Auditoria Operacional

AUDITORA OPERACIONAL
C.P JORGE ALBERTO LEAL
AUDITORIA OPERACIONAL
ESQUEMA BASICO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
Concepto de la Auditora operacional:

Debe entenderse: El servicio que presta el contador pblico cuando
examina ciertos aspectos administrativos, con la intencin de hacer
recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad. La
Auditora Operacional persigue detectar problemas y proporcionar bases
para solucionarlos.
Objetivo de la Auditora Operacional

Se cumple al presentar recomendaciones que incrementen la eficiencia.
Existen tres niveles en que el contador puede participar: en apoyo a las
entidades
Primero: Diagnostico de obstculos.
Segundo: En la participacin para la creacin diseo de
Sistemas, etc.
Tercero: En la de los cambios e innovaciones.
En la prctica de la Auditora Operacional:
El auditor operacional debe: Investigar, analizar y evaluar hechos, es decir
diagnostica obstculos de infraestructura administrativa.
Alcance
Algunos contadores afirman que la auditora operacional no solo debe
presentar recomendaciones, que solo debe conjuntar hechos.
La comisin de Auditora Operacional del IMCP, ha mantenido siempre un
criterio Deben presentarse sugerencias para mejor la eficiencia
La Auditora Operacional debe tener una revisin

integral, abarcando los siguientes pasos:
Planeacin
Organizacin
Direccin
Control.
Aplicacin de la Auditora Operacional

Aunque no pueden establecerse reglas fijas que determinen cundo debe
practicarse la auditora operacional, si se pueden mencionar aquellas que
pueden habitualmente los administradores de entidades, los auditores
internos y los consultores, han determinado:
Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido
Cuando de tienen indicadores de eficiencia pero que desconocen sus
razones
Para contar con un respaldo para la prevencin de ineficiencias o para

el sano crecimiento de las entidades
La Auditora interna y la Auditora Operacional
Debe entenderse que el auditor interno siempre deber estar en amplitud
de realizar evaluaciones del proceso generador de informacin financiera,
particularmente cuando en esta rea se detecten fallas de consideracin.
La Auditora externa y la Auditora Operacional

El nfasis del Auditor Externo al revisar el control interno, es juzgar la
efectividad de ste en materia de su contribucin a la confiabilidad de la
informacin financiera
La Consultora Administrativa y la Auditora Operacional
La consultora Administrativa se ha desarrollado como una especialidad de
los servicios tradicionales del contador pblico.
La fase de diagnstico que realiza el consultor, por su propsito Detectar
obstculos de la eficacia y la eficiencia y su metodologa, coincide con el
examen de la Auditora Operacional.
La Auditora Operacional y los otros trabajos profesionales
Las diferencias existentes con otras denominaciones con que se conoce la
auditora operacional son exclusivamente el grado y la forma.
stos tienen un objetivo idntico, se recomienda se respeten las normas de
trabajo y calidad de la participacin del contador pblico para la auditora
operacional, es decir, las directrices de actuacin relativas a independencia
mental, conocimientos, experiencia y evidencia suficiente.
Se recomienda a los prestadores y usuarios de este servicio profesional,
definir claramente, desde su contratacin, el objetivo, alcance y
caractersticas, precisndose el producto final del mismo.
METODOLOGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

Directrces de Actuacin
La Auditora operacional no es privativa del contador pblico, ni tiene que
ser desarrollada por un profesional independiente.
El contador pblico, antes de aceptar la designacin como auditor
operacional, debe precisar si tiene los conocimientos y experiencia que
requiere el caso particular. Cabe destacar que por naturaleza de la
Auditora Operacional, en ocasiones, trabaja en coordinacin con otros
especialistas de otras disciplinas.
Operaciones
Se define como el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u
objetivo particular dentro de la empresa, tales como vender, comprar,
producir, etc.
Operaciones generales
COMERCIALIZACIN
COMERCIALIZACIN
Operaciones Especficas
- Investigacin de Mercado
- Ventas
- Publicidad
-Distribucin
COMPRAS
PRODUCCIN
ADMINISTRACIN DE
RECURSOS HUMANOS
FINANZAS
SISTEMAS
- Compras
- Programa y control de
produccin
- Administracin de
- Inventarios
- Mantenimiento
- Almacenaje
- Reclutamiento y Seleccin
- Capacitacin y desarrollo
- Administracin de sueldos
y salarios
- Administracin de efectivo
- Administracin de
inversiones de capital
- Otorgamientos de Crdito
- Cobranzas
- Obtencin de financiamiento
- Organizacin y mtodos
- Procesamiento Electrnico
y de informacin
Metodologa de la Auditora Operacional

Se simplifica en tres pasos:
Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con la operacin que revisar dentro del
contexto de la empresa
Lineamientos para familiarizarse con la empresa:
(1) Estudio Ambiental: Los principales aspectos a investigar son:
La importancia que presenta la operacin que se audita.
Indicadores tales como rotaciones, razones financieras, etc.
Estructura de la organizacin y polticas aplicables a la operacin
que se revisa.
Reglamentacin federal, estatal y municipal para el manejo de la
operacin.
(2) Estudio de la gestin Administrativa:

