PLANEACION

Proceso que permite la identificacin de oportunidades de mejoramiento para

el establecimiento formal de planes o proyectos, para el aprovechamiento
integral de dichas oportunidades con base en la investigacin y elaboracin de
un esquema detallado.
CARACTERISTICAS DE LA PLANEACION:
Permanente y Continuo
Orientada al futuro
Racionalidad en la toma de decisiones
Selecciona entre varias alternativas
Sistmica
Cclica
Repetitiva
Interacta con las dems etapas
Coordina e Integra
Tcnica de Innovacin
ETAPAS DE LA PLANEACION:
PROPOSITO: Las empresas tienen una funcin o tarea fundamental que la
sociedad les asigna, generalmente es la produccin y distribucin de bienes y
servicios. Son los fines esenciales o directrices que definen la razn de ser,
naturaleza y carcter, de cualquier grupo social, aspiraciones fundamentales o
finalidades de tipo cualitativo, que persigue en forma permanente o semipermanente. Proporcionan las pautas para el diseo de un plan estratgico, se
expresan genricamente. Su elaboracin es una funcin reservada a los altos
funcionarios de la empresa, se establecen en forma paralela al inicio de la
misma. No indican una limitante de duracin en el futuro. Tienden a existir
durante todo el ciclo de vida de la empresa. Algunos pueden sufrir
modificaciones o alteraciones debido a los retos cambiantes. Toda organizacin
debe establecer los propsitos como base para la formulacin de un plan. Los
propsitos son parte de la accin inicial de un organismo social.
INVESTIGACION: Mediante la aplicacin del mtodo cientfico, procura obtener
informacin relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir y predecir la
conducta de los fenmenos. Es trascendental en la planeacin. Proporciona
informacin para que se lleve a cabo racionalmente.
PREMISAS: Suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias
o condiciones futuras que afectaran al curso en que va a desarrollarse el plan.
Las premisas de acuerdo a su naturaleza pueden ser:
Internas: cuando se originan dentro de la empresa y pueden influir en el logro
de los propsitos (F y D).
Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa, pero
pueden tener efecto decisivo en el desarrollo de sus actividades (O y A).
OBJETIVOS: Resultados que se esperan obtener a propsito de los propsitos o
de la misin, son fines a lograr, con sus caractersticas: medibles,
cuantificables, claras, precisas, especficas y alcanzables.

Se clasifican en:
Estratgicos o Generales de toda la entidad a largo plazo.
Tcticos o departamentales a corto y mediano plazo.
Operacionales o especficos a niveles de seccin, a corto plazo.
Para determinar objetivos se deben hacer preguntas claves de la
Administracin: qu, Cmo, Cundo, Dnde y Por qu?
ESTRATEGIAS: Son rutas de accin que muestran la direccin y el empleo
general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos. Nacen como unas
respuestas para afrontar los retos que implican la competencia, y la vida de la
empresa en s. Para establecer las estrategias se tiene en cuenta:
Determinacin: Buscar el mayor nmero de alternativas para lograr cada uno
de los objetivos.
Evaluacin: Analizar y evaluar cada una de las alternativas tomando en
consideracin las ventajas y desventajas de cada una de ellas.
Seleccin de la estrategia: En cuanto a factibilidad y ventajas.
POLITICAS: Guas para orientar las acciones con criterios lgicos en la toma de
decisiones, declaraciones, practicas o entendimientos generales que orientan
o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. No todas las polticas son
oficializadas.
PROGRAMAS: Conjunto de Objetivos y Metas, Polticas, Reglas y
Procedimientos, Recursos a emplear, Otros elementos necesarios,
estableciendo las fechas de inicio o finalizacin y los responsables de llevar a
cabo un curso de accin.
PRESUPUESTO: Plan a desarrollar en trminos econmicos o monetarios,
determinando el origen y la asignacin de recursos para lograr objetivos, en un
perodo determinado.
PROCEDIMIENTOS: Secuencia para efectuar las actividades en orden
cronolgico, incluyendo el mtodo de cmo llevar a cabo las tareas o rutinas
del trabajo, expresados por escrito y en manuales, promoviendo la eficiencia,
limitando la responsabilidad, evitando duplicidad y evalundolos
permanentemente.

