010).
No campo de projetos de P&D, existe uma particular dificuldade para se planejar exatamente as
atividades que devem ser realizadas. Os cronogramas
no contm detalhes das atividades, mas somente
marcos principais, que servem como balizadores para
deciso de aportar mais recursos financeiros ou
cancel-los (SATO; DERGINT, 2004).
Outro aspecto que chama bastante ateno em
projetos de P&D so as caractersticas prprias de
incertezas e inseguranas, significando que requerem
elaborao e gerenciamento distintos. As formas
tradicionalmente conhecidas de gesto de projetos
no so suficientes para garantir o seu sucesso, dando
lugar a uma abordagem adaptativa de gerenciamento de projetos com base em uma estrutura flexvel
(SHENHAR; DVIR, 2010). A natureza do risco e o grau
de incertezas, associados aos projetos de P&D, levam
os pesquisadores a estudar e sistematizar mtodos e
processos, a fim de serem minimizadas as dificuldades
intrnsecas seleo de projetos (SOARES; QUADROS, 2007).

2.2 Escritrios de Gerenciamento de Projetos


A adoo de prticas em gesto de projetos vem
se tornando cada vez mais difundida nas organizaes e encontra no Escritrio de Gerenciamento de
Projetos (EGP) a possibilidade de sua materializao.
A definio de EGP amplamente discutida na
literatura, apontando para uma impreciso no seu
conceito. Tal indefinio deriva do fato de haver diversidade de significados e pontos de vista. Para
Prado (2000), o escritrio de projetos se caracteriza
por ser um pequeno grupo de pessoas que tm relacionamento direto com todos os projetos da organizao, seja prestando consultoria e treinamento, seja
realizando auditoria e acompanhamento de desempenho dos projetos.
O EGP tambm pode ser definido como sendo
uma entidade organizacional que prov foco institucional nos procedimentos de gerenciamento de
projetos. Funciona como um mecanismo que permite
a continuidade organizacional das experincias e
lies aprendidas em gerenciamento de projetos,
38

alm de realizar atividades ligadas ao desenvolvimento de polticas, procedimentos, treinamentos, ferramentas e consultoria em gesto de projetos (RAD;
RAGHAVAN, 2000).
No entanto, Verzuh (1999) consegue condensar
as diversas definies sobre EGP. Em sua tica, o EGP
pode ser implementado de mltiplas maneiras, mas
os dois fatores que regem as regras de um EGP so
responsabilidade e autoridade. Assim, torna-se
possvel criar uma grande variedade de combinaes
desse binmio, cada uma delas servindo para necessidades especficas da organizao.
A identificao de padres pode formar as bases
para uma ou mais tipologias de EGP. Por meio de um
estudo emprico, Hobbs e Aubry (2008) contriburam
para a compreenso do conceito de EGP, como aspecto importante para a prtica do gerenciamento
de projeto nas organizaes. Sua concepo e gesto
so complexos devido grande variedade encontrada
pelas diferentes organizaes. Apesar da falta de
consenso, tanto na sua estrutura, quanto nas funes,
a tipologia de um EGP definida levando-se em considerao suas diversas caractersticas e, essencialmente, sua realidade. Dentre as principais caractersticas a serem analisadas, cabe destacar: a estrutura da organizao, o nvel de maturidade em
gesto de projetos, o apoio da cultura organizacional
e a origem dos clientes interna ou externa (CASEY;
PECK, 2001).
O posicionamento adequado de um escritrio de
projetos na estrutura organizacional fundamental.
Neste sentido, Carvalho e Rabechini Jr. (2011, p.12)
enfatizam que as aes e processos em gerenciamento de projetos, com foco na eficcia, devem estar
consolidados por meio de escritrios de projetos
posicionados de forma estratgica, permitindo a integrao dos vrios esforos em gesto de projetos
existentes numa organizao. Investigaes acerca
da criao e utilizao de EGPs, e de seus ambientes
operacionais, apontam evidncias de uma srie de
funes e servios que influenciam no desempenho
de projetos, por meio da demonstrao de um grau
de correlao (DAI; WELLS, 2004).
Dentre as principais funes e contribuies de
um escritrio de projetos, Kerzner (2009) destaca:
a) Padronizao de planejamento e estimativas;