El auditor deber estudiar su instrumentacin prctica a fin de
conocer, en trminos generales, sus caractersticas y posibles
deficiencias.
(3) Visita a las instalaciones:
Tiene por objeto observar directamente cmo se efectan las
operaciones e identificar sntomas de problemas.
Investigacin y anlisis
El objetivo es analizar y examinar la informacin y documentacin relativa
para evaluar la eficiencia y efectividad de la operacin en cuestin.
En el caso de que la empresa carezca de informacin respecto de la
competencia o de las estadsticas necesarias para evaluar la operacin
el auditor deber efectuar los estudios e investigaciones necesarios para
obtener elementos de juicios suficientes
Para lograr la efectividad aludida es recomendable la utilizacin de

tcnicas que se explican a continuacin
(A) Entrevistas:
A travs de ellas se obtiene la informacin de primera mano respecto
a la operacin
Cuando se utiliza esta herramienta deber cuidarse:
* Planear las entrevistas para obtener informacin
* Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas de encuesta
ms apropiadas
(B) Evaluacin de la gestin administrativa:
En la planeacin deber estudiarse fundamentalmente el grado de
efectividad logrado para anticipar problemas y programar
actividades eficientemente: en cuanto a la organizacin.
(C) Examen de la documentacin: La finalidad de esta tcnica es coayudar a la verificacin objetiva de la informacin sujeta a
anlisis o bien la obtencin de algunos datos especficos.
Diagnstico
La infraestructura administrativa se suma a los hallazgos y sealar la
interpretacin que se hace de ellos, reportndose aquellos que sean
indicios de notorias fallas de ineficiencia.
(A) Fase creativa: En est se precisar si los problemas detectados son
congruentes con la realidad de la empresa
(B) Re- verificacin de hallazgos: Para separar con mayor precisin de
los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnstico
definitivo como sigue
Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las
diferencias son importantes.
Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados
Asegurarse que se trata de problemas cuya solucin es factible
porque existen tcnicas disponibles para ello
(C) Elaboracin del informe: Elaborado el borrador al auditor deber

proceder a:
Discusin del borrador con los involucrados.
Informe definitivo
Informe
Importancia y concepto: El informe sobre Auditora Operacional es el

producto terminado del trabajo realizado. Su contenido debe
enfocarse a mostrar objetivamente, los problemas detectados en la
relacin con la eficiencia operativa de la empresa
Naturaleza: debe tener la naturaleza equivalente a un diagnstico, en

el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados
con la eficiencia operacional y el efecto y las consecuencias de los
problemas detectados.
Estructura: Debe incluir los tres siguientes elementos:

*Alcance y limitaciones de trabajo
*Situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional
*Sugerencias para mejorar la eficiencia
Evaluacin y efecto de los problemas: El efecto y consecuencias de

los problemas a que se hace referencia, pueden corresponder a una
prdida en tanto que las sugerencias que se presentan deben estar
orientadas a un aumento de productividad.
Responsabilidad: la responsabilidad del auditor operacional consiste

en informar sobre los problemas detectados y sugerir soluciones.
Forma : Es importante que el resultado de la Auditora Operacional

se presente invariablemente por escrito. Adicionalmente otros
medios de comunicacin puede resultar convenientes.
Recomendaciones prcticas para elaborar informes:
Definir cual es el propsito del informe

A quien se dirige
Que le interesa a los lectores
10
Necesidad de analizar y utilizar ndices

Utilizacin de subttulos
Los comentarios deben jerarquizarse
Solo en los casos de excepcin deben describirse procedimientos de
examen
Las tendencias y las cifras relativas pueden ser mejores que las
estticas.
AUDITORIA OPERACIONAL DE COMPRAS
Concepto y alcance en la operacin de compras

Es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa. La operacin de
compras comprende:
1. Proponer objetivos, polticas y metas de compras.
2. Formular el plan general de compras
3. Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y
tcnicos que integran la operacin de compras
4. Establecer y actualizar los registros de precios
5. Recibir y tramitar solicitudes para adquirir los artculos.
6. Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisicin de algn
artculo lo hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la
empresa
7. Obtener cotizaciones de diversos proveedores
8. Vigilar que los pedidos se surtan de acuerdo con lo solicitado en
cantidades
9. Participar en el establecimiento de las polticas relativas al pago de
proveedores
10.Coordinar sus actividades con reas relacionadas con produccin,
ventas, almacenes, control de calidad y tesorera.
Metodologa
11
Los procedimientos que se describen a continuacin debern adecuarse y

complementarse en cada caso particular
Familiarizacin
El auditor deber familiarizarse en lo particular con la operacin de
compras.
Vista a las instalaciones
Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las reas de
recepcin, almacenaje, etc.
Anlisis financiero y de informacin operativa
Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de
carcter interno como externo
Estudiar las cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en
unidades como en valores
Comparar los datos de compra con las de ejercicios anteriores y de ser
posible con las empresas similares.
Entrevistas
Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer
cmo se realiza la operacin en compras
Examen de documentacin e investigaciones especficas
Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras,
estadsticas, anlisis de casos significativos.
Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores,
en los anlisis estadsticos y en las entrevistas
Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la
operacin
Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artculos,
materiales y en los mtodos de compra
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Convienen investigar si se tiene establecida una poltica de rotacin

de compradores cuando el volumen de las compras permita esta
practica
Revisar los mtodos de trabajo, manuales de procedimientos,
instructivos y formas en uso que regulen la operacin de compras.
Resumen y discusin previa de problemas detectados
Estudiar la informacin obtenida para sugerir cambios en los
procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en la operacin de
compras.
Resumir las observaciones hechas y los resultados de las
investigaciones que permitan captar de alguna omisin en el trabajo
desarrollado
Discutir las recomendaciones con los interesados
Elaboracin del informe
A continuacin se presentan algunos aspectos que pueden ser informados
en una auditora Operacional de compras:
Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de
vigilancia sobre las mismas
Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control
para la operacin de compras.
Falta de coordinacin con los departamentos directamente
relacionados con la operacin de compras
Falta de definicin de lneas de autoridad o fallas en la organizacin
del personal que atiende las compras.
Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de artculos que se
compren
Ausencia de registros para control de alternativas de abastecimiento
de algn artculo.
Inadecuado control de personal de compras.
13
AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS

Concepto y alcance de la operacin de ventas
14
La operacin en ventas es el conjunto de actividades que realiza una

empresa para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes,
atendiendo al mismo tiempo sus objetivos econmicos.
La operacin de ventas comprende las siguientes actividades:
1. Proponer lo objetivos y aplicar las polticas establecidas para la venta.
2. Coordinar en forma eficiente los elementos, materiales, tcnicos y
humanos que integran la operacin en ventas.
3. Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados
4. Identificar las necesidades de los clientes en el campo de accin de la
empresa
5. Conocer las caractersticas de sus competidores y las condiciones de
venta que ofrecen
6. Participar en le establecimiento de las listas de los precios
7. Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa
8. Participar en le establecimiento de polticas de crdito y respetar su
cumplimiento.
9. Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que se
coloca un pedido, hasta que se hace entrega del artculo en cuestin
10 Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para
incrementar la efectividad de ambas
11 Realizar promociones de ventas
12. Llevar registros de los clientes
13. Preparar el pronstico de ventas someter a la direccin de la empresa
el presupuesto de ventas
14. Seleccionar y promover lneas y con mejores mrgenes
15. Adiestrar al personal de ventas en la obtencin de sus objetivos
Objetivo de la Auditora Operacional de ventas

Tiene como objetivo examinar ciertos aspectos administrativos que
constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y
alcance de la operacin de ventas
Metodologa
15
Los procedimientos deben determinarse fundamentalmente por los

objetivos y circunstancias particulares de la empresa y por el criterio del
auditor
Familiarizacin
El auditor deber familiarizarse con el entorno econmico, poltico,
social y legal de la empresa
La familiarizacin puede llevarse a cabo investigando las
caractersticas y estratificacin de los siguientes aspectos:
Los productos que vende la empresa
Las caractersticas de los productos
La poltica para la determinacin de los precios
La poltica de crdito que se tenga establecida
Los clientes importantes que tengan
Estudio de los expedientes de auditora
Visita a las instalaciones
Inspeccin de las instalaciones del departamento de ventas y de los dems
departamentos vinculados.
Anlisis financiero y de informacin operativa
Anlisis de la informacin existente, tanto de carcter interno como
externo relativo a las ventas
Entrevistas
Elaboracin de entrevistas y cuestionarios que permitan conocer como se
realiza la operacin de ventas
Entrevistas con los responsables de la ejecucin de ventas y con los de los
departamentos relacionados con ellas
Examen de la documentacin
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Estudio de los diversos archivos, registros y formas existentes para

comprobar su funcionalidad
Precisar los responsables de la operacin de ventas tienen presentes
los objetivos a lograr
Verificacin de la existencia de presupuestos detallados de ventas
Seleccin de los productos ms importantes de la empresa y
determinar
Si su mercado, su promocin y publicidad estn de acuerdo a los
estudios y planes previos
Su posicin frente a la competencia
Respecto a los productos que acusen una tendencia descendente en
ventas
si los incentivos son congruentes con el rendimiento de los
productos
la utilidad marginal que aportan por unidad vendida
la forma en que intervienen ventas en la determinacin de los niveles
de inventario
Determinacin del volumen de devoluciones y pedidos no surtidos
Revisin de los costos de los canales de distribucin
Conocimiento de la preparacin del personal que ejecuta la
operacin para tener una idea general de la forma como se atienden
las ventas
Diagnostico
Resumen y discusin previa de los problemas detectados:
Discusin de las recomendaciones con los interesados
Elaboracin:
Elaboracin de informes al cliente: A continuacin se mencionan algunos
aspectos que pueden ser informados
Falta de definicin, de objetivo para la operacin de ventas
Falta en la estructura orgnica del departamento
Descoordinacin con otros departamentos
Desconocimiento del mercado y la competencia
Ausencia de estudios de mercado de lanzamiento de nuevos
productos
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Prdida de penetracin en el mercado

Inexistencia de lista de precios
Inadecuado sistema de remuneraciones a vendedores
Carencia de un sistema integral de informacin
Estadstica de las ventas
Determinacin de lneas y artculos improductivos por precios bajos
Presupuestos inexistentes o inadecuados
Incentivos inadecuados en funcin en volumen de compras de los
clientes
Sistemas y distribucin inadecuado
AUDITORIA OPERACIONAL DE COBRANZAS

Concepto y alcance de la operacin:
Es el conjunto de actividades que realiza una empresa
para la recuperacin del precio de los productos o
servicios que fueron proporcionados a sus clientes
mediante el uso del crdito.
A continuacin se mencionan las actividades bsicas que la integran:
Participar la fijacin de objetivos y polticas de cobranzas
Intervenir en el establecimiento de metas a corto y largo plazo
Planear las actividades y los recursos que deben asignarse para
alcanzar las metas establecidas en la operacin
Proponer y asignar los recursos humanos y materiales que integra la
operacin
Definir los procedimientos de cobro, formatos, archivos, control de
cobradores, etc.
Controlar la documentacin de las cuentas por cobrar de la empresa
Tramitar el cobro de la documentacin de acuerdo al procedimiento
establecido
Llevar a cabo la prosecucin de la cobranza
Registrar los resultados de la accin de cobro en forma coordinada
por caja, control de calidad, etc.
Controlar y registrar las modificaciones en los adeudos de los
clientes
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Estratificar las cuentas por cobrar de la empresa con relacin a las

