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Introdução à Gestão

INTRODUÇÃO

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O que é uma organização

VIVEMOS NUMA SOCIEDADE DE ORGANIZAÇÕES

O nosso dia-a-dia é dominado pelo nosso relacionamento com organizações (utilizador, fornecedor ou membro)

As organizações têm vindo a substituir formas anteriores de produção e de inserção social

As relações familiares, de vizinhança ou de amizade que constituíam o

substrato da produção foram substituídas pela nossa interacção com

organizações

As organizações só existem se utilizadores, fornecedores e membros mantiverem o interesse na sua existência

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O que é uma organização

As organizações são entidades que surgem para operar tecnologias que são impossíveis ou inviáveis de serem utilizadas por indivíduos ou por outras

organizações (Thompson, 1967)

Dois Aspectos:

A capacidade de utilizar uma tecnologia

A capacidade de utilizar essa tecnologia melhor que outras entidades

Qualquer organização deve apresentar vantagens competitivas que lhe permitam

não ser substiuída por terceiros

Liberalização

Internacionalização da economia

UCP-CRB Pólo de Viseu *- 3

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O que é uma organização

As organizações surgem para desempenhar uma função que é sentida como necessária por outros agentes do meio ambiente

Um fabricante sem clientes

Uma fábrica poluidora

Actividades

indesejadas

Uma fábrica poluidora  Actividades i n d e s e j a d a s
Desaparecerão
Desaparecerão
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O que é uma organização

Vista do interior:

Uma organização é um grupo social em que existe uma divisão funcional do trabalho e que visa atingir através da sua actuação determinados objectivos, e cujos membros são, eles próprios, indivíduos intencionalmente coprodutores desses objectivos e, concomitantemente, possuidores de ojectivos próprios

Dois aspectos:

o

A necessidade da existência de uma divisão de funções

o

A necessidade de ter bem presente a existência de pessoas

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O meio ambiente das organizações

Envolvente Envolvente Sistema Organ. Transaccional Contextual
Envolvente
Envolvente
Sistema
Organ.
Transaccional
Contextual
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O meio ambiente das organizações

A actividade de qualquer organização desenvolve-se numa sociedade da qual é parte integrante e onde se tem de inserir harmonicamente

Envolvente Contextual:

O conjunto de características que definem o exterior, em sentido lato, da organização e que condicionam o campo das possibilidades da sua actuação, ao mesmo tempo que lhe concedem o essencial da sua razão de ser.

o

Características Sociais

o

Culturais

o

Éticas

o

Económicas

o Culturais o Éticas o Económicas Definem o Sistema Social UCP-CRB – Pólo de Viseu *-

Definem o

Sistema

Social

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O meio ambiente das organizações

Envolvente Contextual (cont):

Uma organização tem de conhecer bem as suas características para se poder enquadrar dinamicamente

A envolvente contextual é um dado para a organização

A necessidade do seu conhecimento profundo é ainda mais explícita para as multinacionais

o

Aspectos legais

- mais visíveis

o

Aspectos culturais

- menos visíveis

UCP-CRB Pólo de Viseu *- 8

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O meio ambiente das organizações

Envolvente Transaccional:

o conjunto de entidades, indivíduos ou organizações que entram em contacto directo com essa organização geralmente através de uma relação de troca (transacção), imediata ou mediata.

o

Conjunto de agentes económicos e sociais, interlocutores indispensáveis à actividade da organização

o

Necessita de contactar agentes que lhe fornecem recursos (inputs)

o

Necessita de interessar a terceiros, clientes, no seu resultado (outputs)

o

Cada uma das entidades que compõem a envolvente transaccional tem algum interesse na existência da organização:

UCP-CRB Pólo de Viseu *- 9

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O meio ambiente das organizações

Envolvente Transaccional (cont.):

Clientes

Fornecedores

Trabalhadores

Outras entidades com que a organização pode potencialmente realizar transacções

Organização
Organização
organização pode potencialmente realizar transacções Organização T r o c a UCP-CRB – Pólo de Viseu

Troca

organização pode potencialmente realizar transacções Organização T r o c a UCP-CRB – Pólo de Viseu
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O meio ambiente das organizações

Envolvente Envolvente Sistema Organ. Transaccional Contextual
Envolvente
Envolvente
Sistema
Organ.
Transaccional
Contextual

É um Dado

Sistema Organ. Transaccional Contextual É um Dado Situação de Dependência Interesse mútuo Processo

Situação de Dependência

Interesse

mútuo

É um Dado Situação de Dependência Interesse mútuo Processo mútuo de influenciação UCP-CRB – Pólo de

Processo mútuo de influenciação

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Macroestrutura interna das organizações

A organização está em íntima e intensa interacção com o seu meio ambiente

Negociar a obtenção de recursos

Detectar potenciais clientes

Está envolvida numa competição constante

Necessita de se afirmar como a entidade mais capaz de se satisfazer as necessidades dos seus potenciais clientes

Necessidade de se estruturar internamente em três grandes níveis

Subsistema operacional

subsistema de gestão

subsistema institucional

 Subsistema operacional  subsistema de gestão  subsistema institucional UCP-CRB – Pólo de Viseu *-
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Macroestrutura interna das organizações -so

Subsistema Operacional

Preocupação central: Produção do Output

Eficiência
Eficiência

Optimização da combinação dos recursos necessários

Gestão da organização: Essencialmente Técnica

Como Fazer?