Gesto & Regionalidade - Vol. 29 - N 85 - jan-abr/2013

Jos da Assuno Moutinho, Claudia Terezinha Kniess e Roque Rabechini Junior

b) Gerenciamento de recursos compartilhados


entre todos os projetos administrados pelo EGP;
c) Padronizao no controle e relatrios;
d) Elaborao de lies aprendidas;
e) Desenvolvimento de metodologia e padres de
gerenciamento de projetos;
f) Desenvolvimento de um plano de utilizao dos
recursos corporativos;
g) Realizao de planejamento estratgico para
o gerenciamento de projetos;
h) Coordenao e/ou conduo de programas de
treinamento em gerenciamento de projetos;
i) Realizao ou participao no gerenciamento
de portflio de projetos.
Alm das caractersticas descritas, importante
observar as particularidades da gesto de projetos
de P&D e o relacionamento existente entre os dois
conceitos.
O quadro terico apresentado, aponta para um
ambiente favorvel ao xito do gerenciamento de projetos, disponibilizando, para isso, um conjunto de potenciais alternativas e ferramentas que necessitam ser
adequadas a cada organizao. Fundamentado nestes
elementos conceituais, encontrados na literatura, foram
definidos os objetivos deste artigo e tratados segundo
os procedimentos metodolgicos descritos a seguir,
visando a responder a questo central.

3. PROCEDIMENTO METODOLGICO
A definio da estratgia de pesquisa entendida
como a designao das diferentes maneiras de
abordar e analisar dados empricos. Ela decorre de
um minucioso processo de reviso da literatura e
acompanhado pela cuidadosa proposio das questes e objetivos da pesquisa (MARTINS; THEPHILO,
2009).
Aps a definio do quadro terico, a questo
central a ser investigada foi definida: como identificar
o papel desempenhado pelo escritrio de projeto em
ambiente de projeto de P&D e classific-lo de acordo
com os conceitos encontrados na literatura?

Gesto & Regionalidade - Vol. 29 - N 85 - jan-abr/2013

Por se tratar de uma questo com enfoque em


eventos contemporneos, sem a possibilidade de
manipulao dos comportamentos relevantes, Yin
(2010) aponta para a utilizao do estudo de caso
como estratgia de pesquisa apropriada. Outro fato
que corrobora a escolha dessa estratgia de investigao que os estudos de casos so comumente
usados como mtodo de pesquisa nas disciplinas de
cincias sociais psicologia, sociologia, cincia poltica, antropologia, assistncia social, administrao,
administrao pblica, contabilidade e avaliao
(YIN, 2010, p.25, grifo nosso).
Como principais fontes de evidncias, o estudo
contou com entrevistas dos pesquisadores do laboratrio e, como fonte documental, acesso a relatrios
dos projetos concludos. Vale ressaltar que o pontochave do estudo de caso que a coleta de dados
no seja realizada mecanicamente. necessrio que
o pesquisador interprete as informaes, medida
que forem sendo coletadas, e saber, imediatamente,
se as diversas fontes de informao se contradizem
e levam necessidade de evidncias adicionais. Deste modo, as entrevistas ocorreram intermeadas pela
anlise documental, ensejando na complementao
de informaes por parte dos entrevistados.
Quanto ao meio de investigao, foi utilizada a
pesquisa de campo, pois foi realizada no local onde
ocorre o fenmeno, ou seja, no laboratrio de uma
universidade pblica. A abordagem utilizada na
pesquisa foi essencialmente qualitativa, no havendo
o tratamento estatstico dos dados. O instrumento
de coleta utilizado contou com 34 questes, envolvendo funes tpicas de gerenciamento de projetos, durante todo o ciclo de vida de projetos, com
nfase nas reas do conhecimento, definida pelo PMI
(2008). Foram ainda identificadas funes especficas
desempenhadas pelo EGP, no contexto de uma organizao pblica com nfase em gesto de projetos
de P&D. Ao todo, sete dos oito pesquisadores associados ao laboratrio participaram da pesquisa, agregando informaes importantes realizao do
presente estudo.
Seguindo o procedimento, a confiabilidade dos
resultados obtidos foi aumentada pela triangulao
de mltiplas fontes de evidncias, como ressaltado
por Yin (2010, p. 142): ... um importante ponto forte
da coleta de dados do estudo de caso a oportunidade de usar diferentes fontes de evidncias. Pos-

39

A INFLUNCIA DA GESTO DE PROJETOS DE P&D EM UNIVERSIDADES PBLICAS


NA DEFINIO DO MODELO DE UM ESCRITRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

teriormente, as informaes levantadas foram submetidas a um processo de anlise de contedo,


sendo ento confrontadas com a literatura, gerando,
por conseguinte, os resultados descritos a seguir.