ventas realizadas a clientes
Informar oportunamente sobre la cobranza realizada
Informar sobre las cuentas de lenta recuperacin y cobro dudoso
Proponer y en su caso obtener seguros de crdito
Coordinar las actividades de cobranzas con las de crdito, caja y
contabilidad
Participar en la seleccin del personal encargado de las cobranzas
Objetivo de la Auditora Operacional de Cobranzas:
Tiene como objetivo promover la eficiencia de las actividades que integran
esta operacin la eficiente operacin de cobranzas, puede ser examinada
considerando los siguientes aspectos:
1. Que al establecer las polticas de cobranza se considere la repercusin
en otras polticas de la empresa
2. Que al efectuar las cobranzas se promuevan las ventas y se mantega la
buena voluntad de los clientes
3. Que el perodo de cobro sea el mnimo
4. Que la rotacin de las cuentas por cobrar se aproxima al promedio de
crdito concedido a los clientes
5. Que las cuentas incobrables sean las mismas
6. Que la cobranza se realice al menor costo posible
7. Que exista una adecuada operacin con las operaciones afines
Metodologa:
La metodologa, los instrumentos y las tcnicas de que dispone el auditor
son similares, sin embargo se comentarn los aspectos particulares a esta
operacin.
Familiarizacin:
Adems de familiarizarse de carcter general con la empresa, ser
necesario conocer la estructura de la organizacin del departamento de
cobranzas y la ubicacin organizacional de las reas de crdito.
Vista a las instalaciones:
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Inspeccionar las instalaciones de los departamentos de crdito y

cobranzas, facturacin, embarques y caja
Anlisis e investigacin
Anlisis de la informacin financiera y operativa
Obtencin de la informacin que se considere necesaria para formarse un
juicio adecuado de la situacin operacin de cobranzas
Entrevistas:
Elaboracin de guas de entrevista y cuestionario que permitan conocer
como se realiza la operacin de la cobranza
Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin
de las cobranzas
Al personal de ventas
Al personal de embarques
Al personal de contabilidad
Al personal de relaciones y servicio a cliente
Examen de documentacin e investigaciones especficas:
Deber analizar entres otros:
Formatos
Archivos
Registros
Informes
Debern elaborarse diagramas de flujo para el anlisis y de los

procedimientos y la identificacin precisa de los problemas.
En lo que se refiere a preparacin de estudios especficos y verificaciones
adicionales. A continuacin se mencionan algunos ejemplos:
Examen de presupuestos de cobranza
Estudio de canales de cobranza
Seleccin de los clientes ms importantes
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Estudio especfica de las cuentas por cobrar

Estudio de los motivos que originan cancelacin de cuentas
Anlisis de la gestin de los cobradores
Costo de la cobranza en relacin con cada peso cobrado
Anlisis del tratamiento fiscal de las cuentas incobrables
Estudio del afianzamiento del personal de cobranzas
Diagnstico preliminar
Resumen de observaciones y su discusin previa:
Este trabajo debe desarrollarse a medida que progresa el examen y tiende
a aprovechar la experiencia y hacer participe a los afectados en la labor
creativa.
Elaboracin del informe:
Conviene destacar en este proceso la necesidad de comprobar
continuamente la informacin obtenida y cuantificar, cuando sea posible,
el efecto de los problemas o soluciones que sern incluidos en el informe.
Informe:
A continuacin mencionamos algunos ejemplos aplicables en forma
particular a esta operacin:
Establecimiento de objetivos y polticas
Modificaciones a la estructura de organizacin de departamentos
involucrados en la operacin
Establecimiento de presupuestos
Modificaciones en los sistemas de cobro establecidos, en las polticas
de prosecucin
Comentario sobre los equipos utilizados y posibilidades de
mecanizacin
Sugerencias para mejorar la motivacin del personal
Observaciones para reducir los riesgos de la operacin de cobranzas
Recomendaciones de carcter fiscal
Comentarios sobre estudios a efectuar que aceleren la recuperacin
de la cartera
21
22
AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACION DE

RECURSOS HUMANOS
Concepto y alcance de la administracin de los recursos humanos:
Es el conjunto de actividades encaminadas a planear y reclutar el personal
necesario a la empresa; establecer las bases de la remuneracin ms
adecuada s.
Los recursos humanos abarcan, por lo menos las siguientes actividades:
Contratacin y despido de personal

Administracin de sueldos y salarios
Relaciones industriales
Organizacin, capacitacin y desarrollo
Servicio a empleados
Vigilancia del rgimen legal
Objetivo de la auditora operacional de la administracin de recursos

humanos:
El objetivo es examinar crticamente las actividades y subactividades
indicadas en el apartado, con la finalidad de definir problemas que
estuviesen obstaculizado la eficiencia de su manejo
Metodologa:
El mtodo que se describe
caractersticas de cada caso.
en
seguida
deber
adecuarse
las
Familiarizacin:
El auditor deber familiarizarse con la administracin de
Recursos humanos de la empresa que est examinado a
travs del estudio de (1) los problemas especiales inherentes al ramo de la
actividad econmica en que se desenvuelve y que inciden en el manejo de
su personal; (2) la infraestructura especfica establecida para la
administracin de los recursos humanos (planeacin, organizacin,
23
direccin y control) y (3) antecedentes respecto de deficiencias habidas, a

travs de cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por
auditor internos, externos o consultores. En seguida lineamientos para
familiarizarse:
A. Estudio Ambiental:
Los principales aspectos a investigar en esta parte son los siguientes:
La importancia que, en materia de costos, representa el personal de
la empresa
Los resultados obtenidos en el manejo de personal
Programas establecidos, formales e informales, relativos a seleccin,
etc.
Las polticas fijadas para alta gerencia, tanto explcita como
implcitamente para la administracin de los recursos
La filosofa que la gerencia tiene en materia de administracin de
recursos humanos
La reglamentacin federal, estatal y municipal
La forma en que la competencia resuelve sus problemas de
administracin de recursos humanos
B. Planeacin:
El auditor deber estudiar los siguientes problemas:
Previsin de las necesidades de personal a corto y mediano plazo
(obrero, ejecutivo, etc.)
Planeacin coordinada de la administracin de sueldos con las otras
actividades (finanzas, produccin, etc.)
Previsin de problemas con el sindicato y el personal de confianza
Anticipacin de las necesidades de desarrollo de personal
Programas de entrenamiento
Anticipacin de las necesidades de mantenimiento de las
instalaciones que representan servicios al personal, instalaciones,
etc.
C. Organizacin:
Aspectos a estudiar en materia de organizacin:
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Estructura de la organizacin del departamento de recursos