Definição de recursos

Definição da forma como os organizar

A optimização é tanto mais possível quanto menor for a incerteza que o envolva

Falta de matérias prima

Alterações nos planos de produção

No entanto, a incerteza e a volatilidade dos mercados é a regra

Questão: como compatibilizar a necessidade de estabilidade necessária à eficiência, com a incerteza intrínseca dos mercados?

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Macroestrutura interna das organizações -sg

Subsistema de Gestão

Preocupação central: Proteger o subsistema operacional das incertezas do mercado

Estabilidade
Estabilidade
operacional das incertezas do mercado Estabilidade – Negociar com os agentes presentes nos diversos mercados

Negociar com os agentes presentes nos diversos mercados

Definição das estratégias nos diferentes mercados

Objectivo: Amortecer as incertezas de um sistema de trocas em mercado livre

Analisar a sua situação negocial em cada um dos mercados

Diminuir as dependências de cada um ou dos seus agentes

Exemplo dependência de um fornecedor de algo essencial

o

diversificacão

o

aumento de stocks

Cada estratégia tem custos associados

Com vista à manutenção estável do seu ciclo de actividade

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Macroestrutura interna das organizações -si

Subsistema Institucional

Qualquer organização está inserida numa sociedade com os seus valores, a sua cultura, a sua estrutura económica, e social

O seu conhecimento é indispensável à organização

Preocupação central: adaptação a condicionalismos impostos pela sociedade

Legitimação

a condicionalismos impostos pela sociedade Legitimação Menores Dissonâncias – Qualquer organização tem de
Menores Dissonâncias
Menores
Dissonâncias
impostos pela sociedade Legitimação Menores Dissonâncias – Qualquer organização tem de ser aceite pela sociedade

Qualquer organização tem de ser aceite pela sociedade

Atenção especial à evolução da sua envolvente contextual

Capacidade de perceber a mudança

De se antecipar à própria mudança

o

Nova legislação

o

Actividades criticáveis

Casinos

Barragem, central termo-eléctrica

Fundamental: adaptar a solução aos

condicionalismos da sociedade

Atitude Adaptativa

Atitude Negocial

Atitude Proactiva

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A Empresa como organização

A empresa é um caso particular de organização que se distingue essencialmente através dos objectivos e da envolvente transaccional.

Objectivos da Empresa

A empresa é, antes de mais, um agente económico

O seu objectivo último é a optimização do lucro no longo prazo

(Criação estável de um excedente para a sua sobrevivência e desenvolvimento)

É um agente económico autónomo

objectivo estrutural: combinação óptima de recursos de forma a potenciar a capacidade de

produção

de recursos de forma a potenciar a capacidade de produção – Eficiência: Optimização da ratio Input/output

Eficiência: Optimização da ratio Input/output

Eficácia: (outra preocupação que tem de estar presente) - o grau em que a empresa satisfaz o interesse dos “stakeholders”

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O Papel do gestor

O gestor é o indivíduo que vai usar um conjunto de técnicas de gestão e que é responsável pela interacção da empresa com o meio ambiente

Gerir é o processo de trabalhar com e através dos outros a fim de atingir eficazmente os objectivos organizacionais usando eficientemente os recursos escassos num contexto em mudança

Na relação empresa-meio ambiente, o Gestor:

representa a empresa nas suas relações com o exterior

negoceia com todas as entidades que concorrem nos seus mercados

Decide o nível de stocks

Decide o nível de endividamento

Decide a tecnologia a escolher

Decide acerca do perfil das pessoas a recrutar

Decide que tipos de produtos produzir

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O Papel do gestor

A nível do sistema interno

é o elo de ligação do sistema social da organização

passa à prática as orientações de adaptação à envolvente contextual

aprecia a necessidade de intervenção do subsistema institucional

líder do sistema social organizacional

Compatibilização dos objectivos individuais com os objectivos organizacionais

define as estratégias para atingir os objectivos da empresa

É o elemento aglutinador do sistema social interno e o seu representante e imagem face ao exterior

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Resumo

Organizações são entidades que surgem para operar tecnologias que são pouco viáveis de serem utilizadas por indivíduos isoladamente ou outras organizações;

São um grupo social, onde se verifica a divisão funcional do trabalho;

A sua sobrevivência e desenvolvimento depende da sua capacidade de afirmação da

sua singularidade com os seus vários interlocutores

Stakeholders - conjunto de entidades que livremente transaccionam com a organização - têm um interesse vital no seu desenvolvimento;

O exterior em que a organização se insere divide-se em envolvente contextual (sociedade) e transaccional (stakeholders).

Internamente a organização estrutura-se em 3 níveis:

subsistema operacional protecção à actividade produtiva;

de gestão - negociação de recursos com a envolvente transaccional;

institucional - adaptação às pressões contextuais.

