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Planejamento - traar um plano lgico que ser desenvolvido para conseguir o fim

proposto.
Porque se deve fazer um planejamento - para se definir qual o melhor tipo de evento que
ir atender de forma satisfatria o pblico e quais os procedimentos, aes tcnicas,
devem ser tomadas para que este evento seja um sucesso.
Quando se realiza um planejamento ganha-se tempo, produo e retorno (rendimento
financeiro - projeo da imagem)
Um planejamento serve de base para outros planejamentos.
Roteiro para realizao de um planejamento (geral):
1 - Conhecimento da realidade
2 - Objetivo
3 - Pblico
4 - Poltica
5 - Estratgica
6 - Ttica
7 - meta
8 - Oramento
9 - Programao
10 - Execuo
11 - Avaliao
CONHECIMENTO DA REALIDADE - Qual a histria, cultura, filosofia, ideologia da
organizao - Quem o seu pblico? Qual o seu desejo?

Qual a aplicabilidade do

roteiro? Buscar uma identificao do pblico com a organizao.


OBJETIVO - Porque e para qu a realizao deste evento, quais os benefcios e retorno
que este evento trar para a empresa. O evento ser para fixar e projetar a imagem da
organizao? um evento de confraternizao?
PBLICO - O pblico deve ser adequado ao evento. Se o objetivo de um evento fixar e
projetar a imagem da organizao o pblico escolhido deve ser um que compreenda os
objetivos deste evento e que seja multiplicador de opinio destes objetivos.
POLTICA - a estratgia utilizada pela organizao no tratamento com seu pblico alvo.

ESTRATGIA - O que fazer para atingir os objetivos


TTICA - Como fazer, como executar a estratgia
META - qual o prazo estabelecido para atingir o objetivo. Em que tempo e prazo ser
executado o planejamento.
ORAMENTO - o custo do planejamento - Deve-se fazer mais de um oramento (ideal
de 3) porm os oramentos devem possuir a mesma qualidade, ter a mesma linha de
padro.
PROGRAMAO - a distribuio de cada item dentro evento - Ex.: 09.00 abertura...
Vantagem da programao - oportunidade de desenvolver uma tcnica com metodologia o tempo calculado com qualidade (somatrio de tempo e qualidade) - operacionalidade
e funcionalidade (os itens do evento possuem sintonia entre si) - permite ensaiar a
programao antes da execuo e corrigir possveis falhas.
EXECUO - colocar em prtica o que foi programado.
AVALIAO - Retorno do grau de satisfao do pblico . Esta avaliao pode ser formal
ou informal .
Tipos de eventos: Cvicos - militares
Natureza dos tipos de eventos - social - empresarial - esportivo - recreativo - tcnico governamental, etc.
Tipos de eventos - para cada tipo de evento deve-se procurar saber qual o pblico que
vou trabalhar - quais os objetivos deste pblico para se alcanar um resultado
3 etapas para estruturao do projeto de evento - organizao - promoo de material
promocional e institucional - divulgao
Fases do planejamento de eventos
1) Definio da data (dia e horrio) e local -

A escolha da data e local esto

condicionados ao tipo de evento e aos objetivos.


2) Relao de convidados - Quem so as pessoas que a organizao precisa, deve ou
quer convidar - Dentro do lado social esta lista feita por afinidades entre anfitries e
convidados - Dentro do lado empresarial o pblico dever possuir afinidade com a

organizao, deve ser um segmento de mercado representativo de acordo com os


objetivos da organizao.
Portanto, ao fazer a lista de convidados deve analisar o pblico para que o mesmo seja
atendido em suas expectativas, desejos, vontades, interesses, necessidades, afinidades,
etc. para que, assim, a imagem da empresa seja consolidada.
3) Convites