humanos
Lneas de autoridad y responsabilidad de las actividades clave
Coordinacin entre el departamento de recursos humanos y los
departamentos de operacin en cuanto a planeacin y programacin
de las necesidades de la fuerza de trabajo
Niveles jerrquicos
D. Direccin:
Indicios de la calidad:
Ejecucin de las subactividades bsicas en cuanto a oportunidad y
eficacia
Respaldo de la alta gerencia a los programas establecidos
E. Control
Permite compara lo planeado con lo ejecutado:
Procedimiento de definicin de polticas de personal
Procedimientos para establecer: niveles de remuneracin, escalas de
sueldos, sistema de pago de incentivos, etc.
Programas de simplificacin y distribucin de cargas de trabajo
Valor que tiene como control el contenido de los informes clave tales
como: anlisis de costos de nmina, rotacin de empleados,
necesidades y disponibilidades de la fuerza de trabajo.
Visita a lugares en que labora el personal:
En empresas de gran magnitud, deber visitarse por lo menos, las
instalaciones en que trabaja la mayora de los obreros y observarse lo
siguiente:
Mtodos de seguridad, luz, ventilacin, instrumentos de trabajo,
etc.
Relaciones entre los jefes y subordinados y de estos entre s, etc.
Anlisis de informacin cuantitativa y examen de la documentacin:
El auditor deber asegurarse que las estadsticas sobre las que se basar
sus conclusiones estn elaboradas correctamente.
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El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha

informacin puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales
como:
Entrevistas con el personal
Revisin de expedientes de personal
Investigaciones en las cmaras de comercio
Entrevistas
En esta fase, deber cuidarse:
a. Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la
ejecucin prctica de las polticas
b. Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas de encuesta ms
apropiada
c. Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las
subactividades
Recapitulacin de hallazgos
El auditor deber alejarse del detalle y, con base en loa hallazgos
especficos, ensayar en resumen de los de mayor relevancia.
Discusin del borrador con los involucrados
Discutir:
Asegurarse que se trata de hallazgos reales
Que los involucrados coinciden con su existencia, precisamente
en la forma en que se describe en el borrador
26
AUDITORIA OPERACIONAL DE CENTROS DE PROCESO

ELECTRONICO DE DATOS
A diferencia de la mayora de las de las operaciones que normalmente
existen en una empresa, el PED tiene algunas caractersticas especiales
que no se presentan en las dems operaciones.
Estas caractersticas son:
Concentracin del proceso de informacin en una funcin de la
empresa.
Descentralizacin de la supervisin del proceso de informacin
El centro del PED es slo parte del flujo total de los sistemas
Debido a las caractersticas anteriores, el alcance de este boletn, se limita
a la siguiente forma:
27
Aspectos que incluye

Los centros de proceso electrnico de datos.
Todas las funciones realizadas dentro del centro de PED y que
son necesarias para su operacin
Aspectos que excluye
El PED incluye solo una parte de los sistemas en los que existe
algn grado de automatizacin
Centros de servicio (service bureaus)
Minicomputadores
La identificacin y control de las transacciones errneas
Prueba de procedimientos de respaldo y recuperacin de equipo
de PED
Desarrollo de nuevos sistemas susceptibles de automatizarse
Mantenimiento a los sistemas y programas existentes
El desarrollo y documentacin de polticas, procedimientos y
estndares relacionados con las actividades del centro
0bjetivo de la auditora operacional de centros PED
El objetivo es examinar crticamente las actividades indicadas en el
apartado anterior, con la finalidad de detectar problemas que estuviesen
obstaculizando la eficiencia en su manejo o pudiera poner en riesgo su
operacin de ventas.
Metodologa
Familiarizacin
El auditor deber familiarizarse con el centro PED :
La estructura de organizacin del centro PED y su ubicacin dentro
de la organizacin general de la empresa
Los planes a corto y largo plazo relacionados con el PED
Los manuales de polticas y procedimientos
Los antecedentes del centro de PED en relacin a su origen,
desarrollo, equipo de proceso de datos original
28
Los estados financieros de la empresa

Asimismo, el auditor deber conocer:
Cules son las principales reas que reciben servicio del centro de
PED
Cules sistemas estn automatizados y en que grado
Una descripcin detalla de la configuracin del equipo PED y del
sistema operativo
Debern visitarse las instalaciones correspondientes al centro de PED y
hacer observaciones:
Lo adecuado de la ubicacin de las reas de trabajo
Los controles y aparatos para conservar la temperatura y el grado de
humedad dentro de los lmites especificados
Las medidas establecidas para la deteccin y contencin de
incendios
El orden y limpieza del equipo
Las condiciones ambientales(ventilacin, energa, etc.)
Las relaciones de trabajo entre jefes y subordinados y de estos entre
s
El auditor deber obtener y analizar objetivamente la informacin que se
menciona a continuacin
Presupuestos de gastos del centro PED

Estadsticas de tiempo extra trabajo
Reportes de recepcin de documentos fuente
Estadsticas sobre la captura de datos fuente
Estadsticas de uso de la unidad central de proceso y del equipo
perifrico que muestren:
Produccin normal
Reprocesos
Corridas especiales
29
Pruebas y compilaciones de nuevos programas

Mantenimiento de equipo y sistema operativo
Fallas del equipo
Tiempo ocioso
Reportes de actividad por terminar

Estadsticas de mantenimiento por cada unidad de equipo
Estadsticas de entrega de reportes a usuarios
Reportes de tiempo incurrido y grado de avance
Estadsticas de ocupacin del personal
Entrevistas
Debido a que esta tcnica proporciona l auditor informacin valiosa para el
desarrollo de su trabajo, se deber:
Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la
ejecucin prctica de las polticas
Utilizar cuestionarios que sirvan como gua para obtener
informacin sobre el centro PED
Efectuar entrevistas con el personal que el auditor considere
conveniente y que debern abarcar los siguientes grupos:
Personal que trabaja en el centro PED