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Resumo

As empresas são casos particulares das organizações - têm por objectivo estrutural a eficiência

económica e competem em diversos mercados

o

matérias primas e componentes

o

bens de equipamento

o

de trabalho

o

financeiro

o

de produtos finais

O gestor é o responsável pelas negociações com os stakeholders para obter os recursos

necessários

Internamente o gestor é o elemento aglutinador do sistema social

Procura compatibilizar os interesses dos indivíduos com os interesses da organização

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Funções no processo de gestão

1 Funções no processo de gestão Controlar Planear Tomar Liderar Decisões Gerir para a Eficiência e
Controlar Planear Tomar Liderar Decisões Gerir para a Eficiência e Eficácia Motivarar Organizar Prover de
Controlar
Planear
Tomar
Liderar
Decisões
Gerir para a
Eficiência e
Eficácia
Motivarar
Organizar
Prover de
Comunicar
R.H
Abertura de Horizontes

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Aspectos chave no processo de gestão

Balanceando Eficiência e Eficácia

Trabalhando com e através dos outros

Alcançar

Objectivos

Organizacionais

Obtendo o máximo de recursos limitados

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Balanceando a eficiência e a eficácia

Realiza-se a

obra, mas

a eficiência e a eficácia Realiza-se a obra, mas Demasiada ênfase na eficácia Não se realiza-se

Demasiada ênfase na eficácia

Não se

realiza-se a

obra,

porque

ênfase na eficácia Não se realiza-se a obra, porque Demasiada ênfase na eficiência desperdiçam- se recursos

Demasiada ênfase na eficiência

desperdiçam-

se recursos

escassos

Os recursos

disp+oníveis

são

subutilizados

Realiza-se a

obra, e

Eficiácia Eficiência
Eficiácia
Eficiência

Ênfase balanceada na eficiência e eficácia

Os recursos limitados não são desperdiçados

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O que fazem os gestores?

Podemos abordar o processo da gestão segundo duas ópticas:

As funções da Gestão

são obrigações administrativas gerais que têm de ser realizadas virtualmente em qualquer organização produtiva

Os papeis da Gestão

são categorias específicas do comportamento de gestão

FUNÇÕES DA GESTÃO

Planear

 

Formulação de cursos futuros de acção Os planos e os objectivos em que são baseados mostram uma finalidade e direcção à organização, sub-unidades e indivíduos

Tomar decisões

Escolher entre cursos alternativos de acção. No mundo complexo de hoje, é um dos grandes desafios da gestão

Organizar

Prover de Recursos Humanos (Staffing)

Comunicar

Motivar

Liderar

Controlar

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O que fazem os gestores?

FUNÇÕES DA GESTÃO(cont.)

Organizar

Considerações estruturais, cadeia de comando, divisão do trabalho, atribuição de responsabilidades

Prover de Recursos Humanos (Staffing)

As organizações são tanto boas, quantos as pessoas que a constituem. Recrutamento, formação e desenvolvimento

Comunicar

Comunicar aos empregados conhecimento técnicos, instruções, regras e informação necessária ao trabalho

Motivar

Motivar os indivíduos para os objectivos colectivos, satisfazendo necessidades e indo de encontro às suas expectativas, proporcionando trabalho com significado e recompensas

Liderar

Servindo como modelo de comportamento e adaptando o seu estilo de gestão às circunstâncias

Controlar

Comparando os resultados desejados com o desempenho efectivo e tomando as necessárias medidas correctivas

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O que fazem os gestores?

PAPEIS DA GESTÃO(Mintzberg)

Papeis Interpessoais

Representante

Como símbolo da autoridade legal, desempenhando certos deveres cerimoniais

Líder

Motivando os subordinados para as coisas se fazerem correctamente

Ligação

Servindo como ligação, horizontal e vertical, na cadeia de comunicação

Papeis informacionais

Monitor (centro nervoso)

Servindo como foco na comunicação não rotineira. Recebendo todos os tipos de informação

Disseminador

Transmitindo selectivamente a informação aos subordinados

Interlocutor

Transmitindo selectivamente a informação ao exterior

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O que fazem os gestores?

PAPEIS DA GESTÃO(Mintzberg)

Papeis de decisão

Empreendedor

Desenhando e iniciando mudanças na organização

Solucionador de distúrbios

Tomando acções correctivas em situações que saem da rotina

Afectador de recursos

Decidindo exactamente os recursos que cada um deve ter

Negociador

Participando em sessões de negociação com outras partes, assegurando que os interesses da organização são defendidos

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10 Factos do Diário da Gestão

Os gestores trabalham longas horas

Os gestores são pessoas muito ocupadas

O trabalho do gestor é fragmentado; os episódios são breves

O trabalho do gestor é variado

Os gestores pertencem à casa (fazem parte da mobília)

O trabalho do gestor é primariamente oral

Os gestores utilizam muitos contactos

Os gestores não são planeiam reflectivamente

A informação é o ingrediente básico do trabalho do gestor

Os gestores não sabem como gastam o seu tempo