4. RESULTADOS E DISCUSSO
Inicialmente o objeto do estudo caracterizado
por meio de informaes sobre o ambiente no qual
se desenvolveu a investigao. Em seguida, procedese descrio dos principais achados, seja por meio
das entrevistas, seja pela pesquisa documental. A
pesquisa culminou com a anlise dos resultados luz
do referencial terico previamente abordado.
4.1 Caracterizao do Objeto do Estudo
Por meio de anlise documental realizada, identificou-se que a Universidade, na qual est inserido o
laboratrio, objeto do presente estudo, iniciou suas
atividades na dcada de 1950, no Distrito Federal.
Criada a partir da fuso de quatro faculdades, a Instituio cresceu incorporando e criando novas unidades para atender no s s suas demandas, mas tambm as da comunidade.

cultura e pelos inmeros servios prestados comunidade.


Quanto ao laboratrio de pesquisa ora estudado,
foi inaugurado em 1993, com a misso de ser referncia no ensino, na pesquisa cientfica, na capacitao
e atualizao profissional na rea de Fsica Mdica.
Atendendo s recomendaes dos rgos internacionais que regulamentam a utilizao das radiaes
ionizantes na rea de sade, o laboratrio de pesquisa
delineou em seu objetivo, como eixo principal, centrarse na promoo e no desenvolvimento do conhecimento cientfico e tecnolgico, visando a garantir o
uso eficaz e seguro das radiaes ionizantes pelos
profissionais da rea de radiologia, beneficiando, assim,
toda a sociedade. Em decorrncia, este laboratrio se
tornou referncia na rea, com forte sensibilidade s
necessidades prticas da sociedade.

Tabela 1: Indicadores Estruturais da Universidade


Indicadores Estruturais
Unidades acadmicas

Os dados estruturais encontram-se descritos na


Tabela 1, divididos em trs anos distintos: 2003, 2007
e 2010. Percebe-se claramente a ampliao significativa da infraestrutura de pesquisa, por meio do
aumento da quantidade de laboratrios em funcionamento, assim como o substancial incremento de
cursos de ps-graduao. Este fato traduz a consolidao de programas de capacitao e incentivo
dedicao pesquisa implantada nos ltimos anos
na Universidade, firmando-se como uma das principais do pas. Sua importncia no espao acadmico
brasileiro pode ser atestada pela qualidade da formao superior que oferece, pelo valor de sua
produo cientfica, pelas centenas de projetos de
extenso em desenvolvimento, pela promoo da
40

2007

2010

29

29

30

Departamentos acadmicos

128

142

146

Laboratrios

218

349

454

30

31

33

Cursos de graduao

Conforme o anurio estatstico 2011 da Universidade, no ano de 2010 havia 25.907 alunos, regularmente matriculados em cursos de graduao, 2.203,
em cursos de especializao, e quase 2.862 alunos,
nos cursos de mestrado e doutorado. Quanto ao quadro de funcionrios, contam com 4.998, dentre os
quais, mais de 1.821 so docentes.

2003

Cursos de especializao

66

90

114

Cursos de mestrado

33

41

44

Cursos de doutorado

15

23

27

Na sua vertente acadmica, participa do Programa


de Ps-Graduao em Biologia, atuando, desde sua
criao, na formao de pesquisadores nas reas das
Cincias Biofsicas e da Sade. O laboratrio j propiciou o desenvolvimento de aproximadamente 30
dissertaes de mestrado e 20 teses de doutorado,
contando ainda com a publicao de mais de 120
artigos cientficos nacionais e internacionais, por meio
de significativa contribuio de seus colaboradores.
Conta atualmente com uma equipe composta por
oito pesquisadores, trs alunos de doutorado, quatro
alunos de mestrado, quatro de pr-mestrado e trs
alunos de iniciao cientfica.
Criado em 2005, o Escritrio de Projetos tem por
objetivo gerenciar os projetos de P&D desenvolvidos
no mbito do laboratrio, servindo como elo integraGesto & Regionalidade - Vol. 29 - N 85 - jan-abr/2013

Jos da Assuno Moutinho, Claudia Terezinha Kniess e Roque Rabechini Junior

dor entre a direo, pesquisadores e alunos envolvidos. Diretamente ligado direo, tem como
funo, materializar a captao dos recursos financeiros necessrios, seja por meio de editais especficos, lanados por agncias de fomento, seja de modo
proativo, por meio da apresentao de projetos.
Elabora, em conjunto com os pesquisadores, os
projetos a serem submetidos, disponibilizando assim,
um conjunto de conhecimento inerente gesto de
projetos. O escritrio ainda responsvel pelo monitoramento dos projetos, cumprimento dos prazos legais, elaborao da prestao de contas dos recursos
aportados e por todo o processo de aquisio de
equipamentos importados, junto universidade.

financeiros e dimensionamento de prazos, luz de


critrios previamente estabelecidos.
Por meio do levantamento de registros em arquivos, junto ao setor de projetos, verificou-se que a
quantidade de projetos de pesquisa iniciados por ano
tambm aumentou significativamente, quando levado em considerao o perodo compreendido entre
2004 e 2011 (Grfico1).