Directivos de la empresa
Usuarios de los servicios de PED
Auditores internos y externos
Personal de organizacin y mtodos manuales
Examen de la documentacin
El auditor deber examinar otra documentacin que puede ser:
Descripciones de puestos
Evaluaciones peridicas de la actuacin del personal del centro PED
Programas de entretenimiento para personal del centro de Ped y los
usuarios
Estudio de la viabilidad para la adquisicin y ampliacin del equipo
30
Manuales de estndares de anlisis, diseo y documentacin de

sistemas
Documentacin de algunos sistemas importantes
Registro de flujos de documentos y datos dentro del centro de PED
Registro de datos errneos
Programas de uso de equipo
Bitcoras de uso de equipo
Procedimientos de custodia
Planes de accin en caso de siniestro o fallas prolongadas del equipo
A continuacin se mencionan algunos de los principales aspectos a
considerar
Estructura de organizacin balanceada
Entretenimiento y supervisin adecuados
Existencia de estndares de actuacin y vigilancia de su
cumplimiento
La direccin de la empresa interviene en un grado satisfactorio en
los planes y administracin del centro PED
Existencia de procedimientos relacionados con el desarrollo de
nuevos sistemas
La capacidad del equipo instalado es adecuada para las
necesidades de la empresa a corto plazo y tiene la flexibilidad
para incrementarse de acuerdo a futuros requerimientos
Existencia de procedimientos para programar controlar
adecuadamente el uso del equipo PED
Existencia de procedimientos de seguridad y proteccin que
aseguren razonablemente: acceso restringido a las personas no
autorizadas a los datos
Diagnstico
Recapitulacin de hallazgos
Una vez estudiada y analizada la operacin, se har un resumen de los
problemas y fallas detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de
situacin que afecten
Discusin del borrador de involucrados
Asegurarse que se trata de hallazgos reales, y
Que los involucrados coincidan con su existencia
31
Informe definitivo
No se prepara un programa diario para la utilizacin del computador
No existen estndares para la documentacin del desarrollo de
sistemas y sus modificaciones
Falta de metodologa para la administracin del desarrollo de
sistemas
Tiempos de reproceso excesivos
Reportes no utilizados
AUDITORIA OPERACIONAL DE OTORGAMIENTO DE

CRDITO
Concepto y alcance de la operacin de otorgamiento de crdito
La operacin de otorgamiento de crdito es el conjunto de
actividades que realiza una empresa para otorgar plazo en el pago de los
productos o servicios que proporciona a sus clientes, sujeto a ciertas
condiciones y caractersticas que regulan su recuperacin
Para establecer el marco de referencia que delimita la operacin de
otorgamiento de crdito, se integran :
Participar en la fijacin de objetivos y polticas de crdito
Intervenir en el establecimiento de metas corto y largo, que significa
la cuantificacin de los objetivos establecidos
Planear los recursos humanos y materiales que deben incorporarse
a esta operacin para alcanzar las metas establecidas
Tramitar las solicitudes de crdito de clientes potenciales
Establecer lmites de crdito a las clientes
Autorizar los pedidos de los clientes de acuerdo a las polticas
generales
Establecer y actualizar permanentemente los archivos de los clientes
Mantener informacin sobre las condiciones generales del mercado
crediticio
Informar oportunamente sobre los niveles generales de crdito
mantenidos en la empresa
Objetivo de la auditora operacional de otorgamiento de crdito
32
Tiene como objetivo promover la eficiencia de las actividades que integran

esta operacin.
La eficiente operacin de otorgamiento de crdito puede ser examinada
considerando, entre otros:
El apego a las polticas de crdito
Que el otorgamiento de crdito se realice con el menor tiempo
Que existe un adecuado equilibrio de las caractersticas de
ofrecido por le empresa
Que las cuentas por cobrar se mantengan dentro de los
planeados de crdito
Que las cuentas incobrables sean mnimas
Que le costo de la operacin de otorgamiento de crdito
mnimo posible
posible
crdito
lmites
sea el
Metodologa
A continuacin se comentan algunos aspectos particulares que se
consideran de inters
Familiarizacin
Ser necesario conocer la estructura de la organizacin de crdito y la
ubicacin organizacional del rea de cobranzas, as como las relaciones
con ventas embarques y contabilidad
Anlisis de la informacin financiera y operativa
Obtencin y anlisis de la informacin que se considere necesaria para
formarse un juicio adecuado de la situacin operacional de los crditos
Entrevistas
Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin
de otorgamiento de crdito
Deber entrevistarse tambin las personas de otras reas relacionadas,
tales como:
Al
Al
Al
Al
Al
personal
personal
personal
personal
personal
de
de
de
de
de
33
cobranzas
facturacin
ventas
contabilidad
procesamiento
Examen de la documentacin e investigaciones especficas

El auditor deber examinar la documentacin que considere necesaria y
efectuar los estudios e investigaciones que se estimen pertinentes para
obtener suficientes elementos de juicio
A continuacin se describen algunos de ellos:
Solicitar el manual de sistemas y procedimientos
Seleccin y estudio de los crditos
De acuerdo con los estratos que clasifiquen los clientes en funcin
de importancia, seleccionar los ms representativos de cada uno de
los plazos de crdito cometidos
Estudio de los motivos que originan la cancelacin de cuentas
incobrables
Anlisis de tiempo promedio requerido para la autorizacin de los
crditos
Anlisis de las horas requeridas para el proceso (hombre mquina)
para determinar la conveniencia de utilizar, ampliar, modificar y
subsistir equipo electrodomsticos o electrnicos
Diagnstico
Recapitulacin y reverificacin de hallazgos
Una vez estudiada y analizada la operacin se har resumen de los
problemas y fallas detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de
situacin que afecten
El resumen se sujetar a una nueva verificacin para separar con mayor
precisin los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnstico
definitivo
34
Discusin de las observaciones con los involucrados