ORGANIZACIN
El Establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional
de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin,
correlacin y agrupacin de actividades con el fin de poder realizar y simplificar
las funciones del grupo social.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACION:

Del Objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la

organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa.
Especializacin: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea
posible, a la ejecucin de una sola actividad.
Jerarqua: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicacin necesaria para lograr planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto
ejecutivo hasta el nivel ms bajo.
Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de responsabilidad
conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir
dicha responsabilidad.
Unidad de Mando: Este principio establece que al determinar un centro de
autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un slo jefe, y que los
subordinados no debern reportar a ms de un superior, pues el hecho de que
un empleado reciba rdenes de dos o ms jefes slo ocasionar fugas de
responsabilidad, confusin e ineficiencia.
Difusin: Para maximizar las ventajas de la organizacin, las obligaciones de
cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y
ponerse, por escrito, a disposicin de todos aquellos miembros de la empresa
que tengan relacin con las mismas.
Amplitud o Tramo de Control: Hay un lmite en cuanto al nmero de
subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que ste pueda
realizar todas las funciones eficientemente.
De la coordinacin: Las unidades de la organizacin siempre debern
mantenerse en equilibrio. La estructura organizacional debe propiciar la
armona y la adecuada sincronizacin de los recursos que integran la empresa,
para cumplir con los objetivos generales. Todas las funciones deben apoyarse
completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo comn; en esta
forma, la organizacin funcionar como un sistema armnico en el que todas
sus partes actuarn oportuna y eficazmente, sin ningn antagonismo.
Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional
requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio
ambiente.
TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACIN: Se refiere a los distintos tipos, sistemas o
modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un
organismo social; las ms usuales son:
- Lineal o militar
-Funcional o de Taylor
-Lineo - Funcional
-Estaf
-Por comits

TECNICAS DE ORGANIZACIN: Son las herramientas necesarias para llevar a

cabo una organizacin racional, son indispensables durante el proceso de
organizacin y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.
Las principales son:
- Organigramas
- Manuales

DIRECCION
La ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional,
mediante la gua de los esfuerzos del grupo social a travs de la motivacin,
comunicacin y la supervisin.
PRINCIPIOS DE LA DIRECCION:
De la armona del Objeto o Coordinacin de Intereses. La direccin ser
eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la
empresa.
Impersonalidad de Mando. La autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como
una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados; por esto,
tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la
autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para
lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.
De la supervisin directa. Se refiere al apoyo y comunicacin que debe
proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes,
de tal manera que stos se realicen con mayor facilidad
De la jerarqua. Postula la importancia de respetar los canales de comunicacin
establecidos por la organizacin formal, de tal manera que al emitirse una
orden sea transmitida a travs de los niveles jerrquicos correspondientes, a
fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad
de los supervisores inmediatos, as como prdidas de tiempo.
De la resolucin del Conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas
que surjan durante la gestin administrativa, a partir del momento que
aparezcan.
Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstculo que se
antepone al logro de las metas de la organizacin, pero que, al obligar al
administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de
visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
ETAPAS DE LA DIRECCION:
TOMA DE DECISIONES:
Elegir entre alternativas: Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la
ms idnea para las necesidades del sistema, y la que reditu mximos
beneficios; seleccionar, adems, dos o tres ms para contar con estrategias
laterales para casos fortuitos.
Aplicar la decisin: Consiste en poner en prctica la decisin elegida, por lo que
se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan
comprender: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para
la implantacin de la decisin.