Grfico 1 : Quantidade de projetos de pesquisa


iniciados por ano.

4.2 Resultados Obtidos


Uma vez apresentados o problema, a metodologia
de pesquisa e a contextualizao do objeto de estudo, faz-se necessrio apresentar as evidncias levantadas e proceder sua anlise. Para isso so considerados, inicialmente, os aspectos gerais do ambiente
estudado, seguidos da apresentao de dados sobre
o entendimento do papel do EGP no laboratrio.
O baixo nvel de integrao e fraco entendimento
dos processos foi, por muito tempo, fator restritivo
para o incremento de projetos de P&D, no laboratrio
de pesquisa objeto de estudo. A falta de um setor
especfico de gesto dos projetos resultava em
planejamento e controle fsico-financeiros insipientes,
dos recursos oriundos das agncias de fomento. As
informaes acerca dos empreendimentos desenvolvidos eram fragmentadas, e no havia registro das
lies aprendidas, aps serem concludos. A prestao
de contas dos convnios junto aos rgos de fomento
tambm era prejudicada pela falta de mecanismos
efetivos de monitoramento dos projetos.
No entanto, com a perspectiva de desenvolvimento de novos projetos de pesquisa no laboratrio,
a necessidade da aplicao de prticas de gesto de
projetos se tornou cada vez mais evidente. As demandas detectadas pelos pesquisadores careciam de
uma abordagem tcnica em gerenciamento dos
projetos. Inmeros editais lanados pelas agncias
de fomento necessitavam da apresentao de projetos adequadamente elaborados, os quais envolviam
definio de objetivos precisos, recursos tcnicos,

Gesto & Regionalidade - Vol. 29 - N 85 - jan-abr/2013

Esse fato resultado, principalmente, do incremento de novas plataformas tecnolgicas, possibilitando novas pesquisas, da reteno de talentos profissionais oriundos dos cursos de mestrado e doutorado, oferecidos em parceria com o programa de psgraduao Stricto Sensu, e do elevado grau de notoriedade do principal pesquisador e coordenador do
laboratrio. Em decorrncia, a quantidade de projetos
simultaneamente executados cresceu, justificando
plenamente a implantao de um rgo especfico
para suportar esses projetos. O Grfico 2 demonstra
o crescimento ao longo dos anos, no perodo caracterizado entre 2004 e 2011.
Algumas outras variveis devem ser consideradas.
De acordo com o levantamento de informaes realizadas no escritrio de projetos, o tempo mdio de
execuo dos projetos de 21 meses. No entanto,
quando considerado o momento de sua elaborao,
at a concluso da prestao de contas junto ao rgo
de fomento, o prazo mdio de um projeto passa a
ser de 29 meses. justamente nos perodos anterior

41

A INFLUNCIA DA GESTO DE PROJETOS DE P&D EM UNIVERSIDADES PBLICAS


NA DEFINIO DO MODELO DE UM ESCRITRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

e posterior ao desenvolvimento do projeto que o escritrio desempenha um papel fundamental, pois garante aos projetos o cumprimento dos requisitos legais, inerentes ao ambiente pblico.

Grfico 2: Quantidade de projetos de pesquisa em


execuo por ano.

O fato de o laboratrio ter um setor especfico,


na sua estrutura, responsvel pela integrao e gesto dos projetos, propicia um ambiente favorvel
qualidade, pois disponibiliza uma infraestrutura e um
suporte organizacional sistemtico adequado ao
alcance dos objetivos previamente estabelecidos.
4.2.1 Funes Gerenciais
Os resultados da pesquisa indicam que, dependendo do estgio no qual o projeto se encontra, o
escritrio de projetos desempenha papis com distintas intensidades. Durante o planejamento, o EGP
presta a ele uma considervel contribuio, pois, em
conjunto com os pesquisadores, elabora e submete
os projetos de P&D aos rgos de fomento. A pesquisa revela que as reas de conhecimento mais enfatizadas so escopo, prazo e custo, visto que representam geralmente a trade restritiva dos editais. Em
oposio, as reas de conhecimento, qualidade e riscos no so tratadas pelo escritrio, por serem tecnicamente abordadas, ficando, ento, a cargo dos coordenadores dos projetos. Os resultados tambm indicam que, quando se abordam os aspectos formais
de gerenciamento de projeto, como a utilizao de
ferramentas, tcnicas, desenvolvimento de metodologia e padres para gerenciamento de projetos,
estes no so claramente percebidos.
42