4) Reconhecimento do local e definio de pontos estratgicos - aprimorar o trabalho


de execuo - Deve-se mapear o local para definir os recursos de infra-estrutura que
sero utilizados e qual o melhor local para eles estarem. Ao realizar esta tarefa levanta-se
toda a infra-estrutura necessria para a realizao do evento.
O aprimoramento do trabalho realizado pela equipe precursora que identifica a infraestrutura necessria e faz uma adequao perfeita garantindo a segurana do pblico
A equipe precursora antecede a realizao do evento com a finalidade de fazer um
diagnstico dos RH e RM que sero utilizados no local.
5) Identificao de servios de terceiros - realizao de planilhas oramentrias e
contratao de servios com qualidade, preo e pontualidade.
Quando se mapea o local para definio de recursos de infra-estrutura (RH e RM) utilizase a percepo visual na definio destes recursos e isto facilita a contratao de servios
de terceiros.
Os oramentos devem ser idnticos (mesmas propores, medidas, mesmo nvel de
qualidade). A pontualidade mais importante que a qualidade e preo, pois se o servio
contratado no for pontual cair os outros dois itens. Os servios de terceiros tm que ser
contratados atravs de contratos escritos.
6) Preparao do local - O local deve ser preparado com antecedncia e distribudo os
recursos identificados. Se o local estiver mal preparado poder provocar no pblico uma
idia de desorganizao da empresa.
7) Pauta de locuo - A pauta elaborada a partir do programa de acordo com cada fase
do horrio e suas atividades transformando o programa em texto em forma de
comunicao oral. A vantagem da pauta que direciona o convidado fazendo o pblico
entender o que est acontecendo e este pblico reage favoravelmente.

8) Avaliao e anlise de dados - a avaliao pode ser feita de forma formal ou informal
A avaliao informal feita atravs de conversas informais
A avaliao formal feita atravs de pesquisa/questionrio - matria em veculos de
comunicao e registros e documentos fotogrficos
A anlise de dados feita para avaliar o nvel de satisfao dos convidados
Quais os critrios que devem ser analisados com relao data na realizao de
um evento?
1) Verificar se a data no inconveniente
a) vspera de feriado - dentro do contexto empresarial inconveniente - do lado
social pode ser um ponto positivo
b) de 2 a 6 feiras ir depender do tipo de evento e do pblico
2) Verificar aspectos cultural e geogrfico
a) Para se marcar um horrio de almoo deve-se analisar o local pois cada cidade
possui o seu horrio de almoo
3) - Deve-se verificar se no h outros eventos programados para a mesma data como
uma Festa religiosa na cidade
4) Considerar o horrio e data de acordo com o pblico - ex.: 3 idade
Critrios que devem ser analisados para escolha do local?
1) Segurana - cuidar da segurana dos convidados uma obrigatoriedade
2) Localizao - tem de ser de fcil acesso e facilidade de estacionar
3) Infra-estrutura - Os RH e RM devem ser funcional - dependendo do cardpio e do
tipo de refeio verificar se h mesas/aparador suficiente, se vai precisar de garom e
de quantos? Hoje tem se optado por hotis uma vez que eles oferecem RM e RH
adequados.
4) Status - quando se escolhe o local tambm considerado o status que ele proporciona
- traduz a condio de quem est proporcionando o evento.

Quais os critrios formais de avaliao - Cite 03 e explique


1) Pesquisa/questionrio - So feitos este tipo de anlise nos Seminrios e Congressos
pois permitem o preenchimento de questionrio , pois nem todo evento pode ser
analisado atravs de pesquisa. Esta anlise tambm ser para um controle ou seja um
processo de identificao para futuros projetos
2) Matria em veculos de comunicao = Quando o evento veiculado em um meio de
comunicao como o jornal por exemplo. O status desta notcia vai depender do
tamanho e da pgina onde foi publicada.
3) Registros e documentos fotogrficos - quando o evento filmado e fotografado com
o sentido tcnico. EX.: Vernissage - filma a obra de arte que est daquele evento - VT
Institucional - cenas que so filmadas dentro da organizao para serem utilizadas
com um sentido tcnico.

Como feita a anlise de dados da avaliao?


A anlise de dados feita para avaliar o nvel de satisfao dos convidados
feita qualitativamente e quantitativamente - Ex. matria veiculada no Jornal Folha de
So Paulo e Estado de Minas
Folha de So Paulo
Capa

Estado de Minas
A mesma matria
veiculada dentro do
jornal na pagina de
economia
ocupando toda pag.