INTEGRACION: Comprende la funcin a travs de la cual el administrador

elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las
decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende
recursos materiales as como humanos; estos ltimos son los ms importantes
para la ejecucin.
Etapas:
Reclutamiento. Obtencin de los candidatos para ocupar puestos de la
empresa.
Seleccin. Mediante la utilizacin de ciertas tcnicas, elegir entre los diversos
candidatos al ms idneo para el puesto.
Introduccin o induccin. Articular o armonizar adecuadamente al nuevo
elemento con los objetivos de la empresa.
Capacitacin o desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de las
capacidades del personal, para lograr su mxima eficiencia.
MOTIVACION: La motivacin es la labor ms importante de la direccin, a la
vez que la ms compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo
tendiente a la obtencin de los objetivos, de acuerdo con los estndares o
patrones esperados. Mltiples son las teoras que existen en relacin con la
motivacin, pero se pueden agrupar en dos tendencias:
Teoras de Contenido
Jerarqua de las necesidades, de Maslow
Teora de la Motivacin e higiene , de Herzberg.
Motivacin de Grupo
Teoras de aprendizaje o del enfoque externo.
COMUNICACIN: La comunicacin puede ser definida como el proceso a
travs del cual se transmite y recibe informacin de un grupo social. De tal
manera vista, la comunicacin en una empresa comprende mltiples
interacciones que abarcan desee conversaciones telefnicas informales hasta
los sistemas de informacin ms complicados. Su importancia es tal, que
algunos autores sostienen que es casi imposible determinar todos los canales
que transmiten y reciben informacin en una organizacin.
SUPERVISION: Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que
las actividades se realicen adecuadamente.
El liderazgo o supervisin, es de gran importancia para la empresa, ya que
mediante l imprime la dinmica necesaria a los recursos humanos, para que
logran los objetivos.
En esta funcin confluyen todas las etapas de direccin anteriormente
estudiadas, y su importancia radica en que una supervisin efectiva
depender:
La productividad del personal para lograr objetivos
La observancia de la comunicacin
La relacin entre jefe - subordinado
La correccin de errores.
La observancia de la motivacin y del marco formal de disciplina

CONTROL
Es la funcin del proceso administrativo, mediante la cual se avala, mide o
supervisa la ejecucin de los planes para detectar y regular desviaciones con el
fin de establecer las medidas correctivas necesarias conforme a los objetivos
de la empresa en condiciones de eficiencia y eficacia.
IMPORTANCIA: El control es importante para el proceso administrativo por
cuanto:
Establece medidas de correccin.
Se aplica a todos los recursos de la empresa.
Determina y analiza rpidamente sobre las causas que originan desviaciones.
Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento
en que se establecen medidas correctivas.
Informa sobre el desempeo de ejecucin de los planes.
Reduce costos y se ahorra tiempo al evitar errores.
Se incremntala productividad en la empresa.
PRINCIPIOS DEL CONTROL:
Equilibrio: Al delegar autoridad se han de establecer mecanismos suficientes
para verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida y que la
autoridad delegada est siendo debidamente ejercida.
Los objetivos: El control debe estar en funcin de los objetivos.
Oportunidad: El control debe ser oportuno, aplicarse con anterioridad al error,
de forma que se puedan tomar medidas correctivas sin anticipacin.
Las desviaciones: Deben ser analizadas detalladamente las causas y
situaciones futuras de las desviaciones para evitarlas.
De excepcin: Se debe aplicar principalmente en actividades representativas a
fin de reducir los costos y tiempo.
De la funcin controlada: La funcin controladora debe ser separada de la
funcin controlada. Esto es, adecuada segregacin de funciones para evitar
actos fraudulentos.
ETAPAS DEL CONTROL:
ESTABLECIMIENTO O ESTANDARES: Son unidades de medida que sirven como
modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control. Hay tres tipos
de estndares en cuanto al mtodo: estndares estadsticos, estndares fijados
por apreciacin y los estndares tcnicamente elaborados. Los hay
cuantitativos y cualitativos. Los estndares cuantitativos son fsicos, de costo,
de capital, de ingreso, de programas; los cualitativos son de evaluacin de la
actuacin, curvas de comportamiento, perfiles.
MEDICION DE RESULTADOS: Los estndares sirven para establecer unidades de
medida definidas segn el problema presente. Es de utilidad en los sistemas de
informacin, pues la efectividad del control depende en buena parte de la
informacin recibida cuyas caractersticas (confiable, fluida, consistente,
vlida), deben ser importantes.

Una vez efectuada la medicin, se comparan los resultados obtenidos con los
estndares prestablecidos, determinndose as las desviaciones.
CORRECCION: Es funcin del personal ejecutivo, desarrollar la accin correctora
con base en el anlisis de las causas que ocasionaron las desviaciones. Es un
proceso de retroalimentacin entre el control y la planeacin lo que permite
aumentar la calidad en la accin correctora.
RETROALIMENTACION: Es importante en el proceso de control, ya que a travs
de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr el tiempo. Para ello es necesario, que el sistema de
informacin sea funcional y eficiente, pues de esta manera se retroalimenta
ms rpidamente el proceso de control-planeacin.
CLASES:
Control de Produccin.
Control de Calidad.
Control de Mercados
Control Financiero
Control Presupuestal
Control Contable
Control de recursos Humanos