Durante a execuo dos projetos de P&D pelo


laboratrio, verifica-se que h uma discreta participao
do EGP nas atividades de gesto, residindo apenas no
aspecto de orientao da sua execuo, sem entrar
em qualquer tipo de detalhamento. Dimande e Andrade
(2006, p. 4) apontam para o mesmo fato:
Originalmente, no cabe ao EGP gerenciar a execuo
dos projetos (Bernstein, 2000, Robertson, 2004), uma
vez que o EGP no uma unidade que se prope a
substituir tanto dirigentes como gerentes de projeto,
no entanto, ele auxilia os gerentes de projetos na
tomada de deciso (CLELAND; IRELAND, 2002).

Neste estgio, as funes especficas de: garantia


da qualidade, mobilizao de equipes ou ainda gerenciamento das expectativas das partes interessadas,
so apontadas como no desempenhadas pelo escritrio de projetos. Essas observaes se justificam
pelo fato de os padres de qualidade serem implementados diretamente pela coordenao de projetos,
e ainda no ser uma prtica explcita o gerenciamento das expectativas das partes interessadas. No
entanto, ainda neste grupo de processos, o papel do
EGP ganha um destaque fundamental, durante a realizao das aquisies. Todo o trmite referente
compra de equipamentos importados realizado pelo
escritrio de projetos, no s devido suas particularidades, mas tambm pela necessria interao
com diversos setores da Universidade.
No estgio seguinte, denominado monitoramento
e controle, verifica-se maior grau de envolvimento do
escritrio de projetos na verificao do escopo, do prazo e dos custos. Esse fato est diretamente relacionado
a outro quesito altamente percebido: formalizar e
monitorar as mudanas necessrias junto aos rgos
de fomento. Ainda como funo neste grupo de
processos, destaca-se o papel de manter a direo do
laboratrio informada acerca do andamento de cada
um dos projetos de P&D em execuo. Por outro lado,
as funes de controle da qualidade e monitoramento
dos riscos no so claramente percebidas como sendo
desempenhadas pelo escritrio de projetos.
Durante o estgio de encerramento do projeto,
duas funes merecem ser destacadas. A primeira
delas caracterizada pelo registro e armazenamento
das lies aprendidas. Todas as informaes referentes aos projetos, sejam de linhas de base de estimativas, alteraes, resultados alcanados, relatrios
Gesto & Regionalidade - Vol. 29 - N 85 - jan-abr/2013

Jos da Assuno Moutinho, Claudia Terezinha Kniess e Roque Rabechini Junior

cientficos e financeiros, so organizadas e armazenadas no EGP do laboratrio, para ser consultadas


como informaes histricas sobre os projetos desenvolvidos. Em sua pesquisa, Dimande e Andrade
(2006) destacam essa prtica como fundamental,
pois, via de regra, privilegia-se consideravelmente a
documentao financeira, com quase total detrimento da documentao tcnica, fazendo com que
a organizao perca seu maior ativo tratando-se
de uma instituio de P&D , que a memria dos
projetos: como foram desenvolvidos, etapas pelas
quais passaram, dificuldades enfrentadas, etc. Portanto, implicam uma considervel perda de conhecimento adquirido.
J a segunda funo diz respeito realizao tempestiva da prestao de contas junto s agncias de
fomento. Qualquer despesa realizada durante a vigncia do projeto, necessariamente, precisa estar de
acordo com os valores orados, devendo ainda ser
previamente autorizada para cada grupo de elemento de despesa, luz dos aspectos formais da contabilidade pblica. O desrespeito a essa regra bsica
coloca o pesquisador em uma delicada situao, com
srias implicaes, inclusive de ressarcimento ao errio
pblico dos recursos malversados. Cabe ainda ressaltar
que a inadimplncia na prestao de contas tambm
inabilita o pesquisador-coordenador a concorrer a
recursos para o desenvolvimento de novos projetos.
Dependendo do tipo de pesquisa, a descontinuidade
de aporte de recursos financeiros pode significar um
enorme prejuzo ao avano da cincia e da tecnologia.
4.2.2 Aspectos Gerais
Os resultados obtidos apontaram que houve consenso no que diz respeito ao escritrio de projetos
tambm implementar e operar um sistema de informaes dos projetos. Um sistema gerencial proprietrio, desenvolvido no prprio laboratrio, considerou
as caractersticas peculiares do ambiente: um laboratrio de pesquisa em uma universidade pblica. Esse
sistema permite gerenciar os projetos em suas diversas fases, durante o ciclo de vida, indo desde sua
elaborao efetiva prestao de contas.
A gesto de um plano de utilizao dos recursos
corporativos tambm fica a cargo do escritrio de
projetos, pois como lida com todos os projetos do
laboratrio, tem a viso necessria para alocar os