De discutirse con los interesados el borrador del informe con objeto de
afinar la interpretacin del auditor
AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACION DE

INVENTARIOS
Concepto y alcance de la administracin de inventarios
La administracin de inventarios es el conjunto de
actividades que desarrollan los gerentes de una empresa
para asegurar las existencias (materia prima, productos
semielaborados y terminados) para produccin y/o venta
en la cantidad, calidad y oportunidad necesarias, a costos
ptimos
Objetivo de la auditora operacional de la administracin de inventarios
35
Es examinar las actividades que la integran, con el propsito de identificar

problemas, deficiencias y oportunidades para mejorar los controles
operacionales existentes, a fin de incrementar su eficiencia operativa
Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con el entorno general de la empresa en
cuanto al marco econmico y legal en que se desenvuelve
Objetivos, polticas, sistemas y procedimientos
Estructura organizacional de las reas o departamento relacionados
Caractersticas de los artculos de la empresa
Importancia de los inventarios en relacin a la situacin financiera
de la empresa
Recomendaciones o sugerencias de auditoras
Las instalaciones de la empresa, para inspeccionar la ubicacin y
caractersticas de las instalaciones destinadas a las actividades
relacionadas con los inventarios
Investigacin
Anlisis de informacin financiera operativa
El auditor deber obtener la informacin necesaria para formarse un
juicio de la situacin operacional de los inventarios, como
estadsticas de consumo, composicin de existencias
Asimismo deber efectuar anlisis comparativos de la informacin
recabada
Entrevistas
Mediante entrevistas el auditor deber
Conocer al detalle cmo se llevan a cabo las diferentes actividades
relacionadas con la operacin de los inventarios
Examen de documentacin e investigaciones especficas
Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el
anlisis de informacin y en las entrevistas
36
A continuacin se mencionan algunas de ellas:

Analizar los manuales de sistemas y procedimientos
Estudiar los diversos registros, archivos y formas existentes, para
comprobar su funcionalidad
Evaluar la forma, oportunidad, grado de detalle, periocidad, destino
y utilidad de informes que se elaboran
Elaborar en su caso, diagramas de flujo que demuestren
grficamente la secuencia que sigue la operacin en sus diferentes
fases
Investigar los procedimientos presupuestarios existentes
Analizar las ventajas y desventajas
Estudiar las cargas de trabajo de cada actividad
Determinar los costos administrativos de manejo
Investigar las tcnicas de almacenaje
Comprobar lo adecuado de las medidas de seguridad
Determinar la suficiencia de coberturas de seguros que protejan los
inventarios en caso de siniestros
Identificar excesos o necesidad de espacios para almacenaje,
movimiento y distribucin de mercancas
Estudiar finanzas e incidencias
Diagnstico
Resumen de observaciones y discusin previa
1. Conceptualizar las oportunidades de mejoras encontradas y evaluadas
en su conjunto, considerando los siguientes aspectos
Asegurar que se trate de problemas cuya solucin es factible
Cuantificar o estimular el impacto que tiene en la operacin y
resultados de la empresa
Interrelacionar los problemas identificados con los hallazgos
Considerar el costo beneficio de los cambios o mejorar a sugerir
Asignar a las recomendaciones prioridades para la implantacin
Informe
37
A continuacin se mencionan algunos ejemplos de aspectos que puede

informarse:
Falta de definicin, carencia o cumplimiento de objetivos y polticas
para la operacin de inventarios
Fallas en la estructura orgnica del departamento de inventarios
Deficiencia en el control fsico
Falta en la planeacin de requerimientos de materiales
Niveles de inventario ptimo de la administracin de los mismos
Inadecuada coordinacin del rea de inventarios con las reas de
compras, mercadotecnia, etc.
Desconocimiento del costo de ordenar y mantener el inventario
Inadecuada informacin para toma de decisiones
Inadecuadas medidas de seguridad, aseguramiento y finanzas
Falta de manuales de operacin
38
AUDITORIA OPERACIONAL DE LOS SISTEMAS

ADMINISTRATIVOS DE INFORMACIN
Conceptos y alcance de los sistemas administrativos de informacin
La calidad de los sistemas administrativos de informacin radica en :
Exactitud durante el proceso y en la obtencin de informacin sobre
las diferentes operaciones
Oportunidad en que se logra el proceso de datos
Enfoque de la informacin, atendiendo las necesidades del usuario
final
Confiabilidad en los diferentes reportes que se obtienen de los
sistemas administrativos de la informacin
Existen los siguientes tipos de sistemas administrativos:
Sistema de proceso de transacciones
Sistema de informacin para la gerencia y sistemas de respaldo en,
las decisiones
Las siguientes tcnicas pueden considerarse de aplicacin general para
lograr que la informacin de cualquier sistema tenga la calidad requerida
por los usuarios
Comparacin de la informacin
Detencin de la informacin relevante
Anlisis e interpretacin de la informacin
Objetivos de la auditoria operacional de los sistemas administrativos
Evaluar el contenido y presentacin de los informes
Propones planes de accin especficos para mejorar la calidad de la
informacin que se obtiene
39
Recomendar la obtencin de reportes adicionales para cubrir las

