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AUDITORIA OPERACIONAL
ESQUEMA BASICO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
Sistemas, etc.
Tercero: En la de los cambios e innovaciones.
En la prctica de la Auditora Operacional:
El auditor operacional debe: Investigar, analizar y evaluar hechos, es decir
diagnostica obstculos de infraestructura administrativa.
Alcance
Algunos contadores afirman que la auditora operacional no solo debe
presentar recomendaciones, que solo debe conjuntar hechos.
La comisin de Auditora Operacional del IMCP, ha mantenido siempre un
criterio Deben presentarse sugerencias para mejor la eficiencia
Planeacin
Organizacin
Direccin
Control.
AUDITORIA OPERACIONAL
Operaciones
Se define como el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u
objetivo particular dentro de la empresa, tales como vender, comprar,
producir, etc.
Operaciones generales
COMERCIALIZACIN
COMERCIALIZACIN
Operaciones Especficas
- Investigacin de Mercado
- Ventas
- Publicidad
AUDITORIA OPERACIONAL
-Distribucin
COMPRAS
PRODUCCIN
ADMINISTRACIN DE
RECURSOS HUMANOS
FINANZAS
SISTEMAS
- Compras
- Programa y control de
produccin
- Administracin de
- Inventarios
- Mantenimiento
- Almacenaje
- Reclutamiento y Seleccin
- Capacitacin y desarrollo
- Administracin de sueldos
y salarios
- Administracin de efectivo
- Administracin de
inversiones de capital
- Otorgamientos de Crdito
- Cobranzas
- Obtencin de financiamiento
- Organizacin y mtodos
- Procesamiento Electrnico
y de informacin
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Investigacin y anlisis
Anlisis financiero y de informacin operativa
Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de
carcter interno como externo
Estudiar las cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en
unidades como en valores
Comparar los datos de compra con las de ejercicios anteriores y de ser
posible con las empresas similares.
Entrevistas
Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer
cmo se realiza la operacin en compras
Examen de documentacin e investigaciones especficas
Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras,
estadsticas, anlisis de casos significativos.
Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores,
en los anlisis estadsticos y en las entrevistas
Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la
operacin
Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artculos,
materiales y en los mtodos de compra
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Investigacin y anlisis
Anlisis financiero y de informacin operativa
Anlisis de la informacin existente, tanto de carcter interno como
externo relativo a las ventas
Entrevistas
Elaboracin de entrevistas y cuestionarios que permitan conocer como se
realiza la operacin de ventas
Entrevistas con los responsables de la ejecucin de ventas y con los de los
departamentos relacionados con ellas
Examen de la documentacin
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Diagnostico
Resumen y discusin previa de los problemas detectados:
Discusin de las recomendaciones con los interesados
Elaboracin:
Elaboracin de informes al cliente: A continuacin se mencionan algunos
aspectos que pueden ser informados
Falta de definicin, de objetivo para la operacin de ventas
Falta en la estructura orgnica del departamento
Descoordinacin con otros departamentos
Desconocimiento del mercado y la competencia
Ausencia de estudios de mercado de lanzamiento de nuevos
productos
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Anlisis e investigacin
Anlisis de la informacin financiera y operativa
Obtencin de la informacin que se considere necesaria para formarse un
juicio adecuado de la situacin operacin de cobranzas
Entrevistas:
Elaboracin de guas de entrevista y cuestionario que permitan conocer
como se realiza la operacin de la cobranza
Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin
de las cobranzas
Al personal de ventas
Al personal de embarques
Al personal de contabilidad
Al personal de relaciones y servicio a cliente
Examen de documentacin e investigaciones especficas:
Deber analizar entres otros:
Formatos
Archivos
Registros
Informes
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Diagnstico preliminar
Resumen de observaciones y su discusin previa:
Este trabajo debe desarrollarse a medida que progresa el examen y tiende
a aprovechar la experiencia y hacer participe a los afectados en la labor
creativa.
Elaboracin del informe:
Conviene destacar en este proceso la necesidad de comprobar
continuamente la informacin obtenida y cuantificar, cuando sea posible,
el efecto de los problemas o soluciones que sern incluidos en el informe.