Gesto & Regionalidade - Vol. 29 - N 85 - jan-abr/2013

recursos compartilhados.
De acordo com os entrevistados, o quesito relativo
a treinamento em gesto de projetos foi identificado
como no contemplado pelo setor de projetos. De
fato, um dos aspectos ainda pouco explorados no
laboratrio, e que parece merecer mais ateno. Esta
questo j havia sido abordada no estudo realizado
por Dimande e Andrade (2006), indicando forte
necessidade de se capacitar pesquisadores em tcnicas de gesto.
4.3 Discusso dos Resultados
Aps a coleta de evidncias e descrio dos principais achados, torna-se necessrio realizar uma anlise dos resultados luz do referencial terico, previamente abordado, com o intuito de atender ao objetivo do presente artigo, que compreender o papel
desempenhado pelo escritrio de projetos no gerenciamento de projeto de P&D.
A seguir, apresenta-se uma anlise, por meio do
Quadro 1, confrontando resultados alcanados com
a coleta de informaes junto aos pesquisadores do
laboratrio, com o referencial terico de classificao
dos tipos de EGP, de acordo com Casey e Peck
(2001), e Crawford (2002).
pertinente ressaltar que a terceira coluna do
Quadro 1, intitulada Observado no EGP do laboratrio pelos seus pesquisadores, resultante da maioria das respostas dos entrevistados sobre as caractersticas especficas identificadas.
Deste modo, conclui-se que, luz dos autores, o
escritrio de projetos do laboratrio no pode ser
classificado em um nico nvel, pois apresenta tanto
caractersticas de escritrios de controle, como de
suporte e estratgico de projetos. Por meio de estudo
realizado, Dinsmore (1999) j identificava essa possibilidade, afirmando que, de fato, as implementaes
de escritrios de projetos se direcionam para solues
alternativas e hbridas. Ainda de acordo com esse
autor, cada organizao busca implementar a soluo
que garanta um melhor desempenho, adaptando as
funes, responsabilidades e atividades da abordagem padro. Por este motivo, a forma de materializao de EGP est diretamente relacionada s necessidades especficas do ambiente.

43

A INFLUNCIA DA GESTO DE PROJETOS DE P&D EM UNIVERSIDADES PBLICAS


NA DEFINIO DO MODELO DE UM ESCRITRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Em pesquisa realizada por Hobbs e Aubry (2007),


pioneira em analisar 500 escritrios de gerenciamento
de projetos em profundidade, constatou-se uma significativa variao na estrutura, papis assumidos e
no valor percebido dos EGPs, corroborando os fatos
identificados no presente artigo. Anteriormente a este
estudo, as funes dos EGPs eram agrupadas e classificadas sem, no entanto, a realizao de nenhuma
pesquisa para esgotar o mapeamento de funes e
criar uma taxonomia.
Alm das funes e caractersticas descritas no
Quadro 1, identifica-se, pela anlise dos dados coletados, que o EGP do laboratrio tambm responsvel por outras funes gerenciais especficas:

a) Elaborar, em conjunto com os pesquisadores,


os projetos a serem submetidos s agncias de
fomento;
b) Definir os custos e cronogramas dos projetos;
c) Orientar e gerenciar, com os pesquisadores, a
execuo dos projetos;
d) Formalizar junto s agncias de fomento as
mudanas necessrias;
e) Manter a direo informada quanto ao status
do projeto;
f) Encerrar o projeto, realizando prestao de
contas junto s agncias de fomento.