carencias de informacin importante para la administracin de la
entidad econmica
Estudiar la relacin costo beneficio que representa para la empresa
el proceso de datos y la obtencin de reportes
Familiarizacin
Ser necesario conocer la estructura organizacional de operacin y los
sistemas de organizacin tiene instalados para obtener informacin
Tambin es necesario un conocimiento profundo de las actividades que se
realizan, los procedimientos de planeacin y ejecucin de los trabajos, el
estilo gerencia en prctica y en general, todos aquellos datos que afectan la
operacin
No se debe olvidar que el principal objetivo de las instalaciones es el de
obtener un conocimiento detallado de la forma de operacin de la entidad e
involucrarse an ms con sus polticas, administracin y procedimientos
de control
Investigacin inicial
En la investigacin preliminar conviene determinar cmo se lleva a cabo la
planeacin de las operaciones con el objeto de identificar el grado del
detalle y la calidad de los procedimientos que se utilizan para pronosticar
los resultados y la situacin financiera del futuro.
Adems en la investigacin inicial se deber obtener informacin general
sobre la calidad de la informacin que proporcionan los actuales sistemas
administrativos de informacin.
Dentro de esta etapa de investigacin y anlisis, tiene relevancia la
obtencin de ejemplos de la informacin que se genera en el proceso de
planeacin estratgica
40
Para documentar los ejemplos de informes recopilados se recomienda

disear un papel de trabajo el cual puede ser llamado inventario de
informes que incluya
Nombre del informe

Breve explicacin del objetivo
Utilizacin del informe
Breve explicacin del contenido
Frecuencia de preparacin
Persona responsable de su elaboracin
Distribucin del informe
Medio que se utiliza para su obtencin
Formatos del informe
Para realizar el anlisis de la informacin recolectada se recomienda lo

siguiente:
Evaluar detalladamente la calidad de la
informacin
Evaluar la presentacin que se utiliza para los
informes
Evaluar en forma preliminar la carga de trabajo
de personal
Determinar el costo de la informacin y evaluar
la relacin costo/beneficio
Evaluar la facilidad para recuperar los archivos que son base para la
informacin
Evaluar si los medios que se utilizan para almacenar los reportes
son adecuados y cumplen con su fin
Evaluar si la distribucin que se realiza de los diferentes reportes
que se emiten es la adecuada
Evaluar las inquietudes de cambio de personal
Evaluar si existen requerimientos de informacin adicional que
deban incluirse en los sistemas
Diagnstico
El auditor operacional deber asegurarse de la validez de los puntos
detectados en el anlisis.
41
No deber perder de vista el correcto enfoque de sus recomendaciones, las

cuales debern de ser prcticas y realistas
Elaboracin y discusin del informe
En esta etapa se elabora un informe describiendo los resultados de la
revisin
En trminos generales se puede indicar que un informe de auditoria
operacional debe contener:
Introduccin
Resumen de la situacin relativa a los sistemas administrativos
Conclusin general
Plan de accin sugerido para levar a cabo las mejoras y cambios a
los sistemas administrativos
Conceptos asociados a la informacin que requieren las empresas

Relativo a las finanzas:
Informar acerca del cumplimiento del plan estratgico

Proporcionar informacin sobre el manejo y utilizacin del efectivo
Informar acerca de la situacin que guarda la cartera, incluyendo
datos sobre antigedad de saldos
Analizar la funcin de produccin en la empresa
Informar sobre la sustitucin de activos fijos en la empresa
Anlisis financiero de la situacin de la empresa
Informar sobre la situacin que guarda la inversin de los
accionistas en la empresa
Informa acerca de la rentabilidad de la empresa
Considerar la necesidad de informar por reas de responsabilidad
Relativos a la maquinaria y los equipos
Caractersticas fsicas de la maquinaria

Estudio del estado tecnolgico que guarda la maquinaria que se
utiliza en la planta
42
Anlisis de los proyectos de erogaciones adicionales para compra o

renta de equipo
Estudios sobre programas de inversin
Mtodos de trabajo
Relativos a la funcin de productos y al mantenimiento de inventarios
Situacin de las rdenes de venta por surtir

Situacin de las rdenes de compra por recibir
Respuesta desarrollo de los proveedores
Posicin de inventarios y s rotacin
Relativos a los productos o servicios que ofrece la compaa
Anlisis sobre el momento que pasa la compaa en funcin del ciclo

de vida de sus productos
Evaluacin de la competencia
Anlisis de las reclamaciones a las garantas
Rentabilidad y contribucin de las lneas de productos
Informacin sobre el costo/beneficio de programas de investigacin
Informacin sobre nuevos productos
Relativos a la funcin de mercadeo
Estadsticas de ventas
Situacin de inventario en poder de clientes
Rentabilidad por cliente, por distribuidor y por rea geogrfica
Efectividad de las fuerzas de ventas
Situacin de servicio al cliente
Participacin en el mercado y fuerzas que intervienen
Relativos a los costos
Anlisis de los costos de produccin

Desviaciones en funcin a costos determinados
Efectos de los costos de la capacidad no utilizada
Anlisis de los suministros y faltantes de inventario
Estructura de precios de los productos en funcin a los costos
43
Estudio sobre ventajas de comprar parte de la produccin en vez de

desarrollarlos internamente
Estudio sobre las cantidades econmicas de recompra
Relativos a la planeacin de los recursos humanos
Nmeros de empleados y obreros

Anlisis de rotacin de personal
Anlisis de relaciones sindicales
Anlisis de los puestos vacantes que existen en la organizacin
Otros conceptos importantes
Factores externos tales como la medicin de las condiciones

econmicas y su efecto de operacin en la empresa
Presupuestos y programas a largo plaza

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(2) Estudio de la gestin Administrativa:

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Para lograr la efectividad aludida es recomendable la utilizacin de

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(C) Elaboracin del informe: Elaborado el borrador al auditor deber

Importancia y concepto: El informe sobre Auditora Operacional es el

Naturaleza: debe tener la naturaleza equivalente a un diagnstico, en

Estructura: Debe incluir los tres siguientes elementos:

Evaluacin y efecto de los problemas: El efecto y consecuencias de

Responsabilidad: la responsabilidad del auditor operacional consiste

Forma : Es importante que el resultado de la Auditora Operacional

Recomendaciones prcticas para elaborar informes:

Definir cual es el propsito del informe

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Necesidad de analizar y utilizar ndices