Informe:
A continuacin mencionamos algunos ejemplos aplicables en forma
particular a esta operacin:
Establecimiento de objetivos y polticas
Modificaciones a la estructura de organizacin de departamentos
involucrados en la operacin
Establecimiento de presupuestos
Modificaciones en los sistemas de cobro establecidos, en las polticas
de prosecucin
Comentario sobre los equipos utilizados y posibilidades de
mecanizacin
Sugerencias para mejorar la motivacin del personal
Observaciones para reducir los riesgos de la operacin de cobranzas
Recomendaciones de carcter fiscal
Comentarios sobre estudios a efectuar que aceleren la recuperacin
de la cartera
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en
seguida
deber
adecuarse
las
Familiarizacin:
El auditor deber familiarizarse con la administracin de
Recursos humanos de la empresa que est examinado a
travs del estudio de (1) los problemas especiales inherentes al ramo de la
actividad econmica en que se desenvuelve y que inciden en el manejo de
su personal; (2) la infraestructura especfica establecida para la
administracin de los recursos humanos (planeacin, organizacin,
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B. Planeacin:
El auditor deber estudiar los siguientes problemas:
Previsin de las necesidades de personal a corto y mediano plazo
(obrero, ejecutivo, etc.)
Planeacin coordinada de la administracin de sueldos con las otras
actividades (finanzas, produccin, etc.)
Previsin de problemas con el sindicato y el personal de confianza
Anticipacin de las necesidades de desarrollo de personal
Programas de entrenamiento
Anticipacin de las necesidades de mantenimiento de las
instalaciones que representan servicios al personal, instalaciones,
etc.
C. Organizacin:
Aspectos a estudiar en materia de organizacin:
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Entrevistas
Debido a que esta tcnica proporciona l auditor informacin valiosa para el
desarrollo de su trabajo, se deber:
Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la
ejecucin prctica de las polticas
Utilizar cuestionarios que sirvan como gua para obtener
informacin sobre el centro PED
Efectuar entrevistas con el personal que el auditor considere
conveniente y que debern abarcar los siguientes grupos:
Examen de la documentacin
El auditor deber examinar otra documentacin que puede ser:
Descripciones de puestos
Evaluaciones peridicas de la actuacin del personal del centro PED
Programas de entretenimiento para personal del centro de Ped y los
usuarios
Estudio de la viabilidad para la adquisicin y ampliacin del equipo
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Informe definitivo
No se prepara un programa diario para la utilizacin del computador
No existen estndares para la documentacin del desarrollo de
sistemas y sus modificaciones
Falta de metodologa para la administracin del desarrollo de
sistemas
Tiempos de reproceso excesivos
Reportes no utilizados
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posible
crdito
lmites
sea el
Metodologa
A continuacin se comentan algunos aspectos particulares que se
consideran de inters
Familiarizacin
Ser necesario conocer la estructura de la organizacin de crdito y la
ubicacin organizacional del rea de cobranzas, as como las relaciones
con ventas embarques y contabilidad
Investigacin y anlisis
Anlisis de la informacin financiera y operativa
Obtencin y anlisis de la informacin que se considere necesaria para
formarse un juicio adecuado de la situacin operacional de los crditos
Entrevistas
Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin
de otorgamiento de crdito
Deber entrevistarse tambin las personas de otras reas relacionadas,
tales como:
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Al
Al
Al
Al
Al
personal
personal
personal
personal
personal
de
de
de
de
de
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cobranzas
facturacin
ventas
contabilidad
procesamiento
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Investigacin
Anlisis de informacin financiera operativa
El auditor deber obtener la informacin necesaria para formarse un
juicio de la situacin operacional de los inventarios, como
estadsticas de consumo, composicin de existencias
Asimismo deber efectuar anlisis comparativos de la informacin
recabada
Entrevistas
Mediante entrevistas el auditor deber
Conocer al detalle cmo se llevan a cabo las diferentes actividades
relacionadas con la operacin de los inventarios
Examen de documentacin e investigaciones especficas
Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el
anlisis de informacin y en las entrevistas
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Informe
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Introduccin
Resumen de la situacin relativa a los sistemas administrativos
Conclusin general
Plan de accin sugerido para levar a cabo las mejoras y cambios a
los sistemas administrativos
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Estadsticas de ventas
Situacin de inventario en poder de clientes
Rentabilidad por cliente, por distribuidor y por rea geogrfica
Efectividad de las fuerzas de ventas
Situacin de servicio al cliente
Participacin en el mercado y fuerzas que intervienen
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