Quadro 1: Comparativo referencial terico versus laboratrio


Nvel

Observado no EGP
do Laboratrio pelos
seus pesquisadores

Caracterstica
Confeco de relatrios de progresso

NP

Confeco de relatrios de custos e prazo

MP

Escritrio de Controle

Confeco de relatrios de riscos

NP

de Projetos

Manuteno de base de dados histrica e lies aprendidas

FP

Confeco de relatrios de desempenho segundo indicadores


previamente definidos

NP

Monitoramento dos resultados do projeto

MP

Treinamento em gerenciamento de projetos

NP

Estabelecimento e verificao do cumprimento de padres e mtricas


de gerenciamento de projetos

NP

Possibilidade do alinhamento dos projetos s estratgias do


departamento ou diviso

FP

Controle e armazenamento das lies aprendidas e dos relatrios

FP

Escritrio de Suporte
de Projetos

Escritrio Estratgico
de Projetos

Definio, implementao e controle de mecanismos de mudanas

LP

Papel de mentor para projetos com problemas

NP

Padronizao do gerenciamento de projetos

NP

Identificao, priorizao e seleo de projetos

NP

Gerenciamento corporativo de recursos

MP

Implantao e manuteno de um sistema de informaes

MP

Alinhamento dos projetos estratgia corporativa

NP

Legenda: NP (No percebido); LP (Ligeiramente percebido); MP (Medianamente percebido);


FP (Fortemente percebido)

44

Gesto & Regionalidade - Vol. 29 - N 85 - jan-abr/2013

Jos da Assuno Moutinho, Claudia Terezinha Kniess e Roque Rabechini Junior

Essas atribuies ficam a cargo do EGP, visto que


os coordenadores dos projetos de pesquisa no possuem essas habilidades especficas. Tal fato corrobora
o estudo realizado por Ribeiro et al. (2010), que aponta a falta de experincia do coordenador em prticas
de gerenciamento de projetos.

5. CONCLUSES
O objetivo do artigo foi caracterizar como o ambiente de projeto de P&D influencia na definio de
um escritrio de projetos. Devido a diversas caractersticas peculiares, o estudo levou concluso de
que se trata de um tipo hbrido de escritrio de projeto,
por apresentar atributos dos vrios tipos descritos na
literatura.
O estudo evidencia que as instituies pblicas de
pesquisa tambm devem adequar os seus ambientes,
com a implantao de escritrios de projetos, com
vistas a aumentar a probabilidade de ter um fluxo
contnuo de projetos gerenciados com sucesso, in-

crementando assim, sua qualidade percebida, j que


entendida como um diferencial estratgico.
Como contribuio, o artigo discutiu o gerenciamento de projetos em um ambiente pblico, acadmico e de pesquisa. No pas, esse tipo de ambiente
carece de estudos, pois possui um conjunto de caractersticas bem peculiares, com a ampla participao
de pesquisadores e alunos de ps-graduao, fato que
se reflete diretamente no modo como a gesto de
projetos abordada. A falta de um corpo tcnico
especializado em gesto de projetos tambm um
fator limitante para a disseminao dessa cultura.
O presente artigo se limitou a analisar o entendimento dos principais pesquisadores em relao s
atividades do escritrio de projetos. De toda sorte, a
existncia de tcnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos eleva continuamente a maturidade
em direo a patamares mais elevados. Uma anlise
mais detalhada da maturidade do escritrio de gerenciamento de projetos, poderia ser apropriada para
descrever o mapa lgico de caminho para o incremento da qualidade dos servios prestados pelo setor.

REFERNCIAS
CAMPOS, A.; CALLEFI, P.; MARCON, A. O Brasil no
contexto mundial da inovao tecnolgica. Pesquisa
e Debate. So Paulo, v. 20, n 1 (35), p. 73-96, 2009.
CARVALHO, M.; RABECHINI Jr., R. Fundamentos em
gesto de projetos: construindo competncias para
gerenciar projetos. 3 ed. So Paulo: Atlas, 2011.
CASEY, W.; PECK, W. Choosing the right PMO
setup. PM Network. Illions, p.40-47, Feb. 2001.
CRAWFORD, J. The Strategic Project Office: A guide
to improving organizational performance. New
York: Marcel Dekker Inc, 2002.
DAI, C.; WELLS, W. An exploration of project
management office features and their relationship
to project performance. International Journal of
Project Management. v. 22, Issue7, p. 523-532, 2004.
DIMANDE, C.; ANDRADE, R. Proposio de uma
alternativa de gesto de projetos para uma organizao de pesquisa agroindustrial. In: XIII SIMPEP.