- Qualidade

- Quantidade

O jornal Folha de So Paulo de

Na Folha a matria foi publicada na Capa

circulao nacional enquanto que o

enquanto que no Estado de Minas foi

Estado de Minas circulao Estadual

publicada dentro do Jornal

Outro exemplo: Jantar de negcios


Em um jantar compareceram 500 pessoas e apenas 03 eram multiplicadores de opinio
enquanto no outro com 100 convidados, 50 eram multiplicadores de opinio.
O primeiro teve quantidade e o 2 qualidade

Caractersticas do planejamento

Ser claro, simples e objetivo

Ser estudado e bem traado - fundamentar em base terica o tema proposto

Ser flexvel

Ser operacional - Ter funcionalidade / aplicabilidade do que terico na realidade


Etiqueta mesa

Recepes - Os tipos de recepes so infinitas - o que varia o ambiente alimentao/bebida - msica - decorao
Tipo de evento quanto natureza - formal ou informal
O diferencial o retorno
No empresarial - o retorno pode ser institucional (imagem da empresa) ou financeiro
(mdio/longo/prazo)
No social a satisfao do pblico
Tipos de recepes no contexto empresarial - coquetel - jantar - almoo - caf da manh coffe-break - churrasco (para ser recepo tem de que Ter comida e bebida)
Tipo de evento quanto ao ambiente - quando o ambiente escolhido fora do ambiente
empresarial este tem que privilegiar a extenso da empresa, ou seja, este ambiente deve
projetar a prpria imagem da empresa. Uma boa opo so os hotis pois possuem as
mesmas caractersticas da empresa (competncia - qualidade no atendimento - status do
ambiente - higiene - aplicabilidade - credibilidade)

Tipo de evento quanto ao alimento/bebida - quando trabalhado no contexto empresarial


muito cobrado pois torna uma obrigao da empresa Ter qualidade pois reflete a imagem
da empresa. Escolher o alimento e bebida certos so fundamentais. Os aspectos
geogrficos e climticos devem ser analisados para servir o alimento/bebida
Tipo de evento quanto msica - O volume da msica deve

ser mais baixo que o

volume natural das vozes - apenas efeito sonoro


Tipo de evento quanto decorao - No contexto empresarial as cores so neutras e
preferencialmente as toalhas deve possuir a logo marca da empresa. A decorao deve
ser trabalhada com flmulas / bandeirolas / logotipos da empresa
O volume e quantidade de flor exagerados dar um ar de suprfluo no lado empresarial
Casar arranjos de flores X toalhas somente no lado social.
Planejamento bsico - Escolher os tipos de servios
americana / francesa / inglesa (direto - indireto) / russo
Americana difere de self service . No self service pode-se colocar no prato todos os tipos
de carne e no servio americano escolhe apenas um tipo.
Ordem - Primeiro come a salada - segundo come massa pura e por ltimo os
acompanhentos com uma das carnes escolhidas.
01 garon atende 25 convidados
A francesa - requer mo de obra mais cara - Um garon atende 08 convidados - A
montagem da mesa obedece o estilo francs.
A brasileira - as travessas ficam na mesa e cada um serve
A inglesa direto - o garom serve o seu prato - ou vem pronto da cozinha
A inglesa indireto - O garom traz o prato e coloca numa mesinha ao lado e termina de
prepar-lo na frente do cliente. Ex.: Picanha na chapa
A russa - Os pratos so preparados no tamanho integral - Ex. Porco assado inteiro - O
que eles querem encantar os convidados. Muito comum nos filmes romanos. Hoje mais
lapidado se usa nos navios.

Problemas mesa - Fumo / palito / guardanapos


Manuseio dos talheres - Descans-los enquanto mastiga os alimentos
Procedimentos especficos de cerimonial - Precedncia - Bandeira - Discursos (a maior
autoridade fala por ltimo

Protocolo - procedimento em que as cerimnias formais devem seguir - utilizado pelas


embaixadas
Diferena entre Seminrio / Palestras / Debate / Congresso
Seminrio - apresentao de um tema com vrios tpicos por vrias pessoas, onde
cada palestrante falar sobre um tpico.
Palestra - apresentao de um tema por um pessoa
Congresso - A pessoa / Palestrante apresenta coisas noivas
Debate - Quando mais de uma pessoa

so convidadas para debaterem sobre um

determinado tema.
3 etapas para estruturao do projeto de evento:
Organizao - a metodologia de aes fundamentada em base terica
EX.: combinar a carne com a bebida em um jantar
Promoo de material promocional e institucional - Material deve ser de alta
qualidade e despertar expectativa do pblico. Ex. Revista de promoo
Divulgao - A divulgao do material deve ser coerente com o que se est vendendo