Gesto & Regionalidade - Vol. 29 - N 85 - jan-abr/2013

Bauru, SP, 6 a 8 de nov. 2006 Anais... So Paulo,


2006.
DINSMORE, P. Winning business with enterprise
Project Management. New York. Amacon, 1999.
Disponvel em <http://books.google.com.br/books?
id=BqN0P7yQ6ukC&printsec=frontcover&dq=
Winning+business+with+enterprise+Project+
Management&hl=en&sa=X&ei=MqtxUZT4F6Tb0wGw
6oCIDA&ved=0CDAQ6AEwAA >. Acesso em: 02/
10/2011.
HOBBS, B.; AUBRY, M. A Multi-phase research
program investigating Project Management Offices
(PMOs): The results of phase 1. Project
Management Journal, v. 38, p. 74-86, 2007.
HOBBS, B.; AUBRY, M. An Empirically Grouded Search
for a Typology of Project Management Offices.
Project Management Journal. v. 39. Supplement S69S82, 2008.

45

A INFLUNCIA DA GESTO DE PROJETOS DE P&D EM UNIVERSIDADES PBLICAS


NA DEFINIO DO MODELO DE UM ESCRITRIO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

REFERNCIAS
JONES, C.; WILLIAMS, J. Too much of a good thing?
The economics of investment in R&D. NBER Working
Paper Series, n. 7283, 1999.
KERZNER, H. Project Management: A systems
approach to planning, scheduling and controlling.
10th ed. New York: JohnWiley & Sons, Inc. Hoboken,
2009.
MARTINS, G.; THEPHILO, C. Metodologia da
investigao cientfica para cincias sociais aplicadas.
2. ed. So Paulo: Atlas, 2009.
MOREWY, D.; SAMPAT, B. Universities in national
innovation systems. In: FAGERBERG, J.;MOWERY, D.;
NELSON, R. (Eds.). The Oxford handbook of
innovation. Oxford: Oxford University, p. 209-239,
2005.
ORGANIZAO PARA A COOPERAO E DESENVOLVIMENTO ECONMICO OECD. Manual de
Frascati: Metodologia proposta para a definio da
investigao e desenvolvimento experimental.
2002. Disponvel em <www.mct.gov.br>. Acesso
em: 8/12/2011.
PRADO, D. Gerenciamento de projetos nas organizaes. Belo Horizonte: Desenvolvimento Comercial, 2000.
RAD, P.; RAGHAVAN, A. Establishing an Organizational Project Office. AACE International
Transactions, 2000.
RIBEIRO, E; MORAES, J. RUIZ, A. Identificao e
caracterizao de dificuldades na execuo de
projetos de P&D financiados pela FINEP. In: VI
Congresso Nacional de Excelncia em Gesto, 5, 6
e 7 de ag. 2010, Niteri. Anais eletrnicos... Niteri,
2010. Disponvel em <http://www.excelencia

46

emgestao.org/pt/edicoes-anteriores/vi-cneg/
anais.aspx>. Acesso em: 20/12/2011.
SATO, C.; DERGINT, D. A utilizao do escritrio de
projetos para a gesto de projetos tecnolgicos em
instituies de pesquisa e desenvolvimento (P&D).
In: 4 Congresso ABIPTI 2004, 2004, Belo Horizonte,
MG. Tecnologias para incluso social: o papel dos
sistemas de Cincia, Tecnologia e Inovao. Braslia:
ABIPTI, 2004. v. 1. p. 1-12, 2004.
SHENHAR, A.; DVIR, D. Reinventando gerenciamento de projetos: A abordagem diamante ao
crescimento e inovao bem-sucedidos. So Paulo:
M. Books, 2010.
SOARES, F; QUADROS, R. Avaliao do processo
de gerenciamento de portflio de projetos de P&D:
Caso CEMIG. In: XII Seminario Latino-Iberoamericano de Gestin Tecnolgica ALTEC 2007. 26 a
28 de set. 2007, Buenos Aires. Anais... Buenos Aires:
ALTEC, 2007.
VALERIANO, D. Gerncia em projetos: pesquisa,
desenvolvimento e engenharia. So Paulo: Makron
Books, 1998.
SCHUMPETER, J. The theory of economic development. Cambridge MA: Harvard University Press,
1934.
VERZUH, E. The fast forward MBA in a Project
Management. New York: John Wiley & Sons, 1999.
WHEELWRIGHT, S; CLARK, K. Creating project
plans to focus product development. Harvard
Business Review, mar/apr 1992.
YIN, R. Estudo de caso: planejamento e mtodos. 4
ed. Porto Alegre: Bookman, 2010.

Gesto & Regionalidade - Vol. 29 - N 85 - jan-abr/2013